Plats och tid Kvarnen i Hyssna, klockan 13.00 15.15 Beslutande M Tomas Johansson S C S KD Barbro Petersson Anders Andersson Christopher Thorsson Ola Andreasson SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(13) Ej tjänstgörande ersättare M MP S Margareta Lövgren Lo Göthberg Larsson David Berglund Övriga närvarande Erik Arnell (M), ordförande Marks Bostads AB Bror-Eric Johansson (S), vice ordförande Marks Bostads AB Lars-Olof Sandberg (MP), ordförande Mark Kraftvärme AB Rolf Wallerdal (S), vice ordförande Mark Kraftvärme AB Bernt Spetz (FP), ordförande Marks Fastighets AB Göran Andersson (S), vice ordförande Marks Fastighets AB Haleh Lindqvist, verkställande direktör Bengt-Allan Frost, verkställande direktör Mark Kraftvärme AB Magnus Hjelmgren, verkställande direktör Marks Bostads AB och Marks Fastighets AB Johan Höglund, planeringsledare kommunledningskontoret kl. 13.00-14.00, 57-60 Anette Jansson, redovisningsekonom Martin Svenhed, redovisningschef Tomas Persson, ekonom Utses att justera Barbro Petersson Justeringens plats Kommunhuset, Kinna Underskrifter Sekreterare 57-63 Tomas Persson Ordförande Tomas Johansson Justerande Barbro Petersson
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(13) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Instans Sammanträdesdatum Datum för anslags Uppsättande Förvaringsplats för Protokollet Kommunledningskontoret Datum för anslags nedtagande Underskrift
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(13) Innehållsförteckning Fastställande av dagordning 57 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut 58 Återrapportering presidiemöte om lokalutredning och fastighetsförvaltning i Marks kommun 59 Återrapportering uthyrning Rydal 60 Lägesrapport konsolideringsplan 61 Övriga frågor 62 Nästa sammanträde 63
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(13) 57/2014 Fastställande av dagordning Dagens sammanträde Den inför mötet utskickade dagordningen fastställs.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(13) 58/2014 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut :s beslut Protokollet från den 25 september 2014 läggs till handlingarna. I frågan om tomma lägenheter i Marks Bostads AB:s nyförvärvade fastighet på Malmsäter träffas Vd Haleh Lindqvist, Vd Magnus Hjelmgren och förvaltningschefen för socialförvaltningen för att diskutera återstående tomma lägenheter. Dagens sammanträde Ordföranden informerar att sammanträdesprotokollet från den 25 september 2014 finns publicerat på Marks kommuns hemsida; www.mark.se. Vd Haleh Lindqvist återrapporterar från föregående möte angående överlåtelse av fastigheter inom Riksbyggens kooperativa hyresrättsförening Malmsäter till Marks Bostads AB. Vd Haleh Lindqvist, Vd Magnus Hjelmgren och förvaltningschefen för socialförvaltningen har haft ett möte för att diskutera hyran för outhyrda lägenheter, vilka uppgår till ca 10 st. Några av de tomma lägenheterna blir LSSboenden. Vid ett nytt möte ska resterande tomma lägenheter diskuteras. Beslutsgång Ordföranden föreslår att protokollet från den 25 september 2014 läggs till handlingarna. I frågan om tomma lägenheter i Marks Bostads AB:s nyförvärvade fastighet på Malmsäter föreslår ordföranden att Vd Haleh Lindqvist, Vd Magnus Hjelmgren och förvaltningschefen för socialförvaltningen träffas för att diskutera återstående tomma lägenheter. Styrelsen beslutar enligt förslagen.