1. Ansökningsinbjudan

Inbjudan - Upphandlarversion 2015-10-26 Upphandlande organisation Upphandling Stockholms stad, Utbildningsförvaltningen Tjänster för it-service för stadens pedagogiska verksamheter Therese Tollstam 1.5.3-7622/2015 Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 1. Ansökningsinbjudan 1.1 Inledning 1.1.1 Inbjudan att inkomma med ansökan om att få lämna anbud Stockholms stad inbjuder leverantörer att inkomma med ansökan om att få lämna anbud i upphandlingen av tjänster för it-service för stadens pedagogiska verksamheter. Stockholms stad, företrädd av utbildningsförvaltningen, genomför denna upphandling på utbildningsnämndens uppdrag. Upphandlingen omfattar utbildningsförvaltningen, arbetsmarknadsförvaltningens pedagogiska verksamhet (Vuxenutbildning och Svenska för invandrare), kulturförvaltningens pedagogiska verksamhet (Kulturskolan) samt Stockholms stads 14 stadsdelsförvaltningars förskoleverksamheter, i enlighet med bilaga 1 (Deltagande förvaltningar). I denna ansökningsinbjudan används begreppet Staden som ett samlingsbegrepp för de pedagogiska verksamheter som omfattas av denna upphandling. Inom Staden finns ca 142 000 elever och förskolebarn samt 23 500 medarbetare. I dagsläget hanteras omkring 118 000 användarkonton, 28 000 surfplattor och 45 000 datorer inom Staden. Avtal avses tecknas med en (1) leverantör. 1.1.2 Disposition av ansökningsinbjudan Följande dokument utgör hela underlaget för ansökan om att få lämna anbud. 1 Ansökningsinbjudan (detta dokument) 2 Deltagande förvaltningar (dokumentet beskriver de förvaltningar som omfattas av upphandlingen) 3 Svarsbilaga ansökningsinbjudan: Av detta dokument framgår hur anbudssökanden ska utforma och strukturera de beskrivningar som efterfrågas i ansökningsinbjudan. Dokumentet innehåller svarsformulär som ska besvaras. 1.2 Bakgrund 1.2.1 Nuvarande leverans Utskrivet: 2015-10-26 10:29 Sida 1 av 18

Stockholms stad har idag ett avtal för gemensam it-service, kallad GSIT 1.0, som löper ut den 31 december 2018. Nuvarande avtal (Dnr 035-785/2009) omfattar tjänsteområdena arbetsplatssystem, applikationsserverdrift samt service desk. Tjänsten arbetsplatssystem omfattar hårdvara, vanligtvis arbetsplatser med stationär eller bärbar dator, applikationer, e-post, samt utskriftshantering. Tjänsten server- och applikationsdrift omfattar drift av lokala verksamhetssystem. Tjänsten service desk omfattar support till användare av dessa tjänster, samt en serviceportal. GSIT 1.0 omfattar även drift och förvaltning av bland annat stadens e-tjänstplattform. GSIT 1.0 omfattar Stockholms stads hela verksamhet, med några få undantag. Det innebär att samtliga fackförvaltningar, stadsdelsförvaltningar och bolag i koncernen tar del av leveransen som totalt omfattar över 2 000 verksamhetsställen, cirka 40 000 medarbetare och 93 000 elever (inom grund- och gymnasieskola samt Vuxenutbildning och SFI). Genom GSIT 1.0 fick Stockholms stad tillgång till ett förbättrat och förenklat it-stöd i verksamheterna, en stabilare it-miljö med färre störningar, mindre administration, modernare metoder för felsökning, förenklad kontohantering, samt att applikationer och program fick en effektivare paketering och hantering. 1.2.2 Kommande leverans Staden genomför nu nästa generations upphandling av it-service. Målet är att få en leverans som ger användare en positiv och enhetlig upplevelse av stadens it-stöd med en bättre följsamhet till framtida verksamhets- och teknikutveckling. För att täcka de pedagogiska verksamheternas behov av en modern, kostnadseffektiv och flexibel it-miljö fastslogs i kommunfullmäktiges budget för 2015 att en separering av gemensam it-service skulle ske med två (2) nya upphandlingsuppdrag; ett för stadens administrativa verksamheter (på uppdrag av kommunstyrelsen) och ett för stadens pedagogiska verksamheter (på uppdrag av utbildningsnämnden). Utgångspunkten för upphandlingen är att Staden vill förbättra it-miljön inom det pedagogiska området för såväl lärare, studerande, elever och förskolebarn, samt öka förutsättningarna för att it ska kunna bidra till ett bättre lärande. En modernisering av Stadens it-miljö ligger i linje med Stockholms it-strategi. Syftet är att ta tillvara på de möjligheter som en ökad digitalisering för med sig och att ge alla samma möjligheter i skolan. 1.2.3 Upphandlingsuppdrag för stadens administrativa verksamheter Stadsledningskontoret genomför nu, på uppdrag av kommunstyrelsen, en annan upphandling av nästa generation av GSIT för stadens administrativa verksamheter, Dnr 220-169/2015. Upphandlingen avser arbetsplatstjänster, server- och applikationsdrift, licenshanteringstjänster, samt en service desk. För ytterligare information kring upphandlingsuppdraget, se www.stockholm.se/gsit. 1.2.4 Upphandlingsuppdrag för stadens pedagogiska verksamheter Utbildningsförvaltningen genomför nu, på uppdrag av utbildningsnämnden, denna upphandling av it-service för stadens pedagogiska verksamheter. För att hantera verksamheternas behov har utbildningsförvaltningen valt att dela upp upphandlingsuppdraget i flera upphandlingar. Utskrivet: 2015-10-26 10:29 Sida 2 av 18

