Artikelnr. P CallPilot. Fax Användarhandbok

Transkript

1 Artikelnr. P CallPilot Fax Användarhandbok

2 CallPilot Fax Användarhandbok Copyright 2003 Nortel Networks Med ensamrätt Informationen i det här dokumentet kan ändras utan föregående meddelande. Information, konfigurationer, tekniska data och rekommendationer i det här dokumentet anses vara korrekta och tillförlitliga men presenteras utan någon uttrycklig underförstådd garanti. Användaren ansvarar för tillämpningen av de produkter som nämns i det här dokumentet. Informationen i det här dokumentet tillhör Nortel Networks NA Inc. Programvaran som beskrivs i det här dokumentet lyder under ett licensavtal och kan endast användas enligt villkoren i det licensavtalet. Licensavtalet för programvara är inkluderat i det här dokumentet. Varumärken NORTEL NETWORKS är ett varumärke som tillhör Nortel Networks. Microsoft, MS, MS-DOS, Windows och Windows NT är registrerade varumärken som tillhör Microsoft Corporation. Alla övriga varumärken och registrerade varumärken tillhör respektive ägare. P

3 CallPilot Fax Användarhandbok 3 Om CallPilot Fax Den här handboken innehåller instruktioner om hur du använder CallPilot Fax med din personliga brevlåda. Den beskriver hur du tar emot, skickar och skriver ut faxmeddelanden. Obs! Mer information om andra CallPilot-funktioner finns i CallPilot Snabbhandbok. När du använder handboken måste du först ta reda på vilket telefongränssnitt du har och sedan följa instruktionerna för det gränssnittet. Mer information om olika gränssnitt finns i Kontrollera vilket gränssnitt du har sid 5. Lär dig mer om fax Med CallPilot Fax kan du komma åt faxfunktioner från din personliga brevlåda. Ett faxdokument i en brevlåda kallas för ett faxmeddelande. Faxmeddelanden kan ha en röstintroduktion. Detta betyder att den som ringer kan lämna ett faxmeddelande med utan ett röstmeddelande som introduktion i din brevlåda. Du kan: hämta och skriva ut faxmeddelandet på en faxmaskin vidarebefordra faxmeddelandet till en annan brevlåda Om Express Messaging Line Du kan tilldela en Express Messaging Line (expresslinje) till brevlådan. Ett faxmeddelande till Express Messaging Line går förbi Autopassning och skickas direkt till din brevlåda. Du kan komma åt faxmeddelandet på samma sätt som med andra faxmeddelanden. Mer information om hur du kommer åt faxmeddelanden finns i Ta emot ett faxmeddelande sid 8. Fråga din systemadministratör efter telefonnumret till din Express Messaging Line. Sedan kan du meddela dina kontakter ditt direktnummer för faxmeddelanden. CallPilot Fax Användarhandbok

4 4 CallPilot Fax Användarhandbok Telefonknappar Alla telefoner som har en display med en två rader har funktioner för CallPilot-röstprompter. På telefoner med displayknappar har röstprompterna en fördröjning på fem sekunder. Om du saknar något alternativ på telefonens display väntar du tills röstprompterna meddelar vilka ytterligare alternativ som är tillgängliga. När du vill använda faxfunktioner trycker du på knapparna i displayen på telefonens knappsats. När du ser följande displayknapp: UPPSP följande knapp på knappsatsen:, trycker du på någon av knapparna för att aktivera CallPilot-funktionen. Denna handbok visar hur du använder båda metoderna. I tabellen nedan visas knapparna på Nortel Networks Business Series Terminal. Använd knapparna som gäller för den telefon du har. Knapp T7100, T7208, T7316, T7316E M7100, M7208, M7310, M7324 M7100N, M7208N, M7310N, M7324N Funktion ƒ ƒ Parkera Volym Lägg på Du kan trycka på, ƒ ƒ och koden när du vill använda en funktion. Tryck t.ex. på när du vill komma åt din brevlåda. T7100 fungerar lite annorlunda jämfört med andra telefoner i systemet eftersom den inte har några linjeknappar. På T7100-terminalen tar du upp telefonluren när du svarar på ett samtal i stället för att välja en linjeknapp. På T7100-terminalen trycker du på för att återuppta ett parkerat samtal i stället för att trycka på en linjeknapp. På T7100-terminaler kan du svara på ett andra samtal genom att trycka på. Det aktiva samtalet parkeras och du kopplas till det väntande samtalet. Du kan inte ha fler än två aktiva samtal åt gången. P

