Användarhandbok för telefonfunktioner

Transkript

1 Användarhandbok för telefonfunktioner Business Communications Manager Dokumentstatus: Standard Dokumentversion: Dokumentnummer: NN Datum: Maj 2010

2 2010 Avaya Inc. Med ensamrätt. Notera Avaya har vidtagit rimliga åtgärder för att säkerställa att informationen i det här dokumentet är heltäckande och korrekt vid tryck, men är inte ansvarigt för eventuella fel. Avaya förbehåller sig rätten att ändra och korrigera innehållet i det här dokumentet utan förvarning. Ansvarsfriskrivning för dokumentet Avaya är inte ansvarigt för några ändringar, tillägg eller strykningar i det utgivna originaldokumentet som inte utförts av Avaya. Användaren samtycker till Avaya, Avayas representanter, tjänstepersonal och anställda hålls skadelösa emot alla anspråk, stämningar, krav och domar som uppkommer som en följd av, eller i anslutning till, efterföljande tillägg eller strykningar i denna dokumentation, i den mån de utförs av användaren. Ansvarsfriskrivning för länkar Avaya är inte ansvarigt för innehållet eller tillförlitligheten i några webbplatser som länkas från denna webbplats eller i den dokumentation som tillhandahålls av Avaya. Avaya är inte ansvarigt för riktigheten i någon information, några påståenden eller något innehåll på webbplatserna i fråga och rekommenderar inte nödvändigtvis de produkter, de tjänster eller den information som beskrivs eller erbjuds på dem. Avaya kan inte garantera att länkarna alltid fungerar och har ingen kontroll över tillgängligheten till de länkade webbplatserna. Garanti Avaya ger en begränsad garanti för den här produkten. I ditt försäljningsavtal hittar du villkoren för den begränsade garantin. Avayas standardgaranti samt information om den support som utgår för den här produkten under garantitiden finns tillgänglig för Avayas kunder och andra intressenter på Avayas supportwebbplats: Om du köpt produkten av en auktoriserad återförsäljare är det denne, och inte Avaya, som utfärdar garantin. Licenser DE VILLKOR FÖR PROGRAMLICENSERNA SOM FINNS PÅ AVAYAS WEBBPLATS, LICENSEINFO/, GÄLLER ALLA SOM LADDAR NER, ANVÄNDER OCH/ELLER INSTALLERAR PROGRAMVARA FRÅN AVAYA SOM KÖPTS DIREKT AV AVAYA INC., AV NÅGON AV AVAYAS SAMARBETSPARTNERS, AV EN AUKTORISERAD ÅTERFÖRSÄLJARE SOM (I FÖREKOMMANDE FALL) HAR ETT AFFÄRSAVATAL MED AVAYA ELLER AV EN AUKTORISERAD AVAYA-ÅTERFÖRSÄLJARE. OM INGEN ANNAN ÖVERENSKOMMELSE SKRIFTLIGEN INGÅS MED AVAYA GÄLLER INTE DENNA LICENS OM PROGRAMVARAN INFÖRSKAFFATS FRÅN NÅGON ANNAN ÄN AVAYA, NÅGON AV AVAYAS SAMARBETSPARTNERS ELLER EN AUKTORISERAD AVAYA-ÅTERFÖRSÄLJARE, OCH AVAYA FÖRBEHÅLLER SIG RÄTTEN ATT VIDTA RÄTTSLIGA ÅTGÄRDER MOT DIG OCH ALLA ANDRA SOM ANVÄNDER ELLER SÄLJER PROGRAMVARAN UTAN LICENS. GENOM ATT INSTALLERA, LADDA NER ELLER ANVÄNDA PROGRAMVARAN, ELLER GENOM ATT LÅTA NÅGON ANNAN GÖRA DET GODKÄNNER DU, FÖR EGEN DEL OCH FÖR DEN PART FÖR VILKEN DU INSTALLERAR, LADDAR NER ELLER ANVÄNDER PROGRAMVARAN (HÄDANEFTER OMVÄXLANDE "DU" OCH "ANVÄNDAREN" I TEXTEN), DESSA VILLKOR OCH UPPRÄTTAR ETT BINDANDE KONTRAKT MELLAN DIG OCH AVAYA INC. ELLER AKTUELL SAMARBETSPARTNER TILL AVAYA ("AVAYA"). Copyright Om det inte uttryckligen angetts är det inte tillåtet att använda den dokumentation och de produkter som tillhandahålls av Avaya. Allt innehåll i den här dokumentationen och i de produkter som tillhandahålls av Avaya, inklusive urval, arrangemang och utformande av innehållet, tillhör Avaya eller Avayas licensgivare och skyddas av upphovsrätt och andra immaterialrättsliga lagar, inklusive sui generis-rättigheter rörande skydd av databaser. Du får inte på något sätt ändra, kopiera, reproducera, återutge, ladda upp, posta, överföra eller sprida något av innehållet, innefattande all kod och programvara, helt eller delvis. Otillåten reproduktion, överföring, spridning, lagring och/eller användning utan uttryckligt skriftligt tillstånd av Avaya kan medföra straffrättsligt och civilrättsligt ansvar. Komponenter från tredje part Viss programvara eller delar av programvara som ingår i produkten kan innehålla programvara som distribueras enligt kontrakt med tredje part ("komponenter från tredje part") som kan innehålla villkor som utökar eller begränsar rätten att använda vissa delar av produkten ("villkor från tredje part"). På Avayas supportwebbplats hittar du information om den distribuerade källkoden för Linux OS (för de produkter som distribuerar källkoden för Linux OS) och information om innehavare av upphovsrätten för komponenter från tredje part och tillhörande villkor från tredje part: Varumärken Alla varumärken, logotyper och service marks ("varumärken") som visas på webbplatsen, i dokumentationen och i produkterna som tillhandahålls av Avaya är registrerade eller oregistrerade varumärken som tillhör Avaya, deras samarbetspartners eller annan tredje part. Det är inte tillåtet att använda sådana varumärken utan att skriftlig tillåtelse erhållits från Avaya eller den tredje part som äger varumärket. Inget av innehållet på denna webbplats, i dokumentationen eller i produkterna är att betrakta som licens eller tillåtelse uttrycklig eller underförstådd, via estoppel eller på annat sätt att använda förekommande varumärken utan uttryckligt skriftligt medgivande från Avaya eller aktuell tredje part. Avaya är ett registrerat varumärke som tillhör Avaya Inc. Alla övriga varumärken tillhör sina respektive ägare. Ladda ner dokument Under Avaya Support hittar du de aktuella versionerna av dokumentationen. Webbplats: Kontakta Avaya Support Det finns ett telefonnummer du kan ringa om du vill anmäla problem eller ställa frågor om din produkt. Telefonnumret till supporten är i USA. På Avayas webbplats hittar du fler telefonnummer till supporten:

