Diabas 4.4 Lathund TietoEnator netsolution September 2002
i NOTERA Denna upplaga gäller för Diabas 4.4 och senare versioner av denna produkt tills annat meddelas i samband med nya versioner eller tekniska uppdateringar. Vi förbehåller oss rätten till ändringar av den information som detta dokument innehåller utan föregående meddelande därom. Diabas är ett av TietoEnator netsolution registrerat varumärke. FAM är ett av TietoEnator netsolution registrerat varumärke. Microsoft, Windows 98/NT4/2000/ME/XP och Microsoft Word är av Microsoft Corporation registrerade varumärken. Adobe, Acrobat och PostScript är av Adobe Systems Incorporated registrerade varumärken. Även övriga företags- eller produktnamn kan vara inregistrerade varumärken. Copyright 2002TietoEnator netsolution AB. Alla rättigheter förbehålls. Denna skrift är skyddad enligt upphovsmannarätten, lag (1960:729) om upphovsrätt till litterära verk (copyright) där all rätt förbehålls TietoEnator netsolution. Vare sig skriften eller systemet får mångfaldigas på något sätt, varken helt eller delvis, utan skriftligt medgivande från TietoEnator netsolution. Undantag får bara göras för kopiering godkänd i lag, säkerhetskopiering eller normal användning. Undantag får inte göras för kopiering avsedd för andras räkning.
ii
iii Innehållsförteckning KAPITEL 1: INLEDNING...1 SAMMANSTÄLLNING AV KAPITLEN...1 KAPITEL 2: LOGGA IN...3 INLOGGNING I DIABAS ÄRENDE...3 BYT LÖSENORD...3 KAPITEL 3: ALLMÄNT...5 EGNA INSTÄLLNINGAR...5 FÖRFLYTTNINGAR...5 SNABBMENYER...5 FÄLTHJÄLP...5 ONLINE-HJÄLP...5 KAPITEL 4: ÄRENDEBLADET...9 DATUMFÄLT...10 KODFÄLT...10 ZOOMA FÄLT...10 KNAPPRADEN...11 ÖPPNA ETT ÄRENDE MED HJÄLP AV LÖPNUMRET...11 ÖPPNA ETT ÄRENDE MED HJÄLP AV SÖK-KNAPPAR...11 REGISTRERA ÅTGÄRDSRAD...12 REGISTRERA ÖVRIGA UPPGIFTER...12 REGISTRERA SAMBAND...13 KAPITEL 5: SÖKFÖNSTER...15 ÖPPNA SÖKFÖNSTER...15 SKAPA SÖKMALL...15 ANVÄNDA SÖKMALL...15 SÖKNING...17 BEGRÄNSA URVALET...18 SORTERINGSORDNING I ÄRENDELISTA/ÄRENDESTRUKTUR/ÅTGÄRDSLISTA...18 NAMNGE LISTA...18 SPARA LISTA...18 NÅGRA EXEMPEL PÅ SPARADE LISTOR...18 JK-BALANS...19 KAPITEL 6: TABELLHANTERING...21 TABELLMENY...21 LÄGGA TILL RAD I TABELL...21 TA BORT RAD I TABELL...21 ÖPPNA EN RAD I TABELL...22
iv FLYTTA KOLUMN... 22 ÄNDRA KOLUMNBREDD... 22 KAPITEL 7: UTSKRIFTER... 23 UTSKRIFT AV REGISTERUTDRAG FRÅN ÄRENDEBLAD... 23 UTSKRIFT AV REGISTERUTDRAG FRÅN ÄRENDELISTA... 23 UTSKRIFT AV LISTOR FRÅN ÄRENDELISTA...24 UTSKRIFT AV ADRESSETIKETTER... 24 EXPORTERA TILL (WORD)MALL... 24 RAPPORT - BALANS...25 KAPITEL 8: BEHÖRIGHET... 27 SKAPA BEHÖRIGHETSGRUPPER...27 ANGE BEHÖRIGHET... 27 KAPITEL 9: DOKUMENT... 29 DRAG OCH SLÄPP-METOD... 29 HÄMTA FIL... 29 HÄMTA FRÅN KÖ (FAM)... 29 KOPPLA DOKUMENT [FIL] VIA ÅTGÄRDSRAD... 30 KOPPLA DOKUMENT [FRÅN KÖ] VIA ÅTGÄRDSRAD... 30 KOPPLA DOKUMENT FRÅN UTFORSKAREN.... 30 KOPPLA WEBBADRESS TILL DOKUMENTBLAD...31 ÖPPNA DOKUMENTLISTA... 31 ÖPPNA DOKUMENTSTRUKTUR... 31 ÄNDRING/TILLÄGG AV INFORMATION I DOKUMENTBLADET... 32
Kapitel 1: Inledning 1 KAPITEL 1: INLEDNING Denna lathund innehåller kortfattade beskrivningar av grundläggande funktioner i Diabas. För utförligare beskrivning hänvisas till Diabas Användar- och Systemhandledning. Sammanställning av kapitlen Kapitel 1: Inledning, innehåller en inledning till manualen, sammanställning av kapitlen samt typografiska konventioner som används i materialet. Kapitel 2: Logga in, innehåller kortfattad beskrivning av hur inloggning och byte av lösenord går till. Kapitel 3: Allmänt, innehåller kortfattad beskrivning av förflyttning, snabbmenyer och hjälp i programmet. Kapitel 4: Ärendebladet, innehåller kortfattad beskrivning av ärendebladets fälttyper, knapprad samt registrering av åtgärder, övriga uppgifter och samband. Kapitel 5: Sökfönster, innehåller kortfattad beskrivning av sökfönster, sökmallar, listor och utskrift av listor. Kapitel 6: Tabellhantering, innehåller kortfattad beskrivning av hantering av listor och tabellfönster, t ex sortering, ändring/flyttning av kolumner mm. Kapitel 7: Utskrifter, innehåller kortfattad beskrivning av utskriftsval. Kapitel 8: Behörighet, innehåller kortfattad beskrivning av hur man skapar behörighetsgrupper och sätter behörighet på ärenden. Kapitel 9: Dokument, innehåller kortfattad beskrivning av drag och släpp-metod, koppling av dokument, sökning av dokument mm.
