Förtroendemannarutinen

Göteborgs stad Förtroendemannarutinen Systemförvaltare Uppdaterad: 2013-05-22

Innehåll Allmänt... 3 Grunden... 3 Grundinställning i Personec P... 5 Skapa ny Person... 7 Skapa ny Uppdragspost... 9 Ändring av personposten, tex ett nytt efternamn... 15 Ändring av uppdragsposten, tex ett årsarvode upphör... 16 Borttag av felaktigt registrerad uppdragspost... 16 Avsluta en Uppdragspost... 17 Inrapportering i Förtroendemannarutinen... 21 Exempel du vill rapportera in ett sammanträde/andra möten.... 22 Exempel du vill rapportera in ett Tillägg/Avdrag.... 25 Obligatoriskt fält ej ifyllt!... 26 Förlorad arbförtjänst... 27 Datumhantering... 27 Korrigeringslistan i Förtroendemannarutinen... 28 Lönespecifikation i Personec P... 30 Tangentbordsfunktioner inom rapporteringsrutinen... 31 Rapportering av inrikes resa med traktamente... 32 Kodtabell Orsaker- 121101... 41 Vem ändrar/rättar vad?... 43 Bevakningar i Klienten... 43 2

Allmänt Allmänt Varje förvaltnings behörighetsbeställare beställer behörigheter till Förtroendemannarutinen. Denna beställs via blanketten Behörighetsbevis it-stöd som finns på Personalingången och sedan handlägger Systemförvaltarna dessa efter genomförd utbildning Det är max 2 användare per nämnd som kan ha behörighet Om man inte har Personec P (Start/Alla program/personec) installerad sedan tidigare så ska användaren beställa Personec P genom ikonen på skrivbordet - Mina verktyg/beställa program/personec P för win7 Systemförvaltarna supportar vid frågor ang Förtroendemannarutinen via ett mail till support.intraservice@intraservice.goteborg.se Ange Systemförvaltare Förtroendemannarutinen i rubriken Grunden En uppdragspost ( anställning ) per uppdrag, tex nämnd eller utskott Man skall rapportera in arvoden/ersättningar löpande. Dessa utbetalas månadsvis i efterskott o Tex arvoden för april ska vara inrapporterade senast tex 5 maj för att ni även skall hinna kontrollera intern lönespecifikation o Tänk på att arvoden skall betalas ut månaden efter Ett sammanträde tex den 7 maj skall läggas in till juniutbetalning Detta innebär att detta sammanträde kan läggas in i FM efter verkställd lön i maj Detta innebär, rapportera ej till innevarande månad På Personalingången, under chef, så finns Viktiga datum där ni kan se när sista attestdag är. Strax innan sista attestdag ska nämndsekreterarna kontrollera intern lönespecifikation för att kontrollera de arvoden som betalas ut Rapportering av arvode ska ske med klockslag Maxarvode fungera endast när man rapporterar enligt ovan Månadsarvoden betalas maskinellt ut innevarande månad utifrån registrerat Årsavode på uppdragsposten Skatter lägger Intraservice-Lön in utifrån underlag blankett finns på Personalingången Rättelser av utbetalda arvoden, årsarvoden och ersättningar justerar Intraservice-Lön utifrån rättelseunderlag 3

Sammanträden på kommunfullmäktige skall alltid utgå med 1150 kronor oavsett antal timmar o Detta innebär att rapporteringen ändå skall ske med mer än 4 timmar Sammanträde inom samma nämnd, fast vid två tillfällen under samma dag skall rapporteras som ett tillfälle Reseräkningar, inrikes resor med traktamente hanteras av nämndsekreterare Utrikes reseräkningar hanteras av Lön 4

Grundinställning i Personec P Inställningar/Grundinställning Markera enligt nedan Resultatet blir då enligt nedan på uppdragsposten/anställningsuppgiften, se röd pil Denna inställning bör kontrolleras vid versionsbyte/uppgradering av Personec. 5

