TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Agneta Järkelid 2014-10-14 ON 2014/0070 0480-45 35 02 Omsorgsnämnden Dokumenthanteringsplan för omsorgsnämnden Förslag till beslut Omsorgsnämnden fastställer dokumenthanteringsplan för omsorgsnämnden. Bakgrund Dokumenthanteringsplanen är förvaltningens instrument för att gallra och bevara handlingar. I planen anges typer av dokument samt tidsfrister för gallring. Planen har setts över. Några dokument har tillkommit, t.ex. handlingar rörande brandskydd samt hantering av omsorgstagares medel medan andra tagits bort, t.ex. färdtjänsthandlingar. Vidare har korrigering gjorts av tjänstetitlar i förekommande fall. Thomas Tryggvesson förvaltningschef Agneta Järkelid nämndsekreterare Bilaga Omsorgsförvaltningen Utveckling_Kvalitet Adress Box 848, 391 28 Kalmar Besök Skeppsbrogatan 55 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 0480-45 35 25 Agneta.Jarkelid@kalmar.se
OMSORGSFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Omsorgsnämnden Thomas Tryggvesson 1 (12) Serie, handlingar Arkivläggn/Placering Förvaringsplats Kommunarkiv Gallring Anmärkning PROTOKOLL Omsorgsnämndens föredragningslista Datumordning Sekreterare Omsorgsnämndens protokoll Datumordning Sekreterare 5 år Bevaras Bindes Register över omsorgsnämndens beslut Alfabetisk ordning Sekreterare 5 år Bevaras Bindes med protokollet Sammanställning av delegationsbeslut Datumordning Sekreterare 5 år Bevaras Anmälningsärenden Sekreterare Vid Centrala samverkansgruppen inklusive skyddskommitténs protokoll Datumordning Sekreterare 5 år Bevaras Anteckningar ledningsgrupp Datumordning Kanslisekreterare 5 år Bevaras Övriga förhandlingsprotokoll Datumordning Sekreterare 5 år Bevaras Central rekryteringsgrupp I diarieplansordning Tillsammans med diariförda handlingar 5 år Bevaras Lokal samverkansgrupp Datumordning Enhetschef 5 år Bevaras Årlig kopia
2 (12) DIARIUM Ärendelistor I diarienummerordning Tillsammans med diarieförda handlingar 5 år Bevaras Diarielistor I diarieplansordning Tillsammans med diarieförda handlingar Diarieplanlista Årlig lista Tillsammans med diarieförda handlingar 5 år Bevaras Bevaras ARVODEN TILL FÖRTROENDEVALDA Arvodesunderlag Datumordning Sekreterare 10 år Närvarolistor Datumordning Sekreterare 10 år VERKSAMHETSHANDBOK Omsorgsförvaltningens verksamhetshandbok Kvalitets- och miljösamordnare 3 år Utskrift på papper vart tredje år. Protokoll ledningens genomgångar Datumordning Kvalitets- och miljösamordnare Rapporter från internrevision Datumordning Kvalitets- och miljösamordnare Rapporter från externrevision Datumordning Kvalitets- och miljösamordnare 5 år Bevaras 5 år 5 år Bevaras
3 (12) PERSONAL Beslut om anställning kopia per enhet Löneadministratör 1 ex. till KL-kontoret, pers.enheten löneavdelningen. Tjänstgöringsrapport original Datumordning/person nummer-ordning per enhet Löneadministratör Ledighetsansökningar original per enhet Löneadministratör/ självservice Semesteromställningslista original per enhet Löneadministratör/ självservice Arbetsgivarintyg Assistent Tjänstgöringsbetyg och intyg Assistent 1 ex. till KL-kontoret, pers.enheten löneavdelningen. Underlag för medarbetarsamtal och lönesamtal Chef Vid Sekretess Flextidsrapport Datumordning Chef Tjänstgöringsschema Chef Vid Blankett för korrigering av årsarbetstid Löneadministratör Önskemål om sysselsättningsgrad Projektsekreterare Vid Uppsägning av önskad sysselsättningsgrad Projektsekreterare Vid
