Förfrågningsunderlag 2014-11-04 Upphandlande organisation Upphandling SKL Kommentus Inköpscentral AB Resebyråtjänster 2014 Anna Larsson 10248 Sista anbudsdag: 2014-12-15 23:59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Allmän orientering och upphandlingsregler 1.1. Inbjudan 1.1.1. SKL Kommentus Inköpscentral AB SKL Kommentus Inköpscentral AB, organisationsnummer 556819-4798, (fortsättningsvis SKI) är bildat med syftet att vara inköpscentral för kommuner, landsting, regioner och deras bolag och för att genom samordnad upphandling dels ingå Ramavtal i eget namn avsedda för andra upphandlande myndigheter och enheter (i den fortsatta texten kallade UM/UE), dels för att medverka vid en offentlig upphandling som ombud åt flera UM/UE. Denna upphandling görs i eget namn och omfattar de UM/UE som uppräknas i Bilaga 01 - "Avropsberättigade parter". Att vara avropsberättigad innebär en möjlighet att avropa från tecknade Ramavtal, dock ingen skyldighet. När behov uppstår har avropsberättigad part möjlighet att använda Ramavtalet. För att avropa från SKI:s Ramavtal krävs att upphandlingschef, eller annan ansvarig, först godkänner SKI:s allmänna villkor. SKI:s allmänna villkor syftar till att säkerställa att UM/UE som har gällande Ramavtal inom aktuellt område eller tillämpar Ramavtal som upphandlats i samverkan med andra UM/UE inte samtidigt tillämpar SKI:s Ramavtal under det egna gällande Ramavtalets giltighetstid. Efter godkännande kan beställare hos UM/UE avropa från Ramavtalet. UM/UE kan också besluta sig för att, av olika skäl som t.ex. att UM/UE:s behov förändrats i något avseende, upphöra med att avropa från Ramavtalen under Ramavtalstiden. Löpande information om vilka UM/UE som anmält sig för avrop från Ramavtalen kommer att lämnas till Ramavtalsleverantörerna. Mer information om SKL Kommentus Inköpscentral AB finns på www.sklkommentus.se. 1.1.2. Inbjudan att lämna anbud SKI genomför nu en samordnad upphandling av resebyråtjänster med namn Resebyråtjänster 2014, projektnummer 10248. Med anledning härav inbjudes leverantörer att lämna anbud på ett eller flera geografiska anbudsområden avseende denna upphandling av resebyråtjänster. Avsikten är att genom denna anbudsförfrågan genomföra en samordnad upphandling för kommuner, landsting och regioner och dess tillhörande bolag för att täcka avropsberättigade UM/UEs behov av resebyråtjänster. Syftet är att ingå ramavtal med tre (3) leverantörer i Utskrivet: 2014-11-04 10:43 Sida 1 av 43
rangordning för respektive geografiskt anbudsområde. 1.1.3. Avtalstid Ramavtalet träder i kraft från den dagen då det undertecknats av båda parter. Ramavtalet gäller för en inledande period om två (2) år. Om SKI inte säger upp ramavtalet till avtalstidens utgång förlängs det automatiskt med upp till ett (1) år i taget. Sådan förlängning kan ske maximalt två (2) gånger. Om SKI avser att säga upp Ramavtalet ska det ske med sex (6) månaders varsel före utgången av varje avtalsperiod. Uppsägning ska vara skriftlig. När Ramavtalet har löpt i maximalt fyra (4) år löper det ut utan föregående uppsägning. Avropsavtal som tecknas mellan UM/UE och Ramavtalsleverantör ska vara underskrivet av båda parter senast sista dag för Ramavtalets giltighetstid. Avropsavtal som upprättas mellan UM/UE och Ramavtalsleverantör kan löpa under Ramavtalstiden, d.v.s. maximalt fyra (4) år. Dock kan avropsavtal löpa i ytterligare maximalt 12 månader efter det att Ramavtalets giltighetstid, inklusive förlängningsperioden, har löpt ut. 1.1.4. Parallella avtal UM/UE som börjar avropa från Ramavtalet har inte rätt att samtidigt avropa samma tjänst från annan leverantör, så kallade parallella avtal. För det fall UM/UE sedan tidigare är bunden av avtal avseende viss tjänst som även täcks av denna upphandling gäller Ramavtalet endast i de delar där UM/UE inte har annat giltigt avtal. UM/UE som genomför upphandlingar specifikt för konferensarrangemang kan dock komma att ha parallellt avtal med annan leverantör avseende denna tjänst. Observera parallella avtal inte omfattar den situation när resebeställaren väljer att själv boka sin resa och därmed inte anlita leverantören avseende resebyråtjänster. Inrikes tågresor är till exempel en resa som många resebeställare väljer att själva beställa och därmed inte nyttja resebyråns tjänster för den bokningen. Resebeställaren har rätt att själv göra sina bokningar och att välja att inte nyttja leverantörens resebyråtjänster. 1.1.5. Uppskattad avropsvolym 2013 års omsättning för ramavtalsupphandlingarna Resebyråtjänster 2011 och 2011-2 uppgick sammanlagt till ca 172 000 000 SEK. Ramavtalets årsvolym för denna upphandling uppskattas till ca 172 000 000 SEK exklusive moms per år eller ca 688 000 000 SEK över Ramavtalsperioden. Någon garanti att erhålla viss volym ges ej. 1.1.6. Förfrågningsunderlaget och disposition Upphandlingsunderlaget består av följande strukturerade dokument: 1. Inledande krav 2. Krav på leverantören 3. Kravspecifikation 4. Svarsbilaga för anbudspriser 5. Ramavtalsutkast Till förfrågningsunderlaget hör följande bilagor: Utskrivet: 2014-11-04 10:43 Sida 2 av 43
Bilaga 1: Avropsberättigade parter Bilaga 2: Anbudets undertecknande Bilaga 3: Prismatris för angivande av anbudspris Publicerade frågor och svar samt eventuella förtydliganden och kompletteringar under anbudstiden kommer även de att utgöra en del av förfrågningsunderlaget. 