Handledning - För EBH-stödets användare inom länsstyrelserna
Innehåll 1 Inledning...2 2 Behörigheter i databasen...3 2.1 Inloggning...4 2.2 Första inloggningstillfället...4 3 Övergripande struktur...5 4 Startsidan...6 4.1 Mina uppgifter...6 5 Objekt...7 5.1 Sök objekt...7 5.2 Skapa objekt...8 5.3 Ändra och ta bort objekt...8 5.4 Skriv ut ett objekt...9 5.5 Lägga till dokument på ett objekt...9 5.6 Ändra och ta bort objektsspecifika dokument...10 5.7 Faser...10 5.8 Status...12 6 Riskklassning i olika faser... 15 6.1 Hur genomförs riskklassningen...15 6.2 Underlag/Metodik...16 7 Preciserad status efter åtgärd... 18 7.1 Preciserad status i förhållande till riskklassning...18 7.2 Hur väljs Preciserad status?...18 7.3 För vilka statusvarianter används Preciserad status?...19 7.4 Hur hanteras platsspecifika riktvärden vid val av Preciserad status?...21 7.5 Statusen i förhållande till riktvärden/riskbedömning...21 8 Rapporter... 22 8.1 Brutto prioriteringslista...22 8.2 Kvartalsrapporter...22 8.3 Riskklassfördelning...22 8.4 Ekonomirapport för avslutade utredningar...23 8.5 Objekt i länsstyrelsens åtgärdsram...23 8.6 Sammanställning bidragsbeslut...23 8.7 Ekonomirapport för pågående utredningar...24 8.8 Objektrapport...24 8.9 Statusrapport...24 9 Dokumenthantering... 26 9.1 Sök dokument...26 9.2 Ändra och Ta bort filer...26 9.3 Lägg till dokument...27 9.4 Dokumentmallar...27 10 Hjälp... 28
1 Inledning EBH-stödet är ett webbaserat systemstöd för det dagliga arbetet med förorenade områden i Sverige. Användare av databasen är främst tillsynsmyndigheterna inom förorenade områden, det vill säga landets länsstyrelser och kommuner. Dessutom används databasen av Naturvårdsverket. Adressen till databasen är: https://ebh.lansstyrelsen.se/ I EBH-stödet samlas data strukturerat i fördefinierade fält. All annan information laddas upp som filer i databasen. Utöver objektsspecifik information kan även allmänna filer laddas upp i ett bibliotek, vilket gör att det är möjligt att ta del av utredningar som genomförs i andra län. Databasen innehåller också en ekonomifunktion som kan användas av Naturvårdsverket och länsstyrelserna för att administrera bidrag för undersökning och åtgärder på s.k. bidragsobjekt. Denna handledning beskriver EBH-stödet, ger en översikt till funktionerna och beskriver de arbetsmoment som kan utföras i databasen. Handledningen är utformad av Användarrådet för EBH-stödet. Användarrådet är en grupp med representanter från olika länsstyrelser som arbetar med inventering, tillsyn och bidrag inom EBH, samt en representant från Naturvårdsverket. Användarrådets roll är att samla in synpunkter och utvecklingsfrågor från användarna och i största möjligaste mån tillgodose dem. Användarrådet lyfter även verksamhetsfrågor och deltar i arbete med att ta fram manualer och instruktioner till användarna. 2
2 Behörigheter i databasen Det finns olika behörighetsnivåer till EBH-stödet. De delas främst in i handläggare på olika myndigheter d.v.s. Naturvårdsverket, länsstyrelsen eller kommun. Inom de respektive myndigheterna finns behörigheter för att redigera (Handläggare) eller endast se och plocka ut information ur systemet (Övriga). För behörigheten att redigera information kan endast informationen för den egna kommunen eller länsstyrelsen ändras. En särskild behörighet för Naturvårdsverkets handläggare finns också och den innebär främst möjlighet att se och hantera bidragsansökningar. Utöver detta finns även administratörer. Administratörerna har bl.a. tillåtelse att ändra/lägga till användare, vilket länsstyrelsens Helpdesk hanterar. Administratörsbehörighet innehas även av EBH-stödets Användarråd för att de ska ha möjlighet att informera användarna om nyheter m.m. på exempelvis startsidan. Nedan finns information om de olika behörigheterna i EBH-stödet. Objekt Län Kommun Naturvårdsverket Handläggare Övrig Handläggare Övrig Handläggare Övrig Se alla objekt Ja Ja Ja Ja Ja Ja Söka objekt Ja Ja Ja Ja Ja Ja Skapa objekt Eget län Nej Nej Nej Nej Nej Ändra objekt Eget län Nej Egen kommun Nej Ja Nej Ta bort objekt Eget län Nej Nej Nej Nej Nej Dokument Län Kommun Naturvårdsverket Handläggare Övrig Handläggare Övrig Handläggare Övrig Se alla dokument Ja Ja Ja Ja Ja Ja Söka dokument Ja Ja Ja Ja Ja Ja Skapa dokument Eget län Nej Nej Nej Ja Ja Ändra dokument Eget län Nej Nej Nej Ja Nej Ta bort dokument Eget län Nej Nej Nej Ja Nej 3
