DETTA ÄR LEAN Niklas Modig Handelshögskolan i Stockholm Twitter! @LeanOnMyself
Anteckningar från seminariet
Anteckningar från seminariet
BETEENDE+ INTENTION+ D+ A+ Vad+är+er+ inten>on?+ C+ B+ E+
De#a%är%% vår%inten-on!% Varför?+ De#a%är%INTE% vår%inten-on!%
Vad är en strategi? 2.+Hur+ta+man+sig+dit?+ 1.+Inten>on+
Lean på fruktnivå
Strategi på olika nivåer Inom+vilka+branscher+/+industrier+konkurrerar+vårt+ företag+/+vår+organisa>on+inte?++ Vad+håller+vi+inte%på+med?++ Vilket/vilka+kundbehov+ämnar+vi+inte%>llgodose?+ De%a+är+e%+beslut+för+ huvudkontoret + + FöretagsI+/ organisa>onsi+ strategi+ Inom+vilken+bransch+/+industri+konkurrerar+vårt+ företag+/+vår+organisa>on?++ Vad+håller+vi+på+med?++ Vilket/vilka+kundbehov+ämnar+vi+>llgodose?+ De%a+är+e%+beslut+för+ huvudkontoret + + Vilken+typ+av+kundbehov+ämnar+vi+inte+>llgodose?+ Hur+skall+vi+inte+>llgodose+våra+kunders+behov+!+vilka+produkter+och+tjänster+ska+vi+inte%erbjuda?+ Hur+skapar+vi+inte%värde+för+våra+kunder?+ Vilka+konkreta+mätetal+indikerar+a%+vi+gör+ fel+saker?+ AffärsI+ strategi+ Vilken+typ+av+kundbehov+ämnar+vi+>llgodose?+ Hur+skall+vi+>llgodose+våra+kunders+behov+!+vilka+produkter+och+tjänster+ska+vi+erbjuda?+ Hur+skapar+vi+värde+för+våra+kunder?+ Vilka+konkreta+mätetal+indikerar+a%+vi+gör+ rä%+saker?+ Vilka+val/beslut+säkerställer+inte%a%+affärsstrategin++ realiseras+inom+vår+funk>on?+ Vilka+konkreta+mätetal+indikerar+inte%a%+vi+gör+ saker+ rä%?+ Hur+>llhandahåller+(utvecklar,+producerar,+distribuerar,++ säljer,+etc.)+vi+inte%våra+produkter+och+tjänster?+ + VerksamhetsI+ strategi+ Vilka+val/beslut+säkerställer+a%+affärsstrategin++ realiseras+inom+vår+funk>on?+ Vilka+konkreta+mätetal+indikerar+a%+vi+gör+ saker+ rä%?+ Hur+>llhandahåller+(utvecklar,+producerar,+distribuerar,++ säljer,+etc.)+vi+våra+produkter+och+tjänster?+ +
VILKA ÄR DE RÄTTA VALEN? 1. TVÅ FORMER AV EFFEKTIVITET 2. TVÅ FORMER AV FOKUS 3. TVÅ FORMER AV MÅL
Anteckningar från seminariet
Anteckningar från seminariet
Karina tror att hon har cancer
Karina tror att hon har cancer Vårdcentral+ Mammografi+ Punk>on+ &+ultraljud+ Bröstkirurgi+ Bröstkirurg+ &+cytologi+ Väntan+ Väntan+ Väntan+ Väntan+ 42+dagar+ Första++ vårdkontakt+ Diagnos+
Eva känner en knöl i bröstet
Eva känner en knöl i bröstet One+stop+breast+clinic+ Första++ vårdkontakt+ 2h+ Diagnos+
Är det en skillnad? 42+dagar+x+24h+=1008h+ 2h+ 500%gånger% Varför?%
RESURSEFFEKTIVITET! FOKUS: RESURS Vårdcentral Mammografi & Ultraljud Bröstklinik Punktion & Cytologi Bröstklinik Väntan Väntan Väntan Väntan 42 dagar Första kontakt Diagnos
RESURSEFFEKTIVITET! FOKUS: RESURS Resurseffektivitet (att fokusera på en enskild resurs) Filma källan Resurs Maximera resursens värdeadderande tid Flödesenhet Flödesenhet Flödesenhet Flödesenhet
FLÖDESEFFEKTIVITET! FOKUS: FLÖDESENHET Mammografi+ &+ultraljud+ Bröstkirurgi+ Punk>on+ &+cytologi+ Effek-vt%flöde%
