Mamut Enterprise Travel CRM Med tilläggsprodukten Mamut Enterprise Travel CRM får du möjlighet att ta med dig arbetet ut från kontoret. Du arbetar då lokalt i en kopia av den centrala databasen och kan använda kalendern, ta fram offerter, uppdatera kontaktpersoner, med mera. När du sedan kopplar upp dig mot den centrala databasen synkroniseras ändringarna och ny data. För dig som arbetar med försäljning, konsulttjänster eller kundbesök är det praktiskt att ta med viktig information från CRM- och redovisningssystemet till kunden. Med Mamut Enterprise Travel CRM kan du ta med dig och ändra informationen under din resa, hos kunder, i sommarstugan eller på kontoret utan att vara uppkopplad mot Internet. Genom att kopiera information från huvudsystemet lokalt på din bärbara dator kan du arbeta när och var du vill. Tillbaka på kontoret kan du sedan överföra ny information automatiskt till huvudsystemet. Innehåll Inledning 2 Fördelar...2 Funktioner...2 Detta kan Mamut Enterprise Travel CRM ge dig:...3 Ge bättre service hos kunder och på försäljningsmöten...3 Ta med dig och arbeta med viktig information överallt...3 Snabb och enkel registrering och dataöverföring.3 Mamut Enterprise Travel CRM passar för:...3 Viktiga inställningar 5 Koppla från central databas...5 Synkronisering av data...6 Koppla till central databas...7 Synkroniseringsinställningar...8
MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM INLEDNING Mamut Enterprise Travel CRM gör det enklare för alla medarbetare att ta med och uppdatera ny information som är registrerad på kunder och produkter i databasen. Fördelar Ta med viktig produkt- och kundinformation ut från kontoret. Erbjud kunden mer personlig service. Skapa offert eller order direkt. Effektivisera registrering av ny information. Arbeta hos kund, under resa eller i stugan med eller utan Internet-åtkomst. Undvik dublettregistreringar. Håll fler professionella möten med kunder. Kontroll över ny information och redigeringar internt och externt. Sälj mer till nya och befintliga kunder. Funktioner Kopiering av central databas till lokal bärbar dator. Kontakter och kontaktpersoner kan läsas, redigeras och skapas. Aktiviteter och dokument kan läsas, redigeras, skapas och raderas. Produkter kan läsas Offerter som skapats i lokal kopia kan ändras, annulleras och överföras till order. Order som skapats i lokal kopia kan ändras och annulleras. Om du vill registrera en order när du inte befinner dig på din ordinarie arbetsplats (om du är på besök hos kund, till exempel) kan du göra detta från kundens kontaktkort. Automatisk synkronisering av data. Snabb envägssynkronisering. Välj vilken data som uppdateras central eller lokal databas eller valfri för varje enskild ändring där det finns en konflikt. Möjlighet att skriva ut en rapport över ändringar. 2
INLEDNING Detta kan Mamut Enterprise Travel CRM ge dig: Ta med dig informationssystemet ut från kontoret och överför ändringarna när du kommer tillbaka. Erbjud bättre service till kunder och arbeta mer effektivt på resan, hemma eller i stugan. Kunskap om kunderna är viktigt för att kunna bibehålla bra relationer. Därför har Mamut utvecklat ett verktyg som gör det enklare att ta med och registrera information från Mamut Enterprise effektivt hos kunden eller på resa, så att du alltid har den senaste informationen tillgänglig och kan erbjuda den bästa servicen. Ge bättre service hos kunder och på försäljningsmöten För dig som arbetar med försäljning, konsulttjänster eller ger service ute hos kunden är det både praktiskt och imponerande för kunden att du kan ta med dig viktig information från CRM- och ekonomisystemet. Genom att ta med dig uppdaterad information om kontakter, produkter, aktiviteter, dokument, offerter och order kan du erbjuda din kund bättre service. Du kan redigera kundinformation och aktiviteter på plats och skapa en offert eller en order direkt på din bärbara dator. Ta med dig och arbeta med viktig information överallt Vill du ha möjlighet att ha information från Mamut Enterprise tillgänglig oberoende av tid och plats? Med tilläggsprodukten Mamut Enterprise Travel CRM kan du ta med och redigera information på resa, hos kunden, i stugan eller på kontoret. Du