Regeringsuppdrag. Rapport E-handel, E-SENS och PEPPOL. Delrapport juni 2014 ESV 2014:42

Regeringsuppdrag Rapport E-handel, E-SENS och PEPPOL Delrapport juni 2014 ESV 2014:42

ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Publikationen kan laddas ner som pdf-fil eller beställas från www.esv.se Datum: 2014-06-27 Dnr: 3.2-663/2014 ESV-nr: 2014:42 Copyright: ESV Rapportansvarig: Mats Goffhé

FÖRORD Förord Ekonomistyrningsverket (ESV) har regeringsuppdrag om e-handel, PEPPOL och E-SENS. Detta är ESV:s delredovisning för första halvåret 2014 om dessa regeringsuppdrag. I detta ärende har avdelningschef Eva Lindblom beslutat. T.f. funktionsansvarig Mats Goffhé har varit föredragande. I den slutliga handläggningen har också projektledare Martin Völcker deltagit för de delar som avser E-SENS och PEPPOL. 3

INNEHÅLL Innehåll Förord... 3 1 Sammanfattning... 5 E-handel i staten... 5 E-SENS... 6 PEPPOL... 6 2 Inledning... 8 3 E-handel i staten... 9 3.1 Regeringens mål och ESV:s uppdrag... 9 3.2 Genomförda aktiviteter 2014... 9 Samordnad bearbetning av varu- och tjänsteleverantörer... 9 Arbete med standarder och samverkan inom SFTI... 10 Informationsinsatser för myndigheterna... 11 Reglering, samverkan och myndighetsuppföljning... 11 3.3 Status i införandet av e-beställningar... 11 3.4 Fortsatt arbete... 13 Fortsatt arbete med gemensam leverantörsbearbetning... 13 Utveckla och säkerställa föreskrivna standarder... 13 Uppföljning och stöd till myndigheterna... 13 Utred möjligheterna att ta fram statistik för ett myndighetsövergripande strategiskt inköpsarbete... 14 4 E-SENS... 15 4.1 Bakgrund... 15 4.2 Genomförda aktiviteter och uppnådda resultat hittills under 2014... 16 Delprojekt Styrning... 16 Delprojekt Piloter inom verksamhetsområdena... 16 Delprojekt Byggstenar... 17 4.3 Fortsatt arbete... 18 Delprojekten Kommunikation, Styrning och Legala aspekter... 18 Delprojekt Piloter inom verksamhetsområdena... 18 Delprojekt Byggstenar... 18 5 PEPPOL... 20 5.1 Bakgrund... 20 5.2 Genomförda aktiviteter under 2014... 20 5.3 Uppnådda resultat... 21 5.3.1 Styrning och förvaltning... 21 5.3.2 Utveckling... 21 5.3.3 Marknadsföring... 22 5.4 Fortsatt arbete 2014... 22 4

SAMMANFATTNING 1 Sammanfattning E-handel i staten Regeringen har beslutat att statsförvaltningen ska införa elektroniska beställningar till den 1 juli 2014. ESV har sedan 2009 regeringens uppdrag att leda och samordna införandet. Många myndigheter har gjort ett stort arbete, samtidigt ligger många fortfarande efter. Diagrammet visar resultatet av de senaste statusenkäterna. Av diagrammet framgår att endast drygt hälften av etapp 2-myndigheterna kommer att ha infört elektroniska beställningar den 1 juli i år. Etapp 1 (51 myndigheter) den 31 mars 2014 Etapp 2 (103 myndigheter) den 31 mars 2014 Varning 14 st. OK 37 st. Varning 32 st. Avvikelse OK 56 st. 15 st. Av de åtgärder som ESV tidigare har föreslagit har ett antal genomförts. Några kvarstår att hantera, det handlar bland annat om att börja följa upp att myndigheterna arbetar strategiskt med inköpsfrågorna samt att genomföra ytterligare åtgärder för att skynda på myndigheternas anslutning av varu- och tjänsteleverantörer. ESV har under första halvåret fokuserat på den samordnade bearbetningen av varu- och tjänsteleverantörer stödjande informationsinsatser riktade till myndigheterna fortsatt uppföljning av myndigheternas arbete. ESV samverkar i frågor om e-handelsstandarder med Sveriges Kommuner och Landsting och Konkurrensverket inom ramen för SFTI (Single Face To Industry). Där har fokus legat på information om de nya PEPPOL-baserade meddelande- 5

