Expertgruppen för metadata Minnesanteckningar från möte 2013-02-07

DATUM/DATE 2013-02-07 BETECKNING/REFERENCE Expertgruppen för metadata Minnesanteckningar från möte 2013-02-07 Närvarande: Mikael Arvidsson Bodil Gustavsson Linda Jerrewing Harriet Lacksten Charlotte Landgren Jessica Lindholm Miriam Nauri Jonathan Pearman Anna Swärd Bergström Miriam Säfström Frånvarande: Annika Eriksson Viktor Sarge Karlstads Universitetsbibliotek Stockholms Universitetsbibliotek, SUB Myndigheten för tillgängliga medier, MTM Internationella biblioteket, IB Norrköpings SB Malmö Högskola, MAH Kungl. bibl., Nationalbibliografin, KB/NB (adjungerad) Malmö SB, MSB Umeå Universitetsbibliotek, UmUB (ordförande) Kungl. bibl., KB (sekreterare) Vitterhetsakademins bibliotek Regionbibliotek Halland 1. Mötet öppnades 2. Fastställande av dagordningen Dagordningen fastställdes med tillägg av några punkter. 3. Genomgång av föregående protokoll Protokollet godkändes och lades till handlingarna. 4. Självutvärdering Alla styr- och expertgrupper inom inflytandestrukturen är ålagda att göra en årlig självutvärdering av föregående verksamhetsår. Denna kommer sedan att utgöra en del av den verksamhetsberättelse som lämnas till KB:s nationella referensgrupp senast i mars. Under denna punkt fungerade Mikael Arvidsson som ordförande. Resultatet sammanfattas av sekreteraren i ett separat dokument som därefter cirkuleras och färdigställs via mail. POST / MAIL BESÖK / VISITS TELEFON / PHONE FAX E-POST / MAIL / WEB Box 5039 Humlegården 010 709 30 00 010 709 39 25 kungl.biblioteket@kb.se SE-102 41 Stockholm Stockholm +46 10 709 30 00 +46 10 709 39 25 www.kb.se Org.nr 202100-1710

Sida 2 (9) 5. Verksamhetsplan 2013 Diskuterades verksamhetsplanen. Beslutades att uppdatera den VP 2012-2013 som legat ute på vår hemsida, och justera den så att den istället täcker det som återstår av vår första mandatperiod (2013-2014). Även detta dokument kommer att cirkuleras och fastställas via mail. 6. Fastställande av arbetsgruppernas uppdrag, mandattid mm Våra arbetsgrupper diskuterades, uppdrag och mandattid fastställdes. Se bilaga 1. Arbetsgruppernas uppdragsbeskrivningar och sammansättning bör finnas på vår hemsida. Då denna är tämligen statisk kommer det att vara svårt att lyfta fram gruppernas aktivitet: expertgruppen hoppas att vår blogg kan komplettera med blänkare om gruppernas verksamhet. 7. Rapport från arbetsgrupperna 7.1 Resursbeskrivning och -åtkomst (RÅ) Säfström höll en kort presentation av gruppens arbete. RÅ hade sitt andra möte den 5/2 och arbetet rullar på bra. Ett bekymmer är frågan om finansiering av översättning och hantering av svensk praxis. Om detta ska skötas inom ramen för KB:s löpande verksamhet riskerar projektet att bli långdraget. Säfström ska rapportera RÅ:s arbete på Nationella referensgruppens möte den 20/2 och kommer där att lyfta frågan. 7.2 Kartläggning metadatalandskapet Lindholm rapporterade från arbetsgruppen som påbörjat arbetet med att beskriva några vanliga standarder för beskrivning och relatera dem till varandra. Gruppen är fortfarande intresserad av att visualisera landskapet, men vill till att börja med gärna ha feedback på de texter man skickat ut inför mötet. Man planerar att avsluta denna fas i arbetet under året och rapportera det på novembermötet. 7.3 Förlagsbransch och leverantörer internationellt Arbetsgruppen inleder sitt arbete då arbetsgrupperna för metadatalandskapet respektive tillgänglighetsfrågor levererat sina resultat. 7.4 Tillgänglighetsfrågor Lacksten rapporterade gruppens arbete som hittills inneburit en kartläggning av standarder för romanisering (transkribering och translitterering). Nästa steg är att undersöka hur de skillnader som finns (även då man använder samma standard, se