Person och uppdragsposten i Personec P När man skall lägga upp en ny person och uppdragspost så ska detta göras i klienten för Personec P Start /Alla program /Personec / Personec P Person/Lista personer I personnr så fyller ni i personnumret Klicka på Sök Om personen kommer upp i den första delen så innebär det att personen finns som person i Personec P, markera den raden. Kommer det då en rad i nedersta delen så innebär det att personen är upplagd i Personec P dels som person (mellan delen) och dels med en uppdragspost/anställning (nedre delen). 6

Skapa ny Person Fyll i Personnr Klicka på Sök (När man klickar på Sök så är det viktigt att det inte finns något i Organisation och att under Visa: så ska markering vara Alla. För att rensa i organisation så klicka på Återställ) Om ni får upp personen i mellan delen så finns er person i Personec P då kan ni gå direkt till avsnittet Skapa en ny uppdragspost Om ni får signalen. Så finns inte personen. Klicka på Ny för att lägga upp ny person 7

Fliken Personuppg Fliken Övr adr Fliken Skatteuppg Fliken Skatt/Löneutm Fliken Person/Ftg Personnr, Förnamn, Efternamn, Adress, Postnr (5 siffror), Postadress Ev telefonnummer På befintliga personer kan det ligga något i Användarid och det skall ligga kvar används till Självservice Här läggs tex anhörigadress och sommaradress in Endast Läs Här kan man se tex Sidoinkomst Intraservice Lön ansvarar Blankett skall skickas till lön på alla nya förtroendemän Endast Läs Intraservice Lön ansvarar Endast Läs Markering i Ej e-lönespec innebär att uppdragstagaren får en papperslönespecifikation om de inte har någon annan anställning i Göteborg Stad. Detta ansvarar Intraservice Lön för Stå på fliken Personuppgift och tryck OK för att spara den nya personen 8

Skapa ny Uppdragspost Fyll i Personnr Klicka på Sök Markera personen i mellan delen Klicka på Ny för att lägga upp ny uppdragspost 9

Välj Anställningsstyrande uppgift Malltyp för anställning Arvodesanställda Uppdragstagare/arvode Tryck OK 10

Fliken Uppdrag/arvode Anstnr From Db Avl form Bef ben Anst form Anst t o m 5 positioner (de 3 första siffrorna i förvaltningskoden därefter 01, 02 osv) From när uppdraget gäller 5 positioner (de 3 första siffrorna i förvaltningskoden därefter FF) 01 kommer med automatik Klicka på Sök Text skriv Förtroendevald eller 8600 i kod Klicka på Sök (till höger om kod) Markera raden och välj Kommer med automatik Fyll i så länge mandat perioden är 11

Årsarvode Avtal Beviljad Partitillh Baseras på bestämmelser i Praktiska anvisningar och arvodesbestämmelser 2012 för förtroendevalda i Göteborg Stad. Månadsarvodet*12 Tex Grundarvode 54610*18%=9829,8 9830*12= 117 960 kr Förtroendevalda Bevilja kommer med automatik om Grundinställning i Personec P är gjord Välj Partitillhörighet Timlön förl arbförtj Gäller förlorad arbetsförtjänst avseende tom 2011. Fylls i om ni har fått underlag Uppdrag Nämnd Ordförande Vice ordförande 1:e vice ordförande 2:e vice ordförande Ledamot Ersättare Medborgarvittne Vigselvaktmästare Begravningsförrättare Bolag Ordförande Vice ordförande Ledamot Suppleant Lekmannarevisor Organ Mandatp Ska rapporteras Mandatperioden, kommer med automatik 2011-01-01 - - 2014-12-31 Kommunfullmäktiges mandatperiod är 2010-11-01 - - 2014-10-31 Detta måste ändras manuellt Det kan förekomma andra mandatperioder inom Bolagen Semestergrupp 5=Ej semesterrätt, kommer med automatik 12

Fliken Org/konto Klicka på Välj org Nedanstående bild kommer Välj org Klicka i organisationsträdet tills du hittar din nedersta gren Markera och välj Godkänn Nu har kodsträngen hamnat i nedersta rutan (om kodsträngen saknas så kontakta systemförvaltarna via ett mail till support.intraservice@intraservice.goteborg.se). OK Organisationsträdet underhålls av Systemförvaltarna. Vid nyupplägg och ändring kompletterar Systemförvaltarna i Förtroendemannarutinen. 13