SAMMANFATTNING standarderna som SFTI rekommenderar. En förstudie pågår om hur PEPPOL:s infrastruktur kan användas nationellt. Inom SFTI genomförs kontinuerligt kurser med deltagare från såväl offentlig sektor, varu- och tjänsteleverantörer som leverantörer av it-stöd för e-handel. E-SENS ESV har regeringens uppdrag att koordinera det svenska deltagandet i EU-projektet E-SENS. E-SENS ska konsolidera, förbättra och vidareutveckla bland annat teknisk och legal infrastruktur för att underlätta informationsutbyte med offentlig verksamhet i EU. E-SENS är ett utvecklingsprojekt där många olika intressen, både nationella och inom EU, kontinuerligt behöver vägas mot varandra. Arbetet i E-SENS har beröringspunkter med andra EU-initiativ, bland annat infrastrukturprogrammet CEF som är under uppstart. Arbetet i E-SENS ställer stora krav på att vi är flexibla och har förmåga att hantera kontinuerliga omprioriteringar. Arbetet förutsätter en nära dialog med Regeringskansliet. ESV och E-SENS-konsortiet i Sverige har under första halvåret bland annat förberett marknadsföringsinsatser för att sprida kunskapen om E-SENS i Sverige aktivt varit med och tagit fram en första version av ett ramverk för styrning och förvaltning av E-SENS byggstenar arbetat för att få piloter inom verksamhetsområdena företagsregistrering, e-upphandling och e-handel godkända av E-SENS europeiska projektledning aktivt varit med och producerat bland annat byggstenar för så kallad meddelandeutväxling och teknik för så kallad semantisk mappning tagit fram metodik för att framställa och dokumentera elektroniska processer och meddelanden på ett likartat sätt arbetat fram specifikationer och lösningar för e-id och e-signatur. PEPPOL PEPPOL är ett nätverk för elektronisk handel i Europa. Nätverket består av en teknisk plattform samt avtal, anvisningar och specifikationer. ESV har regeringens uppdrag att vara svensk PEPPOL-myndighet och att vara medlem i den europeiska organisationen OPENPEPPOL. ESV har under första halvåret 2014 bland annat tagit fram en strategi för migrering från PEPPOL:s tidigare så kallade transportprotokoll START till den framtida motsvarigheten AS2 deltagit i arbetet med att uppgradera och ta fram nya specifikationer för de affärsprocesser och affärsmeddelanden som stöds i PEPPOL 6

SAMMANFATTNING deltagit i utvecklingen av ett nytt ramverk för styrning och livscykelhållning av OPENPEPPOL:s komponenter genomfört löpande förvaltning och gett stöd till användare i vår roll som svensk PEPPOL-myndighet arbetat med anslutning av nya svenska tjänsteleverantörer till PEPPOL deltagit i uppstarten av arbetet med överlämning av vissa av OPENPEPPOL:s komponenter till EU-kommissionens avdelning DIGIT ( Directorate-General for Informatics ) arbetat med informationsinsatser om PEPPOL, bland annat förbättringar av www.esv.se/peppol samt www.peppol.eu. 7

INLEDNING 2 Inledning Ekonomistyrningsverket (ESV) har regeringens uppdrag att främja arbetet med e-handel i staten samt att leda och samordna införandet av elektroniska beställningar i staten. Vi ska som en del av detta, arbeta med att ta fram och rekommendera öppna standarder för elektronisk affärskommunikation. I detta ska vi samverka med Sveriges Kommuner och Landsting samt Konkurrensverket 1 inom samarbetet SFTI (Single Face To Industry). Vidare ska vi medverka till att främja arbete med gränsöverskridande lösningar och tjänster för e-handel. Inom ramen för detta har ESV regeringens uppdrag att koordinera Sveriges deltagande i EU-projektet E-SENS. ESV ska också vara svensk PEPPOL-myndighet och som medlem delta i organisationen OPENPEPPOL. I denna rapport sammanfattar vi, för vart och ett av dessa områden, vilka aktiviteter vi har genomfört och vilka resultat vi har uppnått hittills under 2014. Vi sammanfattar även ESV:s planer för fortsatt arbete under 2014. För eventuella frågor om innehållet i rapporten kan du i första hand kontakta ESV via e-handel@esv.se eller peppol@esv.se. 1 Tidigare Kammarkollegiet. 8

E-HANDEL I STATEN 3 E-handel i staten 3.1 Regeringens mål och ESV:s uppdrag Statsförvaltningen hanterar fakturor elektroniskt sedan 2008. ESV har sedan 2009 regeringens uppdrag att leda och samordna införandet av elektroniska beställningar (e-beställningar) i staten 2. Regeringen har i en förordning slagit fast att 51 statliga myndigheter senast den 1 juni 2013 ska hantera sina utgående beställningar elektroniskt. Resterande statliga myndigheter med mer än 50 anställda ska klara av detta senast den 1 juli 2014. Med hjälp av elektroniska beställningar ges myndighetsledningarna förutsättningar för att bättre styra inköp mot rätt avtal och rätt sortiment. Även möjligheterna att följa upp gjorda inköp förbättras samtidigt som administrativa förfaranden kan förenklas. Detta leder bland annat till att resurser frigörs så att kvalitet och service i myndigheternas verksamhet kan förbättras och att kostnadsbesparingar kan uppnås genom lägre inköpspriser. Läs mer om bakgrunden till besluten om elektroniska beställningar i den Statusrapport e-beställningar som ESV publicerade i september 2013. De formella krav som ställs på myndigheterna beskrivs utförligare på ESV:s webbplats. 3.2 Genomförda aktiviteter 2014 De aktiviteter för att främja e-handel i staten som ESV har genomfört under första halvåret 2014 beskriver vi nedan. Samordnad bearbetning av varu- och tjänsteleverantörer En viktig del av införandet av e-beställningar är anslutningen av varu- och tjänsteleverantörer. För att detta arbete ska bli enklare och effektivare för både myndigheter och leverantörer arbetar ESV kontinuerligt med att kontakta leverantörer som flera myndigheter anlitar. Det handlar både om leverantörer som flera myndigheter har upphandlat var och en för sig och om ramavtalsleverantörer som upphandlats av Statens inköpscentral, eller av flera myndigheter tillsammans i upphandlingssamverkan. Den samordnade leverantörsbearbetningen avser anslutning mellan myndigheter och leverantörer enligt SFTI:s standarder. 2 Uppdrag att leda och samordna införandet av elektroniska beställningar i statsförvaltningen Fi2007/9783 (delvis) samt Fortsatt uppdrag att leda och samordna införandet av elektroniska beställningar i statsförvaltningen Fi2007/9783 (delvis), Fi2008/1186. 9