FLÖDESEFFEKTIVITET! FOKUS: FLÖDESENHET Flödeseffektivitet (att fokusera på en enskild flödesenhet) Resurs Resurs Resurs Resurs Maximera flödesenhetens värdemottagande tid Flödesenhet Filma mottagaren
Två former av effektivitet
Två olika former av effektivitet Resurseffek-vitet% Flödeseffek-vitet% Fokus+ Resurser+/+funk>oner+ Kunden+/+ärendet+/+mo%agaren+ Mål+ Hög+beläggning+ Tillgodose+hela+behovet+ Organisa>on+ Öar + En +helhet+ Kompetens+ Specialister+ Mul>Ikompetens+
Vad drivs ni av? Varför? Resurseffek-vitet% Flödeseffek-vitet% Fokus+ Resurser+/+funk>oner+ Kunden+/+ärendet+/+mo%agaren+ Mål+ Hög+beläggning+ Tillgodose+hela+behovet+ Organisa>on+ Öar + En +helhet+ Kompetens+ Specialister+ Mul>Ikompetens+
Vad drivs ni av? Varför? Resurseffek-vitet% Flödeseffek-vitet% Fokus+ Resurser+/+funk>oner+ Kunden+/+ärendet+/+mo%agaren+ Mål+ Hög+beläggning+ Tillgodose+hela+behovet+ Organisa>on+ Öar + En +helhet+ Kompetens+ Specialister+ Mul>Ikompetens+
Två olika verksamhetsstrategier Fördelar% Resurseffek-vitet% " Skalekonomi " Enkelt att organisera " Flexibelt " Kompetensutveckling (djup) Flödeseffek-vitet% " Sätter kunden i fokus " Snabb & effektiv ärendehantering " Kompetensutveckling (bredd) Driver oberoende Driver beroende Nackdelar% Suboptimering Överfokuserat! Inflexibilitet Tappar kunder Brist på specialistutveckling Behov förvärras
EFFEKTIVITETSPARADOXEN
TVÅ FORMER AV EFFEKTIVITET Varför? Resurseffektivitet Flödeseffektivitet Fokus Resurser / funktioner Kund / flödesenhet Mål Högt kapacitetsunyttjande Tillfredställa behov Organisation Delar / öar System / ocean Kompetens Specialister / djup Multi-kompetens / bredd + + + + + +
Maximera beläggning Vårdcentralen Maximera beläggning Maximera beläggning Mammografi & ultraljud Väntan Maximera beläggning Bröstklinik Väntan Maximera beläggning Punktion & cytologi Väntan Bröstklinik Väntan 42 dagar Första kontakt Vad händer när verksamheten är belagd? Diagnos! En diagnos kommer ta lång tid! Vi måste hantera många patienter samtidigt! Vi måste starta om diagnosen många gånger
DEN OPTIMALA PROCESSEN Resurseffektivitet Flödeseffektivitet 100% Fri beläggning kapacitet 100% Fri beläggning kapacitet 100% Fri beläggning kapacitet 100% Fri beläggning kapacitet 1 2 3 4 Vad händer när en verksamhet är belagd?! Saker / ärenden / projekt kommer ta lång tid! Vi måste hantera många saker / ärenden / projekt samtidigt! Vi måste starta om den värdeadderande processen många gånger
Olika indirekta effekter Resurseffek-vitet% Flödeseffek-vitet% Fokus+ Resurser+/+funk>oner+ Kunden+/+ärendet+/+mo%agaren+ Mål+ Hög+beläggning+ Tillgodose+hela+behovet+ Organisa>on+ Öar + En +helhet+ Kompetens+ Specialister+ Mul>Ikompetens+ Resurseffek-vitet% Flödeseffek-vitet% Genomlopps>d+ Lång+ Kort+ Antal+ärenden+ Många+ Få+ Omstarter+ Många+ Inga+