Rapporter Län Kommun Naturvårdsverket Handläggare Övrig Handläggare Övrig Handläggare Övrig Skapa rapporter Ja Ja Ja Ja Ja Ja Bidragsansökningar Län Kommun Naturvårdsverket Handläggare Övrig Handläggare Övrig Handläggare Övrig Se bidragsansökan Skapa bidragsansökan Ändra bidragsansökan Ta bort bidragsansökan Ja Ja Ja Ja Ja Ja Eget län Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Nej Ja Nej Nej Nej Nej Nej Ja Nej Bidragshantering Län Kommun Naturvårdsverket Handläggare Övrig Handläggare Övrig Handläggare Övrig Se objekt Nej Nej Nej Nej Ja Nej Söka objekt Nej Nej Nej Nej Ja Nej Registrera beslut Nej Nej Nej Nej Ja Nej Registrera utbetalning Skapa/uppdatera prognoser Nej Nej Nej Nej Ja Nej Nej Nej Nej Nej Ja Nej 2.1 Inloggning För åtkomst till databasen krävs ett giltigt användarnamn och lösenord. Det kan fås via Länsstyrelsens Helpdesk. Efter tre misslyckade försök spärras kontot och Helpdesk måste kontaktas för att få ett nytt lösenord. Vid felaktig inloggning meddelas användaren om detta och får ett nytt försök. Vid lyckad inloggning visas startsidan upp. Mer information om Startsidan finns i kapitel 4. 2.2 Första inloggningstillfället Samtliga användare av EBH-stödet ska ta del av Instruktioner för hantering och användande av information i EBH-stödet, vilken finns under flikarna Startsida och Hjälp. 4
3 Övergripande struktur Databasen är uppbyggd i sex olika delar (nedan kallat flikar) och nedan följer en kort beskrivning av dem. Mer information om delarna finns i kapitel 5 till 9. De sex olika flikarna illustreras nedan. Startsida Startsidan innehåller kort information om EBH-stödet, såsom kontaktuppgifter till support och Användarrådet samt nyheter m.m. När startsidan, eller någon av de andra delarna visas är den gulmarkerad. Objekt Den största delen av arbetet i EBH-stödet utförs i Objektsfliken, där information om Sveriges alla potentiellt och konstaterat förorenade områden samlas. För varje objekt är informationen indelad i faser/underflikar, tre av dessa representerar de faser man vanligtvis arbetar med inom förorenade områden. Dessa tre faser är Inventering, Utredning och Åtgärd. Utöver de olika faserna finns en sammanfattning med övergripande information om objekten. Ekonomi Fliken för Ekonomi innehåller stöd för ansökningar av inventeringsmedel, utredningsmedel och tillsynsmedel. Här redovisas hur beviljade utredningsmedel har använts och ekonomiska utfall för specifika objekt. Även ansökan om åtgärdsmedel och kvartalsredovisning för åtgärdsobjekt fylls i under denna flik. Rapport Rapportfliken används för att ta ut listor av olika slag ur databasen. Möjlighet finns att exportera listorna till exempelvis excel eller pdf. Dokument I fliken Dokument samlas generella dokument. Där finns det bl.a. möjlighet att söka efter ansvarsutredningar i hela landet. Hjälp Fliken Hjälp innehåller bl.a. frågor och svar samt dokumentet: Instruktion för hantering och användande av information i databasen. 5
4 Startsidan På startsidan finns allmän information om EBH-stödet, såsom exempelvis kontaktuppgifter till Helpdesk och Användarrådet samt nyheter m.m. Här finns även aktuell information från Användarrådet. I två olika fält på startsidan kan man också se vilka dokument som ändrats eller laddats upp senast. Figur 4. Startsida 4.1 Mina uppgifter Länken till Mina uppgifter finns överst till höger och kan alltid nås oavsett var man befinner sig i databasen. Där finns information om användarens namn, e-postadress och lösenord. Här finns möjlighet för användaren själv att ändra sitt lösenord. Övrig information kan endast ändras av en administratör (Helpdesk). 6
5 Objekt Grunden för databasen är objektsregistret, där information om Sveriges alla potentiellt förorenade områden samlas. För arbete med specifika objekt väljs huvudfliken Objekt. 5.1 Sök objekt Sökfunktionen är främst till för att hitta ett specifikt objekt eller en avgränsad mängd objekt. För att få ut listor med många objekt hänvisas till fliken Rapporter. Det första som kommer upp under fliken Objekt är Enkla sökkriterier. Där finns det möjlighet att söka efter objekt med hjälp av IDnr, namn, län, kommun, fastighet, primär bransch, fas, status och riskklass m.m. Det finns dessutom ett fält för fritextsökning. Önskas möjligheter att specificera sökningen, så är det möjligt under Avancerade sökkriterier. Där kan bl.a. sökning utifrån MIFO-nr, tillsynsmyndighet och primär förorening genomföras. Efter en genomförd sökning finns det möjlighet att rensa fälten med hjälp av Rensa fält för att påbörja en ny sökning. Detta kan underlätta då det annars kan vara svårt att få en överblick på alla ifyllda fält. Max antal objekt som kan visas vid en sökning är 10 000 stycken. Sökresultatet sorteras med de senast ändrade objekten först, men sorteringen kan dock enkelt bestämmas med hjälp av att klicka på rubriken för exempelvis Primär bransch. Då sorteras objekten utifrån bokstavsordning i kolumnen för Primär bransch. Figur 5.1. Sökkriterier vid standardsökning 7
