Oktober 2000 Version 1:1 Välkommen till e-giro webhotell
Inledning Inledning E-giro webbhotell. Är en integrerad elektronisk fakturerings- och betalningstjänst. Skapar nya möjligheter till direktkommunikation med era kunder. Underlättar för dem att betala till er. Innehåller en avancerad säkerhetslösning som innebär trygghet för er och era kunder. Höjer kvaliteten i redovisningen av betalningar till er, i och med att kunden betalar genom ett enkelt klick och inte behöver knappa in långa referensnummer. Med e-giro webbhotell sänder ni era elektroniska fakturaunderlag till BGC. Era kunder når sin faktura genom att klicka på en länk i sin internetbank. I och med att webbfakturan lagras i webbhotellet, behöver ni inte investera i dyr infrastruktur. E-giro webbhotell är ett samarbete mellan Handelsbanken, SEB, Östgöta Enskilda Bank och Bankgirocentralen BGC AB. Målgrupp Detta dokument är tänkt som en kort och överskådlig introduktion av e-giro webbhotell. Innehåll Detta dokument innehåller följande avsnitt: Avsnitt Se sidan Inledning... 3 Presentation... 4 Skillnader och likheter... 6 Fördelar... 8 Regler och avtal... 9 Systemkrav... 11 Säljargument... 12 Ytterligare information... 13 Ordlista... 14 3
Presentation Inledning I detta avsnitt presenterar vi e-giro webbhotell och berättar hur det fungerar. Fakturor via Internet E-giro webbhotell innebär att ert företag sänder fakturaunderlag till BGC, som gör webbfakturorna tillgängliga för era kunder. Ni behöver inte bygga upp någon egen infrastruktur för webbfakturapresentation. E-giro webbhotell är därför också ett lämpligt val för er om ni snabbt vill komma igång med att använda e-giro privat, i avvaktan på att ni själva bygger upp en egen webbtjänst för webbfakturor. Enkla och korrekta betalningar Genom e-giro kan er kund enkelt se webbfakturan genom att klicka på en länk i sin internetbank. Kunden godkänner fakturan för betalning genom ett enkelt klick och behöver inte registrera referensnummer. Detta gör att ni uppnår 100% automatisk prickningsfrekvens för dessa betalningar i er kundreskontra. Marknadsföringskanal Webbfakturan blir en helt ny marknadsföringskanal till era kunder. Genom till exempel banners och länkar kan ni genomföra riktade marknadsföringsåtgärder mot skilda kundgrupper. Webbfakturans utseende styrs av en fakturamall, som utformas av er. Ni kan använda mer än en mall, till exempel utformade för olika kundgrupper. Så fungerar det Så här fungerar e-giro webbhotell, steg för steg: Fas Beskrivning 1 2 3 4 5 När ni fakturerar er kund sänder ni ett elektroniskt fakturaunderlag till BGC. Från fakturaunderlaget skapar BGC en webbfaktura och ett fakturasammandrag. Webbfakturan lagras hos BGC. Fakturasammandraget vidarebefordras till er kunds internetbank. I internetbanken ser kunden fakturasammandraget på sin skärm. I fakturasammandraget finns en länk till webbfakturan. När kunden klickar på länken, visas webbfakturan på kundens skärm. All överföring sker insynsskyddat för utomstående och skyddas bland annat genom stark kryptering. Kundens inloggning i internetbanken garanterar hans behörighet att se webbfakturan. Kunden bekräftar betalningen genom ett enkelt klick i internetbanken. Ni bestämmer om kunden ska kunna ändra betalningens belopp eller om det ska vara låst. När kunden betalat, får ni redovisning från BGC. Fortsättning på nästa sida 4
Presentation, fortsättning Kunden anmäler Kunden kan anmäla sig till e-giro på tre sätt: sig enkelt Direkt till er, via till exempel er kundtjänst eller via er webbtjänst. Vid betalning i sin internetbank. Genom att anmäla till sin bank att han önskar webbfaktura från alla fakturautsällare som han betalar till via Autogiro. Hanteringen av anmälningar och makulering av anmälningar sker elektroniskt. Ni kan bygga upp helt automatiska rutiner för denna hantering. Dessa kunder når ni Antalet kunder i svenska internetbanker växer snabbt. I e-giro webbhotell når ni kunderna i Handelsbankens, SEB:s, Skandiabankens och Östgöta Enskilda Banks internetbanker. 5