Sida 3 (9) bilaga till expertgruppens föregående protokoll) påverkar möjligheterna att använda och dela posterna. Gruppen planerar ett möte med representanter för olika katalogiserande instanser för att stämma av praxis kring romanisering och namnformer. Detta kommer att hållas efter 1 mars, då BTJ:s representant kommer på plats först då. 7.5 Folkbibliotekens medlemskap i Libris Gruppen har nu haft två möten. Man fortsätter diskussionen om folkbibliotekens specifika behov och problematik. Diskuterades projektplanen som skickats ut inför mötet. Gruppen sammanställer sina synpunkter och meddelar projektledare Hilda Androls dem. Huvudsakligen handlar det om förtydligande av gruppens uppgifter, ansvar och roll visavi projektstyrgrupp, intern arbetsgrupp etc. En synpunkt om utformningen av minnesanteckningarna (från det senaste mötet) framförs direkt till Hilda. 7.6 Arbetsgrupp för deweyfrågor Gruppen hade sitt första möte samtidigt som detta möte hölls och rapporterar i efterhand. 7.7 Ny arbetsgrupp för Svenska ämnesord Ämnesordsredaktionen på KB har inkommit med ett förslag på en arbetsgrupp för Svenska ämnesord, vilken skulle fungera ungefär som den arbetsgrupp för Dewey som redan inrättats. Expertgruppen biföll inrättandet av en sådan grupp, och godkände även de föreslagna medlemmarna. För både denna grupp och Deweygruppen diskuterades och fastställdes löpande ett års mandattid. Expertgruppen ska i samband med den årliga verksamhetsrapporten från gruppen även få ett förslag på sammansättning inför nästa år. Det finns fn ingen begränsning av hur många gånger enskilda medlemmar kan väljas om. 8. Kommunikationsplan Swärd Bergström presenterade den senaste versionen av kommunikationsplanen. Gruppen var mycket nöjd, men hade några kommentarer. Planen redigeras och fastställs via mail.

Sida 4 (9) 9. Blogguppdatering KB:s kommunikationsavdelning har ännu inte startat upp vår blogg, men förhoppningsvis ska den kunna komma igång under kommande vecka. Gruppen var intresserad av det utkast Sarge gjort, och Säfström åtog sig att skicka skärmdumpar från denna. 10. Fem saker du måste veta om metadata/metadata for dummies Som tidigare meddelat har vi fått ett 45-minuters seminarium godkänt till Biblioteksdagarna i Örebro. Nauri och Säfström skriver och håller presentationen. Diskuterades att anmäla en kortare variant av seminariet (som riktar sig främst till chefer och verksamhetsledare) till Bok&bibliotek. Seminarielängden här är endast 20 minuter. Beslutades att Säfström skickar förslaget. Om det godkänns erbjöd sig Anna Swärd Bergström och Jessica Lindholm att hålla anförandet. 11. Framtida konferensverksamhet och workshops Expertgruppen vill gärna gå vidare med Sarges utkast, och kommer att diskutera detta, till att börja med via mail, då Sarge inte hade möjlighet att delta på dagens möte. 12. Omvärldsbevakning 12.1 Rapport från diverse möten Swärd Bergström rapporterade från styr- och expertgruppernas sekreterar/ordförandemöte den 21/11, Bibliotekschefsmötet 21-22/11, samt SUHFmötet den 23/11. På sekreterar/ordförandemötet gjordes en genomgång av gruppernas verksamhet och relationer dem emellan. Interaktionen grupperna emellan kan utvecklas. Man talade också om behovet att synliggöra själva inflytandestrukturen, något expertgruppen tidigare berört. Det årliga Bibliotekschefsmötet ersätter den tidigare Biblioteksstämman. Årets tema var ledarskap, och en punkt på programmet var ordförandena på scenen. Vår ordförande fick tillfälle att lyfta fram vårt arbete med RDA och slog ett slag för den planerade presentationen Metadata for dummies. På eftermiddagens öppna hus talade expertgruppen om progressionen till RDA och den arbetsgrupp som arbetar för en nationell katalog.

Sida 5 (9) SUHF hade bjudit in representanter för alla de styr- och expertgrupper till vilka de utsett ledamöter att rapportera om gruppernas arbete. Detta möte hölls efter Bibliotekschefsmötet och tycks vara ett bra sätt för den utseende organisationen att hålla sig uppdaterad om gruppernas arbete. 12.2 Författaridentifikatorprojektet Gustavsson rapporterade från detta KB-understödda projekt. Ulf Kronman från Open Access och Miriam Säfström har ingått i styrgruppen. Syftet var att undersöka möjligheten att införa ett gemensamt system för att identifiera upphovsmän knutna till våra lärosäten. Slutrapporten är nu klar och ligger i DiVA. Den innehåller en sammanfattning och tydliga rekommendationer. KB och lärosätena har fått ett antal uppmaningar. Den identifikatorstandard som förordas är ORCID, en internationell de facto-standard under uppbyggnad. Ulf Kronman har ansvaret att följa upp detta från KB:s sida, och föreslås kommentera rapporten då den presenteras på Mötesplats Open access 17 april i Göteborg. 12.3 Libris användargrupp katalogisering Säfström berättade att Libris kommer att starta upp en användargrupp för katalogisering. En sådan grupp fanns i den äldre strukturen, men har saknats de senaste åren. Gruppen är efterlängtad, men för att den ska bli framgångsrik är både dess sammansättning och en tydlig beskrivning av dess uppdrag/mandat avgörande. 13. Övriga beslut Beslutades att Säfström skickar ut protokoll från Styrgruppen för Libris nationella infrastruktur och Expertgruppen för digitalisering då dessa presenteras på KB:s sidor. Projektutlysningar: vi vill lysa ut Verktyg och strategier för utvinning av metadata även i år. För att få bra ansökningar kommer vi att aktivt söka kontakt med sökande vi tror kan göra ett bra jobb. Alla expertgruppsmedlemmar får i uppdrag att fundera över lämpliga personer/institutioner och även andra projekt för utlysning. 14. Mötet avslutas Ordförande tackade alla för deras insatser och riktade ett särskilt tack till Internationella biblioteket för lånet av mötesrum, visning med mera. Nästa möte hålls i Umeå den 7/5 2013.... Anna Swärd Bergström, ordförande... Miriam Säfström, sekreterare