Figur 5.1(2). Avancerade sökkriterier 5.2 Skapa objekt När ett nytt förorenat område har identifierats kan ett nytt objekt skapas i databasen. Detta görs under fliken för Objekt och Skapa. Fälten markerade med en asterisk (*) måste fyllas i, resten är frivilliga. Det går endast att skapa objekt inom det egna länet. Figur 5.2. Skapa objekt 5.3 Ändra och ta bort objekt Vid ändring av information på ett specifikt objekt används Ändra längst ner på sidan för den aktuella fasen. Då kommer en redigerbar variant på sidan upp. Vilka av informationsfälten som går att ändra beror på vilken flik som man befinner sig i och vilken status objektet har tilldelats. Om ett objekt exempelvis har en status under Utredning eller Åtgärd, så kan det finnas svårigheter med att göra ändringar i fliken för Inventering. I dessa fall kommer dock ändringen inte att gå igenom vilket användaren informeras om genom röd text vid de fält som begränsar möjligheten. Det är möjligt att, till viss del, ta bort objekt ur databasen. Detta genomförs med hjälp av Ta bort bredvid Ändra längst ner på vänster sida i varje flik. Objekt kan alltså tas bort oavsett vilken flik/fas som visas. Radering av objekt från databasen kan endast utföras av handläggare på länsstyrelserna och användaren kan endast radera objekt inom det egna länet. Ett bekräftelsemeddelande visas upp för användaren innan objektet tas bort. Objektet och dess information raderas dock inte helt, utan kan återfås med hjälp av en administratör. Detta är dock en arbetskrävande insats och ska endast utnyttjas i undantagsfall. 8
Ett alternativ till att ta bort objekt ur databasen är att istället ändra statusen till Avförd överförd till annat objekt under fliken för Sammanfattning. Detta är främst ett alternativ för dubbletter. Figur 5.3. Ändra eller ta bort objekt 5.4 Skriv ut ett objekt Sammanfattningsfliken kan lämpligen skrivas ut och användas vid exempelvis kommunicering. Välj då Skriv ut objekt längst ned eller Skriv ut längst upp till höger på sidan. Skillnaden på de olika utskrifterna är att utskriftsfunktionen längst ned på sidan ger en utskrift med mindre urval av information samt generell information riktad mot mottagaren (t.ex. fastighetsägare). Utskriftsfunktionen längst upp till höger på sidan ger mer information om objektet samt information om vilken handläggare som reviderat objektet. För att skriva ut, välj sedan ctrl-p eller högerklicka och därefter välj Skriv ut. Figur 5.4(1) Utskriftsfunktion högst upp på sidan Figur 5.4(2) Utskriftsfunktion högst ned på sidan 5.5 Lägga till dokument på ett objekt Gå in på det specifika objektet och klicka på den flik där du vill ladda upp dokumentet. Sedan klickar man på Ändra längst ner till vänster på sidan och välj därefter Ladda upp dokument. Ta fram dokumentet i Bläddra och ange information om dokumenttyp. Information om kommun samt en kommentar kan också läggas till. Välj därefter Ladda upp. Dokument som endast laddas upp under sammanfattningsfliken (se även avsnitt 5.7) är endast åtkomliga där. Om ett dokument laddas upp under inventerings-, utrednings- eller åtgärdsfliken så är det åtkomligt både där och under sammanfattningsfliken. Figur 5.5 Ladda upp dokument 9
5.6 Ändra och ta bort objektsspecifika dokument För att ta bort eller ersätta ett dokument på ett objekt måste man först gå in på dokumentets filinformation genom att klicka på det och sedan klicka på Ändra. För att ta bort ett dokument klicka på Ta bort. För att ersätta ett dokument med ett annat anger man sökvägen till filen under Ersätt med. Med fördel tar man hjälp av Bläddra-knappen. När sökvägen har angetts välj Uppdatera. Figur 5.6. Ersätt dokument 5.7 Faser För varje objekt är informationen indelad i fyra underflikar som representerar de faser man vanligtvis arbetar med inom förorenade områden. De fyra faserna/underflikarna är: I varje fas finns en högerkolumn med informationsfält. Fälten är detsamma för Sammanfattning, Inventering och Utredning. Informationsfälten är Dokument, Fastigheter, Relaterade Objekt och Historik. I fliken för Åtgärd finns ytterligare två informationsfält utöver de ovan nämnda, vilket är Åtgärder på objektet och Historik - Riskklass. Under Sammanfattning kan man se objektets alla dokument i fältet för Dokument. Har ett dokument laddats upp under exempelvis fasen Åtgärd, så kan man inte se det dokumentet under Sammanfattning. Informationsfältet för Fastigheter ger en översikt på de fastigheter som är registrerade på objektet. Om det finns några andra områden som är kopplade till det aktuella objektet kan de sättas i Relaterade Objekt. Historikrutan är till för att meddela användaren vem som har gjort ändringar på objektet och när. Här går det även att se vem som skapade objektet och när. Vilken information som ändrats visas dock inte. Under alla faser, från Sammanfattning till Åtgärd, finns olika varianter av Status. Varje objekt befinner sig i en specifik status. De olika varianterna för status är olika beroende på vilken fas objektet befinner sig i. Mer information om vilka de olika statusarna är, finns nedan i kapitel 5.6.1 till 5.6.4. I samtliga fyra faser finns möjlighet att ladda upp dokument. Under exempelvis sammanfattnings- eller inventeringsfliken kan MIFO-blanketter laddas upp och under Utredning kan t.ex. ansvarsutredningar och miljötekniska undersökningar läggas in. Målsättningen med denna funktion i EBH-stödet är att all offentlig information om ett objekt ska samlas på ett och samma ställe. Ytterligare en styrka i EBH-stödet är att det finns möjlighet att riskklassa objekt efter utredning och åtgärd samt välja preciserad status efter åtgärd, och inte enbart i MIFO fas 1 och fas 2. 10