2 Diabas 4.4 Lathund Typografiska konventioner Denna tabell beskriver stilförändringar och symboler använda i denna manual: Stil eller symbol AaBbCc123 AaBbCc123 AaBbCc123 AaBbCc123 Betydelse Namn på kommandon, filer och mappar; utdata från program. Det du skriver, blandat med utdata från program. Ersätt med verkligt namn eller värde. Åtgärd; namn på knappar på skärmen, tangentbordsknappar, menyval. Exempel Redigera inställningar för FAM/ Server i filen config-famd.tcl. (famsh) fam_connect fam.lule.frontec.se project (famsh) Skriv rm filnamn för att radera en fil. Klicka på Avbryt för att avbryta. Ctrl+V Håll ned knappar samtidigt. Tryck Ctrl+V för att klistra in. Alt, A Arkiv>Spara Tryck på tangenter i tur och ordning. Klicka första menyvalet följt av undermeny. Tryck Alt, A för att visa menyn Arkiv. Klicka Arkiv>Spara för att spara dokumentet. AaBbCc123 Referens. Se avsnitt annat avsnitt. Tabell 1: Typografiska konventioner
Kapitel 2: Logga in 3 KAPITEL 2: LOGGA IN Inloggning i Diabas Ärende Öppna Diabas Ärende via startmeny eller upplagd ikon. Använd Tabb-tangenten för att hoppa till nästa fält, Shift+Tabb för att hoppa tillbaka. Ange databasens namn (behövs bara göras om du vill byta databas eller vid första inloggningen i Diabas). Ange din användaridentitet. Ange ditt lösenord och tryck Enter. Om det är första gången du loggar in, eller om ditt lösenord nollställts, anger du ditt användarid som lösenord. Programmet öppnar då dialogen Byt lösenord. Byt lösenord Öppna login-fönstret. Välj Byt lösenord. Skriv ditt gamla lösenord. Flytta textmarkören till nästa fält och skriv ditt nya lösenord. Flytta textmarkören till nästa fält och skriv in det nya lösenordet en gång till. Välj Spara.
4 Diabas 4.4 Lathund ANTECKNINGAR
Kapitel 3: Allmänt 5 KAPITEL 3: ALLMÄNT Egna inställningar I dialogen Inställningar kan inställningar som gäller på din egen maskin göras. Här väljs om avancerat eller enkelt ärendeblad skall användas, om koder skall visas i klartext i ärendebladet, vilken typ av sökfönster som skall öppnas mm. Välj Redigera>Inställningar i menyraden. Förflyttningar Tabb = förflyttning framåt. Shift+Tabb = förflyttning bakåt. ALT+understruken bokstav i valt fältnamn = hopp till angivet fält. Snabbmenyer Fälthjälp Klicka med höger musknapp för att öppna en snabbmeny. Menyns innehåll är beroende på var du befinner dig när du tar fram den. Du kan t ex använda snabbmenyn i ärendelistan för att öppna markerad rads åtgärder. Tryck F4 för fälthjälp i fält som innehåller koder. Online-hjälp Tryck F1 eller dubbelklicka på hjälpikonen i objektpanelen för att öppna online-hjälpen.
6 Diabas 4.4 Lathund Kortkommandon Kortkommandon för menyval. Snabbval Insert Delete Alt+Understr. bokstav Höger musknapp Ctrl+Tabb Ctrl+M Ctrl+N Ctrl+P Ctrl+S Ctrl+C Ctrl+X Ctrl+V Shift+Ctrl+A Shift+Ctrl+B Shift+Ctrl+I Shift+Ctrl+K Shift+Ctrl+L Shift+Ctrl+N Shift+Ctrl+O Shift+Ctrl+P Shift+Ctrl+S Funktion Infogar en ny rad i en tabell. Borttagsmarkerar aktuell rad. Markören hoppar till valt fält eller utför vald funktion. Öppnar snabbmeny. Växlar mellan flikar i fönster. Exportera från markerad åtgärdsrad till dokumentmall Öppnar nytt ärendeblad Öppnar utskriftdialogen. Sparar aktuellt ärendeblad eller aktuell ärendelista Kopierar markerad text. Klipper ut markerad text. Klistrar in utklippt eller kopierad text Öppnar fönstret Åtgärd. Öppnar dokumentblad som finns kopplat till markerad åtgärdsrad Öppnar fönstret Övriga uppgifter. Öppnar fönstret Dokumentköer Öppnar Arkivera fil där dokumentmall kan väljas och sparas till ärendet Öppnar fönstret Arkivera fil Öppnar dokument som finns kopplat till markerad åtgärdsrad. Öppnar fönstret Personfakta för markerad åtgärdsrad. Öppnar fönstret Samband.
Kapitel 3: Allmänt 7 F1 F3 Öppnar aktuellt hjälpavsnitt Skriver önskad fras i beskrivningsfält utifrån angiven kod. F4 Öppnar fälthjälp för fält markören står i. F5 Zoomar upp fältet markören står i. F6 Klistrar in synonymer för angivet ord i Beskrivningsfältet. F10 Startar sökning i äredebladet baserad på de fält som fyllts i. F11 Öppnar Sökfönster i ärendebladet.
