Implementering hur gör man (inte)?

Transkript

1 Implementering hur gör man (inte)? Anna Melke Fil Dr Offentlig förvaltning Forskare FoU i Väst/GR 1

2 Dagens upplägg Vad krävs för att ett nytt förhållningssätt (som Hitta Rätt) verkligen ska införlivas? Stärka bilden av vad som krävs på hemmaplan och hur ni kan planera för det. 2

3 Vad krävs för att ett nytt förhållningssätt verkligen ska införlivas? Fem vanliga myter Effektiva metoder sprider sig själva Information räcker för att åstadkomma förändring Utbildning leder till användning Förändring sker snabbt Det räcker att man tror på det man gör för att det ska bli bra 3

4 Utgångspunkter Låt oss börja med att konstatera att implementering inte är något som bara händer. Det handlar om att genomföra en förändring och det är sällan enkelt motstånd, makt, rädsla, prestige, intressekonflikter Demokratins väktare ska vara skeptiska Många saker implementeras inte alls, eller bara lite grann det blev inte som vi hade tänkt När ska vi anse att något är implementerat finns det mål om hur mycket, hur ofta, när och av vem? Evidensbaserad praktik har ökat intresset för implementering det finns ett glapp mellan vad vi vet och vad vi gör 4

5 Studier påvisar att Med kunskap om implementering genomförs i genomsnitt 80 procent av det planerade förändringsarbetet efter tre år. Utan sådan kunskap genomförs 14 procent av förändringsarbetet efter i genomsnitt 17 år. därför att förändring är svårt! När försökte du själv förändra något i ditt liv? på din arbetsplats? 5

6 Förändringspsykologi Förnekelse det handlar nog inte om mig Oro det kanske kommer att påverka mig negativt Utforskande vad handlar det om, vad är det de vill göra, varför? Engagemang det här kanske kan bli riktigt bra Hur kommer idén om att börja använda Hitta Rätt mötas? Känner ni igen? Vem är du? 6

7 Några orsaker till motstånd mot förändring Fruktan för det okända Brytning av ett psykologiskt kontrakt Förlust av identitet Den symboliska ordningen förändras Maktrelationer förändras Krav på nyinvesteringar (i kompetens) Extraarbete (under en period) Sociala band bryts Utsikter till personlig förlust Externa aktörer vill ha stabilitet (Jacobsen & Thorsvik, 2014) Från kompetensutveckling till verksamhetsutveckling och organisatoriskt lärande Individens upplevelser Krav Möjlighet Organisation Ej stödjande struktur Stödjande struktur Meningslöst Stressfaktor Individuell kompetensutveckling Organisatoriskt lärande/ verksamhetsutveckling 7

8 Några tips Framgångsfaktorer Kompetens hos användarna En stödjande organisation Ett effektivt ledarskap Faktorerna fungerar interaktivt och kompensatoriskt 8

9 Förutsättningar som påverkar varandra: Vilja: building the will for change, övertygelse om att det är en bra idé Kunna: kompetens, tid, resurser, samarbetspartners Förstå: vad som ska göras och varför det ska göras, vad ska det här vara bra för? Utvärdering Vi kollar om det blev bättre då! Intitiering Vi har ett behov! Implementering Nu gör alla på det nya sättet! Beredning Vi letar upp bästa lösningen! Beslut Nu gör vi så istället! 9

10 Utvärdering Vi kollar om det blev bättre då! Intitiering Vi har ett behov! Vi har en lösning! Implementering Nu gör alla på det nya sättet! Beredning Vi letar upp bästa lösningen! Beslut Nu gör vi så istället! Framgångsfaktorer Metoden uppfattas som relevant Metoden uppfattas ha relativa fördelar Metoden stämmer överens med de förhållanden som råder (värderingar, arbetssätt) Metoden är lättanvänd Det finns förutsättningar för att testa, i liten skala och med konsultativt stöd Resultat blir synliga på kort sikt Det går att anpassa metoden till sammanhanget 10