Olika indirekta effekter Fokus+ Mål+ Organisa>on+ Kompetens+ Resurseffek-vitet% Resurser+/+funk>oner+ Hög+beläggning+ Öar + Specialister+ RESULTAT+! Missnöjda+kunder+! Ineffek>v+hantering+av+ärenden+! Missnöjd+personal+! Slöseri+med+resurser+ Genomlopps>d+ Antal+ärenden+ Omstarter+ Resurseffek-vitet% Lång+ Många+ Många+ MERARBETE+ Glömska,+ökade+behov,+frustra>on + Svårhanterligt,+kapacitetsbrist...+ Kvalitetsbrist,+inget+helhetsansvar...+
Att hantera kvitton Rutin 4 gånger per år 2 gånger per vecka Analysperiod 3 månader 3 månader Antal aktiviteter 1st 2 x 4 x 3 = 24st Antal kvitton Ca 400st Ca 400st Total++ >d+?+ +?+ 24+x+?+
Att hantera kvitton Rutin 4 gånger per år 2 gånger per vecka Analysperiod 3 månader 3 månader Antal aktiviteter 1st 2 x 4 x 3 = 24st Antal kvitton Ca 400st Ca 400st Total tid 8h 2h 13min Tid per kvitto 72 sek 20 sek Genomloppstid Max 3 månader Max 3 dagar Antal kvitton samtidigt 400st ca 17st Antal omstarter 3-4st 1st Merarbete+ Värdeskapande+>d+ Strukturera+ Sortera+ Leta+ Slöseri+ Dokumenta>on+ Frigjord+ >d+ Dokumenta>on+
Effektivitetsparadoxen - Genom att inte se till helheten skapas merarbete mellan öarna
Effektivitetsparadoxen - Genom att inte fokusera på kapacitet frigörs kapacitet Total++ Kapacitet+ (100%)+ + Merarbete+ (Sekundärbehov)+ Värdeskapande+ arbete+ (Primärbehov)+ Värdeskapande+ arbete+ (Primärbehov)+
EFFEKTIVITETSMATRISEN
Effektivitetsmatrisen Resurseffek-vitet% Låg+ Hög+ Låg+ Flödeseffek-vitet% Hög+
Effektivitetsmatrisen Resurseffek-vitet% Låg+ Hög+ Resurseffek>viserande+strategi+ Låg+ Flödeseffek-vitet% Hög+
Effektivitetsmatrisen Resurseffek-vitet% Låg+ Hög+ Flödeseffek>viserande+strategi+ Låg+ Flödeseffek-vitet% Hög+
Var är ni nu? Varför? Resurseffek-vitet% Låg+ Hög+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Låg+ Flödeseffek-vitet% Hög+
Att utveckla en verksamhetsstrategi
1. Förstå nuläget Resurseffek-vitet% Låg+ Hög+ Nuläge+ Låg+ Flödeseffek-vitet% Hög+
2. Identifiera önskat läge Resurseffek-vitet% Låg+ Hög+ Önskat+läge+ Nuläge+ Önskat+ läge+ Låg+ Flödeseffek-vitet% Hög+
3. Utveckla hur... Resurseffek-vitet% Låg+ Hög+ Nuläge+ HUR?+ Önskat+ läge+ Låg+ Flödeseffek-vitet% Hög+
Hur rör vi oss upp mot stjärnan? Resurseffek-vitet% Låg+ Hög+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Nuläge?+ Låg+ Flödeseffek-vitet% Hög+
Toyotas verksamhetsstrategi Resurseffek-vitet% Låg+ Hög+ Låg+ Flödeseffek-vitet% Hög+
VILKA ÄR DE RÄTTA VALEN? 1. TVÅ FORMER AV EFFEKTIVITET 2. TVÅ FORMER AV FOKUS 3. TVÅ FORMER AV MÅL
Anteckningar från seminariet
Anteckningar från seminariet
3. Utveckla hur... Resurseffek-vitet% Låg+ Hög+ Nuläge+ HUR?+ Önskat+ läge+ Låg+ Flödeseffek-vitet% Hög+
O "+ VärderingarO VärderingarO O
O OO O OO Metoder VärderingarO O Principer Just-in-time O Jidoka Metoder Verktyg & aktiviteter O OO O O O O O O O O O OO O OOO