8 Diabas 4.4 Lathund ANTECKNINGAR
Kapitel 4: Ärendebladet 9 KAPITEL 4: ÄRENDEBLADET Ärendebladet finns i två varianter. Välj under Redigera>Inställningar i fältet Mapptyp om du vill ha enkelt (endast fliken Allmänt visas i ärendebladet) eller avancerat (alla flikarna visas i ärendebladet). Figur 1: Avancerat ärendeblad
10 Diabas 4.4 Lathund Datumfält Ärendebladet innehåller fyra olika typer av fält: Datum-, kod-, autoreg- och fritextfält. Kortkommando d (eller D) Beskrivning Dagens datum 10 Den 10:e aktuell månad innevarande år 0410 Den 10:e april innevarande år. +10 Tio dagar framåt, beräknat från dagens datum. -10 Tio dagar bakåt, beräknat från dagens datum. Kodfält Fälthjälp Ange önskad kod i fältet. F4-tangenten öppnar ett katalogfönster som innehåller valbara alternativ. Hoppa vidare till nästa fält med Tabb-tangent. Tryck F4 för fälthjälp Ett katalogfönster med valbara alternativ öppnas. Sök i katalogfönster genom att: skriva början på kod i kodfältet (t ex om jag söker gruppnummer som börjar på 100 kan jag skriva 1 i fältet) eller skriva sökord i textfältet (t ex om jag söker koden för Gator, vägar, torg kan jag skriva del av texten i textfältet). Notera: Om du trycker på F4 i ett fritextfält öppnas katalogfönster med upplagda fraser. Fraserna är främst tänkta att användas i ärendemening och åtgärdsradens beskrivning, men visas även i andra fritextfält. Zooma fält Stå med markören i det fält du vill zooma upp. Tryck på F5-tangenten Fältet zoomas upp i ett eget fönster.
Kapitel 4: Ärendebladet 11 Knappraden Öppnar Personfakta. Öppnar Planerade aktiviteter. Visar ärendeloggen. Öppnar Arbetsdokument. Öppnar Associationer. (Endast tillgängligt om Diabas Dokument är installerat). Öppnar fönstret Notis där personliga noteringar kan skrivas in. Denna information bör gallras bort manuellt när ärendet avslutas. Öppna ett ärende med hjälp av löpnumret Ta fram ett tomt ärendeblad. Skriv in det sökta löpnumret i fältet Diarienr. Om årtalet står sist i löpnumret - skriv skiljetecknet efter numret, om årtalet står först, skriv endast löpnumret. Exempel: 1- ger löpnr 000001-1997 1/ ger löpnr 000001/1997 1 ger löpnr 1997-000001 resp. 1997/000001 Tryck på Tabb eller klicka i ett annat fält. Obs! Ej Enter! Öppna ett ärende med hjälp av Sök-knappar I ärendebladet, svaret presenteras i ärendebladet: Sökning av ärenden kan ske direkt i ärendebladet via två sökknappar. Blixten genererar en sökning utifrån de fält som finns ifyllda i ärendebladet. Sökning kan dock inte ske på Åtgärd, Övriga uppgifter eller Samband. Kikaren öppnar sökfönstret för mer avancerad sökning. Sökträffarna presenteras i ärendebladet. Antalet träffar en sökning genererar visas under sökknapparna.
12 Diabas 4.4 Lathund Med knapparna och kan man bläddra mellan de återsökta ärendena. Du kan även använda kortkommando Alt+> och Alt+<. I ärendelista/ärendestruktur När du öppnare ärendelista eller ärendestruktur föregås alltid listan av ett sökfönster, där sökkriteria anges. Registrera åtgärdsrad Skapa en ny rad med Insert-tangenten eller klicka med höger musknapp och välj Ny. Fältet Ordningsnr sätts automatiskt av Diabas. Numreringen blir med tiotals-intervaller. Om man vill infoga en rad, dvs bryta den kronologiska ordningen, kan man göra det genom att själv ange ordningsnummer. Nästa gång ärendet öppnas sorteras raderna om efter ordningsnumret. Ange Åtgärdskod, (obs! Obligatoriskt). Tryck F4 om du är osäker på vilka koder som finns. Skriv en beskrivning i nästa fält. Max 254 tecken. I kolumnen Handläggare sätts automatiskt signaturen för inloggad användare, men detta kan ändras. Tryck F4 om du är osäker på vilka handläggarkoder som finns. Ange inkommande-/utgåendedatum för åtgärd om det är relevant. (Registreringsdatum för åtgärd sätts automatiskt av programmet). I kolumnen Ink/Utg sätter Diabas automatiskt ett I eller ett U beroende på om ett inkommande- eller utgåendedatum fyllts i. Det finns även möjlighet att sätta bevakning samt att ange uppgifter om avsändare/ mottagare för enskild åtgärdsrad om du tabbar dig vidare åt höger i åtgärdsfältet. Om du öppnat en ny rad i åtgärdsfältet utan att skriva någonting där, kommer du få ett felmeddelande när du försöker spara ärendet. Om du vill ha kvar raden måste du skriva in en åtgärdskod. Om du inte vill ha kvar raden måste du klicka på radens plustecken så att raden blir markerad och sedan trycka på Delete-tangenten. Plustecknet blir utbytt till ett minustecken och raden raderas när ärendet sparas. Registrera Övriga uppgifter Skapa en ny rad med Insert-tangenten eller klicka med höger musknapp och välj Ny. Ange typkod (obs! Obligatoriskt). Tryck F4 om du är osäker på vilka koder som finns. Ange en beteckning, t ex en inkommen handlings externa diarienr/beteckning Om du öppnat en ny rad i övriga uppgifter-fältet utan att skriva någonting där, kommer du få ett felmeddelande när du försöker spara ärendet. Om du vill ha kvar raden måste du skriva in en typkod.