Vid byte av fas på ett objekt krävs det att vissa, obligatoriska, informationsfält fylls i. Dessa fält är markerade med en asterisk (*). Vilka fält som är obligatoriska skiljer sig åt mellan faserna. 5.7.1 Sammanfattning På sidan för Sammanfattning finns övergripande information om objektet, såsom administrativ information, geografisk information, kommuniceringsinformation och information om senaste riskklass. Senaste riskklass hämtas automatiskt från den flik den är registrerad under. Även preciserad status efter åtgärd anges, när så är aktuellt. Status att välja under fliken för Sammanfattning. - Identifierad avslutad - inventering ej påbörjad - Identifierad avslutad - ingen åtgärd - Identifierad importerad* - Avförd ingen åtgärd - Avförd överförd till annat objekt * Inget objekt ska finnas kvar i denna status vid rapporteringen till Naturvårdsverket i oktober 2011. 5.7.2 Inventering I denna flik återges mycket av informationen från Sammanfattning. Det är dock under denna flik som riskklass i MIFO fas 1 och fas 2 läggs in. Status under Inventering. - Inventering pågående - Inventering avslutad - förstudie ej påbörjad - Inventering avslutad - ingen åtgärd 5.7.3 Utredning I denna flik samlas all information som rör utredningsfasen. Alla dokument som rör utredningsfasten laddas upp. Under Utredning hanteras också ekonomin som rör utredningsfasen. Mer information om detta finns i kapitel 7 Ekonomi. Status under Utredning. - Förstudie pågående - Förstudie avslutad - huvudstudie ej påbörjad - Förstudie avslutad - ingen åtgärd - Huvudstudie pågående - Huvudstudie avslutad - åtgärd ej påbörjad - Huvudstudie avslutad - ingen åtgärd 5.7.4 Åtgärd Under denna flik samlas alla offentliga dokument rörande åtgärdsfasen. Dessutom ska här anges information om den specifika åtgärden. 11
Status under Åtgärd. - Delåtgärd pågående - Delåtgärd avslutad uppföljning ej klar - Delåtgärd avslutad uppföljning genomförd - Åtgärd pågående - Åtgärd avslutad - uppföljning ej klar - Åtgärd avslutad - uppföljning genomförd 5.8 Status Detta kapitel ersätter rekommendationen för statushantering som Användarrådet gav ut i november 2010. Detta är en rekommendation för hantering och användning av EBH-stödets olika alternativ för status. De olika statusalternativen listas nedan med en tillhörande beskrivning av vilka objekt som bör tilldelas respektive status. Statusrekommendationen utgår från Naturvårdsverkets branschlista. 5.8.1 Sammanfattning (för Identifierade objekt) Identifierad avslutad - inventering ej påbörjad Objekt som enligt Naturvårdsverkets branschlista ska inventeras. Identifierad avslutad - ingen åtgärd Objekt som enligt Naturvårdsverkets branschlista i första hand endast ska identifieras och branschklassas av Länsstyrelsen Identifierad importerad Inget objekt ska finnas kvar i denna status vid rapporteringen till Naturvårdsverket i oktober 2011. Identifierad importerad syftade bara att användas under migreringsarbetet. Vid osäkerhet kring vilken status som ska användas istället rekommenderas Identifierad avslutad inventering ej påbörjad. På så vis fångas objektet upp senare. Avförd ingen åtgärd Objekt som varken ska identifieras eller inventeras, men av upplysningssyfte bör finnas kvar i EBH-stödet, t.ex. inlämningsplatser för kemtvättar och platser för tillverkning av lädervaror men ingen garvning. Kan även användas för objekt som enligt branschlistan inte ska identifieras eller inventeras men som finns i EBH-stödet sedan tidigare, såsom t.ex. PCB-haltiga fogar, livsmedelsindustrier m.fl. Avförd överförd till annat objekt Informationen är flyttad till annat objekt. Statusen kan användas om det framgår att objektet är en dubblett. Väljs denna status rekommenderas det även att fältet Relaterade objekt används för att tydliggöra vilket objekt informationen flyttats 12