Arbetställe kommer med automatik (om arbetsställe saknas kontakta systemförvaltarna via ett mail till support.intraservice@intraservice.goteborg.se). Tryck OK för att spara uppdragsposten 14

Ändring av personposten, tex ett nytt efternamn Om något skall ändras på personposten (tryck på ändra) Ändra efternamnet och tryck därefter ok. 15

Ändring av uppdragsposten, tex ett årsarvode upphör Om något skall ändras på uppdragsposten (tryck på ändra) tex årsarvodet eller uppdrag (byter från ordförande till ledamot) skall läggas in eller tas bort så måste man FÖRST lägga ett nytt Fr o m datum därefter göra förändringen. Tänk på att ni aldrig får datera ett Fr o m datum bakåt i tiden Om det tex står 120401 i Fr o m så får ni inte skriva 120301 i Fr o m. Om man ska ändra så ska man göra det på en tidigare anställningsrad som innehåller 120301 eller kontakta Intraservice Lön Borttag av felaktigt registrerad uppdragspost Om uppdragsposten är felaktigt registrerad och/eller det har aldrig gått ut några pengar på uppdragsposten så skall Intraservice Lön ta bort tjänsten på uppdrag av nämndsekreteraren. 16

Avsluta en Uppdragspost När en uppdragspost skall avlutas så försvinner uppdragsposten från Förtroendemannarutinen. Därefter är det viktigt att ni först rapporterar in sammanträden som er uppdragstagare har varit på innan ni avslutar uppdragsposten. Samtidigt är det viktigt att tänka på att inte vänta för lång tid med att avsluta uppdragsposten eftersom fasta arvoden (årsarvoden) betalas ut innevarande månad Person/lista person Sök fram personen Klicka på ändra vid uppdragsdelen 17

Fyll i Avg datum (avgångsdatum) och Anst tom. Fyll i Avg/ors Ok OK 18

Utbetalas manuellt enligt nedan Ok OK Det kan komma upp en ruta Denna innebär att det finns poster på tillägg/avdrag (från Förtroendemannarutinen) med datum efter 120229 i vårt exempel I detta läge så ska ni avbryta ert avslut för att gå till tillägg/avdrag och kontrollera posterna som ligger på tillägg/avdrag 19

Det kan även komma Detta innebär att det finns tex ett skatteavdrag som ligger över avgångsdatum Tryck ok Om ni ser att personen inte har fler anställningar/uppdrag i staden så skall ni lämna in ett ärende till Lön så att de avslutar detta skatteavdrag. 20

Inrapportering i Förtroendemannarutinen Start /Alla program /Personec / Personec P Förtroendemannarutin När du kommer in i programmet kan du få uppmaningen Företag måste väljas! Du gör detta i menyraden under Funktioner Välj företag Du ska välja tex Förtroendevalda i organisationsträdet. Välj Börja med att dubbelklicka på den mall (grupp) som du vill rapportera på. (Saknas din mall så kontakta systemförvaltarna) Personerna blir då synliga i nedre delen av bilden. 21

Anställningarna som kommer upp i nedre delen är de som är aktuella. Avslutade tjänster och obeviljade tjänster kommer inte med. Du kan sortera på personnummer, efternamn, förnamn eller anställningsnummer genom att klicka på rubrikerna. Klicka sedan på symbolen för Ny rapportering för förtroendemän eller välj Arkiv Ny rapportering för förtroendemän. Välj vilken flik du ska rapportera på. Sammanträde eller Tillägg/avdrag (Skatt/Löneutmätning använder inte ni). Använd ALDRIG Extrautbetalning Exempel du vill rapportera in ett sammanträde/andra möten. Välj fliken Sammanträde Du kan nu dra mappen till höger sida och får då över alla personer som finns i mappen till din rapportering Kontrollera om alla personer skall ha arvode. Om inte så ställ dig till vänster om efternamnet och tar bort den raden via delete Eller Dubbelklicka på den person/de personer som du vill rapportera på i nedre delen. Du får då upp namnen på dessa i själva rapporteringsbilden. Du kan även markera flera personer genom att hålla nere ctrl-knappen eller shift så får du ett parti med personer 22