Sida 6 (9) Bilaga 1: Expertgruppen för metadatas arbetsgrupper Resursbeskrivning och åtkomst (RÅ) Gruppen inrättades på expertgruppsmöte den 23/5 2012, men fick sitt officiella uppdrag från NatRef först 13/9 samma år. Gruppen hade sitt första möte 6/11 2012, och har tills vidare mandat t o m 2014. Uppdrag: Gruppen hanterar frågan om övergång till RDA (Resource Description and Access). RÅ ska bryta ned frågan i mindre beståndsdelar, analysera och skapa beslutsunderlag för att kunna gå vidare i frågan. Särskilt avseende ska fästas vid följande fokusområden: Modell för åtkomst till regelverket Svensk praxis och översättning Bibliografiska format Systemperspektivet Undervisning/marknadsföring/kommunikation Befintliga poster och data från externa källor Sammansättning: Anders Cato (BTJ), Isabel Folkesson (GUB), Mikael Gunnarsson (BHS), Jan Gustafsson (LUB), Linda Jerrewing (MTM), Olle Johansson (KB/AVM), Charlotte Landgren (Norrköpings SB), Katarina Synnermark (KB/NB) och Miriam Säfström (KB/Libris) (sammankallande). Metadatalandskapet Gruppen inrättades på expertgruppsmöte den 23/5 2012. Gruppen beräknar vara klar med den första fasen av sitt arbete och därmed avslutas iom 2013. Slutrapportering planeras till expertgruppens novembermöte. Uppdrag: Gruppen ska inleda en kartläggning av metadatalandskapet. Kartläggningen bör i sin första fas omfatta standarder för resursbeskrivning inom den svenska biblioteksvärlden och koppla detta till de tjänster vi använder. Syftet är att på ett överskådligt och strukturerat vis beskriva det område expertgruppen verkar i och kring. Kartläggningen kan sedan den utvidgats (med bl a standarder för auktoritetsdata, beskrivningsdata från leverantörer etc) utgöra utgångspunkt för en rekommenderad standarduppsättning standarder och praxis ( best practices ). Sammansättning: Mikael Arvidsson (Karlstads Universitetsbibliotek), Jessica Lindholm (MAH) (sammankallande), Viktor Sarge (Regionbibliotek Halland)

Sida 7 (9) Förlagsbransch och leverantörer internationellt Gruppen inrättades på expertgruppsmöte den 23/5 2012 och har ännu inte inlett sitt arbete, utan vilar tills kartläggningen av metadata och tillgänglighetsgruppen levererat resultat. Avslutas senast iom 2014. Uppdrag: Gruppens arbete är att betrakta som ett steg två som utgår från kartläggningsgruppen, samt i viss mån från resultatet från arbetsgruppen för tillgänglighetsfrågor (se nedan). Först då detta underlag finns ska gruppen utifrån detta gruppen arbeta med vilka krav man kan ställa på leverantörerna (metadatastandarder, SFX, särskilda transkriberings-/translittereringspraxis etc.). Sammansättning: Bodil Gustavsson (SUB) och Jonathan Pearman (MSB) (sammankallande). Tillgänglighetsfrågor Gruppen inrättades på expertgruppsmöte den 23/5 2012. Gruppen har tills vidare mandat t o m 2014. Uppdrag: Gruppen hanterar tillgänglighetsfrågor och ska utreda vilka standarder som används för translitterering och transkribering, vid produktion av katalogposter, i första hand inom Norden. Frågan om originalskrift kommer att angripas då kartläggningen är genomförd. Ett resultat av gruppens arbete skulle kunna vara en kravspecifikation biblioteken kan använda gentemot sina systemleverantörer. Sammansättning: Harriet Lacksten (IB) (sammankallande) och Jonathan Pearman (MSB). Arbetsgruppen för folkbibliotekens medlemskap i Libris Gruppen inrättades genom ett NatRef-möte 24/4 2012. Gruppen har tills vidare mandat t o m 2014. Styrgruppen för Libris nationella infrastruktur och Expertgruppen för metadata har tillsatt denna gemensamma arbetsgrupp. Mandattiden är ett år, med start hösten 2012. Uppdrag: Gruppen ska titta närmare på de förutsättningar folkbiblioteken behöver för att gå med i Libris. Fokus ska vara bibliotekens behov av postförsörjning och att finna lösningar för detta. Utgångspunkt för arbetet ska vara rapporten Folkpost på 3 sekunder (http://www.kb.se/dokument/rapport_nationell_katalog_11_06_20.pdf). Som ett resultat av denna rapport (jfr s 24, Startpaket ) har också en guide för registrerande Librisbibliotek (http://www.kb.se/libris/startpaketguide-for-libris-