3 Ikoner för telefonknappar Använd den här handboken som snabbreferens när du vill ha åtkomst till funktionerna på telefonen. Mer programspecifik funktionsinformation finns i följande dokument: Avaya Call Pilot Manager Handbok för funktioner för röstbrevlådan Avaya Contact Center Handbok för funktioner för Call Center Avaya System-wide Call Appearance (SWCA) funktionskort för SWCA-funktioner Hospitality-funktionskort för hotelltjänster Avaya Meet-Me Conferencing Handbok för instruktioner om hur man använder konferenstjänsten Meet-Me Avaya Hitta mig/följ mig Handbok för instruktioner om hur man använder funktionen Hitta mig/följ mig Systemadministratören informerar dig om vissa av funktionerna saknas på telefonen. Använd funktionsknappen om du vill komma åt telefonens funktioner. Vissa telefonmodeller har en funktionsknapp, men andra modeller har en annan etikett. På digitala telefoner motsvarar knappen Tjänster eller en liten globikon funktionsknappen. Andra telefonmodeller har andra ikoner, eller så visas ordet Funktion ovanför en displayknapp. Se den aktuella telefonmodellens användarhandbok om du vill ha mer information. I den här handboken används FUNKTION för att ange när du ska trycka på funktionsknappen innan du knappar in en funktionskod. Tabellen nedan visar vilka knappar du ska använda för olika typer av telefoner från Avaya. Se varje användarhandbok för specifik information om varje typ av telefon. Knappfunktion Digitala och analoga telefoner IP-telefoner Funktion, Displayknapp Parkera,, Lägg på Pålagd eller lyft, Svara på samtal Telefoner med linjeknappar: Tryck på den aktiva linjeknappen eller internkom-knappen och lyft telefonluren. Telefoner utan knappar: Lyft telefonluren. När du använder ett headset på en Avaya T7316E Digital Deskphone eller en IP-telefon besvarar du ett samtal genom att trycka på headset-knappen. På modeller som inte har en headset-knapp ansluter du headsetet och besvarar ett samtal genom att lyfta telefonluren. Om du vill besvara ett samtal med högtalarfunktionen trycker du på knappen Högtalare så överförs samtalet från handenheten, luren eller headsetet till telefonhögtalaren. NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj

4 På telefoner med display finns programknappar, som sitter direkt under Programknappar displayen. Etiketter för programknapparna visas på telefonens display. Etiketter och funktioner för programknapparna varierar med telefonmodell och med vilken åtgärd som utförs. Symboler som används i den här användarhandboken: Den här handboken använder följande benämningar för att ange varje typ av konfigurationsknapp: FUNKTION anger att du ska trycka på funktionsknappen. PARKERA anger att du ska trycka på knappen Hold (parkera) (eller motsvarande) LÄGG PÅ anger att du ska trycka på knappen Release (lägg på) (eller motsvarande) Följande symboler anger olika typer av telefoner. I texten anges de funktioner som inte fungerar eller som kräver andra åtgärder än på vanliga digitala telefoner: * avser Avaya 7000 och Avaya 7100 Digital Deskphones och IP-telefonerna från Avaya Obs! Om inte alla de funktioner som anges i den här användarhandboken finns på din telefon beror det på att telefonen inte stödjer funktionen eller på att funktionen ännu inte har aktiverats på telefonen. Systemadministratören kan tillhandahålla mer information. 4 NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj 2010