1.2. Krav på anbudet 1.2.1. Inlämning av elektroniskt anbud I denna upphandling accepteras endast elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet Visma Tendsign. För leverantörer är det kostnadsfritt att använda systemet och att lämna anbud. För tillgång till systemet krävs inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom registrering på http://www.opic.com/sv/tendsign/ genom att klicka på länken "Lämna elektroniskt anbud". Efter genomförd registrering får användaren omedelbar tillgång till systemet. Vid frågor eller behov av support kring användandet av systemet kontaktas Visma Tendsigns support på telefon 013-47 47 520 eller e-post tendsignsupport@visma.com. Supporten har öppet helgfria vardagar måndag fredag mellan 08:00 17:00, med undantag för dag före röd dag då den stänger kl. 15:00. Anbudsgivaren får genom Visma Tendsign: tillkommande information om upphandlingen, automatisk kontroll av att samtliga frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid anbudslämnandet. Observera att maximal storlek för uppladdning av filer är 50 megabyte. Anbudsgivare uppmanas att omedelbart kontakta Visma Tendsign om problem uppstår i samband med anbudslämnande. Om en anbudsgivare inte registrerar sig på Visma Tendsigns hemsida utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt, kan SKI inte garantera att all information om upphandlingen (eventuella förtydliganden samt frågor och svar) under anbudstiden kommer anbudsgivaren tillhanda. Uppfylls det obligatoriska kravet avseende elektroniskt anbud? (/ svar) 1.2.2. Krav på anbudet Vid anbudslämnandet ska efterfrågade svar på frågor och ställda krav lämnas på anvisade platser i Visma Tendsign. Anbudet ska vara författat på svenska. Bevis, enstaka ord, förkortningar och tekniska beskrivningar får även vara på engelska. Anbudsgivaren ska på SKI:s begäran ombesörja och bekosta översättning om inte annat anges i anslutning till visst krav i detta förfrågningsunderlag. Anbudet ska beskriva situationen på anbudsdagen såvitt ej kravet uttryckligen medger annat. Det elektroniska anbudet och samtliga villkor i upphandlingen godkänns genom att behörig Utskrivet: 2014-11-04 10:43 Sida 3 av 43
företrädare för anbudsgivaren undertecknar bilaga 02, Anbudets underskrift. Bilagan ska skannas in och bifogas med anbudet som elektronisk fil. Om anbudet undertecknas av någon som är behörig att företräda leverantören utan att vara behörig firmatecknare kan dokument för styrkande av rätten att underteckna anbudet i efterhand komma att inhämtas. Anbud som saknar undertecknad bilaga kommer inte att beaktas. Uppfylls kraven på anbudet? (/ svar) Uppfylls kravet på anbudets undertecknande? (/ svar) 1.2.3. Möjlighet att lämna anbud på hela eller delar av upphandlingen Anbud ska lämnas på samtliga angivna tjänster enligt kravspecifikationen. Anbudet kan omfatta en, flera eller samtliga geografiska anbudsområden. De geografiska anbudsområdena presenteras i avsnitt 4 i detta förfrågningsunderlag. Landsting, regioner, förbund och liknande sammanslutningar som inte ryms inom kommunernas gränsdragning ska anses tillhöra det geografiska anbudsområde som sammanfaller med den kommun som dess säte är bestämt till. I bilaga 1 anges vilket geografiskt anbudsområde varje avropsberättigad part tillhör. Skulle en förändring av kommungränserna ske efter att upphandlingen annonserats fortsätter dock den dåvarande gränsdragningen att gälla om inte de praktiska konsekvenserna av detta blir ohanterbara. Det är möjligt att ange olika anbudspriser för olika geografiska anbudsområden. För information om hur anbudspriserna ska anges, se bifogad prismatris. Uppfylls det obligatoriska kravet på anbudets omfattning? (/ svar) 1.2.4. Förutsättning för att anta anbud Anbudsgivaren ska basera sitt anbud på de förutsättningar och krav som anges i detta förfrågningsunderlag. SKI har ingen skyldighet att begära kompletteringar och/eller förtydliganden av anbudsgivare och möjligheterna att läka brister i anbud är begränsade och beror på bristens karaktär. Det är därför önskvärt att anbudsgivare tillser att samtliga efterfrågade uppgifter och handlingar finns i anbudet. Kompletteringar och förtydligande av anbud kommer endast att begäras under förutsättning att SKI bedömer det möjligt enligt gällande rätt. I samband med prövningen av anbudet kan SKI komma att kontrollera de av Anbudsgivaren lämnade uppgifterna. Felaktiga uppgifter kan leda till att anbudet inte upptas till prövning. Vid anbudslämnandet ska efterfrågade svar på frågor och ställda krav lämnas på anvisade platser i Visma TendSign. 1.2.5. Förtydliganden av förfrågningsunderlag Eventuella förtydliganden eller kompletteringar lämnas alltid genom Visma Tendsigns anbudstjänst. Anbudsgivaren ansvarar själv för att hålla sig uppdaterad. Begäran om Utskrivet: 2014-11-04 10:43 Sida 4 av 43
förtydligande eller komplettering av förfrågningsunderlaget ska vara ställda genom Visma Tendsigns anbudstjänst. Sista dag att inkomma med frågor är nio (9) dagar före sista anbudsdag. Om frågor inkommer senare än nio (9) dagar före sista anbudsdag garanteras inte att frågan besvaras. Detta på grund av att SKI av likabehandlingsskäl är förhindrat att lämna tillkommande information i slutet av anbudstiden. Endast frågor avseende förfrågningsunderlaget besvaras. Observera att lämnade kompletteringar eller förtydliganden avseende förfrågningsunderlaget endast är bindande om svaren lämnats av SKI via Visma TendSign anbudstjänst. Publicerade frågor och svar samt eventuella förtydliganden och kompletteringar under anbudstiden utgör en integrerad del av förfrågningsunderlaget. Sista dag att ställa frågor är 2014-12-05 1.2.6. Reservation och alternativa anbud I anbudet får inget så kallat sidoanbud eller alternativt anbud förekomma. Om Anbudsgivaren lämnar förbehåll eller reserverar sig mot villkor i förfrågningsunderlaget kan anbudet komma att förkastas. Accepteras det obligatoriska kravet att reservationer och alternativa anbud inte får förekomma? (/ svar) 1.2.7. Ersättning för upprättande av anbud Ersättning för upprättande och/eller inlämnande av anbud medges inte. 1.2.8. Sista anbudsdag Anbudsgivaren svarar för att anbud inkommer i rätt tid till SKI. För sent inkommet anbud tas inte upp till prövning. Observera att support för TendSign endast går att nå under kontorstid och rekommendationen är att anbudet lämnas in i god tid innan sista anbudsdag. Varje anbudsgivare kan endast lämna ett anbud (anbudet kan dock omfatta flera geografiska anbudsområden). I det fall flera anbud inkommer från samma anbudsgivare kommer endast det senast daterade anbudet beaktas. Anbudsgivares anbud ska lämnas senast 2014-12-15 23:59 Uppfylls det obligatoriska kravet avseende sista anbudsdag? (/ svar) 1.2.9. Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande till och med 2015-07-03 Accepteras det obligatoriska kravet på anbudets giltighetstid? (/ svar) 1.2.10. Kontaktuppgifter - Uppgifter om anbudslämnaren SKI kommer under upphandlingens genomförande att ställa frågor och skicka inbjudan att förhandla och tilldelningsbeslut till den person som har skickat in anbudet för Anbudsgivarens Utskrivet: 2014-11-04 10:43 Sida 5 av 43