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(13) 59/2014 Återrapportering presidiemöte om lokalutredning och fastighetsförvaltning i Marks kommun :s beslut En skrivning om lokaler och fastighetsförvaltning i Marks kommuns kommunkoncern presenteras via mejl för styrelseledamöterna i Spinnerskan i Mark AB. Om styrelseledamöterna godkänner skrivningen skickas den därefter vidare från till kommunstyrelsens arbetsutskott. Ärendet Marks kommun gör en översyn över lokalbehovet för kommunens verksamhet. Det finns planer på att bygga kontorsplatser i Rydal samt att lämna fastigheten i Kinnaström. Parallellt har styrelsen för initierat en översyn av kommunkoncernens totala fastighetsförvaltning. Dagens sammanträde Presidierna för barn- och utbildningsnämnden, teknik- och servicenämnden, Marks Bostads AB, Marks Fastighets AB och har tidigare under dagen träffats för att skapa förslag till kommunstyrelsen. Johan Höglund, planeringsledare i Marks kommun och ansvarig för lokalutredningen, redovisar resultatet av mötet. Mötesdeltagarna var överens om att: 1. Fastigheter med äldreboenden som idag ägs av Marks Bostads AB ska kvarstå inom Marks Bostads AB. Äldrebostäder ska särredovisas och medel från sänkningen av avkastningskravet ska återgå till äldrebostäder. 2. En lokalöversyn görs för boendelokaler till studerande vid basketgymnasium. 3. Fastigheter inom Marks Fastighets AB ska kvarstå inom Marks Fastighets AB. 4. Fastigheter som idag förvaltas av teknik- och serviceförvaltningen ska kvarstå inom teknik- och serviceförvaltningen. 5. En lista över fastigheter och objekt som inte används ska arbetas fram. En översyn ska göras när det gäller reglerings- och saneringsfastigheter för att se vilka användningsmöjligheter som finns. 6. Brandstationer och liknande fastigheter kan eventuellt överflyttas från teknik- och serviceförvaltningen till Marks Fastighets AB.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(13) 7. Mellanhavanden mellan Marks Bostads AB, Marks Fastighets AB, teknikoch serviceförvaltningen och övriga förvaltningar ska klarläggas. Vd Haleh Lindqvist förtydligar att teknik- och serviceförvaltningen ska fortsätta vara förvaltare av fastigheter för skolor, förskolor, idrottslokaler och förvaltningslokaler. Idrottslokaler som är fristående från t ex skolor kan förvaltas av teknik- och serviceförvaltningen eller av Marks Fastighets AB. Samtidigt konstateras att Marks Fastighets AB:s Vd, Magnus Hjelmgren, endast arbetar ca 15 % av sin arbetstid med Marks Fastighets AB. Om verksamheten utökas måste också bemanningen inom bolaget öka. Vd Haleh Lindqvist nämner också Marks Fastighets AB:s bakgrund. Från början var bolaget avsett att arbeta med näringslivs- och utvecklingsfrågor. När det gäller teknik- och serviceförvaltningens fastigheter anser Vd Haleh Lindqvist att den interna administrationen behöver ses över. För närvarande skriver teknik- och serviceförvaltningen avtalen och gör i samband med det ett påslag på hyran med 2 %. Vd Haleh Lindqvist menar att påslagets storlek bör diskuteras. Beslutsgång Ordföranden föreslår att en skrivning om lokaler och fastighetsförvaltning i Marks kommuns kommunkoncern presenteras via mejl för styrelseledamöterna i. Om styrelseledamöterna godkänner skrivningen skickas den därefter vidare från till kommunstyrelsens arbetsutskott. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(13) 60/2014 Återrapportering uthyrning Rydal :s beslut Ärendet gällande Marks Fastighets AB:s uthyrning av kontorsplatser i Rydalsfastigheten till Marks kommun läggs, för :s del, till handlingarna. inväntar ett svar från Marks kommun gällande hyra av kontorsplatser i Rydal. Ärendet Det har konstaterats att det inom kommunkoncernen finns outnyttjade lokaler. En utredning har inletts med syftet att så långt det är möjligt använda de lokaler som ingår i koncernens fastighetsinnehav. Det finns planer på att bygga kontorsplatser i Rydal samt att