Denna upphandling omfattar tjänster för it-service, vilket inkluderar tjänster för digitala enheter, service desk samt infrastrukturella tjänster. Med digitala enheter avses exempelvis smarta telefoner, surfplattor samt bärbara och stationära datorer, med olika operativsystem. E-post och unified communication (UC) för stadens pedagogiska verksamheter ingår inte i denna upphandling, utan kommer att ingå inom Stadsledningskontorets upphandlingsuppdrag. Parallellt med denna upphandling genomför utbildningsförvaltningen upphandling av ramavtal för digitala enheter samt tillhörande kringutrustning, Dnr 1.5.3-8831/2015. Utbildningsförvaltningen avser även att genomföra en separat upphandling av stöd- och utbildningstjänster kring digitalisering till stadens pedagogiska verksamheter, vilket innefattar utbildningstjänster om hur it kan användas för att utveckla pedagogiken. För ytterligare information kring upphandlingsuppdraget, se www.stockholm.se/utbf_it-service. 1.2.5 Stadens pedagogiska verksamheters behov Skolan har stor betydelse för att Stockholms stad ska kunna växa. Skolan är en plats för att lära och utvecklas, en plats för kunskap. En av stadens uppgifter är att bidra till en kvalitativt bra utbildning för dess invånare. Samtidigt som barn och unga ges en god utbildning ska staden verka för att utbildningsnivån höjs och att näringslivets behov av utbildad arbetskraft tillgodoses. Allt i syfte att Stockholm ska vara en attraktiv stad för både boende och företagande. Som exempel på digitaliseringsinitiativ inom Staden kan nämnas Skolplattformen. Skolplattformen är ett digitalt verktyg som kommer att förena pedagoger, vårdnadshavare, elever och förskolebarn i Stockholm. När Skolplattformen är färdig kommer vårdnadshavare, kunna följa sitt barn från förskolan till gymnasiet på ett och samma ställe, både plattformsoch tidsoboeroende. Se http://www.stockholm.se/skolplattformen För att Staden ska nå sina mål krävs en fortsatt digitalisering av verksamheterna. Staden har en hög ambition på detta område och ser leverantören av tjänsterna i denna upphandling som en strategisk möjliggörare för digital förnyelse. Det är av yttersta vikt för Staden att tjänsterna är pedagogiska, lättillgängliga, kostnadseffektiva, säkra och av hög kvalitet, samt att tjänsterna tillhandahålls av en leverantör med branschledande expertis, erfarenhet och kompetens och med tillräckliga resurser för att möta Stadens behov av utveckling av tjänsterna från tid till annan. Leverantören förväntas tillsammans med Staden driva utvecklingen av tjänsterna vidare så att leveransen hela tiden förbättras i takt med ökade behov och krav som skapas genom verksamhetsutveckling med hjälp av it-stöd. Den pedagogiska verksamheten har ett stort behov av att använda it som digitalt verktyg på ett effektivt sätt som stödjer och underlättar undervisningen för lärare, studerande, elever och förskolebarn. Användandet av it som arbetsverktyg ska underlätta kommunikationen, kunskapsinhämtningen och utveckla lärandet i den pedagogiska verksamheten. Verksamheterna består både av pedagoger, elever och barn men även av administrativa användare. Tid utgör en kritisk faktor i den pedagogiska miljön. It-problem för en användare kan drabba Utskrivet: 2015-10-26 10:29 Sida 3 av 18

ett helt undervisningstillfälle och läraren kan tvingas använda värdefull undervisningstid för att hjälpa eleverna med it-problem istället för att bedriva undervisning. Förlorad lektionstid på grund av störningar eller lång inloggningstid går inte att ta igen och avbrott riskerar att avsevärt försvåra hela undervisningstillfället. Inom verksamheterna skiljer sig användarnas behov på grund av faktorer som exempelvis typ av verksamhet, varierande it-mognad samt olika åldrar och typ av utbildningar. Verksamheten karaktäriseras av användare med behov av att kunna använda tekniken på ett pedagogiskt, flexibelt, kreativt och individanpassat sätt. Detta leder till en omfattande och komplex leverans. För att möjliggöra individualisering och hög tillgänglighet finns det ett stort behov av att kunna välja mellan olika digitala enheter och operativsystem. I takt med att användarnas behov av it-stöd förändras behöver tjänsternas innehåll och utformning vara dynamisk och fungera över en lång tid. Följsamhet kommer att vara ett ledord för leveransen. 1.2.6 Mål för denna upphandling Upphandlingens övergripande mål är att upphandla tjänster som möjliggör ett bättre lärande med hjälp av it samt att säkerställa effektivitet i administrativa processer. Detta övergripande mål kan brytas ner i sex delmål: En it-service som tillgodoser verksamhetens behov på ett kostnadseffektivt sätt. En modern it-service som under hela avtalets löptid följer den tekniska utvecklingen. En it-service som möjliggör enkel och snabb tillgång till ändamålsenligt digitalt innehåll för hela verksamheten. En it-service som följer och möjliggör utveckling och innovation inom verksamheten. En it-service som tar hänsyn till varierande it-mognad och olika omfattning av lokalt it-stöd från verksamhetens egna medarbetare. En hållbar it-service som bidrar till social hållbarhet och minskad miljöbelastning. 1.2.7 Allmänt om avtalet och dess förutsättningar Avtalet gäller från tidpunkten för avtalstecknande till och med den 31 december 2023, med möjlighet till förlängning i ytterligare två (2) plus två (2) plus två (2) år. I det fall en överprövning medför att avtal inte kan tecknas i anslutning till tilldelningsbeslut har utbildningsförvaltningen rätt att flytta fram dagen för avtalets upphörande, som längst med den tid som överprövningen pågår. 1.3 Stadens pedagogiska verksamheter 1.3.1 Beskrivning av stadens pedagogiska verksamheter Stadens pedagogiska verksamheter, som det definierats för detta upphandlingsuppdrag, består av utbildningsförvaltningen, arbetsmarknadsförvaltningens pedagogiska verksamhet (Vuxenutbildning och Svenska för invandrare), kulturförvaltningens pedagogiska verksamhet (Kulturskolan) samt Stockholms stads 14 stadsdelsförvaltningars förskoleverksamheter. Varje fackförvaltning har en nämnd som består av politiker vilka har det yttersta ansvaret för verksamheten. Varje nämnd har en förvaltning med tjänstemän som sköter den dagliga verksamheten. Nedan följer en beskrivning av de förvaltningar som ingår i Stadens pedagogiska verksamheter. Utskrivet: 2015-10-26 10:29 Sida 4 av 18