Skillnader och likheter Inledning I detta avsnitt sammanfattar vi skillnaderna i krav och möjligheter mellan e- giro privat och e-giro webbhotell. Kan hanteringen av anmälningar, bekräftelser och makuleringar automatiseras? E-giro privat Ja (identisk i bägge tjänsterna). E-giro webbhotell Ja (identisk i bägge tjänsterna). Hur sänds material till/från BGC? Hur presenteras fakturasammandraget för kunden? Hur länge ser fakturamottagaren länken till webbfakturan i internetbanken? Var lagras webbfakturan? Ett flertal överföringssätt kan användas. Vid överföring till BGC krävs förändringsskydd av filerna. Fakturasammandraget skapas av fakturautställaren, som sänder det till BGC, för vidare befordran till fakturamottagarens internetbank. Internetbanken presenterar fakturasammandraget för kunden. 13 månader från fakturans förfallodag. Webbfakturan måste finnas tillgänglig på fakturautställarens webbserver under denna tid. Webbfakturan lagras i fakturautställarens webbserver. Fakturamottagaren når den genom en länk i fakturasammandraget. Ett flertal överföringssätt kan användas. Vid överföring till BGC krävs förändringsskydd av filerna. Fakturasammandraget skapas av BGC utifrån det fakturaunderlag fakturautställaren sänder till BGC. BGC vidarebefordrar det till Internetbanken, som presenterar det för kunden. 13 månader. Webbfakturan finns tillgänglig på webbhotellets server under denna tid Webbfakturan skapas av BGC utifrån fakturaunderlaget från fakturautställaren. Webbfakturan lagras i en webbserver hos BGC. Fakturamottagaren når webbfakturan genom en länk i fakturasammandraget. Fortsättning på nästa sida 6
Skillnader och likheter, fortsättning Krav på fakturautställarens system Hur redovisas fakturamottagarens betalning? E-giro privat Kunna sända filer till och ta emot filer från BGC. Kunna förändringsskydda filer till BGC. Kunna hantera följande filformat till BGC: Anmälningar Bekräftelser Makuleringar Fakturasammandrag Hålla webbfakturor tillgängliga på egen webbserver. Hantera e-giros säkerhetslösning. Kunna hantera följande redovisning från BGC: - Felmeddelanden avseende anmälningar, bekräftelser och makuleringar. Felmeddelanden avseende fakturasammandrag. Via Bankgirots Autogiro Inbetalningsservice OCR E-giro webbhotell Kunna sända filer till och ta emot filer från BGC. Kunna förändringsskydda filer till BGC. Kunna hantera följande filformat till BGC: Anmälningar. Bekräftelser. Makuleringar. Fakturaunderlag. Kunna hantera följande redovisning från BGC: - Felmeddelanden avseende anmälningar, bekräftelser och makuleringar. Felmeddelanden avseende fakturaunderlag. Via Bankgirots Autogiro Inbetalningsservice OCR 7
Fördelar Inledning E-giro webbhotell innebär många fördelar, både för er och era kunder. I detta avsnitt förklarar vi i korthet de viktigaste. Direkt kommunikation Webbfakturan kan, till skillnad från en pappersfaktura, på ett kreativt sätt förmedla interaktiv information till kunden. Fakturan kan, till exempel, innehålla länkar till er egen webbplats, där kunden kan beställa och reklamera varor. Konkurrensen är hård när det gäller att nå era kunder via Internet. Webbfakturan blir ett verktyg för att få era kunder att besöka er webbplats. Merförsäljning Se webbfakturan som en plattform, där ni kan bygga nya tjänster. Ni bestämmer själv vilka tjänster och hur de ska fungera. Exempel: Riktade erbjudanden och reklaminsatser kan utformas för olika kundgrupper. Kostnadseffektiv fakturering Kostnader för papper, utskrifter, kuvertering, frankering och porto försvinner. Med e-giro webbhotell slipper ni investera i infrastruktur för att visa webbfakturor, till exempel webbserver och säkerhetslösningen i e-giro. Ni behöver inte hålla bemanning för att säkerställa driften av webbfakturapresentation över Internet. Hög kvalitet på betalningsinformationen förenklar automatisk avprickning i kundreskontran. Säkerhet Säkerhet är viktigt i synnerhet vid överföringar över Internet. I e-giro privat används en avancerad säkerhetslösning för att skydda informationen som överförs mellan kund, bank och företag och för att säkerställa parternas identitet. Profilstärkande Genom E-giro privat och e-giro webbhotell erbjuder ni era kunder det senaste inom webbtekniken. Kunden kan på ett snabbt, säkert och enkelt sätt betala sina fakturor. Ni bestämmer själv innehåll och funktionen hos webbfakturor. Kunden upplever att han besöker er webbplats. 8