Kapitel 4: Ärendebladet 13 Om du inte vill ha kvar raden måste du klicka på radens plustecken så att raden blir markerad och sedan trycka på Delete-tangenten. Plustecknet blir utbytt till ett minustecken och raden raderas när ärendet sparas. Registrera Samband Skapa en ny rad med Insert-tangenten eller klicka med höger musknapp och välj Ny. Ange löpnr (obs! Obligatoriskt) för det ärende du hänvisar till. Ange text som beskriver varför du hänvisar till detta ärende (ej obligatoriskt). Om du öppnat en ny rad i sambandsfältet utan att skriva någonting där, kommer du få ett felmeddelande när du försöker spara ärendet. Om du vill ha kvar raden måste du skriva in ett ärendenummer som du hänvisar till. Om du inte vill ha kvar raden måste du klicka på radens plustecken så att raden blir markerad och sedan trycka på Delete-tangenten. Plustecknet utbytt till ett minustecken och raden raderas när ärendet sparas.
14 Diabas 4.4 Lathund ANTECKNINGAR
Kapitel 5: Sökfönster 15 KAPITEL 5: SÖKFÖNSTER Öppna sökfönster Välj Ärendelista, Ärendestruktur eller Åtgärdslista ur Objektpanelen. Ärendelista och Ärendestruktur visar en träfflista med ärenden. Åtgärdslistan visar en träfflista med åtgärder. Sökfönstret öppnas (välj under Redigera>Inställningar om du vill ha enkelt eller avancerat sökfönster). Ange sökkriteria. Välj Sök. Skapa sökmall Skriv in önskad sökkriteria i sökfönstret. Välj Sökmall. Skriv in en egen kod för sökmallen. Skriv en kort beskrivning. Välj Spara. Använda sökmall Välj Sökmall i sökfönstret. Markera den mall du vill använda och välj Öppna eller dubbelklicka på mallnamnet. Sökfönstret fylls med mallens sökkriteria. Tryck Sök för att starta sökning.
16 Diabas 4.4 Lathund Söktecken Tecken Beskrivning % (procenttecken) Ersätter alla föregående och/eller alla efterföljande tecken. Exempel: Vid sökning av kundnamn: Inmatningen %björk% kan ge följande resultat Anna Björk Björk Anna Olle Björklund Björkman Sune osv. Exempel: Vid sökning av ord i ärendemening: Inmatingen %bidrag% ger i resultat alla ärenden som har ordet bidrag med i ärendemeningen. Kan användas i fritext- och kodfält. _ (understrykningstecken) Ersätter ett enstaka tecken. Exempel: Vid sökning av kundnamn: Inmatningen %m_ller% kan ge sökresultatet: Müller Kurt Anna Möller OBS! Tänk på att procenttecken måste anges om fler ord kan stå i fältet. Kan användas i fritext- och kodfält. - (minustecken) Används för att markera att fältet ska vara tomt. Exempel: Ett minustecken i fältet för avslutsdatum genererar en lista med öppna (ej avslutade) ärenden.! (utropstecken) Används för att tala om att efterföljande sökbegrepp inte ska finnas med i sökningen (logiskt ICKE). Exempel: Man vill att sökningen ej ska omfattas av handläggaren HAHO:s ärenden. I fältet Handläggare skriver man:!haho!- (utrops- + minustecken) Används för att markera att fältet inte får vara tomt, dvs fältet skall innehålla ett värde i de ärenden som hittas.
Kapitel 5: Sökfönster 17 ; (semikolon) Används för att ange flera sökkriterier på samma fält (logiskt ELLER). Exempel: Man vill ha fram alla ärenden som tillhör AVD1 eller AVD2. I fältet Enhet skriver man: AVD1;AVD2. Exempel: Man vill ha fram alla ärendemeningar som innehåller ordet fk eller försäkringskassa : I fältet Ärendemening skriver man: %fk%;%försäkringskassa% OBS! Procenttecken måste användas om fler ord kan finnas i ärendemeningen. Kan användas i fritext- och kodfält. (pipetecken) (Alt Gr + <-tangenten) Används för att ange flera sökkriterier på samma fält (logiskt OCH). Exempel: Man vill att beskrivningen ska innehålla orden besvär och skogsbruk. I sökfältet Ärendemening skriver man: %besvär% %skogsbruk% OBS! Procenttecken måste användas om fler ord kan finnas i ärendemeningen. Kan användas i fritextfält. {IDAG} Parameter som kan skrivas in i datumfält för dagens datum. Används t ex när man sparar en lista till objektpanelen som alltid skall innehålla aktuell dags ärenden. Sökning {-7}, {+30} Ett dynamiskt datum som kan användas i sökmallar när exempelvis senaste veckans eller månadens ärenden ska tas fram. {-7} avser alltid sju dagar före dagens datum. Valfritt antal dagar kan anges. Om du vill göra en helt ny sökning ur databasen och kasta bort framplockad lista kan du välja Ny sökning.