räkning i upphandlingssystemet Visma Tendsign. Kontakt kan ske genom e-post, telefon och fråge- och svarsfunktionen i upphandlingssystemet Visma Tendsign. Anbudsgivaren ansvarar för att de kontaktuppgifter som finns upplagda för den person som lagt upp uppgifter i upphandlingen är aktuella och korrekta. Anbudsgivaren ansvarar för att denna person är tillgänglig för mottagande av information samt för att svara på frågor i upphandlingen. Anbudsgivare ombeds kontrollera att det föreligger identitet mellan de uppgifter ni anger när ni registrerar er i upphandlingssystemet VismaTendsign och det företag som utgör anbudsgivande företag. Kontrollera gärna att ni konsekvent anger korrekt företagsnamn (firma) och korrekt organisationsnummer på samtliga ställen där ni ombeds registrera uppgifter. Anbudsgivaren ska fylla i uppgifterna nedan. Anbudsgivare har rätt att lämna anbud i samverkan (konsortium). Anbudsgivare som lämnar anbud i samverkan (konsortium) ska vid antagande bilda ett registrerat bolag som utgör Ramavtalspart. Företagsnamn (Fritextsvar) Organisationsnummer (Fritextsvar) Postadress (Fritextsvar) Kontaktperson (Fritextsvar) E-post kontaktperson (Fritextsvar) Behörig företrädare (Fritextsvar) 1.2.11. Övriga kontaktuppgifter SKI önskar att anbudsgivaren anger kontaktuppgifter för avtalsansvarig, miljöansvarig, redovisningsansvarig och ordermottagare i syfte att underlätta för eventuell kommande avtalssignering. Vid byte av avtalsansvarig kontaktperson under avtalstiden ska detta utan dröjsmål meddelas SKI. Avtalsansvarig - kontaktperson (Fritextsvar) Avtalsansvarig - e-post (Fritextsvar) Avtalsansvarig - telefon (Fritextsvar) Miljöansvarig - kontaktperson (Fritextsvar) Miljöansvarig - e-post (Fritextsvar) Miljöansvarig - telefon (Fritextsvar) Redovisningsansvarig - kontaktperson (Fritextsvar) Redovisningsansvarig - e-post (Fritextsvar) Redovisningsansvarig - telefon (Fritextsvar) Ordermottagare - kontaktperson (Fritextsvar) Ordermottagare - e-post (Fritextsvar) Ordermottagare - telefon (Fritextsvar) 1.3. Upphandlingens genomförande 1.3.1. Upphandlingsförfarande Resebyråtjänster utgör en B-tjänst och upphandlingen genomförs genom förenklat förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU). Anbud kan komma att antas utan föregående förhandling och det är därför av största vikt att anbudsgivaren redan vid anbudsgivningen lämnar ett fullständigt anbud. 1.3.2. Anbudsöppning Utskrivet: 2014-11-04 10:43 Sida 6 av 43
Anbudsöppning sker på SKL Kommentus Inköpscentral AB, Hornsgatan 15, 117 99 Stockholm. Anbudsöppningen är inte offentlig. Om Anbudsgivaren begär, kommer en representant utsedd av Stockholms Handelskammare att på Anbudsgivarens bekostnad närvara vid anbudsöppningen. Anbudsöppning är planerad till 2014-12-16 1.3.3. Anbudsutvärdering Anbudsutvärderingen inleds med en leverantörskvalificering där det prövas om Anbudsgivaren uppfyller samtliga i upphandlingen uppställda ska-krav på leverantören. Anbud från anbudsgivare som inte uppfyller kvalificeringskraven kommer inte att prövas vidare. Därefter genomförs en anbudskvalificering där anbuden från kvalificerade anbudsgivare prövas om de uppfyller uppställda ska-krav avseende formalia och avseende upphandlingsföremålet. De anbud som inte uppfyller dessa ska-krav förkastas. Slutligen utvärderas kvarvarande anbud enligt utvärderingskriterium lägsta pris. Lägsta anbudspris per geografiskt anbudsområde, det vill säga per kommun, kommer att antas. För information om hur anbudspriserna ska anges, se bifogad prismatris. 1.3.4. Kontroll av lämnade uppgifter I samband med prövningen av anbuden kommer SKI att kontrollera att de av Anbudsgivarna lämnade uppgifterna är korrekta. För att SKI ska ha möjlighet att pröva och utvärdera anbudet är det därför ytterst viktigt att anbudet innehåller samtliga begärda uppgifter. Möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller inkomma med kompletterande uppgifter är begränsade. Under avtalstiden kommer också kontroller ske av att uppgifter angivna vid anbudslämnandet efterlevs under hela avtalstiden. Efterlevs inte uppställda krav kan avtalet komma att hävas. Det är ytterst viktigt att anbudet innehåller samtliga efterfrågade uppgifter. Vid utvärdering av anbud kommer information som inte efterfrågats i förfrågningsunderlaget och som bifogats anbudet inte att beaktas. 1.3.5. Tilldelning Meddelande om tilldelningsbeslut kommer att skickas ut med e-post till den e-postadress som registrerats i TendSign i samband med anbudsinlämningen. Tilldelningsbeslutet utgör inte en accept i avtalsrättslig mening. Bindande avtal uppkommer först när båda parter skriftligen undertecknat Ramavtalet. Upphandlingen är avslutad först när Ramavtalet undertecknats eller upphandlingen avslutats på annat sätt. Ramavtal kan tecknas tidigast då tio dagar förflutit från det att underrättelse om tilldelning skickades ut till anbudsgivarna. Kontraktsmöte kommer att hållas för tecknande av avtal på SKI:s lokaler på Hornsgatan 15. Tre (3) leverantörer i rangordning för respektive geografiskt anbudsområde kommer att tilldelas kontrakt. Den leverantör som har lägst anbudspris i ett visst geografiskt anbudsområde kommer att Utskrivet: 2014-11-04 10:43 Sida 7 av 43