1.3.2 Utbildningsförvaltningen Utbildningsnämnden ansvarar genom utbildningsförvaltningen för mål, uppföljning, utvärdering och utveckling av verksamheten i Stockholms stads skolväsende och för drift av kommunal verksamhet inom exempelvis fritidshem, grundskola, grundsärskola, gymnasieskola och gymnasiesärskola. Utbildningsförvaltningen har tre (3) kärnverksamheter: Att svara för att medborgarna erbjuds en utbildning av god kvalitet oavsett huvudman och de andra uppdrag som hem- respektive lägeskommunen ska ansvara för enligt skollagstiftningen. Att driva kommunala grund- och grundsärskolor. Att driva kommunala gymnasie- och gymnasiesärskolor Nuvarande avdelning för utveckling och samordning och dess IKT-enhet kommer, på uppdrag av utbildningsförvaltningen, att förvalta detta avtal om inget annat överenskommes. Enheten har det förvaltningsövergripande ansvaret för systemförvaltning av it-system, it-tjänster, telefoni och applikationer, för avtals- och leverantörsstyrning, för verksamhetsutveckling och digitalisering i lärandet samt för strategi och omvärldsbevakning kopplat till informations-, kommunikations- och teknologiutvecklingen. Därutöver ansvarar IKT-enheten för ledning och styrning av it-projekt för hela utbildningsförvaltningen och i vissa fall även för stadsdelsförvaltningar och arbetsmarknadsförvaltningen. 1.3.3 Arbetsmarknadsförvaltningen Arbetsmarknadsnämndens övergripande uppdrag är att stötta människor till arbete och att sammanföra Stockholms stads resurser med inriktning mot arbetsmarknad. Nämnden ansvarar för Stockholms stads samlade arbetsmarknadsinsatser, samordning och uppföljning av arbetsmarknadsfrågor, integrations- och flyktingfrågor, nationella minoriteter, vuxenutbildning, Svenska för invandrare samt samordningen av information om stadens tillgängliga sommarjobb för ungdomar. 1.3.4 Stadsdelsförvaltningar Stockholms stad är indelat i 14 stadsdelsnämnder utifrån geografiskt område. Stadsdelsnämnderna ansvarar genom Stadsdelsförvaltningarna för en viss del av den kommunala servicen till dem som bor i stadsdelen vilket bland annat inbegriper ansvar för kommunala förskolor, pedagogisk omsorg, flerfamiljsystem och allmän förskola. Stockholms stads förskolor ligger under respektive stadsdelsförvaltning. Det finns närmare 600 stycken förskolor i Stockholms stad. 1.3.5 Kulturförvaltningen Kulturnämnden ansvarar genom kulturförvaltningen för att det kulturella utbudet i Stockholm ska bestå av en mångfald av olika uttryck, utbud och möjligheter och samtidigt innehålla både bredd och spets. De redskap kulturförvaltningen har till sitt förfogande är dels sina egna institutioner, dels stöd till det fria kulturlivet. Förvaltningens verksamheter har cirka 11 miljoner besök varje år. Vid kulturförvaltningen finns avdelningarna Stockholms stadsbibliotek, Kulturskolan, Stadsmuseet med Medeltidsmuseet och Stockholmsforskningen, Liljevalchs konsthall/stockholm Konst samt Evenemangsavdelningen. Utskrivet: 2015-10-26 10:29 Sida 5 av 18

Kulturskolan Stockholm ger stadens barn och ungdomar möjligheter att utveckla sitt konstnärliga skapande inom bild och form, dans, musik och teater. Varje år deltar cirka 16 000 barn i verksamheten, som bedrivs på eftermiddagarna eller kvällen efter det att den vanliga skolan har slutat. 1.4 Omfattning 1.4.1 Upphandlingens omfattning I nedan avsnitt redovisas en övergripande beskrivning av tjänsterna samt förutsättningarna för uppdraget. De detaljerade villkoren och förutsättningarna för upphandlingen kommer att redovisas i det förfrågningsunderlag som kvalificerade anbudssökande kommer att erhålla efter genomförd kvalificering. 1.4.2 Tjänster för digitala enheter Leverantören kommer ansvara för att konfigurera och förvalta arbetsplatssystemet och tjänsterna utifrån Stadens behov. Arbetsplatssystemet kommer att baseras på olika operativsystem till vilka ett antal tjänster kommer att tillhandahållas. Leverantörens ansvar omfattar dels konfiguration av ingående tjänster och applikationer, dels att säkerställa att de över tid följer den tekniska utveckling som sker. Leverantören kommer att ha ett helhetsansvar för tjänsternas utformning och funktionalitet samt att leverera tjänsterna inklusive infrastruktur. I leverantörens ansvar kommer även ingå drift, förvaltning och support av tjänsterna. Leverantören kommer ansvara för att den utrustning som ingår i leveransen på ett säkert sätt kan identifieras i samband med anslutning till Stockholm stads nätverk. Leverans av driftstjänster kommer ske till överlämningspunkter inom Stockholms kommungräns. Tjänster för digitala enheter består av användarnära tjänster, för daglig användning. Den grundläggande funktionaliteten består bland annat av kontorsprogram, lagring, samarbetsytor, utskrift och skanning. Leverantören kommer ansvara för att tillhandahålla och managera digitala enheter i form av datorer, surfplattor och smarta telefoner med olika operativsystem. Manageringen syftar till att på ett enkelt, flexibelt och kostnadseffektivt sätt hantera Stadens digitala enheter och säkerställa att de uppfyller säkerhetskraven över tid. Leverantören kommer att samverka med verksamhetens lokala it-stöd, som också kommer ges möjlighet till viss managering av digitala enheter. Det lokala it-stödet kommer att ges behörighet och verktyg för att kunna göra andra it-stödjande aktiviteter. Leverantören kommer ansvara för att tillhandahålla åtkomstfunktioner som möjliggör för användarna att nå ett tjänsteutbud baserat på vilken digital enhet som används. De digitala enheternas tjänsteutbud överenskommes med utbildningsförvaltningen. Användare som använder en egenägd (BYOD) utrustning kommer att ges möjlighet att få åtkomst till utpekade tjänster på ett lättillgängligt sätt. Leverantören kommer ansvara för att leverera utskrifts- och skanningtjänster inklusive utrustning. Då verksamheternas storlek och utskriftsbehov skiljer sig behöver leveransen innefatta olika typer av skrivare. Skrivarna kommer vara kopplade till arbetsplatssystemet och ha stöd för bland annat pull print. Leverantören kommer ansvara för applikations- och licenshantering genom bland annat paketering och distribution av applikationer. Utskrivet: 2015-10-26 10:29 Sida 6 av 18