5 CallPilot Fax Användarhandbok 5 Kontrollera vilket gränssnitt du har CallPilot kan hantera två gränssnitt: Norstar Voice Mail och CallPilot. Systemadministratören bestämmer vilket gränssnitt som används för din brevlåda. Använd följande procedur för att kontrollera vilket brevlådegränssnitt du har och följ sedan anvisningarna i handboken som gäller för ditt gränssnitt. Vissa instruktioner gäller för båda gränssnitten. Kontrollera vilket gränssnitt du har 1 Tryck på. Följ röstprompterna knappalternativen i displayen för att öppna brevlådan. 2 Kontrollera displayen för att se vilket gränssnitt du har: 0 nya 0 sparade UPPSP INSP ADMIN Detta är Norstar Voice Mail-gränssnittet Inga meddelanden SKRV BRVL AVSL Detta är CallPilot-gränssnittet. 3 Tryck på för att avsluta sessionen. CallPilot Fax Användarhandbok

6 6 CallPilot Fax Användarhandbok Meddela om faxmöjligheter i brevlådehälsningen Du kan meddela dem som ringer att de kan skicka faxmeddelanden till din brevlåda. Berätta att de måste ringa från telefonen på en faxmaskin för att kunna skicka faxmeddelanden. Den som ringer måste trycka på START/SÄND på sin faxmaskin. CallPilot tar automatiskt emot och lagrar faxmeddelandet i din brevlåda. Här följer ett exempel på en brevlådehälsning: Hej. Du har kommit till Björn Persson på Kontorsmaterial AB. Jag är på jobbet idag men är inte tillgänglig för tillfället. Lämna ditt namn, telefonnummer och ett kort meddelande efter tonen. Om du vill skicka ett fax och du ringer från en faxtelefon kan du trycka på START/SÄND-knappen på faxmaskinen nu, vänta tills meddelandet är slut. Mer information om brevlådehälsningar finns i CallPilot Snabbhandbok fråga din systemadministratör. Spela in en brevlådehälsning 1 Tryck på. Följ röstprompterna knappalternativen i displayen för att öppna brevlådan. 2 Om du använder CallPilot-gränssnittet: Tryck på för att öppna menyn Hälsningsval Gå till steg 3 Om du använder Norstar Voice Mail-gränssnittet: Tryck på ADMIN Tryck på HÄLSN Gå till steg 3 Hälsningsval INSP VÄLJ VIDKL Hälsning: PRIM VAL PERS Spela in ny? JA NEJ AVBR 3 Tryck på INSP. 4 Tryck på PRIM om du vill spela in en primär hälsning tryck på VAL om du vill spela in en alternativ hälsning. 5 Tryck på JA och spela in din hälsning efter tonen. Spela in hälsn: IGEN OK 6 Tryck på OK när du vill avsluta inspelningen. P

7 CallPilot Fax Användarhandbok 7 Godta hälsn? IGEN UPPSP OK 7 Tryck på OK för att godta inspelningen tryck på UPPSP om du vill lyssna på hälsningen tryck på IGEN om du vill spela in en ny hälsning. 8 Tryck på för att avsluta sessionen. CallPilot Fax Användarhandbok

