Servicenämnden Landstingsservice Måluppföljning Perspektiv Mål Utfall Status Personal Sjukfrånvaro Nöjdmedarbetarindex 5,0% 90% 6,6% 89% Ekonomi Resultatindex 1,01 1,05 Kund Nöjdkundindex 90% 89% Produktion Städ, avverkningsgrad Tvätt, leveranssäkerhet Kost (antal portioner/timme) 353,0 98,0% -- 347,1 97,1% Verksamhet Landstingsservice uppdrag är att ansvara för och utveckla sjukvårdsspecifik service till landstingets kärnverksamhet. De viktigaste händelserna i och omkring verksamheten fram till och med oktober månad anges nedan i punktform: Det finns ett politiskt förslag att sammanslå Landstingsservice och Landstingsfastigheter. Landstingsservice har sammanställt ett underlag genom en SWOT-analys för vidare handläggning. 9,9 Förvaltningen har på uppdrag av Landstingsdirektören överlämnat en utredningsrapport i juni avseende Café Oasen vid Säters sjukhus. Efter ett politiskt direktiv överförs nu Café Oasen i Säter fr.o.m. årsskiftet till Landstingsservice från den psykiatriska kliniken. Landstingsservice har genomfört flytten till den nya vårdbyggnaden, Dahlska huset med ett gott resultat. Implementering av fullservice har påbörjats avseende materielförsörjning och övriga servicetjänster. Sedan i oktober har Landstingsservice uppdraget att tillgodose servicebehovet i det temporära patienthotellet. Kostförsörjningen på Ludvika lasarett har säkrats i Landstinget Dalarnas egen regi fr.o.m. januari. Ett mottagningskök på Ludvika lasarett har färdigställts. Matleveranser sker från produktionsköket i Mora, övriga livsmedel levereras från produktionsköket i Falun. Kontakt har upprättats med Landstinget i Västmanland för att finna en kostnadseffektivare lösning på sikt. Höstens arbete med budget och verksamhetsplan för har präglats av stort engagemang i förvaltningen. Landstingsservice kan konstatera en hög efterfrågan på våra tjänster samt att nya uppdrag kommer till. Årets benchmarkingmaterial för våra ingående processer, tvätt, kost, lokalvård, avfallshantering och materialförsörjning har tagits fram och redovisades av Ernst & Young under juni månad. Landstingsservice fick återigen kvitto på att vi är konkurrenskraftiga i jämförelse med andra landsting. Den andra externa revisionen för året avseende förvaltningens kvalitets- och miljöarbete genomfördes under tre dagar i oktober månad. Revisorn tillstyrkte att LsD får fortsatt innehav av kvalitets- och miljöcertifikat. Genom ett centralt uppdrag har förvaltningen arbetat fram ett gemensamt ramavtal för Landstinget Dalarnas transporter. Syftet är att samtransportera vårt gods på ett mer kostnadseffektivt sätt. En extern konsult har just nu uppdraget att kvalitetssäkra och föreslå eventuella förbättringar på nuvarande transportupplägg. Café Hörnan på Ludvika lasarett driftsattes i januari av Landstingsservice. En viss restaurering med tillhörande möblemang har skett och vi kan konstatera en liten ökning i omsättningen som följd. Ett ramavtal mellan Landstingsservice och Tandvården har framarbetats. Detta är ett resultat av den avtalsöversyn som pågått av Landstingsservice tjänster. Efterfrågan av personalplagg ökar vid Fredriksbergstvätten som följd av skärpta hygienaspekter. Leveranser av personalplagg till Dahlska huset sker från centrala förråd. Under årets början inrättades ett Serviceråd mellan Hälsooch sjukvården och Landstingsservice på uppdrag av Landstingsdirektören. Det främsta syftet med rådet är att skapa ett tydligt forum där servicefrågor skall hanteras samlat i ett landstingsledningsperspektiv. Uppföljning besparingsåtgärder Förvaltningen fortsätter arbetet med att utveckla synergier mellan olika verksamhetsområden i syfte att bli kostnadseffektivare. Avkastningskravet på Landstingsservice uppgår 2013 till 2,0 Mkr. Landstingsservice är intäktsfinansierade och därmed beroende av kundens efterfrågan. Det ställer krav på förvaltningen att kunna uppvisa effektiva produktionslösningar för våra kunder. Transparens och hög grad av intäkts- och kostnadskontroll är av största vikt för att upprätthålla förtroliga och goda kundrelationer. Ett nära samarbete med våra kunder sker förutom i det nyinrättade Servicerådet i respektive styrgrupp för Tandvård, Landstingsfastigheter och Hjälpmedel. Ekonomi Resultaträkning 2013 2012 (mkr) Ack utfall Prognos Budget Resultat Intäkter 247,7 287,6 276,1 279,2 Kostnader -235,9-278,9-275,5-276,5 varav personalkostnader Verksamhetens resultat -141,4-168,7-169,9-164,5 11,8 8,7 0,6 2,8 Landstingsbidrag 0,0 1,4 1,4 0,0 Över/ Underskott 11,8 8,7 2,0 2,8 Investeringar -2,4-4,9-4,9-1,6