E-HANDEL I STATEN Vi startade det praktiska arbetet med att kontakta myndigheternas leverantörer i september 2013, med Lunds Universitet som pilotmyndighet. Nu har alla myndigheter fått information om ESV:s initiativ via de nyhetsbrev som gått ut till myndigheterna under våren 2014. ESV har kontaktat 40 myndigheter direkt. Just nu är det 20 myndigheter som deltar i den gemensamma leverantörsbearbetningen eller arbetar med förberedelser för att kunna delta. ESV har hittills kontaktat 84 leverantörer och av dem så har mer än 50 börjat ansluta sig mot någon eller några myndigheter. I myndigheternas svar på ESV:s uppföljningsenkäter framgår det tydligt att leverantörsanslutning är en utmaning och att det arbete ESV gör är både viktigt och uppskattat. Arbete med standarder och samverkan inom SFTI Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), ESV och Konkurrensverket bedriver ett gemensamt arbete med att främja arbetet för elektronisk handel och elektronisk upphandling under namnet SFTI (Single Face To Industry). ESV:s del i arbetet handlar om inköpsprocessen efter kontraktstilldelning. Syftet med arbetet är att främja förutsättningarna för elektronisk handel, för att skapa kostnadseffektivare hantering av inköps- och fakturaprocesserna. Arbetet inriktas på att ta fram och rekommendera öppna standarder för elektronisk affärskommunikation för användning i offentlig sektors inköpsprocesser. Under 2014 har arbetet hittills varit inriktat mot att informera om de nya meddelandestandarder som SFTI under vintern 2013-2014 beslutade att rekommendera och som bygger på de så kallade PEPPOL BIS-specifikationerna. Information om SFTI:s specifikationer finns på SFTI:s webbplats. Vi har också initierat en analys av PEPPOL:s infrastruktur, eftersom vi bedömer att den kan underlätta samtrafiken mellan operatörer. Resultatet av förstudien blir vägledande för vilka rekommendationer på området SFTI framöver kommer att göra. Knutet till SFTI finns även ett antal arbetsgrupper som arbetar för att underlätta beställningar elektroniskt inom olika varu- och tjänsteområden. Det handlar bland annat om resebeställningar och beställningar av läkemedel och medicinska hjälpmedel. En ny arbetsgrupp som arbetar med e-upphandling och e-kataloger har bildats under våren. Vi har också genomfört olika kurser om e-handel under våren. En viktig del av SFTI:s arbete har, liksom tidigare, varit att svara på frågor och lämna råd till varuoch tjänsteleverantörer, offentlig sektor och leverantörer av IT-stöd för e-handel. Mer information om arbetet inom SFTI finns på ESV:s och SFTI:s webbplatser. 10

E-HANDEL I STATEN Informationsinsatser för myndigheterna ESV har kontinuerligt under införandet av e-beställningar i staten arbetat med informationsinsatser för myndigheterna. Under 2014 har vi fortsatt med informationsinsatserna i form av nyhetsbrev till myndigheterna, besvarande av frågor från myndigheterna, kontinuerlig uppdatering av information inklusive FAQ på www.esv.se samt medverkan på e-handelskurser i SFTI:s regi. Reglering, samverkan och myndighetsuppföljning I ESV:s arbete ingår även att förvalta och uppdatera föreskrifter och allmänna råd. I det ingår också att hantera myndigheters begäran om att undantas från kraven i den formella regleringen av e-beställningar och e-faktura. Det senare kan vara aktuellt bland annat för myndigheter som anlitar Statens servicecenter för e-handelstjänster. ESV har under året, liksom tidigare, genomfört samverkansmöten om e-handelsfrågor med bland annat Kammarkollegiet, Riksarkivet, Sveriges Kommuner och Landsting, Statens servicecenter, E-delegationen och Konkurrensverket. ESV har under 2014 fortsatt arbetet med att följa upp myndigheternas införande av e-beställningar med hjälp av statusenkäter, se nästa avsnitt. Under 2014 har vi också för första gången inkluderat frågor om elektroniska beställningar i frågorna i EA-värderingen. Myndigheternas svar på detta område påverkar än så länge inte EA-värdet. 3.3 Status i införandet av e-beställningar Sedan december 2010 följer ESV upp myndigheternas införande med hjälp av en webbaserad enkät som myndigheterna besvarar kvartalsvis. I statusenkäten ställer vi frågor vars svar återspeglar hur långt myndigheten har kommit i relation till de uppställda delmålen. Baserat på deras svar sätter vi en status och myndigheterna blir klassade som antingen gröna, gula eller röda: ok (grön) avvikelse (gul) varning (röd) Myndigheten ligger i fas med den övergripande tidplanen. Myndigheten ligger något efter i arbetet jämfört med var de borde befinna sig enligt den övergripande tidplanen. Myndigheten ligger tydligt efter i arbetet jämfört med den övergripande tidplanen. 3 3 Även myndigheter som inte besvarar enkäten åsätts status varning (röd). I de statusenkäter som sammanfattas i denna rapport har dock svarsfrekvensen varit 100%. 11