Direkt förståelse av: 1. Se processen / helheten 2. + / - 3. Framsteg, utveckling, status 89:30+ 5+ SCORE+ 1+
Välkommen till verkligheten
Direkt förståelse av: 1. Se processen / helheten 2. + / - 3. Framsteg, utveckling, status 89:30+ 5+ SCORE+ 1+
O OO O OO Metoder VärderingarO O Principer Just-in-time O Jidoka Metoder Verktyg & aktiviteter O OO O O O O O O O O O OO O OOO
O O O O O O O OO O O O O O O O OO VärderingarO O Principer Just-in-time O Jidoka VärderingarO O Principer Just-in-time O Jidoka Metoder O OO Att skapa glasögon O OO Metoder O OO O OO VärderingarO O Principer Just-in-time O Jidoka VärderingarO O Principer Just-in-time O Jidoka Metoder Metoder Verktyg & aktiviteter O OOO O OO O O Verktyg & aktiviteter O OOO O OO O O NULÄGE' ÖNSKAT'LÄGE'
Att skapa gemensamma glasögon 1. Skapa glasögon 2. Använda glasögon 3. Identifiera förbättringar 4. Realisera förbättringar
Push the form 1. Skapa glasögon 2. Använda glasögon 3. Identifiera förbättringar 4. Realisera förbättringar
Push the form! Pull the content 1. Skapa glasögon 2. Använda glasögon 3. Identifiera förbättringar 4. Realisera förbättringar
VILKA ÄR DE RÄTTA VALEN? 1. TVÅ FORMER AV EFFEKTIVITET 2. TVÅ FORMER AV FOKUS 3. TVÅ FORMER AV MÅL
Anteckningar från seminariet
När är vi färdiga då? Resurseffek-vitet% Låg+ Hög+ Låg+ Flödeseffek-vitet% Hög+
++ Hur?+ >d+ 1+ 2+
PROAKTIV AKTIV REAKTIV 0 1 2 3 4 5 6
PROAKTIV AKTIV REAKTIV NORMALT FLÖDE 1 2 3 4 5 0 6 1. SÄTTA
PROAKTIV AKTIV REAKTIV NORMALT FLÖDE 1 2 3 4 5 0 1 2 3 4 5 6 1. SÄTTA 2. TESTA
PROAKTIV AKTIV REAKTIV NORMALT FLÖDE 1 2 3 4 5 + X AVVIKELSE VARFÖR? AHA! 0 1 2 3 4 5 6 X NORMALT RESULTAT 1. SÄTTA 2. TESTA 3. UTVÄRDERA 4. ANALYSERA 5. LÄRA 6. FÖRBÄTTRA X - AVVIKELSE VARFÖR? AHA! A B AVVIKELSE VARFÖR? AHA! AVVIKELSE VARFÖR? AHA! FÖRÄNDRING
PROAKTIV AKTIV REAKTIV NORMALT FLÖDE 1 2 3 4 5 + X AVVIKELSE VARFÖR? AHA! 0 1 2 3 4 5 6 X NORMALT RESULTAT 1. SÄTTA 2. TESTA 3. UTVÄRDERA 4. ANALYSERA 5. LÄRA 6. FÖRBÄTTRA X - AVVIKELSE VARFÖR? AHA! A B AVVIKELSE VARFÖR? AHA! AVVIKELSE VARFÖR? AHA! FÖRÄNDRING
Utveckling genom lärande Flödeseffektivitet (%) Dynamiskt mål (kontinuerlig förbättring) Dynamiskt mål (utvecklas hela tiden) Utgångspunkt Tid Utgångspunkt
UTVECKLINGSARBETE! META-RUTINER UTVECKLINGSARBETE! META-RUTINER UTVECKLINGSARBETE! META-RUTINER DEN LÄRANDE LOOPEN VANLIGT ARBETE! RUTINER UTVECKLINGSARBETE! META-RUTINER UTVECKLINGSARBETE! META-RUTINER www.dettaarlean.se
Detta är lean! 1. TVÅ FORMER AV EFFEKTIVITET - Utveckla en verksamhet som prioriterar flödeseffektivitet framför resurseffektivitet 2. TVÅ FORMER AV FOKUS - Utveckla förståelse av helhet (och progress ) istället för delar (och resultat) 3. TVÅ FORMER AV MÅL - Utveckla en lärande organisation istället för ett utförande organisation