Landstingsservice kan konstatera att verksamheten flutit på bra under hela året ur ett ekonomiskt perspektiv. Efterfrågan på förvaltningens servicetjänster har ökat på bred front, vi har dessutom fått flera nya uppdrag som starkt bidragit till vårt resultat, exempelvis servicetjänster till Dahlska huset, kostförsörjning på Ludvika lasarett, insourcing av yttre transportuppdrag, kostservering på avdelning 34 i Falun etc. Det positiva resultatet beror inte bara på att intäktssidan ökat utan att förvaltningen också varit framgångsrik i arbetet med kostnadsminskningar. Detta är en effekt av en ökad kostnadsmedvetenhet och generell återhållsamhet. Förvaltningen utför fler uppdrag- och servicetjänster men med en begränsad bemanningsökning, det ger goda ekonomiska effekter. Förvaltningens avkastningskrav och resultatmål på 2,0 Mkr vid årets slut ser ut att uppfyllas med marginal. Prognosen för 2013 års resultat höjs till 8,7 Mkr. Valda personalkostnader 2013 2012 (mkr) Budget Prognos Resultat Löner exklusive sociala avgifter Martin Ekberg Bitr. Förvaltningschef Landstingsservice -116,6-115,4-115,7 När nya uppdrag och servicetjänster utvecklas och avropas är det av största vikt att prissättning och resursutnyttjande utvärderas. Eftersom den processen pågår kan periodresultatet inte ses som rättvisande fullt ut. Personal Definitioner Antal anställda är antalet personer, vilka innehar en månadsavlönad anställning. Antal faktiska årsarbetare beräknas som antal anställda x anställningens sysselsättningsgrad minus tjänstledigheter utan lön, sjukledigheter > 14 dagar och grund/vidareutbildning med lön. Arbetad tid anger antalet arbetade timmar för samtliga anställda. Inhyrd personals arbetade tid ingår inte. Redovisas med en månads fördröjning. Helårsekvivalent är lika med 1 700 arbetade timmar. Antal anställda 2013 2012 2011 Antal faktiska årsarbetare 371,36 348,13 347,13 Antal anställda 425 415 414 Antal faktiska årsarbetare och anställda mäts periodens sista dag Arbetad tid Ack 2013 Ack 2012 Ack 2011 Arbetad tid timmar, anställda 575.522 554.315 555.564 - varav timanställda* 31.794 27.208 21.262 - varav mertid/övertid samtlig personal* 8.356 6.621 6.443 * Preliminära värden för innevarande år. Hög korttidssjukfrånvaro under årets första del har medfört att timanställda och mertid/övertid har ökat för att säkra den dagliga driften. Orsaken till den höga sjukfrånvaron har bl.a. varit en förvärrad influensaepidemi i jämförelse med tidigare år. Den höga mertid/övertid kan till stor del förklaras av kommunals varsel om strejk under våren. Att arbetade timmar har ökat i jämförelse med tidigare år beror i huvudsak på de utökade uppdragen Landstingsservice fått i samband med byggnationen och driftsättandet av Dahlska huset samt kostförsörjningen på Ludvika lasarett. Det ovannämnda tillsammans med utökade uppdrag på flera orter i länet, tillsättning efter pensionsavgångar, konverteringar av visstidsanställningar och rätten till heltid, påverkar även det förvaltningens bemanning och arbetad tid.