8 8 CallPilot Fax Användarhandbok Ta emot ett faxmeddelande Faxmeddelanden kan innehålla ett röstmeddelande som den som ringer spelar in som introduktion till faxmeddelandet enbart själva faxmeddelandet. Den som ringer kan skicka ett faxmeddelandena till din personliga brevlåda genom att använda autosändfunktionen på sin egen faxmaskin. Om samtalet besvaras av autopassningsfunktionen kopplas det till angiven faxsvarsanknytning. Om samtalet besvaras av en brevlåda lämnas det i brevlådan. Om du svarar på samtalet hörs en faxton. Koppla faxsamtalet till brevlådan. Koppla ett faxsamtal till brevlådan Om du svarar på ett samtal och hör en faxton betyder det att någon försöker skicka ett faxmeddelande till din brevlåda. Du kan koppla samtalet till din brevlåda. Koppla ett faxsamtal till brevlådan 1 Tryck på fl. Parkera inte samtalet. 2 Ange ditt brevlådenummer. Faxmeddelandet lämnas i brevlådan. När du tar emot ett meddelande i brevlådan visas följande på telefonens display: Meddel väntar MED Displayen anger att du har ett nytt röst- faxmeddelande i brevlådan. När du vill kontrollera dina meddelanden måste du öppna brevlådan. P

9 CallPilot Fax Användarhandbok 9 Öppna brevlådan Öppna brevlådan Norstar Voice Mail 1 Tryck på. Lösenord: ANNAT IGEN OK 1 ny 1 sparad UPPSP INSP ADMIN 2 Ange ditt lösenord och tryck på OK om du befinner dig på en annan anknytning använder en gästbrevlåda, tryck på ANNAT för att visa Logg:- prompten. När denna prompt visas anger du brevlådenumret och lösenordet. Brevlådenumret är vanligtvis samma som anknytningen. 3 När du har öppnat brevlådan kan du se i displayen hur många nya och sparade meddelanden du har. En röstprompt meddelar hur många nya och sparade röst- och faxmeddelanden du har. I detta exempel finns det ett nytt meddelande och ett sparat meddelande. Öppna brevlådan CallPilot 1 Tryck på. Brevl: IGEN Lösenord: IGEN OK OK 2 Tryck på om du befinner dig på en annan anknytning anger du ditt brevlådenummer och trycker sedan på OK. Brevlådenumret är vanligtvis samma som anknytningen. 3 Ange ditt lösenord och tryck på OK. När du har öppnat brevlådan kan du se i displayen hur många nya meddelanden du har. En röstprompt meddelar hur många nya och sparade faxmeddelanden du har. CallPilot Fax Användarhandbok

10 10 CallPilot Fax Användarhandbok Skriva ut faxmeddelanden Du kan skriva ut faxmeddelandena i brevlådan på en vanlig faxmaskin. Du kan skriva ut alla faxmeddelanden samtidigt ett i taget. Ett medelstort faxmeddelande i brevlådan tar ca 10 sekunder per sida att skriva ut. Ett faxmeddelande som innehåller bilder kan ta upp till två minuter per sida att skriva ut. Eftersom faxmeddelanden tar upp mycket utrymme i brevlådan bör du ta bort dem när du har skrivit ut vidarebefordrat dem. Om du skriver ut alla faxmeddelandena samtidigt kan du inte lyssna på några röstintroduktioner som skickats med faxmeddelandena. Om du inte lyssnar på en röstintroduktion räknas faxmeddelandet fortfarande som nytt i brevlådan och du kan lyssna på det vid ett senare tillfälle. När du skriver ut faxmeddelanden ett i taget kan du lyssna på introduktionerna innan de skrivs ut. Utskriftsdestination för faxmeddelanden Du kan skriva ut ett faxmeddelande från: Skriv medd FÖRINS ANNAT MAN Faxdestinationer Förinställt Du kan ställa in en faxmaskin som standarddestination. När du skriver ut och du väljer Förinställt, skrivs dokumentet ut på standarddestinationen. Alla faxdokument skrivs ut på standarddestinationen såvida du inte väljer Annat. Annat När du skickar ett faxmeddelande för utskrift och du väljer Annat, måste du ange ett telefon anknytningsnummer som destination. Manuell Välj Manuell om du skriver ut från en faxtelefon. Faxmeddelanden skrivs då ut på den faxmaskin du använder för att komma åt brevlådan. Om du väljer Förinställt Annat får faxmeddelandena ett försättsblad. Försättsblad används inte med faxmeddelanden som du skriver ut från en faxtelefon. Mer information finns i Faxförsättsblad sid 16. P