4 (12) Uppsägning av tjänst av arbetstagare Alfabetisk ordning Löneadministratör Orginal till KL-kontoret, pers.enheten löneavdelningen Uppsägning av tjänst av arbetsgivare Alfabetisk ordning Personalutvecklare Kopia till KL-kontoret, pers.enheten - löneavdelningen Läkarintyg kopia Chef Sekretess om diagnos anges Sjukskrivningsbesked per enhet Löneadministratör Arbetsskadeanmälan kopia Chef Kopia till KL-kontoret, pers.enheten löneavdelningen samt till personalsekreterare. Anmälan om tillbud Datumordning Enhetschef Kan gallras efter Original till KL-kontoret, pers.enheten löneavdelningen. personakt Kopia till arbetstagare, enhetschef och personalsekreterare Rehabiliteringsutredningar Adato Se Kommungemensam verksamhetshandbok. Dokumentplan: rehabiliteringsärenden Erbjudande om anställning/anvisning, central rekrytering Alfabetisk ordning Personalutvecklare Ansökningshandlingar, anställd Chef 1 ex. till KL-kontoret, pers.enheten löneavdelningen. Ansökningshandlingar, övriga Alfabetisk ordning Chef / www.offentligajobb.se Vid begäran skickas de tillbaka Intresseanmälan till tjänst Alfabetisk ordning Bemanningsservice Vid
5 (12) Påminnelse utifrån anställningsavtal Personalutvecklare Kan gallras efter Kopia till chef och facklig organisation Disciplinär åtgärd Personakt Bevaras Original till KL-kontoret, pers.enhetenlöneavdelningen. Kopia till personalsekreterare och facklig organisation. Sekretess/tystnadsplikt/gåvor och testamenten Personalutvecklare Kan gallras efter Medarbetarkontrakt Personalutvecklare Kan gallras efter Reseräkningar per enhet Löneadministratör/ självservice 6 år Körjournaler (resor med egen bil) per enhet Löneadministratör/ självservice 6 år Delegering från sjuksköterska Procapita/Medicinskt ansvarig sjuksköterska Gallras 3 år efter Introduktion av chefer, medarbetare Chef Gallras efter
6 (12) Personalkort/kompetensinventering Chef Gallras efter Medgivandeblankett, post och e-post När e- postkontot avslutas Ansvarsförbindelse vid användning av datorer anslutna till Kalmar kommuns nätverk Gallras efter Anhöriguppgifter, personal På arbetsplatsen Gallras efter EKONOMI Fakturor, original/scannade Verifikationsnummeror dning Ekonomiassistent/inköp och faktura 10 år Original i Östersund Listor över prel. bokförda resp. direktbokförda fakturor Datumordning Ekonomiassistent 10 år Sista utgallring 2013 Listor över korrektivposter Datumordning Ekonomiassistent 10 år Sista utgallring 2013 Bokföringsorder original (överföring, kvittenslista) Verifikationsnummeror dning Ekonom och ekonomiassistent 10 år Internfakturor, avstämning - original Verifikationsnummeror dning Ekonomiassistent 10 år Externfakturering (debiteringslista och avstämning) Datumordning Ekonomiassistent 10 år Debiteringsunderlag Datumordning Ekonomiassistent 10 år Debiteringsrapport Datumordning Ekonomiassistent 10 år
7 (12) Donationshandlingar Datumordning Bevaras Diarieförda handlingar Budgetuppföljning original, från verksamheten Dagjournaler/avvikelserapport, original Förteckning över innehavare av handkassa Datumordning Ekonom Datumordning Ekonomiassistent Alfabetisk ordning Ekonomiassistent Vid Underlag för intern kontroll Datumordning Ekonom/ ekonomiassistent Statsbidrag, momsunderlag Datumordning Ekonom/ ekonomiassistent 10 år Rekvisition kopia Datumordning Beslutsattestant Körjournaler, leasingbilar Datumordning Ekonom/beslutsattestant Avgiftsbeslut original Alfabetisk ordning/enhetsvis Ekonomiassistent Vid Inkomstuppgift original Alfabetisk ordning/enhetsvis Ekonomiassistent Vid Restlängd kopia Datumordning Ekonomiassistent AVTAL/KONTRAKT Hyres- och service avtal original Alfabetisk ordning Arkivskåp efter Entreprenadavtal original Alfabetisk ordning Arkivskåp efter avtalstidens utgång
8 (12) FÄRDTJÄNST Debiteringsunderlag original Datumordning Utredningssekreterare 10 år Handläggning av färdtjänstansökn. Sker hos KLT fr.o.m. 2004-04-01. Sista utgallringsår 2015 Kostnadssammandrag original Datumordning Utredningssekreterare 10 år Sista utgallringsår 2015 Ärendeblad original (ansökn., läkrintyg m.m. bevaras tillsammans med ärendebladet) Ärendeblad original (ansökn., läkrintyg m.m. förvaras tillsammans med ärendebladet) Biståndshandläggare 5 år Bevaras t.o.m. 1997 Biståndshandläggare Fr.o.m. 1998 5 år efter 12 kap. 2 Socialtjänstlagen Lag om färdtjänst/riksfärdtjänst PERSONAKT/OMSORGSAKT SoL Handlingar i samband med handläggning av ärende Ansökan Utredning/beslut Beslutsmeddelanden Daganteckningar Överklaganden, med bilagor Beslut/domar förvaltningsdomstol Utlåtanden Korrespondens av betydelse i ärendet Biståndshandläggare Se anmärkningsfält 5 år efter sista anteckningen Akter ska gallras 5 år efter sista anteckningen. De akter som gäller insatser till personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckningen Hjälp i hemmet-dokument Biståndshandläggare Vid Faxmeddelande från sjukhus Biståndshandläggare 1 år