placeras som nummer ett i rangordningen för det geografiska anbudsområdet. Den leverantör som har näst lägsta anbudspris för samma geografiska anbudsområde kommer att placeras som nummer två i rangordningen för det geografiska anbudsområdet. Den leverantör som sedan har tredje lägsta anbudspris för samma geografiska anbudsområde kommer att placeras som nummer tre i rangordningen för det geografiska anbudsområdet. Om flera anbud vid utvärderingen erhåller samma jämförelsetal kommer anbuden att skiljas åt genom lottning. En lottning kommer då att ske per geografiskt anbudsområde där anbudspriserna är lika. SKI förbehåller sig rätten att endast anta vissa av de geografiska anbudsområden en leverantör angivit. I det fall två anbud har överlappande geografiskt täckning kommer det anbud antas som har lägst pris för respektive geografiskt anbudsområde. Det innebär till exempel att om leverantör A har lagt anbud på fem olika kommuner och leverantör B lagt anbud på sju kommuner varav tre är samma som leverantör A kommer varje geografiskt anbudsområde (kommun) tilldelas den leverantör som har lägst pris för respektive geografiskt anbudsområde. För information om hur anbudspriserna ska anges, se bifogad prismatris. 1.3.6. Avropsordning När en UM/UE ska börja avropa från Ramavtalet är det enligt rangordningen så att UM/UE först måste kontakta den leverantör som lämnat det bästa anbudet och därmed rangordnats högst. Om den leverantören inte kan ta sig an den UM/UE som ny kund får den UM/UE gå vidare och fråga nästa leverantör i avropsordningen. Leverantören förblir sedan densamme under resten av avtalstiden. 1.3.7. Sekretess SKI omfattas inte av offentlighetsprincipen. SKI lämnar därför, som huvudregel, inte ut anbud eller anbudsansökningar. Detta gäller även efter att tilldelningsbeslut har fattats. SKI förbehåller sig emellertid rätten att lämna ut handlingar för det fall domstol, tillsynsmyndighet eller annan myndighet så begär, eller om det i övrigt krävs för ett effektivt bedrivande av SKI:s verksamhet. Anbudsgivare som önskar att vissa uppgifter inte ska lämnas ut till annan, bör i anbudet precisera vilka uppgifter i anbudet sekretess begärs för, och beskriva på vilket sätt det kan innebära skada för Anbudsgivaren om uppgifterna lämnas ut. SKI vill dock betona att i samband med att tilldelningsbeslutet distribueras kan vissa uppgifter ur anbudet som är relaterade till tilldelningskriterierna komma att offentliggöras (t.ex. vissa prisuppgifter). Om sekretess inte begärs - markera alternativ NEJ nedan. Om sekretess begärs - markera alternativ JA nedan. Precisera sedan för vilka delar av anbudet som sekretess begärs och beskriv vilken skada som kan uppstå om uppgiften lämnas ut i det andra fritextfältet nedan. Begärs sekretess? (/ svar) Utskrivet: 2014-11-04 10:43 Sida 8 av 43
Ange vilka delar av anbudet begäran av sekretess avser samt vilken skada som kan uppstå om uppgiften lämnas ut. (Fritextsvar) 1.3.8. Behandling av personuppgifter Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn, personnummer, postadress och e-postadress. I personuppgiftslagen (1998:204) finns regler för hur personuppgifter får behandlas. SKI är personuppgiftsansvarig för de uppgifter, t.ex. namn på kontaktpersoner, e-postadresser, som lämnas dels i samband med anbudsgivning, dels vid eventuellt tecknande av ramavtal mellan leverantören och SKI. Behandlingen av de aktuella personuppgifterna är nödvändig för att kunna fullgöra ingångna ramavtal. Personuppgifterna kommer att användas för att föra kund- och leverantörsregister i syfte att informera, administrera och möjliggöra avrop på ramavtalen samt skicka fakturor avseende den administrativa ersättning som tas ut av SKI. En registrerad person har rätt att när som helst begära information från SKI beträffande vilka personuppgifter som finns registrerade om personen. En sådan begäran ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad och skickas till: SKL Kommentus Inköpscentral AB Hornsgatan 15 117 99 Stockholm 1.3.9. Publicering av avtalsdokument Avtal med prisbilagor, uppgifter om kontaktpersoner m.m. kommer att publiceras på Internet (SKIs avtalsdatabas och SKIs webbplats). Samma information kommer att finnas tillgänglig för alla UM/UE. Anbudsgivaren ska acceptera att priser, rabatter, uppgifter om kontaktpersoner, m.m. publiceras på Internet. Accepteras kravet på publicering av avtalsdokument på Internet? (/ svar) 1.4. Pris 1.4.1. Pris Bokningsarvodet ska anges i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdesskatt per kategori i bifogad prismatris, se Bilaga 03, Prismatris för angivande av anbudspris. Priserna som anges i prismatrisen ska omfatta samtliga med tjänsten förenade kostnader. Det är möjligt att ange olika anbudspriser för olika geografiska anbudsområden. För information om hur anbudspriserna ska anges, se punkt 1.4.2. samt bifogad prismatris. Accepteras samtliga villkor avseende ersättning? (/ svar) 1.4.2. Prissättningsinformation Information om prismatrisen I prismatrisen ska leverantören ange namn på företaget och organisationsnummer samt de anbudsområden som anbudspriserna avser. Anbudsområde motsvarar en kommun. Om anbudspriserna är samma för flera anbudsområden kan samma prismatris användas genom Utskrivet: 2014-11-04 10:43 Sida 9 av 43
att samtliga anbudsområden anges i prismatrisen. Observera att anbudspriser för Gotland ska anges i en separat prismatris. Om olika anbudspriser ska lämnas för olika anbudsområden ska leverantören kopiera prismatrisen (kopiera bladet) och använda en prismatris per anbudsområde eller per grupp av anbudsområden som ska ha samma anbudspriser. Prismatrisen är uppbyggd genom att ett visst antal enheter av varje kategori är angivet. Antalen är fiktiva siffror. Bokningsarvodet ska anges i svenska kronor (SEK) exklusive mervärdesskatt per kategori i bifogad prismatris. Priserna som anges i prismatrisen ska vara inklusive allt och inga extra avgifter utöver dem som reglerats får sedan påföras UM/UE. Utelämnas prisangivelse för någon kategori kommer det att tolkas som att prisuppgiften är noll kronor. Bokningsarvodena (dels för personlig service och dels för självbokning) multipliceras automatiskt med det fiktiva antalet per kategori och adderas för att ge ett totalt jämförelsetal i en grön cell längst ned till höger i prismatrisen. Det totala jämförelsetalet ska föras in i det elektroniska anbudet avseende den kommun som det totala jämförelsetalet avser. Är det flera anbudsområden som har samma totala jämförelsetal ska anbudspriset anges vid varje kommun som leverantörens anbud avser. Samtliga ifyllda prismatriser ska bifogas anbudet. Bokningsarvode I begreppet bokning ingår nybokning, ombokning och avbokning. Det ska vara möjligt för UM/UE att omboka, avboka eller göra en så kallad omskrivning utan att leverantören påför ytterligare bokningsavgift. Leverantören har inte rätt att ta ut någon extra avgift beroende av bokningssätt. Priset ska omfatta det innehåll och de prestandakrav som beskrivits i förfrågningsunderlaget. Flyg-, tåg-, buss- och båtresor Ett bokningsarvode