Regler och avtal Inledning Detta avsnitt beskriver de avtal ni tecknar med er bank. Obligatoriska avtal Följande avtal är obligatoriska: Avtal om e-giro privat Avtal om e-giro webbhotell Inbetalningsservice OCR Er bank kan ge er ytterligare information om dessa tjänster och avtal. Avtal om tilläggstjänster Ni kan även teckna avtal om följande tilläggstjänster, som automatiserar och förenklar era rutiner kring kundinbetalningar: Autogiro privat Automatisk avprickning Er bank kan ge er ytterligare information om dessa tjänster och avtal. Ditt företags ansvar Vissa etiska regler reglerar ert företags ansvar i e-giro webbhotell. Dessa etiska regler beskrivs i detalj i avtalet som er bank tecknar med banken. I korthet innebär de att: Fakturautställaren är ansvarig i förhållande till banken för information och innehållet på webbfakturorna och för de varor och tjänster som erbjuds. Innehållet på webbfakturorna ska ha anknytning till de varor eller tjänster som fakturautställaren tillhandahåller. Fakturautställaren ska följa tillämpliga lagar. allmänna regler avseende etik och moral. Banken förbehåller sig rätten att avbryta fakturautställarens deltagande i e- giro privat vid brott mot sådan regel eller lag. Fakturautställaren får inte använda tjänsten på ett sådant sätt att olägenheter uppstår för banken, er kund eller någon annan. Fakturautställaren ska hålla banken skadelös för krav mot banken från tredje man på grund av hur fakturautställaren använder tjänsten. Fortsättning på nästa sida 9
Regler och avtal, fortsättning Varumärket e-giro Namnen e-giro, e-giro privat är registrerade varumärken. BGC har tillsammans med de banker som deltar i e-giro tagit fram regler och riktlinjer för hur varumärket ska användas i samband med tjänsterna och samlat dessa regler i en Varumärkesguide. Den kan laddas ner från e-girots webbplats, adress www.e-giro.se Reglerna innebär i korthet att ditt företag i möjligaste mån ska låta varumärket ingå i all tryckt och webbaserad information om och kring e-giro privat. 10
Systemkrav Inledning Detta avsnitt redovisar de systemanpassningar och tester ni behöver genomföra för att kunna använda e-giro webbhotell. Kommunikation E-giro webbhotell bygger på att ni kan sända, ta emot och behandla de filer och filformat som används. Ni ska också kunna förändringsskydda de filer ni sänder till BGC. Hänvisning: Fullständig information om kraven på kommunikation finns i dokumentet e-giro webbhotell - användarmanual. Ekonomisystemet E-giro webbhotell bygger på att ni kan skapa och behandla de filer och filformat som används. Vissa anpassningar måste göras i ert ekonomisystem. Hänvisning: Fullständig information om filer och filformat finns i dokumentet e-giro webbhotell - teknisk manual. Kundtest Ert företag ska, innan ni kan börja använda e-giro webbhotell, genomföra en godkänd kundtest. Hänvisning: Fullständig information om filer och filformat finns i dokumentet e-giro webbhotell - teknisk manual. Varumärket e-giro Namnen e-giro, e-giro privat och e-giro webbhotell är registrerade varumärken. BGC har tillsammans med de banker som deltar i e-giro tagit fram regler och riktlinjer för hur varumärket ska användas i samband med tjänsterna och samlat dessa regler i en Varumärkesguide. Den kan laddas ner från e-girots webbplats, adress www.e-giro.se Reglerna innebär i korthet att ditt företag i möjligaste mån ska låta varumärket ingå i all tryckt och webbaserad information om och kring e-giro privat. 11
Säljargument Inledning För att ert företag ska dra alla fördelar av att ansluta sig till e-giro webbhotell, bör så många som möjlig av era kunder använda tjänsten. Vi sammanfattar i detta avsnitt de viktigaste argumenten gentemot era kunder. Säljargument De viktigaste argumenten är: Snabbt och enkelt. Genom webbfakturor och e-giro får kunderna tillgång till sina fakturor genom internetbanken. De kan snabbt betala dem med ett enkelt klick, utan att behöva registrera några uppgifter själv. Det är enkelt att anmäla sig till e-giro. Tryggt. All information mellan kund, bank och ert företag skyddas mot insyn och alla parter kan identifieras på ett säkert sätt. Endast ert företag och er kund får kännedom om uppgifterna på webbfakturan, till exempel vad köpet gäller. Därmed skyddas er kunds personliga integritet. Risken för att något ska bli fel minimeras i och med att kunden slipper registrera betalningsuppgifter som till exempel långa referensnummer. Direktkommunikation. Webbfakturan är ingen vanlig trist räkning. Här kan kunden få specialerbjudanden och kommunicera med er via er egen webbtjänst.
