Instruktion för Kalkylering av kostnader Version 2010.08 Medvind Informationsteknik AB
Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 2 Kalkylering... 3 Underlag för kalkylering... 3 Att göra en kalkyl... 3 Beräkningsval vad vill vi räkna utifrån... 4 Övriga påslag... 6 Variabler för övriga påslag... 6 Skapa ett övrigt påslag (skapa en regel)... 7 1. Välj kalkyleringsperiod och vad som ska kalkyleras.... 8 2. Se summeringarna... 9 3. Kalkylera kostnader... 9 3a) Välja kalkyleringsregel... 10 3b) Innehållet i en kalkyleringsregel... 11 3c) Vad/vilka ska tas med i kalkylen... 12 3d) Färdig kalkyl... 13 Sida 2
Kalkylering Kalkylera innebär att, utifrån de förutsättningar som företaget har, kunna göra kalkyler på det som finns idag och prognoser framåt. Detta ger möjligheten att ha kostnadskontroll på vår verksamhet och även möjligheten att välja kostnadseffektiva lösningar i personalplaneringen. I en kalkyl tar vi fram kostnader för verksamheten, i det här fallet personalkostnader. Vi kan göra beräkningar bakåt (t ex vad kostade vår verksamhet under första kvartalet) eller framåt (en prognos eller uppskattning av kostnaden framåt, t ex under nästa år inför ett budgetarbete). Underlag för kalkylering En kalkyl ändras hela tiden utifrån hur förutsättningarna ändras. Om vi höjer lönerna med 2 %, så blir naturligtvis personalkostnaden högre. Vad blir kostnaden om man utökar bemanningen på vardagkvällar osv. För att kunna göra beräkningar måste vi ha rätt underlag och även satt upp vilka regelverk som finns inom verksamheten. Ett regelverk kan t ex vara under vilken tid ersättning för obekväm arbetstid ska utgå och med hur mycket. Underlag är saker som löner, ersättning till vikarier och arbetsgivaravgifter. Att göra en kalkyl När vi gör en kalkyl väljer vi vilka förutsättningar som beräkningen ska ske utifrån; Vilken tidsperiod Vilket schema och/eller anställda Vilka regler ska följas Sida 3
Beräkningsval vad vill vi räkna utifrån Alla företag är unika. Det innebär att finns olika sätt att räkna ut kostnader på. Dessutom kanske vi vill prova att räkna på olika sätt. Och det måste vi ange innan vi gör själva beräkningen. Ditt företags sätt att räkna och arbeta är beskrivet via ett regelverk som är unikt för varje företag och/eller avdelning. Timkostnad Tillägg Övriga påslag Du har följande tre val; Beräkna efter varje anställds timlön Enligt schablon oavsett personalgrupp Enligt schablon på personalgrupp Tilläggsregler som innehåller avtalsregelverket för utvärdering av ob-tid, jourtid mm. I övriga påslag kan du lägga till sådana kostnader som inte utfaller från tilläggsregeln. Det kan till exempelvis vara en ökad ersättning för obekväm arbetstid. Du kan själv kombinera de olika parametrarna. Exempel: I detta exempel har man precis tittat på resultatet från lönekörningar under perioden januari till april. Kostnaden för perioden överskred budgeten med fem procent medan intäkten var enligt budget. Fem procent låter inte så mycket, men med tanke på att några personer har nyanställts under maj på en av avdelningarna. Ledningen vill få en uppskattning hur kostnaden kommer att se ut under maj. Kalkyleringsregel Faktisk kostnad väljs, vilken innehåller: Timkostnad enligt faktisk timlön Tilläggsregel som valts är Månadsanställd Inga övriga påslag En kalkylering i MedVind gjordes och resultatet såg ut som nedan; Sida 4
Några förklaringar av innehållet i exemplet Uppges endast om ni på företaget har brukare Total intäkt Summan av alla grundlöner, ob-lön samt tillägg Totala kostnader Den summerade timlönen för varje person. Här redovisas även Grundlön eventuell jour- och beredskapsersättning. OB-lön Tillägg Ersättning för obekväm arbetstid Tillägg enligt vad som angivits i Övriga påslag Sida 5
Övriga påslag I övriga påslag kan du lägga till sådana kostnader som inte utfaller från tilläggsregeln. Det kan exempelvis vara sociala avgifter eller semesterersättning. Du kan själv kombinera de olika parametrarna. Variabler för övriga påslag Det finns ett antal fasta variabler du kan välja bland när du ska göra egna beräkningar. Ögna bara igenom listan för att få en förståelse för vad du kan välja mellan. Arbetade tim resbehov Beredskap tim resbehov Jour tim resbehov Beredskaps_Lön Jour_Lön OB_Lön Differens Grundlön Total intäkt Total kostnad Om du valt med resursbehov kan du som variabel välja totalt antal arbetstimmar från behovet (för hela urvalsperioden). Motsvarande timmar som är angivna som beredskapstid. Motsvarande timmar som är angivna som jourtid. Totala timkostnaden för beredskapstid, timpriset hämtas då från den valda tilläggsregeln. Totala timkostnaden för jourtid, timpriset hämtas då från den valda tilläggsregeln. Totala timkostnaden för ob-tid, timpriset hämtas då från den valda tilläggsregeln. Denna variabel kan endast användas om man räknar med intäkter från brukarregistret. Det är då skillnaden mellan den timintäkt man får från brukaren och den timkostnad man har för personalen. Personalens timlön. Kan hämtas från anställning, schablon på personalgrupp eller schablon i regeln. Denna variabel kan endast användas om man räknar med intäkter från brukarregistret. Det är då den totala timintäkten för brukaren. Den summerade kostnaden för ob, jour, beredskap samt timlön. Sida 6