Sida 8 (9) registrerande-bibliotek/) tagits fram. Avrapportering till styrgruppen och expertgruppen ska ske med jämna mellanrum och en större rapportering ska planeras in i halvtid. Resultatet ska levereras i form av en beskrivning av bibliotekens behov och förslag på lösningar som ska kunna fungera som underlag för KB:s vidare arbete. Sammansättning: Från Expertgruppen; Bodil Gustavsson (SUB), Charlotte Landgren (Norrköpings SB), Harriet Lacksten (IB) och Jonathan Pearman (MSB). I övrigt består gruppen av Lena Gråberg (Uddevalla stadsbibliotek), Åsa Hansén (Karlstad stadsbibliotek), Ylva Sommerland (Göteborg stadsbibliotek) samt Hilda Androls (KB) (sammankallande). Arbetsgruppen Dewey Gruppen inrättades på expertgruppsmöte den 12/11 2012 och hade sitt första möte 7/2 2013. Gruppen får löpande ett års mandat. Det finns ingen begränsning av hur många gånger enskilda medlemmar kan väljas om. Expertgruppen får i samband med den årliga verksamhetsrapporten från gruppen även förslag på sammansättning inför nästa år. Uppdrag: Gruppen fungerar som referensgrupp och syftar att ge de bibliotek som använder Dewey inflytande över Svenska deweyredaktionens arbete, och gruppen ska bland annat hjälpa till att ordna årliga användarmöten. Sammansättning: Harriet Aagaard (KB/Libris) (sammankallande), Lina Berglund (MSB), Maria Gullberg (MAH), Bo Jernberg (Linköpings universitet), Olof Osterman (KB/NB), Helene Stenman (UmUB), Elisabet Viktorsson (BTJ), Astrid Wolff Feychting (Umeå SB) Arbetsgruppen Svenska ämnesord Gruppen inrättades på expertgruppsmöte den 7/2 2013. Gruppen får löpande ett års mandat. Det finns ingen begränsning av hur många gånger enskilda medlemmar kan väljas om. Expertgruppen får i samband med den årliga verksamhetsrapporten från gruppen även förslag på sammansättning inför nästa år. Uppdrag: Gruppen fungerar som referensgrupp och syftar att ge de bibliotek som använder Svenska ämnesord inflytande över redaktionens arbete. Gruppen ska bland annat hjälpa till att ordna årliga användarmöten, men också verka för samordning av ämnesordslistor. Sammansättning: Gruppen är ännu ej bemannad, men Ingrid Berg (KB/Libris) blir sammankallande.

Sida 9 (9) Bilaga 2: Projektutlysning 2012/2013: Verktyg och strategier för utvinning av metadata Metadata skapas på många olika sätt, inte bara av katalogisatörer eller automatiskt då en digital resurs kommer till. Det finns exempelvis även möjligheter att utvinna intressant metadata från fulltexter och genom analys av användarbeteenden (t. ex. "clicktracks"). KB välkomnar nu ansökningar för projekt på området verktyg och strategier för utvinning av metadata. Projektmedel kan sökas för att Undersöka/utveckla statistikverktyg för att sammanställa och indikera intressanta grupperingar av data (t ex vanligt förekommande ämnesordsgrupper och taggar, sökord i förhållande till ämnesord). Undersöka/utarbeta hur strategier för utvinning av metadata kan utformas, hur olika typer av metadata kan komplettera varandra etc. Sammanställa en översikt över befintliga verktyg och/eller forskningsläget. Även andra undersökningar, tester, förstudier eller utvecklingsprojekt inom området välkomnas. Vid bedömning av inkomna ansökningar kommer stor vikt att läggas vid möjligheten att följa upp projekten och sprida resultaten. Projekt som beviljas medel kommer att ha kontinuerlig kontakt med Expertgruppen för metadata under projekttiden.