Delårsrapport jan-mars 2007 Försörjningscentrum

Delårsrapport jan-mars 2007 Försörjningscentrum Vision MEDBORGAR FÖRNYELSE PROCESS MEDARBETAR EKONOMI PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET PERSPEKTIVET Strategier Framgångsfaktorer Nyckelindikatorer Handlingsplaner

2007-04-23 Dnr FC 2007-395 sidan 2 av 13 Innehållsförteckning Enhetschefens reflektion 3 Styrkorts, verksamhet och resultat 4 MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET... 4 FÖRNYELSEPERSPEKTIVET... 6 PROCESSPERSPEKTIVET... 8 MEDARBETARPERSPEKTIVET... 10 EKONOMIPERSPEKTIVET... 12 Bilagor HELÅRSBEDÖMNING RESULTATRÄKNING MM ANNAN RAPPORTERING UPPFÖLJNING FÖRNYELSEPERSPEKTIVET 2

2007-04-23 Dnr FC 2007-395 sidan 3 av 13 Till Landstingsstyrelsen ENHETSCHEFENS REFLEKTION 2007 har börjat med en rivstart. Det nya huset för tumörsjukdomar har invigts. Många intressenter har besökt huset och Försörjningscentrums konstansvariga Ulla Johansson har uppmärksammats i TV för den vackra utsmyckningen i huset. Forskningen har uppmärksammat vikten av den estetiska vårdmiljöns betydelse för både patienter och personal och här kan vi uppleva den på ett mycket påtagligt sätt. Det arbete som pågått under ett par års tid med att arbeta fram de s k AFFavtalen har nu avslutats och ligger till grund i den försäljning av det landstingsägda bolaget EFV AB. Dalkia AB är nu vår leverantör av drift- och verksamhetsservice. Inom Försörjningscentrum (FC) har vi påbörjat arbetet med att bygga upp en beställarorganisation för våra externa leverantörer. Det är lika viktigt att vara en professionell beställare med sansvar, som att vara en god leverantör. Inför 2008 ska LiÖ upphandla servicetjänster för ca 700 Mkr, varför vi måste fokusera på hur och vilka underlag som ska tas fram för att Upphandlingscentrum (UC) ska kunna genomföra upphandlingarna. Vårdnära Service är ett projekt som pågått under förra året, där tvätt och förrådshanteringen överlåtits till externa leverantörer. Syftet med projektet var att skilja på vård och service. Vårdpersonalen ska kunna ägna sig åt att på heltid vårda sina patienter istället för att handha tvätt och förrådshantering. FC har nu fått ansvar för att implementera detta i övrig verksamhet, främst inom sjukhusvården. Vi startar med de avdelningar som flyttar eller bygger om. En projektgrupp ansvarar för implementeringen. Inom FC pågår ständigt utvecklingsarbete. En gemensam värdegrund har arbetats fram under en process där 45 % av våra medarbetare deltagit i processen. Denna ska utgöra en bas för hur vi förhåller oss till våra kunder, oss själva, vårt uppdrag och vår arbetsplats. Försörjningscentrum Elisabeth Törnqvist Försörjningschef 3

2007-04-23 Dnr FC 2007-395 sidan 4 av 13 STYRKORTSUPPFÖLJNING, VERKSAMHET OCH RESULTAT MEDBORGAR-/ KUNDPERSPEKTIVET Samtliga affärsområden inom Försörjningscentrum har utifrån sina förutsättningar tagit fram åtgärdsplaner utifrån höstens kundenkät. Inom affärsområde Administration har man utvecklat kundvårdsmötena för att säkerställa att kunderna är nöjda, förbättra rutiner och kundanpassa lösningar samt återkoppla. Fastighetsförvaltningen och byggavdelningen har upprättat ett kundregister som strukturerar kundkontakterna och systematiserat erfarenhetsåterföringen vid byggprojekt. Inom affärsområdet IT pågår vidareutveckling och kvalitetssäkring av IT-samordnarmötena samt kvalitetshöjning på svaren hos IT-akuten. Flera ärenden hanteras direkt i telefon och kunden får därmed bättre service. För hela Försörjningscentrum har en kundtjänst startat upp med ett telefonnummer in som lotsar våra kunder rätt. Ett ärendehanteringssystem har installerats som gör att vi lätt kan följa upp vår verksamhet, men också utveckla det för av våra entreprenörer. En tjänst som flyttkoordinator har utvecklats som ska kunna hjälpa verksamheten att få effektiva och smidiga processer i samband med omflyttningar och nybyggnationer. 4