lämna fastigheten i Kinnaström. Marks Fastighets AB, som äger fastigheten i Rydal, har efterfrågat besked i ärendet för att i tid kunna starta byggnation. Tidigare information har beskrivit att processen har tagit lång tid, eftersom alla berörda ska framföra sina åsikter. Det behövs också stöd från de politiska nämnderna. Material som beskriver planerna för byggnation av kontorslokaler har mejlats till partigrupperna via ledamöterna i. Dagens sammanträde Vd Haleh Lindqvist gör bedömningen att de flesta som berörs av ärendet är positiva till att bygga kontorsplatser i Rydal. Ärendet ska först kompletteras av Johan Höglund, därefter vidare till kommunstyrelsens arbetsutskott. Västtrafik, som ska öka förbindelserna mellan Rydal och Kinna, är också positiva. Vd Magnus Hjelmgren menar att tiden snart inte räcker om Marks Fastighets AB ska vara klara med kontorsplatserna till 2016-12-31, då avtalet i Kinnaström förväntas upphöra. Vd Haleh Lindqvist anser att den politiska processen måste få ta sin tid. Det är möjligt att förlänga avtalet med fastighetsägaren i Kinnaström med t ex ett halvt år. Ordförandens åsikt är att bör ge ett svar till Marks Fastighets AB om när ett besked i frågan kan väntas vara klart. Vd Haleh Lindqvist svarar att ärendet inte kan beslutas förrän i januari-februari. Margareta Lövgren klargör att Rydalsfastigheten ska behandlas som ett enskilt ärende vid sidan om den övriga lokalutredningen. Att behandla samtliga frågor kring fastigheterna i kommunkoncernen som ett ärende blir för omfattande att hantera.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(13) Beslutsgång Ordföranden föreslår att ärendet gällande Marks Fastighets AB:s uthyrning av kontorsplatser i Rydalsfastigheten till Marks kommun, för Spinnerskan i Mark AB:s del, läggs till handlingarna. inväntar ett svar från Marks kommun gällande hyra av kontorslokaler i Rydal. Styrelsen beslutar enligt förslaget.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(13) 61/2014 Lägesrapport konsolideringsplan :s beslut. En återkoppling av förslagen i konsolideringsplanen görs vid strategimötet i november och en färdigställd plan beslutas vid mötet i december. I frågan om avkastningskrav för bolagen lämnar följande förslag till kommunstyrelsen: Marks Bostads AB Mark Kraftvärme AB Marks Fastighets AB 5 % direktavkastning på totalt kapital 3 % avkastning på eget kapital exkl. obeskattade reserver inget avkastningskrav inget avkastningskrav Kravet på balanslikviditet som anges i ägardirektivet föreslås utgå. Ärendet Styrelsen i gav vid styrelsemöte 2012-12-05 verkställande direktören i uppdrag att ta fram en plan för koncernens långsiktiga konsolidering. Ett första utkast till en sådan plan, framtagen i samarbete med bolagets revisor, presenterades vid styrelsemötet 2013-12-05. Vid nästkommande styrelsemöte 2014-01-30 fick verkställande direktören i uppdrag att; - Förtydliga konsolideringsplanen - Redogöra för konsekvenserna av omläggning av lån - Skapa en prioritetsordning Under följande styrelsemöten har lägesrapporter över arbetet med konsolideringsplanen successivt redovisats. Utöver arbetet med konsolideringsplanen finns ett uppdrag hos kommunstyrelsen att utreda vilka krav Marks kommun enligt lag ska ställa på Marks Bostads AB och därefter arbeta fram ett förslag till avkastningskrav som tar hänsyn till samtliga bolag i Spinnerskankoncernen. Även kravet på balanslikviditet i ägardirektivet ska utredas. Styrelsen i har uttryckt önskemål att som ägare till bolagen yttra sig i ärendet. Dagens sammanträde Redovisningschef Martin Svenhed och redovisningsekonom Anette Jansson presenterar frågeställningar och problemområden i ärendet. Fritt eget kapital i moderbolaget har minskat och behöver återställas. Reglering av de interna mellanhavanden som uppstått i samband med koncernens bokslutdispositioner.