KTH Programutvecklingsprojekt med mjukvarukonstruktion 2D1362. Projektpresentation

Transkript

1 KTH Programutvecklingsprojekt med mjukvarukonstruktion 2D1362 Projektpresentation Fakturasystem Total Office Mobile Systems Uppdragsgivare: Örjan Melin Gruppmedlemmar: David Johansson Pushparaj Silva Robert Celik Magnus Steen Christian Illanes Niklas Kullberg Johan Säfström Inga Nkomo

2 Innehållsförteckning 1 PROJEKTPRESENTATION BAKGRUND SAMMANFATTNING ANSVARSFÖRDELNINGEN INOM PROJEKTET Delprojekt DATORMILJÖ OCH PROGRAMVARA SOM ANVÄNTS Hårdvara Mjukvara FUNKTIONER I SYSTEMET, GENOMGÅNG AV VAD MAN KAN GÖRA Handdatorn Webbdelen Databasdelen KÖREXEMPEL User Case: Skriva ut faktura User Case: Inställningar av fakturamall User Case: Fakturainställningar REFERENSER...5 1

3 1 Projektpresentation 1.1 Bakgrund Under hösten 2003 och våren 2004 har vi utfört ett projekt i kursen 2D1362, Programutvecklingsprojekt med mjukvarukonstruktion. Projektet har bestått av att skapa ett utskriftssystem för fakturor, Fakturasystem, för uppdragsgivaren Total Office Mobile Systems 1. Total Office tillhandahåller ett ekonomisystem för små till medelstora företag och använder sig av mobila enheter så som handdatorer och mobiltelefoner för att samla in information. Resultatet förs över till Total Offices server där det behandlas och sedan presenteras resultatet för kunderna via e-post. I dag finns ett färdigutvecklat patentsökt system som samlar in redovisningsinformation via ett intuitivt användargränssnitt för Palm OS. Baserat på den insamlade informationen kan en komplett ekonomisk redovisning av företaget levereras, från årsbokslut till löpande likviditetsinformation. För att det helt mobila kontoret ska bli möjligt krävs också ett system som hanterar fakturor. Systemet ska klara av att hantera utskrift av fakturor direkt från en handdator. Vi har tagit fram en fungerande prototyp som kortfattat beskrivs i samanfattningen som följer. Alla relevanta dokument hittas på: Sammanfattning Företagen fakturerar en kund genom att ange, förutom deras eget och kundens namn, produktens namn och pris. Denna information skickas sedan vidare i ett krypterat e-brev till Total Office Mobile Systems där e-brevet avkrypteras och uppgifterna läggs in i den lokala databasen. Alla användare av Fakturasystem tilldelas ett webb-konto 2 som tillhandahåller alla nödvändiga inställningsmöjligheter för fakturor. Användarna har möjlighet att via webb-kontot ladda upp företagets logotyp på Total Office server, se en fakturamall med logotypen utplacerad samt utföra vissa nödvändiga inställningar. All den information som skickas till Total Office finns tillgänglig både lokalt hos Total Office samt på ett webb-hotell. Den fakturainformation som användarna av systemet skickar till Total Office hämtas ner från den lokala databasen och sammanställs till en färdig faktura. Sedan skrivs den ut, antingen i pappersform eller i PDF 3 -format och skickas både till mottagare och avsändare Webb-konto tilldelas alla användare av systemet. 3 Portable Document Format, 2

4 1.3 Ansvarsfördelningen inom projektet Projektledare: David Johansson Hemsida: Christian Illanes Protokoll: Inga Nkomo Delprojekt Mailhämtning: Niklas Kullberg Utskrift: Magnus Steen, Robert Celik Webben: Christian Illanes, Johan Säfström Databas: Pushparaj Silva, Inga Nkomo Handdatorn: David Johansson 1.4 Datormiljö och programvara som använts Hårdvara Användaren behöver en handdator 4 och en dator med Internetuppkoppling. Total Office behöver en PC-dator som fungerar som databasserver och där övriga program ska köras. Dessutom har Total Office ett webbhotell som kör databasen, webbsidan och mailservern. Mer detaljer om dessa delar följer nedan Mjukvara På användarens dator måste ett e-postprogram 5 vara installerat. Företagets serverdator skall använda sig av Microsoft Windows operativsystem och ha MySQL 6, MySQL ODBC driver, VB6 Runtime 7 och Java JRE 8 installerat. 1.5 Funktioner i systemet, genomgång av vad man kan göra Vi har valt att dela in systemet i tre delar, Handdatorn, Webbdelen och Databasdelen. Nedan följer en beskrivning av funktionerna för varje huvuddel i systemet. 4 I dagsläget krävs en handdator som kör Palm OS version 4 eller 5. 5 Följande e-postprogram stöds: Eudora 3.0.1, Lotus cc:mail 6.0 eller högre, Microsoft Exchange 5.0 eller högre, Microsoft Outlook 97 eller högre, Microsoft Outlook Express eller Netscape Communicator 4.5 eller högre. 6 MySql AB, 7 Microsoft, 8 Sun Microsystems, 3