M.Ekberg 2013-11-25 LANDSTINGSSERVICE LANDSTINGSSERVICE BUDGET Kst Verksamhet Belopp 32001 Servicenämnden 400 32700 Ledning Södra 4 32000 Förvaltningsledning 4526 32731 Städ Team Borlänge 424 32081 Ekonomi FV 82 3108 32732 Transport Team Borlänge -123 32083 Personal FV 82 3414 32741 Städ Team Säter 194 32084 Projekt- och utveckling FV 82 1706 32742 Transport Team Säter 49 32091 Facklig verksamhet FV 82 752 32747 Café Oasen Säter -1354 Total OH Centralt avkastningskrav 2 000 32761 Städ Team Ludvika 145 15 906 32762 Transport Team Ludvika 166 Budgeterat resultat central administration 2 000 32764 Fastighetsteknik Team Ludvika 87 Norra området 32766 Mottagningskök Ludvika 87 32767 Café Hörnan Ludvika -843 32300 Ledning Norra 1 32771 Städ Team Avesta -222 32325 Café Butik Mora -87 32772 Transport Team Avesta -146 32371 Städ Team 1 Mora -310 32774 Fastighetsteknik Team Avesta -123 32382 Transport Team 2 Mora -835 32780 Tvättservice Fredriksberg 314 32384 Fastighetsteknik Team 2 Mora 145 Budgeterat resultat södra området -1341 Budgeterat resultat norra området -1086 Mellersta området 32959 Omstruktureringskostnader -935 32600 Ledning Mellersta 0 Budgeterat resultat -935 32618 Kost Ryggåsstugan Falun -17 32625 Kostservice Prod.kök Falun 85 32626 Kostservice Restaurang Falun -98 Central administration 2 000 32627 Kostservice Café & butik Falun 296 Norra området -1086 32628 Kostservice Ventilen Falun -1 Mellersta området 3362 32631 Städ Team 1 Falun 183 Södra området -1 341 32641 Städ Team 2 Falun 191 Omstrukturering -935 32652 Transport Team 3 Falun -569 Totalt budgeterat resultat FV82 (Tkr) 2000 32654 Yttre skötsel -421 32694 Förädling -525 32663 Materialförsörjning Team 4 Falun -41 32680 Fastighetsteknik Länsservice 1 073 32681 LD-turen 404 32686 Transporter yttre 1 268 32688 Transportledningscentral 149 32690 Leasingbilar 1 32691 Bevakning -2 060 XXXXX Parkering 2 895 32692 Bilpool adm/drift 138 32693 Bilpool -1 32695 Boende Mora 119 32696 Boende Falun 119 32697 Pat.hotell Ängsklockan 135 32698 Boende Avesta 39 Budgeterat resultat mellersta området 3362 Södra området Omstrukturering Sammanställning *Landstingsservice övertar Café Oasen i Säter fr.o.m. årsskiftet. Parkeringen lyfts ut från bevakningen i Mellersta området och särredovisas fr.o.m. årsskiftet. Kostnadsställe ej fastställt.

M.Ekberg 2013-11-25 LANDSTINGSSERVICE LANDSTINGSSERVICE - BUDGET MOTPART KONTOGRUPP BUDGET PROGNOS 2013 BUDGET 2013 BOKSLUT 2012 1 36 Förs av övriga tjänster 30789 32534 29667 31191 1 37 Förs av varor o material 9660 7930 7755 7761 1 38 Erhållna bidrag 1449 1616 1616 1650 1 39 Övriga intäkter 564 586 581 1016 2 36 Förs av övriga tjänster 240682 231057 224548 225027 2 37 Förs av varor o material 10335 10877 10278 10343 2 39 Övriga intäkter 1483 3022 3022 2256 Summa verksamhetsintäkter 294963 287623 277468 279242 1 40 Lön arbetad tid -107627-114776 -115963-96111 1 41 Lön ej arbetad tid -20111-644 -644-19635 1 44 Pensionskostnader -14366-12831 -12772-11835 1 45 Sociala avgifter o löneskatt -37000-36172 -36274-34316 1 46 Övriga personalkostnader -1777-3897 -3897-2416 Summa personalkostnader -181114-168709 -169939-164541 1 55 Verksamhetsanknutna tjänster -7318-6558 -5858-6890 1 56 Läkemedel, sjukv mtrl -6533-5065 -5065-5679 1 57 Material och varor -32262-31293 -28578-29892 Summa tjänster,material o varor -46483-43339 -39537-42523 1 60 Lokal- o fastigh kostnader -9783-7668 -7668-9395 1 62 Hyra/leasing av anl tillgångar -686-648 -648-590 1 63 Energi -1764-1483 -2133-2406 1 64 Förbrukn inv och material -7469-6924 -6143-7899 1 65 Reparation o underhåll -829-821 -721-811 1 66 Kostnader för transportmedel -11693-10412 -10411-10952 1 67 Transporter o frakter -173-238 -238-238 1 68 Resekostnader -346-291 -291-269 2 60 Lokal- o fastigh kostnader -16270-15947 -15433-15198 Summa övriga verksamhetskostnader -49098-44501 -43755-47962 1 72 Tele o post -1462-8427 -8427-8329 1 75 Övriga tjänster -2866-1751 -1701-1739 1 76 Övriga kostnader -541-689 -629-413 1 79 Avskrivningar -6212-5877 -5877-5468 2 72 Tele o post -1633-1560 -1560-1484 2 75 Övriga tjänster -2333-2355 -2355-1876 Summa övriga verksamhetskostnader -15207-21201 -21091-19832 1 85 Finansiella kostnader -269-130 -125-177 2 85 Finansiella kostnader -794-1022 -1022-1441 Summa finansiella kostnader -1062-1151 -1146-1618 RESULTAT 2000 8722 2000 2765 MOTPART 1 = EXTERNA MOTPARTER MOTPART 2 = LANDSTINGSINTERNA MOTPARTER