5 Bakgrundsmusik FUNKTION 86 Avbryt: FUNKTION #86 Lyssna på musik (från en extern källa eller en IP-källa som anslutits till systemet) i telefonens högtalare när du inte talar i telefonen. Använd samma funktionskod om du vill avaktivera bakgrundsmusik. Knappförfrågan FUNKTION *0 Kontrollera vad som är programmerat på knapparna. Använd när du ger namn på knappar. * (visar DN) Visa samtalens varaktighet FUNKTION 77 Visar den ungefärliga varaktigheten på det aktuella eller senaste samtalet. vidarekoppling FUNKTION 4 Avbryt: FUNKTION #4 Vidarekoppla dina samtal till en annan telefon i systemet. Parkera samtal FUNKTION 74 Parkera ett samtal så att det kan övertas på en annan telefon i systemet. I displayen visas en tresiffrig hämtningskod. Hämta ett parkerat samtal: tryck på en internkom-knapp och knappa in hämtningskoden. * (Lyft handenheten (luren) eller lägg på eller lyft luren och slå återtagningskoden.) Besvara samtal dirigerat Besvara samtal grupp FUNKTION 76 och telefonnumret Svara på vilken ringande telefon som helst. FUNKTION 75 Besvara ett samtal som ringer på en annan telefon inom en viss grupp. De externa samtal som har ringt längst besvaras först. Samtalskö FUNKTION 801 Svara på nästa samtal. Om du har mer än ett väntande samtal prioriteras inkommande externa samtal framför återuppringning, väntekoppling eller vidarekoppling. Väntkoppling FUNKTION 82 och anknytningsnumret till mottagande telefon. Koppla om ett samtal till en annan telefon även om alla telefonlinjerna är upptagna. NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj

6 Lösenord för tjänsteklass FUNKTION 68 plus COS-lösenord Ändra uppringningsfilter på en linje eller telefon eller få extern åtkomst till systemet. Uppringningsfilter avgör vilka nummer du kan ringa. COS-lösenord får du av din Systemadministratör för att ändra din tjänsteklass. Konferens FUNKTION 3 Så här upprättar du ett konferenssamtal av trepartstyp: 1. Ring eller besvara det första samtalet. 2. Parkera det första samtalet. 3. Ring eller besvara det andra samtalet. 4. När det andra samtalet är kopplat trycker du på FUNKTION Tryck på linjen eller internkom-knappen för det första parkerade samtalet. 6. Tryck på LÄGG PÅ när du vill avsluta konferenssamtalet. *(Steg 5 krävs inte) Upprätta ett konferenssamtal av flerpartstyp (4 eller fler personer; maximalt 18). 1. Upprätta ett konferenssamtal av trepartstyp genom att följa stegen: 2. Tryck på funktionsknappen Nytt samtal eller på FUNKTION 807. Om din enhet har en knapp för internkommunikation kan du även använda den. 3. Efter att det fjärde samtalet besvarats trycker du på FUNKTION 3 och trycker på den parkerade linjen. 4. Parkera det fjärde samtalet och lägg till fler samtal i konferensen genom att upprepa steg 2 och Tryck på LÄGG PÅ när du vill avsluta konferenssamtalet. När du vill ta bort dig själv permanent från ett konferenssamtal (oövervakad konferens): Tryck på FUNKTION 70. De andra två parterna är fortfarande anslutna. (Denna funktion kanske inte kan hanteras på alla externa linjer.) Parkera ett konferenssamtal: Tryck på PARKERA. De andra parterna kan fortfarande tala med varandra. 6 NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj 2010

7 Dela upp en konferens: Tryck på linje- eller internkom-knappen för en av parterna för att ha ett privat samtal medan den tredje parten parkeras. Obs! Den här funktionen är inte tillgänglig för flerpartskonferenssamtal. Återupprätta en konferens: Tryck på FUNKTION 3. Koppla från en av parterna: 1. Tryck på linje- eller internkom-knappen för det samtal som du vill koppla bort. 2. Tryck på LÄGG PÅ. 3. Tryck på linje- eller internkom-knappen för det kvarvarande samtalet om du vill återuppta konversationen. Oberoende parkering av två samtal: 1. Tryck på linjen eller internkom-knappen för det första samtalet. 2. Tryck på PARKERA. Det andra samtalet parkeras automatiskt. Obs! Den här funktionen är inte tillgänglig för flerpartskonferenssamtal. Återupprätta en konferens: 1. Återta ett parkerat samtal. 2. Tryck på FUNKTION Återta det andra, parkerade samtalet. Sända signal eller DTMF (knappton) under ett konferenssamtal: Systemtelefoner som deltar i tredjepartskonferenssamtal via ett nätverks- NP eller DS-trunk kan sända en signal eller DTMF-uppringningsförfrågan utan att lämna konferenssamtalet under förutsättning att funktionen är aktiverad. Obs! Den här funktionen är inte tillgänglig för IP Deskphones i serien Avaya 20xx. Om du vill höra DTMF-toner i dessa telefoner under ett samtal aktiverar du Långa toner (FUNKTION 808). Om du vill konferera med någon annan under samtalet använder du funktionen Koppla (FUNKTION 71) Justera kontrasten FUNKTION *7 plus ett nummer mellan 1 och 9 används för att justera kontrasten på displayen. Tryck på PARKERA för att ställa in ditt val. NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj

8 Uppringningslägen FUNKTION *82 Välj ett av de tre uppringningssätt som anges med hjälp av följande steg: 1. Tryck på FUNKTION * Tryck på # för att välja läge. 3. Tryck på PARKERA för att spara läget. Standarduppringning: Välj en linje och slå sedan numret. (Standarduppringning är också tillgängligt i de andra uppringningslägena.) Automatisk uppringning: Slå numret utan att först välja en linjeknapp. Din huvudlinje används automatiskt för samtalet. Förhandsuppringning: Slå numret och tryck sedan på en linjeknapp för att ringa upp. Du kan ändra numret genom att trycka på volymknappen innan du ringer upp. Stör ej FUNKTION 85 Avbryt: FUNKTION #85 Du kan avvisa alla inkommande samtal på telefonen utom de som har högsta prioritet. Under ett samtal kan du blockera ett inkommande prioritetssamtal. 8 NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj 2010