2007-04-23 Dnr FC 2007-395 sidan 5 av 13 Strategi 2: Kunna erbjuda god kundkommunikation Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: Kunna erbjuda effektiva lösningar med högt kundvärde Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt Attraktiva tjänster/ NKI 90 % 57,1 % Okt 2006 produkter Professionalism NKI 90 % 73,9 % Okt 2006 Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt Tillgänglighet NKI 90 % 69,5 % Okt 2006 Enkla och tydliga kontaktvägar NKI 90 % 5

2007-04-23 Dnr FC 2007-395 sidan 6 av 13 FÖRNYELSEPERSPEKTIVET Samarbete sker inom flera av våra olika områden med andra landsting. Flera studiebesök har skett och vi har också tagit emot besök. Ett område som vi påbörjat att utveckla och bygga upp är en beställarorganisation. Det känns angeläget att landstinget är duktigt på att beställa och följa upp våra entreprenörer samt lämna bra underlag till UC vid förnyade upphandlingar. Utveckling av avvikelsesamordning inom Försörjningscentrum är ett annat angeläget område liksom funktionsförvaltning. Ett förslag till organisation med funktionsägare och funktionsförvaltare har arbetats fram i syfte att tydliggöra ansvar och sjukvårdsverksamheternas beroende av olika funktioner. Inom affärsområdet IT har ett nytt IP-nät införts. Det nya nätet till servicehallarna går i produktion under april månad. Det nya nätet mellan sjukhusen är klart och beräknas tas i drift under hösten. Central datalagring (SAN) är klar och har börjat levereras till bl a RTGsystem, Hjärtcentrums EKG-databaser och PJ08-system. Fastighetsförvaltningen har sedan bildandet av Försörjningscentrum övergått från en traditionell fastighetsförvaltning till att utveckla sig mot paketering av tjänster. Detta innebär att ytterligare lokalanknuten service bör ingå som en del i hyran. Exempel på detta är den dagliga lokalvården och avfallshanteringen. Arbetet har påbörjats med fördelning av ansvar för våra externa leverantörer mellan de olika affärsområdena. 6

2007-04-23 Dnr FC 2007-395 sidan 7 av 13 Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: Synkronisera och utveckla befintliga tjänster Framgångsfaktor Tydliga och effektiva tjänstepaket Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast NKI 90% Strategi 2: Ligga före i tjänsteutveckling Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt Mättidpunkt Omvärldskunskap Benchmarking 2/år 1 14 Mars 2007 Produktutveckling Antal utvecklade produkter/tjänster 3/år 1 4 Mars 2007 7