5.8.2 Inventering Inventering pågående över till. Meningen med att välja denna status istället för att ta bort objektet ur databasen är att det kan finnas ett syfte att bevara informationen för framtiden t.ex. om IDnr för dubbletten använts i kommuniceringar eller liknande. Objekt där inventering i Fas 1 eller Fas 2 pågår. Inventering avslutad - förstudie ej påbörjad Objekt som har tilldelats riskklass ett eller två under inventeringen och där undersökningar väntas. Objekt där det inte finns tillräckligt underlag för att göra en fullständig riskklassning, vilket medfört att riskklassen satts till samma som branschklassen. Detta gäller för objekt med hög riskklass i fas 1 där fortsatt utredning väntas. En tydlig motivering är nödvändig för att visa att klassningen är osäker. För Underlag/Metodik anges BKL. Inventering avslutad - ingen åtgärd 5.8.3 Utredning Förstudie pågående Objekt som har tilldelats riskklass tre eller fyra i inventeringen och, där inga undersökningar eller åtgärder väntas. Objekt där det inte finns tillräckligt underlag för att göra en fullständig riskklassning, vilket medfört att riskklassen satts till samma som branschklassen. Detta gäller för objekt med lägre riskklasser. En tydlig motivering är nödvändig för att visa att klassningen är osäker. För Underlag/Metodik anges BKL Objekt där undersökningar i större omfattning än MIFO Fas 2 pågår. Alla undersökningar bedöms vara förstudier tills hela området är översiktligt undersökt. Förstudie avslutad - huvudstudie ej påbörjad Om bedömningen efter förstudien fortfarande är att huvudstudie krävs, men ingen fördjupad studie har påbörjats ännu. Förstudie avslutad - ingen åtgärd Huvudstudie pågående Om objektet inte ska åtgärdas Fördjupade studier pågår, t.ex. genom förtätning av provtagningar inom delar av området, ytterligare provtagningar och/eller nya analyser av vissa ämnen, riskbedömning, riskvärdering, åtgärdsutredning etc.. Huvudstudie avslutad - åtgärd ej påbörjad Objekt där fördjupade undersökningar är slutförda och objektet ska åtgärdas. Huvudstudie avslutad - ingen åtgärd 13
Objekt där de fördjupade undersökningarna är slutförda och objektet inte ska åtgärdas. 5.8.4 Åtgärd Delåtgärd pågående Delåtgärder pågår på objektet Delåtgärd avslutad uppföljning ej klar Delåtgärder har avslutats, men uppföljning är ej klar. Delåtgärd avslutad uppföljning genomförd Delåtgärd avslutad och uppföljning är genomförd. Åtgärd pågående Åtgärd är pågående. Åtgärd avslutad - uppföljning ej klar Slutrapport har lämnats in, men uppföljning är ej klar. Uppföljning kan t.ex. bestå av ett kontrollprogram som inte avslutats. Åtgärd avslutad - uppföljning genomförd Slutrapport har lämnats in och uppföljning är genomförd. 14
6 Riskklassning i olika faser Riskklassning kan genomföras i faserna för Inventering, Utredning och Delåtgärd. Dessutom kan klassningen genomföras med olika underlag/metodiker, mer information om dem finns i kapitel 7.2. 6.1 Hur genomförs riskklassningen Inom faserna Inventering och Utredning finns möjlighet att riskklassa. Inom fasen Åtgärd finns möjlighet att riskklassa efter delåtgärd. Vid slutförd åtgärd anges inte riskklass, utan istället ska Preciserad status efter åtgärd väljas, mer information om det följer i kapitel 7 När en fas avslutas så måste en riskklass anges. För fasen Inventering är rubriken Riskklass efter inventering, för Utredning är rubriken Riskklass efter utredning och för Åtgärd är den Riskklass efter delåtgärd. Observera att Riskklass efter åtgärd inte finns utan ersätts där av Preciserad status efter åtgärd. Om det gjorts flera riskklassningar på ett objekt listas de i kronologisk ordning med riskklassen med senaste datum överst. På sammanfattningssidan heter denna rubrik Senaste riskklass. Där visas den senast daterade riskklassen som gjorts för det aktuella objektet. I vilken fas senaste riskklassningen gjordes framgår av fältet Metodik. 6.1.1 Lägg till ny riskklass Här följer en beskrivning stegvis på hur en ny riskklass läggs till. 1. Lås upp för redigering genom att klicka på Ändra. 2. Ange Underlag/Metodik Riskklass Utförd av Datum Organisation/Myndighet Motivering 3. Klicka på Lägg till. Risklassningen läggs nu till på listan direkt under rubriken Riskklass efter 4. Om inget annat ska göras på objektet så låses det för redigering genom att klicka på Spara. Figur 6.1. Lägg till ny riskklass 15
6.1.2 Ändra befintlig riskklassning För att ändra information i en befintlig riskklassning, välj Ändra längst ner till vänster på sidan. Därefter väljs Visa, då kommer all information om den befintliga riskklassningen upp. Där är det möjligt att ändra informationen såsom exempelvis motiveringen. Välj därefter Uppdatera och därefter Spara om inga ytterligare ändringar ska göras. Figur 6.1.2 Ändra befintlig riskklass 6.1.3 Ta bort befintlig riskklassning För att ta bort en befintlig riskklass, välj Ändra. Välj därefter Visa för den riskklass som ska tas bort. Därefter väljs Ta bort. 6.2 Underlag/Metodik När en riskklass anges under Inventering, Utredning eller Åtgärd, Kan olika underlag/metodiker anges. I tabellen nedan listas de olika valmöjligheterna. BKL När objekt inventeras enligt MIFO inträffar det ibland att det inte finns tillräckligt med information för att göra en riskklassning. Man har i och med denna kategori möjlighet att låta BKL gälla som riskklassning. Alternativet är att inte sätta riskklass men då går det inte att sätta inventeringsstatus till avslutad. MIFO 1 Riskklass i MIFO fas 1 MIFO 2 Riskklass i MIFO fas 2 Uppskattad Annan En bedömning har utförts och riskklass bestämts utan att en specifik metod har använts eller att en metod inte använts fullt ut. Om riskklass utförts i annat system. 16