kan faktureras per enkelresa för flyg-, tåg-, buss- och båtresor som bokas. En enkelresa är en resa för en resenär mellan en startdestination och en slutdestination. Om resan kräver en eller flera mellanlandningar/byten för att nå slutdestinationen och därmed består utav flera delsträckor så ska resan i sin helhet endast räknas som en enda enkelresa. En resa ska därmed inte delas upp i flera olika enkelresor för varje delsträcka, detta oberoende av om olika bolag eller olika färdmedel måste bokas för att resenären ska kunna göra sin resa på bästa sätt. Detta gäller under förutsättning att resenären inte själv önskar en mellanlandning/byte på visst ställe på grund av något ärende på den platsen. I detta fall räknas det som att resenären gör en enkelresa till platsen för ärendet och sedan en ytterligare enkelresa till slutdestinationen. Med detta menas att endast ett arvode för hela enkelresan får tas ut trots att det kanske är olika flygbolag för olika delsträckor eller att resan t.ex. kräver dels en tågresa och dels en länsbussresa. Detta innebär också att om en enkelresa sker inom Sverige, men med mellanlandning utomlands, räknas det som en inrikesresa. Följden av detta blir också att en tur och retur resa anses utgöras av två enkelresor, vilka därmed kan faktureras två arvoden (ett arvode per enkelresa). Anslutningstransport Ett bokningsarvode kan faktureras per anslutningstransport till/från flygplats/tågstation/busstation/hamn. Anslutningstransport kan vara t.ex. flygbuss, flygtaxi eller flygtåg (Arlanda Express). För resor där anslutningstransport ingår (t.ex. transport till tågstation eller flygplats) får leverantören debitera två arvoden, ett för Utskrivet: 2014-11-04 10:43 Sida 10 av 43
anslutningstransporten och ett för enkelresan. För resa som omfattar två anslutningstransporter beräknas en enkelresa på samma sätt som ovan. Hyra av fordon Ett bokningsarvode kan faktureras per fordon som bokas. Bokningsarvodet ska i prismatrisen anges per fordon som bokas oberoende antalet dygn för hyra eller antalet körda kilometer. Hotellrum Ett bokningsarvode kan faktureras per hotellrum som bokas. Bokningsarvodet ska i prismatrisen anges per hotellrum som bokas och priset ska vara oberoende av antalet personer eller antalet nätter, under förutsättning att hotellnätterna är sammanhängande och på samma hotell. Grupp- och konferensarrangemang Ett bokningsarvode kan faktureras per person vid bokning av grupp- och konferensarrangemang. Med grupparrangemang eller gruppresa avses en samlad bokning för minst tio (10) resenärer. Tillgänglighet utanför normal kontorstid Ett bokningsarvode kan faktureras per ärende utanför normal kontorstid, oberoende av till exempel hur många telefonsamtal ärendet kräver. Bokningsarvodet får endast debiteras under förutsättning att leverantören informerat om detta i samband med bokningen. Självbokning/självbokningssystem Kunden bokar resan själv via ett internetbaserat system som kan vara enskilt eller knutet till en resebyrå. Avgift för implementering av självbokningssystemet ska anges som en engångskostnad. Arvode vid bokning med självbokningssystem ska anges separat. Vid bokning där manuell hantering av en påbörjad självbokning krävs debiteras arvode som personlig service. Övriga tjänster Priser för övriga tjänster utvärderas inte. 1.5. Kommersiella villkor 1.5.1. Ramavtal Ramavtalet kommer att baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag med bilagor samt Anbudsgivarens anbud. Bindande avtal sluts genom att båda parter skriver under bifogat Ramavtal. Ramavtalet innehåller också villkor avseende SKI:s administrativa ersättning. Ersättningen till SKI avser genomförande av upphandlingen samt avtalsförvaltning, marknadsföring av avtalet, administrativ service, information m.m. Administrativ ersättning utgår med 0,7 % av den fakturerade summan exklusive mervärdesskatt. Ersättningen ska utbetalas månadsvis om inte parterna överenskommer om annan period och baseras på Anbudsgivarens försäljning på ramavtalet, se punkt 5.6 i Ramavtalsutkastet för ytterligare information. Anbudsgivaren ska acceptera de kommersiella villkoren i Kapitel 5 Ramavtalsutkast. Accepteras de kommersiella villkoren i Kapitel 5 Ramavtalsutkast? (/ svar) Utskrivet: 2014-11-04 10:43 Sida 11 av 43
2. Generella krav på leverantören 2.1. Uteslutning 2.1.1. Uteslutning enligt 10 kap. 1 LOU Enligt 10 kap. 1 LOU ska en upphandlande myndighet utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om att leverantören enligt laga kraft vunnen dom är dömd för sådan brottslighet som innefattar: 1. deltagande i organiserad brottslighet, 2. bestickning, 3. bedrägeri, 4. penningtvätt Är leverantören en juridisk person, ska leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Om en Anbudsgivare anlitar underleverantörer ansvarar Anbudsgivaren för att underleverantörerna är fri från hinder enligt 10 kap. 1. Underleverantörer som ej uppfyller kraven utesluts från Anbudsgivarens anbud. Bekräftelse på att anbudsgivare och underleverantör är fri från hinder att delta i upphandlingen jämlikt 10 kap 1 LOU. (/ svar) 2.1.2. Frivilliga uteslutningsgrunder Enligt 10 kap. 2 LOU kan en leverantör uteslutas från deltagande i upphandling om denne: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och den upphandlande myndigheten kan visa detta, 5. inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker eller, 6. i något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av bestämmelserna i 10 eller 11 kap. Är leverantören en juridisk person, får leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i första stycket 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avse i första stycket 4. Om en anbudsgivare anlitar underleverantörer ansvarar anbudsgivaren för att underleverantörerna är fri från hinder enligt 10 kap. 2. Underleverantörer som ej uppfyller kraven kan komma att uteslutas från anbudsgivarens anbud. Bekräftelse på att anbudsgivare och underleverantör är fri från hinder att delta i upphandlingen jämlikt 10 kap 2 LOU. (/ svar) Utskrivet: 2014-11-04 10:43 Sida 12 av 43