Leverantören kommer ansvara för att bygga upp en katalogtjänst som baseras på innehåll och funktionalitet i befintlig katalogtjänst och enligt ramverk som anvisas av Stadens centrala beställarorganisation. Leverantörens ansvar omfattar även drift och förvaltning av katalogtjänsten (enligt överenskomna processer) och ansvar för att federera katalogtjänsten med andra interna och externa tjänster eller funktioner. Leverantören kommer ansvara för att ta fram identifieringstjänster, inloggningsmetoder och för att tillhandahålla Stadens certifikatsinfrastruktur för att fungera som en underordnad del i Stockholm stads certifikatsstruktur (sub-ca). Leverantören kommer att ansvara för att underhålla och förnya Stadens certifikat och certifikatsinfrastruktur. Leverantören kommer tillhandahålla en provisioneringstjänst som hanterar användarinformation, konton och behörigheter men även integrationer mot olika utpekade käll- och målsystem som överenskommes med Stadens centrala beställarorganisation. Lösningen kommer baseras på de regelverk och den information som finns i Stadens befintliga provisioneringslösning eller andra regelverk som överenskommes mellan leverantören och Stadens centrala beställarorganisation. Leverantören kommer ansvara för att färdigställa och konfigurera digitala enheter samt för fysisk levereras av digitala enheter och skrivare till Stadens samtliga verksamhetsställen. 1.4.3 Service Desk Leverantören kommer leverera en service desk för de tjänster som ingår i detta avtal samt för de tjänster som levereras av Stadens övriga it-leverantörer. Service desk kommer vara en SPOC (Single Point of Contact) med helhetsansvar för Stadens användarstöd och hantera kommunikationen mellan Stadens användare och it-leverantörer. I arbetet kommer leverantören säkerställa att användarna får det stöd de behöver gällande exempelvis incidenter, frågor och beställningar. Med detta menas att Stadens användare alltid kommer kunna vända sig till service desk oberoende om ärendet avser de egna tjänsterna eller tjänster som levereras av Stadens övriga leverantörer. Leverantören kommer vara en sammanhållen kontaktyta för Stadens användare. För att säkerställa detta behöver leverantören aktivt samverka med och leda Stadens övriga leverantörer i leveransen av Stadens it-support. Leverantören behöver vidare aktivt samverka med Stadens lokala it-stöd. Leverantören kommer ansvara för att det användarstöd som ges är användarvänligt och situationsanpassat. Leverantören kommer med sitt helhetsansvar vara den samlade punkten för mätning, uppföljning och rapportering. Leverantören har en viktig roll i att analysera och föreslå förbättringsförslag utifrån såväl den egna leveransen som leveranser av Stadens övriga leverantörer. Som en del i leveransen kommer leverantören tillhandahålla en roll- och behörighetsstyrd självbetjäningsportal för ärendehantering, såsom incidenter och alla sorters förfrågningar inklusive beställningar. För att stödja Stadens beställningsprocesser behöver portalen kunna hantera flera beställningssteg och atteststeg för olika typer av beställningar. Användares och beställares ärenden, från initiering till avslut och uppföljning, kommer kunna hanteras genom självservice via portalen. Portalen kommer även innehålla lathundar, manualer och interaktiva guider, stöd för att söka information samt vara den samlade platsen där uppföljning och rapporter presenteras. Stadens administrativa verksamheter kommer att upphandla en separat service desk för sina användare. Både stadens administrativa verksamheters service desk och service desk för staden är en SPOC för sina respektive användare samt för underliggande leveranser. Utskrivet: 2015-10-26 10:29 Sida 7 av 18

Leverantören kommer samverka med service desk för stadens administrativa verksamheters för att säkerställa att alla ärenden hanteras korrekt och effektivt mellan de två service deskarna. 1.4.4 Styrning och planering Med flera leverantörer, separerade leveranser mellan stadens administrativa och pedagogiska verksamheter, men med starka beroenden och integrationer ställs höga krav på en fungerande samverkan mellan samtliga inblandade parter. Utförande av tjänsterna och tillhandahållandet av de digitala enheterna kommer att kräva ett välfungerande samarbete mellan de parter som tilldelas respektive uppdrag. Inom ramen för avtalet kommer leverantören teckna ett samarbetsavtal med produktleverantören. Leverantören kommer även att teckna samarbetsavtal med leverantören av gemensam it-service. För en effektiv leverans av uppdraget krävs tydlig styrning och planering av arbetet. Uppdraget kommer att styras genom en rad definierade samarbetsforum mellan leverantören och Staden. Leverantören kommer att ha en nyckelroll som leverantör till Staden och kommer även att ansvara för att samordna andra leverantörer av it-tjänster till Staden. I leverantörens åtagande ingår att planera, organisera, förvalta, leverera och rapportera uppdraget på ett sådant sätt att målen med leveransen kan uppnås. 1.5 Administrativa bestämmelser 1.5.1 Elektronisk upphandling via Visma TendSign Denna upphandling genomförs enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Utbildningsförvaltningen vill betona den mycket stora vikt som i offentlig upphandling läggs på formella krav och korrekt dokumentation. Utbildningsförvaltningen är strikt i sina bedömningar av att inkomna ansökningar lever upp till ställda krav. Utbildningsförvaltningen uppmanar därför alla anbudssökanden att synnerligen noga granska sin ansökan och säkerställa att alla efterfrågade uppgifter är lämnade, alla begärda beskrivningar och redovisningar är inkluderade, samt att dessa är utformade på ett sådant sätt att det tydligt framgår att anbudssökande lever upp till ställda krav. Ansökningsunderlaget distribueras genom det elektroniska upphandlingsverktyget Visma TendSign. Det är kostnadsfritt för anbudssökande att använda verktyget för att lämna anbudsansökan. I den annons som utbildningsförvaltningen publicerat finns en länk till ansökningsunderlaget. Anbudssökande får via TendSign tillgång till ansökningsunderlaget och eventuell tillkommande information som lämnas under ansökningstiden. Visma TendSign innehåller också en funktion för att ställa frågor till utbildningsförvaltningen om innehållet i ansökningsunderlaget. Vid frågor eller support kring hanteringen av verktyget kontaktas Visma TendSigns support www.opic.com/support/tendsign-leverantor. Information från utbildningsförvaltningen, det vill säga lämnade svar på inkomna frågor, eventuell tillkommande information under upphandlingstiden, samt meddelande om anbudssökande inbjuds att lämna anbud, kommer att distribueras genom Visma TendSign. 1.5.2 Upphandlingsförfarande Utskrivet: 2015-10-26 10:29 Sida 8 av 18

Upphandlingen genomförs enligt bestämmelserna för förhandlat förfarande vid upphandling av tjänster enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Upphandlingen genomförs i följande två steg: Första steget kvalificering av anbudssökande Leverantörer erbjuds med denna inbjudan möjlighet att lämna en ansökan om att få delta i upphandlingen. I anbudsansökan ska anbudssökande redovisa att denne har de kvalifikationer som krävs. Kvalifikationskraven framgår av detta ansökningsunderlag. Andra steget anbudsfas De anbudssökande som valts ut i kvalificeringsförfarandet inbjuds därefter att lämna anbud. Utbildningsförvaltningen kommer att bjuda in upp till tio (10) sökanden att lämna anbud. Ett av utbildningsförvaltningen framtaget skriftligt förfrågningsunderlag kommer att bifogas inbjudan. Förfrågningsunderlaget innehåller förutsättningar och krav för det åtagande som upphandlingen avser. Utbildningsförvaltningen, men inte anbudsgivare, har rätt att uppta förhandling om innehållet i lämnat anbud. Utbildningsförvaltningen garanterar inte att förhandlingar kommer att upptas. Tilldelningsbeslut fattas efter prövning och utvärdering av anbuden. 1.5.3 Tiden för ansökningsinbjudans utgång Observera att utbildningsförvaltningen inte har möjlighet att pröva ansökan som inkommer efter ansökanstidens utgång. Anbudsansökan ska vara utbildningsförvaltningen tillhanda senast den 2015-12-01 1.5.4 Underlag för ansökan Anbudssökande ska basera sin ansökan på de förutsättningar som anges i denna skriftliga ansökningsinbjudan med tillhörande dokument. Även tillkommande information publicerad i Visma TendSign under ansökningstiden utgör underlag för ansökan. Ansökningsinbjudans samtliga dokument och eventuell tillkommande information publicerad i Visma TendSign ska ses som en helhet. Anbudssökande äger inte rätt till ersättning för nedlagt arbete i samband med anbudsansökan och eventuella anbud. 1.5.5 Form för ansökan Ansökan om att få lämna anbud ska lämnas i elektronisk form genom upphandlingsverktyget Visma TendSign. 1.5.6 Språk och officiella dokument Ansökan ska lämnas på svenska. Eventuella intyg och officiella dokument som inte kan tas fram på svenska och som i original är författade på annat språk, får lämnas utan att översättas till svenska. Anbudssökande ska bekosta eventuella översättningskostnader. 1.5.7 Anbudsansökans innehåll Anbudssökande ska i ansökan följa uppställda förutsättningar och visa att kraven i ansökningsinbjudan är uppfyllda. Utskrivet: 2015-10-26 10:29 Sida 9 av 18