Klicka i rutan under rubriken Kod Högerklicka och välj Sök orsakskod nedanstående bild kommer fram. Nedanstående bild är ett exempel på hur det ser i tabellen den kan förändras Klicka på Sök och du får fram de sammanträdes koder som finns att välja på.(när du ska använda de olika koderna ser du i tabellen på sista sidan i materialet.) Markera den kod du ska ha och klicka på Välj. Fyll i From(datum), Tom (datum), From klockslag och Tom klockslag, kolon skall användas om det inte är hel timma. Observera att From och Tom ska vara samma datum när det gäller möten. Du kan sedan markera den ifyllda raden from Kod tom Antal och klicka på Kopiera. 23

Markera sedan de övriga raderna kom ihåg sista raden är alltid tom och klistra in. Om det är något som ska förändras på en av raderna så klickar du bara på den raden och skriver in det nya värdet. För att spara det du knappat in klickar du på symbolen med en diskett eller på Arkiv Spara. När du har sparat så är posten skickad till lön och kommer att generera en utbetalning. Gör du en ändring får den raden en markering i form av en flagga och tar du bort en rad får den raden en markering i form av en bomb. Texten på raden blir kursiv. När du klickar på spara så sparas ändringen och raden blir ändrad respektive försvinner. Flaggmarkeringen försvinner också. När du är klar så stäng rapporteringsbladet med det lilla gråa krysset uppe till höger. Så länge du inte stängt din inrapporteringsbild kan du ändra på det du matat in direkt i inrapporteringsbilden. Du ändrar genom att klicka i den rutan där värdet ska ändras och skriver in det nya värdet. Du tar bort en rad genom att markera hela raden klicka längst till vänster på raden (på pilen med krysset) så blir hela raden markerad. Tryck sedan Delete på tangentbordet. Vill du göra en ändring senare måste detta göras via Korrigeringslistan OBS att post som varit med på en löneutbetalning måste rättas av Intraservice Lön Tips! När du rapporterar så kan du använda dig av kortkod i Kod, du behöver alltså inte använda dig av Sök orsakskod. Tex a för Arvode hö/öv 4 t 24

Exempel du vill rapportera in ett Tillägg/Avdrag. Välj fliken Tillägg/Avdrag Dubbelklicka på den person/de personer som du vill rapportera på. Du får då upp namnen på dessa i själva rapporteringsbilden. Klicka i rutan under rubriken Kod Högerklicka och välj Sök orsakskod följande bild kommer fram Nedanstående bild är ett exempel på hur det ser i tabellen den kan förändras Klicka på Sök och du får fram de tillägg/avdrags koder som finns att välja på. (När du ska använda de olika koderna ser du i tabellen på sista sidan i detta material). Markera den kod du ska ha och klicka på Välj. Om du ska rapportera flera saker på samma person kan du klicka upp personen flera gånger. För att spara det du knappat in klickar du på symbolen med en diskett eller på Arkiv Spara. När du har sparat så är posten skickad till lön och kommer att generera en utbetalning. Gör du en ändring får den raden en markering i form av en flagga och tar du bort en rad får den raden en markering i form av en bomb. Texten på raden blir kursiv. När du klickar på spara så sparas ändringen och raden blir ändrad respektive försvinner. Flaggmarkeringen försvinner också. 25

När du är klar så stäng rapporteringsbladet med det lilla gråa krysset uppe till höger. Så länge du inte stängt din inrapporteringsbild kan du ändra på det du matat in direkt i inrapporteringsbilden. Du ändrar genom att klicka i den rutan där värdet ska ändras och skriver in det nya värdet. Du tar bort en rad genom att markera hela raden klicka längst till vänster på raden (på pilen med krysset) så blir hela raden markerad. Tryck sedan Delete på tangentbordet. Vill du göra en ändring senare måste detta göras via Korrigeringslistan OBS att post som varit med på en löneutbetalning måste rättas av Intraservice Lön. Tips! När du rapporterar så kan du använda dig av kortkod i Kod, du behöver alltså inte använda dig av Sök orsakskod. Tex b för Kmers skpl Obligatoriskt fält ej ifyllt! o I detta fall så har man valt ett personnr under fliken sammanträde men inte fyllt i mer utan gått vidare och registrerat saker under tillägg/avdragsfliken och sparat - Nedanstående signal kan komma o När man nu trycker på OK på signalen så hamnar man på Sammanträdefliken och måste ta ställning till om man ska delete rader o Tänk på att ni står på rätt flik innan ni börjar registrera o Tips, arbeta med en flik i taget! 26

