Sammanträdesdatum 1 (10) Plats och tid Stadshuset kl. 13.15-16.00 ande Börje Wilsborn (C) Lennart Lööw (S) Tjg ersättare Dan Ljungström (C) Nils-Erik Olofsson (S) Övriga deltagande Bo Fransson Jan Gunninge, sekr Utses att justera Justeringens plats och tid Nils- Erik Olofsson (S) Stadshuset Underskrifter Sekreterare Paragrafer 9-16 Jan Gunninge Ordförande Justerare Börje Wilsborn (C) Nils- Erik Olofsson (S) Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Sammanträdesdatum Datum för anslagets uppsättande Datum för anslagets nedtagande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Personalkontoret Jan Gunninge de
Sammanträdesdatum 2 9 Utmaning angående upphandling av platsannonsering och externa rekryteringstjänster Ärende Utmaning angående upphandling av internetbaserad platsannonsering och externa rekryteringstjänster Bakgrund Enligt policy Alternativa driftsformer i Vetlanda kommun, antaget av KF 2008-05-21 menas med utmaningsrätt att någon riktar önskemål till kommunen om att avgränsade delar av kommunens verksamhet där verksamhet med kommunanställd personal bedrivs ska upphandlas. LS Jobbet AB, Uppsala har i en skrivelse, 2009-11-24, riktat en begäran till Vetlanda kommun om att följande ska upphandlas: 1. Internetbaserad och målgruppsanpassad annonsering i samband med organisationens externa personalrekryteringar 2. Externa rekryteringstjänster 3. Marknadsföring av Vetlanda kommun som en attraktiv arbetsgivare mot olika yrkesgrupper inför kommande rekryteringar och särskilt inom bristyrkesområden. Vid POU:s sammanträde 2009-12-16 gavs personalkontoret uppdraget att utarbeta ett förslag till beslut. I skrivelse till personal- och, 2010-02-08, redovisas och motiveras personalkontorets förslag. Personalchef Bo Fransson gör förtydligande kring innebörden av utmaningsrätten. Han redovisar hur platsannonsering fungerar idag. Av hans information framgår bl.a. att platsannonsering idag har en låg volym. Vid överläggningen noterar utskottet att frågan om marknadsföring bör ligga kvar för bevakning. Man konstaterar att det för närvarande saknas en uttalad strategi för marknadsföring av Vetlanda kommun som en attraktiv arbetsgivare mot olika yrkesgrupper.
Sammanträdesdatum 3 9 forts. Förslag förslår att inte upphandla Internetbaserad och målgruppsanpassad platsannonsering, externa rekryteringstjänster och marknadsföring av bristyrken. Motiveringen är att Vetlanda kommun, tillsammans med övriga höglandskommuner, har arbetat fram en rekryteringsprocess för att kvalitetssäkra och effektivisera rekryteringarna och håller på att implementera IT-verktyget Offentliga Jobb (modul i HR-systemet) som ett administrativt stöd. Eftersom omfattningen är liten av externa rekryteringstjänster, internetannonsering, samt marknadsföring av bristyrken, finns i dagsläget inget behov av upphandling av dessa tjänster. Efter överläggning beslutar personal- och, i enlighet med personalkontorets förslag, att inte upphandla Internetbaserad och målgruppsanpassad platsannonsering, externa rekryteringstjänster och marknadsföring av bristyrken. Ks Annika Edvardsson
Sammanträdesdatum 4 10 Riktlinjer för tjänstledigheter Ärende Personalkontoret aktualiserar behov av riktlinjer för beslut beträffande tjänstledigheter. HR-konsult Lena Josefsson och personalsekreterare Jan Gunninge har tagit fram ett diskussionsunderlag vilket redovisas för utskottet. Underlaget innehåller information om olika typer av tjänstledigheter och deras handläggning. Personalsekreterare Jan Gunninge informerar utskottet om det framtagna förslaget. Vid överläggningen diskuterar ledamöterna underlaget. Det föreslås att personalkontoret arbetar vidare med förslag till riktlinjer och beaktar de synpunkter som framkommer vid överläggningen. beslutar att uppdra till personalkontoret att arbeta vidare med förslag till riktlinjer för tjänstledigheter, med beaktande av de synpunkter som framkommer vid överläggningen. -------------- Lena Josefsson Jan Gunninge
Sammanträdesdatum 5 11 Redovisning av antal arbetade timmar, övertid, och återbesättning av tjänster samt diskussion om målsättningar för 2010 Personalchef Bo Fransson informerar utskottet i ärendet. Av informationen framgår att år 2009 jämfört med år 2008 minskade antalet arbetade timmar med 143 996 timmar. Omräknat motsvara detta c:a 85 årsarbetare. I anslutning härtill berör Fransson även de kostnadsminskningar som skett 2009. Han konstaterar att besparingsåtgärderna under 2009 slagit mycket väl ut. Enligt prognos för bokslutet 2009, uppgår kostnadsminskningarna för personal, exklusive kostnadsminskningar för AFA-försäkringarna, till c:a 27-28 mkr. Mertid/övertid har minskat med 17 132 tim vilket motsvarar c:a 17 %. Siffran inkluderar både mertid och övertid. Målsättningen 2009 var att minska mertiden med 20 % och övertiden med 25 %. Vid överläggningen diskuteras de uppnådda resultaten och det framtida behovet av besparingsåtgärder. Personalchefen går igenom det förväntade ekonomiska läget för åren 2010-2011. Han bedömer att det finns fortsatta behov av besparingar. Enligt en preliminär bedömning finns det behov av besparingar om ytterligare c:a 30 000 arbetstimmar under år 2010. Vid överläggningen föreslås att utskottet tar upp frågan till behandling vid kommande utskottssammanträde och att ytterligare avstämningar av det ekonomiska läget görs under tiden. beslutar att ta upp frågan vid nästa utskottssammanträde och att personalkontoret gör ytterligare avstämningar fram till dess. Bo Fransson