E-HANDEL I STATEN Statusbedömningarna publiceras löpande på ESV:s webbplats. Två år före måldatum räckte det med att myndigheten hade initierat ett projekt för att få statusen OK. Vid måldatum behöver myndigheterna bland annat ett implementerat IT-stöd och en tydlig intern kommunikation om att beställningar ska godkännas elektroniskt. Myndigheter som inte har status OK vid måldatum kan kontakta ESV för att få en ny bedömning när de bedömer att de gjort framsteg i sitt arbete. För närvarande har ESV beviljat 14 myndigheter tidsbegränsat undantag från kraven. ESV följer för dessa myndigheter upp status med utgångspunkt från deras framflyttade måldatum. Nedan redovisar vi aktuell bedömning för de myndigheter som omfattas av kraven på e-beställningar. Etapp 1 (51 myndigheter) den 31 mars 2014 Etapp 2 (103 myndigheter) den 31 mars 2014 Varning 14 st. OK 37 st. Varning 32 st. Avvikelse OK 56 st. 15 st. Många myndigheter har gjort ett stort arbete. Samtidigt ligger många fortfarande efter i arbetet. De bakomliggande orsakerna till detta beskriver vi mer utförligt i ESV:s statusrapport om införandet (ESV 2013:45). I den rapporten rekommenderade ESV ett antal åtgärder. Ett antal av dessa har genomförts sedan rapporten publicerades vilket ESV ser som positivt för att kunna nå målen med införandet. Det handlar till exempel om regeringsbeslutet att förordningen ska gälla även myndigheterna i etapp 2 och att vissa myndigheter fått ett ökat förändringstryck genom återrapporteringskrav i deras regleringsbrev. Det rör sig också om det fortsatta uppdraget till ESV att arbeta med införandet av e-handel i staten. Några åtgärder kvarstår att hantera, det handlar om att följa upp att myndigheterna arbetar strategiskt med inköpsfrågorna, att öka kraven på att myndigheterna faktiskt 12

E-HANDEL I STATEN ansluter varu- och tjänsteleverantörer samt att tydliggöra uppdraget till Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet (se ESV 2013:45 avsnitten 5.1.5-7). I rapporten uppmanade vidare ESV myndigheterna att vidta ett antal åtgärder, dessa är lika viktiga idag som när den tidigare rapporten publicerades (se ESV 2013:45 avsnitt 5.2). 3.4 Fortsatt arbete Den statliga sektorn har på kort tid tagit ett stort steg mot att möjliggöra effektiviseringar i inköpsprocessen. Det är viktigt att förändringsarbetet fortsätter. ESV kommer därför under hösten 2014 arbeta med bland annat de insatser som vi beskriver nedan. Fortsatt arbete med gemensam leverantörsbearbetning Förutsättningen för en del av effekthemtagningen kopplat till e-beställningar är att varu- och tjänsteleverantörerna ansluts till e-handelssystemen. Nu när en stor del av myndigheterna är klara med sitt införande finns det möjligheter att på ett effektivt sätt arbeta vidare gemensamt med detta. ESV kommer under återstoden av 2014 och under 2015 fortsätta att prioritera detta arbete högt. Utveckla och säkerställa föreskrivna standarder En viktig grund för det långsiktiga arbetet med leverantörsanslutningar är att statliga myndigheter vid alla typer av upphandlingar av varor och tjänster ställer krav på e- handel enligt föreskrivna standarder. I de statliga ramavtal för it-stöd för e-handel som ESV har upphandlat har systemleverantörerna krav på sig att hålla systemen uppdaterade, så att de kan hantera nya och uppdaterade standarder som rekommenderas av SFTI och som föreskrivs av ESV. Myndigheter som har gjort egna upphandlingar av system behöver själva säkerställa att systemen kontinuerligt uppdateras så att de klarar kraven. Arbetet med att utveckla meddelandestandarder och infrastrukturer för elektronisk affärskommunikation inom landet och över gränserna kommer att fortsätta, i höst bland annat med fokus på resultatet av den pågående förstudien inom SFTI om PEPPOL:s infrastruktur. Det är också nödvändigt med fortsatta utbildningsinsatser för upphandlare inom den offentliga sektorn, med syfte att informera om hur myndigheterna kan ställa krav på e-handel i sina upphandlingar av varor och tjänster. Uppföljning och stöd till myndigheterna Uppföljningen av myndigheternas nuvarande arbete går i in sitt slutskede. Vi planerar att genomföra den sista ordinarie myndighetsenkäten vid årsskiftet 2014-15. Myndigheternas regelefterlevnad kommer framöver att fortsätta följas upp i den 13