11 Learning by doing (it together)! Aktiviteter Hur många kan förklara? Hur många kan använda? Hur många använder? Studera 10 % 5 0 Demonstrera Praktisera Handledning och feedback Källa: Joyce & Showers 2002:78 Det finns många modeller, men en genomgång av 25 ramverk fann att det verkar handla om: 14 steg och 4 faser De flesta stegen (10) behöver tas innan implementering sätts igång Alla är viktiga och påverkar varandra 11

12 FÖRBEREDELSE Första fasen Varför ska något göras vad är problemet? Varför just denna lösning passar den nya idén ihop med problemet och vår verksamhet? Är vi redo för att göra just detta? Krävs några anpassningar till vår kontext? Första fasen forts. Hur bygger vi upp kapacitet vilka måste vara med på tåget inom och utanför organisationen (nyckelpersoner)? Vilka behöver utbildning? Har vi någon champion (ambassadör)? Vilka ska genomföra? Vilka ska stödja? Vilka ska följa upp och ge feedback? 12

13 SKAPA STRUKTUR Andra fasen Implementeringsteam där nybörjare får stöd av mer erfarna, har tillgång till expertis Tydliggör vem som ansvarar för att implementering verkligen sker Implementeringsplan vad ska ha skett när? Hur syns det? Vad händer om det inte sker? Finns kända utmaningar som vi kan förekomma? Tredje fasen VIDMAKTHÅLLANDE Vilket tekniskt och praktiskt stöd behövs? Mer utbildning krävs? Vilka mått kan användas för att följa upp hur det går? Inrätta strukturer för kontinuerlig feedback och handledning 13

14 Fjärde fasen GEMENSAMT LÄRANDE INFÖR FRAMTID Fånga upp förbättringsidéer Lär av framgång och motgång inför kommande implementeringar Dela erfarenhet i hela organisationen Förstå Vilja Kunna Vad är Hitta rätt svaret på? Finns gemensam bild av varför? av vad? av hur? Vilka behöver förstå? Är ungdomarna redo? Är boendepersonalen redo? Är cheferna redo? Finns positiva erfarenheter? Kan ni agera proaktivt utifrån tidigare erfarenheter? Finns ambassadörer som kan inspirera? Finns kompetens? Vilka behöver kunna? Vilket praktiskt stöd behövs och finns det? tekniskt stöd? Handledning och feedback till vem och från vem? 14

15 Eget arbete: gör en plan! Gör en plan! Utifrån vad vi pratat om igår och idag, vad behöver du göra på hemmaplan? Vad känns viktigt? Fundera över varför ni ska börja med HR? Planera för vilka som ska använda HR? Förankra att HR ska användas? Utbilda personal? Osv. 15

16 VAD behöver göras? Förslag på upplägg: VEM/VILKA ska göra det? HUR kan det gå till? NÄR ska det vara klart? FÖRSTA STEGET: vad kan du göra redan på måndag? Exempel VAD: All boendepersonal ska gå halvdagsutbildning HUR: Under hösten erbjuds fem tillfällen VEM: Jag och Karl är utbildare och planerar innehåll, enhetscheferna planerar in vilka dagar NÄR: September 2016 FÖRSTA STEGET: Kontaktar alla enhetschefer för att få datum ANDRA STEGET: Planera in uppföljningsmöte med ombud och enhetschefer i december 2016 hur har det gått? 16

17 Exempel VAD: Skapa implementeringsteam HUR: Utse en kontaktperson på varje boende som träffas regelbundet under hösten 2016 VEM: Utvecklingsledare eller chef är sammankallande, kontaktperson kan variera men en från varje boende NÄR: Start augusti 2016, prova under hösten, förläng om intresse finns FÖRSTA STEGET: Förankra idén på ledningsgruppens möte den 20 juni ANDRA STEGET: Utse sammankallande 17