2.2. Juridisk ställning 2.2.1. Krav på registrering Anbudsgivaren ska bedriva näringsverksamhet och ska uppfylla lagenligt ställda krav på registrering i aktiebolags- eller handelsbolagsregister eller liknande register som gäller för Anbudsgivaren och som förs i det land där Anbudsgivarens verksamhet är etablerad. Denna skyldighet omfattar även underleverantörer. SKI kommer att kontrollera Anbudsgivarens bolagsregistrering genom att inhämta uppgifter från affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafe. I det fall det inte är möjligt för SKI att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska Anbudsgivaren när SKI så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. För utländska Anbudsgivare uppfylls kravet genom bevis som visar att det utländska företaget är registrerat i aktiebolags-eller handelsbolagsregister eller liknande register som gäller i det egna landet. För Anbudsgivare som åberopar utländsk underleverantör uppfylls kravet genom bevis som visar att det utländska företaget är registrerat i aktiebolags-eller handelsbolagsregister eller liknande register som gäller i det egna landet. Underleverantörer som ej uppfyller kraven utesluts från Anbudsgivarens anbud, vilket kan får konsekvenser för anbudet i dess helhet. Uppfylls kravet på registrering i aktiebolags-, handelsbolags eller liknande registrering? (/ svar) 2.2.2. Ekonomisk ställning och finansiell stabilitet Anbudsgivaren ska ha sådan ekonomisk stabilitet och finansiell ställning att denne kan upprätthålla ett långsiktigt avtal. Underlag för bedömningen av leverantörens ekonomiska stabilitet och finansiella ställning är utdrag ur affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafes register. SKI kommer att inhämta utdrag från Creditsafe. Utdraget ska visa att Anbudsgivaren minst är "kreditvärdig" enligt Creditsafes femgradiga skala vilket motsvarar lägst riskklass 3 hos UC, lägst rating A hos Soliditet. Ratingintervall och beskrivning enligt CreditSafe 80-100 Mycket god kreditvärdighet 60-79 God kreditvärdighet 40-59 Kreditvärdig 15-39 Kredit mot säkerhet 0-14 Kredit avrådes Nivå 40 i Credit Safe betyder kreditvärdig. På övergripande nivå granskas vid rating 40 i Creditsafe att det föreligger en komplett styrelse, att det inte föreligger betalningsanmärkningar av betydande art och att den juridiska personen löpande klarar att betala fakturor/andra omkostnader vartefter de förfaller till betalning, det vill säga har god betalningsförmåga. Om lägre riskklassificering än kreditvärdig påvisas ska Anbudsgivaren ändå anses uppfylla kravet om a) och/eller b) nedan är uppfyllda. a) Anbudsgivaren på begäran inlämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att Anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomisk stabilitet. b) Garanti lämnas på begäran gällande Anbudsgivarens ekonomiska stabilitet av moderbolag Utskrivet: 2014-11-04 10:43 Sida 13 av 43
eller annan garant. Sådant intyg ska vara undertecknat av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklassificering samt kraven ovan ska i dessa fall på motsvarande vis redovisas och uppfyllas av denne (garanten). Garanten ska minst vara "kreditvärdig" enligt Creditsafes femgradiga skala. Anbudsgivare som inte är juridiska personer, som är nystartade företag eller som av annan anledning inte kan erhålla rating genom Creditsafe kan redovisa sin ekonomiska kapacitet och finansiella stabilitet på annat sätt. Bevis kan utgöras av senaste resultaträkning, revisorsintyg eller annan ekonomisk redovisning som visar att kravet på kreditvärdig är uppfyllt. Uppfylls kravet på ekonomisk stabilitet för Anbudsgivaren genom "kreditvärdig" enligt Creditsafe? (/ svar) Har tillfredsställande förklaring avseende skälet till lägre kreditvärdighet lämnats? (/ svar) 2.2.3. Skatter och socialförsäkringsavgifter Anbudsgivaren ska ha fullgjort sina skyldigheter avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Denna skyldighet omfattar även eventuella underleverantörer. Anbudsgivaren ska vara registrerad för mervärdesskatt. Som en del av leverantörsprövningen kommer SKI att kontrollera att Anbudsgivaren och eventuella underleverantörer uppfyller lagenligt ställda krav avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter. Kontrollen görs hos Skatteverket. I det fall det inte är möjligt för SKI att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska Anbudsgivaren när SKI så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. För utländska Anbudsgivare uppfylls kravet genom bevis som visar att det utländska företaget inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och skatter i det egna landet. För Anbudsgivare som åberopar utländsk underleverantör uppfylls kravet genom bevis som visar att det utländska företaget inte har restförda skulder avseende socialförsäkringsavgifter och/eller skatter i det egna landet. Underleverantörer som ej uppfyller kraven utesluts från Anbudsgivarens anbud, vilket kan få konsekvenser för anbudet i dess helhet. Uppfyller Anbudsgivaren och ev. underleverantörer krav avseende inbetalning av socialförsäkringsavgifter och skatter? (/ svar) Uppfylls kravet på registrering för mervärdesskatt och F-skatt? (/ svar) 2.3. Teknisk förmåga och kapacitet 2.3.1. Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren ska i egen regi, eller via underleverantörer, förfoga över den tekniska och Utskrivet: 2014-11-04 10:43 Sida 14 av 43
yrkesmässiga kapacitet som krävs för genomförandet av upphandlade tjänster. Hela eller delar av uppdraget kan utföras av underleverantörer. De krav som ställs på leverantören i upphandlingen gäller även för underleverantörer som anlitas. Anbudsgivaren ansvarar för underleverantörs arbete såsom för sitt eget. Anbudsgivaren ska inneha IATA-ackreditering eller motsvarande och personal med reseutbildning (IATA, TRAC eller motsvarande). Uppfylls det obligatoriska kravet på IATA-ackrediterad eller motsvarande? (/ svar) Uppfylls det obligatoriska kravet på reseutbildad personal? (/ svar) 2.3.2. Resegaranti Anbudsgivaren ska ha lämnat resegaranti till Kammarkollegiet i enlighet med resegarantilagen (1972:204). Uppfylls det obligatoriska kravet på lämnad resegaranti till Kammarkollegiet i enlighet med resegarantilagen? (/ svar) 2.4. Underleverantör 2.4.1. Underleverantörer Hela eller delar av uppdraget kan utföras av underleverantörer. Anbudet ska