E-HANDEL I STATEN årliga EA-värderingen. Utöver detta anser ESV också att det är nödvändigt att fortsätta följa upp andra aspekter av införandet. Det handlar här bland annat om och hur myndigheterna arbetar strategiskt med inköpsfrågorna, något som är nödvändigt för att effektiviseringspotentialen i e-beställningar ska realiseras. ESV kommer under andra delen av 2014 att fortsätta att arbeta med stöd till myndigheterna i form av nyhetsbrev, uppdatering av vår webbplats och frågor-ochsvar samt med att ha informationsmöten och utbildningar. Bland de senare kan nämnas den projektledarträff som vi inom SFTI planerar att genomföra i oktober, denna gång för första gången gemensamt för statliga myndigheter, kommuner och landsting. Utred möjligheterna att ta fram statistik för ett myndighetsövergripande strategiskt inköpsarbete Inköpsstatistik från e-handelssystemen är ett viktigt stöd för myndigheternas interna arbete med upphandlings- och inköpsfrågor inklusive arbetet med att följa upp och styra inköpen. Utöver statistik för enskilda myndigheter skulle en sammanställd inköpsstatistik för hela staten kunna utgöra en grund för en övergripande uppföljning av till exempel avtalstrohet. Det skulle också kunna vara en bas för myndighetsövergripande inköpsstrategier. ESV anser att detta är ett viktigt område att utveckla framöver. 14

E-SENS 4 E-SENS 4.1 Bakgrund E-SENS står för Electronic Simple European Networked Services och är ett EUprojekt med syfte att utveckla och effektivisera e-förvaltningen inom EU. E-SENS bygger vidare på resultaten från fem storskaliga EU-projekt, så kallade LSP:er (Large Scale Pilots). E-SENS är till för att öka tillgängligheten till offentliga tjänster över landsgränserna inom EU och därigenom stödja utvecklingen av en gemensam digital marknad. E- SENS arbetar med att vidareutveckla ett antal infrastrukturella så kallade byggstenar från de fem tidigare piloterna. E-SENS kommer också att genomföra nya pilotprojekt inom fyra olika verksamhetsområden där de vidareutvecklade byggstenarna kommer att användas. Målet är att underlätta informationsutbyte inom och mellan länder i Europa. Utgångspunkter i arbetet inom E-SENS, liksom i de tidigare genomförda LSP:erna, är: Användning av öppna standarder Teknisk återanvändbarhet Kunskapsspridning Förankring nationellt hos de deltagande länderna. E-SENS startade 2013 och pågår till 2016. ESV bildar det svenska konsortiet i E-SENS tillsammans med: Tillväxtverket Bolagsverket Konkurrensverket Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) Stockholms universitet Lunds universitet ESV har regeringens uppdrag att koordinera det svenska deltagandet. ESV representerar också Sverige i en nordisk samordningsgrupp. Samordningsgruppen ska identifiera områden av gemensamt intresse och koordinera ländernas resurser. I det europeiska E-SENS-konsortiet deltar cirka 100 myndigheter från ett 20-tal länder med Tyskland som konsortiets ledare. 15

E-SENS Parallellt med E-SENS startar EU-kommissionens infrastrukturprogram Connecting Europe Facility (CEF) under 2014. Det är till för finansiering och styrning av bland annat digital infrastruktur. E-SENS byggstenar är tänkta att förvaltas i CEF som pågår till och med 2020. 4.2 Genomförda aktiviteter och uppnådda resultat hittills under 2014 Våren 2014 har E-SENS i Sverige arbetat för att få piloter godkända av E-SENS europeiska projektledning. Dessa piloter är till för att skapa ny verksamhetsnytta och för att verifiera att it-infrastrukturkomponenter som utvecklas i E-SENS Europa fungerar. Sverige har också aktivt bidragit i det arbete som har genomförts i olika delprojekt, eller Work Packages, inom E-SENS. De aktiviteter som ESV har genomfört under första halvåret 2014 inom ramen för dessa olika delprojekt beskriver vi nedan. Delprojekt Styrning ESV har varit med och utvärderat E-SENS byggstenar för meddelandeutväxling (edelivery) och elektronisk identifiering (e-id). Vi har tillsammans med andra tagit fram rutiner för och rekommendationer om hur E-SENS resultat långsiktigt ska förvaltas, livscykelhållas och styras. Delprojekt Piloter inom verksamhetsområdena Sverige har tidigare under året tagit fram användningsfall och planerat för att genomföra piloter inom områdena e-upphandling, e-handel och e-id. E-upphandling: pilot om offentlig upphandling med e-kataloger Inom ramen för det europeiska standardiseringsarbetet i CEN BII pågår ett arbete med att ta fram en standard för e-kataloger för upphandling. Resultatet av arbetet ska testas i en paraplypilot för e-upphandling inom E-SENS. De länder som ingår i piloten är Tyskland, Norge, Nederländerna, Italien, Sverige och eventuellt Grekland. Sverige kommer att vara med i en del av paraplypiloten som gäller e-katalog. Från Sveriges sida deltar Konkurrensverket. E-handel: pilot om order och fakturering ESV har tidigare börjat förbereda för en pilot om order och fakturering. Vi har till exempel levererat kravbeskrivningar om fakturering och beställning. Vi har dock under våren beslutat att lägga ner denna pilot, eftersom inget annat land har varit villigt att delta. Förutom att inga andra länder är villiga att delta bedömer vi att de byggstenar som vi tänkte testa i piloten är problematiska. De är problematiska dels med tanke på 16

