VERSION ANVÄNDARGUIDE FÖR WINDOWS 16BIT TM
Friskrivningsklausul Novell, Inc. ger ingen garanti av något slag för innehållet i denna handbok, vare sig uttrycklig eller underförstådd, inklusive men inte begränsad till underförstådda garantier för merkantilt bruk och lämplighet för särskilt ändamål, eller av lagar och stadgar om försäljning. Novell, Inc. förbehåller sig rätten att när som helst göra ändringar i detta dokument och dess innehåll när som helst utan föregående meddelande. Novell, Inc. ger heller inga garantier, uttryckliga eller underförstådda, inklusive men inte begränsade till de implicita garantier om säljbarhet och ändamålsenlighet för något specifikt syfte, vad gäller programvaran. Novell, Inc. förbehåller sig rätten att ändra i programvaran och dess innehåll utan föregående meddelande. Novell och GroupWise är registrerade varumärken som tillhör Novell, Inc. i USA och i andra länder. C3P0, Client 32, Envoy och GroupWise 5 är varumärken som tillhör Novell, Inc. WordPerfect och WordPerfect Office är registrerade varumärken som tillhör Corel Corporation i USA och i andra länder. QuickMenu är ett varumärke som tillhör Corel Corporation Limited. Franklin Day Planner är ett registrerat varumärke som tillhör Franklin Quest Co. Word Pro är ett varumärke som tillhör Lotus Development Corporation. Windows är ett registrerat varumärke som tillhör Microsoft Corporation. Excel och Windows 95 är varumärken som tillhör Microsoft Corporation. Xerox är ett registrerat varumärke som tillhör Xerox Corporation. Version 5.2 1993 1997 Novell, Inc. Med ensamrätt. Tryckt i USA. 100004129001 Denna handbok får inte återges eller överföras i någon form eller på något sätt, elektroniskt eller mekaniskt, inklusive fotokopiering och inspelning, eller översättas till något språk för något som helst ändamål utan uttryckligt skriftligt godkännande av utgivaren: Novell, Inc. 1555 N. Technology Way Orem, Utah 84097 USA.
Innehåll Komma igång Använda GroupWise Välkommen till GroupWise... 2 Den här handboken... 3 Installera GroupWise... 4 Få hjälp... 5 Adressregister... 9 Alternativ... 12 Anteckning... 14 Arbetsinställningar... 17 Arbetsytan... 19 Arkivera... 24 Arkiverings och raderingsinställningar... 26 Associeringsinställningar... 27 Autodatum... 29 Avancerade inställningar... 42 Avsluta... 43 Avslå... 43 Behörighetslista... 45 Bilagor... 47 Bokning... 50 Bokningsinställningar... 54 Brev... 54 Byt skärmlayout... 56 Datumskillnad... 57 Delegera... 58 Dölj fönster... 59 Dölj meny... 59 Font... 60 Fullmakt... 62 Fönstermenyn... 65 Godkänn... 66 GroupWise View Designer... 67 Grupper... 70 Gå till dagens datum... 73 Gå till datum... 73 Hjälp... 74 Huvudfönstret... 77 Hämta... 78 I turordning... 79 Info... 81 Inkorg... 83 Inställning av alternativ för bokningstider... 86
Inställningar Anteckning... 88 Inställningar Kataloger... 88 Inställningar Mapplista... 89 Inställningar Post/telefon... 90 Inställningar av standardvyer... 91 Inställningar för att ta emot aviseringar... 93 Inställningar för datum och tidsformat... 94 Inställningar för lösenord... 96 Inställningar... 97 Kalender... 98 Knapprad... 101 Ljud... 106 Läs... 107 Makro... 108 Mappar... 112 Markera privat... 116 Markera utförd... 117 Notify... 118 OLE... 121 Papperskorg... 124 Personliga adresser... 126 Radera... 127 Regler... 128 Resurser... 135 Skicka om... 138 Skicka... 139 Skriv ut kalender... 140 Skriv ut... 142 Snabblista... 143 Snabbsökning... 145 Spara skärmlayout... 159 Spara... 160 Stavningskontroll... 162 Ställ in datum... 170 Ställ in signal... 171 Svara... 172 Synonymordlista... 173 Systemfärger... 174 Sök... 175 Söka efter lediga tider... 177 Sökning efter lediga tider... 179 Telefonmeddelande... 184 Uppdatera... 185 Uppgift... 186 Uppgiftsinställningar... 190
GroupWise Remote 214 Urklipp... 190 Urval... 191 Utkorg... 198 Utskriftsinställningar... 202 Vidarebefordra... 204 Visare... 205 Öppna vy... 212 Använda GroupWise Remote Index Disketter med GroupWise Remote... 214 Checklista för att komma igång... 214 Systemkrav för GroupWise Remote... 215 Hur GroupWise Remote fungerar... 216 Ansluta till huvudsystemet med GroupWise... 218 Formulär för inställningen... 219 Installera GroupWise Remote... 222 Ställa in GroupWise Remote... 224 Skapa en modemanslutning... 227 Skapa en nätverksanslutning (direktanslutning)... 231 Skapa en TCP/IPanslutning... 232 Prova anslutningarna... 233 Hämta information (ladda ned)... 237 Skicka försändelser... 241 Ändra Remoteinställningarna... 242 Ställa in eller ändra tidszonen... 243 Index... 246
Komma igång Välkommen till GroupWise 1
Välkommen till GroupWise Du kan använda Novell GroupWise när du vill skicka, ta emot och hantera korrespondens med andra GroupWiseanvändare. Du kan också boka möten med andra användare samt skapa och hantera händelser i din egen kalender. Huvudfönstret I Inkorgen och Utkorgen kan du granska inkommande och utgående försändelser. I Kalendern kan du kan öppna dina kalendervyer. I listorna kan du välja den vy som var och en av ikonerna öppnar. När du först öppnar GroupWise ser du huvudfönstret. Från huvudfönstret kan du öppna andra fönster där du kan visa inkommande och utgående försändelser, öppna kalendervyer när du vill hantera ditt schema och öppna vyer när du vill skicka meddelanden, bokningar, uppgifter, anteckningar och telefonmeddelanden. I Papperskorgen kan du visa försändelser som du har tagit bort. Du kan använda knapparna för försändelsevyer när du vill öppna meddelanden, bokningar, anteckningar eller telefonmeddelanden. På Arbetsytan kan du placera vyer, makron eller program i huvudfönstret så att du snabbt kan öppna dem. GroupWisevyer Du visar information i vyer. Det finns tre typer av vyer i GroupWise: Kalendervyerna visar dina bokade försändelser, det datum bokningarna gäller och när de ska vara klara. En kalendervy kan visa listor över bokningar, uppgifter och anteckningar, en månadskalender samt inkommande och utgående försändelser. Använd gruppvyerna när du vill skicka ett meddelande, en bokning, en anteckning, en uppgift eller ett telefonmeddelande till en eller flera användare. Du kan till exempel schemalägga flera användare och resurser för en bokning. Använd egna vyer när du vill lägga in bokningar, anteckningar eller uppgifter i din kalender. Du kan till exempel skapa poster i din uppgiftslista. 2 Välkommen till GroupWise