Anbudssökande ska använda dokument 2 Svarsbilaga ansökningsinbjudan vid lämnande av ansökan. Ansökan ska innehålla efterfrågade redogörelser. Utbildningsförvaltningens möjligheter att begära förtydligande och komplettering av anbudsansökan är mycket begränsade. 1.5.8 Frågor och svar Detta ansökningsunderlag med bilagor har framställts med avsikten att klart och tydligt beskriva de förutsättningar som råder och de krav som utbildningsförvaltningen ställer på anbudssökande för att få delta i upphandlingen av de tjänster som ska levereras till Staden. I det fall en anbudssökande uppfattar att ansökningsunderlaget innehåller oklarheter av betydelse för att ta fram en korrekt och fullständig ansökan eller ser en risk för att missförstånd kan uppstå, ska anbudssökande kontakta utbildningsförvaltningen på nedan angivet sätt. Notera att utbildningsförvaltningen enbart kommer att besvara frågor som kompletterar eller förtydligar den information som lämnats i ansökningsunderlaget. Frågor kan enbart ställas via Visma TendSigns funktion för frågor. Samtliga av utbildningsförvaltningen lämnade svar kommer att distribueras genom Visma TendSigns funktion för frågor och svar. Eventuella frågor tas emot så snart som möjligt så att eventuella förtydliganden kan publiceras i god tid innan sista svarsdag för anbudsansökan. Utbildningsförvaltningen kan inte lämna några garantier för att svar kan lämnas på frågor som inkommer senare än åtta (8) kalenderdagar före sista ansökningsdag. Svar på frågor skickas ut senast sex (6) kalenderdagar före sista dag att inkomma med ansökan. 1.5.9 Prövning av anbudssökandes uppfyllande av krav Utbildningsförvaltningen kommer endast att godkänna anbudsansökan som uppfyller samtliga obligatoriska kravi ansökningsunderlaget. Vid prövningen av ansökan kan utbildningsförvaltningen komma att kontrollera uppgifter som sökanden lämnat i ansökan. Detta kan innebära att utbildningsförvaltningen kontaktar i anbudsansökan redovisade personer. I det fall kontroll visar att felaktiga uppgifter har lämnats i anbudsansökan, kan detta leda till att anbudsansökan förkastas. Reservationer accepteras inte. 1.5.10 Anbudssökande Efter kontroll av uppfyllelse av krav och selektering i enlighet med avsnitt 1.6 Krav på anbudssökande kommer utbildningsförvaltningen att bjuda in minst tre (3), och upp till tio (10) anbudssökanden. Samtliga anbudssökande kommer skriftligen att informeras om de är inbjuda att lämna anbud eller inte. 1.5.11 Behörighet att lämna anbud i efterföljande anbudsfas Anbud får endast lämnas av anbudssökande som skriftligt inbjudits av utbildningsförvaltningen att delta i upphandlingen. Anbudsgivare har under upphandlingens gång möjlighet att tillföra ytterligare resurser, exempelvis om förfrågningsunderlaget skulle innehålla nya förutsättningar eller krav som inte framgår av kraven i denna ansökningsinbjudan. Det är inte möjligt för utbildningsförvaltningen att pröva eventuella anbud som inkommer Utskrivet: 2015-10-26 10:29 Sida 10 av 18

från andra anbudsgivare än de som erhållit en skriftlig inbjudan. Anbud kan därmed inte lämnas av någon annan juridisk person än den som mottagit inbjudan. 1.5.12 Offentlighet och sekretess Utbildningsförvaltningen omfattas av offentlighetsprincipen, vilket innebär bland annat att allmänna handlingar ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av dem. Absolut sekretess, enligt 19 kap. 3 offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), gäller till dess att alla anbudsansökningar och anbud offentliggörs, tilldelningsbeslut fattats, eller att ärendet dessförinnan slutförts. Därefter blir alla anbudsansökningar, anbud och övriga dokument normalt offentliga handlingar. Undantag kan huvudsakligen göras i två fall: om det kan antas att det allmänna lider skada om uppgiften röjs om det av särskild anledning kan antas att en enskild som trätt i affärsförbindelse med utbildningsförvaltningen lider skada om uppgift om affärs- eller driftsförhållanden röjs. En anbudssökande som önskar att uppgifter i anbudsansökan ska sekretessbeläggas ska ange det i en separat bilaga i ansökan, vad i handlingen som är skyddsvärt och vilken skada denne skulle lida om uppgifterna röjs. Bedömningen om tillräckliga skäl för sekretess föreligger görs av utbildningsförvaltningen i samband med att någon begär att få tillgång till uppgifterna. Sekretessprövning kan således aldrig göras i förväg. Möjligheten för en anbudssökande att erhålla begärd sekretess är generellt mycket begränsat. Utbildningsförvaltningen kan därför inte lämna garantier om att önskemålet om sekretessbeläggning uppfylls. Observera att den motivering som anbudssökanden lämnar är den som utbildningsförvaltningen kommer att utgå ifrån vid en eventuell sekretessbedömning. Utlämnande av uppgifter kan komma att ske utan att detta kommuniceras med anbudssökanden. De motiveringar för sekretessbeläggning som bedömts som otillräckliga för att utgöra en sekretessgrund i lagens mening, kan också komma att lämnas ut utan att detta kommuniceras med anbudssökanden. Utbildningsförvaltningens skriftliga beslut i sekretessärendet kan överklagas. I övrigt se offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). 1.6 Krav på anbudssökande 1.6.1 En eller flera anbudssökande Anbudsansökan kan lämnas av en enskild leverantör (juridisk person) eller av en grupp leverantörer. För enskilda leverantörer ska information lämnas enligt avsnitt 1.6.3.För grupper av leverantörer lämnas information enligt avsnitt 1.6.4 1.6.6. 1.6.2 Anbudssökande är en (1) juridisk person Förutsättningarna i detta avsnitt gäller i situationen när anbudssökande är en (1) juridisk person. Om behov föreligger får anbudssökande använda en eller flera underleverantörer för utförande av uppgifter som ingår i åtagandet. Observera att juridiska personer ingående i samma koncern som anbudssökande ska anges som underleverantörer till anbudssökanden om dessa utför en del av den tjänst som upphandlas. I det fall anbudssökande har behov av att anlita en eller flera underleverantörer för delar av åtagandet, ska anbudssökanden genom avtal med underleverantören tillförsäkra att anbudssökanden förfogar över aktuella resurser i den omfattning detta krävs för att avtalade villkor samt krav ska uppfyllas. Anbudssökande ska, när utbildningsförvaltningen så begär, kunna styrka att ett sådant avtal har tecknats med berörd underleverantör. Utskrivet: 2015-10-26 10:29 Sida 11 av 18