E-SENS PEPPOL:s infrastruktur, dels den planerade implementeringen av nytt transportprotokoll för PEPPOL och därmed även för användningen av PEPPOL. Efter att vi diskuterat frågan i SFTI:s beredningsgrupp bedömer ESV, även utifrån rollen som svensk PEPPOL-myndighet, att Sverige vad gäller piloter inom inköpsoch upphandlingsområdet i E-SENS primärt bör satsa på e-upphandling, alltså inköpsprocessen före kontraktstilldelning. Vi bedömer att det är bättre att låta PEPPOL omhänderta och vidareutveckla delarna som rör e-handel, det vill säga inköpsprocessen efter kontraktstilldelning. Företagsrörlighet: pilot om företagsregistrering Piloten om företagsregistrering fortskrider enligt plan. Norge och Sverige arbetar tillsammans med att planera piloten och ESV deltar i sin roll som koordinator för det svenska E-SENS-konsortiet. Av de länder som arbetar med piloter om e-id är Sverige det land som kommit längst med att planera för att testa de byggstenar som har med e-id att göra. Den pilot som kallas Företagsregistrering kommer att underlätta Sveriges implementering av EIDAS 4, eftersom man i piloten testar autentiserings- och signeringslösningar. Danmark som tidigare beslutat att inte genomföra piloter inom E-SENS överväger för närvarande att delta i någon e-id-pilot, bland annat för att underlätta implementering av EIDAS. I dagsläget har ESV levererat detaljerade kravbeskrivningar tillsammans med Norge för piloten. Delprojekt Byggstenar Meddelandeutväxling (e-delivery) Sverige har i samarbete med andra tagit fram specifikationer för överföring av elektroniska meddelandetutväxling (e-delivery). Funktionerna är: - Transportprotokoll, alltså den kommunikationsteknik som ska användas mellan tjänsteleverantörer för meddelandeutväxling. - Adressering, vilket innefattar regler för hur identiteter för avsändare och mottagare kan hanteras. - Dynamisk adressuppslagning och tjänsteregister, vilket innefattar teknik för hur man kan hitta nödvändiga parametrar om mottagaren för att kunna etablera kommunikation med tjänsteleverantören. - Säkerhet ändpunkt-till-ändpunkt, vilket är en teknik för den elektroniska motsvarigheten till rekommenderad post. 4 http://ec.europa.eu/digital-agenda/en/trust-services-and-eid, http://certifiedsignature.eu/ 17

E-SENS Processer och semantik ESV har utfört arbete inom huvudsakligen tre områden, det handlar om: - Teknik för semantisk mappning, det vill säga tjänster som kan visa på olika länders motsvarigheter för centrala begrepp. Exempelvis vilken är den italienska motsvarigheten till ett svenskt företagsregistreringsbevis? - Ett elektroniskt containerformat, vilket är en teknik för att förpacka och signera elektroniska dokument. - Metodik för att ta fram och dokumentera elektroniska processer och meddelanden på ett likartat sätt. 4.3 Fortsatt arbete Nedan sammanfattar vi de aktiviteter som vi planerar genomföra under hösten 2014. Delprojekten Kommunikation, Styrning och Legala aspekter För att sprida kännedom om E-SENS kommer vi under hösten delta i e-förvaltningsdagarna 8-9 oktober. ESV kommer av resursskäl att prioritera ned aktiviteter i delprojektet Styrning. ESV kommer även fortsättningsvis att delta i arbete knutet till delprojektet Legala aspekter. Delprojektet syftar till att säkerställa att lagstiftningen stödjer utbyte av information mellan länder. Resurserna räcker enbart för passivt deltagande. Delprojekt Piloter inom verksamhetsområdena Vad gäller piloterna kommer vi fokusera på att få en projektplan för piloten företagsregistrering godkänd av den europeiska projektledningen för E-SENS. Därefter kommer vi påbörja genomförandet. Vi kommer också arbeta för att få projektplanen för piloten om offentlig upphandling med e-kataloger godkänd. ESV kommer även att, inom ramen för befintliga resurser, att arbeta med att identifiera eventuella nya piloter och få dessa godkända. Delprojekt Byggstenar - Under hösten kommer arbete att pågå med utveckling av specifikationer för så kallad e-interaktion. Denna byggsten påminner om meddelandeutväxling (e-delivery) men är avsedd för mer tätt sammankopplade system och tjänster. ESV bidrar med expertis inom området. - ESV kommer att delta med sin expertis för att migrera nyckelkomponenter till öppen källkod. 18