LANDSTINGSSERVICE VERKSAMHETSPLAN Dnr LD13/03030 Central samverkan 2013-12-03 Servicenämnden 2013-12-06

VERKSAMHETSPLAN BALANSERAT STYRKORT FÖR LANDSTINGSSERVICE Scope (Uppgift) Vision Uppdrag Perspektiv Personal Ekonomi Kund Produktion Utveckling/lärande Strategiska målområden Framgångsfaktorer Nyckeltal/mått Mål Aktiviteter LANDSTINGSSERVICE VERKSAMHETSPLAN

SCOPE (Uppgift) Landstingsservice leder, utför, utvecklar och effektiviserar servicetjänster till Hälso- och sjukvården och övriga verksamheter inom och i samverkan med Landstinget Dalarna. LANDSTINGSSERVICE VERKSAMHETSPLAN

VISION Landstingsservice förstår och tillgodoser kundens behov av servicetjänster och är väl integrerad i kundens processer. Vår styrka är att arbeta behovsstyrt och flexibelt oavsett var i organisationen vi befinner oss. LANDSTINGSSERVICE VERKSAMHETSPLAN

UPPDRAG Landstingsservice uppdrag är att ansvara för och utveckla sjukvårdsnära service till Hälso- och sjukvården samt servicetjänster till övriga verksamheter inom Landstinget Dalarna. I uppdraget ingår att systematiskt utvärdera, välja och ansvara för den mest effektiva driftformen för servicetjänster inom koncernen. LANDSTINGSSERVICE VERKSAMHETSPLAN

Perspektiv Strategiska målområden Framgångsfaktorer Nyckeltal/Mått Mål Produktion Processorienterat arbetssätt Produktionsuppföljning Minskad miljöpåverkan Tydliga uppdrag och avtal Tydliga processbeskrivningar och rutiner/instruktioner Kompetensansvariga i interna nätverk Tydliga och mätbara produktivitetsmått Ökad miljömedvetenhet Verksamhetsspecifika nyckeltal och miljömål. (Se nästa sida) Måluppföljning ska stödjas av system. Kund Nöjd kund (NK) Tydliga och kommunicerade avtal Rätt service och bemötande Kundkontaktorganisation Serviceråd och styrgrupper System, mallar, kalkyler avseende avtalsprocessen Nöjdkundindex (NKI) Stödfunktioner: Internt NKI 90% 90% Antal systematiskt genomförda kunduppföljningar Org. kring kunduppföljningar skall vara klar och minst en uppföljning med huvuddelen av våra kunder skall vara genomförda. Personal Nöjd medarbetare (NM) Friska medarbetare Kompetenta medarbetare Kompetensutveckling Mål- och utvecklingssamtal Tydligt arbetssätt för differentierad lönesättning Talangpool Säkerställa kritiska befattningar Engagerat ledarskap/medarbetarskap Systematiskt arbetsmiljöarbete Nöjd medarbetarindex (NMI) Antal deltagande i medarbetarenkät Total sjukfrånvaro varav korttidssjukfrånvaro Antal arbetsskador/tillbud inrapporterade i Synergi 75% 80% 5% 3% 100% Ekonomi God ekonomisk hushållning Överenskommen prissättningsmodell Ordning och reda Säkerställd avtalsprocess Kostnads- och intäktsmedvetenhet Tydliga kalkyler som beslutsunderlag Resultatindex RI (förvaltningen) Budgetföljsamhet Prognosföljsamhet Intäkt/Antal faktisk årsarbetare Kostnad/Antal faktiska årsarbetare 1,01 98% 99% Utveckling Arbeta behovsstyrt och flexibelt Sjukvårdsnära tjänster Utvecklat verksamhetssystem Behovsanpassad utbildningsplan Arbeta systematiskt i projektliknande former Ständiga förbättringar genom aktiv avvikelse- och förbättringsrapportering Delta i Best service benchmarking och SKL:s projekt Närvaro vid chefsutbildningar Digitaliserat verksamhetssystem infört Benchmarkingplacering i servicenätverket Best service Förbättringsförslag 100% Minst en placering bättre än 2013 Minst ett per medarbetare