innehålla uppgift om huruvida Anbudsgivaren har för avsikt att anlita underleverantörer. För det fall underleverantörer kommer att anlitas, ska organisationsnummer på underleverantör(-er) lämnas i fritextfältet nedan för respektive geografiskt anbudsområde. Med underleverantörer avses sådan leverantör som träder i Ramavtalsleverantörens ställe för att utföra hela eller delar av uppdraget/leveransen och inte de leverantörer som levererar diverse varor och tjänster till Ramavtalsleverantören. Observera att annat bolag som ingår i samma koncern, t.ex. moderbolag/dotterbolag, i denna upphandling är att betrakta som underleverantör till Ramavtalsleverantören om bolagen har olika organisationsnummer. Underleverantörer har dock ingen möjlighet att ta emot avrop eller att ha en direkt avtalsrelation med de UM/UE. Ramavtalsleverantören svarar för underleverantörs arbete såsom för sitt eget arbete. Ramavtalsleverantör kan, under ett tilldelat Ramavtals löptid, ansöka hos SKI om förändringar avseende underleverantörer. Tillägg eller byte av underleverantör kan endast ske efter skriftligt godkännande av SKI. De svar som lämnas i fritextfält i strukturerade dokument i TendSign kan extraheras till Excel för vidare hantering. För att underlätta granskningen önskar SKI att Anbudsgivaren kommaseparerar mellan uppgifter vid uppräkningar utan mellanslag. Organisationsnummer ska anges med bindestreck, t.ex. 555555-1111. Utskrivet: 2014-11-04 10:43 Sida 15 av 43
Exempel: 555555-1111,555555-1111 Ange organisationsnummer på samtliga underleverantörer. Kommaseparera,mellan,organisationsnumren: (Fritextsvar) 2.4.2. Underleverantörer och samarbetsavtal På begäran av SKI ska en Anbudsgivare, som åberopar underleverantör för utförande av uppdraget, genom intyg eller avtal kunna påvisa ett samarbetsförhållande med underleverantören som gäller under hela Ramavtalsperioden inklusive eventuella förlängningsperioder. Om Anbudsgivaren inte kan påvisa ett samarbetsförhållande kommer anbudet i dess helhet att uteslutas. Anbudsgivaren kan på begäran av SKI påvisa ett etablerat samarbetsförhållande med underleverantör/er. (/ svar) Utskrivet: 2014-11-04 10:43 Sida 16 av 43
3. Kravspecifikation 3.1. Tjänsteutbud 3.1.1. Omfattning Upphandlingen avser heltäckande resebyråservice för tjänsteresor inom Sverige och utomlands. Det innebär bland annat: bokning av flyg-, tåg-, buss- och båtresor, både inrikes och utrikes bokning av anslutningstransport till flygplats/tåg-/busstation/hamn, både inrikes och utrikes bokning av hyra av fordon, både inrikes och utrikes bokning av hotellrum, både inrikes och utrikes bokning av grupp- och konferensarrangemang Anbudsgivaren måste kunna tillhandahålla samtliga i detta förfrågningsunderlag efterfrågade tjänster och tjänsterna ska uppfylla de krav som uppställs i denna upphandling. I det fall Anbudsgivaren vid anbudsdagen inte kan tillhandahålla viss tjänst ska detta anges i fritextfältet i samband med frågan. Kravet på att kunna tillhandahålla tjänsten ska därefter uppfyllas senast vid dag för avtalsstart och tjänsten ska därmed också senast vid dag för avtalsstart uppfylla de krav som uppställts i denna upphandling avseende tjänsten. Uppfylls inte obligatoriska krav senast vid dag för avtalsstart kommer ramavtalet att hävas med aktuell leverantör. I begreppet bokning ingår nybokning, ombokning och avbokning. 3.1.2. Flyg-, tåg-, buss- och båtresor Anbudsgivaren ska kunna boka flygresor (inklusive lågprisflyg), tågresor, bussresor och båtresor. Flygresor avser både sådana flygresor som resebyrån kan boka via sitt ordinarie elektroniska bokningssystem samt sådana flygresor som innebär att bokningar måste ske på annat vis. Anbudsgivaren har inte rätt att ta ut någon extra avgift beroende av bokningssätt. Med båtresor avses transportresor i syfte att resenären ska förflytta sig mellan två platser, till skillnad från nöjeskryssningar där syftet med båtresan är resan i sig. Anbudsgivaren ska vid bokning föreslå fördelaktigare prisalternativ till resebeställaren när sådana finns, under förutsättning att det är en rimlig förskjutning av avgångs- och ankomsttider. Det är vanligt förekommande att UM/UE har egna upphandlade avtal avseende leverantörer av flyg-, tåg-, buss- och båtresor. I förekommande fall ska bokning genom UM/UEs avtal kunna erbjudas. Detta under förutsättning att UM/UE har informerat om dess gällande avtal. Uppfylls det obligatoriska kravet på att ovanstående tjänster kan tillhandahållas? (/ svar) 3.1.3. Anslutningstransport Anbudsgivaren ska kunna boka anslutningstransport till flygplats, tåg- och busstation samt hamn både inrikes och utrikes. Bokning av anslutningstransport kan vara t.ex. taxiresor, Utskrivet: 2014-11-04 10:43 Sida 17 av 43
flygbuss eller flygtåg (Arlanda Express) med flera färdsätt. Färdsätt ska väljas av resebeställaren efter nödvändig information om bland annat priser och tidtabell för respektive färdsätt. Det är vanligt förekommande att UM/UE har egna upphandlade avtal avseende leverantör av taxiresor. Dessa inkluderar ofta ett specifikt betalningssätt för taxiresorna såsom särskild fakturering, kontobetalning, företagskort eller taxicheckar. I förekommande fall ska bokning genom UM/UEs avtal kunna erbjudas och faktureringen för taxiresan ske enligt UM/UEs avtal. Detta under förutsättning att UM/UE har informerat om dess gällande avtal. Uppfylls det obligatoriska kravet på att ovanstående tjänster kan tillhandahållas? (/ svar) 3.1.4. Hyra av fordon Anbudsgivaren ska kunna boka hyra av fordon, såsom bil och buss, både inrikes och utrikes. Vissa UM/UE har önskemål om att hyra av fordon som är miljöklassade sker i första hand. Anbudsgivaren ska verka för att bokning av fordon som uppfyller UM/UEs önskemål tillgodoses. Uppfylls det obligatoriska kravet på att ovanstående tjänster kan tillhandahållas? (/ svar) 3.1.5. Hotellrum Anbudsgivaren ska kunna boka hotellrum både inrikes och utrikes. Hotellbokning avser både sådana hotell som resebyrån kan boka via sitt ordinarie elektroniska bokningssystem samt sådana hotell som innebär att bokningar måste ske till exempel genom telefonsamtal. Anbudsgivaren har inte rätt att ta ut någon extra avgift beroende av bokningssätt. Vissa UM/UE har