Använd View Designer i GroupWise när du vill skapa egna vyer. Du kan skapa kalendervyer där de funktioner du oftast använder finns med, till exempel en bokningslista, Inkorg eller Utkorg. Du kan också skapa egna vyer eller gruppvyer som till exempel kan innehålla företagets logotyp, grafik, filmer, listrutor, kryssrutor och en anpassad meddelanderuta. Standardvyer jämfört med anpassade vyer GroupWise installeras tillsammans med en uppsättning standardvyer. Dessa vyer finns på nätverket och syns i alla användares listrutor. Om du skapar egna vyer visas också dessa vyer i listrutorna, men nedanför en skiljelinje. Inkorgen och Utkorgen Kalendern Du kan använda Inkorgen och Utkorgen när du vill granska de försändelser som du har tagit emot och skickat iväg. Du kan använda Inkorgen när du vill öppna försändelser som du har tagit emot och när du vill radera försändelser du inte längre vill ha kvar. Använd Utkorgen när du vill återkalla försändelser du har skickat iväg eller när du vill kontrollera om en försändelse har öppnats, godkänts, avslagits, raderats och så vidare. Använd kalendervyerna när du vill arbeta med ditt schema. Du kan visa dina bokningar, uppgifter och anteckningar för aktuell dag så att du kan se vilka du har godkänt eller avslagit. Om det finns en väntande försändelse kan du öppna och läsa den. Du kan sedan godkänna eller avslå försändelsen. Om du avslår försändelsen tas den bort från din kalender och placeras i Papperskorgen. Den här handboken Konventioner Den här handboken beskriver alla funktioner som finns i GroupWise. Funktionerna är alfabetiskt ordnade så att du lätt kan hitta dem. Ikoner En del av ikonerna i GroupWise har inga namn i gränssnittet. I instruktionerna kan du hitta bilder på ikonerna som visar dig vilken ikon du ska klicka på för att utföra åtgärden. Följande exempel visar hur det ser ut i handboken: Den här handboken 3
1 Klicka på Fullmakt och välj sedan namnet på den användare du vill ge fullmakten. Ord i fetstil Fetstilta ord i steg eller förklaringar visar vad du ska klicka på, välja eller markera under steget. Följande exempel visar hur det ser ut: 1 Klicka på Arkivmenyn och klicka sedan på Inställningar. Installera GroupWise Detta avsnitt innehåller den information du behöver för att kunna börja använda GroupWise. Systemkrav för Windowsklienter Följande tabell visar rekommenderade systemkrav för att köra GroupWise i Windows 3.1. Maskinvara/Program Krav Processor 80486/25 eller snabbare Windowsversion 3.1 eller senare Minne 8 MB Hårddiskutrymme Arbetsstation 2 MB; Fullständig installation 20 MB Köra installationsprogrammet Innan du kan börja använda GroupWise måste du köra installationsprogrammet. Fråga systemadministratören varifrån installationen ska ske. Sökvägen kan till exempel vara N:\GRPWISE5\SETUP.EXE. 1 Klicka på Arkivmenyn och sedan på Kör i Programhanteraren eller Filhanteraren och ange sedan sökvägen för SETUP.EXE. Viktigt! Du bör använda installationsprogrammet för GroupWise för att alla kataloger och filer ska installeras på rätt sätt. 2 Välj språkversion och klicka sedan på OK. 3 Välj installationstyp. 4 Installera GroupWise
Om du väljer Anpassad installation kan du välja vilka filer som ska installeras och var de ska placeras. När installationen är slutförd får du uppge i vilken grupp du vill placera programikonerna för GroupWise. Rutan Programgrupp visar GroupWise 5 som förslag. Om du vill placera GroupWiseikonerna i en annan grupp anger du det nya gruppnamnet. 4 Klicka på OK. 5 Klicka på Ja om du vill visa filen Readme. Klicka på Stäng när du är färdig och vill fortsätta. Köra GroupWise för Windows Starta GroupWise. 1 Dubbelklicka på GroupWiseikonen. Få hjälp Direkthjälp Om du har problem med att använda GroupWise kan du få hjälp från flera olika håll. Direkthjälpen ger dig snabb tillgång till dokumentation utan att du behöver slå i någon handbok. Du kan använda hjälpfunktionen när som helst medan du kör GroupWise. Nedanstående punkter beskriver bara några av de funktioner som finns i direkthjälpen. Mer information finns under Hjälp. Alla dialogrutor innehåller en Hjälpknapp som ger information om just den dialogrutan. Dialogrutan Sök gör att du kan använda nyckelord för att söka efter hjälpavsnitt. Klicka på Hjälp och klicka sedan på Sök hjälp om. Du kan använda funktionen Hur gör jag när du vill välja hjälpavsnitt från en lista över vanliga uppgifter. Klicka på Hjälp och klicka sedan på Hur gör man. Få hjälp 5
Det finns guider som leder dig igenom vanliga uppgifter. Klicka på Hjälp och klicka sedan på Guider. Tidningen Cool Solutions Välj Basics om du vill lära dig de grundläggande funktionerna i GroupWise. Cool Solutions är en onlinetidning på Internet som är helt inriktad på att hjälpa dig att lära dig allt om GroupWise. I tidningen (som endast finns på engelska) kan du hitta praktiska tips och artiklar om hur du kan använda funktionerna i GroupWise. Du kan också hitta olika resurser, till exempel Snabbintoduktioner, som du kan hämta och demonstrationer som kan hjälpa dig att komma igång med GroupWise. Det här är ett exempel på vad du kan hitta: Öppna Cool Solutions 1 Skriv WWW.GWMAG.COM i din webbläsare. Välj The Vault om du vill läsa tidigare utgåvor av tidningen. Välj Notify Me om du vill bli meddelad varje gång en ny artikel kommer in. Välj Talk to Us och tala om för oss vad du tycker om Group Wise. Ställa frågor till GroupWiseexperterna Ask the Experts är den plats där du kan ställa frågor om GroupWise. Om du undrar över hur en viss sak ska göras i GroupWise men inte kan hitta relevanta instruktioner i handböckerna kan du skicka en fråga till experterna. 6 Få hjälp
1 Skriv WWW.GWMAG.COM i webbläsaren. 2 Klicka på Ask the Experts och klicka sedan på Ask Us. 3 Klicka på Ask the Cool Solutions Experts. 4 Ange efterfrågad information och din fråga. 5 Klicka på Send. Hämta resurser från Cool Solutions På sidan Downloadables kan du hitta många olika resurser som du kan hämta, anpassa och sedan använda i din egen organisation. Det finns till exempel demonstrationer som visar hur du kan använda GroupWise, det finns tidningsartiklar samt en Snabbintroduktion. 1 Skriv WWW.GWMAG.COM i webbläsaren. 2 Klicka på Downloadables. 3 Välj vad du vill hämta och följ sedan instruktionerna på skärmen. Mer hjälp Om du behöver mer hjälp än den som direkthjälpen, den här handboken och Cool Solutions kan erbjuda kan du kontakta företagets supportavdelning eller systemadministratören. Om de inte kan lösa ditt problem kan de i sin tur kontakta Teknisk support. Få hjälp 7