5 1.5.1 Handdatorn Användaren matar genom en applikation som körs på handdatorn in information om fakturan som skall faktureras. Informationen lagras i handdatorn och krypteras, för att sedan överföras till en PC via en synkronisering. Därefter skickas informationen från datorns e-postapplikation till en specifik e-postadress hos Total Office Webbdelen Mailserver Mailservern tar hand om inkommande mail. Det finns separata e-postadresser för kunddata och fakturor. Webbserver Webbservern kommer att ha en sida med ett webbinterface. Den kommer också att lagra logotyper, men i övrigt bör webbservern vara fri från annan programvara för att öka säkerheten. Gränssnittet består av en inloggningssida, en sida där man kan ladda upp logotyper till fakturamallen samt en inställningssida. Man kan även se hur fakturamallen ser ut med logotypen på plats direkt efter en uppladdning, eftersom sidan är dynamisk. Företagen (användarna) laddar själva upp sina loggor i form av bildfiler 9. Dessa sparas på webbservern och med hjälp av ett ASP-script skapar man en fakturamall med logga som visas i användarens webbläsare Databasdelen Konvertering av mail samt lagring av data På databasservern finns ett program som laddar hem mail från den specifika mailadressen på mailservern, dekrypterar, tolkar och lagrar data i databasen. Skapande av fakturor och utskrift av dessa Ett program som skapar fakturor med data från databasen och skriver ut dessa på en skrivare. Efter utskrift skickas ett mail till avsändaren som bekräftar att fakturan är skickad. Databasserver Databasservern körs lokalt på en Microsoft Windows-baserad maskin, samt hos webbhotellet och innehåller en MySQL-databas där all information om företagen sparas. Databasen på webbhotellet och den lokala databasen speglas regelbundet så att de båda databaserna kan fungera som back-up åt varandra. I databasen sparas alla företagens ekonomiska händelser samt all fakturainformation. 9 I dagsläget stöds följande filformat: JPEG, GIF och BMP. 4

6 1.6 Körexempel User Case: Skriva ut faktura Användaren av systemet startar programvaran Fakturautskrift på handdatorn. Användaren följer sedan instruktionerna i programvarans användarhandledning och matar in de uppgifter programvaran kräver. När användaren är klar med skapandet av en eller flera fakturor synkroniserar användaren handdatorn med en vanlig dator enligt de instruktioner som ges av handdatorns tillverkare. De skapade fakturorna placeras under synkroniseringen i användarens e-postprogram som e-post och skickas till Total Office genom att användaren synkroniserar sitt e-postprogram. Fakturorna är nu ivägskickade och ett e-brev skickas till användaren som bekräftelse när fakturan skickats till mottagaren User Case: Inställningar av fakturamall Användaren börjar med att logga in på sitt webb-konto via webbgränssnittet. Där kan man sedan välja att ladda upp en företagslogotyp som skall visas på fakturan. För att kontrollera att fakturan har ett tillfredsställande utseende kan användaren se den färdiga fakturamallen med logotyp på plats User Case: Fakturainställningar Användaren loggar in på sitt webb-konto via webbgränssnittet. Därefter klickar användaren på länken Inställningar och kommer då till en ny sida. Där kan användaren mata in företagets postgironummer, bankgiro-nummer och dröjsmålsränta. Ändringarna sparas sedan med ett tryck på knappen Spara. 1.7 Referenser Postgirot, Inbetalningsservice, Allmän beskrivning Gäller 1 juni