1.6.3 Anbudssökanden är en grupp av leverantörer Anbudsansökan och anbud kan enligt bestämmelserna i 1 kap. 11 LOU lämnas av en grupp av leverantörer. Om anbud från en sådan grupp skulle antas i denna upphandling, ska gruppen formalisera samarbetet inom ramen för en gemensam associationsform, det vill säga en juridisk person, som uppfyller i hemlandet ställda krav på att bedriva den verksamhet som upphandlingen omfattar. Associationsformen ska vara sådan att samtliga villkor i tecknat avtal mellan utbildningsförvaltningen och associationsformen kvarstår oförändrade jämfört med om avtalet tecknats med en (1) leverantör enligt avsnitt 1.6.3 och med ett oförändrat ansvarsförhållande mellan de avtalsslutande parterna. Avtal som sluts till följd av denna upphandling ska tecknas med den av gruppen av leverantörer bildade juridiska personen. Gruppen av leverantörer ska planera associationsbildningen så att den kan vara avslutad vid tidpunkten för avtalets tecknade, det vill säga elva (11) kalenderdagar efter det att utbildningsförvaltningen meddelat sitt beslut om vilket anbud som har antagits. 1.6.4 Avtal mellan deltagarna i grupp av leverantörer Anbudssökande som lämnar anbud inom ramen för en grupp av leverantörer ska tillsammans med anbudet bifoga kopia på civilrättsligt bindande avtal mellan samtliga i gruppen ingående parter. Avtalet ska fastställa att parterna kommer att bilda en gemensam associationsform i det fall gruppen av leverantörer tilldelas kontrakt. Avtalet ska även visa att berörda parter kommer att delta i och solidariskt ansvara för genomförandet av det åtagande som innefattas av det avtal som sluts till följd av denna upphandling. Avtalet ska slutligen fastställa vilken eller vilka personer som äger rätt att företräda gruppen av leverantörer. 1.6.5 Grupp av leverantörer, uppfyllande av ställda krav För grupp av leverantörer som lämnar en gemensam anbudsansökan, gäller att samtliga leverantörer och eventuella underleverantörer var för sig ska uppfylla samtliga krav i 1.6.7 Uteslutningsgrunder för deltagande i upphandlingen och 1.6.8 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter. Alla juridiska personer som åberopas för att klara kvalificeringskraven ska anges som underleverantörer. Notera att om en leverantör som ingår i gruppen har för avsikt att tillhandahålla resurser från det egna bolaget, innebär det att denna leverantör också är en underleverantör till den association som gruppen bildar. 1.6.6 Uteslutningsgrunder från deltagande i upphandlingen Anbudssökande kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av omständigheterna i punkterna a-d nedan föreligger (10 kap. 1 LOU). Lagakraftvunnen dom utgör underlag för uteslutning. Anbudssökande kommer att uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Anbudssökanden äger heller inte rätt att anlita underleverantör som är föremål för dessa omständigheter. a) Deltagande i organiserad brottslighet b) Bestickning c) Bedrägeri d) Penningtvätt Anbudssökanden kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen om någon av följande angivna omständigheter föreligger för anbudssökanden eller en företrädare för Utskrivet: 2015-10-26 10:29 Sida 12 av 18

sådan juridisk person (10 kap. 2 LOU). Anbudssökanden äger heller inte rätt att anlita underleverantörer som är föremål för någon av dessa omständigheter. e) Konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller underkastad näringsförbud f) Föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande g) Dömd för brott i yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom h) Gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen i) I något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av bestämmelserna i 10 eller 11 kap LOU. 1.6.7 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter Anbudsansökan kan lämnas av anbudssökanden som uppfyller i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav på registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. I det fall anbudssökande har tänkt använda en eller flera underleverantörer för att utföra delar av åtagandet, ska även underleverantörerna uppfylla dessa krav. Anbudssökanden, eller av denne anlitad underleverantör, får inte under de två senaste åren ha ådragit sig skulder för socialförsäkringsavgifter eller skatter i Sverige eller i det egna landet som lett till att skulden registrerats hos Kronofogden eller motsvarande myndighet i hemlandet. Kravet är inte tillämpligt för sådana skulder som är försumbara belopp eller motsvarande omständigheter. 1.6.8 Ekonomisk ställning Anbudssökande ska ha en stabil ekonomisk ställning som motsvarar det åtagande som avtalet omfattar. Anbudssökande uppfyller kravet om sökande har en årsomsättning om lägst 800 miljoner kronor enligt den senast fastställda årsredovisningen och dessutom uppnår en av kreditmarknadsinstitut lämnad rating motsvarande lägst 4 (UC) eller AA (Soliditet). I det fall endast lägre rating kan redovisas, ska anbudssökande ändå anses ha uppfyllt kravet om sökande i ansökan genom annan handling, som utbildningsförvaltningen finner lämplig, kan visa att sökande har motsvarande ekonomisk stabilitet. För en grupp av leverantörer som gemensamt lämnar anbud, gäller att kraven ovan ska uppfyllas av minst en av leverantörerna i gruppen. Krav får dock inte delas upp mellan flera leverantörer på ett sätt som förändrar avsikten med kravet. Exempelvis godkänns inte att en leverantör uppfyller kravet på årsomsättning, medan en annan leverantör uppfyller kravet på rating. För det fall anbudssökande åberopar annans kapacitet ska sökanden bifoga en fullgörandegaranti eller en moderbolagsgaranti till ansökan som visar hur anbudssökande förfogar över de åberopade resurserna. Handlingarna ska innehålla en bindande utfästelse från garanten som garanterar uppfyllelse av kraven på ekonomisk ställning och stabilitet. Handlingarna ska även innehålla intyg som visar att garanten uppfyller ovanstående krav på rating. 1.6.9 Krav på anbudssökandes erfarenhet Gemensamt för kraven på erfarenhet i avsnitt 1.6.11, 1.6.12 och 1.6.13 är att: 1. Referensuppdraget ska ha utförts under treårsperioden räknat tre (3) kalenderår bakåt från sista svarsdatum för anbudsansökan (2015-11-30), men får ha påbörjats tidigare. 2. Referensuppdraget får vara pågående. 3. Referensuppdraget ska ha pågått under minst ett (1) år. Utskrivet: 2015-10-26 10:29 Sida 13 av 18