Använda GroupWise 8 Få hjälp
Adressregister Du kan använda adressregistret när du behöver leta efter användarid, när du vill adressera en försändelse till flera användare eller när du vill skapa en egen grupp. Du kan också lägga till de användarnamn och resurser du oftast använder i ett pesonligt adressregister. Se Personlig Adress. Adressregistret innehåller en lista över användare, rutorna Till, Kopia och Blindkopia eller rutan Turordning om du skapar en turordningslista. Du kan sortera användarlistan efter förnamn, efternamn eller användarid. Du kan välja de användare du vill skicka försändelsen till och placera deras användarid:n i lämplig ruta. När du klickar på OK kommer de användarid du valt ut att överföras till motsvarande adressrutor i försändelsen. Innehåller favoritaddresser. Listruta Kommandoknappen Extern adress. Rutan Till. Rutan Kopia. Rutan Blindkopia. Begrepp Adressrutorna Det finns tre adressrutor i GroupWise: Till, Kopia och Blindkopia. Deras innebörd förklaras nedan. Till avser primära mottagare. Du måste placera minst ett namn i den här rutan för att kunna skicka en försändelse. Användare som finns i rutan Till får försändelsen precis som den ser ut när den skickas iväg. Kopia avser mottagare av kopior. Mottagare av kopior är användare som kan ha nytta av den information som finns i försändelsen men som inte är direkt ansvariga för den. Användare som är adressater i rutan Kopia får en kopia av det meddelande som skickas till de primära mottagarna. Adressregister 9
Blindkopia avser mottagare av hemliga kopior. Dessa mottagare får en kopia av den försändelse som skickas till de primära mottagarna. Endast avsändaren och mottagarna av den hemliga kopian känner till att en sådan har skickats. Mottagare av hemliga kopior känner heller inte till varandra. Grupper Det finns två olika typer av grupper i GroupWise som du kan använda för att adressera en försändelse: systemgrupper och egna grupper. Systemadministratören skapar systemgrupperna och de kan inte redigeras. Egna grupper skapar du själv, och de kan redigeras eller raderas. Se Grupp. Resurser Resurser är försändelser som kan schemaläggas för olika syften. Resurser kan vara många olika saker, till exempel ett rum, en OHprojektor eller en bil. Systemadministratören definierar resurser genom att ge dem ett identifierande namn och tilldela dem till en användare som blir resursens ägare. Den användare som äger resursen kan agera som fullmaktstagare för resursen och ta emot alla bokningar och godkänna eller avslå dessa. Adressera en försändelse 1 Dubbelklicka på den typ av försändelse du vill skicka från en listruta över försändelsevyer i huvudfönstret. 2 Skriv användarnas ID i textrutan Till. Använd ett komma för att skilja olika användarid:n åt (till exempel STEFANK, BRITTAG). Gå till steg 7. eller Om du inte känner till användarnas ID:n fortsätter du med steg 3 där adressregistret används. 3 Klicka på Adress för att öppna adressregistret. 4 Skriv användarens namn med ett blanksteg mellan för och efternamn. Du kan också bläddra fram den person du vill skicka försändelsen till. När du drar i rullningsrutan visas bokstäver som gör att du lättare kan se var i listan du befinner dig. 5 Välj användarid och klicka sedan på Till. Om du vill skicka en kopia eller hemlig kopia till en annan användare väljer du dennes användarid och klickar sedan på CC eller BC. Dubbelklicka på ett namn om du vill ta bort det från rutan Till, rutan Kopia eller rutan Blindkopia. 6 Klicka på OK när du vill stänga adressregistret och återgå till försändelsen. 10 Adressregister
De användarid:n du valt visas nu i lämpliga adressrutor. 7 Du kan redigera rutan Från genom att skriva text före eller efter ditt namn. Ditt namn kommer att visas inom parentes när meddelandet tas emot. 8 Gör färdigt försändelsen och klicka sedan på Sänd. Adressera en turordnad försändelse Adressera en försändelse till en grupp 1 Klicka på listrutan Sänd post eller Ge uppgift och välj sedan önskad gruppvy. 2 Klicka på I turordning på Sändmenyn. 3 Klicka på Adress för att öppna adressregistret. 4 Dubbelklicka på användarna i den ordning du vill att de ska få försändelsen. 5 Klicka på OK när du vill stänga adressregistret och placera in namnen i rutan Turordning i försändelsen. 6 Gör färdigt försändelsen och klicka sedan på Sänd. 1 Välj vilken vy du vill skicka från en listruta med försändelsevyer i huvudfönstret. 2 Klicka på Adress för att öppna adressregistret. 3 Klicka på Systemgrupper eller på Personlig Adress. Systemgrupperna skapas av systemadministratören, men du kan själv skapa egna grupper. Se Grupp. Systemgrupper. Personlig adress. 4 Dubbelklicka på en grupp för att placera den i rutan Till. 5 Klicka på OK för att stänga adressregistret och återgå till försändelsevyn. Adressregister 11
Gruppen visas i rutan Till i försändelsevyn. 6 Gör färdigt försändelsen och klicka sedan på Sänd. Boka resurser Ytterligare information 1 Klicka på listrutan Boka i huvudfönstret och klicka sedan på Bokning. 2 Klicka på Adress för att öppna adressregistret. 3 Klicka på Resurser för att öppna listrutan Resurser. 4 Dubbelklicka på de resurser du vill använda för mötet. 5 Klicka på OK för att stänga adressregistret och återgå till försändelsevyn. De resurser du valt placeras i rutan Till tillsammans med användarna. Om du har bokat ett konferensrum, och om systemadministratören definierat detta som en plats, kommer en beskrivning att visas i rutan Plats. Extern adress Klicka på den här knappen i adressregistret när du skickar försändelser till användare i andra postsystem via en eller flera gateways. Om du till exempel vill skicka en försändelse till en användare via Internet klickar du först på Extern adress och anger sedan Internetanvändarens gatewayadress. Mer information om den gateway du använder finns i guiden för Gateway. Info Du kan använda Info för att granska information om en användare som finns med i adressregistret. Om du vill visa information om en användare väljer du användaren i adressregistret och klickar sedan på Info. Då öppnas dialogrutan Resursinformation. Alternativ Välja ett alternativ Med Sändalternativ på Sändmenyn kan du åsidosätta de inställningar för Alternativ som du angivit i Inställningar. Inställningarna ändras bara för den försändelse du skapar. Standardinställningarna som du angivit i Inställningar ändras inte. 1 Öppna en försändelsevy i huvudfönstret. 2 Öppna dialogrutan Alternativ för vyn genom att klicka på Sändalternativ på Sändmenyn. Dialogrutan som visas ser olika ut beroende på vilken vy som du har öppen. 12 Alternativ
