Projekt, kommunikation och möten Ystad 6 oktober 2017 Jörgen Wessman
Gotlandsakademin
Välkomna Presentation och program Förväntningar
Program Genomgång av projekt och process. Genomgång av projektprocessens olika faser, utifrån projektbeställarens och styrgruppens perspektiv. projektverktygen i respektive fas samt framgångsfaktorer och fallgropar. Det kommunikativa ledarskapet Mittuniversitetets forskningsresultat kring chefskap. Effektiva möten tekniken Lean Coffee
Tre arbetsformer Det finns tre arbetsformer för att lösa en uppgift: Löpande arbete Tidsbegränsade uppdrag Projekt
Vad är ett projekt? Ett projekt är en verksamhet som utförs : med ett bestämt avgränsat mål under en bestämd tidsrymd med en förutbestämd resursinsats i särskilda arbetsformer
Definition av nyckelbegreppen Redan de gamla grekerna Gemensam bild av vad process och projekt är, eller bli överens om att vi har olika bilder.
Process Egnell, Umeå universitet En serie aktiviteter med preciserad början och slut och som med hjälp av en organisations resurser återkommande förädlar ett mätbart objekt till ett på förhand bestämt resultat. Wikipedia En samling i förväg uttänkta aktiviteter som ska användas inom en organisation (företag, förvaltning) varje gång den skapar ett visst resultat för en kund. SAOL Förlopp, utvecklingsgång.
Process Process - ett repetitivt använt nätverk av länkade aktiviteter som använder information och resurser för att tillfredsställa ett externt behov. Processerna utgör beskrivningar för hur och i vilken ordning olika aktiviteter ska utföras, och ger därför en helhetsbild av organisationen. Ofta används liknelsen att processen är en väg som man sedan gör återkommande resor längs varje gång en intressents behov behöver tillfredsställas. Varje resa kräver användande av olika resurser, till exempel personal och verktyg. Processen inom organisationen har en struktur med en definierad början och slut. Man kan därmed följa processen och tydligt förstå dess betydelse och position i den övergripande verksamheten. En process kan även definieras efter sina intressenter, interna som externa, dessa blir processens direkta aktörer. En process kan även beskrivas som en genomgående repetitiv kedja av olika aktiviteter.
Miljömålsarbete Visioner Nuläges analys Strategiska mål och strategier Val av åtgärder Genomföran de åtgärder Utvärdera process Uppföljn process Indata: - miljömål - regleringsbrev - rup Åtagande Åtagande Åtgärdsprogram Kommunik ationshand bok Vägledning åtgärdsprog ram Vägledning uppföljn o utvärdering Utdata: uppfyllda miljömål 2020
Projekt Endrell En tidsbegränsad och från övrig verksamhet avgränsad arbetsuppgift som genom styrning av de tilldelade resurserna skall nå uppställda mål. Wikipedia En formell definitionen på projekt från branschorganisationen Project Management Institute är: En temporär satsning för att framställa en unik vara eller tjänst.
Projektets funktion och roll Projektresultatet används inte. Projektet kan vara lyckat, men tas inte omhand av verksamheten. Direktiv dialog Projektet Återföring resultat Ordinarie verksamhet
Process Projekt Process Projekt Projekt Process Projekt Process Tillsyn VP:ar och årsredovisningar Projekt Projekt Projekt Process
Framgångsfaktorer i projekt För att lyckas i ett projekt bör du: ha ett skriftligt uppdrag och tydligt formulerat mål planera hela projektet innan du börjar genomföra ha en detaljerad tidsplan, då blir du fri att improvisera tidigt veta vem du skall lämna över projektresultatet till ha bestämt i planeringen vad som skall utvärderas och hur du ska gå tillväga dokumentera hela skeendet enas om arbetssätt, spelregler, förväntningar på varandra ha gjort en bra riskanalys och kommunikationsplan
Framgångsfaktorer i projekt, forts För att lyckas i ett projekt bör du också:
Projektledarens gyllene triangel Team Kommunikation Mål och struktur
Vikten av förankring Projektresultatet används inte. Projektet kan vara lyckat, men tas inte omhand av verksamheten. Direktiv dialog Projektet Återföring resultat Ordinarie verksamhet
Projektstruktur Idé Mobilisering Planering Genomförande Avslut överlämn. behov/ idé historia uppdrag resurser dialog/ beställare faktainsamling projektgrupp projektstart (Ev. förstudie) syfte genomföra mål uppföljning utvärderingsplan innehåll tids- och aktivitetsplan kommunikationsplan organisation riskanalys utvärdering överlämnande avslut ----------U p p f ö l j n i n g---------