önskemål om att hotellrum som till exempel är miljöcertifierade eller är fria från betal-tv-kanaler med pornografi kan bokas i första hand. Leverantören ska verka för att bokning av hotell som uppfyller UM/UEs önskemål tillgodoses. Det är vanligt förekommande att UM/UE har egna upphandlade avtal avseende leverantör som tillhandahåller hotellrum. I förekommande fall ska bokning genom UM/UEs avtal kunna erbjudas. Detta under förutsättning att UM/UE har informerat om dess gällande avtal. Uppfylls det obligatoriska kravet på att ovanstående tjänster kan tillhandahållas? (/ svar) 3.1.6. Grupp- och konferensarrangemang Anbudsgivaren ska kunna boka grupp- och konferensarrangemang både inrikes och utrikes (inklusive till sjöss). Gruppresor avser resor för fler än tio (10) resenärer. Grupp- och konferensarrangemang innefattar gruppresor till sjöss där syftet inte företrädesvis består av transport. Det kan till exempel vara en kryssning med konferenstillfällen under resan. Utskrivet: 2014-11-04 10:43 Sida 18 av 43
Grupp- och konferensarrangemang innefattar också gruppresor som företas med en anställd som reseledare. Det kan till exempel vara skolresor där majoriteten av deltagarna utgörs av skolelever. Det är vanligt förekommande att UM/UE har egna upphandlade avtal avseende leverantörer som tillhandahåller grupp- och konferensarrangemang och konferensanläggningar. I förekommande fall ska bokning genom de UM/UEs avtal kunna erbjudas. Detta under förutsättning att den UM/UE har informerat om dess gällande avtal. Flertalet UM/UE har eller kommer att upphandla konferensservice genom egna upphandlingar eller genom annan samordnad upphandling. Dessa UM/UE är undantagna från skyldigheten att boka tjänsten genom nu aktuellt avtal och kan därmed komma att ha parallellt avtal med annan leverantör avseende denna tjänst. Uppfylls det obligatoriska kravet på att ovanstående tjänster kan tillhandahållas? (/ svar) 3.1.7. Voucherservice Anbudsgivaren ska kunna tillhandahålla voucherservice. Voucher är en värdehandling för förbetalda beställningar. Vouchers ska kunna utställas för bland annat hotellrum och hyra av fordon. Uppfylls det obligatoriska kravet på att ovanstående tjänster kan tillhandahållas? (/ svar) 3.1.8. Visumansökan Anbudsgivaren ska, utan anmodan, vid bokning informera om valt resmåls relevanta pass-, visum- och vaccineringsbestämmelser samt eventuella reserekommendationer utfärdade av utrikesdepartementet. Anbudsgivaren ska kunna ombesörja visumansökan och liknande tillstånd som erfordras. Uppfylls det obligatoriska kravet på att ovanstående tjänster kan tillhandahållas? (/ svar) 3.1.9. Säkerhetssystem Anbudsgivaren ska kunna erbjuda ett säkerhetssystem för spårning av resenärer vid eventuella katastrofer för de UM/UE som så önskar. Säkerhetssystemet ska kunna tillhandahållas tre (3) månader efter att UM/UE framfört önskemål om detta. Utformningen av säkerhetssystemet ska ske i överenskommelse med UM/UE. Anbudsgivaren har inte rätt att ta ut någon extra avgift för tillhandahållande av säkerhetssystem. Uppfylls det obligatoriska kravet på tillhandahållande av säkerhetssystem? (/ svar) Utskrivet: 2014-11-04 10:43 Sida 19 av 43
3.1.10. Resestatistik Anbudsgivaren ska löpande redovisa resestatistik till UM/UE avseende dess resande. Resestatistiken ska kunna presenteras utifrån de parametrar UM/UE så önskar. Det kan till exempel vara antal resor eller kostnad per kostnadsställe/projektnummer uppdelat per reseslag alternativt destinationer och hotellnätter per destination uppdelat per kostnadsställe/projektnummer. Resestatistiken ska tillhandahållas i en bearbetningsbar Excelfil eller i annat format som UM/UE och leverantör överenskommer om. Statiskredovisningen ska ske månadsvis, kvartalsvis, årsvis eller enligt annat intervall som UM/UE önskar. Redovisningen av resestatistik ska ske utan anmodan från UM/UE. I det fall UM/UE inkommer med önskemål om viss redovisning av resestatistik ska leverantören tillhandahålla detta inom fem (5) arbetsdagar. Anbudsgivaren har inte rätt att ta ut någon extra avgift för framtagande eller distribution av statistik. Uppfylls det obligatoriska kravet på tillhandahållande av resestatistik? (/ svar) 3.1.11. Miljöstatistik Anbudsgivaren ska redovisa miljöstatisk till UM/UE avseende dess utsläpp av koldioxid (CO2) om den UM/UE så önskar. För flyg- och tågresor ska redovisningen åtminstone omfatta per reseslag antal personkilometer, koldioxidutsläpp i kilogram per personkilometer samt totalt koldioxidutsläpp i kilogram. Naturvårdsverkets vid var tids gällande schablonvärden kan användas för att göra beräkningen. För buss- och båtresor ska leverantören verka för att möjliggöra redovisning av per reseslag antal personkilometer, koldioxidutsläpp i kilogram per personkilometer samt totalt koldioxidutsläpp i kilogram. Naturvårdsverkets vid var tids gällande schablonvärden kan användas för att göra beräkningen. För taxiresor ska redovisningen åtminstone omfatta antal fordonskilometer, koldioxidutsläpp i kilogram per fordonskilometer samt totalt koldioxidutsläpp i kilogram. Naturvårdsverkets vid var tids gällande schablonvärden kan användas för att göra beräkningen. Detta under förutsättning att Anbudsgivaren bokar taxiresan samt att fakturering av resan därefter sker via leverantören eller resekontoleverantören. I annat fall ska Anbudsgivaren verka för att möjliggöra redovisning med åtminstone ovan beskrivna parametrar. För hyra av fordon ska leverantören verka för att möjliggöra redovisning av antal fordonskilometer, koldioxidutsläpp i kilogram per fordonskilometer samt totalt koldioxidutsläpp i kilogram. Naturvårdsverkets vid var tids gällande schablonvärden kan användas för att göra beräkningen. För hotellövernattningar ska Anbudsgivaren verka för att möjliggöra redovisning av antal övernattningar, kilowattimmar per natt samt totalt kilowattimmar eller andra parametrar som Naturvårdsverket bedömer som mätbara värden av miljöpåverkan. Naturvårdsverkets vid var tids gällande schablonvärden kan användas för att göra beräkningen. Statistiken ska tillhandahållas i en bearbetningsbar Excelfil eller i annat format som UM/UE och leverantör överenskommer om. Utskrivet: 2014-11-04 10:43 Sida 20 av 43