Örebro kommuns processledningsmodell en kvalitetsresa Om framgångsfaktorer och utmaningar. Om att hålla i och hålla ut och vad som händer när proppen går ur.
Hej! Carina Asplund, utvecklingsstrateg, Kommunledningskontoret Stöd till kvalitetsdirektören i systematisk kvalitetsutveckling (processledningsmodell och samordning av handböcker inom kvalitetsområdet) Processtöd/utvecklingsstöd till kommunikationsdirektören
Processledningsmodellen en kvalitetsresa Det här kommer att handla om vår resa, om utmaningar och om framgångsfaktorer Resan pågår fortfarande
Processer och samverkan Processer finns överallt i organisationen. De samverkar med varandra så att vi kan åstadkomma de allra bästa tjänsterna och servicen gentemot dem vi finns till för, på det mest effektiva sätt vi kan. Modellen ger oss en gemensam struktur att förenkla, förnya och förbättra oss Helhetsperspektiv förändringar måste skapa en fungerande helhet Stöd för samarbete över gränser (begriplighet, gränssnitt) Underlättar lärande och samarbete.
Processresan började redan 2001 (eller var det 1999?) Kvalitetsklivet Byggde till viss del på SIQ-modellen Organisationen var inte riktigt mogen då Stora omorganisationer kom i vägen (2003 och 2008 med förberedande arbete åren innan)
2010 tog vi nya tag En processledningsmodell och kartläggningsmetod började användas (grunden till det vi har idag) Ett processhandledarnätverk bildades och utbildades (metodstöd för processkartläggning) Kommundirektörens ledningsgrupp utbildades Effekt: Processkartläggningar kom igång här och var i organisationen. Kartläggningsmetoden togs emot positivt, men processerna hängde inte samman. Det var svårt för ledarrollerna i organisationen att ta till sig modellen.
2012 och 2013 det börjar ta form En processtrateg utsågs förvalta och utveckla modell, metod och nätverk Modell och metod justerades och beskrevs i en handbok (ett stöd till processhandledarna) Processhandledarnätverket översyn av medlemmar Nätverksträffar sex gånger om året erfarenhetsutbyte, information och kompetensutveckling Nya utbildningar Men det var fortfarande så att processer kartlades här och var i organisationen och det var fortfarande svårt för ledarrollerna i organisationen att ta till sig modellen
Varför fick vi ingen kraft i processarbetet? Svaret låg i att vi hela tiden jobbade underifrån. Slutsatsen var att vi måste få med ledningen och börja jobba uppifrån.
Så kom då 2014 Processledningsmodellen reviderades och beskrevs i en ny handbok ny pedagogik med utgångspunkt från ledarrollerna Processhandledarna fick en egen nördig handbok i metodstöd En ny metodutbildning för processhandledare togs fram Den reviderade processledningsmodellen antogs av kommundirektörens styrgrupp den 24 februari 2014
Så kom då 2014 Då lossnade det För första gången sker ett arbete med processerna från ledningshåll Processer inventeras på många håll: Kommundirektörens styrgrupp (direktörerna) Kommundirektörens ledningsgrupp (förvaltningscheferna) Kommundirektörens stab Kommunledningskontoret Effekter: Vi har börjat få upp kartan över hur det ser ut, diskussioner om gränssnitt och ansvar och om hur vi kan få till en bra helhet pågår, processer beskrivs, processledare utses Stötestenar/gupp i vägen: funktionstraditionen, historik, attityder
Den gamla processledningsmodellen
Den reviderade processledningsmodellen
Vad innehåller vår processledningsmodell? En struktur för att stödja förvaltning och utveckling av processer: Gemensamma begreppsdefinitioner. Roller och ansvar för processarbetet i organisationen. Steg-för-steg-beskrivning hur man kan ta sig an processarbetet. Kommungemensam kartläggningsmetod inklusive dokumentationsstandard och mallar. Stödpersoner för processkartläggning i form av processhandledare.
Men den är bara en struktur! För att fylla den med innehåll, jobba med kulturen, attityder och förhållningssätt och ta processerna framåt krävs ett gott ledarskap.
Utmaningar Att jobba processorienterat innebär delvis en förskjutning av makten från funktionschefer till processägare det ställer krav på ledarskapet, dialog mellan ledare och en förändrad kultur Att tillgängliggöra processerna för alla: det man inte ser kan man inte förstå, följa eller förbättra Vi behöver ett systemstöd som vi inte har idag (gemensam bild, stöd för lärande och samarbete, underlag för kvalitetssäkring och effektivisering)
Fler utmaningar Svårt att beskriva värde och effekter Vi behöver beskriva värdet vi levererar bättre, för att kunna mäta det bättre Bli bra på att mäta framgång i processerna En del finns att hämta i våra övergripande strategier och budget, men ibland saknar vi applicerbara mål och mätetal där Vi behöver också sätta mål för och mäta den utveckling vi prioriterar för en specifik process
Fler utmaningar Vissa brister rör metodstödet (processhandledarna) Många ägnar för lite tid åt rollen, istället för att vi har färre processhandledare som ägnar mycket tid åt rollen och blir riktigt, riktigt duktiga Vi är duktiga på att kartlägga, men sämre på att utveckla processledarrollen blir central Det kommer att bli lite trixigt att knyta ihop det gamla som bubblar underifrån med det nya som växer ovanifrån men det kommer att gå Utmaningar för den enskilde att släppa historiken
I historiken döljs alla möjliga attityder
Framgångsfaktorer detta har vi fångat upp på resan Ledningens engagemang Avgörande för om man ska ta sig vidare till något annat än att bara använda processkartläggning som en verksamhetsutvecklingsmetod Utan ägarskap och ledarskap i processerna ingen(?) processutveckling Vi kan ha tur Gör det lätt att göra rätt Handböckerna med mallar underlättar för beställarsidan och för stödsidan Processhandledare kan ge stöd till ledarna i att följa modellen de är en förutsättning för att hålla ihop en kommungemensam processledningsmodell Ta små steg och ha tålamod håll i, håll ut Gapa inte över för mycket på en gång Vi har inte misslyckats för att varenda liten detalj inte finns med eller passar in Kulturförändringar tar tid
Här hittar ni våra processhandböcker Ni kan ladda ner dem från vår blogg http://blogg./enklarevardag
Vill ni fråga mer? Carina Asplund, carina.asplund@ Vår blogg http://blogg./enklarevardag