Förlorad arbförtjänst Gäller förlorad arbetsförtjänst avseende from 2012: Under fliken tillägg/avdrag finns ARVFÖRLO Arv förl arbftj Denna skall rapporteras med belopp eller antal och ápris Datumhantering Inrapportering med Tolkas som 1 tecken dag 2 tecken dag 3 tecken månad och dag 4 tecken månad och dag 5 tecken år mån dag 6 tecken år mån dag 7 tecken ej tillåtet 8 tecken ger åååå-mm-dd Om inrapportering görs med 12XX skall detta tolkas som innevarande år. Ska posten gälla föregående år måste du alltså rapportera med årtal. Lämnas datum blankt sätts på sammanträdesfliken och övriga ersättningsfliken föregående månads första dag i Gfrom och föregående månads sista dag i Gtom. 27

Korrigeringslistan i Förtroendemannarutinen OBS! Korrigeringslista FÅR INTE användas om arvodet har betalats ut på lön. I de läge skall rättelse blankett skickas in till Intraservice Lön Du öppnar Korrigeringslistan genom att klicka på symbolen eller via Arkiv Ny korrigeringslista. Du har ett flertal val att göra så att listan får det utseende du vill att den ska ha. Signatur, om din signatur (inloggnings identitet) anges får du upp allt som du knappat in Mötesdatum, du kan ta fram en lista på ett specifikt sammanträde Personnummer, här kan du se allt på en person Urval på kod, om du vill se allt som är på en orsakskod Urvalsmall, du ser allt som är rapporterat på en speciell mall ex KS 28

I korrigeringslistan har du möjlighet att ändra en rad eller ta bort en rad. Gör du en ändring får den raden en markering i form av en flagga och tar du bort en rad får den raden en markering i form av en bomb. Texten på raden blir kursiv. När du klickar på spara så sparas ändringen och raden blir ändrad respektive försvinner. Flaggmarkeringen försvinner också. 29

Lönespecifikation i Personec P Drift/Intern lönespecifikation Markera utbetalningsdag Välj org markera er översta nivå i er nämnd Välj Klicka på Sök Dubbelklicka på översta personen Kontrollera att arvodena är rätt för din nämnd Om man dubbelklickar på en transaktion så ser man anställningsnumret Skatten det ska dras skatt om det saknas så skicka underlag till Intraservice Lön Byt till nästa person via knapparna 30

Tangentbordsfunktioner inom rapporteringsrutinen Menyer Alt + understruken bokstav Inrapporteringsfönster Ctrl + Tab Ctrl + R Ctrl + E Ctrl + N Piltangent val bland menyer bläddra mellan inrapporteringsfönster växla mellan flikar inom samma rapporteringsfönster (sammanträde) - (tillägg/avdrag) - (Skatt/löneutmätning) används inom resp. fönster Kalkylark Tab används inom resp. fönster Enter - - Piltangent - - Urvalsmappar och mallar Piltangent navigera bland urvalsmappar och urvalsmallar Enter expandera urvalsmappar Spara Ctrl + S Förflyttning av markör Tab Shift + Tab Piltangent Ctrl + Page up Ctrl + Page down Ctrl + Home Ctrl + End Shift + Piltangent spara ett fält i taget framåt ett fält i taget bakåt ett fält åt gången i pilens riktning till första raden inom skärmen till sista raden inom skärmen till första fältet i raden till sista fältet i raden Flyttar markören och markerar fält och kolumner för kopiera/klistra in 31

Rapportering av inrikes resa med traktamente Gå till Personalingången/Chef/Logga in Bocka ur Kom ihåg mina inloggningsval 32