Du kan välja följande sändalternativ: Alternativ Gäller Förklaring Status Alla försändelser Du kan ange status för Nej, Ankom, Ankom och öppnad eller All information. Den status som du anger visas när du öppnar informationsfönstret för att spåra försändelser som du har skickat till andra användare. Prioritet Upphör Autoradera Avisera mottagare Alla försändelser Post, Telefon Post, Telefon Alla försändelser Du kan ange prioriteten Hög, Normal eller Låg. Försändelseikonen i listrutan Försändelse är röd för hög prioritet, standardfärgen för normal prioritet och grå för låg prioritet. Du kan ange Upphör till Nej eller låta försändelsen tas bort från utkorgen och mottagarens inkorg efter ett angivet antal dagar om mottagaren ännu inte öppnat försändelsen. Du kan välja Autoradera om du vill att en försändelse som du skickat automatiskt ska flyttas till papperskorgen när alla mottagare har tagit bort försändelsen och tömt den från sina papperskorgar. Du kan ange detta alternativ för att avisera mottagare när du sänder en försändelse. Mottagarna måste köra Notify för att detta alternativ ska ha någon effekt. Se Notify. Alternativ 13
Alternativ Gäller Förklaring Svar önskas Post, Telefon Du kan välja ett av dessa alternativ om du vill att en begäran om svar ska visas i meddelanderutan i de försändelser som du sänder. Du kan ange antal dagar om du vill. Om du klickar på Nej visas ingen svarsbegäran i meddelanderutan. Avancerade Alla försändelser En förklaring av avancerade alternativ finns under Avancerade alternativ. 3 Stäng dialogrutan Sändalternativ genom att klicka på OK när du angivit önskade alternativ. Anteckning Begrepp Använd Anteckning när du vill sända en påminnelse om en viss dag. När du sänder en anteckning till dig själv eller någon annan kopplas den till det angivna datumet. Du kan använda en anteckning som påminnelse om ett visst datum, till exempel en födelsedag, en viktig deadline, en helgdag eller liknande. Du sänder anteckningar ungefär som du sänder alla andra försändelser. Skillnaden ligger i alternativen som är unika för alla försändelser, exempelvis när det gäller att schemalägga datumet i en anteckning. Det här avsnittet beskriver hur du använder alternativen som bara gäller anteckningar. Mer information om hur du sänder försändelser finns i Sänd. Anteckningar Du kan sända anteckningar till dig själv och andra GroupWiseanvändare. Anteckningar som du sänder placeras i din utkorg och anteckningar som du tar emot placeras i kalendern och inkorgen. 14 Anteckning
Egen anteckning Egna anteckningar placeras bara i din kalender. De visas inte i inkorgen eller utkorgen såvida du inte använder urval. Se Urval. Du kan skilja mellan egna anteckningar och gruppanteckningar eftersom det inte finns några adressrutor i de egna anteckningarna. Ställa in datumet manuellt Pilknapparna använder du om du vill välja kommande månad eller föregående månad. Knapparna med dubbelpilar kan du använda för att välja ett kommande år eller föregående år. Skapa en egen anteckning Du kan koppla anteckningen till ett visst datum i din kalender. Så här öppnar du dialogrutan Ställ in datum: 1 Klicka på Skriv anteckning i huvudfönstret och välj sedan en anteckningsvy. 2 Klicka på knappen Ställ in datum 3 Välj önskat datum och sedan OK. Klicka på det datum du vill att bokningen ska gälla. Du kommer till dagens datum genom att klicka på Idag. 4 Skriv färdigt anteckningen och klicka på Sänd. 1 Klicka på listrutan Kalender i huvudfönstret och klicka sedan på Dag. 2 Klicka på listan med anteckningar och skriv anteckningen. Så fort du börjar skriva visas en textruta. 3 Placera anteckningen i kalendern genom att klicka utanför textrutan. 4 Om du måste redigera anteckningen kan du dubbelklicka på den för att öppna en vy. Anteckning 15
Ytterligare information Anteckningsikoner Anteckningsikonerna i inkorgen och kalendern visar anteckningarnas status enligt följande. Ikon Beskrivning (endast inkorgen) (endast inkorgen) Försändelsen visas med kursiv stil (endast kalendern) Försändelsen visas med normal text (endast kalendern) (endast anteckningslistan) Du har inte öppnat anteckningen än. Du har öppnat anteckningen. Det här är en gruppanteckning som du inte har godkänt eller avslagit än. Det här är en gruppanteckning som du har godkänt. Markerad som privat. När du avslår en anteckning flyttas försändelsen till papperskorgen. Om du skulle vilja godkänna en avslagen anteckning kan du återhämta den och sedan godkänna den. Se Godkänna, Avslå och Papperskorg. Boka om en anteckning Du kan boka om en anteckning till en annan dag om det var du själv som schemalade den från början. Se Kalender. Delegera en anteckning När en användare ger dig en anteckning kan du delegera den till någon annan. När du delegerar en anteckning får både mottagaren och den ursprungliga avsändaren ett meddelande om delegeringen. Se Delegera. Återkommande anteckningar Du kan använda anteckningsvyn för att schemalägga återkommande anteckningar. Med hjälp av Autodatum kan du exempelvis skapa en definition som schemalägger en anteckning till var tredje fredag varje månad. Se Autodatum. 16 Anteckning