18 Diabas 4.4 Lathund Begränsa urvalet Urvalsfunktionen söker endast bland de ärenden som finns i framplockad lista och går därför snabbare än om du skulle göra om sökningen från början. Välj Vidare sökning i ärendelistan/ärendestrukturen. Sökfönstret öppnas och ytterligare sökkriteria kan anges. Välj Sök. Ny lista skapas, men ursprungslistan ligger kvar. Det går alltså att göra flera utsökningar från samma lista (t ex om du har en lista med dagens nya ärenden så kan du ur denna lista skapa listor för olika enheter eller handläggare). Sorteringsordning i ärendelista/ärendestruktur/åtgärdslista I listfältet under menyraden finns ett antal fördefinierade sorteringsordningar att välja mellan. Vid installation är denna lista tom. Det är den som är systemansvarig som anger vilka alternativ som skall finnas med i listan. Detta görs i databasmodulen, se Systemhandledning, kapitel Diabas Databas, System. Namnge lista Välj Rubrik. Skriv in önskad rubrik i textfältet. Välj OK. Spara lista Välj Arkiv>Spara lista. Tänk på att du kan namnge listan först. Din lista/struktur visas i objektpanelen som en egen ikon. Några exempel på sparade listor Postlista Nedan följer exempel på ärendelistor som kan vara lämpliga att lägga upp som sparade listor i objektpanelen. Observera att dessa är exempel och generella beskrivningar. Denna sparade lista kommer att söka ut dagens nya ärenden och ärenden som uppdaterats i åtgärdsdelen. Registreringsdatumet anges med en parameter i sökfönstret och är därigenom dynamiskt, dvs när listan öppnas kommer sökningen ske på dagens datum. Ange parametern {IDAG} i reg.datum-fältet under fliken allmänt. Ange parametern {IDAG} i reg.datum-fältet under fliken åtgärd. Ändra Logisk op. (till höger i sökfönstret) till Eller.
Kapitel 5: Sökfönster 19 Starta sökningen. När ärendelistan visas klickar du på Rubrik-knappen till höger i ärendelistan. Ett fönster öppnas där du kan döpa om listan. Skriv in det nya namnet på listan, t ex Postlista och klicka på OK. Välj Arkiv>Spara lista. Din sparade lista läggs upp som en ikon i objektpanelen. Öppna ärenden hos enhet X Denna sparade lista kommer att söka ut öppna ärenden på den enhet man angett. Ange önskad enhet i fältet enhet. Ange minustecken (-) i fältet avsl.dat. Starta sökningen. När ärendelistan visas klickar du på Rubrik-knappen till höger i ärendelistan. Ett fönster öppnas där du kan döpa om listan. Skriv in det nya namnet på listan, t ex Öppna ärenden enhet och klicka på OK. Välj Arkiv>Spara lista. Din sparade lista läggs upp som en ikon i objektpanelen. Handläggare X öppna ärenden JK-balans Denna sparade lista kommer att söka ut angiven handäggares öppna ärenden. Ange önskad handläggare i fältet handläggare. Ange minustecken (-) i fältet avsl.dat. Starta sökningen. När ärendelistan visas klickar du på Rubrik-knappen till höger i ärendelistan. Ett fönster öppnas där du kan döpa om listan. Skriv in det nya namnet på listan, t ex Öppna ärenden handläggare och klicka på OK. Välj Arkiv>Spara lista. Din sparade lista läggs upp som en ikon i objektpanelen. I Diabas finns möjlighet att ta ut en balanslista för angivet år, t ex JK-balans, genom att fältet Balans markeras i sökfönstret. Denna sökning genererar en lista över ärenden som inkommit till och med den sista juni föregående år och som fortfarande är öppna, eller har avslutats senare än den sista december föregående år. Exempel: Balanslista för 2002 ger en lista över ärenden som uppfyller följande: Ärendet är öppet (saknar avslutsdatum)
20 Diabas 4.4 Lathund ELLER ärendet har ett avslutsdatum som är >= 2002-01-01 OCH ett ankomstdatum som är <= 2001-06-30. Markera Balans i sökfönstrets nedre del och ange år (Diabas föreslår innevarande år). Tryck på Sök. Notera: Observera att ytterligare sökkriterier kan behövas läggas till, t ex att utsökningen endast skall omfatta inkommande ärenden. En ärendelista genereras. Markera raderna i listan och välj Arkiv>Skriv ut. Markera Registerutdrag och markera endast Sista åtgärd. Skriv ut eller välj Skriv till fil för att kunna öppna i Word och skriva in kommentarer till ärendena.
Kapitel 6: Tabellhantering 21 KAPITEL 6: TABELLHANTERING Med tabeller avses de listor som har kolumnuppställning, t ex ärendelistan, åtgärdslistan, dokumentlistan och personfakta. Tabellmeny Dubbelklicka på önskad kolumnrubrik med vänster musknapp. Sortera stigande/fallande Lås/lås upp kolumner Anpassa kolumnbredd Anpassa alla kolumner Avbryt Sorteringen baseras på den kolumn som tabellmenyn initieras i från Lås en kolumn innebär att den kolumnen alltid kommer att visas när du bläddrar åt höger och åt vänster i en tabell. Välj Lås upp kolumner för att frigöra kolumnen igen. Kolumnbredden justeras efter det fält i kolumnen som innehåller mest text. Ovanstående anpassning sker på samtliga kolumner i tabellen. Stänger menyn. Lägga till rad i tabell Välj Ny eller välj Arkiv>Ny eller tryck Insert eller dubbelklicka med höger musknapp och välj Ny. Notera: En ny rad markeras med ett plustecken Ta bort rad i tabell Observera att detta val ej går att göra i alla tabeller. Välj Ta bort eller markera rad och tryck Delete eller dubbelklicka med höger musknapp och välj Ta bort.