9 Hitta mig/ Följ mig FUNKTION 960 Med Hitta mig/följ mig kan du antingen ta emot ett samtal på din huvudanknytning (t.ex. din skrivbordstelefon) eller på någon av de fem externa anknytningspunkterna, som t.ex. en mobiltelefon, din hemtelefon eller någon annan telefon. När du tar emot ett samtal på en destinationsplats kopplas alla andra väntande samtal ifrån. Funktionen Hitta mig/följ mig minskar på så sätt risken att du missar samtal. Därefter kan du flytta det mottagna samtalet fram och tillbaka mellan din skrivbordstelefon och de andra apparaterna i listan över externa destinationsplatser i Hitta mig/följ mig. Flytta ett samtal från huvudanknytningen till ett externt destinationsnummer: Om du tagit emot ett samtal på din huvudanknytning kan du när som helst under samtalet flytta över det till ett externt destinationsnummer du ställt in. 1. Tryck på Funktion 960. Nu ringer det på de externa destinationsnummer du ställt in. 2. Ta emot samtalet på önskad telefon. Alla utgående samtal som skickas ifrån Hitta mig/följ mig samt det nuvarande samtalet till huvudanknytningen kopplas ifrån. Samtalet fortsätter på den nuvarande telefonen. Obs! Tryck på Link *960 om du använder en analog telefon. Flytta ett samtal från ett externt destinationsnummer till huvudanknytningen: Tryck på Funktion 960 på huvudanknytningen. Hitta mig/följ mig flyttar nu tillbaka samtalet till din huvudanknytning. Samtalet kopplas ifrån på den föregående anknytningen. Obs! Tryck på Link *960 om du använder en analog telefon. Grupp Lyssna FUNKTION 802 Avbryt: FUNKTION #802 Använd både telefonluren och högtalaren under ett samtal. För att undvika rundgång ska du hålla telefonluren ifrån högtalaren under samtalet och trycka på LÄGG PÅ för att lägga på. Obs!Den här funktionen är inte tillgänglig på IP-telefoner av fas 2 eller på modellerna Avaya 1120E IP Deskphone och Avaya 1140E IP Deskphone. * (inte tillgänglig) NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj

10 Högtalare Parkera Parkera - Exklusivt Parkera - automatiskt Val av språk Ring senaste nummer Högtalare/mikrofon av- eller Högtalarknappen Tryck på knappen när du vill flytta ett samtal från telefonluren/headsetet till telefonens högtalare. Om du har lyft luren sätter du tillbaka den i klykan. Obs!Högtalarvolymen återställs till den standardnivå som ställs in på telefonen i slutet av varje samtal. * (inte tillgänglig) Tryck på PARKERA Avbryt ett samtal tillfälligt. När du vill återuppta ett parkerat samtal trycker du på motsvarande linjeknapp. * (Tryck på PARKERA om du vill växla mellan två samtal.) FUNKTION 79 eller FUNKTION/PARKERA Du kan tillfälligt parkera ett samtal så att det inte kan tas upp av någon annan telefon. FUNKTION 73 Avbryt: FUNKTION #73 Ställ in telefonen på att automatiskt parkera ett samtal när du besvarar ett annat samtal, eller hindra telefonen från att göra det. Funktionen är satt till Yes (aktiverad) som standard. Obs! Funktionen måste vara aktiverad (satt till Yes) på telefoner som har SWCA-knappar. FUNKTION *501: Välj det huvudspråk som ska visas på displayen. FUNKTION *502: Välj ett alternativt språk. FUNKTION *503: Välj alternativt språk 2. FUNKTION *504: Välj alternativt språk 3. FUNKTION 5 Automatisk återuppringning av det externa telefonnummer som använts senast. Gruppnummer FUNKTION 64 Ett antal telefoner kan dela på flera linjer med hjälp av ett gruppnummer. 1. Tryck på FUNKTION 64 eller en internkom-knapp. 2. Ange en via-kod. (Kontakta din Systemadministratör för att få en lista.) * (inga internkom-knappar) 10 NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj 2010

11 Linje omdirigera FUNKTION 84 Avbryt: FUNKTION #84 Koppla samtal som kommer på en extern linje till en annan telefon utanför systemet. (Den här funktionen hanteras inte på alla externa linjer. Kontakta din Systemadministratör.) * (inte tillgänglig) Koppla FUNKTION 71 Skapa en kopplingssignal för att komma åt en växel. Långa toner FUNKTION 808 En ton hörs så länge du håller ner en knapp. Detta används vid kommunikation med olika enheter som exempelvis faxar eller telefonsvarare. Långa toner gäller bara för aktuellt samtal. Meet-Mekonferens FUNKTION 930 Ring till ett konferenssamtal på ett bestämt telefonnummer vid en bestämd tid. För åtkomst till konferenssamtalet som ordförande: 1. Tryck på FUNKTION Följ anvisningarna. 3. Ange din PIN-kod och tryck på #. 4. Välj en av de följande åtgärderna: Tryck på 1 om du vill gå med i konferensen. Tryck på 2 om du vill ange en lösenkod för deltagarna. Tryck på 3 om du vill ändra konferensinställningarna. Ange lösenkod för deltagarna: 1. Ange en lösenkod för deltagarna och tryck på #. Lösenkoden måste vara mellan 2 och 8 siffror lång. 2. Bekräfta lösenkoden genom att ange den igen, tryck sedan på #. 3. Välj en av de följande åtgärderna: Tryck på 1 om du vill gå med i konferensen. Tryck på 3 om du vill ändra konferensinställningarna. NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj

12 Konfigurera konferensinställningarna: 1. Om du vill ändra konferensinställningarna, tryck på Om du vill tillåta QuickStart, tryck på 1. Annars trycker du på #. Om du trycker på 1 kommer framtida konferenser starta när deltagarna anländer. Om du trycker på # kommer framtida konferenser starta när ordföranden anländer. Obs!När du aktiverar snabbstartsfunktionen på en Meet Me-konferensbrygga som externa konferensdeltagare kan komma åt genom att använda ett 020-nummer, kan det hända att företaget kan drabbas av icke godkända trafikavgifter. För att undvika den typen av bedrägeri, bör du inte aktivera snabbstartsfunktionen för en konferensbrygga som kan nås med ett 020-nummer. 3. Ställ in hur konferensen ska sluta: Tryck på 1 om du vill låta konferensen fortsätta efter att du har kopplat bort dig. Tryck på # om du vill avsluta konferensen när du kopplar bort dig. Få tillgång till konferensen som deltagare: 1. Tryck på FUNKTION Säg ditt namn om du uppmanas att göra det. 3. Ange lösenkoden om du uppmanas att göra det. Se Meet-Me Conferencing User Guide om du vill ha mer information om hur du använder konferensfunktionen Meet-Me (NN ). 12 NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj 2010

13 Meddelanden FUNKTION 1 Avbryt: FUNKTION #1 Skicka ett meddelande till en annan telefon i systemet. Visa och svara på meddelanden: 1. Tryck på FUNKTION Tryck på * och # för att visa en meddelandelista. 3. Tryck på 0 för att ringa upp den person som lämnade meddelandet. Radera ett meddelande: Tryck på PARKERA medan du visar ett meddelande. Flytta linjeknappar Sekretess Spärra namn och nummer FUNKTION *81 Ändra position för linjeknappar eller knappar för att söka efter grupper. 1. Tryck på FUNKTION * Tryck på den linjeknapp som du vill flytta. 3. Tryck på den knapp som du vill flytta linjen till. 4. Tryck på LÄGG PÅ. De två knapparna byts ut. 5. Uppdatera knappetikettremsan på telefonen. Linjeknappar kan inte bytas ut mot internkom-, svarsanknytningseller högtalarknappar. * (inte tillgänglig) Högtalare/mikrofon av- eller Mikrofon av-knappen Tryck på den här knappen om du inte vill att uppringaren ska höra något från din sida vid ett högtalarsamtal. Lampan på bredvid knappen blinkar när mikrofonen stängs av. Mikrofonknappen telefonerna i T-serien och i-serien tystar alla typer av samtal. Observera angående sökningar! Ett samtal som återupptas efter en sökning har inte nödvändigtvis mikrofonen avstängd. * (ej tillgängl. eller telefonbaserad) FUNKTION 819 Avbryt: FUNKTION #819 Spärra utgående namn eller nummer, alternativt båda, för ett visst samtal. NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj

14 Personsökning FUNKTION 60 och kod (1 till 3) och zon (0 till 6) Sök en person med hjälp av de interna (kod 1) eller externa (kod 2) högtalarna eller båda (kod 3). Med zon 0 görs en sökning i alla zoner. Sökningar är programmerade att avbrytas efter en viss tid som anges av din Systemadministratör. * (det går inte att ta emot sökningar) Intern sökning FUNKTION 61 och zon (0 till 6) Gör en sökning till alla, eller till en viss grupp med telefoner, via telefonens högtalare. Med zon 0 görs en sökning i alla zoner. Extern sökning FUNKTION 62 Gör en sökning via ett externt högtalarsystem. Intern och extern sökning FUNKTION 63 och zon (0 till 6) Gör en sökning med både telefonens högtalare och ett externt högtalarsystem. Med zon 0 görs en sökning i alla zoner. Inkommande sökning under ett aktivt samtal: Systemet kan vara inställt på något av nedanstående alternativ: Sätt ett aktivt samtal i vänteläge och sänd den inkommande sökningen. Sändning av en inkommande sökning tystas under den tidsperiod som det aktiva samtalet varar. Sändning av återstående delar av sökningen sker efter att samtalet avslutats. Den här funktionen ställs in av systemet. Obs! Business Series Terminal: ett samtal som är tystat när en sökning kommer in förblir inte tystat när det återupptas efter sökningen. Paus FUNKTION 78 Programmera in en extern uppringningssekvens så att en fördröjning på 1,5 sekund uppstår. Pulsval: * infogar också en fördröjning på 1,5 sekund. 14 NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj 2010