Arbetsinställningar Välja språk Välja Alternativ för vyer Öppnar en ny vy när du skickar en försändelse så att du kan skicka en ny försändelse. Använd Arbetsinställningar när du vill anpassa GroupWise. Om du har en annan språkmodul kan du välja vilket språk som ska användas i GroupWise. Det valda språket påverkar bara gränssnittet, inte användarid eller försändelser som du tar emot eller sänder. 1 Klicka på Arkivmenyn och sedan på Inställningar för att öppna dialogrutan Inställningar. 2 Dubbelklicka på Arbetsinställningar för att öppna dialogrutan med samma namn. 3 Välj önskat språk i listrutan Språk. 4 Klicka på OK och sedan på Stäng för att stänga dialogrutan Inställningar. Det valda språket används så fort du startar om GroupWise. Med Alternativ för vy kan du välja hur vyerna ska visas i GroupWise. 1 Klicka på Arkivmenyn och sedan på Inställningar. 2 Dubbelklicka på Arbetsinställningar för att öppna dialogrutan med samma namn. Visar vyer i de färger som definierats på Kontrollpanelen i Windows Programhanterare. Visar nästa försändelse på försändelselistan när du godkänner, avslår, eller tar bort en försändelse. 3 Välj önskade alternativ, klicka på OK och sedan på Stäng. Arbetsinställningar 17
1 Inställningar för makron Ställa in den första dagen i veckan Ändra uppdateringsintervallet Med Makrouppspelning kan du välja om bifogade makron ska spelas upp automatiskt när du öppnar en försändelse, om de inte ska spelas upp alls eller om du först ska få ett meddelande. 1 Klicka på Arkivmenyn och sedan på Inställningar för att öppna dialogrutan Inställningar. 2 Dubbelklicka på Arbetsinställningar för att öppna dialogrutan med samma namn. 3 Välj önskat alternativ och klicka sedan på OK för att stänga dialogrutan Arbetsinställningar. 4 Klicka på Stäng för att stänga dialogrutan Inställningar. Med Kalenderalternativ kan du ändra vilken dag som ska visas som första dagen i kalendervyn. 1 Klicka på Arkivmenyn och sedan på Inställningar för att öppna dialogrutan Inställningar. 2 Dubbelklicka på Arbetsinställningar för att öppna dialogrutan med samma namn. 3 Välj vilken dag som ska visas som första veckodag i listan Första veckodagen och klicka sedan på OK för att stänga dialogrutan Arbetsinställningar. 4 Klicka på Stäng för att stänga dialogrutan Inställningar. Med Uppdateringsintervall kan du ange hur ofta GroupWise ska kontrollera inkommande försändelser i din brevlåda och visa dem i inkorgen eller kalendern. Ju kortare intervallet är, desto oftare sker kontrollen av nya försändelser. Detta påverkar andra användare på värddatorn eftersom det blir hårdare belastning på nätverket. 1 Klicka på Arkivmenyn och sedan på Inställningar för att öppna dialogrutan Inställningar. 2 Dubbelklicka på Arbetsinställningar för att öppna dialogrutan med samma namn. 18 Arbetsinställningar
Använd pilarna för att välja minuter eller sekunder. 3 Välj fälten Varje minut och sekund, skriv det nya intervallet i textrutorna och klicka sedan på OK för att stänga dialogrutan Arbetsinställningar. 4 Klicka på Stäng för att stänga dialogrutan Inställningar och återvända till huvudfönstret. Arbetsytan Begrepp Med Arbetsytan kan du automatisera vissa uppgifter. Du kan placera vyer, program, makron och filer på Arbetsytan så att de snabbt kan öppnas. Du kan dra valfri ikon i huvudfönstret till Arbetsytan. Hur kan jag använda Arbetsytan? Arbetsytan fungerar ungefär som Windows Programhanteraren. På den kan du placera de oftast använda programmen, kommandofiler, GroupWisemakron och vyer där de är lätta att komma åt. Om du till exempel vill förbereda viktiga meddelanden i ett ordbehandlingsprogram i stället för i GroupWise kan du placera programmet på Arbetsytan för att snabbt komma åt det. Eller om du har två kalendervyer som du ofta använder kan du kombinera dem på Arbetsytan så att du kan öppna dem båda två samtidigt. Arbetsytan 19
Placera en vy på Arbetsytan 1 Dra Inkorg eller Utkorgikonen till Arbetsytan. eller Välj en vy i någon av försändelsevylistrutorna i huvudfönstret och dra sedan ikonen i huvudfönstret till Arbetsytan. Stäng vyn som du öppnade. När du släpper ikonen på Arbetsytan blir den till en ikon på arbetsytan. Du kan sedan dubbelklicka på en ikon på arbetsytan när du vill öppna vyn. Ta bort en ikon från Arbetsytan Kombinera vyer på Arbetsytan 1 Högerklicka på en ikon på arbetsytan för att visa QuickMenu och klicka sedan på Radera för att ta bort ikonen från Arbetsytan. När du kombinerar två vyer på Arbetsytan kan du dubbelklicka på ikonen för den kombinerade vyn för att visa båda vyerna samtidigt. Du kan till exempel kombinera inkorgen och utkorgen så att du snabbt kan se inkommande och utgående försändelser. 1 Öppna två eller fler valfria fönster eller vyer. 2 Ordna fönstren som du vill att de ska visas när de öppnas. 3 Minimera vyerna så att de visas som ikoner på skrivbordet. 4 Dra en av vyikonerna till Arbetsytan. 20 Arbetsytan
5 Dra den andra vyikonen till den befintliga ikonen på Arbetsytan. 6 Stäng vyikonerna på skrivbordet. När du första gången dubbelklickar på en ikon på arbetsytan visas vyerna som minimerade ikoner. Dubbelklicka på de minimerade ikonerna och stäng sedan de öppna vyerna. När du nu dubbelklickar på en ikon på arbetsytan visas de båda vyerna. Lägga till ett program på Arbetsytan Du kan placera filer som till exempel program (.exe), kommandofiler (.bat) och makrofiler (.wcm) på Arbetsytan så att du enkelt kan starta dem när du behöver dem. 1 Öppna Windows Filhanteraren. 2 Dra en fil och släpp den på Arbetsytan. Se Associationsinställningar. Ändra egenskaper för ikoner på Arbetsytan 1 Markera ikonen på Arbetsytan som du vill ändra ikonegenskaper för. 2 Högerklicka på ikonen för att visa QuickMenu och klicka sedan på Egenskaper för att öppna dialogrutan Egenskaper. 3 Utför önskade ändringar av ikonen på arbetsytan och klicka sedan på OK när du vill stänga dialogrutan Egenskaper och återgå till huvudfönstret. Arbetsytan 21