22 Diabas 4.4 Lathund För att ångra borttag - markera raden och välj Ångra borttag ur radmenyn. Notera: En borttagsmarkerad rad markeras med ett minustecken.. Öppna en rad i tabell Observera att detta val ej går att göra i alla tabeller. Välj Öppna eller välj Arkiv>Öppna. eller dubbelklicka på den rad du vill öppna eller dubbelklicka med höger musknapp och välj Öppna. Flytta kolumn Peka med musmarkören i rubrikradens nedre kant på den kolumn du vill flytta. När du är i flyttningsläge får markören detta utseende: Håll ned vänster musknapp och dra kolumnen dit du vill placera den. Ändra kolumnbredd Peka med musmarkören till höger om rubrikfältet i den kolumn du vill bredda. Markören får detta utseende: Håll ned vänster musknapp och dra åt det håll du vill ändra kolumnbredden.
Kapitel 7: Utskrifter 23 KAPITEL 7: UTSKRIFTER Diabas tillhandahåller ett antal standardrapporter som följer med vid installation av programmet. Eftersom önskemål om rapporters utseende skiftar mellan olika organisationer är dessa utformade för att få med så mycket information som möjligt om ärendena. Rapporterna kan dock modifieras efter era önskemål. Det går även att lägga in ett obegränsat antal rapporter som utformats efter era behov. Kontakta Frontec Kundservice om detta är aktuellt. Om du vill använda egna, interna mallar, finns det möjlighet att med hjälp av exportfunktionen infoga uppgifter från ärenden till en mall. Utskrift av Registerutdrag från ärendeblad Plocka fram ett ärende i ärendebladet. Välj Arkiv>Skriv ut om direktutskrift skall ske, eller Arkiv>Förhandsgranska om du först vill se resultatet på bildskärmen. Utskriftsdialogen öppnas. Markera de delar från ärendet som du vill ha med i registerutdraget (åtgärder och övriga uppgifter är alltid förmarkerade). Välj typ av registerutdrag genom att välja ur listan. Kontrollera att Visa koder i klartext är markerat om du vill ha ärendets koder i klartext i rapporten. Klicka på OK. Utskrift av det aktuella ärendet sker. Utskrift av Registerutdrag från ärendelista Markera den eller de rader i en ärendelista som du önskar skriva ut. Välj Arkiv>Skriv ut om direktutskrift skall ske, eller Arkiv>Förhandsgranska om du först vill se resultatet på bildskärmen. Utskriftsdialogen öppnas. Kryssa för Registerutdrag och markera de delar från ärendet som du vill ha med i registerutdraget (åtgärder och övriga uppgifter är alltid förmarkerade). Välj typ av registerutdrag genom att välja ur rullgardinsmenyn. Kontrollera att Visa koder i klartext är markerat om du vill ha koderna i klartext i rapporten. Klicka på OK. Utskrift av de aktuella ärendena sker. Rapporten genererar sidbrytning mellan varje nytt ärende.
24 Diabas 4.4 Lathund Utskrift av listor från ärendelista Markera den eller de rader i en ärendelista som du önskar skriva ut. Välj Arkiv>Skriv ut om direktutskrift skall ske, eller Arkiv>Förhandsgranska om du först vill se resultatet på bildskärmen. Utskriftsdialogen öppnas. Kryssa för Lista högst upp och välj vilken typ av lista som skall genereras genom att välja ur rullgardinsmenyn. Klicka på OK. Utskrift av de aktuella ärendena sker. Utskrift av adressetiketter Denna rapporttyp går att välja från både ärendeblad och ärendelista. Välj Arkiv>Skriv ut om direktutskrift skall ske, eller Arkiv>Förhandsgranska om du först vill se resultatet på bildskärmen. Utskriftsdialogen öppnas. Kryssa för Adressetiketter och välj om adressuppgifterna skall plockas från ärendet, åtgärdsraderna eller personfakta. Exportera till (Word)mall Öppna ärendelista och markera de ärenden som skall exporteras eller Öppna ett ärende i ärendebladet Välj Arkiv>Exportera. Markera önskad mall och tryck OK. Word startar upp med den mall du valt. Välj Verktyg>Koppla dokument (punkt 3: Koppla data och dokument) eller Tryck på knappen Koppla dokument. Ett nytt dokument skapas med de uppgifter från Diabas du valt att ha med. I det nya dokumentet kan sedan rubriker skrivas in och kolumnbredder justeras. Spara ditt nya dokument under valfritt namn. Exportera från åtgärdsrad Markera åtgärdsrad som skall exporteras. Klicka med höger musknapp för att öppna radmeny. Välj Eportera till mall. Mallen som är knuten till åtgärdsradens åtgärdstyp öppnas.
Kapitel 7: Utskrifter 25 Välj Verktyg>Koppla dokument (punkt 3: Koppla data och dokument) eller Tryck på knappen Koppla dokument. Ett nytt dokument skapas med de uppgifter från Diabas du valt att ha med. I det nya dokumentet kan sedan rubriker skrivas in och kolumnbredder justeras. Spara ditt nya dokument under valfritt namn. Rapport - Balans Välj Rapport - Balans ur Objektpanelen. Ange under Gruppera hur resultatet skall sorteras. Du kan välja max 6 kolumner, men kan välja färre om du vill (det är t ex möjligt att enbart välja handläggare för att se antalet ärenden per handläggare). Sorteringsordningen anges med siffror. Välj Urval för att begränsa resultatet om detta önskas. Sökfönstret öppnas och du kan begränsa enligt vanliga sökkriterier. Om inget urval görs får du en kontrollfråga om du vill fortsätta. Ändra eventuellt rapportrubrik. Välj om du vill förhandsgranska (alltid förvalt), göra en direktutskrift eller skriva till fil. Om du önskar få med hela namn i balansrapporten istället för koder, markeras Visa koder i klartext. Välj OK för att skapa rapporten.
