Business Communications Manager Lathund för telefonisttelefon

Transkript

1 Business Communications Manager Lathund för telefonisttelefon 2001 Nortel Networks P Utgåva 02

2 Telefonistens telefon Din telefon har programmerats som telefonisttelefon för specifika externa linjer i systemet. Detta innebär att de externa på dessa linjer som inte besvaras, kopplas, parkeras, återupptas, eller av annan anledning inte tas om hand, ringer på din telefon. Systemet kan ha flera telefonisttelefoner. Ringsignaler och indikatorer Displaymeddelanden Telefonens ringsignaler varierar för olika typer av. Externa ringer på vanligt sätt medan interna ringer med två korta signaler. Omdirigerade ringer på samma sätt som interna. Indikatorn invid en viss knapp visar status för ett på linje-, linjepool-, svars- eller internkom-knappen. lyser Det finns ett aktivt på linjen. blinkar snabbt Det finns ett parkerat på linjen. blinkar medelsnabbt Det finns inkommande. blinkar långsamt Någon annan har parkerat ett på injen. lyser inte Linjen är ledig. När ett obesvarat ringer på din telefon kan något av följande meddelanden visas i displayen: Stör ej från 223 Personen på anknytning 223 vidarekopplade ett till dig med hjälp av Stör ej. Stör ej-koppling Systemet kopplade ett till dig från en telefon i Stör ej-läge. ej sv Linje001 Ingens besvarade et så det kopplades till dig. Park av Carola Carola parkerade et alltför länge så systemet kopplade det till dig. Linje001 återuppr ÅTRUPPR Linje001 - telefonist Linje007>Barbro Linje007 Linje121 Ett på linje 001 väntekopplades, parkerades eller kopplades, men ingen besvarade det. Tryck på ÅTRUPPR eller på linjeknappen om du vill återuppta et. Det finns ingen telefon som kan ta emot ett på linje 001 så systemet kopplade det till dig. Ett på linje 007 vidarekopplades eller dirigerades om till Barbro men besvarades inte. Det som kom in på linje 007 dirigerades om till mållinje 121. Linje 121 är dock upptagen så systemet kopplade et till dig. Sid. 3

3 Samtalshantering Telefonknappar På detta kort visas knapparna på Business Series Terminals. Tabellen nedan visar vilka knappar som du ska använda för olika typer av telefoner från Nortel Networks. Knapp T7100, T7208, T7316 M7100, M7208, M7310, M7324 M7100N, M7208N, M7310N, M7324N Funktion ƒ ƒ Parkera Volym Lägg på Besvara många Lämna ett meddelande till en kollega när en telefon är upptagen Ibland kommer en in i en snabbare takt än du kan besvara dem. När flera kommer in samtidigt använder du Samtal i kö när du besvarar nästa. 1. Ange funktionskoden för Samtal i kö ( ). Om fler än ett väntar, går inkommande externa före som är återuppringningar, väntekopplade eller kopplade. Du kan skicka ett meddelande till en annan telefon i systemet. 1. Ange funktionskoden för Meddelande ( ). 2. Tryck på NY. (Detta steg är inte nödvändigt om du har en telefon med en displayrad.) 3. Slå det interna numret till den person som du vill skicka ett meddelande till. På personens telefon visas Meddel väntar. Så här kopplar du ett : 1. Tryck på KOPPLA. 2. Slå numret till den person du vill koppla et till. 3. Vänta på svar om du vill tala med personen först. 4. Tryck på ANSLUT. När en telefon är upptagen eller det inte går att koppla kan du använda väntekoppling. 1. Ange funktionskoden för Väntekoppling ( ). 2. Slå det interna numret till den person du vill koppla et till. Det väntekopplade et aviseras till personen i fråga. Sid. 4