Placera en annan användares kalender på din Arbetsyta Spara ett urval Om du är fullmaktstagare för en annan användare och behöver hantera den användarens schema kan du skapa en ikon på arbetsytan som automatiskt öppnar användarens Inkorg eller Kalender. Se Resurser. 1 Öppna en kalendervy i huvudfönstret. 2 Klicka på Fullmakt och klicka sedan på Fullmakt för att öppna dialogrutan Fullmakt. 3 Ange användarens användarid om du känner till det. eller Öppna adressregistret genom att klicka på Användare och dubbelklicka sedan på det användarid som du vill infoga i textrutan AnvändarID i dialogrutan Fullmakt. 4 Klicka på OK. 5 Minimera fullmaktsvyn så att den visas som en ikon på skrivbordet. 6 Dra fullmaktsvyikonen till Arbetsytan. 7 Stäng fullmaktsvyikonen. När du första gången dubbelklickar på ikonen på Arbetsytan visas den andra användarens kalender som en minimerad ikon. Dubbelklicka på den minimerade ikonen och stäng sedan den öppna vyn. När du nu dubbelklickar på ikonen på Arbetsytan öppnas användarens kalender. 1 Dubbelklicka på Inkorg eller Utkorgikonen. 2 Öppna dialogrutan Urval genom att klicka på Urval på Visamenyn. Se Urval. 3 Välj önskade urvalsalternativ och klicka sedan på OK för att stänga dialogrutan Urval. 4 Minimera den filtrerade inkorgen eller utkorgen så att den visas som en ikon på skrivbordet. 5 Dra den minimerade Inkorg eller Utkorgikonen till Arbetsytan. 6 Stäng den minimerade Inkorg eller Utkorgikonen. När du första gången dubbelklickar på ikonen på Arbetsytan visas inkorgen eller utkorgen som en minimerad ikon. Dubbelklicka på den minimerade ikonen och stäng sedan den öppna inkorgen eller utkorgen. När du nu dubbelklickar på ikonen på Arbetsytan öppnas den filtrerade inkorgen eller utkorgen. Filtret för inkorgen eller utkorgen på Arbetsytan gäller inte för andra Inkorgeller Utkorgikoner. 22 Arbetsytan
Skapa en Autostartikon Mer information Du kan placera en ikon kallad Autostart på Arbetsytan med valfritt antal vyer. När du startar GroupWise kommer alla vyer i Autostartikonen att öppnas. 1 Dra vyer som du vill öppna när GroupWise startas till Arbetsytan. 2 Öppna dialogrutan Egenskaper genom att klicka på Egenskaper på Arkivmenyn. 3 Skriv Autostart i textrutan Bildtext. 4 Klicka på OK om du vill stänga dialogrutan Egenskaper och återgå till huvudfönstret. Expandera Arbetsytan Du kan expandera Arbetsytan om du vill se mer av ikonerna genom att klicka på knappen Maximera i huvudfönstrets övre högra hörn. Knappen Återställ ersätter knappen maximera när fönstret är maximerat. Om du vill återställa Arbetsytan till ursprunglig storlek klickar du på Återställ. Minimerad ikon Du kan öppna valfri vy minimerad genom att högerklicka på dess ikon på Arbetsytan och sedan klicka på Egenskaper. Klicka först på Redigera och markera sedan Kör minimerad. Arbetsytan 23
Arkivera Begrepp Skapa arkivkatalog Arkivera en försändelse Läsa en arkiverad försändelse Använd Arkivera när du vill flytta försändelser från brevlådan till din arkivdatabas. Det kan också vara praktiskt att arkivera försändelser när du vill spara utrymme på servern utan att behöva radera viktig information. Spara utrymme på server Du kan arkivera försändelser i en arkivmapp på hårddisken, på en diskett eller i en nätverkskatalog när du vill spara utrymme på nätverksservern utan att behöva radera viktig information. Ökad säkerhet Du kan förbättra säkerheten för försändelserna genom att arkivera dem. Användare som är fullmaktstagare har till exempel ingen tillgång till försändelser som finns på din hårddisk om de inte använder din dator. 1 Klicka på Inställningar på Arkivmenyn. 2 Dubbelklicka på Kataloger. 3 Ange sökvägen i textrutan Arkivkatalog. eller Klicka på för att öppna dialogrutan Välj katalog. Välj en katalog och klicka sedan på OK. 4 Klicka på OK och sedan på Stäng för att stänga dialogrutan Inställningar. 1 Dubbelklicka på Inkorg, Utkorg eller Kalender i huvudfönstret och välj sedan en försändelse. 2 Klicka på Åtgärdermenyn och sedan på Arkivera. Försändelsen tas bort från inkorgen, utkorgen eller kalendern och placeras i din arkivdatabas. 1 Dubbelklicka på Inkorg, Utkorg eller Kalender i huvudfönstret. 2 Klicka på Öppna arkiv på Arkivmenyn. Viktigt! Medan du arbetar i din arkivbrevlåda kan du inte skicka försändelser eller skapa regler. Innehållet i arkivdatabasen visas i listrutan Försändelse eller i någon av listorna Bokningar, Uppgifter eller Anteckningar. 24 Arkivera
3 Välj den arkiverade försändelsen, klicka på Åtgärdermenyn och sedan på Läs när du vill öppna försändelsen. 4 Klicka på Stäng när du är färdig. 5 Klicka på Öppna arkiv på Arkivmenyn för att stänga arkivet och återgå till brevlådan. Ta bort försändelser från arkiv Ytterligare information 1 Dubbelklicka på Inkorg, Utkorg eller Kalender i huvudfönstret. 2 Klicka på Öppna arkiv på Arkivmenyn. De arkiverade försändelserna visas i listrutan Försändelse eller i någon av listorna Bokningar, Uppgifter eller Anteckningar. 3 Välj eller öppna försändelserna. 4 Klicka på Arkivera på Åtgärdermenyn. Viktigt! Den arkiverade försändelsen kommer nu att flyttas från arkivet. Försändelsen flyttas tillbaka till samma mapp som den ursprungligen kom ifrån. 5 Klicka på Öppna arkiv på Arkivmenyn för att stänga arkivet och återgå till brevlådan. Fullmaktstagare och arkiveringsbehörigheter Du bör inte ge fullmaktstagare behörighet att arkivera försändelser från din inkorg eller utkorg. Om du gör det kan fullmaktstagaren arkivera försändelser från din brevlåda på sin egen hårddisk, vilket innebär att du inte har någon tillgång till dessa försändelser. Om du verkligen vill dela tillgången till din arkivdatabas med fullmaktstagare kan arkiveringen göras på en gemensam nätverksenhet. Information om hur du väljer plats för din arkivdatabas finns under Inställning av arkiveringsplats. Att arkivera jämfört med att spara Du kan använda Arkivera när du vill spara försändelser i GroupWiseformat på din dators hårddisk eller i en egen nätverkskatalog. En arkiverad försändelse flyttas från din brevlåda till den arkivdatabas du bestämt. Du kan använda Spara när du vill spara försändelser som textfiler i en katalog på din egen hårddisk eller i nätverket. När du sparar blir originalförsändelsen kvar i din brevlåda, och en kopia i form av en textfil sparas i den katalog du har bestämt. Arkivera 25
Arkiverade försändelser är i GroupWiseformat och kan endast läsas med GroupWise. Oskyddade textfiler kan däremot läsas av obehöriga användare med en vanlig ordbehandlare. Ta bort en arkiverad försändelse När du tar bort en arkiverad försändelse placeras den i papperskorgen som måste tömmas manuellt. Arkiverings och raderingsinställningar Använd alternativen för arkivering/radering i Inställningar när du vill bestämma hur länge öppnade försändelser ska behållas i Inkorgen, Utkorgen, Kalendern och Papperskorgen. Välj alternativ för arkivering/radering 1 Klicka på Arkiv och sedan på Inställningar för att öppna dialogrutan Inställningar. 2 Dubbelklicka på Arkivera/radera för att öppna dialogrutan Arkivera/radera. Alternativen för arkivering/radering förklaras i nedanstående tabell. Alternativ för Beskrivning arkivera/radera Manuell radering och arkivering Autoradera efter _ dagar Lämnar kvar försändelserna i Inkorgen, Utkorgen och Kalendern tills du manuellt raderar eller arkiverar dem Raderar öppnade försändelser som funnits i Inkorgen, Utkorgen och Kalendern i det antal dagar du anger i textrutan Autoarkivera efter _ dagar Arkiverar öppnade försändelser som funnits i Inkorgen, Utkorgen och Kalendern i det antal dagar du anger i textrutan 26 Arkiverings och raderingsinställningar
