Sammanträdesdatum Sida 1 (9) Plats och tid Svansjörummet, kommunhuset, Kinna klockan 17.00 19.30 Beslutande M C FP S Ann Iberius-Orrvik Tommy Västerteg Bernt Spetz, ordförande Göran Andersson, vice ordförande Övriga närvarande Ej tjänstgörande suppleanter M Rolf Skarin FP Claes-Göran Bengtsson Tjänstemän Haleh Lindqvist, Vd Lill Tinnerholm, förvaltare Karin Hydén, ekonomichef Marks kommun Martin Svenhed, redovisningschef Marks kommun Tomas Persson, ekonom Utses att justera Justeringens plats och tid Göran Andersson Kommunhuset, Kinna Underskrifter Sekreterare Paragrafer 38-44 Lill Tinnerholm Ordförande Bernt Spetz Justerande Göran Andersson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Marks Fastighets AB Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande 2011-05-25 Datum för anslags nedtagande 2011-06-15 Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret
Sammanträdesdatum Sida 2 (9) 38 Mål- och resultatplan (MORP) samt aprilrapport Information av VD Anledningen till mötet är att i arbetet med MORP:en ser att ekonomin är så pass svag att styrelsen måste meddelas. Från och med årets MORP har underhåll och investeringar lyfts in utan revidering för att rymmas inom ett nollresultat. Det har funnits en medvetenhet i bolaget att kring den svaga ekonomin och det har vid tillfälle intygats av avgående auktoriserade revisorn Anders Bergman. Redovisningschefen påvisade att utifrån de förutsättningar som vi nu har haft när vi tagit fram MORP-förslaget, kommer budgeterat resultat att bli negativt varje år och eget kapital blir mindre än 50 % av aktiekapitalet under 2014. Om/när man misstänker att detta inträffat skall en kontrollbalansräkning upprättas. Om kontrollbalansräkningen visar att halva aktiekapitalet verkligen är förbrukat måste styrelsen kalla till extra bolagsstämma för att besluta om bolaget ska försöka återställa hela det registrerade aktiekapitalet eller om bolaget ska träda i likvidation. Kontrollbalansräkningen skall alltså inte göras för att halva aktiekapitalet förväntas bli förbrukat inom 2-3 år, detta skall göras först när man misstänker att halva aktiekapitalet verkligen är förbrukat, Styrelsen kan ändå inte lämna en MORP till moderbolaget med en sådan balansräkning utan att samtidigt ge åtgärdsförslag, eller vilket är det bästa arbeta in åtgärdsförslag i bolagets MORP som innebär att situationen aldrig uppstår. Underhålls- och investeringsplan Till MORP:en har en underhålls- och investeringsplan tagits fram av arkitekt Sören Frendberg. Dock är det otydligt vad som är underhåll respektive investering. Tidigare har funnits en förteckning som mer har kunnats likna vid en behovsplan, utan någon form av rangordning vare sig i prioritet eller pengar. Det underhåll som gjorts har varit det mest nödvändiga. Av den anledningen finns ett uppdämt underhållsbehov. Några punkter i underhålls- och investeringsplanen rör tillgänglighetsfrågor samt nya PBL. De ligger inplanerade först 2012 och 2013 vilket ifrågasattes med tanke på att reglerna gäller redan nu. Frågan besvarades med att man i dessa fall kan begära dispens. En post i underhållsplanen är brandskyddsöversyn där vi kommer att behöva budgetera pengar. Detta behöver ses över och säkerställas. Ekonomirapporter Ekonomen gick igenom mål- och resultatplan samt aprilrapport. Frågan kom upp om hur bolagets kassa ser ut. En överblick av lånen efterfrågades. Beslut Aprilrapporten togs utan vidare kommentarer och kan därför anses som beslutad. Styrelsen beslutade att ge VD i uppdrag att en oberoende konsult skall gå igenom det behov som finns och upprätta en underhålls- och investeringsplan.
