Havsbadens Villaägarförening Datum: 2014-10 - 22 Plats: Vintervägen 12 Tid: kl. 18.30 Agenda 1. Mötets öppnande 2. Valberedning 3. Genomgång av mötesanteckningar. 4. Ekonomi 5. Ansvarsområden - Bank/Org.nr - Kassör 6. Social aktivitet - uppföljning 7. Verksamhetsplan 2015 - idéer upplägg 8. Övrigt 9. Nästa möte
1. Mötets öppnande Ordförande Mikael Modig förklarade mötet öppnat. 2. Valberedning Eva Lundberg och Marlene Gunnarsson diskuterade tillsammans med styrelsen åtgärder för framtida rekryteringar till styrelsen. De vill gärna ha in tips på havsbadsbor som kan vara intresserade av att vara med. Mest akut i dagsläget är att hitta en kassör för 2 år framåt. Styrelsen och valberedningen kommer överens om att fråga runt till tilltänkta kandidater. 3. Genomgång av mötesanteckningar Fiber, område 3 och 4 får inga överskjutande procent av område 1 och 2. Ingen vidare diskussion om åtgärder för att få in de sista procenten. Peter Hugosson kommer inte att fortsätta sitt uppdrag som kassör. 4. Ekonomi Det har lämnats in en ansökan om organisationsnummer, svar väntas inom de närmsta veckorna. Det finns ca. 52 000 SEK i kassan. Magnus har hämtat pärmar från Peter Hugoson men tyvärr fanns det inte så mycket information om år 13/14. Det blir i uppgift för den nya kassören men hjälp från styrelsen att rekonstruera året.
5. Ansvarsområden Som tidigare nämnts finns det i dagsläget ingen kassör. Både valberedningen och styrelsen jobbar för att ta fram kandidater. Det finns förslag inom gruppen som fick i uppgift att höra med vederbörande. Kassören ska sitta i styrelsen 2 år till. Tills detta är på plats kom styrelsen överens om att Fredrik och Anna delar på uppdraget tillsvidare. I dagsläget finns det 4 ansvarsområden och grupper. - Miljögruppen (Gärna kommentarer från Magnus) - Trivselgruppen Försöka få fler boende att engagera sig och hjälpa till i aktiviteterna. Bra för rekrytering av nya styrelsemedlemmar. - Idavallsgruppen Aktiviteter på Idavallen. Det efterfrågade lekhuset är på plats. - Fibergruppen Se ovan. 6. Social aktivitet Fokus låg på den planerade after work som är bestämd till den 21/11-2014 på The Lodge. Temat kommer att vara Jul & Glögg. Tiden blev satt mellan 18.00-21.00. De 50 första kommer att få en Goodiebag samt godispåsar till alla barnen. Lotta ut glögg och muggar. Köpa in klisterlappar att fästa på tröjan där gästerna skriver namn och gata. Mikael kommer att: -Höra med The Lodge om vad de kan ordna gällande dryck och mat samt filmhörna till barnen. Svar: Ska återkomma med förslag till AW buffé ons nästa vecka. De kan också ordna en filmhörna till barnen. -Höra med Ostbutiken om eventuell ost provning/demonstration av passande glöggostar samt ordna ost till Goodiebagen. Svar: The Lodge gav som förslag att höra med Sandgårdens skafferi om ev ostprovning samt innhehåll till goodie bagarna. Mikael tar ett möte med dem. -Systembolaget (om inte The Lodge kan ta provsmakning)svar: The Lodge gav som förslag att höra med systembolaget då de var kunniga inom området. -Ta fram en budget efter svar från ovan kontakter. Gå ut med information i början av v. 45 (3 nov). Trycka upp en affisch som sätts på de båda anslagstavlorna samt en i större format till gatuprataren. Kopiera upp ca. 250 stycken affischer att dela ut i brevlådorna. Få ut informationen på facebook, hemsidan och via mail. Eventuellt få in något i någon av lokaltidningarna. 17/11-2014 är satt som ett preliminärt datum för styrelsen att träffas och fixa inför after worken.
Styrelsen diskuterade andra sociala aktiviteter som kommer att äga rum efter nyår. Tipspromenad - Att få fler att hjälpa till med frågor och dylikt. - Eventuellt andra villaägarföreningar, sprida ut det. - Annonsera i tidningen. After work med trädgårdstema, vinprovning och inredning. 7. Verksamhetsplan Eftersom fokus ligger på den planerade after worken beslutades det att vid nästa styrelsemöte upprätta en aktivitetsplanering för 2015. Denna kommer sedan att presenteras för de boende via olika sociala medier. 8. Övrigt Magnus fick i uppgift att hämta pärmar från Peter Hugosson tillhörande styrelsen. Hämta in register över medlemmar för att få en överblick om vilka som är medlemmar och hur vi kan nå resten. Hur vi kan nå ut till fler boende i Havsbaden. Hur når vi fler på hemsidan? Krävs mycket arbete. Presentera de event som har blivit genomförda på hemsidan, och på andra sociala kanaler så som facebook. Skriva korta hälsningar på facebook.
Presentera den nya styrelsen, förslagsvis på anslagstavlorna och vid det event den 21/11-2014. Anslagstavlan vid Hemvägen kommer att flyttas till andra sidan för att bli mer synlig. Får de bostadsrättsägare i Klitterbyn vara medlemmar i föreningen? Försöka införskaffa en till gatupratare. Eventuellt köpa in en skylt. Lotta och Petra kom med förslag att ha ett välkomstpaket till nyinflyttade. Förslag att inför varje möte stämma av nya havsbadsbor och efter det dela ut någon form av paket. Kan bestå av en mugg och lite information om föreningen. 9. Nästa möte Utvärdera AW och planera för kommande. Tipspromenad Verksamhetsplanering Planerat möte, 21/1-2015, Mikael Modig skickar ut agenda samt tid och plats. Mikael Modig, Ordförande Anna Lindén, Sekreterare