behöver inte ha tillgång till Internet. Genom att kopiera informationen från huvudsystemet till din bärbara dator kan du arbeta när och var du vill. På kontoret överförs ny information automatiskt till huvudsystemet. Snabb och enkel registrering och dataöverföring För företag där det finns flera användare i systemet på och utanför kontoret är det enkelt att uppdatera informationen vid dataöverföring, även om ändringar har gjorts av flera medarbetare. I huvudsystemet kan du alltid se vilka användare som inte är anslutna. När du uppdaterar data kan du göra en fullständig kontroll innan du startar den automatiska överföringsprocessen. Du undviker dubblettregistreringar genom att enkelt och smidigt välja om det är den centrala eller lokala databasen som ska behållas, fälten som senast har uppdaterats eller om du själv ska avgöra vilka värden som ska behållas. Med Mamut Enterprise Travel CRM utnyttjar du arbetstiden bättre! Mamut Enterprise Travel CRM passar för: Säljare och konsulter på fältet. Hantverkare, exempelvis snickare. Installatörer, exempelvis elektriker. Reparatörer av exempelvis elektronisk utrustning. 3
MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM Företag med medarbetare som har hemmakontor. Personer på resa. Personer som pendlar och vill korta ned arbetsdagen genom att arbeta på väg till kontoret, med mera. 4
VIKTIGA INSTÄLLNINGAR VIKTIGA INSTÄLLNINGAR Koppla från central databas Så här kopplar du från och skapar en lokal databas 1. Välj Arkiv och klicka på Koppla från. 2. Välj vilka dokument du vill ta med vid synkroniseringen av den lokala databasen. Tänk på att det kan ta lång tid att koppla från vid stora datamängder och att dokumenten kan ta stor plats. Valet du gör här kommer att kommas ihåg till senare, så att nästa gång du kopplar från kommer ditt föregående val att föreslås som förval. Har du en bärbar enhet med liten plats eller om du vill att synkroniseringen ska gå så fort som möjligt, kan du välja att bara ta med Mina dokument eller Inga dokument över huvudtaget. Alla dokumenten inkluderar dokument som andra har lagrat i databasen, medan Mina dokument bara är de du har skapat själv (Skapat av), samt de där ditt namn står som Författare eller Vår referens. Många användare upplever att de inte har behov för några dokument över huvudtaget när de arbetar frånkopplat. I så fall kan du välja Inga dokument. Därmed kan processen med att skapa en lokal databas gå väsentligt snabbare. 3. Klicka på Nästa och vänta tills programmet har kopierat färdigt databasen lokalt. 4. Klicka på Slutför. Programmet avslutas. 5. Starta programmet. Du arbetar nu i en lokal kopia. I titelraden överst står det [OFFLINE] för att indikera detta. 5
MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM Följande är tillgängligt i den lokala kopian: Kontakter med kontaktpersoner Produkter Aktiviteter Dokument Offert (skapa) Order (skapa) Faktura (endast läsa) Projekt Synkronisering av data Innan du börjar använda systemet måste du tänka på hur synkroniseringen av data ska genomföras. Du måste välja vilka ändringar som ska behållas, om ändringar har gjorts både i den centrala databasen och i den lokala kopian. Vid synkronisering kan konflikter uppstå om samma data har ändrats både i den centrala databasen och i den lokala kopian. I det här fönstret kan du ange hur sådana konflikter ska lösas. Alla ändringar som inte skapar konflikter synkroniseras. Om du tidigare kopplat från den centrala databasen och startar programmet med tillgång till den, får du en fråga om du vill koppla upp dig mot den centrala databasen och synkronisera ändringar och nya data från den lokala kopian. Om samma data har ändrats både i den centrala databasen och i den lokala inträffar en konflikt i fråga om vilka data som ska behållas. De inställningar du gjort för konfliktlösning avgör vad som ska behållas och vad som ska kastas. Alla ändringar som inte skapar konflikter synkroniseras. Om du har valt att lösa detta manuellt under inställningar för synkronisering kan du nu lösa eventuella konflikter en efter en. Om du har valt att lösa konflikter automatiskt, hanterar programmet detta utifrån de inställningar du gjort. Se länken till inställningar