4 Samtalshantering (forts.) till en kollega som inte är på plats Om en person har ett viktigt som väntar men inte finns på plats för att ta emot et kan du parkera det och meddela personen i fråga med hjälp av Sök-funktionen. 1. Ange funktionskoden för Parkera ( ). Återtagningskoden visas i displayen. 2. Tryck på SÖK. 3. Välj lämplig sökning. 4. Sök personen så att han/hon kan besvara et med hjälp av återtagningskoden. Personen kan återuppta et från vilken telefon som helst i systemet. Avbryta en kollegas pågående Övervaka status på någon annans telefon Se till att besvaras då du inte finns på din plats Om en kollega har ett pågående och ett annat viktigt kommer in kan du avbryta det pågående et. 1. Slå numret till din kollega. I annat visas i displayen. 2. Ange funktionskoden för Prioritet ( fl ). Ditt kommer igenom efter en paus. Din kollega kan stoppa det prioriterade et genom att använda funktionskoden för Stör ej. (Vissa telefonisttelefoner kan inte hantera denna funktion.) Om du har en knapp för autouppringning eller en svarsknapp med en indikator programmerad för en annan telefon kan du övervaka dess status med hjälp av indikatorn intill knappen. Du kan även använda Återuppringning och på så sätt få veta när en telefon som är upptagen eller där ingen svarar blir tillgänglig. 1. Slå numret till den person du vill tala med. Nu hör du antingen ringsignalen eller upptagetton. 2. Tryck på SENARE. Ring igen? visas i displayen. 3. Tryck på JA. När en person lägger på eller använder sin telefon nästa gång, ringer din telefon och ett displaymeddelande visas som ber dig att trycka på JA. Du kan se till att dina besvaras genom att vidarekoppla dina till någon annan. 1. Ange funktionskoden för Vidarekoppling ( ). 2. Slå numret till den person som ska besvara dina. Nu ringer dina på den personens telefon. Avbryta Vidarekoppling 1. Ange funktionskoden för Avbryt vidarekoppling ( ). Du kan få mer information om servicelägen av din systemadministratör. Sid. 5

5 Anpassa telefonen Backup för interna Programmera minnesknappar för funktioner som används ofta Du kan bli backup-svarare för såväl interna som inkommande externa. Du använder Vidarekoppling för att hantera detta. Enskilda personer kan vidarekoppla alla sina till dig. Systemet kan även programmeras så att du svarar på alla till telefoner som är upptagna eller där ingen svarar. Mer information om Vidarekoppling vid upptaget och Vidarekoppling om ingen svarar kan du få av systemadministratören. Du kan programmera minnesknappar så att du med en enkel knapptryckning kommer åt funktioner som du använder ofta, t ex Koppling, Meddelande och Återuppringning. 1. Tryck på. 2. Tryck på den minnesknapp du vill programmera. 3. Tryck på och ange den funktionskod du vill programmera in. 4. Sätt en etikett på knappen. Du kan inte programmera linje-, internkom-, svars- eller högtalar/ tyst-knappar. Programmera minnesknappar för telefonnummer du använder ofta. Du kan programmera minnesknappar så att du med en enkel knapptryckning kan slå telefonnummer som du ringer ofta. 1. Tryck på när du vill programmera ett externt nummer eller för ett internt nummer. 2. Tryck på den minnesknapp du vill programmera. 3. Om det gäller externa nummer och du vill att autouppringningsknappen ska använda en viss linje eller ett visst gruppnummer, väljer du linjen eller numret. 4. Slå det nummer du vill programmera in. 5. För externa nummer trycker du på eller OK när du är klar. 6. Sätt en etikett på knappen. Du kan inte programmera linje-, internkom-, svars- eller högtalar/ tyst-knappar. Flytta linjeknappar Du kan ordna knapparna på telefonen efter behov. 1. Tryck på. 2. Tryck på den linjeknapp du vill flytta. 3. Tryck på den knapp du vill att linjen ska flyttas till. 4. Tryck på. De två knapparna byts mot varandra. 5. Uppdatera knappetikettremsor på telefonen. Instruktionerna i steg 2 gäller endast linjeknappar. Du kan inte låta en linjeknapp byta plats med en svars-, internkom- eller högtalar/tyst-knapp. Sid. 6