Denna anvisning visar hur du kan importera arbetsordrar från ditt underhållssystem (tex IFS eller SAP) till Easy Planning (EP) där du får en bättre grafisk översikt över planeringen både på grupp och resursnivå. Funktioner - Man kan mappa ett fält till tabell och styra till vilken tabell man importerar. - Finns inte tabellen som mappas så sparas aktiviteten i markerad tabell. - Autokvittering kan göras när arbetsordrar avslutas. - Vid kopiera aktivitet i EP kopieras inte AO-numret. - AO numret visas i formulär Ändra aktivitet. - AO numret kan visas som en kolumn i ganttschemat, även utskrift. - Sökning med CTRL-B kan söka på aktivitetsnamn eller arbetsorder. 1
Gör så här för att importera från IFS 1. Gör en sökning på aktuella arbetsordrar för ex. instrument CTI. 2. Resultatet visas i IFS. 3. Klicka på Excel-knappen i IFS så exporteras data till nedanstående lista. 2
4. Välj Arkiv-Spara som och välj filformat CSV-fil. Filen ska sparas som en textfil med semikolon eller annan avgränsare för kolumnerna. 5. Starta EP och klicka på den tabell dit arbetsordrarna ska importeras. I vårt fall tabellen CTI. Du kan även mappa ett fält till tabell och styra till olika tabeller från en importfil. 6. Välj Arkiv-Importera-Aktiviteter, importguiden visas. Välj den fil som sparades ovan. Markera valen Endast hela dagar och Skriv över data. Fortsätt med nästa. Endast hela dagar - Gör att fältet startdatum och slutdatum endast använder datum, klockslag filtreras bort. Skriv över data Fältet Arbetsorder används som en unik post-id. Om arbetsordernumret från importfilen mappas till arbetsorder kommer Skriv över data att ersätta befintlig post vid importen, dvs en ändring på en aktivitet i IFS uppdateras i EP (tex nytt datum eller beskrivningstext). 3
Om Skriv över data inte markeras görs ingen uppdatering av den post-id som hittas, dvs EP kommer att vara master. Vill du föra över arbetsordrar från IFS till EP men sedan använda EP för detaljplaneringen, dvs flytta och resurssätta aktiviteterna, ska man inte skriva över data i EP vid nästa import från IFS. I denna bild väljer vi Ny importspecifikation. Andra gången väljer vi använd befintlig. 7. De fält som ska importeras från textfilen behöver nu mappas för att ange till vilka fält i EP data ska importeras. Denna mappning behöver man bara göra första gången om man inte vill ändra mappningen. Följande fält mappas: Excel Easy Planning Fält 1 [AO-nr] Arbetsorder Fält 2 [Objekt-ID] Aktivitetsnamn 1) Fält 3 [Beskrivning] Aktivitetsnamn 1) Fält 4 [Planerad start] Startdatum Fält 5 [Planerat slutdatum] Slutdatum Fält 6 [Avdelning] Tabell (detta är inget fält utan tabellnamn dit importen styrs. Om avdelning inte matchar någon tabell sker import till markerad tabell). 1) Genom att mappa både fält 2 och fält 3 till Aktivitetsnamn så läggs texten i dessa både fält ihop (Objekt-ID + Beskrivning). 4
Det finns 16 fält i EP som man kan mappa: Aktivitetsnamn Startdatum Slutdatum Varaktighet (tid) Procent färdigt Resurser Kategori Anteckningar Uppdrag Dispositionsnivå Beställt av Ansvarig Arbetsbeskrivning Vägbeskrivning Övrigt Projektansvarig Tabell Namn på aktivitet Startdatum Slutdatum Tid Kan anges 0-100% färdigt Kopplas till resurser Kopplas till kategori (namn på kategori) Anteckningar Namn på uppdrag, befintlig eller nytt 1=uppdrag, 2=aktivitet i uppdrag Rubriken kan döpas om Rubriken kan döpas om, används som postid vid import Rubriken kan döpas om (info1) Rubriken kan döpas om (info2) Rubriken kan döpas om (info3) Rubriken kan döpas om (info4) Tabellnamn (är inget fält i EP utan används för att styra arbetsordrar till olika tabeller) 8. Klicka på Spara importspecifikation. 9. Ange ett namn, tex IFS Import på mallen och klicka på Spara. 5
10. Avsluta med att klicka på Slutför. 11. Importen är nu klar, resultatet är att 40 nya arbetsordrar har lagts till i tabellen CTI. Tabellen CTI är en kopplad tabell så det återstår att koppla resurser till aktiviteterna. Genom att importera data dagligen kan man hålla Easy Planning uppdaterad med data från sitt underhållssystem. Autokvittering av aktiva arbetsordrar. Detta funktion fungerar så att vid en import sammmanställs först alla aktiva arbetsordrar i EP i en lista och under importen stryks de arbetsordrar som importeras. Kvar blir de arbetsordrar som inte importerades vilket ger en fråga om man vill kvittera dessa. OBS! Det gäller att importera alla arbetsordrar varje gång om man vill autokvittera, annars finns risk att man kvitterar aktiviteter som inte är klara men som inte fanns med i den importerade textfilen. 6
Med denna enkla anvisning visar vi hur man med Easy Planning får en samlad bild på all planering: - bokade möten i Outlook (även händelser och uppgifter kan synkas) - arbetsordrar från underhållsystem som IFS och SAP - egna bokningar som görs i EP, tex ledigheter, utbildningar Lycka till med planeringen Vid frågor angående denna anvisning, kontakta oss på tel 070-3965278 eller e-post info@tecomp.se. 7