2007-04-23 Dnr FC 2007-395 sidan 8 av 13 PROCESSPERSPEKTIVET Inom Administration pågår ständigt en effektivisering av rutiner och arbetssätt. Under 2007 kommer arbetet med det nya ekonomisystemet innebära att nya arbetssätt ska identifieras. Vårdersättningsgruppen har infört systemet Primula. Sjukresekontoret arbetar med utbetalningssystemet Platen. Uppnådda effekter i våra processer mäter vi genom att jämföra antalet nedlagda timmar på basutbudet mellan åren. Målsättningen är att antalet timmar ska minska. På löneservice har vi t o m mars månad lagt ner 11 702 timmar att jämföra med 11 868 timmar 2006. Fastighet och byggavdelningen har arbetat med dokumenthanteringssystem som ska underlätta arbetet med kartläggning av hyres- och underhållsprocesserna. Inom IT har man anpassat organisationen för dygnetrunt-service. Paketering av tjänster har skett och följande nya tjänster kan erbjudas Webbaccess till e-post via Internet Bridgit konferenssystem för konferenser inom LiÖ och via sjunet Tillgång till Cosmic, datajournal hemma hos patienten genom 3G och Citrixlösning för PJ08. Servicecenter har arbetet med att marknadsföra FC genom informationsblad och vår hemsida som ständigt uppdateras med nya tjänster. Miljöenheten har planerat för utbildning av LiÖs miljöombud i maj. Temat är Klimatförändring och energieffektivisering. I samband med denna utbildning har en folder tagits fram för att minska energiförbrukningen Stoppa onödan. Översyn av rutiner för egenkontroll har påbörjats, bl a har översyn skett av avfallshanteringen på ViN och US. Detta för att den ska stämma överens med lagstiftningen om egenkontroll. Avtal för hämtning av el-avfall har tecknats i samarbete med fastighetsförvaltningen, IT och Upphandlingscentrum. 8

2007-04-23 Dnr FC 2007-395 sidan 9 av 13 Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: Utveckla effektiva interna processer som skapar kundvärde Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Väldefinierade och Antal kända processer processkartläggningar Standardiserade Nya gemensamma arbetssätt rutiner Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt 5/år 8 Dec 2006 10/år 3 Dec 2006 9

2007-04-23 Dnr FC 2007-395 sidan 10 av 13 MEDARBETARPERSPEKTIVET Under året har vi arbetet med FCs värdegrund. Arbetet har skett i grupper om 20 st medarbetare och chefer. 5 grupper har tillsammans arbetat fram vår gemensamma värdegrund. Den ska utgöra en bas för hur vi förhåller oss till våra kunder, oss själva, vårt uppdrag och vår arbetsplats. 6 grundläggande värderingsbegrepp har tagits fram Allas lika värde Samarbete och samverkan Tillåtande och öppet klimat Delaktighet och ansvar Tydlighet Utvecklingsmöjligheter Övriga processer som pågår inom detta perspektiv är bl a Systematiskt arbetsmiljöarbete. Vår hemsida har uppdaterats med bl a information om nyanställda och personal som slutar, introduktion och lokala kollektivavtal. 10

2007-04-23 Dnr FC 2007-395 sidan 11 av 13 Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: Delaktiga och ansvarstagande medarbetare Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast Gemensam Medarbetarenkät 90 % värdegrund Nöjda medarbetare Medarbetarenkät 80 % Strategi 2: Säkerställa och utveckla kompetens Framgångsfaktor Kompetensutveckli ng Rekrytering Nyckelindikator/annan Utbildning/utvecklingsti d Andel nyrekryterade som har fastställd kompetensnivå Mättidpunkt Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt 40 tim/år i 4 tim 25 tim Mars 2007 snitt per pers. 100 % 100 % 100 % Mars 2007 Strategi 3: Utifrån sitt uppdrag ska medarbetare motiveras att göra goda arbetsinsatser Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt Landstinget har goda och hälsofrämjande arbetsplatser Total sjukfrånvaro uttryckt i procent för aktuell period < 6 % 5,7 % 5,5% Mars 2007 11