11 CallPilot Fax Användarhandbok 11 Ange en förinställd faxmaskin När du anger en förinställd faxmaskin skrivs faxmeddelandena alltid ut på samma faxmaskin. 1 Tryck på. Följ röstprompterna knappalternativen i displayen för att öppna din brevlåda. 2 Om du använder CallPilot-gränssnittet: Tryck på för att öppna menyn Brevl alternativ Tryck på för att öppna menyn med faxalternativ Gå till steg 3 Om du använder Norstar Voice Mail-gränssnittet: Tryck på ADMIN Tryck på Gå till steg 3 Ej förinst Destination: TFN ANK Tfn: IGEN <x> NY OK OK 3 Denna display visas om det inte finns någon förinställd faxmaskin. Om faxmaskinen är förinställd visas följande: Förinst fax. Om du vill ange en annan faxmaskin som förinställd trycker du på ÄNDR. 4 Tryck på TFN för att ange telefonnumret till en faxmaskin tryck på ANK om du vill ange faxmaskinens anknytningsnummer. Detta exempel visar hur du anger telefonnumret till en faxmaskin. 5 Ange ditt faxnummer och tryck på OK. 6 Tryck på OK för att godta faxnumret som representeras av <x> tryck på NY för att lägga till specialtecken i faxnumret och följa prompterna. När du har lagt till specialtecken trycker du på OK. 7 Tryck på för att avsluta sessionen. CallPilot Fax Användarhandbok

12 12 CallPilot Fax Användarhandbok Skriva ut alla dina faxmeddelanden Använd denna procedur när du vill skriva ut alla dina nya sparade meddelanden. Om du bara vill skriva ut ett meddelande går du till Skriva ut ett enskilt faxmeddelande sid Tryck på. Följ röstprompterna knappalternativen i displayen för att öppna din brevlåda. 2 Om du använder CallPilot-gränssnittet: Tryck på för att öppna menyn med utskriftskommandon Gå till steg 3 Om du använder Norstar Voice Mail-gränssnittet: Tryck på Gå till steg 3 3 Om du använder CallPilot-gränssnittet: Tryck på MED för att skriva ut ett enskilt meddelande tryck på NY om du vill skriva ut alla faxmeddelanden som inte redan har skrivits ut tryck på ALLA för att skriva ut alla fax och deras bilagor Om du använder Norstar Voice Mail-gränssnittet och du har nya faxmeddelanden: Tryck på NY för att skriva ut alla nya faxmeddelanden tryck på SPARAD om du vill skriva ut alla dina sparade faxmeddelanden Om du inte har några nya faxmeddelanden visas displayen som finns i exemplet i steg 4. Skriv ut medd FÖRINS ANNAT MAN 4 Tryck på FÖRINS om du vill skriva ut på förinställd faxmaskin och gå till steg 8 tryck på ANNAT om du vill skriva ut på en annan faxmaskin och gå till steg 5. P

13 CallPilot Fax Användarhandbok 13 Destination: TFN ANK Tfn: IGEN <x> NY Skrev ut <x> medd OK OK 5 Tryck på TFN för att skriva ut faxmeddelanden på ett faxnummer tryck på ANK om du vill skriva ut faxmeddelanden på ett anknytningsnummer. Detta exempel visar hur du anger telefonnumret till en faxmaskin. 6 Ange ditt faxnummer och tryck på OK. 7 Tryck på OK för att godta faxnumret som representeras här av <x> tryck på NY för att lägga till specialtecken i faxnumret och följa röstprompterna. 8 Displayen visar antal faxmeddelanden som skrivits ut. 9 Tryck på när du vill avsluta sessionen. När du har avslutat sessionen skriver CallPilot ut faxmeddelandena på förinställd faxmaskin. Mer information om hur du ändrar förinställd faxmaskin finns i Ange en förinställd faxmaskin sid 11. CallPilot Fax Användarhandbok