Ytterligare information Inledning Här beskrivs de dokument och andra källor till information som rör e-giro och e-giro webbhotell. Avtal och frågor Har du frågor angående e-giro, eller önskar teckna avtal om e-giro, vänd dig till er bank. Skriftliga dokument Det finns tre dokument om e-giro webbhotell. De kan laddas ner från e-giros webbplats, www.e-giro.se. Här beskrivs dokumenten och deras innehåll.: Dokument Målgrupp Innehåll Välkommen till e-giro webbhotell Alla som vill veta mer om e-giro webbhotell. Detta dokument. Kort beskrivning av fördelar, avtal och anpassningar som behöver göras av fakturautställaren. E-giro webbhotell teknisk manual Teknisk personal och systemutvecklare. Beskiver tekniska krav på fakturautställarens ekonomisystem. Innehåller post- och filbeskrivningar. E-giro webbhotell användarmanual Handläggare hos fakturautställaren. Beskriver vad handläggaren hos fakturautställaren behöver känna till för att e-giro webbhotell ska fungera. E-giros webbplats På webbplatsen www.e-giro.se hittar du bland annat följande information: Senaste nytt om e-giro och de olika tjänsterna. Dokument för nedladdning. Testmaterial för programutvecklare. Uppgifter om kontaktpersoner. 13
Ordlista Ordlista Här är en lista över ord och begrepp som används i samband med e-giro webbhotell: Begrepp Anmälan Autogiro Automatisk avprickning Bekräftelse E-giro webbhotell Fakturasammandrag Fakturaunderlag Kryptering Webbfaktura Förklaring Er kund anmäler intresse att få webbfakturor från ert företag. Ert företag får automatiskt pengar överförda till ert konto från kundens konto på förfallodagen. Möjliggör för er att automatiskt pricka av inbetalningar i kundreskontran. Betalningarna registreras av BGC på datamedium för återredovisning. Ni bekräftar till BGC att kunden godkänns som mottagare av webbfakturor. Bekräftelsen kvitteras av BGC. Lagringsplats för webbfakturor på annan webbplats än er egen. E-giro webbhotell kan användas när företag inte själva vill lagra och presentera webbfakturor. Ett sammandrag av en webbfaktura. Kan jämföras med inbetalningsavin vid blankettbetalningar. Innehåller bland annat uppgifter om belopp, fakturans förfallodatum, betalarnummer och referensnummer, I fakturasammandraget ingår även en länk till den plats där webbfakturan lagras. Det underlag som fakturautställaren sänder till e-giro webbhotell. Fakturaunderlaget används för att skapa ett fakturasammandrag till fakturamottagarens internetbank, samt en webbfaktura som lagras i e-giro webbhotell. Metod för att skydda information mot obehörig insyn. En så kallad kryptonyckel omformar (krypterar) informationen och gör den därigenom oläslig. När mottagaren vill läsa texten omformas den tillbaka (dekrypteras) till klartext med hjälp av en annan kryptonyckel. Innehåller fakturainformation, till exempel uppgifter om vad kunden köpt, kvantitet, styckepris och så vidare. Webbfakturan lagras som en webbsida på företagets egen webbplats eller i ett webbhotell. Webbfakturan kan även innehålla till exempel erbjudanden och länkar. Kunden når webbfakturan genom att klicka på en länk i fakturasammandraget i internetbanken. 14
i samarbete med www.e-giro.se BS 9050. Oktober 2000. Tryckt på miljömärkt papper. Copyright Bankgirocentralen BGC AB, 2000