Strategier för förändringsarbete Mats Magnusson Professor, Skolan för Industriell teknik och management, KTH Föreståndare, Stiftelsen IMIT E-mail: mats.magnusson@imit.se
Vad vet vi om förändring? Förändringar sker hela tiden, frågan är i vilken utsträckning vi vill vara med och påverka dem http://www.youtube.com/watch?v=ksdjun74pgw Människor har ett naturligt motstånd mot förändring i form av s k försvarsmekanismer
Olika sorters förändring Oväntad - plötslig Anpassning Genomgripande omvandling Timing Förväntad - planerad Finjustering Ny inriktning Inom det etablerade naturlig utveckling, ständiga förbättringar Utanför det etablerade - radikalt, akut Källa: D. Nadler Omfattning
Val av förändringsstrategi Maktstrategi- Kraft Belöningar Förhandling Negotiations Identifikationsstrategi - Uppmuntran Expertis Karismatiskt ledarskap Internaliseringsstrategi Ägarskap Involvering Lärande
Investerar vi för lite i innovations- och förbättringsarbete? Hur gör vi ekonomiska bedömningar av innovations- och förbättringsarbete? Vanligtvis starkt fokus på kostnadsreduktion Beaktar vi missade möjligheter? Vi löper hela tiden två olika risker: Investeringar i förbättringsarbete och innovation som inte ger förväntat resultat Uteblivna/fördröjda investeringar i förbättringsarbete och innovation som hade gett ett positivt resultat om de hade genomförts
Kostnadsdriven eller visionsdriven förändring? Ett strikt kostnadsfokus leder sannolikt till att en rad förbättringsmöjligheter missas Genom att ha en tydlig vision blir det enklare att även genomföra förbättringar som inte ger en omedelbar förtjänst utan snarare bygger helt nya förmågor.
JIT Kostnadsreduktion och leveranssäkerhet Eliminering av allt slöseri TPM Kvalitet i utrustning TQM Kvalitet i produkter, tjänster, system och arbete
KAIZEN Road Map to world class (2) Involvera andra funktioner/ Involvera F&U, inköp osv JIT Leverantörsinvolvering / Involvera leverantörer i Leanarbetet Utjämning / Öka flexibiliteten i produktionsplanering Pull-system / Ingen produktion mot lager TAKT-tid / Producera bara vad kunden beställt TPM Flödesproduktion / Ledtidsreduktion (reducerar slöseri form av transporter, lager och överflödig bemanning) TQM 5S Autonomt underhåll Phase 0 1 2 3
En tydlig vision TPS/Lean syftar till att skapa ett synkroniserat och jämnt flöde! Vi låter flödet styra processerna, och låter inte ledningen styra flödet. (Taiichi Ohno)
Vanliga missuppfattningar vad gäller förbättringsarbete Fokus på teknologi istället för arbetssätt Skapa en policy och resultaten kommer av sig själv Utbilda personalen och förbättringar kommer av sig själv Förlita sig på avancerade lösningar istället för på sunt förnuft
Fokus i förbättringsarbetet hamnar ofta på verktyg och implementeringsfrågor. Mindre uppmärksamhet har ägnats åt vad som påverkar hur grupperna fungerar. 1. Vilka är de viktigaste problemområdena för gruppbaserat förbättringsarbete? 2. Finns det några samband mellan sättet ständiga förbättringar bedrivs på och de resultat som erhålls? 3. Vilka faktorer som påverkar förbättringsarbetet är viktigast att hantera?
Undersökning - SKF SKF Göteborg Tre fabriker (Stora lager, medelstora lager och hållare) Total Process Management Program (TPM) Förbättringsgrupper Fem till tio samlokaliserade operatörer per grupp En TPM-ledare för varje grupp
Number of teams Metod Deltagande observation Intervjuer Survey till TPM-ledare Delområden Insatser och resultat Förbättringsaktiviteter Möten Problem Öppna frågor Resultat Teamnivå (1-7 respektive 1-3) Upplevda resultat Svarsfrekvens: 65% (52 av 80) TPM stage distribution of the TPM teams 16 19 16 15 15 12 11 9 9 6 5 5 4 3 2 0 None 5S 1 2 3 4 5 TPM Stage * just the respondent teams Nivå 1 Nivå 2 Nivå 3
Faktorer som påverkar förbättringsarbete Motivation och teamarbete Målformulering och feedback Information och kommunikation Fokus på förbättringsarbete Support Involvering av högre chefer
Mean Resultat problemområden Problemranking Overall problems ranking Upplevt resultat The Six problematic areas Section 2 Motivation Teamarbete Motivation (Q04/08) Participation (Q04/06) Communication (Q04/05) Kommunikation Feedback Feedback (Q4/03) Support Tid Information Support (Q04/10) Time (Q4/01) Information (Q4/04) Utbildning Mål Ansvar Training (Q04/09) Goals (Q4/02) Responsibilities (Q04/07) 0 100 200 300 Sum 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3,50 3,00 2,50 2,00 1,50 Motivation and teamwork Motivation och teamarbete Goal Setting and Feedback Målformulering och feedback TPM Focus Information sharing and communication Information och kommunikation Fokus på förbättringsaktiviteter TPM team leader Support Management role Involvering av chefer
Samband (I) TPM-nivå (1-7) TPM-nivå (1-3) Motivation och teamarbete.223.192 Målformulering och feedback.195.167 Information och kommunikation.462**.391** TPM-fokus.135.104 TPM-ledare.262.288* Involvering av chefer -.167 -.188
Samband (II) Motivation och teamarbete Målformulering och feedback Motivation och teamarbete Målformulering och feedback Information och kommunikation TPM-fokus TPM-ledare Involvering av chefer 1.480**.389**.260.227.374**.480** 1.588**.519**.275.284* Information och kommunikation.389**.588** 1.267.166 -.022 TPM-fokus.260.519**.267 1.257.391** TPM-ledare.227.275.166.257 1.329* Involvering av chefer.374**.284* -.022.391**.329* 1
Slutsatser Den största barriären för ett lyckat förbättringsarbete är brist på motivation och dåligt fungerande team. Faktorer som hänger nära samman med motivation och teamarbete är: Information och kommunikation. Målformulering och feedback. Uttalat fokus på förbättringsarbete. Involvering av chefer.
Vad göra? Fokusera mer på informationsflöden och kommunikation i arbetet med ständiga förbättringar. Teamledare behöver vara goda kommunikatörer och coacher. Visualisering. Stöd teamuppbyggnad med riktade insatser. Bredare fokus i utbildning och kompetensutveckling kan vara fruktbart: Teknik (förbättringsverktyg), men också Teamarbete Förståelse för verksamhetens helhet Konflikthantering Kommunikation och presentationsteknik Förbättra feedback genom frekvent, tydlig och utbredd användning av resultatmått. Se till att dessa inte bara fokuserar på besparingar utan också hur väl man rör sig mot ett framtida önskat tillstånd
Tack!