LUL:s verksamhet Projektmodellen PROJEKTiL BP0 BP1 BP2 BP3:or BP4 BP5 Ev Idébeskrivning Initiering Etablering Genomförande Avveckling Effekthemtagni ng Ev Beslutsdokument Projektdirektiv Projektplan med Ev Förstudie Nyttokalkyl och Ev Annat dokument Överenskommelse för nyttorealisering Leveransrapport Uppföljningsrapporter Slutrapport
Syfte i projekt Svarar på frågan varför projektet ska genomföras. Varför projektet bör göras och vad det skall leda till Sammanfattning av bakgrunden Dolda syften Varför x 5 Mappa syften mot mål och vice versa
Olika mål Projektmål Effektmål
Vikten av förankring Direktiv dialog Projektet Projektmål Projektresultatet används inte. Projektet kan vara lyckat, men tas inte omhand av verksamheten. Återföring resultat Ordinarie verksamhet Effektmål
Mål i projekt Målen ska svara på frågan: Vad har hänt vid projektets slut? Vad finns? Vad är uppnått? Mål ska vara SMARTA, dvs Specifika (konkreta) Mätbara Accepterade av alla i projektorganisationen Realistiska Tidsatta (när klara) (Adresserade)
Den viktiga projektstarten Samla alla. Förbered noga. Ge all info/fakta. Diskutera/lyssna. Alla ska veta vart vi är på väg. Förväntningar/farhågor spelregler. Tids- och aktivitetsplanering m m. Mötes- och dokumentationsplanering. Situationsanpassa ledarskap.
Utvärdering: Syfte: Avsluta grupprocessen Sprida erfarenheter Mäta nyttan Nya uppslag Innehåll: Måluppfyllelse Övrigt resultat Budgetutfall Projektprocessen; vad vi har lärt oss
Planera utvärdering Hjälpfrågor för att planera utvärdering: Syfte; varför, vad använda till Mål; vad få fram Vem gör utvärderingen När görs den Hur görs den Hur presentera resultatet Kostnad
Projektorganisation Beställare/uppdragsgivare Projektstöd Styrgrupp Projektledare Projektgrupp: NN NN NN Referensgrupper/ referenspersoner: experter förankring Delprojekt 1 Delprojekt 2 Delprojekt 3 Personer som ska utföra aktiviteter i projektet, t ex gå en utbildning
Projektorganisation Beställare/uppdragsgivare Projektstöd Arbetsgrupp: PL NN NN NN Chef Referensgrupper/ referenspersoner: experter förankring Grupp 1 Grupp 2 Grupp 3
Milstolpeplan En milstolpe markerar viktiga händelser i ett projekt, tex en ny fas, en kritisk leverans. För varje milstolpe ska det finnas en beskrivning vad som ska vara genomfört innan milstolpen får passeras. Projektledaren fattar beslut om en milstolpe ska godkännas. Projektstart Milstolpe 1 Milstolpe 2 Milstolpe 3 Milstolpe 4 Projektslut Kriterier för MS 1: - Offert inhämtad - Ritning klar - Avstämt med beställare Datum
Beslutspunkter Beslutspunkter är tillfällen under projektet när olika delar ska godkännas och beslutas. Oftast är det styrgruppen som ska fatta beslut, men t ex vissa milstolpar kan vara delegerade till projektledaren att godkänna. De beslutspunkter som brukar vara obligatoriska i ett projekt och som styrgruppen ansvarar för är godkännande av projektplan, slutleverans från projektet och godkännande av slutrapport. Därutöver kan projektet innehålla ett antal beslutspunkter under genomförandefasen som ska upp till styrgruppen för godkännande. Det är en stor fördel för både projektledaren och styrgruppens medlemmar om dessa beslutspunkter finns listade i projektplanen. Då vet både projektledaren och styrgruppens medlemmar när de behöver vara aktiva under projektets genomförandefas enligt plan. Där till kommer att styrgruppen behöver hantera eventuella avvikelser.
Förankring av projektet Förvaltare Framtida användare Övriga som blir berörda av projektet Uppdragsgivare Finansiärer Intressenter (Projektmedlemmar) (Styrgrupp) Referensgrupper Massmedia
Riskanalys Moment / händelse Innebörd/ konsekvens Åtgärd Betydelse för projektet 1-5 Sannolikhet 1-5 Sammanlagt riskvärde En deltagare drar sig ur projektgruppe n Projektet avstannar i det länet Nån annan får rycka in. Utsedda ersättare 4 3 12 Lst drar sig ur Kompetens och förankring/nät verk försvinner 4 1 4 Projektledaren tas i anspråk av annat arbete Projektet blir fördröjt, eller slarvigt, de andra lst blir frustrerade Förankra arbetspla nen med chefen. 5 3 15
Den viktiga projektstarten Samla alla Förbered noga Ge all info/fakta Alla ska veta vart vi är på väg. Diskutera/lyssna Förväntningar/farhågor spelregler Tids- och aktivitetsplan, resursåtgång Roller och arbetsfördelning Budget Mötes- och dokumentationsplanering
Lewins faser för förståelse av förändring 1. Upptiningsfas 2. Förändringsfas 3. Stabiliseringsfas
Kotters åtta steg för förändringsarbete Skapa en känsla av allvar. Formulera vision o strategi. Samordna styrning. Kommunicera vision och strategi. Autonomi för aktörerna. Fira framgång. Bredda arbetet. Förankra nya synsätt.