Alternativ för arkivera/radera Manuellt Automatiskt efter _ dagar Beskrivning Lämnar försändelser i Papperskorgen tills du manuellt raderar dem med Töm papperskorgen eller Töm markerade försändelser Raderar de försändelser som funnits i Papperskorgen det antal dagar du anger i textrutan 3 Välj ett alternativ för arkivering/radering i var och en av grupprutorna. 4 Klicka på OK för att stänga dialogrutan Arkivera/radera. 5 Klicka på Stäng för att stänga dialogrutan Inställningar. Associeringsinställningar Använd associeringar när du vill bestämma vilket program GroupWise ska starta när du öppnar en bifogad fil. Begrepp Associeringar Du kan använda Associeringar när du vill definiera en association mellan ett filtillägg eller en filtyp och ett program. När du öppnar en bifogad fil kommer GroupWise först att söka efter en association mellan filtillägget och ett program. Om en sådan association inte kan hittas kommer GroupWise därefter att försöka hitta en associering mellan filtypen och ett program. När en association har hittats öppnas den bifogade filen i det associerade programmet. Om en association inte kan hittas, eller om du har ställt in så att du alltid ska tillfrågas, ombedds du att ange sökvägen till ett program där den bifogade filen kan öppnas. Associeringsinställningar 27
Lägga till eller ändra associering till filtillägg Associeringar till filtillägg utnyttjar den bifogade filens tillägg för att avgöra vilket program som ska startas för att du ska kunna använda filen. 1 Klicka på Inställningar på Arkivmenyn för att öppna dialogrutan Inställningar. 2 Dubbelklicka på Associeringar för att öppna dialogrutan Associeringar. Du kan ta bort ett filtillägg och dess associering genom att välja filtillägget och sedan välja Radera. Du kan markera den här kryssrutan om du vill bli tillfrågad innan det associerade programmet startas. Lägga till associering till filtyp Ytterligare information 3 Skriv ett filtillägg i textrutan Filtillägg. 4 Skriv sökvägen till det program du vill associera med tillägget i textrutan Program. 5 Klicka på OK och sedan på Stäng för att stänga dialogrutan Inställningar. Associering till filtyper bestämmer vilket program som ska användas för att öppna en bifogad fil, baserat på vilken typ av fil det gäller. 1 Klicka på Inställningar på Arkivmenyn. 2 Dubbelklicka på Associeringar för att öppna dialogrutan Associeringar. 3 Välj en filtyp från listrutan Filtyp. Du kan klicka på knappen Mapp för att öppna dialogrutan Välj fil om du vill söka efter en fil. 4 Skriv sökvägen till det program du vill associera med filtypen i textrutan Program. 5 Klicka på OK och sedan på Stäng för att stänga dialogrutan Inställningar. Meddelande innan det associerade programmet körs Om du vill öppna en fil i ett annat program än vad associeringen anger klickar du på Meddelande innan det associerade programmet körs i dialogrutan Associeringar. Om du markerar den här kryssrutan kommer du att bli tillfrågad varje gång du försöker öppna en bifogad fil. Meddelanderutan visar den ursprungliga associationen som du då kan ändra om du vill. 28 Associeringsinställningar
Autodatum Begrepp Använd Autodatum när du vill schemalägga återkommande bokningar, anteckningar eller uppgifter. Autodaterade försändelser Du kan använda Autodatum när du vill schemalägga en bokning, uppgift eller anteckning för flera olika datum. När du skickar försändelsen kopieras den i GroupWise och ett av de definierade datumen placeras i varje kopia av försändelsen. Om du till exempel definierar fem datum för en händelse kopieras försändelsen fem gånger, och en kopia schemaläggs för varje datum. Om du sedan skickar försändelsen till andra användare kommer du att ha fem försändelser i din utkorg med ett autodatum som förekommer fem gånger. Om du tar emot händelsen kommer du att se fem kopior av försändelsen i din inkorg, var och en schemalagd för ett separat datum. Skapadandemetod Det finns tre metoder för att skapa autodatum i GroupWise: Exempel, Formel och Datum. Du kan använda metoderna tillsammans eller var för sig för att skapa definitionen. Exempel Med Exempel kan du definiera autodaterade försändelser som återkommer regelbundet. Du kan använda metoderna Veckodagar, Dagar i månaden och Periodisk för att skapa definitionen. Med Veckodagar gör att du kan boka dagar som t ex den första torsdagen i varje varje vecka. Dagar i månaden gör att du kan boka dagar som t ex den 15:e och den sista dagen i varje månad. Det periodiska läget gör att du kan definiera regelbundna intervall som t ex var 12:e dag. Formel Med Formel kan du använda funktioner för autodatum för att skriva och redigera autodatumdefinitioner. Autodatum 29
Datum Med Datum kan du skapa en definition av autodatum för försändelser som är oregelbundet återkommande. När du väljer Datum visas en kalender över hela året. Du kan definiera autodatumet genom att klicka på de datum du vill inkludera. Skapa ett autodatum för dagar i månaden Exempel schemalägger de autodaterade förekomsterna på dagar då följande sammanfaller: Vecka Dag i månaden Datum i månaden Du kan till exempel schemalägga en anteckning på alla dina löneutbetalningsdagar genom att definiera måndag till fredag på eller före den 15:e och den sista dagen i varje månad. 1 Klicka på en bokning, uppgift eller anteckning från en listruta i huvudfönstret. 2 Klicka på Sänd och sedan på Autodatum. 30 Autodatum