Utredning Åtgärd Om utredningarna för ett objekt är avslutade ska statusen ändras och en riskklass sättas. Detta görs under Utredning och här är kategorin Utredning enda möjliga val, därmed genereras det automatiskt utan att fältet syns när riskklassningen utförs. Om delåtgärder för ett objekt är avslutade kan riskklassning efter delåtgärd genomföras. Detta görs under fliken Åtgärd och där är kategorin Åtgärd enda möjliga val, därmed genereras det automatiskt. 17
7 Preciserad status efter åtgärd Efter att en åtgärd är genomförd ska Preciserad status efter åtgärd anges i EBH-stödet. Preciserad status kan användas för helt avslutade åtgärder samt om lämpligt även för delvis åtgärdade objekt. Avseende delvis åtgärdade objekt bör Preciserad status inte användas då delåtgärden bara är en förberedande eller inledande del av en redan planerad helhetsåtgärd eller då man kan förutse ett återstående åtgärdsbehov även med oförändrad markanvändning. 7.1 Preciserad status i förhållande till riskklassning Ett delsyfte med preciserad status efter åtgärd är också att ersätta tidigare riskklass efter åtgärd. Avsikten med en risklassning utifrån MIFO-metodiken är att ge underlag för att kunna prioritera mellan olika objekt framför allt inför åtgärd. Avsikten med riskklassning så som den är framtagen är och bör inte vara att användas som en statusbeskrivning av ett åtgärdat område. Terminologin för status ersätter detta. Figur 7. Preciserad status efter Åtgärd 7.2 Hur väljs Preciserad status? Det finns två alternativ när det gäller Preciserad status. Åtgärder utförda för en Känslig Markanvändning samt Åtgärder utförda för en Mindre Känslig markanvändning. Efter att ett val gjorts ska en specificering göras i ett fritextfält. Har känslig markanvändning valts efterfrågas en specificering av känslig markanvändning, exempelvis förskola, radhusområde eller bostäder. Har mindre känslig markanvändning valts efterfrågas specificering av den markanvändningen, exempelvis handel eller industriområde. Definitionen för markanvändningen utgår från Naturvårdsverkets rapport 4918 respektive 5976. 18
7.2.1 Restriktioner finns Efter att markanvändningen specificerats efterfrågas om Restriktioner finns för den angivna markanvändningen. Här ska Ja eller Nej väljas. Väljs Ja kommer ett fritextfält upp där restriktionerna ska beskrivas. Exempel på restriktion är grundvattenuttag. 7.3 För vilka statusvarianter används Preciserad status? Preciserad status efter åtgärd finns på objekt med följande statusvarianter: - Delåtgärd avslutad - uppföljning ej klar, se 7.3.1. - Delåtgärd avslutad - uppföljning genomförd, se 7.3.2. - Åtgärd avslutad uppföljning ej klar, se 7.3.3. - Åtgärd avslutad uppföljning genomförd, se 7.3.4. 7.3.1 Delåtgärd avslutad uppföljning ej klar På objekt med denna statusvariant finns möjligheten att välja på Riskklass efter delåtgärd eller Preciserad status efter delåtgärd. Endast ett alternativ ska väljas. Som nämns i kapitel 7.5 är det viktigt att terminologin med Preciserad status inte används på objekt där en delåtgärd bara är en förberedande eller inledande del av en redan planerad helhetsåtgärd. Den ska inte heller användas om det går att förutse ett återstående åtgärdsbehov även med förändrad markanvändning. Se figur 7.6.2. Om Preciserad status tillämpas ska även fältet Restriktioner finns för markanvändningen fyllas i med Ja eller Nej och eventuellt specificeras. 7.3.2 Delåtgärd avslutad uppföljning genomförd Även på denna statusvariant finns möjlighet att välja mellan Riskklass efter delåtgärd eller Preciserad status efter delåtgärd. Samma villkor gäller som för Delåtgärd avslutad uppföljning ej klar. Se figur 7.6.2. Om Preciserad status tillämpas ska även fältet Restriktioner finns för markanvändningen fyllas i med Ja eller Nej och eventuellt specificeras. 19
Figur 7.6.2 Riskklass efter delåtgärd eller Preciserad status efter delåtgärd 7.3.3 Åtgärd avslutad uppföljning ej klar På objekt med denna statusvariant är det krav på att fylla i något av alternativen under Preciserad status efter åtgärd. På Restriktioner finns för markanvändningen ska Ja eller Nej väljas och eventuellt specificeras. 7.3.4 Åtgärd avslutad uppföljning genomförd För denna statusvariant är det krav på att fylla i något av alternativen under Preciserad status efter åtgärd. På Restriktioner finns för markanvändningen ska Ja eller Nej väljas och eventuellt specificeras. Figur 7.6.4 Preciserad status efter åtgärd 20