E-SENS - Vidare kommer ESV att ge stöd till pilotprojekt som använder byggstenar för meddelandeutväxling (e-delivery). Detta gäller inte enbart piloter som Sverige deltar i. - ESV kommer att ge stöd till pilotprojekt som använder byggstenar från arbetet med processer och semantik. Detta gäller inte enbart piloter som Sverige deltar i. - ESV kommer att handleda och stödja piloterna så att de kan använda den rekommenderade metodiken för process- och meddelandeutveckling. Detta gäller inte enbart de piloter som Sverige deltar i. - ESV kommer också att delta i implementeringen av e-id och e-signatur i piloterna. 19

FÖRORD 5 PEPPOL 5.1 Bakgrund PEPPOL är ett nätverk för elektroniska inköp i Europa. PEPPOL har stöd för e-handelsprocesser inom inköp (före och efter kontraktstilldelning). ESV har sedan 2012 regeringens uppdrag att säkra svenska intressen i PEPPOL, som medlem i förvaltningsorganisationen OPENPEPPOL. PEPPOL startade som en så kallad Large Scale Pilot 2008 och avslutades i augusti 2012. Förvaltningen har sedan september 2012 övergått till den icke-vinstdrivande organisationen OPENPEPPOL AISBL med säte i Bryssel. Antalet länder, tjänsteleverantörer och användare som ansluter sig till PEPPOL ökar stadigt. Vid utgången av 2013 hade OPENPEPPOL närmare 100 medlemmar varav cirka 70 var tjänsteleverantörer. I takt med att fler länder och operatörer ansluter sig, ökar också antalet transaktioner. De e-handelsstandarder som rekommenderas av SFTI för nationell användning, utgår alltmer ifrån PEPPOL:s olika specifikationer. Detta underlättar i sin tur en successiv övergång till specifikationer och standarder som används både nationellt och i övriga Europa. Arbetet i PEPPOL bygger på de öppna standarder som tas fram inom ramen för det europeiska standardiseringsarbetet inom CEN BII. Det gäller såväl inköpsprocessen före som efter kontraktstilldelning. CEN BII:s standarder är väl utvecklade för de delar av inköpsprocessen som ligger efter kontraktstilldelning. Därför har ett stort arbete inom PEPPOL kunnat göras inom detta område. Vad gäller delarna i inköpsprocessen före kontraktstilldelning har standardiseringsarbetet inom CEN BII inte kommit lika långt. E-SENS startade våren 2013 och där drivs det fortsatta arbetet med att planera piloter för e-upphandling, det vill säga avseende inköpsprocessen före kontraktstilldelning baserat på CEN BII:s standarder.. 5.2 Genomförda aktiviteter under 2014 Under första halvåret 2014 har förvaltningen av OPENPEPPOL fortsatt. Fokus har varit på att vidareutveckla rutiner och ramverk för styrning och livscykelhållning av OPENPEPPOL:s infrastrukturkomponenter. Som en del i arbetet har vi bland annat levererat instruktioner och policy-dokument för hur publicering av nya specifikationer ska gå till. Vi har även tagit fram beskrivningar av processer för hur utveckling av specifikationer ska genomföras. Dessa beskrivningar används i samtliga utvecklingsprojekt inom OPENPEPPOL. 20

PEPPOL Under perioden har vi varit delaktiga i att slutföra det omfattande uppdateringsarbete som startade 2013. Arbetet har syftat till att uppgradera och ta fram nya specifikationer för de affärsprocesser och affärsmeddelanden som PEPPOL stöder. Utöver uppgraderingarna har vi också utarbetat nya specifikationer för affärsmeddelandena leveransavisering och meddelandekvittens. ESV har här haft det övergripande projektansvaret på europeisk nivå. Genom samarbetet i SFTI har vi kunnat tillvarata svenska intressen inom OPENPEPPOL. Inom OPENPEPPOL genomförs för närvarande en migrering, där den nuvarande så kallade transportprofilen START byts ut till den framtida motsvarigheten AS2. Migreringen startade 2013 och fortgår än. ESV har tagit fram en migreringsstrategi som är av central betydelse för styrningen av detta arbete. 5.3 Uppnådda resultat Under första halvåret 2014 har ESV fortsatt med att etablera rutiner för livscykelhållning och styrning av OPENPEPPOL:s komponenter. Detta innefattar bland annat att etablera en funktion i OPENPEPPOL:s organisation som ska granska, utvärdera och fatta beslut om förfrågningar från kunder (tjänsteleverantörer) om förändringar i OPENPEPPOL:s infrastrukturkomponenter. En viktig del av arbetet är att underhålla och färdigställa ramverk och rutiner för support. Vi hanterar också ändringar, införande och kvalitetssäkring. I uppdraget som svensk PEPPOL-myndighet har ESV under första halvåret övervakat och drivit migreringen inom OPENPEPPOL till de uppdaterade PEPPOL BIS 2.0-specifikationerna. Detta är ett arbete som kommer att fortsätta under hösten. 5.3.1 Styrning och förvaltning Vi har medverkat i att ta fram en första version av ramverk för styrning och livscykelhållning för OPENPEPPOL. Vi har uppnått följande resultat: - Vi har tagit fram en rutinbeskrivning för att publicera nya och uppdaterade specifikationer. - Vi har tagit fram en beskrivning av hur migrering från gamla specifikationer till nya ska genomföras. - Vi deltar i en kommitté inom OPENPEPPOL som hanterar ändringsbegäranden från användarna (tjänsteleverantörerna). Det kan gälla till exempel önskemål om förändringar i OPENPEPPOL:s specifikationer. 5.3.2 Utveckling ESV har deltagit i arbetet med att vidareutveckla OPENPEPPOL:s infrastrukturkomponenter. Följande resultat har uppnåtts: 21