26 Diabas 4.4 Lathund ANTECKNINGAR
Kapitel 8: Behörighet 27 KAPITEL 8: BEHÖRIGHET Skapa behörighetsgrupper Observera att användaren SYSADM kan lägga upp behörighetsgrupper som alla kommer åt. Välj Behörighetsgrupper ur Objektpanelen. Fönstret Behörighetsgrupper-Sök öppnas. Klicka på Sök. Fönstret Behörighetsgrupper-Lista öppnas. Välj Ny Fönstret Behörighetsgrupp-NY öppnas. Ange en kod för behörighetsgruppen. Det är denna kod som kommer att visas i fälthjälpen när behörighetsgrupp skall väljas. Ange de medlemmar som ska ingå i gruppen. Tryck F4 för lista över valbara användare. Välj Spara när gruppen är färdigdefinierad. Ange behörighet Välj Behörighet i ärendebladet, ärendelistan, åtgärdslistan eller listan Övriga uppgifter. Välj typ av behörighet för (ev)grupp och övriga. Välj OK när du är nöjd med den skapade behörigheten.
28 Diabas 4.4 Lathund ANTECKNINGAR
Kapitel 9: Dokument 29 KAPITEL 9: DOKUMENT Drag och släpp-metod Markera ett dokument i dokumentkö, gör en utsökning av dokument och markera ett dokument i listan, eller markera dokumentsymbolen i dokumentbladet. Öppna ärendebladet dokumentet skall kopplas till och ta fram åtgärdsfliken. Markera det dokument du avser att koppla till åtgärdsrad, peka in i raden och håll ned musknappen. Du får då denna symbol:. Dra symbolen ner till åtgärdsfönstret och släpp musknappen. En ny åtgärdsrad infogas med uppgifter från dokumentbladet. Dessa uppgifter kan kompletteras med ytterligare information. Om du drar ett dokument till en åtgärdsrad i ett tomt ärendeblad fylls ärendehuvudet i med uppgifterna som finns i dokumentbladet och en ny åtgärdsrad skapas. Hämta fil När du sparar ärendet visas en dokumentsymbol till vänster i åtgärdsraden och knappen Associationer i ärendebladets knapprad blir gulfärgad.koppla dokument från Utforskaren Välj Hämta fil. Välj filtyp, markera önskad fil och klicka på OK. Spara Dokumentbladet. Vill du granska filen du kopplat kan du klicka på knappen Visa dokument. Hämta från kö (FAM) Koppling av inskannat dokument sker via knappen Hämta från kö, vilken öppnar fönstret Dokumentköer. Välj projekt. Markera önskade köer. (Köhanteringen bestäms i FAM Capture, inskanningsprogrammet). Klicka på fliken Inkorg för att se skannade dokument. Dubbelklicka på önskat dokument om du vill titta på det. Markera rad och dra dokumentet till ärendeblad eller dokumentblad via drag och släpp-metod.
30 Diabas 4.4 Lathund Koppla dokument [fil] via åtgärdsrad Registrera en ny åtgärdsrad, eller markera den åtgärdsrad du vill koppla ett dokument till. Klicka med höger musknapp i det grå fältet längst till vänster i åtgärdsraden för att öppna radmenyn och välj Koppla dokument [fil]. Fönstret Diabas - Arkivera fil öppnas. Markera önskad fil och tryck OK. Fönstret Dokumentblad öppnas. Fyll i dokumentbladet efter behov och välj Spara när bladet är ifyllt. (det är inte obligatoriskt att fylla i detta men du måste spara dokumentbladet för att dokumentet skall få ett id-nr och kunna kopplas till ärendet). Dokumentet får nu ett unikt id-nr och är återsökbart genom de fält som är ifyllda. Spara ärendet. När du sparar ärendet visas en dokumentsymbol till vänster i åtgärdsraden knappen Associationer i ärendebladets knapprad blir gulfärgad. och Koppla dokument [från kö] via åtgärdsrad Registrera en ny åtgärdsrad, eller markera den åtgärdsrad du vill koppla ett dokument till. Klicka med höger musknapp i det grå fältet längst till vänster i åtgärdsraden för att öppna radmenyn och välj Koppla dokument [från kö]. Fönstret Dokumentköer öppnas: Välj Projekt, markera önskad kö och klicka på fliken Inkorg för att se skannade dokument. Markera önskad fil och tryck OK. Fönstret Dokumentblad öppnas. Fyll i dokumentbladet efter behov och välj Spara när bladet är ifyllt. (det är inte obligatoriskt att fylla i detta men du måste spara dokumentbladet för att dokumentet skall få ett id-nr och kunna kopplas till ärendet). Spara ärendet. När du sparar ärendet visas en dokumentsymbol till vänster i åtgärdsraden knappen Associationer i ärendebladets knapprad blir gulfärgad. och Koppla dokument från Utforskaren. Öppna ett ärendeblad (befintligt ärende eller ett nytt ärendeblad) och ta fram fliken Åtgärd. Öppna utforskaren eller filhanteraren och markera den fil som du vill koppla till ärendet. Håll ned musknappen och använd drag och släpp-metoden för att koppla markerad fil
Kapitel 9: Dokument 31 till en åtgärdsrad. Fyll i dokumentbladet som öppnas och välj sedan Spara. Spara ärendet. Koppla webbadress till dokumentblad Markera URL under fliken lagringsinfo i dokumentbladet. Fönstret Dokument - Ange URL öppnas. Skriv in webbadressen i fältet URL och välj OK. (Tänk på att du kan kopiera adressen och klistra in den i fältet) Fyll i eventuella övriga uppgifter du vill ha med i dokumentbladet och välj sedan Spara. Öppna dokumentlista Välj Dokument - lista ur objektpanelen. Sökfönstret öppnas. Fyll i önskad sökkriteria. Var så specifik som möjligt för att begränsa urvalet. Tänk på att söktecken kan användas! Välj Sök. Dokumentlistan öppnas. Dubbelklicka med vänster musknapp på dokumentsymbolen för önskat dokument för att öppna dokument. Dubbelklicka med vänster musknapp i informationsdelen för önskat dokument för att öppna fönstret Dokumentblad. Öppna dokumentstruktur Välj Dokument - struktur ur objektpanelen. Sökfönstret öppnas. Fyll i önskad sökkriteria. Var så specifik som möjligt för att begränsa urvalet. Tänk på att söktecken kan användas! Välj Sök. Dokumentstrukturen öppnas. Ur listboxen i fönstrets övre del kan du välja sorteringsordning. Sorteringsordningen anges i programmets ini-fil av sysadm och är gemensam för alla användare. Kopplat dokumentblad (fil saknas. T ex om dokumentet är en ritning eller något annat som är för stort eller liknande för att kopplas). Kopplat dokument.
