Regler för informationsuttag 13-1 13 Regler för informationsuttag Gemensamt för urval och utskrifter I Primula finns en rad färdiga funktioner för att i olika typer av utskrifter visa den information som finns i Primulas databaser. Listor kan skrivas ut på skärm eller skrivare samt även överföras till ordbehandlare eller kalkylprogram eller skickas vidare till någon annan handläggare via elektronisk post. Det finns två kategorier av utskrifter - de som innehåller uppgifter från löneberäkning/månadsomställning och de som inte har med lönerutinen att göra. Den första kategorin utskrifter finns under menyn Lönehantering och den andra kategorin finns under olika val i menyn Funktioner. I detta kapitel beskrivs främst listor där man utgår från den generella urvalsdialogen. Listor som man kan få ut från andra bilder än den generella urvalsdialogen beskrivs närmare i respektive kapitel i handboken. Detta gäller t ex listor angående Anställnings upphörande, Historiklistor och Statistik. Även för dessa utskrifter gäller dock de regler som beskrivs nedan under rubrikerna Utskriftsalternativ och Bakgrundsjobb. Generellt gäller att om en utskrift innehåller personuppgifter visas alltid en av de institutioner som personen finns på. För anställningsuppgifter gäller givetvis att utskriften visar den institution som anställningen tillhör. Beskrivning av den generella urvalsdialogen Den generella urvalsdialogen används vid utskrifter från följande val i menyerna i Primulas huvudfönster: Val i menyn Funktioner - Flagglistor... - Övriga listor... Val i menyn Lönehantering - Avdragslistor - Bevakningslistor - Ekonomisk redovisning - Lönehändelser - Frisökning När man gjort sitt val i menyn får man tillgång till den generella urvalsbilden som är uppdelad i en vänsterdel och en högerdel.
Regler för informationsuttag 13-2 Behörighet Behörighetssystemet styr vilka orgenehter och personer man hara behörighet till. Urval i urvalsdialogen Den vänstra bildhalvan innehåller tre urvalsmöjligheter: Person Orgenhet eller lönegrupp Befattning eller befattningskategori Med hjälp av dessa tre alternativ kan man göra ett urval. När man väljer en utskrift utgår systemet från det urval man har gjort. Genom att ange personnummer eller namn kan man välja en person eller flera personer som man vill ha utskrift för. Anger man del av personnummer eller namn sker först en personsökning. Informationsuttaget preciseras i höger bildhalvas fyra delar: Val av lista från comboboxen Lista. Två fall kan förekomma. 1. Menyvalet innebär val av en lista. Listans namn är redan ifyllt. Inga fler alternativ finns i bilden. 2. Menyvalet innebär val av en grupp av listor. I listboxen presenteras de listor som användaren har behörighet till. Listan väljs från listboxen. Möjlighet finns att välja sorteringsordning. Sorteringsordningen är generell för alla listor utom för lönekostnadsspecifikationen och semesterlöneskulden. Först väljs sorteringsbegrepp 1, därefter sorteringsbegrepp 2 osv. Parametervärden kan väljas för vissa listor. Detta är en förfining av urvalet som går att göra om man valt tjänstgöringsjournal, personalredovisning, semesterplanering,
Regler för informationsuttag 13-3 kostnadsredovisningen, lönekostnadsspecifikationen, semesterlöneskulden eller tidsbegränsad anställning. Detta beskrivs ytterligare under rubrik för respektive lista. Längst ned i bilden kan man välja bland de olika utskriftssätten. Knappar i urvalsdialogen I den vänstra delen av bilden finns knapparna Urval, Ta bort och Ta bort alla. Dessa knappar används för att ändra i de urval som man gjort och som finns i respektive listbox. Här finns även knappar för att Spara urval, Ta bort urval och Hämta urval. Knapparna fungerar på samma sätt som motsvarande knappar angående statistikuttag som beskrivs i kapitel Statistik. För att starta en sökning och en utskrift skall man använda knapparna Utskrift eller Bakgrund. När man använder knappen Utskrift startar utskriften och man får vänta medan bearbetningen pågår. Om utskriften tar med än FYRA minuter överförs jobbet till bakgrunden och en informationsruta visas som informerar om detta. Om man själv bestämmer sig för att man inte vill vänta på resultatet kan man använda knappen Bakgrund. Då sker bearbetningen i ett bakgrundsjobb på en bakgrundsserver och man kan direkt arbeta vidare med andra saker i Primula. Bakgrundsjobb beskrivs nedan under rubriken Bakgrundsjobb. Knappen Stäng stänger urvalsdialogen. Utskriftsalternativ Längst ned i bilderna finns val för olika utskriftsätt. Man kan välja att skriva ut resultatet på skärm eller lokal skrivare. Man kan även skicka resultatet till någon annan person via elektronisk post eller att överföra resultatet till ordbehandlare eller kalkylprogram. Skärm Vid utskrift mot skärm (dvs man har valt Skärm -alternativet när man trycker på Utskrift -knappen) hamnar resultatet av utskriften i ett nytt fönster.
Regler för informationsuttag 13-4 Utifrån detta resultatfönster kan man välja om man t ex vill ta ut resultatet på skrivare eller föra över det till en ordbehandlare för att spara informationsuttaget för vidare bearbetning. I Tjänstgöringsjournalen finns möjlighet att bläddra fram och tillbaka. Man kan välja att skriva ut samtliga skapade sidor med knappen Utskrift eller enbart den sida som för tillfället visas med knappen Utskrift av aktuell. Skrivare Om man väljer skrivare kommer utskriften att göras direkt via Word men sparas inte. Ordbehandlare och Kalkyl Dessa alternativ skall väljas om man vill spara informationsuttaget för vidare bearbetning. När det gäller utskrifter i ordbehandlar- och kalkylprogram utnyttjar Primula de produkter som återfinns i Microsoft Office (Word och Excel). Vid överföring till Excel och Word formateras resultatet automatiskt. Central skrivare OBS! Detta alternativ skall inte användas av institutioner/motsvarande. E-mail OBS! När utskriftsalternativet E-mail är valt får man upp bilden Skicka epost där man har möjlighet att skicka utskriften med elektronisk post till någon annan person. Detta alternativ kräver att användaren angivit sin e-postadress under Servicerutiner/Inställningar.
Regler för informationsuttag 13-5 Rubriker på listutskrifter De rubriker som finns på alla listor finns angivna i styrtabellen Listrub. Namn och IDbegrepp på listor finns i styrtabellerna Systemlista, Avdragslista och Flagga. Koppling Primula Word/Excel Blanketter och utskrift av listor För varje blankettyp finns det en motsvarande Word-mall (*.rtf) som definierar blanketten. Det finns även en mall för de utskrifter som kan sändas till Excel. Primula skapar en arbetskopia av blanketten. Användaren kan spara resultatet genom att välja Arkiv/spara som Bakgrundsjobb Man skall välja knappen "Bakgrund" om man vill att utskriften skall göras på en bakgrundsserver. Om man istället valt knappen Utskrift i dessa bilder kommer utskrifter som tar längre tid än fyra minuter att med automatik överföras till bakgrunden på servern. Fördelen med bakgrundsutskrift är att man kan arbeta vidare med andra saker i Primula. För att kontrollera om man har några bakgrundsjobb som är klara kan man i Primulas huvudfönster välja Bakgrundsjobb... i menyn Funktioner eller motsvarande ikon i verktygsraden. Då får man tillgång till bilden Bakgrundsjobb. När ett bakgrundsjobb är klar blir knappen i verktygsraden rödfärgad. I denna bild samlas alla utskrifter oavsett från vilken bild i Primula man beställt utskriften. De färdiga jobben presenteras i en listbox med angivande av: Namn på utskriften Datum och klockslag när jobbet beställdes Status Köplats Status kan innehålla följande information: Hämtat.
Regler för informationsuttag 13-6 Detta innebär att jobbet är klart och har hämtats minst en gång. Ett hämtat jobb raderas automatiskt efter 30 dagar, men kan även tas bort tidigare med hjälp av knappar. Ett jobb kan alltså hämtas flera gånger. Klart, ej hämtat. Jobbet är färdigt men har ej hämtats. Med hjälp av knappen Hämta kommer ett resultatfönster för utskriften att visas. I detta fönster kan man därefter välja bland de utskriftsalternativ som finns beskrivna under rubriken Utskriftsalternativ i detta kapitel. Inget resultat Jobbet kördes men det aktuella urvalet gav inget resultat. Knappar i bilden Bakgrundsjobb Följande knappar finns: Ta bort hämtade Om man trycker på denna knapp tas alla hämtade jobb bort. Ta bort alla Om man trycker på denna knapp tas alla jobb bort. Ta bort Om man markerar ett eller flera jobb i listan och trycker på knappen tas jobbet/jobben bort Hämta Om man markerar ett eller flera jobb som har Klart, ej hämtat eller Hämtat och trycker på knappen får man upp ett fönster per jobb med resultatet.