Perspektiv Nyckeltal/Mått Mål Nyckeltal/Mått Mål Produktion Kostservice Produktionskök - Livsmedelskostnad /portion Miljömärkta livsmedel/ i förhållande till totala livsmedel i kronor 14 kr Falun 14 kr Mora 25% Städservice Underhållsstädning kostnad/kvm Avverkningsgrad = Underhållsstädning volym kvm/ underhållsstädning volym sålda timmar 235 kr/kvm 347 kvm/h Produktionskök Totalkostnad/portion Caféer och Restaurang Försäljning / månad i förhållande till lagda budgeterade nettointäkter 68 kr 1,0 Materielförsörjning Minska antalet artiklar (jämförelse med 2013) 5% Vaktmästeri Produktionstimmar mot kund/ antalet produktionstimmar (arbetad tid) 100% Yttre transporter Totala kostnader/mil Fyllnadsgrad 168 kr/mil 80% Minskade körmil 8000-16000 mil Tvätt Leveranssäkerhet Kg/mantimme LD Boende Beläggningsgrad Fastighetsteknik Produktionstimmar mot kund/ antalet närvarotimmar (debiterbartid) Förebyggande underhåll skall jämfört med totala antalet uppdrag 98,0% 25,0 80% >80% (införande av mått) >50% Övergripande miljömål Andel miljömärkta livsmedel i kostverksamheten Optimera pelletsanläggningen vid Fredriksbergstvätten för att endast använda 5% eldningsolja som energikälla Minskning av förbrukningen av kontorspapper vid Landstingsservice stödfunktioner Produktionskök - Svinn i förhållande till antalet levererade portioner Caféer, Restaurang - Svinn i förhållande till köpta portioner från köket 25% 5% 10% 8% 12% Minskade körmil (yttre transporter) 8000-16000 mil

Perspektiv Aktivitet Vem När Klart Produktion Tydliggöra gränssnitten i processbeskrivningarna Peter Ötken/ Lgr Kvartal 1 Nyckeltal, mål, mått ta fram system för uppföljning och införande Ledningsgruppen 2015 Bestäm kompetensområden och utse ansvariga Ledningsgruppen Kvartal 1 Fusion LsD med LFD, utred FM-koncept Anders Roos / Lgr Kvartal 1 Övertagande och driftsättning av Oasen i Säter Anders Roos/ arbetsgrupp Kvartal 1 Översyn av transportorganisation, inre och yttre. Ledningsgruppen Kund Kontinuerlig uppföljning av miljömål och aktiviteter Implementera kundkontaktsorganisation Ledningsgruppen Ronnie Hases Kompetensansvariga Ledningsgruppen Juni Utvecklade kundrapporter till Serviceråd och styrgrupper leda i bevis vårt arbete Ledningsgruppen Beställning och återrapportering via Serviceportal Helena Wikström 2015 Samordning av kundenkäter Ledningsgruppen Juni

Perspektiv Aktivitet Vem När Klart Personal Uppföljning/handlingsplan sjukfrånvaro enligt del ett i måluppföljningen Närmaste chef 9 ggr/år Använda nya mål- och utvecklingssamtalsmallen Närmaste chef Minst 2 ggr/år Presentation, analys och ev. åtgärder av nöjdmedarbetarundersökning HR Ta fram tydlig process- och rutinbeskrivning för lönebildning Alexander Klein Storm Februari Ekonomi Säkerställa avtalsprocessen Ledningsgruppen Interna fördelningar Områdeschefer Projekt/Utveckling Prissättningsmodell för tjänster/uppdrag Martin Ekberg Juni Juni Utveckling Utbilda chefer och medarbetare i stödsystemen inom IT i samband med införandet av den nya plattformen. Ledningsgruppen Införande av LsD nya verksamhetssystem, implementering av LD Ledningssystem samt påbörjande av anpassning till nya ISO-upplägget Christer Söderholm 2015 Utöka benchmarkingprogrammet med två processer (Städ Mora) och restaurangen Gastronomen (Falu lasarett). Teamchef Kompetensansvarig Översyn av länsservice organisatoriska tillhörighet och funktion Torbjörn Pettersson Kvartal 2 Utvärdera Högskolans utbildning samt utarbeta en gemensam handlingsplan för serviceutbildning inom förvaltningen. HR Kvartal 1 Implementera Landstinget Dalarnas gemensamma internkontrollplan i verksamhetssystem Martin Ekberg Christer Söderholm Kvartal 1