14 14 CallPilot Fax Användarhandbok Skriva ut ett enskilt faxmeddelande Använd denna procedur när du vill skriva ut ett enskilt faxmeddelande. 1 Tryck på. Följ röstprompterna knappalternativen i displayen för att öppna din brevlåda. 2 Om du använder CallPilot-gränssnittet: Tryck på för att öppna menyn med utskriftskommandon Gå till steg 3 Om du använder Norstar Voice Mail-gränssnittet: Tryck på fl tills du kommer till det faxmeddelande som du vill skriva ut Gå till steg 3 <datum> Fax:1 <<< STOPP >>> Skriv medd FÖRINS ANNAT MAN Utskrivet medd 3 Vänta tills ett ID-nummer för fax visas och tryck sedan på för att skriva ut faxmeddelandet. 4 Tryck på FÖRINS för att skriva ut på förinställd faxmaskin tryck på ANNAT om du vill välja en annan faxmaskin att skriva ut på, och ange sedan faxmaskinens nummer. 5 Displayen visar att meddelandet har skrivits ut. Medd slut KOP RDERA NÄST 6 Tryck på när du vill avsluta sessionen. När du har avslutat sessionen skriver CallPilot ut faxmeddelandena på angiven faxmaskin. P

15 CallPilot Fax Användarhandbok 15 Skriva ut faxmeddelanden från en faxtelefon 1 Om du använder en faxtelefon kan du ringa in till en linje med autopassning. 2 Tryck på, (i Storbritannien trycker du på,) för att komma åt din brevlåda medan hälsningen spelas upp av funktionen Autopassning. 3 Logga in till brevlådan: Om du använder Norstar Voice Mail-gränssnittet anger du ditt brevlådenummer och lösenord och trycker sedan på Om du använder CallPilot-gränssnittet anger du ditt brevlådenummer, trycker på, anger lösenordet och trycker sedan på 4 Skicka faxmeddelandet till utskrift: Om du använder Norstar Voice Mail-gränssnittet trycker du på när du vill skriva ut dina faxmeddelanden Om du använder CallPilot-gränssnittet trycker du på när du vill skriva ut dina faxmeddelanden 5 Om du har nya och sparade faxmeddelanden kan du välja om du vill skriva ut alla nya sparade faxmeddelanden: tryck på om du vill skriva ut alla nya faxmeddelanden tryck på om du vill skriva ut alla sparade faxmeddelanden. Du går förbi steg 5 om du bara har nya bara sparade faxmeddelanden. 6 Tryck på om du vill använda alternativet Manuell för att skriva ut nya faxmeddelanden. 7 Tryck på START/SÄND på faxmaskinen. 8 Lägg tillbaka telefonluren på faxmaskinen. Sessionen avslutas när alla fax har skrivits ut. CallPilot skriver ut faxmeddelandet på angiven faxmaskin. CallPilot Fax Användarhandbok

16 16 CallPilot Fax Användarhandbok Faxförsättsblad Ett försättsblad skrivs ut med varje faxmeddelande när du använder alternativet Förinställd Annat. Försättsbladet innehåller följande information: datum och tid när faxmeddelandet skrivs ut namn och telefonnummer för brevlådans ägare destinationsfaxnummer ID-nummer för fax (om du skriver ut ett enskilt faxmeddelande) antal efterföljande sidor Obs! Försättsblad används inte när du skriver ut faxmeddelanden från en faxtelefon. P

17 CallPilot Fax Användarhandbok 17 Skicka faxmeddelanden När du vill skicka faxmeddelanden till en personlig brevlåda måste du ringa från telefonen på en faxmaskin. Du kan spela in en röstintroduktion till ett faxmeddelande som du skickar till en brevlåda. Röstintroduktionen måste vara minst tre sekunder lång. Systemets tidsgräns är fem sekunders tystnad. Skicka ett faxmeddelande till en brevlåda 1 Lägg dokumentet som du vill skicka i faxmaskinen. 2 Använd faxmaskinens telefon och slå CallPilot-telefonnumret till personen som du vill skicka ett fax till. 3 Vänta på brevlådehälsningen låt CallPilot-telefonisten koppla dig till brevlådan där du vill lämna ett faxmeddelande. Om personen du ringer svarar ber du att få bli kopplad till brevlådan så att du kan skicka ett fax. 4 När brevlådehälsningen har spelats upp väntar du på en ton och spelar sedan in en introduktion till faxmeddelandet. Lägg inte på telefonluren. 5 Tryck på START/SÄND på faxmaskinen. 6 Lägg tillbaka telefonluren på faxmaskinen. Sessionen avslutas när överföringen är färdig. CallPilot Fax Användarhandbok