I Start anger du när händelsen börjar. I Månader kan du välja under vilka månader försändelsen kan schemaläggas. I Slut anger du när händelsen slutar. Listan Veckodagar gör att du kan välja lägena Dagar i månaden, Veckodagar eller Periodisk. 3 Klicka på Datum i Startfältet, välj det datum då händelsen kan börja förekomma och klicka sedan på OK. 4 Klicka på Datum i Slutfältet, välj sista datum för händelsen och klicka sedan på OK. eller Klicka på listrutan Slut, välj Förekomster och skriv sedan hur många gånger du vill att händelsen ska förekomma i rutan Förekomster. Tips! Det maximala antalet förekomster är 365. Om du väljer ett intervall och sedan ställer in ett autodatum som kommer att ge mer än 365 autodatum kommer du endast att få 365 autodatum. 5 Välj under vilka månader du vill schemalägga försändelsen. eller Dubbelklicka på rutan Månader när du vill tillåta förekomster i alla månader. 6 Klicka på listrutan Veckodagar och välj sedan Dagar i månaden. I Dagar i månaden kan du välja under vilka veckodagar händelsen kan äga rum. Listan På gör att du kan välja att schemalägga förekomsten på, före, efter eller nära ett visst datum. 7 Välj under vilka veckodagar försändelsen kan schemaläggas. 8 Välj de datum i kalendern där försändelsen kan schemaläggas. 9 Klicka på listrutan På och välj sedan vilken relation du vill ha mellan dagar och datum. Autodatum 31
De dagar du väljer visas till vänster om listan På. De datum du väljer visas till höger om listan På. Nedanstående tabell beskriver de alternativ som finns i listrutan På. Alternativ Händelsen förekommer på Exempel På Dagar då dag och datum sammanfaller. mån På 15 Försändelsen schemaläggs alla måndagar som också är den 15:e. Före Efter På/efter Den utvalda dag som föregår valt datum. Den första förekomsten av vald dag efter valt datum. Dagar då vald dag och valt datum sammanfaller, eller den första förekomsten av vald dag efter valt datum. mån Före 15 Försändelsen schemaläggs måndagen före den 15:e. Om måndagen är den 15:e blir det schemalagda datumet måndagen den 8:e. mån Efter 15 Försändelsen schemaläggs den första måndagen efter den 15:e. Om måndagen är den 15:e blir det schemalagda datumet måndagen den 22:a. mån På/efter 15 Försändelsen schemaläggs varje måndag den 15:e eller den första måndagen efter den 15:e. 32 Autodatum
Alternativ Händelsen förekommer på Nära Den valda dag som ligger närmast valt datum. Dagen kan infalla före eller efter datumet. På/nära Dagar då vald dag och valt datum sammanfaller, eller den dag som ligger närmast valt datum. Dagen kan infalla före eller efter datumet. Exempel mån Nära 15 Försändelsen schemaläggs på den måndag som ligger närmast den 15:e. Om den 15:e är en onsdag kommer måndagen den 13:e att schemaläggas. mån På/nära 15 Försändelsen schemaläggs varje förekomst av måndagen den 15:e eller den måndag som ligger närmast den 15:e. 10 Klicka på OK för att placera in definitionen av autodatumet i din bokning, anteckning eller uppgift och stänga dialogrutan Autodatum. 11 När du har skrivit all information i försändelsen klickar du på OK för egna försändelser eller på Sänd för gruppförsändelser för att schemalägga förekomsterna av autodatum. Skapa ett autodatum för veckodagar I läget Veckodagar kan du schemalägga en händelse som förekommer en viss veckodag under valda månader. Du kan till exempel schemalägga ett möte som förekommer den andra tisdagen och sista fredagen i varje månad. 1 Öppna en bokning, uppgift eller anteckning som antingen är din egen eller gruppens. 2 Klicka på Sändmenyn och sedan på Autodatum. 3 Ange intervall eller antal förekomster för autodatumet. 4 Välj under vilka månader du vill schemalägga försändelsen. 5 Kontrollera att du har valt Veckodagar. 6 Välj förekomster i rutan Dagar. Om du till exempel väljer den 2:a på raden Tis anger detta den andra tisdagen i månaden. Om du väljer Sista på raden Fre anger detta den sista fredagen i månaden. Autodatum 33
7 Använd pilarna framför och efter dagen om du vill förskjuta den. Du kan också klicka på knappen för specifika dagar som finns mellan pilarna om du vill öppna dialogrutan Förskjutning (i dagar) där du kan ange förskjutningen. Om ditt möte till exempel inträffar måndagen före den andra tisdagen väljer du först den andra tisdagen och förskjuter sedan mötet till dagen innan. Den vänstra pilen lägger till förskjutningsdagar före dagen du valt. Du kan klicka på en knapp för en viss dag när du vill öppna dialogrutan Förskjutning. Den högra pilen lägger till förskjutningsdagar efter dagen du valt. 8 När du har skapat definitionen av autodatum klickar du på OK för att placera definitionen i bokningen, anteckningen eller uppgiften och för att stänga dialogrutan Autodatum. 9 När du har skrivit in all information i försändelsen klickar du på OK för egna försändelser eller på Sänd för gruppförsändelser för att schemalägga förekomsterna av autodatum. Skapa en periodisk autodatumdefinition Metoden Periodisk gör att du kan definiera antalet dagar mellan varje händelse. Om du till exempel har ett möte varje fredag kan du ange startdatumet för intervallet till det datum då nästa möte inträffar och sedan ange perioden till 7 dagar. 1 Öppna en bokning, uppgift eller anteckning som antingen är din egen eller gruppens. 2 Klicka på Sändmenyn och sedan på Autodatum. 3 Ange intervall eller antal förekomster för autodatumet. 4 Välj under vilka månader du vill schemalägga försändelsen. 5 Klicka på listrutan Veckodagar och välj sedan Periodisk. 34 Autodatum
6 Ange antalet dagar mellan händelserna i textrutan Var. Förekomsterna av autodatum schemaläggs med detta antal dagar emellan, med början på det startdatum du angav i rutan Intervall. Förekomsten sträcker sig till slutdatumet eller tills försändelsen förekommit det antal gånger du bestämt. 7 När du har skapat definitionen av autodatum klickar du på OK för att placera in definitionen i bokningen, anteckningen eller uppgiften och för att stänga dialogrutan Autodatum. 8 När du har skrivit in all information i försändelsen klickar du på OK för egna försändelser eller på Sänd för gruppförsändelser för att schemalägga förekomsterna av autodatum. Skriva en formel för autodatum 1 Öppna en bokning, uppgift eller anteckning som antingen är din egen eller gruppens. 2 Klicka på Sändmenyn och sedan på Autodatum. 3 Klicka på Formel. I Start kan du ange när händelserna börjar. I Slut kan du ange när händelserna slutar. I Förekomster kan du ange hur många gånger händelsen förekommer. 4 Ange intervall eller antal förekomster för autodatumet. Klicka på listrutan Slut, klicka på Förekomster och skriv sedan hur många gånger du vill att händelsen ska förekomma i rutan Förekomster. Autodatum 35