FÖRORD - Vi har tagit fram nya och uppdaterade specifikationer för faktura, kreditnota, order, katalog, leveransavisering och meddelandekvittens. - Vi påbörjade en migrering till de nya specifikationerna den 1 mars 2014. Tidplan och principer för migrationen finns i ett så kallat policy-dokument som finns på PEPPOL:s webbplats. Migreringen ska vara avslutad den 1 september 2014. 5.3.3 Marknadsföring Branschorganisationen BEAst (Bygg- och fastighetsbranschens Elektroniska Affärsstandard) har startat en pilot för användning av PEPPOL:s lösningar och marknadsföring av PEPPOL. Genom piloten vill man utvärdera hur väl PEPPOL fungerar för utbyte av BEAst:s affärsmeddelanden. Piloten ska pågå i ett år. För mer information om piloten se BEAst:s webbplats. ESV har genomfört riktade informationsinsatser, till exempel möten och e postutskick. Dessutom har vi kallat till informationsmöten där marknadens aktörer har bjudits in. Bland annat genomförde vi ett möte riktat till de två målgrupperna system- och tjänsteleverantörer. ESV uppdaterar löpande informationen om PEPPOL på ESV:s webbplats. Under första halvåret har förändringar gjorts bland annat för att återspegla de förändringar som sker inom ramen för OPENPEPPOL. Vi har också arbetat med att förbättra och modernisera PEPPOL:s officiella webbplats. 5.4 Fortsatt arbete 2014 Under hösten kommer arbetet med att färdigställa OPENPEPPOL:s ramverk för livscykelhållning och styrning att fortsätta. Detta sker delvis i samverkan med bland annat EU-kommissionens avdelningar DIGIT ( Directorate-General for Informatics ) och CNECT ( Directorate General for Communications Networks, Content & Technology ). Formeringen av CEF kommer att kräva återkommande insatser för att synkronisera och fördela det arbete och de tjänster som förväntas leverereras via CEF (Connecting Europe Facility). Under hösten kommer vissa av OPENPEPPOL:s komponenter börja lämnas över till DIGIT. Detta kommer att kräva arbete från oss, vilket leder till att vi kommer att få prioritera ned andra inplanerade aktiviteter. Under hösten planerar vi att delta i följande utvecklingsinsatser: 22

PEPPOL - Förbättrat stöd för validering och kvalitetssäkring, ett arbete där en projektgrupp har tillsatts under maj 2014. - Utveckling av stöd för förändringshantering (Change Management). - Utveckling av en gemensam för funktion för sökning av PEPPOLinformation, en telefonkatalog för PEPPOL. Det är i skrivande stund oklart om Sverige via ESV kommer att ha resurser för att kunna prioritera deltagande i detta arbete. Flera tjänsteleverantörer har på senare tid anslutit sig till PEPPOL via ESV. Vi tror att ett positivt utfall av SFTI:s förstudie om hur väl PEPPOL:s infrastruktur fungerar som nationell plattform för e-handel skulle leda till behov av ökade insatser från ESV:s sida. I takt med att betydelsen av PEPPOL ökar, är det troligt att arbetsbelastningen kommer att öka, både för ESV som medlem i OPENPEPPOL och för ESV som svensk PEPPOL-myndighet. ESV bedömer att formeringen av CEF samt e-fakturadirektivet kommer att kräva insatser även ur ett PEPPOL-perspektiv under perioden 2014-2015. Mycket talar för att PEPPOL inklusive OPENPEPPOL kommer att få en betydande roll i skapandet av en europeisk IT-infrastruktur, där meddelandeutväxling och e-fakturering är två prioriterade områden. Detta är dock inte beslutat än. ESV kommer att bidra i arbetet genom OPENPEPPOL och E-SENS. Detta genomförs tillsammans med E- delegationen och Näringsdepartementet. I rollen som svensk PEPPOL-myndighet behöver ESV sannolikt framöver ytterligare stödja medlemmarna i OPENPEPPOL i införandet och även genomföra fler informationsinsatser jämfört med idag. Vi bedömer också att det är nödvändigt att intensifiera samarbetet med intressenter (bland annat inom ramen för arbetet i SFTI) för att säkra en fortsatt gynnsam och positiv utveckling av PEPPOL. En sådan utveckling kan bidra till att ytterligare effektivisera e-handel inom offentlig såväl som privat sektor. 23

ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn 08-690 43 00 Box 45316 Fax 08-690 43 50 ISSN: 104 30 Stockholm www.esv.se ISBN: