Lathund i Heroma självservice 1 (13)
Allmänt bra att känna till Den här användarinstruktionen används tillsammans med webbguider för att ge dig en introduktion och en översikt av Heroma-självservice. I den här användarinstruktionen finns anvisningar hur du: Orienterar dig i Heroma Ändrar dina personuppgifter Gör en arbetsförändring i form av övertid vanlig eller under jour/beredskap Registrerar frånvaro Byter arbetspass med en kollega Tar fram arbetsschema och summering av arbetstimmar Några saker som är bra att känna till inför starten av din introduktion är att webbguiderna är framtagna för en generell organisation och är därför inte anpassade för vår kommun eller just dig och din verksamhet. Heromas webbguider Heromas webbguider är korta övningsuppgifter där du i egen takt kan öva dig i att arbeta i Heroma Självservice. Webbguiderna är uppbyggda ungefär som ett bildband där textrutor och grafiska element beskriver Heromas olika delar. Det innehåller också en del enklare övningar samt några korta repetitionsfrågor som avslutar varje kapitel. Du behöver inga inloggningsuppgifter för att arbeta med själva webbguiderna, däremot måste du ha tillgång till en dator som finns inom SML kommunernas datanät. Alla webbguider finns samlade på Intranet. Du finner dem under Löneenheten Lönehandbok Rutiner och Lathundar för Heroma. Här hittar du också länken till e-guiderna. http://194.71.5.32/heroma-utb/ På Löneenhetens webbsida finns information om lön, lathundar för Heroma, blanketter, AFA m m, Länk till Löneenheten hittar du på kommunens intranet. Titta gärna på De vanligaste frågorna om lön där får du svar på flera frågeställningar som är vanliga. Telefonnummer för support finns under Verksamhets- och supportstöd Lön kontaktuppgifter Mvh Löneenheten 2 (13)
För inloggning i Självservice utanför det administrativa nätet, t ex hemifrån 2015-09-25 Åtkomst till Heromas självservice för användare utanför kommunernas administrativa nät och om ni vill logga in hemifrån. Manual: Öppna Internet explorer och skriv i adressfältet in http://portal.sml-it.se Klicka på enkel inloggning Skriv in ditt användarnamn och lösenord, samma som du loggar in med på din arbetsplats (uppgifterna ska du få av din chef, kommer från IT) submit välj ikonen "Heroma självservice". Ni är nu på inloggningssidan för självservice Första gången ni loggar in i Heroma självservice använd ert personnummer, 10 siffror utan bindestreck, både i användarnamn och lösenord, tryck logga in. Ni får då frågan att byta lösenord. Skriv först det gamla som är ert personnummer sen gör ni ett eget, det skall vara minst 5 tecken varav minst 2 bokstäver och 2 siffror, sen valfritt. Nu är ni inne och kan rapportera i självservice från ert schema. Ditt användarnamn är alltid ditt personnummer 10 siffror i en följd 3 (13)
SJÄLVSERVICE Titta på information i självservice Så här ser inloggningen ut när du klickat in dig på Heroma självservice via kommunens intranet Du loggar in med dina användaruppgifter som är: Första gången ni loggar in i Heroma självservice använd ert personnummer, 10 siffror utan bindestreck, både i användarnamn och lösenord, tryck logga in. Ni får då frågan att byta lösenord. Skriv först det gamla som är ert personnummer sen gör ni ett eget, det skall vara minst 5 tecken varav minst 2 bokstäver och 2 siffror, sen valfritt. Nu är ni inne och kan rapportera i självservice från ert schema. Ditt användarnamn är alltid ditt personnummer 10 siffror i en följd Efter du kommer in kompletterar ni med mailadress och mobilnummer under fliken personligt och namn och adress. (för användning av funktionen skicka nytt lösenord, se bild nedan). Om du har glömt ditt lösenord kan du skicka efter ett nytt genom att ange ditt användarnamn, personnr 10 siffror i en följd, klicka därefter på skicka nytt lösenord som e-post eller som SMS. OBS! Detta fungerar bara om ni fyllt i uppgifterna under personligt namn och adress. Om det dyker upp ett gult popupp fönster vid något tillfälle så godkänner ni bara åtkomsten från den webbplatsen alltid. 4 (13)
2 1 2 3 4 5 6 1. Klicka på rubriken personligt, då kommer en ny rad upp i menyn. Här ser du din lönespecifikation. Om du vill se dina löneuppgifter för en annan månad, så ändrar du till önskad period. Tänk på att vi inte kan se lönebesked längre tillbaka än april 2012 eftersom det var då vi gick över i systemet.) Preliminär lön visas under hela månaden, tänk på att alla uppgifter kanske inte är korrekta då, hör av dig till din chef om du tycker något är fel så han eller hon kan kontakta löneenheten. Dina anställningsuppgifter. Du kan själv ändra dina adressuppgifter. Registrera ditt mobilnummer, lägg till uppgifter som gäller dina barn eller andra anhöriga. Barns personnr måste registreras (6 siffror och namn) för att man ska kunna söka vård av barn vid barns sjukdom eller föräldrapenning. Här visas dina aktuella skatteuppgifter. För att komma tillbaka till startsida klickar du på ordet självservice 2. Mina personliga ärenden visar de aktuella ärenden du har. Du öppnar ett ärende genom att klicka på den understrukna texten i kolumnen TYP. Under STATUS kan du se om ett ärende är skickat, pågående eller godkänt. Under LOGG, ser du information om ärendets gång och om chefen har lämnat meddelande till dig. 3. Nyheter visar senaste nytt och viktigt som din arbetsgivare vill informera dig om. 4. Saldon/Ackar visar saldon på till exempel din inarbetade övertid och dina ackumulerade semesterdagar. 5 (13)
5. Kalender visar hur din arbetstid är planerad. I kalendern kan du registrera arbetsförändringar, frånvaro med mera 6. Hjälptext är ett verktyg Här visas information om den del i Heroma du för tillfället befinner dig i. skulle du råka stänga ner hjälptext fönstret kan du öppna det igen med knappen med ett frågetecken på längst upp till vänster. Du kan ta ut en rapport på ditt schema Gå till rapporter och bocka i personlig arbetstid webb, välj rapport datum intervall och vad du vill ha för uppgifter med, bocka i visa urval och skapa rapporten. För att åter komma tillbaka till startsidan så klickar du på menyalternativet Självservice, använd aldrig fram och bakåt pilarna i web läsaren Du kan registrera adressbyte själv och lägga till barns personnummer, komplettera med mobilnr och mailadress 1. Välj menyalternativet Självservice/Personligt/Namn o Adress Informations/registreringsfönstret för Namn o adress med mera öppnas. 2. Fyll i ditt mobilnummer i en följd utan bindestreck och även din mailadress, då kan du själv skicka efter ett nytt lösenord om du glömt det eller om det har gått ut. (om man inte är inne regelbundet så upphör lösenordet att fungera efter ett tag). Gör detta första gången du loggar in. Skriv in din ändrade adress. Lägg till barns personnummer om du ska söka föräldraledigt eller vård av barn. OBS! Du måste registrera barns personnummer som du har rätt att VAB:a (vård av barn) eller ta ut föräldrapenning för. Det räcker med namn och de 6 första siffrorna i personnumret. T ex 090601. Om du inte gör det så går det inte att registrera VAB eller föräldrapenning som frånvaro i systemet. Gör detta första gången som du loggar in. Om du ska gå på ny föräldraledighet och barnet inte är fött ännu lägger du in föräldraledighetens första datum som barnets datum, detta datum byter du ut när du vet rätt födelsedatum, det går inte att registrera föräldraledigheten annars. 3. Tryck på Spara. 6 (13)
Hur du registrerar en frånvaro 1. Ställ Dig i Kalendern på klockslaget den dag som du är frånvarande, sjuk, semester, kompledig med mera. Klicka med vänster musknapp på dagens datum och klockslagen. En menylista visas. Välj menyalternativet Registrera frånvaro. 2. Du hamnar i registreringsfönstret för Frånvaro där du ska välja orsak. Välj den orsak som du ska ha. Startdatumet får du med dig via schemat, fyll i rätt t o m datum. Om du har del av dag (måste alltid läggas för sig), klicka i rutan del av dag, Om du går hem under förmiddagen och inte har haft din lunchrast, bocka i rutan Rast ingår. Frånvaro del av dag lägger man som ett eget ärende. Frånvaro för dag 2 startas i ett nytt ärende Om det gäller vård av barn eller föräldraledighet måste du välja det barn som det gäller. Hur du registrerar dina barn ser du ovan. Om du ska vara partiellt ledig (ledig med omfattning) välj orsaken med partiell (part) bakom, skriv också in hur många procent som du ska vara ledig och t o m datum. 7 (13)
3. Skriv en kommentar till din chef i noteringen. Skicka ärendet 4. Du hamnar åter på startsidan. Under mina personliga ärenden finns ditt ärende, där kan du se om det är skickat, pågående eller godkänt. 5. Visa logg längst till vänster om du klickar där kan du se information om ärendet. Dels vem som står på tur att godkänna och även om du skrivit information till din chef eller din chef har skrivit en kommentar tillbaka till dig. OBS! gällande Kompledigt Eftersom kompledighet räknas i timmar räcker det inte med att bara rapportera hel dag i Heroma man måste rapportera i timmar. Gör så här: Ställ dig som vanligt i kalendern på den dagen du vill vara helt kompledig och med pekaren på klockslagen. Välj rapportera frånvaro. Frånvarobilden öppnas. Välj kompledig och bocka i del av dag. Då följer arbetstiden med och det är bara att skicka. Registrera ansökan om facklig ledighet 1. Klicka med vänster musknapp på datumet och klockslaget i kalendern den dag som du önskar vara fackligt ledig. Välj menyalternativet Registrera Frånvaro. 2. Ange Frånvaroorsaken till Facklig ledighet. Kontrollera att datum stämmer. 3. Lämna din skriftliga inbjudan eller kallelse direkt till din chef, skriv i informationsrutan/logg, att du gör så. Skicka ärendet. Och glöm inte att lämna inbjudan till din chef, det är för att chefen ska ta ställning till om det är med eller utan lön! 8 (13)
Registrera arbetsförändringar Hur man registrerar mertid/övertid 1. Ställ Dig i kalendern på dagen du begär mertid/övertid för. Klicka med vänster musknapp på dagens datum och klockslagen. En menylista visas. Välj menyalternativet Arbetsförändring. 2. Välj vilken typ av arbetsförändring du ska ha, t ex beordrad övertid. Ange om du vill ha ersättning i tid (övertid komp) eller pengar. OBS! Ändra t o m klockslaget till hur länge du jobbade över. Starttiden kommer från ditt schema. Välj aktivitet övertid och skriv i information i textrutan varför du arbetat över. 3. Klicka på Övertidspasset lägger sig längst ner i din schemarad och blir rödmarkerat. 9 (13)
4. Glöm inte att skicka ärendet. Du hamnar åter på startsidan där ett övertidsärende nu finns. Om du klickar på logg längst till vänster så ser du informationen som går med ditt ärende till chefen. Om du får en kommentar tillbaka från din chef så finns också det i loggen sen. OBS! Om du har flera dagar med övertid att registrera kan du klicka på ny rad och ändra datum och klockslag, registrera som ovan, sen skicka ärendena. Om du varit på utbildning eller APT utanför din ordinarie arbetstid på schema, väljer du under arbetsförändring Utb / APT/ oplanerad tid, Det ger ersättning timme för timme enligt avtal. 10 (13)
Registrera arbete(övertid) under beredskap 1. Ställ Dig i Kalendern den dag du har övertid under beredskapen. Klicka med vänster musknapp på aktuell beredskap. En menylista visas. Välj arbetsförändring. Och välj arbetad tid under beredskap. 2. Välj ersättningstyp, om du vill ha i tid eller pengar. Skriv eventuellt varför du har behövt arbeta övertid i anmärkning. Spara pass. 3. Fortsätt att lägga in genom att klicka på ny rad skriv in datum och tider om du har fler tillfällen. Spara pass. Skicka ditt ärende. 4. Längst ner kan man se sitt schema och störningarna lägger sig i schemat. Gäller bara dem som har beredskap 11 (13)
Registrera kompisbyte helt arbetspass eller beredskapspass 1. För att se i din arbetsgrupp vem du kan byta med går du till Arbetstider i menyraden och väljer Arbetsöversikt grupp välj medarbetare och visa arbetsöversikt. 2. Gå till Kalendern och vänsterklicka på den dagen du vill byta. Du har så klart kommit överens med din arbetskamrat först. 3. Välj Registrera Arbetsförändring och sen anställds byte m annan. 2015-09-25 4. Du hamnar i registreringsbilden för anställds byte. Intervallet blir en vecka och du ser först det fastställa schemat som har grå bakgrund och sen de pass du kan byta med vit bakgrund. Välj den person som du ska byta med. 5. När du väljer vem du vill byta med kommer den personens schema upp under ditt eget. Klicka på den dag som du ska byta i vita fältet. Dra och släpp de pass som ni ska byta. Skriv eventuell kommentar till chefen i loggen. Skicka ärendet. När din chef godkänner bytet så sker förändringen i schemat. 12 (13)
För Er som har flytande/ej planerad tid i schemat Barnomsorgspersonal lägger in t ex apt som ingår i den oplanerade tiden men ska generera ob om det är på kvällstid. Ställ dig på schemat och välj arbetsförändring Välj Utb / APT/ oplanerad tid, välj endast ev ob utbetalas skriv klockslagen. Den här tiden (oplanerad tid, förtroendetid) ingår i månadslönen och används till bl a APT och planeringstid och skall bara generera eventuell ob-ersättning. Spara pass och skicka. 13 (13)