Elektronisk faktureringbehov och möjligheter Kerstin Wiss Holmdahl Svenska Kommunförbundet 2 november 2004
Elektronisk fakturahantering Aktuellt med olika initiativ om E-fakturor. - Bankerna har lösningar/planerar för lösningar - Bankföreningen har projekt avs elektroniska dokument;elektronisk faktura en del - Odette/bilbranschen arbetar med Global faktura - EAN International arbetar med global e-faktura - VAN-företag/IT-systemföretag osv arbetar med e-fakturor - Inom offentlig sektor har en standard för e-faktura tagits fram inom SFTI - SVEFAKTURA tillsammans med 25-tal ledande IT-företag och banker.branschneutral,
Elektronisk fakturering En enkel e-faktura-svefakturan Klar i juni 2004 Branschneutral- kan användas när leverantörer fakturerar andra företag eller offentlig sektor SIS-standard? Frågan finns och ska utredas. Kontakter och jämförelser på nordiskt plan ; bl a i Finland finns standard för e-faktura (2 ledande) Initiativet togs av offentlig sektor,men köpare och säljare och IT-företag/banker arbetat fram den
Elektronisk fakturering Varför har standard för den enkla e-fakturan tagits fram? Bakgrund: Kommunförbundet,Landstingsförbundet och Statskontoret hittills arbetat med främjande av e-handel. E-handel behövs för effektivare inköpsverksamhet, kortare fakturahanteringstid, bättre ekonomisk styrning; frigör resurser för kärnverksamheten Hittills mest med EDI E-handel är mer än EDI; webb-edi, webb-handel, elektroniska fakturor, skanning mm Behov att vidga till e-fakturor fanns SFTI fulltextfaktura finns för mer komplett faktura,men behov av enkel e-faktura fanns
Elektronisk handel Upphandlingsprocessen Avropsprocessen Fakturaprocessen SFTI hittills för att uppnå effektiv inköpsverksamhet med ökad trohet mot ramavtal ökad prismedvetenhet lägre fakturahanteringskostnader ökad ekonomistyrning
Bakgrund till den enkla e-fakturan Svefakturan Komplement till befintliga elektroniska fakturor Komplement/alternativ till skanning Fånga de leverantörer som ej har EDI etc Öka inflödet av elektroniska dokument Önskan om enklare scenario
Enklare scenario inom SFTI Affärsscenario 6.1 avrop mot ramavtal.vad ger det? Nya möjligheter Men Inköpsstyrning; attest i tidigt skede Automatisering av fakturabehandling Aktivare budgetuppföljning Ställer krav på system & anpassat arbetssätt Genomslag i antalet relationer är för lågt Alltså: Processen fyller sitt syfte, men enklare/ billigare komplement behövs
Bakgrund Leverantörsfakturering i en kommun med cirka 100.000 invånare Ramavtal Periodisk fakturering (el, tele, ) Övriga fakturor Totalt Antal leverantörer 150 100 5 000 5 250 Antal fakturor 60 000 20 000 77 000 157 000 Det är lättare att nå 150 leverantörer än 5000 stycken Antal fakturor Leverantörer
Hur fångar man svansen? Enklare scenario Snabbare uppstart Mindre arbetsintensiv spridning (masspridning) Enkelt innehåll Bred och känd teknik för transport Tillräckligt säker lösning Stöd i standardprodukter Stark arbetsgrupp
Varför hålla detaljeringsnivå nere? Målet är att kunna göra en pappersfaktura till en efaktura Gripbara element krävs för presentation Viss automatisering kan åstadkommas
SFTI e-faktura Skannad faktura Fulltextfaktura
Basversion och påbyggnad Ett basinnehåll är definierat Alla mottagare ska kunna ta emot och behandla basinnehållet Inga föregående överenskommelser ska krävas Basinnehållet är i praktiken vad som normalt finns på pappersfakturan Behov av påbyggnad Ytterligare termer utanför basinnehållet är definierat Exempelvis: Partsidentifikationer, koder, artikelidentifikationer Avsändare och mottagare måste i förväg ha bestämt vilka identifikationssystem som ska användas
Arbetsgruppens sammansättning Kommuner och landsting och deras leverantörer 25-tal Systemleverantörer (både med affärssystem på offentlig sektor och privat sektor, VAN-företag mm) Banker och organisationer
Hur går vi vidare? Arbetet klart juni 2004-fastställd som SFTI Systemleverantörerna behöver tid för implementering-de första kommer i höst Olika modeller för leverans/standardmodul etc Flera kommuner anmält sig att testa Verifieringstjänst, som webbtjänst, under utarbetande Marknadsförings/spridningsaktiviteter i höst Samverkan med Svenskt Näringsliv m fl
Elektronisk handeleffektiv inköps-och fakturahanteringsprocess Förr fanns visionen om e-handel, men tekniken var inte klar Nu finns tekniken! Och visionen finns kvar... och erfarenheter har vunnits. Elektronisk handel,från inköp t om fakturering är en realitet! Ger fördelar för både köpare och säljare!
Tack! Frågor? Mer info, se www.eh.svekom.se Kerstin.wiss.holmdahl@svekom.se 08-452 79 87, 070-548 96 86 SFTI tekniska kansli, tekniskt.kansli@svekom.se