Krav på anbudssökandens erfarenhet får inte delas upp mellan flera leverantörer eller underleverantörer på ett sätt som förändrar avsikten med kraven. Exempelvis godkänns inte att en leverantör uppfyller kravet på erfarenhet av uppdrag avseende minst 5 000 användare, medan en annan leverantör uppfyller kravet på erfarenhet av tillhandahållandet av tjänster för extern kund. Notera att den leverantör (juridisk person) som referensen avser också ska vara den som anbudssökande avser ska utföra motsvarande tjänst i den kommande upphandlingen. Om denne leverantör är en underleverantör till anbudssökande ska denne också vara redovisad som underleverantör i enlighet med avsnitt 3.1.7 i dokument 2 Svarsbilaga ansökningsinbjudan. För grupp av leverantörer som gemensamt lämnar anbudsansökan gäller att kraven på nedanstående referensuppdrag ska uppfyllas av minst en av leverantörerna i gruppen. Leverantören ska i avsnitt 3.1.11 i dokument Svarsbilaga ansökningsinbjudan styrka sin erfarenhet genom redovisning av referensuppdrag som till innehåll och omfattning uppfyller i detta avsnitt (1.6.10) angivna förutsättningar. 1.6.10 Anbudssökandens erfarenhet av tjänster för digitala enheter Uppdraget ska uppfylla gemensamma krav beskrivna i avsnitt 1.6.10. Anbudssökande ska ha utfört minst två (2) uppdrag för olika externa uppdragsgivare som vart och ett uppfyller gemensamma krav beskrivna ovan, samt samtliga nedanstående kriterier. Med extern uppdragsgivare menas juridisk person som inte ingår i samma koncern som anbudssökande. Uppdraget ska ha omfattat tjänster för digitala enheter, såsom lagring, identitets- och åtkomsthantering, klientmanagering samt konfigurations- och applikationshantering. Uppdraget ska ha omfattat minst 5 000 användare och minst 2 000 digitala enheter. Med digitala enheter avses i detta krav datorer och/eller surfplattor. 1.6.11 Anbudssökandens erfarenhet av service desk Uppdraget ska uppfylla gemensamma krav beskrivna i avsnitt 1.6.10. Anbudssökande ska ha utfört minst två (2) uppdrag för olika externa uppdragsgivare som vart och ett uppfyller gemensamma krav beskrivna ovan, samt samtliga nedanstående kriterier. Med extern uppdragsgivare menas juridisk person som inte ingår i samma koncern som anbudssökande. Uppdraget ska ha omfattat service desk med ansvar för incident- och beställningshantering inklusive delegering av ärenden till andra leverantörer. Uppdraget ska ha inkluderat en självbetjäningsportal för ärendehantering. Uppdraget ska ha omfattat minst 5 000 användare. 1.6.12 Selekterande kvalificeringskrav Uppdraget ska uppfylla gemensamma krav beskrivna i avsnitt 1.6.10. För detta selekterande kvalificeringskrav gäller följande. Med uppdrag avseende erfarenhet av tjänster för digitala enheter avses uppdrag som har omfattat tjänster såsom lagring, identitets- och åtkomsthantering, klientmanagering samt Utskrivet: 2015-10-26 10:29 Sida 14 av 18

konfigurations- och applikationshantering. Med uppdrag avseende erfarenhet av sevice desk avses uppdrag som har omfattat ansvar för incident- och beställningshantering. I det fall fler än tio (10) anbudssökande kvalificerar sig kommer utbildningsförvaltningen att bjuda de anbudssökande som erhåller högst poäng. För att erhålla poäng bör sökande kunna visa erfarenhet från pedagogisk verksamhet. Med pedagogisk verksamhet avses endera av skolformerna; förskola, grundskola, grundsärskola, gymnasieskola, gymnasiesärskola, eftergymnasial utbildning, vuxenutbildning eller motsvarande. Anbudssökande får använda samma referensuppdrag som har lämnats under avsnitt 1.6.11 och 1.6.12. Anbudssökande, som kan visa att de har utfört minst ett (1) uppdrag avseende leverans av it-tjänster till pedagogisk verksamhet, erhåller ett (1) poäng. Anbudssökande, som kan visa att de har utfört minst ett (1) uppdrag avseende leverans av tjänster för digitala enheter eller service desk till pedagogisk verksamhet, erhåller två (2) poäng. Anbudssökande, som kan visa att de har utfört minst ett (1) uppdrag avseende leverans av tjänster för digitala enheter och service desk till pedagogisk verksamhet, erhåller tre (3) poäng. Anbudssökande, som kan visa att de har utfört två (2) uppdrag avseende leverans av tjänster för digitala enheter och service desk till pedagogisk verksamhet, erhåller fyra (4) poäng. Anbudssökande kan maximalt få fyra (4) poäng. Vid lika totalpoäng avgörs selekteringen genom lottning. 1.6.13 Leveransförmåga 1.6.14 Organisation och kapacitet Anbudssökande ska ha en organisation som innebär att det finns kapacitet för den leverans som upphandlingen omfattar. Det är viktigt att leverantören har kapacitet att under införandet kunna hantera stora kvantiteter av digitala enheter under begränsad tid. Personal, som anbudssökande använder för att fullgöra uppgifter som ingår i åtagandet, ska inneha lämplig utbildning och erfarenhet omfattande berörda arbetsuppgifter och komponenter. Förlust av enskild person får inte medföra att leverantörens möjligheter att tillhandahålla avtalad leverans eller resurser påverkas. Resurserna kan tillhandahållas av underleverantör. Personal som leverantören tillhandahåller ska, där arbetsuppgiften så kräver, ha genomgått föreskriven certifieringsutbildning i det fall detta är ett krav enligt hård- och mjukvarutillverkares garantier, underhållsåtaganden eller motsvarande. 1.6.15 Roller för ledning och styrning Anbudssökanden ska senast vid tidpunkten för avtalets ikraftträdande minst kunna tillhandahålla följande roller för ledning och styrning av avtalat åtagande: A) Kundansvarig. Person med uppgift att vara ansvarig kontaktperson gentemot Staden. Utskrivet: 2015-10-26 10:29 Sida 15 av 18