18 18 CallPilot Fax Användarhandbok Vidarebefordra faxmeddelanden Du kan vidarebefordra ett faxmeddelande som du har fått till en annan brevlåda och lägga till en röstintroduktion. Meddelanden som du spelar in måste vara längre än tre sekunder. Systemets tidsgräns är fem sekunders tystnad. Meddelandet visas som ett faxmeddelande i mottagarens brevlåda. Om du inte kan vidarebefordra ett faxmeddelande kontaktar du din systemadministratör och tar reda på om din brevlåda är konfigurerad för att vidarebefordra faxmeddelanden. Du kan skicka samma faxmeddelande till flera personer men inte till en grupplista. Mer information om hur du vidarebefordrar ett faxmeddelande till ett externt nummer finns i Vidarebefordra ett faxmeddelande till en brevlåda Norstar Voice Mail sid 19. När du vidarebefordrar ett faxmeddelande läggs ett nytt försättsblad till i det ursprungliga faxmeddelandet och blir en del av det nya meddelandet. Om faxmeddelandet redan har ett försättsblad för vidarebefordran som skapats av CallPilot ersätts det med det nya försättsbladet. Försättsblad för vidarebefordrade faxmeddelanden Ett försättsblad för vidarebefordrade faxmeddelanden innehåller samma information som ett vanligt försättsblad plus följande: mottagarens namn ID-numret för fax om faxmeddelandet vidarebefordras till ett externt nummer P

19 CallPilot Fax Användarhandbok 19 Vidarebefordra ett faxmeddelande till en brevlåda Norstar Voice Mail 1 Tryck på. Följ röstprompterna knappalternativen i displayen för att öppna din brevlåda. 2 Tryck på UPPSP om du har ett nytt faxmeddelande tryck på fl om du vill gå igenom dina meddelanden för att hitta ett sparat faxmeddelande som du vill vidarebefordra. <datum> Fax:1 <<< STOPP >>> Medd slut KOP RDERA NÄST Kop fax BREVL ANNAT 3 Datumet när faxet togs emot och ID-numret för fax visas i displayen. 4 Tryck på KOP fi. 5 Tryck på BREVL för att vidarebefordra faxmeddelandet till en annan brevlåda. Insp intro? JA NEJ 6 Tryck på JA för att spela in en introduktion till faxmeddelandet tryck på NEJ och gå till steg 10 om du inte vill spela in någon introduktion till faxmeddelandet som ska vidarebefordras. Spela in medd: IGEN PAUS OK Godta insp? IGEN UPPSP OK Brevl: KAT AVBR Wennergren, Patrik VAL CC SÄND 7 Spela in introduktionen och tryck på OK när du är färdig med inspelningen tryck på IGEN för att spela in en ny introduktion tryck på PAUS om du vill pausa inspelningen av introduktionen. 8 Tryck på OK för att godta inspelningen. 9 Ange brevlådenumret som du vill vidarebefordra faxmeddelandet till tryck på KAT om du vill söka i företagets telefonkatalog. 10 Tryck på SÄND för att vidarebefordra meddelandet utan något leveransalternativ tryck på VAL om du vill ange leveransalternativ. Mer information om leveransalternativ finns i CallPilot Snabbhandbok. CallPilot Fax Användarhandbok

20 20 CallPilot Fax Användarhandbok En kopia till? JA AVBR 11 Om du vill vidarebefordra detta meddelande till en annan brevlådeägare, tryck på JA och upprepa steg 6-11 tryck på AVBR om du vill avsluta sessionen. Vidarebefordra ett faxmeddelande till en brevlåda CallPilot 1 Tryck på. Följ röstprompterna knappalternativen i displayen för att öppna din brevlåda. Medd slut SVARA RDERA NÄST Medd slut UTSKR RDERA NÄST Till: NAMN SPEC AVBR 2 Tryck på för att spela upp det första meddelandet tryck på fl tills du kommer till faxmeddelandet som du vill vidarebefordra. 3 Tryck på för att vidarebefordra meddelandet. 4 Ange numret till brevlådan som du vill vidarebefordra faxmeddelandet till och tryck på OK tryck på NAMN om du vill söka i företagets telefonkatalog. Till:<xxxx> IGEN Tom INSP OK 5 Tryck på OK för att stänga listan med adresser. 6 Om du vill bifoga ett röstmeddelande trycker du på INS fi och spelar in meddelandet. Medd alt BRÅDS PRIV ANNAT 7 Om du vill bifoga meddelandealternativ trycker du på och anger sedan önskade alternativ. 8 Tryck på för att skicka meddelandet. 9 Tryck på för att avsluta sessionen. P