Sammanträdesdatum 6 12 Personalekonomiskt bokslut för 2009 Personalchef Bo Fransson informerar utskottet om personalkontorets bokslut för 2009 samt personalekonomisk redovisning. Efter personalchefens information vidtar överläggning. Ledamöterna diskuterar och kommenterar de redovisade uppgifterna. beslutar att lägga informationen till handlingarna. 13
Sammanträdesdatum 7 Fortsatt arbete med översyn av kostverksamheterna i Vetlanda kommun Ärendet I samband med redovisning av förslag till ny organisation för vård- och omsorgsförvaltningen gav personal- och personalchefen i uppdrag att översiktligt beskriva nuvarande kostverksamheter vid Vetlanda kommun. Personalchefen redovisade sitt uppdrag vid utskottets sammanträde 2009-12-16, 91. Syftet med nulägesbeskrivningen var att få en uppfattning om nuvarande organisationsstruktur. Vidare syftade den till att utgöra ett diskussionsunderlag för att eventuellt gå vidare med en mer övergripande utredning om kommunens kostverksamheter. beslutade att ta initiativ till presidieöverläggningar och partipolitiska avstämningar kring kommunens kostverksamheter, med syfte att utifrån bl.a.underlaget från den av personalchefen gjorda analysen, fortsätta med en målbildsorienterad utredning kring kommunens måltidsverksamheter. Personalchef Bo Fransson har efter kontakter med ansvariga för kostverksamheterna gjort vissa justeringar och kompletteringar i nulägesbeskrivningen, vilket redovisas för utskottet. Efter personalchefens information vidtar överläggning i ärendet. Vid överläggningen framförs synpunkter på att ärendet bör gå vidare till kommunstyrelsen för prövning huruvida en fortsatt fördjupad utredning av kostverksamheterna ska göras. I nulägesbeskrivningen framförs tankar om hur en fördjupas analys kan göras. tillstyrker hos kommunstyrelsen att en fördjupad analys av kostverksamheterna görs i enlighet med vad som redovisas i den av personalchefen framtagna nulägesbeskrivningen. Målsättningen bör vara att den redovisas senast i juni månad för kommunstyrelsen. Bo Fransson Lena Ottosson, funktionschef kost, Ingegärd Jonsson, utvecklingsledare 14
Sammanträdesdatum 8 Diskussion om alternativa pensionslösningar och ställningstagande för fortsatta pensionslösningar (ÖK-SAP) för lärarpersonal Personalchef Bo Fransson informerar utskottet i ärendet. Inledningsvis lämnas information om pågående arbete med alternativa pensionslösningar i länets övriga kommuner. Bland annat redovisas lösningar från Värnamo, Gnosjö m.fl. kommuner Personalsekreterare Jan Gunninge lämnar information om barn- och utbildningsförvaltningens behov av ytterliga lösningar med s.k. överenskommen särskild avtalspension (ÖK-SAP). Barn- och utbildningsförvaltningen har under några år, med lyckosamt resultat, kunnat behålla yngre övertaliga lärare genom att äldre lärare samtidigt gått ner i till halvtid, med tillämpning av ÖK-SAP-lösning. Gunninge föreslår personal- och att godkänna ytterligare ÖK-SAP-lösningar för lärarpersonal, med i stort sett samma omfattning och som innevarande läsår. Han föreslår utskottet att vissa justeringar görs i villkoren för erhållande av ÖK-SAP inom barn- och utbildningsförvaltningen. Efter redovisningarna vidtar överläggning. Vid överläggningen finner utskottet att frågan om alternativa lösningar bör utredas ytterligare. Därför föreslås att personalkontoret tar fram olika förslag till alternativa pensionslösningar. beslutar att ge personalkontoret i uppdrag att utreda och ta fram alternativa förslag till pensionslösningar. Detta bör vara klart till halvårsskiftet 2010 samt, att för kommande läsår 2010-2011 godkänna ytterligare ÖK-SAP-lösningar för lärarpersonal, med i stort sett samma omfattning som innevarande läsår och med vissa justeringar av villkoren i enlighet med personalkontorets förslag. - Ingrid Andersson
Sammanträdesdatum 9 15 Delgivningar Delges följande beslut: a. om ledighet för fackligt uppdrag nr 154-167/09 samt 1-22/10. b. Lönebeslut avseende januari 2010. c. Pensionsbeslut nr1-11/10. beslutar att lägga delgivningarna till handlingarna.
Sammanträdesdatum 10 16 Upphandling av pensionsadministration Ärende Nuvarande avtal om pensionsadministration löper ut 2011-03-31. Nu gällande upphandling gjordes gemensamt av Aneby, Eksjö, Nässjö, Sävsjö och Vetlanda kommuner. Förslag föreslås besluta att personalkontoret ges i uppdrag att påbörja ny gemensam upphandling av pensionsadministration tillsammans med övriga Höglandskommuner. beslutar att genomföra ny gemensam upphandling av pensionsadministration tillsammans med övriga Höglandskommuner. Eva-Marie Tikkanen Jan Gunninge