Skapa ett övrigt påslag (skapa en regel) Vad du gör är att skapa en regel för den variabel eller de variabler du är intresserad av. D.v.s. hur du vill att programmet ska räkna åt dig. Vi vill skapa en regel för hur semesterersättningen ska beräknas. Semesterersättningen är 12 procent av grundlönen plus ob-tillägg. Detta är vanlig matematik, där du använder plus (+), minus (-), gånger (*) och delat med (/) för att skapa ett resultat, ett värde. Regeln blir (se variabellistan ovan!) Grundlön*0,12 + OB_Lön*0,12 Du kan också lägga in parenteser för att visa vilka delar som hör ihop och ska höra ihop. Samma regel ovan blir då (Grundlön + OB_Lön)*0,12. Vilken av ovanstående sätt för samma regel var enklast att läsa och förstå? Om Grundlön är 5000 kr och OB_Lön 1000 kr, vad blir semesterersättningen enligt regeln ovan? Semesterersättningen blir 720 kr! Du vill titta på vad verksamheten kommer att kosta om de sociala avgifterna skulle vara 50% av lönekostnaden. Hur skulle den regeln kunna se ut? Prova själv och titta sedan på vårt förslag på svar nedan. Så här kan regeln se ut om det endast skulle vara grundlön som räknades in. (Grundlön)*0,5 Tar vi även med ob-ersättning blir det som följer; (Grundlön + (OB_Lön+10))*0,5 Sida 7
1. Välj kalkyleringsperiod och vad som ska kalkyleras. Markera i organisationsträdet vilken organisation summering ska göras på. Välj sedan vilken period summering ska göras på. Urval för summering Ange vilken datumperiod du vill beräkna, välj om du vill beräkna utifrån schema eller faktisk tid (planering). Observera om du endast har ett resursbehov som du vill göra kalkyl för så spelar det ingen roll om schema eller planering är markerat. När du klickat på summera visas samtliga datumintervall som är aktuella för din angivna period. Därefter klickar du på Summera för att starta beräkningen. Sida 8
2. Se summeringarna 1 2 3 Den bilden som nu visas innehåller summeringar av arbetstider. 1) De totala antalet timmar arbete från schema/planering ställt i relation till det totala antalet timmar i behovet/behoven. 2) Visar antalet timmar fördelade på de olika uppgifterna. Observera att när det står Ej angiven är det arbetstid som inte är kopplad till någon specifik uppgift. I utfall anges de arbetade timmarna och siffrorna vid minimalt önskat och maximalt hämtas från resursbehovet. 3) Visar bemanningsgrafen för varje dag. 3. Kalkylera kostnader För att gå vidare till att beräkna intäkter och kostnader, klicka på knappen för kalkylering. Sida 9
3a) Välja kalkyleringsregel När du klickat på knappen för kalkylering får du möjlighet att välja en regel för hur kalkyleringen ska gå till. Valbilden visar alla regler som förekommer. Markera önskad rad och klicka Kalkylera. Vill du skapa en ny regel klickar du istället på Ny. Sida 10
3b) Innehållet i en kalkyleringsregel 1 1 3 4 Om du vill skapa en ny regel, eller ändra befintlig, görs detta på denna bild 1. Namnet på din regel 2. Ange med kryssmarkering om timschablon ska användas. Du måste även ange den schablon som ska gälla. Fältet med markering för personalgrupp används inte idag. Oavsett om du angett timschablon så kommer värdet att hämtas från personens anställning om du använder regeln men även kopplar in personer. 3. Markera den regel som ska användas för utvärdering av Ob- jour- och beredskapsersättning 4. Ska kostnaderna även baseras på andra tillägg än lön anger du namn och formel för hur den ska beräknas (kan exempelvis vara sociala avgifter) Utöver detta kan du ange fasta värden samt procentsatser. När du är klar med din regel klickar du på OK och din nya regel sparas. Sida 11
3c) Vad/vilka ska tas med i kalkylen Du har nu valt kalkyleringsregel och klickat på Kalkylering. Bilden ovan kommer då fram. Om du i detta läge inte har några personer att beräkna utifrån så anger du eventuellt en rubrik och, om så önskas, lämpligt teckensnitt och klickar på Skriv till Excel. Du får då fram en kalkyl. Vill du att kalkylen ska baseras på personer och deras lön markerar du de personer som finns i listan eller klickar på Hämta anställningar(endast vid kalkylering av schema) Sida 12
3d) Färdig kalkyl Den färdiga kalkylen skapas i Excel. Du kan nu redigera den som ett vanligt Exceldokument. Sida 13