21 CallPilot Fax Användarhandbok 21 Vidarebefordra ett faxmeddelande till ett externt nummer Norstar Voice Mail Du kan vidarebefordra ett faxmeddelande till ett externt nummer. Du kan emtid inte lägga till någon röstintroduktion till externa faxmeddelanden. 1 Tryck på. Följ röstprompterna knappalternativen i displayen för att öppna din brevlåda. 2 nya 0 sparade UPPSP INSP ADMIN <datum> Fax:1 <<< STOPP >>> Medd slut KOP RDERA NÄST Kop fax BREVL ANNAT Namn: IGEN BAKÅT OK 2 Tryck på UPPSP för att spela upp det första meddelandet tryck på fl tills du kommer till faxmeddelandet som du vill vidarebefordra. 3 Datumet när faxet togs emot och ID-numret för fax visas i displayen. 4 Tryck på KOP fi. 5 Tryck på ANNAT. 6 Ange mottagarens namn. Namnet får bestå av högst åtta tecken. Använd telefonens knappsats och skriv in namnet på mottagaren. Efter varje tecken trycker du på för att ange nästa tecken. Destination: TFN ANK Tfn: IGEN <x> NY Medd sänt OK OK Om du skriver fel trycker du på IGEN och skriver om namnet. Tryck på OK för att godta namnet. 7 Tryck på TFN för att ange faxnumret. 8 Ange ditt faxnummer och tryck på OK. 9 Tryck på OK för att godta faxnumret som representeras av <x> tryck på NY om du vill lägga till specialtecken i faxnumret. Mer information om hur du lägger till specialtecken finns i Lägga till specialtecken i ett faxnummer sid CallPilot vidarebefordrar faxmeddelandet CallPilot Fax Användarhandbok

22 22 CallPilot Fax Användarhandbok En kopia till? JA AVBR 11 Tryck på JA och upprepa steg 6-11 om du vill skicka meddelandet till ett annat externt nummer tryck på AVBR om du är färdig. 12 Tryck på för att avsluta sessionen. Vidarebefordra ett faxmeddelande till ett externt nummer CallPilot 1 Tryck på. Följ röstprompterna knappalternativen i displayen för att öppna din brevlåda. Medd slut SVARA RDERA NÄST Skriv ut MED NY ALLA 2 Tryck på för att öppna menyn med utskriftskommandon. 3 Tryck på MED för att vidarebefordra aktuellt meddelande tryck på NY om du vill vidarebefordra alla nya faxmeddelanden tryck på ALLA om du vill vidarebefordra alla dina nya och sparade faxmeddelanden. Skriv ut medd FÖRINS ANNAT Destination: TFN ANK MAN 4 Tryck på ANNAT för att ange vilken faxmaskin du vill vidarebefordra faxmeddelandet till. 5 Tryck på TFN. Tfn: IGEN <xxxx> NY Utskrivet medd OK OK 6 Ange telefonnumret till den faxmaskin som du vill vidarebefordra faxmeddelandet till. 7 Tryck på OK för att godta telefonnumret tryck på NY om du vill lägga till specialtecken. 8 Displayen visar att meddelandet har skrivits ut. 9 Tryck på för att avsluta sessionen. P