för synkronisering för mer information om detta. Vad synkroniseras med den centrala databasen? Från kontaktmodulen kommer nya kontakter och ändringar på den befintliga att synkroniseras med den centrala databasen. Kontakter som raderas i den lokala databasen raderas inte i den centrala, detsamma gäller för kontaktpersoner. På aktiviteter kommer nya, ändrade och raderade aktiviteter att synkroniseras. Om en aktivitet är raderad i den lokala databasen och ändrat i den centrala kommer den att behållas i den centrala. Produkter kan läsas men inte ändras. Från dokumentmodulen kommer nya ändrade och raderade dokument att synkroniseras. Ifall ett dokument är raderat i den lokala databasen och ändrat i den centrala behålls det i den centrala. Offerter som är skapade i den lokala kopian kan ändras, annulleras och överföras till order. Offerter som är skapade i den centrala databasen kan bara läsas. 6
VIKTIGA INSTÄLLNINGAR Från ordermodulen kommer nya order att överföras till den centrala databasen. Order som är skapad i den lokala databasen kan ändras och annulleras, men inte faktureras. Order som är skapade i den centrala databasen kan bara läsas. Fakturor kan läsa, men inte ändras eller krediteras. Offert och order från den lokala databasen kommer att få tilldelat nya nummer från nummerserien till den centrala databasen vid synkronisering. Ändringar på anteckningar, kontakter, kontaktpersoner, aktiviteter och dokument slås samman vid synkronisering så att inget går förlorat. Projekt kan bara läsas. Koppla till central databas Så kopplar du upp mot centrala databasen 1. Starta programmet på din dator medan du har tillgång till den centrala databasen. Efter inloggningen får du ett meddelande om att programmet har hittat den centrala databasen. 2. Svara Ja till att koppla upp mot den centrala databasen. 3. Klicka på Nästa för att synkronisera databaserna. Om du har valt att konflikter ska lösas automatiskt kommer du till fönstret i punkt 7 där du kan skriva ut en rapport över vad som synkroniserats. 4. Klicka på Lös konflikter för att lösa eventuella konflikter manuellt. Information visas om hur många konflikter som finns i de olika modulerna. 5. Välj vad du vill överföra till den centrala databasen i fönstret som öppnas och klicka på Slutför när du är klar. 6. Klicka på Nästa för att synkronisera de ändringar du gjort. 7. Klicka på Skriv ut rapport över synkroniserade fält för att se en förhandsvisning av rapporten. Denna guide används även för att skriva ut rapporter. 7
MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM 8. Klicka på Slutför för att avsluta synkroniseringsguiden. Programmet stängs och startas automatiskt om, kopplat till den centrala databasen. Konflikt? Om du har valt att lösa detta manuellt under inställningar för synkronisering kan du nu lösa eventuella konflikter en efter en. Om du har valt att lösa konflikter automatiskt, hanterar programmet detta utifrån de inställningar du har gjort. Synkroniseringsinställningar Inställningar för synkronisering hittar du i menyn Visa Synkroniseringsinställningar. Vid synkronisering kan konflikter uppstå om samma data har ändrats både i den centrala databasen och i den lokala kopian. I det här fönstret kan du ange hur sådana konflikter ska lösas. Alla ändringar som inte skapar konflikter synkroniseras. Längst ned i inställningsfönstret kan du klicka på länken Frånkopplade användare för att se vilka användare som är frånkopplade. Val för konfliktlösning Automatiskt Central databas behålls: Med det här alternativet behålls ändringar som gjorts i den centrala databasen och ändringar i den lokala databasen förkastas. Lokal databas behålls: Med det här alternativet behålls ändringar som gjorts i den lokala databasen och ändringar i den centrala databasen förkastas. Fältet som senast uppdaterats: Med det här alternativet behålls den senaste ändringen och den äldsta förkastas. Jag avgör själv vilka värden som ska behållas: Med det här alternativet kan du själv välja vilka värden som ska behållas och förkastas, ett efter ett vid synkronisering. Obs! Systemadministratören kan avgöra vilka användare som ska tillåtas ta med sig data till en lokal databas via behörighetskontrollen. 8