Sammanträdesdatum Sida 3 (9) Styrelsen beslutade att ge VD i uppdrag att gå till Spinnerskan i Mark AB och begära en genomlysning av fastighetsbolagets ekonomi. VD återkopplar till Spinnerskan i Mark AB och lyfter en genomarbetad plan från styrelsen. MORP:en ta fram i två förslag där man i ena exkludera Rydals-fastigheten. Återkopplingen till Spinnerskan i Mark AB görs utifrån den plan som styrelsen påbörjar vid nästa styrelsemöte den 24 maj 2011. Den plan som styrelsen tar fram arbetas in i mål- och resultatplanen 2012-2015. Mål- och resultatplanen skall enligt tidplan från kommunstyrelsen lämnas in 16 maj 2011. För att ge styrelsen möjlighet att arbeta in åtgärdsplanen så långt som möjligt i mål- och resultatplanen lämnades vid mötet möjlighet för styrelsen att lämna in planen i början av juni. Ekonomen tar fram en kassaflödesanalys. Ekonomen tar också fram beräknat utfall/fastighet till styrelsemötet den 24 maj 2011. Redovisningschefen tar fram ett underlag och en översikt på lånen. Inga övriga synpunkter lämnades på den inför mötet utskickade aprilrapporten
Sammanträdesdatum Sida 4 (9) 39 Rydalsprojektet Rydalsprojektet löper på sitt sista år och går ut 2011. Projektet har inte kunnat uppfylla de uppställda målen varför framtiden är oviss. Oavsett om projektet skulle fortlöpa eller inte så löser det inte underhållskostnaderna. Projektets lokalhyresgäster består till största delen av småföretagare som erbjudits en s k hyrestrappa för att underlätta deras start. Innebär att hyresnivåerna är förhållandevis låga. En möjlighet värd att utreda är att ta kontakt med Riksantikvarieämbetet för att höra efter om dom kan ta över fastigheten. Rydalsfastigheten saknar flexibilitet för att möta behov från potentiella hyresgäster. För att åstadkomma flexibilitet krävs stora investeringar.
Sammanträdesdatum Sida 5 (9) 40 Specifika avtal Inköp av pellets görs idag av Derome. Har vi avtal på det? Är det upphandlat? Kan vi köpa via Mark Kraftvärme? Stora Enso. Hur ser avtalet ut? Ligger underhållet på fastighetsägaren eller hyresgästen? Anges också om läckage, vad är det? Bolaget har fortfarande hyresfordringar på Never Mind som hyr i Hyssna. Den första fakturan är från tidigt 2010. Beslut Förvaltaren tar fram underlag på hur vi köper in pellets. Förvaltaren tar fram avtalet för Stora Enso för att reda ut vem av parterna som står för underhåll. Tar även fram information om läckaget. Ett möte skall bokas med hyresgästen Never Mind för att upprätta en avbetalningsplan.
Sammanträdesdatum Sida 6 (9) 41 Hyresavtal Hyresavtal generellt Hyresavtalen i företaget är utformade på olika sätt bland annat på grund av att en del är gamla och en del är nya. Därför skall samtliga gås igenom av kommunens jurist. Hyresavtalet med Hafa/Westerbergs Hyresgästen har uttryckt en vilja att avtalet skall ses över och moderniseras. Efter förflyttning av större delen av administrationen till huvudkontoret i Halmstad står samtliga delar på plan 2 tomma. Fastighetsbolaget har försökt hyra ut dessa delar till annan hyresgäst utan reslutat. Önskemål finns om att utesluta dessa delar i kontraktet. Beslut Till nästa styrelsemöte 24 maj 2011 tas fram ett förslag till hyreskontrakt där hänsyn tagits till ovan delar.
Sammanträdesdatum Sida 7 (9) 42 Skyltar Rydal Förvaltaren redogjorde för det förslag till skylt som tagits fram till Rydalsfastigheten. Förslaget är framtaget av arkitekt Roberto Cattaneo som gör sin praktik i Rydal. Designen och utformningen är avstämd mot kommunens designprogram och godkänd av styrelsen sedan förra styrelsemötet. Nästa steg var att estimera en kostnad. Kostnaden blir ca 400 000,- Beslut Kostnaden är för hög och inte försvarbar. En enklare skylt får tas fram.
Sammanträdesdatum Sida 8 (9) 43 Evenemanget Vävmässan i september 2011 Fastighetsbolaget har tackat nej till evenemanget i september 2011. Anledningen till detta är att tidplanen med upphandling och arbeten inte kunde hållas. Vävmässan erbjöds andra lokaler i kommunen men de avböjde. Lokalen i Rydal hade offererats till i princip ingen kostnad alls och det var troligtvis avgörande med tanke på skillnad på kostnad.
Sammanträdesdatum Sida 9 (9) 44 Nästa möte den 24 maj 2011 Går det att ha en underhålls- och investeringsplan till nästa möte? På mötet skall styrelsen ta fram en riktning och ett underlag till prioritering. Till nästa möte görs besök ute i Rydal och i Hyssna för att bättre skapa en bild av fastigheterna. Datum för detta bestämdes fredagen den 20 maj 2011 med samling kl. 09.00 (bokat klockan 09.30). Förvaltaren återkommer med besked.