23 CallPilot Fax Användarhandbok 23 Faxgruppmeddelanden Du skickar faxgruppmeddelande när du vill skicka ett faxmeddelande till en grupp. Faxgrupplistor skapas av din systemadministratör. Faxgrupplistor Om du ofta skickar faxinformation till en viss grupp med personer kan du använda en faxgrupplista. En faxgrupplista samlar faxmaskiner som finns på olika platser. När du skickar ett faxmeddelande till en faxgrupplista anger du bara adressen till listan, men varje faxmaskin i listan får faxmeddelandet. Be din systemadministratör om en lista med faxmaskiner i varje faxgrupplista. Om du behöver en faxgrupplista ber du din systemadministratör att skapa en åt dig. När du kontaktar din systemadministratör bör du ange följande information: mottagarnas namn en lista med faxnummer namnet på faxgrupplistan Innan du skickar ett faxgruppmeddelande ska du kontrollera att din systemadministratör har skapat faxgrupplistan och att listan innehåller alla faxmaskiner som du vill skicka faxmeddelandet till. Skicka ett faxgruppmeddelande Norstar Voice Mail 1 Tryck på. Följ röstprompterna knappalternativen i displayen för att öppna din brevlåda. 2 Tryck på UPPSP för att spela upp aktuellt meddelande tryck på fl tills du kommer till faxmeddelandet som du vill vidarebefordra. <datum> Fax:1 <<< STOPP >>> Medd slut KOP RDERA NÄST 3 Datumet när faxet togs emot och ID-numret för fax visas i displayen. 4 Tryck på KOP fi. Kop fax BREVL Insp intro? JA Brevl: KAT ANNAT NEJ AVBR 5 Tryck på BREVL för att vidarebefordra faxmeddelandet till en annan brevlåda. 6 Tryck på NEJ. Spela inte in någon introduktion eftersom mottagare i en faxgrupplista inte kan lyssna på röstintroduktioner. 7 Ange numret till faxgrupplistan. CallPilot Fax Användarhandbok

24 24 CallPilot Fax Användarhandbok <Glista> VAL CC SÄND 8 Tryck på SÄND för att skicka faxmeddelandet tryck på VAL om du vill ange leveransalternativ tryck på CC om du vill skicka meddelandet till en annan mottagare. Mer information om leveransalternativ finns i CallPilot Snabbhandbok. 9 Tryck på för att avsluta sessionen. Skicka ett faxgruppmeddelande CallPilot 1 Tryck på. Följ röstprompterna knappalternativen i displayen för att öppna din brevlåda. Medd slut SVARA RDERA NÄST Medd slut UTSKR RDERA NÄST Till: NAMN SPEC AVBR Till: NAMN SPEC AVBR Tom INSP Medd alt BRÅDS PRIV ANNAT Medd sänt 2 Tryck på UPPSP för att spela upp aktuellt meddelande tryck på fl tills du kommer till faxmeddelandet som du vill vidarebefordra. 3 Tryck på för att vidarebefordra meddelandet. 4 Ange grupplistenumret och tryck på OK. 5 Tryck på när du har angett alla adresser som du vill skicka meddelandet till. 6 Om du vill bifoga ett röstmeddelande trycker du på INS fi och spelar in meddelandet. Externa grupplistemottagare kan inte ta emot röstintroduktioner som är bifogade till faxmeddelanden. 7 Om du vill bifoga meddelandealternativ trycker du på och anger sedan önskade alternativ. 8 Tryck på för att skicka meddelandet. 9 Tryck på för att avsluta sessionen. P

25 CallPilot Fax Användarhandbok 25 Lägga till specialtecken i ett faxnummer Följ röstprompterna tryck på NY om du vill lägga till specialtecken i ett faxnummer. Obs! När du lägger till specialtecken ska du inte använda knappen för att skriva in #, för att skriva in *. Tryck på knappen som finns under alternativet på en telefon med två displayrader lyssna på röstprompterna. Tryck på Till SIFF fortsätt att lägga till siffror i telefonnumret. PAUS ange en tidsbestämd paus som visas som P i displayen. Pauser är fyra sekunder långa. känn igen uppringningston (bakom växel). Specialtecknet för att känna igen uppringningston visas som D i displayen. fi ANNAT # skriv in #. fl ANNAT * skriv in *. TON känn igen uppringningston (bakom växel). Specialtecknet för att känna igen uppringningston visas som D i displayen. avbryt och försök igen. CallPilot Fax Användarhandbok

26 26 CallPilot Fax Användarhandbok P