7.4 Hur hanteras platsspecifika riktvärden vid val av Preciserad status? Att platsspecifika riktvärden används i bedömning av ett område och för att ta fram åtgärdskrav innebär inte att markanvändningen inte går att hänföra till "mindre känslig markanvändning" eller "känslig markanvändning". Istället har man anpassat sin riktvärdesberäkning till platsspecifika förutsättningar (men man utgår fortfarande ifrån en känslig eller en mindre känslig markanvändning). De närmare detaljerna om vilka åtgärdsmål som använts samt hur de tagits fram, vilken hänsyn som tagits m.m. ska normalt framgå av de handlingar som hör till objektet. 7.5 Statusen i förhållande till riktvärden/riskbedömning Ett verktyg i riskbedömningen är riktvärden (generella eller platsspecifika). Om det finns en risk och risken behöver reduceras, formuleras mätbara åtgärdsmål för området. De mätbara åtgärdsmålen omsätts till åtgärdskrav inför utförandet av åtgärd. Åtgärdsmål och åtgärdskrav kan vara lika med generella eller platsspecifika riktvärden, om riskvärderingen visar att det är lämpligt. 21
8 Rapporter Under huvudfliken Rapporter finns möjlighet att generera listor av olika slag. Det finns ett urval av förprogrammerade listor att välja på och i vissa av dessa finns utrymme för att precisera sökningen. Figur 9 Rapporter Samtliga rapporter kan exporteras från EBH-stödet till exempelvis Excel eller PDF-format. Detta görs genom att välja format i rullistan Välj format och därefter väljs Exportera. Figur 9(2) Välj format på rapport 8.1 Brutto prioriteringslista Denna funktion genererar en lista över samtliga objekt med riskklass 1 för ett län (därav benämningen Brutto). För att sammanställa prioriteringslistan krävs alltså en gallring i denna lista. 8.2 Kvartalsrapporter I denna rapport redovisas information med bl.a. ekonomiskt utfall vid dagens datum för de objekt som beviljats statsbidrag för åtgärd, utifrån de uppgifter som Länsstyrelsehandläggare matat in under kvartalsrapportsrutan på respektive objektssida. Rapporten tjänar som en specificering på objektsnivå och som en del av den ekonomiska kvartalsredovisningen till Naturvårdsverket för de bidrag som Länsstyrelsens beviljats medel till på åtgärdsramen. Här visas både pågående och avslutade åtgärdsobjekt. 8.3 Riskklassfördelning Denna rapport kan användas för att få en översikt på riskklassfördelningen i t.ex. ett län. Funktionen kan användas för att ta ut statistik. I rapporten finns möjlighet att välja från vilken status uppfiterna ska hämtas. I grundinställningen anges alla statusar och då kommer även objekt i statusen Avförd att visas. 22
Figur 9.3 Rapport Riskklassfördelning 8.4 Ekonomirapport för avslutade utredningar I denna rapport redovisas de utredningskostnader för avslutade utredningsobjekt som beviljats bidrag för utredning, utifrån de uppgifter som registrerats under ekonomirutan på respektive objekt. Rapporten tjänar som en specificering på objektsnivå och som en del av den ekonomiska redovisningen till Naturvårdsverket för de bidrag som Länsstyrelsens beviljats medel till på utredningsramen. Varje enskilt objekt och typ av utredning redovisas på en rad där det framgår hur mycket medel som beviljats samt kostnadsutfall. För ett objekt, vars utredningskostnad är förknippad med fler än ett beslut om bidragsmedel, visas flera rader. Observera att ett objekt kan finnas under ekonomirapport både för pågående och avslutade utredningar, t.ex. när huvudstudien pågår och förstudien har slutredovisats till Naturvårdsverket. 8.5 Objekt i länsstyrelsens åtgärdsram I denna rapport redovisas de objekt som beviljats åtgärdsmedel från Naturvårdsverket, efter det att Naturvårdsverket via EBH-systemet "godkänt" Länsstyrelsens ansökan om åtgärdsmedel för ett objekt. 8.6 Sammanställning bidragsbeslut I denna rapport redovisas en sammanställning på årsbasis av beviljade inventerings-, tillsynsoch utredningsmedel från Naturvårdsverket, utifrån Länsstyrelsens bidragsansökningar samt de uppgifter som Naturvårdsverkets och Länsstyrelsens handläggare registrerat under ekonomifliken. 23