Kundansvarig ska ha befogenhet att företräda leverantören i frågor som berör avtalet tecknat mellan parterna. Kundansvarig ska ha tidigare erfarenhet av rollen som kundansvarig vid ett uppdrag som omfattat minst 1 000 användare och ska ha utförts under de senaste tre (3) åren räknat tre kalenderår från sista svarsdatum för anbudsansökan. Kundansvarig ska ha dokumenterad chefserfarenhet. B) Uppdragsledare. Person med uppgift att vara operativt ansvarig för styrning, planering och drift av avtalat åtagande. Uppdragsledaren ska ha erfarenhet av rollen som uppdragsledare vid ett uppdrag som omfattat minst 1 000 användare och ska ha utförts under något av de senaste tre åren räknat tre (3) kalenderår från sista svarsdatum för anbudsansökan. Uppdragsledare ska ha dokumenterad chefserfarenhet. C) Informationssäkerhetsansvarig. Person med uppgift att vara ansvarig för informationssäkerheten. Personen ska från tidigare uppdrag ha erfarenhet av att ansvara för risk- och sårbarhetsanalys samt kontinuitetsplanering för verksamhet med minst 1 000 medarbetare. D) Införandeansvarig. Person med uppgift att vara operativt ansvarig för ledning och samordning av de aktiviteter som behöver genomföras för att upprätta och införa avtalat åtagande. Införandeansvarig ska ha erfarenhet av att ha utfört minst ett projekt med upprättande av avtalat åtagande från en extern leverantör till en annan extern leverantör (andra generationens outsourcing). Uppdraget ska ha omfattat minst 1 000 användare. E) Teknisk kundansvarig. Person med djupare teknisk kompetens och förståelse än kundansvarig. Teknisk kundansvarig har erfarenhet från och ska ansvara för att ta den tekniska dialogen med kundens företrädare (exempelvis vid utvecklingsprojekt) och företräda kundens behov inåt i leverantörens organisation. Person med erfarenhet av den tekniska lösningen som helhet samt säkerställa att lösningar och ändringar är i linje med kundens strategier och långsiktiga planer. Personen ska ha minst tio (10) års erfarenhet av rollen som teknik- eller lösningsansvarig inom it-infrastrukturområdet och ha gedigen kunskap om it-arkitektur, it-branschen, marknaden och trender. F) Lokalt kundansvarig. Ansvariga kontaktpersoner gentemot en eller flera av Stadens verksamheter. Personerna ska ha erfarenhet som kundansvarig gentemot externa kunder och agerat samordnare för samtliga frågor från dessa kunder. Leverantören avgör hur många lokalt kundansvariga som krävs för att hantera hela leveransen. G) Ansvarig för tjänstekatalog tjänster för digitala enheter. Person med ansvar för leveransen av tjänsterna, inklusive vidareutveckling. Ansvarig ska ha en för uppgiften nödvändig kompetens och minst tre (3) års tidigare erfarenhet av att ansvara för ett åtagande omfattande minst 1 000 användare. H) Ansvarig tjänstekatalog. Service Desk. Person med operativt ansvar för Service Desk. Service Desk-ansvariga ska besitta för uppgiften erforderlig kompetens och minst tre (3) års erfarenhet av att ansvara för ett åtagande omfattande minst 1 000 användare. I) Hållbarhetsansvarig. Person med ansvar för social och miljömässig hållbarhet. Personen ska ha erfarenhet av att leda arbetet med hållbarhetsfrågor och verka för att dessa beaktas i företagets verksamhet samt i arbetet med kunden. J) Ändringsansvarig. Person med ansvar för ändringar av tjänsterna. Personen ska ha erfarenhet av att leda arbetet med ändringshantering i en leverans omfattande minst 1 000 användare. Utskrivet: 2015-10-26 10:29 Sida 16 av 18

1.6.16 Språkkrav Samtliga kontakter, muntliga och skriftliga, mellan Staden samt dess användare och anbudssökande ska vara på svenska. Personal hos leverantören som har direktkontakt med Stadens användare och beställare ska inneha kunskaper i svenska motsvarande nivå C1 enligt av Europarådet framtagen översikt över språkfärdigheter Common European Framework of Reference for Languages, www.coe.int/t/dg4/linguistic/cadre1_en.asp. Staden lägger särskild vikt vid färdigheter i hörförståelse, muntlig interaktion och muntlig produktion. Kontakter rörande tekniska detaljer om leveransen med Stadens tekniska specialister kan dock ske på engelska för att hantera ärenden av specifik karaktär. 1.6.17 Kvalitetssystem och kvalitetsfrämjande åtgärder Anbudssökande ska tillämpa skriftligt dokumenterade kvalitetssäkringsrutiner som säkerställer att uppdraget genomförs på ett sådant sätt att överenskommen omfattning och kvalitet uppnås och upprätthålls. Kvalitetssäkringsarbetet ska bedrivas med stöd av hjälpmedel och/eller rutiner som gör det möjligt att följa upp uppdraget och mäta de resultat som uppnås mot uppsatta mål. Anbudssökande ska för utförandet av åtagande motsvarande it-tjänster i sin verksamhet tillämpa skriftliga rutiner baserat på senast tillgängliga erfarenhetsbaserade standard för leverans av it-tjänster, exempelvis ITIL v3 och vara utformade i enlighet med ISO 9001 eller likvärdigt ledningssystem för kvalitetsarbete. 1.6.18 Ledningssystem för informationssäkerhet Anbudssökande och eventuell underleverantör ska bedriva avtalat åtagande med utgångspunkt från dokumenterade rutiner i enlighet med förutsättningarna i fastställda standarder för informationssäkerhet, i första hand svensk standard som överensstämmer med europeisk standard. Informationssäkerhetsarbetet ska ledas av särskilt utsedd person (informationssäkerhetsansvarig). Anbudssökandes rutiner för informationssäkerhetsarbete ska vara utformade i enlighet med ISO 27001 och ISO 27002 eller likvärdigt. Detta innebär bland annat att anbudssökande ska ha: 1. Rutiner som kan hantera utbildningsförvaltningens krav på riskhantering. 2. Rutiner för upprättande av beredskapsplaner för oförutsedda händelser. 3. Rutiner för kontinuitets- och krisplanering. 1.6.19 Hantering av sekretessbelagda uppgifter Om anbudssökande tecknar avtal gällande denna upphandling och på uppdrag av Staden behandlar personuppgifter i samband med utförande av uppdraget ska personuppgifter hanteras i enlighet med personuppgiftslagen (1988:204), eller sådan lagstiftning som ersätter denna lag samt Datainspektionens råd och riktlinjer, föreskrifter i tecknat avtal och Stadens instruktioner från tid till annan. Bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut uppgifter i allmänna handlingar anges i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400). Anbudssökande och dess personal, samt i förekommande fall underleverantör, får inte röja eller utnyttja sekretesskyddad uppgift. Sekretessbestämmelserna gäller även efter det att avtalet har upphört. Bestämmelser om brott mot tystnadsplikten finns i 20 kap. 3 brottsbalken. Ovanstående gäller även underleverantör som anbudssökande anlitat för Utskrivet: 2015-10-26 10:29 Sida 17 av 18

utförandet av uppdraget. 1.6.20 Strukturerat arbete med hållbarhetsfrågor Anbudssökande ska arbeta på ett strukturerat sätt med hållbarhetsfrågor, till exempel genom att tillämpa miljöledningssystem/standarder så som Svensk standard SS 895400:2014 Ledningssystem för hållbar IT Vägledning, samt verka för social hållbarhet genom att exempelvis respektera ILO:s kärnkonventioner och FN:s barnkonvention. Utskrivet: 2015-10-26 10:29 Sida 18 av 18