32 Diabas 4.4 Lathund Visa associationer Markera önskad åtgärdsrad och klicka med höger musknapp. Välj Öppna association från radmenyn som öppnas. De dokument som finns kopplade till åtgärdsraden står i listan. Dubbelklicka på dokumentsymbolen längst till vänster på dokumentraden för att öppna önskat dokument. Dubbelklicka i raden om du vill öppna ett dokuments dokumentblad. Med de övriga knapparna (endast tillgängligt när fönstret öppnats från åtgärdsrad) i detta fönster kan du: öppna fönstret Dokumentblad för att koppla ett nytt dokument till åtgärdsraden. öppna fönstret Dokument - Sök för att söka dokument. ta bort association till markerat dokument. Observera att endast associa tionen mellan dokument och åtgärdsrad tas bort. Dokumentet kommer fortfarande att finnas kvar i Diabas dokumentstruktur med sitt unika idnr. Ändring/tillägg av information i dokumentbladet Gör en utsökning via Dokument - sök eller öppna fönstret Associationer, så att du ser dokumentinformationen. Markera önskat dokument och dubbelklicka med vänster musknapp i informationsdelen i raden. Fönstret Dokumentblad öppnas. Fyll i information och välj Spara.
33 - (minustecken)...16 Symboler!- (utrops- + minustecken)...16! (utropstecken)...16 % (procenttecken)...16 (semikolon)...17 _ (understrykningstecken)...16 {IDAG}...17, 18 (pipetecken)...17 A Anpassning av rapporter...23 Användaridentitet...3 Associationer...32 B Balansrapport...25 Begränsa urval...18 Behörighet...27 Behörighetsgrupper...27 Blixt-knappen...11 Byt lösenord...3 D Datumfält...10 Diarienr...11 Dokument...29 Dokumentblad...29, 32 Dokumentlista...31 Dokumentstruktur...31 Drag och släpp-metod...29 Dynamiskt datum...17 E Ej avslutade ärenden...19 Exportera...24 F Flytta kolumn...22 Fälthjälp...5, 10 Förflyttning...5 Förstora upp fält...10 H Hämta fil...29 Hämta från kö...29 Hänvisning...13 I Infoga ny rad...21 Inloggning...3 J JK-balans...19 K Kikaren...11 Knapprad...11 Kodfält...10 Kolumnbredd...22 Koppla dokument...29 Koppla dokument från Utforskaren...30 Koppla dokument via åtgärdsrad...30 Koppla fil...29 Koppla inskannat dokument...29 Koppla webbadress...31 Kortkommandon...6 L Logga in...3 Lägga till rad...21 Löpnr...11 Lösenord...3 M Minustecken...22
34 Diabas 4.4 Lathund N Namnge lista... 18 Nytt lösenord... 3 O Online-hjälp... 5 P Plustecken... 21 Postlista... 18 R Rapport - Balans... 25 Rapportändring... 23 Registrera Annan identitet... 12 Registrera Samband... 13 Registrera åtgärdsrad... 12 Registrera Övriga uppgifter... 12 Rubrik... 18 S Sekretess... 27 Skriva ut lista... 23 Snabbmeny... 5 Sortera lista... 18 Sorteringsordning... 18, 21 Spara lista... 18 Sökfönster... 15 Sök-knappar... 11 Sökmall... 15 Söktecken... 16 T Ta bort rad... 21 Tabellhantering... 21 Tabellmeny... 21 Typkod... 12 U URL... 31 Utforskaren... 30 Utskrift av adressetiketter... 24 Utskrift av listor... 24 Utskrift av Registerutdrag... 23 Utskrifter... 23 V Visa associationer... 32 W Webbadress... 31 Wordmall... 24 Z Zooma fält... 10 Ä Ändra kolumnbredd... 22 Ärendeblad... 9 Ärendelista... 15 Ärendenr... 11 Ärendestruktur... 15 Ö Öppna Arbetsdokument... 11 Öppna Associationer... 11 Öppna dokumentlista... 31 Öppna dokumentstruktur... 31 Öppna ett ärende... 11 Öppna Notis... 11 Öppna ny rad... 21 Öppna Personfakta... 11 Öppna Ärendeloggen... 11 Öppna ärenden... 19