8.7 Ekonomirapport för pågående utredningar I denna rapport redovisas de utredningskostnader för pågående utredningsobjekt som beviljats statsbidrag för utredning, utifrån de uppgifter som registrerats under ekonomirutan på respektive objekt. Rapporten tjänar som en specificering på objektsnivå och som en del av den ekonomiska redovisningen till Naturvårdsverket för de bidrag som Länsstyrelsens beviljats medel till på utredningsramen. Varje enskilt objekt och typ av utredning redovisas på en rad där det framgår hur mycket medel som beviljats. Med pågående menas här objekt, som beviljats bidragsmedel för en viss typ av utredning och där utredningskostnaden inte avrapporterats. Observera att ett objekt kan finnas under ekonomirapport både för pågående och avslutade utredningar, t.ex. när huvudstudien pågår och förstudien har slutredovisats till Naturvårdsverket. 8.8 Objektrapport Här finns det möjlighet att göra ett urval utifrån vilken information som önskas. Funktionen kan användas för att exempelvis få ut rapporter över alla objekt inom en kommun eller alla objekt med en specifik riskklass inom en bransch. Liksom för de andra rapporterna, så finns det möjlighet att exportera rapporten till exempelvis PDF eller Excel. För att få en objektrapport i excel där objekten kan sorteras, kom ihåg att välja Exportvänlig rapport. Viktigt att känna till om Objektrapport - I dagsläget kan det finnas med dubbletter i Objektrapporten. Orsaken till det är att samtliga objekt som har mer än en sekundär bransch kommer med flera gånger. Har exempelvis ett objekt två sekundära branscher så visas den två gånger i rapporten, en gång för den primära + första sekundära och en gång för den andra sekundära branschen. Problemet är prioriterat att åtgärda under 2011. Om syftet att endast ta ut statistik kan det vara en fördel att istället använda den ordinarie sökfunktionen i EBHstödet. Då förhindras feltolkningar beroende på eventuella dubbletter som kan finnas i Objektrapporten. - Det är viktigt att Underlag/metodik väljs i Kolumner om riskklass väljs. Detta för att tydliggöra vilken riskklass det handlar om, exempelvis riskklass i MIFO fas 1 eller 2 eller riskklass efter utredning. 8.9 Statusrapport Denna rapport kan användas för att få en överblick av objekts status. Ett urval kan exempelvis göras på bransch eller kommun. 24
Figur 9.9 Statusrapport 25
9 Dokumenthantering I EBH-stödet kan dokument laddas upp. Det är dock av stor vikt att känna till att allt som registreras och laddas upp i databasen är offentliga handlingar. Samtliga Länsstyrelser, Naturvårdsverket och inom kort kommunerna har direkt tillgång till informationen och informationen kan och får lämnas ut på begäran efter sedvanlig sekretessprövning och i enlighet med det regelverk som i övrigt gäller vid för utlämnande av allmänna handlingar. Dokument kan laddas upp till enskilda objekt (läs mer om detta i kapitel 6. 4) eller som ett generellt dokument i EBH-stödet. 9.1 Sök dokument Alla användare har rättighet att läsa alla dokument som är lagrade i systemet. Dessa hittas under fliken Dokument och lättast med hjälp av sökfunktionen Sök dokument. Kriterierna kan vara kopplade till egenskaper hos objekt, dokument eller län/kommun. Fritextfältet är kopplat till innehållet i textdokumenten i databasen. Resultatet av sökningen presenteras i två olika listor, en för generella och en för objektspecifika dokument. Vid sökning så används bara de sökparametrar för respektive lista som går att applicera, till exempel kommun används inte vid sökning av generella dokument och sökningen bland dessa kommer då bortse från den parametern. Genom länkarna i resultatlistan kommer man till sidan för dokumentinformation. På denna sida visas filens dokumenttyp samt eventuell kommentar. Genom att klicka på filnamnet kan man ladda ner filen till sin egen dator. 9.2 Ändra och Ta bort filer Ändra och ta bort generella dokument Under fliken Dokument kan användaren välja att ändra informationen för dokumentet samt ersätta själva filen i databasen (detta är möjligt för länsstyrelsens handläggare i det egna länet samt för Naturvårdsverket). Klicka på det aktuella dokumentet, välj Ändra och därefter Ersätt med samt Bläddra för att ta fram det aktuella dokumentet. Därefter väljs Uppdatera. Figur 10.2 Rapporter 26
9.3 Lägg till dokument Lägga till generella dokument Figur 10.3 Lägg till dokument Välj Lägg till dokument. Därefter tas det specifika dokumentet fram genom Bläddra Ange därefter dokumenttyp. Eventuell kommentar till filen kan även skrivas in. 9.4 Dokumentmallar Som namnet anger återfinns här de dokumentmallar som kan bli aktuella vid arbetet med förorenade områden. Här finns i dagsläget mallar för MIFO-blanketter. Figur 10.4 Dokumentmallar 27
10 Hjälp På hjälpsidan finns handledningar, frågor och svar samt support. Här finns bl.a. den instruktion som samtliga användare av databasen ska ta del av Instruktioner för hantering och användande av information i EBH-stödet. Det är bra att ha för vana att gå in på sidan emellanåt då nya frågor och svar kommer att läggas till kontinuerligt. Figur 11 Hjälp 28
För mer information, kontakta Användarrådet för EBH-stödet. Kontaktperson och samordnare: Therese Ahlin, Länsstyrelsen i Västra Götalands län, telefon: 031-60 57 53, e-post: ebh-support@lansstyrelsen.se Rapporten har sammanställts av Användarrådet och den kommer att revideras vid behov. Rapportnr: 2011:51, version 1 juni 2011 ISSN: 1403-168X (ingår i Västra Götalands läns rapportserie) www.lansstyrelsen.se