15 Prioriterat samtal FUNKTION 69 Avbryt en person som talar i telefon. En person som redan talar i telefon kan trycka på FUNKTION 85 (Stör ej) för att blockera prioriterade samtal. *(ett samtal som ringer) Sekretess FUNKTION 83 Ändrar inställningarna för sekretess på en extern linje. Om en linje normalt har sekretess aktiverat, gör detta att en annan telefon som delar linjen kan gå med i samtalet genom att välja den använda linjen. Om en linje normalt har sekretess inaktiverat, gör detta att en annan telefon som delar linjen inte kan gå med i samtalet genom att välja linjen. Inställningarna för sekretess återställs när du avslutar samtalet eller när du anger koden för funktionen igen. Professionell samtalsinspelning FUNKTION 995 Spela in ett aktivt samtal, ett treparts konferenssamtal, ett flerparts konferenssamtal, ett Meet-Me Conferencing-konferenssamtal, ett privat konferenssamtal eller ett samtal till Contact Center. Den här funktionen måste konfigureras för din anknytning av systemadministratören. Tryck på Funktion 995 för att spela in ett aktivt samtal på din telefon. Den här funktionen sparar det inspelade samtalet till en WAV-fil som sedan skickas till en e-postadress eller strömmas till en server tillsammans med informationen i samtalsloggen. Det är systemadministratören som konfigurerar regeln för var samtalet ska sparas. Tryck på Funktion 996 för att avsluta inspelningen. Obs! Manuell aktivering av Professionell samtalsinspelning stöds inte på analoga telefoner. Spela in ett samtal FUNKTION 989 Spela in ett aktivt tvåpartssamtal och spara det inspelade meddelandet i din brevlåda eller på en SFTP-server. Obs! Den här funktionen måste aktiveras av systemadministratören. NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj

16 Ring igen FUNKTION 2 Avbryt: FUNKTION #2 Övervaka en upptagen eller obesvarad telefon eller en upptagen linjegrupp i systemet. Funktionen Återuppringning signalerar när telefonen eller linjegruppen blir tillgänglig igen. Ringsignal FUNKTION *6 Välj en ringsignal så att du kan skilja på din telefon och andra telefoner i närheten. 1. Tryck på FUNKTION *6. 2. Ange ett nummer för ringsignalen (1 till 4). 3. Tryck på PARKERA. Ringvolym FUNKTION *80 Gör att telefonen ringer så att du kan justera volymen. Du kan också justera volymen när telefonen ringer på riktigt. Kör/Stopp FUNKTION *9 Spara flera snabbnummer eller fler än en funktionskod för extern kopplingston på en minnesknapp genom att lägga in en brytpunkt mellan nummer eller koder. Första trycket på knappen ringer upp det första numret eller koden och nästa tryck ringer upp nästa nummer eller kod. Du kan programmera upp till fyra nummer eller koder avgränsade med brytpunkter. Ring upp sparat nummer FUNKTION 67 Sparar ett nummer för senare återuppringning. Du sparar numret genom att ange koden under pågående uppringning. Du gör sedan en återuppringning vid ett senare tillfälle genom att ange koden igen. Servicescheman FUNKTION 870 Visar de lägen som du har aktiverat på en angiven kontrolltelefon. Uppringningstjänster Begränsningstjänster FUNKTION 871 Avbryt: FUNKTION #871 Aktivera ett av sex scheman för olika varianter för uppringning och samtalssvar från en särskild kontrolltelefon. FUNKTION 872 Avbryt: FUNKTION #872 Aktivera en av sex tjänster för begränsning på vissa linjer eller telefoner från en särskild kontrolltelefon. Du måste ange ett lösenord. 16 NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj 2010

17 Routningstjänster Kortnummer - använda FUNKTION 873 Avbryt: FUNKTION #873 Aktivera en av sex tjänster för koppling på vissa linjer eller telefoner från en särskild kontrolltelefon. Du måste ange ett lösenord. FUNKTION 0 Slå ett externt telefonnummer med en två- eller tresiffrig kod. Det finns två typer av kortnummer: systemkortnummer (01 70 eller 001 till 255) och personliga kortnummer (71 till 94). Systemkortnummer kan användas från alla displaytelefoner i systemet. Systemkortnummer tilldelas av din Systemadministratör. Personliga kortnummer används bara på din telefon. Ringa ett samtal med ett kortnummer: 1. Tryck på FUNKTION Ange en två- eller tresiffrig kod för numret. Kortnummer - programmera Statisk tidpunkt och datum Programmera personliga kortnummer: 1. Tryck på FUNKTION *4. 2. Ange en tvåsiffrig kod från 71 till Ange en extern linje genom att trycka på en linjeknapp, en gruppknapp eller internkom-knappen. Om du inte väljer en extern linje väljs en automatiskt för samtalet. 4. Knappa in telefonnumret som du vill programmera (upp till 24 siffror). 5. Tryck på PARKERA. 6. Spara koden och numret du nyss har programmerat. Obs! Du kan inte programmera personliga kortnummer medan en annan användare programmerar systemet. FUNKTION 806 Avbryt: FUNKTION #806 Ändra den första raden i displayen till aktuell tid och datum. Tid FUNKTION 803 Visar tid och datum en kort stund under ett samtal. NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj

18 Koppling FUNKTION 70 Avbryt: FUNKTION #70 Koppla ett samtal till en annan telefon i systemet eller till en extern telefon. Du kan inte koppla ett samtal på en extern linje till en extern telefon, beroende på linjens egenskaper. Ring eller besvara ett samtal. 1. Tryck på FUNKTION Ring upp den person som du vill koppla samtalet till. 3. Dröj kvar på linjen om du vill tala ensam med personen innan du kopplar samtalet. 4. Tryck på LÄGG PÅ för att slutföra kopplingen. Om du kopplar ett externt samtal till en intern anknytning eller en nätanknytning som är upptagen eller om samtalet inte besvaras inom några ringsignaler kommer samtalet automatiskt tillbaka till dig. Trunksvar FUNKTION 800 Svara på ett externt samtal som ringer på en linje som har placerats i ett uppringningsserviceschema i systemet. Denna funktion fungerar inte på privata linjer. Snabbtelefon FUNKTION 66 Skicka ett röstmeddelande eller börja en konversation via högtalarna på en annan telefon utan att först göra så att den andra telefonen ringer. *(ett samtal som ringer) Snabbtelefon neka Vänta på kopplingston FUNKTION 88 Avbryt: FUNKTION #88 Gör så att telefonen inte kan ta emot snabbtelefonmeddelanden. Stör ej (FUNKTION 85) gör också att telefonen inte tar emot snabbtelefonmeddelanden. FUNKTION 804 Programmera ett externt snabbnummer som gör att systemet väntar på att ta emot en kopplingston från ett annat system innan du fortsätter med uppringningen. 18 NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj 2010

19 Nummerpresentationstjänster Följande funktioner är bara tillgängliga om du abonnerar på tjänsten hos ditt teleföretag. Överskrivning FUNKTION 815 Avbryt: FUNKTION #815 Gör så att systemet automatiskt tar bort den äldsta loggposten från en full samtalslogg så att det går att lagra nya loggposter. Uppringarinformation Samtalslogg - visa Samtalslogg - radera post Samtalslogg - ringa tillbaka Samtalslogg - alternativ FUNKTION 811 Visa namn, nummer eller linje för ett ringande eller parkerat samtal. Tryck på # om du vill förflytta dig i informationsdisplayerna. Du kan se information om aktiva samtal samt ringande och parkerade samtal. FUNKTION 812 I samtalsloggen finns följande specialtecken: understreck: identifierar en ny post handenhetikon: anger besvarade samtal globikon: identifierar fjärr- eller utlandssamtal snedstreck: anger att informationen är förkortad Visa samtalsloggen: 1. Tryck på FUNKTION Tryck på * för att visa gamla poster. Tryck på # för att visa nya poster. Tryck på 0 för att återgå till föregående post. 3. Tryck på # och * för att gå mellan posterna. 4. Tryck på volymknappen om du vill visa mer information om en post. Radera en post från samtalsloggen: 1. Tryck på PARKERA medan posten visas. Ringa ett samtal från samtalsloggen: 1. Visa önskat nummer på telefonen. 2. Ändra numret om det behövs. Du kan lägga till siffror för utlandssamtal eller via-koder eller ta bort nummer med hjälp av volymknappen. 3. Tryck på en linjeknapp. 4. Lyft telefonluren. FUNKTION *84 Välj vilken typ av samtal som ska lagras automatiskt i samtalsloggen. Tryck på # om du vill gå till nästa inställning. Tryck på PARKERA för att välja den inställning som visas. NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj

20 Nummerpresentationstjänster Samtalslogg - lösenord FUNKTION *85 Programmera ett fyrsiffrigt lösenord för samtalsloggen. Om du vill återställa ett glömt lösenord frågar du din Systemadministratör. Logga FUNKTION 813 Lagrar information om det aktuella samtalet i samtalsloggen. ETSI-funktion Spåra samtal FUNKTION 897 måste anges inom 30 sekunder efter att den som ringt lagt på, och innan du lägger på. Sparar information om den som ringer för det senaste externa samtalet på det centralkontor som tilldelade linjen. Den här funktionen fungerar bara om de inkommande samtalen tas emot över ETSI ISDN-linjer och när funktionen är aktiverad genom programmering. Kontrollera med din systemadministratör. NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj

21 IP-telefonfunktioner Den här proceduren kan du använda för att komma åt funktionerna på Avaya1110 IP Deskphone, Avaya 1120E IP Deskphone och Avaya1140E IP Deskphones, IP Deskphones i Avaya 20xx-serien eller Avaya1210, 1220 och 1230 IP Deskphones. Använda funktionsmenyer Programmera minnesknapparna för IP KEM och Central Answering Position FUNKTION *900 eller Tjänster (knappar för tjänster för att komma åt Funktionsmenyn) Aktivera en displaymeny med funktionsalternativ. 1. Tryck på Page+ (Sida+) (gå framåt) och Page- (Sida-) (gå bakåt) för att bläddra i listan. Du kan även använda navigeringsknapparna upp/ned på telefonen. 2. När önskad FUNKTION är markerad trycker du på Select (Välj). Nu fungerar funktionen på samma sätt som den gör när den aktiveras från knappsatsen eller via menyknappar. Obs! De funktioner som är tillgängliga på menyn konfigureras av systemadministratören. Minnesknapparna för KEM (key expansion module) och CAP (Central Answering Position) är inte inställda som standard. Du kan programmera minnesknapparna på KEM- eller CAP-enheten efter behov så att du kan använda interna och externa snabbnummer och funktioner med en enkel knapptryckning. Du kan programmera in namn för externa snabbnummer och du kan bekräfta vilka namn som är associerade med vilka knappar för externa snabbnummer efter att du angett namnen. Med hjälp av följande procedurer för att programmera minnesknappar kan du programmera funktionerna på Avaya 2002 IP Deskphone, Avaya 2004 IP Deskphone, Avaya IP KEM, Avaya KEM för Avaya 1100-serien IP Deskphones eller CAP. Programmera interna snabbval 1. Tryck på. 2. Tryck på en minnesknapp. 3. Slå anknytningsnumret. 4. Tryck på OK för att spara numret. Eller avsluta programmeringen genom att trycka på Avsluta. NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj

22 IP-telefonfunktioner Programmera externa snabbnummer Programmera namn för externa snabbnummer på KEM Bekräfta namnet du programmerat in för den aktuella snabbnummerknappen på KEM Programmeringsfunktioner Rensa minnesknappar 1. Tryck på. 2. Tryck på en minnesknapp. 3. Slå det externa numret. 4. Tryck på OK för att spara numret. Eller avsluta programmeringen genom att trycka på Avsluta. 1. Tryck på. 2. Tryck på en minnesknapp. 3. Skriv in det externa numret. 4. Tryck på OK för att spara numret. 5. Använd knappsatsen för att skriva in namnet för det nummer du programmerat in. 6. Tryck på OK för att spara namnet med det valda numret. 1. Tryck på. 2. Tryck på den programmerade minnesknapp vars inprogrammerade namn du vill se. Namnet du programmerat in för knappen för det externa snabbnumret visas på LCD:n. 1. Tryck på. 2. Tryck på en minnesknapp. 3. Tryck på och ange funktionskoden. 4. Tryck på OK för att spara funktionskoden. Eller avsluta programmeringen genom att trycka på Avsluta. 1. Tryck på. 2. Tryck på en minnesknapp. 3. Tryck på OK för att ta bort knappen. NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj

23 IP-telefonfunktioner Hot desking -ställa in FUNKTION *999 eller Tjänster (knappar för tjänster för att komma åt Funktionsmenyn) Med hot desking-funktionen kan du dirigera konfigurationen av Avaya IPtelefonen till en annan Avaya IP-telefon som är registrerad i samma system. Du kan t.ex. använda funktionen om du arbetar tillfälligt på en annan plats men vill ha kvar dina telefoninställningar. Obs! Headset-läget överförs inte under hot desking. Obs! Vid hot desking mellan IP-telefoner av olika version kommer funktionerna att anpassas efter den telefon som har minst funktioner. Om t.ex. en Avaya 2001 IP Deskphone aktiveras för hot desking till en Avaya 2002 IP Deskphone 2002 fungerar inte lysdioden för högtalarknappen, eftersom den knappen inte finns på Avaya 2001 IP Deskphone. Ställa in hot desking 1. Kontrollera att luren är pålagd på båda telefonerna. 2. Starta Hot Desking på din telefon (xxx). 3. Tryck på Admin. Första gången du gör detta visas Creating password (Skapar lösenord) på displayen. Nästa gång du använder hot desking visas Enter Hot Desking PW (Ange lösenord för hot desking) på displayen. 4. Använd knappsatsen för att skriva ett lösenord. Obs! Använd knappen Back (Bakåt) om du vill radera. 5. Tryck på OK. Första gången du gör detta visas Confirm password (Bekräfta lösenord) på displayen. Fortsätt med steg 5. Nästa gång du använder hot desking visas antingen Disallow Hot Desking (Tillåt inte hot desking) eller Allow Hot Desking (Tillåt hot desking) i displayen. Gå till steg Använd knappsatsen för att skriva in samma lösenord som du angav isteg3. 7. Tryck på OK för att spara lösenordet. Disallow Hot Desking (Tillåt inte hot desking) visas i displayen. 8. Om du vill tillåta eller inte tillåta hot desking trycker du på CHANGE (Ändra) för att välja den funktion du vill ha. 9. Tryck på Quit (Avsluta) för att avsluta. NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj

24 IP-telefonfunktioner Hot desking -aktivera Hot desking -avbryta Hot desking -återställ lösenordet Tidszon -justera Aktivera hot desking: På den telefon som du dirigerar samtalen till (yyy). 1. Starta Hot Desking. 2. Tryck på Divert (Koppla). 3. Vid prompten anger du telefonens anknytning (xxx). 4. Tryck på OK. Enter < > PW (Ange lösenord) visas på displayen. 5. Ange telefonens lösenord (xxx). 6. Tryck på OK. Inaktivera hot desking Hot desking kan inaktiveras från båda IP-telefonerna. Kontrollera att luren ligger på innan du avbryter hot desking. Det kan ta upp till 10 sekunder efter det att samtalet avslutats tills du kan avbryta hot desking-funktionen. Tiden kan variera beroende på samtalstyp. På aktiv telefon (yyy): 1. Gå till hot desking-funktionen. Följande visas på displayen: Cancel Hot Desking (Avbryt hot desking)? 2. Tryck på Yes (Ja) för att avbryta hot desking. Displayen på båda telefonerna återgår till normalläge. När du vill avbryta hot desking på den telefon dit trafiken har dirigerats (xxx), trycker du på CANCEL (Avbryt). Funktionen avbryts automatiskt om telefonen startas om, är urkopplad eller aktiveras för hot desking av en tredje telefon. Om du glömmer bort ditt hot desking-lösenord ber du systemadministratören att återställa lösenordet för din telefon. Du kan då komma åt hot desking på telefonen och ange ett nytt lösenord. Använd den här funktionen när du vill återställa tiden på en IP-telefon som befinner sig i en annan tidszon än det system som den är registrerad på. FUNKTION *510. NN Användarhandbok för telefonfunktionerna maj