2007-04-23 Dnr FC 2007-395 sidan 12 av 13 EKONOMIPERSPEKTIVET Årets resultat beräknas bli noll dvs en resultatförsämring med 600 tkr jämfört med budget. Försämringen mot budget beror på att nya funktioner, såsom avtalscontroller och brandskyddsledare, har tillkommit och dessa är ofinansierade under 2007. Under 2008 kommer förslag till finansiering att upprättas. Resultatförsämringen har dock reducerats tack vare att overheadkostnaderna har sjunkit inom affärsområdet Administration jämfört med budget. Investeringarna i byggnadsinventarier sjunker jämfört med budget och det beror på att planerade projekt har skjutits till 2008 bla för projekt på LiM och för Vretaskolan. Även fastighetsinvesteringarna sjunker jämfört med budget och det beror på förskjutningar av POUS projektet ca 100 Mkr. Reinvesteringarna ökar jämfört med budget och det avser investeringar som kan hänföras till energiprojektet EPC. Nettoförändringen i investeringarna i fastighet beräknas öka långfristiga lån med motsvarande belopp. Nettoinvesteringarna inom IT belastar däremot de likvida medlen med 17 Mkr. Lönekostnadsutvecklingen första kvartalet 2007 jämfört med första kvartalet 2006 kan förklaras av att nya verksamheter har tillkommit tex fotografer och servicecenter. En personalökning har skett inom affärsområdet IT då mer resurser har lagts på bla ökad IT-säkerhet. Avkastningskrav och beläggningsgrad är höga första kvartalet då perioden präglas av bokslutsarbete och nedlagd tid för utbildningar är liten. En av handlingsplanerna för 2007 är att kontinuerligt pröva tjänster för att kunna välja lämplig driftsform, inhouse eller segmenterad outsourcing. Inom IT har detta gjorts och FC har valt att outsourca en del av skrothanteringen och återsälja en del produkter till eftermarknaden. Dessutom har hanteringen av server-hårdvara sålts ut genom tjänsten tekniker på plats. En annan av handlingsplanerna är att se över produktionsekonomin i processerna dvs automatisering kontra personal. Genom avtal har landstinget nu fått minskade kostnader för IT-skrot. En tredje handlingsplan är att vid investeringar ska TCO (Total Cost Ownership) perspektivet beaktas. Inom IT-området arbetar man bla med avtal och förutsättningarna för att kunna sälja utrangerad utrustning till leverantör. 12

2007-04-23 Dnr FC 2007-395 sidan 13 av 13 Utfall nyckelindikatorer Strategi 1: En ekonomi i balans för att skapa handlingsfrihet Resultatutrymme för framtida utvecklingskostnad er föregående år Avkastningskrav på intäktsfinansierade verksamheter 2 % av intäkterna Strategi 2: Skapa en stabil ekonomi genom ett effektivare arbetssätt Framgångsfaktor Optimalt resursutnyttjande Konkurrenskraftiga priser 9,1 % 2,4 % Mars 2007 Framgångsfaktor Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt Kostnadskontroll Ekonomisk 1 g/ 1 1 Mars 2007 mån. Verksamheten är Lönekostnadsutveckling Landstingsindex 4,6 % -0,8 % Mars 2007 anpassad efter en i procent jmf med intäktsutvecklingen motsvarande period Nyckelindikator/annan Målvärde Utfall Senast Mättidpunkt Beläggningsgrad 80 % 87,5 % 82 % Mars 2007 Benchmarking 1 g/år 1 Dec 2006 13

Blankett 1 Ledningsstaben 2007-04-23 Annika Hjertkvist 505 Försörjningscentrum Produktionsenhets chefens godkännande: - obs anges i tkr Resultaträkning Finansieringsanalys 2007 Tillförda medel 2007 Landstingsbidrag Koncernbidrag Årets resultat 0 Patientavgifter sjukvård/tandvård Justering för avskrivningar 199 368 Försäljning av sjukvård/tandvård Försäljning av anläggningstillgångar bokf värde Försäljning av utbildning 565 Minskning av långfristiga fordringar Övriga intäkter i landstigets huvudverksamhet Nya långfristiga lån 623 111 Försäljning av övriga tjänster 1 101 868 Minskning av förråd Statsbidrag Minskning av kortfristiga fordringar 422 Bidrag för personal Ökning av kortfristiga skulder 881 Övriga bidrag 10 803 Övrigt Försålt material, varor, övriga intäkter 4 570 Summa tillförda medel 823 782 Summa intäkter * 1 117 806 Lönekostnader -88 171 Använda medel Arbetsgivaravgifter -40 087 Nettoinvesteringar 838 665 Övriga personalkostnader 7 085 Ökning av långfristiga fordringar Summa personalkostnader -121 173 Amortering långfristiga lån Ökning av förråd Kostnader för köpt verksamhet -817 Ökning av kortfristiga fordringar Verksamhetsnära material och varor Minskning av kortfristiga skulder Lämnade bidrag -12 950 Övrigt Övriga verksamhetskostnader -633 352 Summa använda medel 838 665 Summa övriga kostnader -647 119 Summa kostnader -768 292 Förändring av likvida medel -14 883 Avskrivningar -199 368 Netto 150 146 Finansiella intäkter 25 Finansiella kostnader -150 171 Resultat efter finansnetto 0 Årets resultat 0 *varav intäkter från nämnd/landstingsstyrelse Balansräkning Tillgångar Eget kapital, avsättningar och skulder Bokslut Bokslut Anläggningstillgångar 2006 2007 Eget kapital 2006 2007 Immateriella anläggningstillgångar Byggnader 1 741 254 2 163 428 Balanserat eget kapital 9 672 15 123 Mark 54 864 54 864 Årets resultat 5 451 0 Inventarier 10 419 9 751 Summa eget kapital 15 123 15 123 Datorutrustning 34 551 51 431 Medicinteknisk apparatur Avsättningar (endast finansfvt) Byggnadsinventarier 279 688 479 525 Pensionsskuld Bilar och andra transportmedel 26 Avsättning LÖF mm Jord-, skogs och trädgårdsmaskiner Summa avsättningar 0 0 Konst 41 762 42 862 Aktier, andelar, bostadsrätter 10 10 Långfristiga skulder 2 122 438 2 745 549 Långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar 2 162 574 2 801 871 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 122 471 122 000 Omsättningstillgångar Personalens skatter,avg o löneavdrag Förråd och lager 2 095 2 000 Semesterlöneskuld, okomp övertid mm 5 871 6 000 Kundfordringar 17 914 18 000 Upplupna kostn o förutbet intäkter 22 699 23 000 Övriga kortfristiga fordringar 29 406 29 000 Övriga kortfristiga skulder 9 078 10 000 Förutbet kostn o upplupna intäkter 45 007 45 000 Summa kortfristiga skulder 160 119 161 000 Kassa och bank 40 684 25 801 Summa omsättningstillgångar 135 106 119 801 Summa skulder 2 282 557 2 906 549 Summa tillgångar 2 297 680 2 921 672 Summa eget kap, avsättn o skulder 2 297 680 2 921 672

Annan rapportering Tjänsteställe Ledningsstaben Mikael Karlsson Blankett 3B Förnyelseperspektivet Produktionsenhet: 505 Försörjningscentrum Uppgiftslämnare: Eva Lindström Har produktionsenheten under den senaste 12-månadersperioden genomfört benchmarking med aktörer utanför LiÖ. Ja Nej Förklaring: AO Adm x Lt Uppsala AO Adm x Lt Västra Götaland AO Adm x Lt Västmanland AO Adm x Lt Värmland AO Adm x Rikspolisstyrelsen AO Adm x Luftfartsverket AO Adm x Lt Jönköping AO Adm x Lt Stockholm AO Servicecenter x Lt Örebro AO Controller x Lt Stockholm AO Bygg x Locum AO Bygg x Lt Södra regionen AO IT x Lt Kronoberg, andra lt Har verksamhetsenheten (klinik el motsvarande) genomfört någon förbättringsaktivitet i samarbete med annan part utanför den egna kliniken? Ja Nej Förklaring: AO IT x Riktlinjer med AO Bygg, Fastighet AO IT x MTÖ AO Servicecenter x Fastighet, Bygg, Controller, Adm Ange, för produktionsenheten, antal pågående, eller under den senaste 12- månadersperioden avslutade, förbättringsprojekt av typen genombrott eller 10-6 som givit mätbart förbättrade resultat. Nytt ekonomisystem - pågår x Innebär förbättrade arbetsprocesser