9 (12) Korrespondens av mindre betydelse i ärendet Biståndshandläggare 5 år efter sista noteringen Handlingar tillhörande personakt/omsorgsakt under genomförandet av insatser enligt SoL Kontaktblad Pärm avsedd för social dokumentation hos ansvarig personalgrupp Se anmärkningsfält 5 år Ska gallras 5 år efter sista anteckningen. Kontaktblad som gäller insatser till personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckningen Signaturförtydligande Pärm avsedd för social dokumentation hos ansvarig personalgrupp Se anmärkningsfält 5 år Ska gallras 5 år efter sista anteckningen. Signaturförtydligande som gäller insatser till personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckningen Genomförandeplan (intervjuguide, levnadsberättelse, inflyttningssamtal m.m.) Pärm avsedd för social dokumentation hos ansvarig personalgrupp Se anmärkningsfält 5 år Ska gallras 5 år efter sista anteckningen. Genomförandeplan (intervjuguide, kartläggningsmodell mm) som gäller insatser till personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckningen Daganteckningar Pärm avsedd för social dokumentation hos ansvarig personalgrupp Se anmärkningsfält 5 år Ska gallras 5 år efter sista anteckningen. Daganteckningar som gäller insatser till personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckningen
10 (12) Rapporter enligt 14 kap. 3 SoL Lex Sarah-anmälningar Diarieplansordning Registrator 5 år Bevaras med diarieförda handlingar. Registreras och dokumenteras i avvikelsemodulen i verksamhetssystemet Procapita Avtal/överenskommelse om handhavande av omsorgstagares medel Enheten Se anmärkningsfält Gallras 5 år efter. Redovisning av handhavda medel/ kassabok TRYGGHETSLARM Dagjournaler larm original Datumordning Larmmottagningsenhet Larmbeställningsblankett Larmmottagningsenhet Vid Nyckelkvittenser Larmmottagningsenhet efter upphörd service TERAPIVERKSAMHET Insättningskvitton (bank) original Datumordning 10 år Skickas till KL-kontoret, ekonomienheten Förrådsredovisning hjälpmedel kopia Datumordning Enhetschef HSL OMVÅRDNADSJOURNALER Omvårdnadsjournaler särskilt boende, hemsjukvårdspatienter i ordinärt boende Särskilt arkiv Se särskild skrivelse
11 (12) ÖVRIGT E-post av ringa/tillfällig betydelse Datumordning Respektive handläggare Vid Övrig e-post Datumordning Respektive handläggare Gallras efter utskrift på papper. Följer därefter tillämplig anvisning i arkivplanen Sammanställning av egna enkäter Diarieplansordning Utredningssekreterare 5 år Bevaras Nämndshandling. Bevaras med diarieförda handlingar Enkätsvar kopior Datumordning Registrator Projekt och övriga utredningar protokoll, rapporter och andra handlingar av vikt för ärendets belysning Datumordning/ diarieplansordning Utredningssekreterare/ diariet 5 år Bevaras Protokollskopior, protokollsutdrag, cirkulär och informationsmaterial av tillfällig betydelse, övrigt utredningsmaterial Datumordning Respektive handläggare Vid Annonsbeställningar kopia Datumordning Personalsekreterare Polisrapporter Datumordning Respektive anmälare Egenproducerat informationsmaterial Datumordning Informationsansvarig 5 år Bevaras Fotografier, filmer, video, ljudband som rör verksamheten Datumordning Informationsansvarig 5 år Bevaras Klagomål/synpunktsbroschyrer Datumordning/ enhetsvis Kanslisekreterare Logglistor, Procapita Datumordning IT-samordnare 1 år Avser avgiftsmodul och lagrum SoL.
12 (12) Protokoll från brandskyddsrond Enhetschef Fördelning av ansvar och arbetsuppgifter, brandskydd Enhetschef Vid uppdatering