Om du har flera roller så kommer nedanstående ruta där du skall välja roll F_W_Förtroendemanna_Resor Gå till inställningar och sätt en bock i sökning på underliggande enheter - Spara 33

Gå till Organisation i menyraden och öppna Förtroendevalda och markera därefter din organisation Klicka på Välj 34

Gå till Beslut/Resor Välj den period som resan avser Anställd ta fram den person som har gjort en resa Markera Alla Klicka på Sök Du får då upp Ny post knappen enligt bilden nedan Klicka på Ny post Välj flerdygnsförrättning Fyll i Avresedag, Avresetid, Hemkomstdag, Hemkomsttid Ange ort och Ange ändamål Klicka på Spara 35

När du klickat Spara så kommer nedanstående bild med nya knappar Klicka på Restid/Kost 36

Klicka på respektive dag för att markera vid vilka tillfälle personen har fått måltider Bock i tex Lunch och Middag och Spara Stäng bilden med röda krysset uppe till höger 37

Klicka på Tillägg Klicka på Ny post Välj Ersättningstyp/Ersättningsorsak Belopp Spara Vill du registrera fler resetillägg så Klickar du på Ny post igen Stäng rutan med röda krysset uppe till höger 38

Klicka på Simulera för att kontrollera din registrering Stäng rutan med röda krysset uppe till höger 39

Bocka i Beviljad och Spara När du sparat så kommer personens resa upp under Beslutslista Resor 40

Kodtabell Orsaker- 121101 Nedanstående tabell beskriver vilka orsaker som finns under sammanträde resp tillägg/avdrag flikarna och vad de utvärderar. Sammanträdesfliken rapporteras med klockslag Kod Anteckning Förtroendevalda Arvkurs Arvode kurs/konf mm k Ersättning 705:- oavsett antal timmar Förtroendevalda Arvodefö Arvode högst /över 4 tim a Används vid sammanträde och förrättningsarvoden 705:- eller 1150:- Förtroendevalda Arkivnvg Arkivnämnd V G v Ersättning 1520:- Rapporteras med klockslag endast 1 timme 41

Tillägg/Avdragsfliken antal, ápris eller belopp Kod Anteckning Arvode Förl arbförtjä manuell Arvförlo f Rapporters med belopp eller antal och ápris. Denna används för ersättning avseende from 2012 Arvode Medborgarvittne Arvmbv m Ersättning 1250:- Rapporteras endast med antal Resor/traktamente Momsutlägg, på t ex parkeringskvitto Däravmom d Får endast rapporteras om momsen finns specificerad på kvittot Rapporters med belopp Kilometerersättning Kmersskp b Rapporteras endast med antal Parkeringsavgift Parkavg p Kvitto ska alltid bifogas underlaget specificerad moms ska redovisas på Däravmom Rapporters med belopp Intresseavdrag Brutto Personligt utlägg t ex buss eller tågbiljett Avdr priv telefonsamtal Persutl u Kvitto ska bifogas underlaget specificerad moms ska redovisas på Däravmom Kvitton skall sparas Rapporters med belopp Telavdr t Privata telefonsamtal Rapporteras med totala summan Moms skapas med automatik (Ny orsak from 2012-04-26) Tänk på att skriva fakturadatum i from /tom 42

Vem ändrar/rättar vad? Förändrade uppgifter under Uppdrag/arvode Nämndsekreterare o Om det har gått ut felaktig ersättning - Rättelse till Intraservice Lön Felaktigt utbetalda arvoden/ersättningar Rättelse till Intraservice Lön Felaktigt utbetalda årsarvode Rättelse till Intraservice Lön Årsarvoden ändras ev vid årsskiften med datumbryt Nämndsekreterare Skatteuppgifter skickas till Intraservice Lön Utländska traktamenten skickas till Intraservice Lön Utbetalning av semesterförmåner hanteras av Intraservice Lön Bevakningar i Klienten Tex Bevakningar/Anställning Välj din organisation Välj Urval Bocka i sökvillkor sparas och Urval mm sparas Tryck på OK Ni kommer nu att få upp anställningar som av någon anledning inte är beviljade. 43