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(13) Reglering av interna mellanhavanden som uppstått och kommer att uppstå genom överavskrivningar i Mark Kraftvärme AB. Reglering av övriga nuvarande interna mellanhavanden. Reglering av övriga interna mellanhavanden framöver. Moderbolagets egna kapital måste säkerställas framöver. Moderbolagets likviditet måste säkerställas framöver. Mark Kraftvärme AB:s soliditet kan eventuellt behöva förstärkas. Resultateffekter för kommunen och kommunkoncernen måste beaktas. För var och en av frågeställningarna ovan presenterar Martin Svenhed och Anette Jansson preliminära förslag. Vid nästa möte i november görs en återkoppling från styrelsen. Därefter ska en plan färdigställas som beslutas vid decembermötet. I samband med arbetet kring konsolideringsplanen har en översyn gjorts av avkastningskraven för bolagen. Frågan om avkastningskrav på bolagen i Spinnerskankoncernen är ett uppdrag från kommunfullmäktige till kommunstyrelsen där styrelsen i ges en möjlighet att yttra sig. Redovisningschef Martin Svenhed presenterar förutsättningarna i ärendet. Förslaget är att avkastningskraven ser ut enligt följande: Marks Bostads AB Mark Kraftvärme AB Marks Fastighets AB 5 % direktavkastning på totalt kapital 3 % avkastning på eget kapital exkl. obeskattade reserver inget avkastningskrav inget avkastningskrav Kravet på balanslikviditet som anges i ägardirektivet föreslås utgå. Beslutsgång Ordföranden föreslår att det görs en återkoppling av förslagen i konsolideringsplanen vid strategimötet i november och att en färdigställd plan beslutas vid mötet i december. Ordföranden föreslår i frågan om avkastningskrav för bolagen att Spinnerskan i Mark AB lämnar följande förslag till kommunstyrelsen: Marks Bostads AB Mark Kraftvärme AB Marks Fastighets AB 5 % direktavkastning på totalt kapital 3 % avkastning på eget kapital exkl. obeskattade reserver inget avkastningskrav inget avkastningskrav Kravet på balanslikviditet som anges i ägardirektivet föreslås utgå. Styrelsen beslutar enligt förslagen.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12(13) 62/2014 Övriga frågor Ola Andreasson ställer fråga om eventuell utbildning för styrelsen. Det vore bra med en utbildning som klargör vilket ansvar den enskilde styrelseledamoten har, vem styrelseledamoten företräder samt också en utbildning i ekonomi som är anpassad för styrelseledamöter. Vd Haleh Lindqvist svarar att strategimötet den 13 november kan ses som en start på utbildning för styrelsen. Till mötet har bjudits in Roland Adrell, tidigare Göteborgs Stad, som ska informera om bolagsformer, vilka lagar som gäller mm. Nya utbildningar för politiker i Marks kommun inleds i januari. Eftersom styrelsen i Spinnerskan i Mark AB byts ut i maj, blir det bolagsspecifika utbildningar nästa höst. Ola Andreasson ställer fråga om Marks kommun bedriver någon etableringspolitik. Vem eller vilka styr allmänhetens uppfattning om företagarvänligheten i Marks kommun? Margareta Lövgren svarar att näringspolitiken har bedrivits i samarbete med MINAB i 20 år. Det vore bra med en diskussion om vilket arbete som ska göras inom Marks kommun. Vd Haleh Lindqvist anser också att det är dags att diskutera näringslivspolitiken i Marks kommun.
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13(13) 63/2014 Nästa sammanträde Nästa sammanträde är den 13 november 2014, kl. 08.00-12.00. Mötet är ett strategimöte med extern föreläsare. Lokalen är Svansjörummet, kommunhuset, Kinna.