Tidsplan hösten 2016 projektfas 1 Idag Okt Nov Dec 2017 ----- --Ledningsgruppen utvecklar-------------- beskrivningen av ny organisationen Förslag ny organisationen och dess processer klara 1/11. Chefsmöte ------ Intern ------------- remisstid Beslut ny organisation 1/12 Uppdragsbeskrivningar till arbetsgrupper klara 15/12 Ny avdelning på plats 1/12
Tidsplan våren 2017 projektfas 2 Jan Feb Mars April Maj Juni ------Arbetsgrupper arbetar fram processer------- och rutiner för hur arbetet i ny organisationen ska bedrivas Chefer i ny organisation på plats 1/1-17 Chefsmöte ------ Intern ----- remisstid för processer och rutiner Chefsmöte Besluta arbetssätt i ny organisation 1/5-17 -------Intrimning av---------- ny organisation Flytt av resultatansvar??? Utvärdering av fas 2
Tidsplan hösten 2017 projektfas 3 Aug Sep Okt Nov Dec 2018 -------------------------Intrimning av ny organisation --------------------------------------- ---------------------------- Utvärdering av fas 3 Slututvärdering av projektet Överlämnande Slutrapport Avslutande av projektet Chefsmöte Chefsmöte
Tidsplan - översikt ----------------------Ny flödesorganisation i drift----------------------------- ----------------Projektperiod------------------ De strategiska mål förverkligade Idag 2017 2018 2019 2020
Effektiva möten - förberedelse 1. Bestäm syfte och mål med mötet. 2. Formulera agendan. Ange om en punkt är en beslutspunkt (b), diskussionspunkt (d) eller informationspunkt (i). Fundera på om information kan ges på annat sätt än i möte. 3. Skriv kallelse och skicka ut agenda med kallelsen. 4. Förbered genomförandet av mötet. Strukturera hur lång tid varje punkt får ta för att alla punkter ska hinnas med.
Effektiva möten under mötet 1. Fastställ agendan. 2. Förväntningar/farhågor. 3. Spelregler. 4. Klargör roller. 5. Genomför enligt agendan och spelregler 6. Parkera det som kommer upp och inte hör hemma under den punkt ni är på till övrigt. 7. Håll tiden.
Effektiva möten efter mötet 1. Skriv mötesanteckningar och skicka ut. 2. Egen utvärdering av mötet. 3. Genomför och följ upp det som beslutades.
Det kommunikativa ledarskapet Catrin Johansson, professor i organisationers kommunikation vid Mittuniversitetet. Ledares förmåga till kommunikation anses vara viktigaste förutsättningen för att en organisation ska fungera. Agerar genom sin kommunikation. Positiva effekter på organisationers effektivitet och förändringsbenägenhet, samt på medarbetares hälsa och engagemang.
Vad visar forskningen? Det kommunikativa ledarskapet bidrar till att: Utveckla medarbetares kommunikativa förmåga. Engagera medarbetare. Skapa friska och effektiva organisationer.
Det kommunikativa ledarskapet Engagerar medarbetaren i dialog. Ger och söker återkoppling. Involverar medlemmar i beslutsfattandet. Uppfattas som öppen och närvarande.
De fyra huvuddelarna Strukturera - mål, förväntningar, definiera o fördela uppgifter, skapa mening. Utveckla - coacha och träna, feedback på resultat, lösa problem o uppmuntra till självstyrning. Interagera - skapa öppenhet, stödja samt lösa konflikter. Representera - företräda gruppen, bevaka omgivningen, nätverka, skapa resurser.
Den kommunikative ledaren Gestaltar medvetet budskap och händelser. Möjliggör och stödjer meningsutbyte. Medvetenhet om kommunikation, kunskap om kommunikation, attityd till kommunikation och förmåga till kommunikation. 70-90 % av arbetstiden för en chef / ledare går till kommunikation. Utövar ledarskap i och genom sin kommunikation.
Lean Coffee Att diskutera Diskuteras Diskuterat www.leancoffee.org
www.gotlandsakademin.se
Utvärderingsdiskussion Detta har förmiddagen givit: Detta kan förbättras/kunde vi gjort annorlunda Just nu har vi följande frågor: