Automatisera uppgifter med Visual Basic-makron Låt dig inte skrämmas även om du inte är bekant med makron. Ett makro är bara en inspelad rad tangenttryckningar och instruktioner som du kan använda för att automatisera en uppgift som du inte vill utföra från början varje gång. Du kan till exempel spela in ett makro för att tillämpa särskilda sidmarginaler, för att infoga en anpassad punktlista eller för att infoga en komplex tabell. I den här självstudiekursen lär du dig hur du gör. Innan du börjar...1 1. Visa fliken Utvecklare...2 2. Koppla en tangentbordsgenväg till ett makro...4 3. Spela in ett makro...7 4. Köra makrot...9 5. Redigera makrot... 12 Snabbreferenskort... 16 Innan du börjar Det här lär du dig När du är klar med självstudierna ska du kunna: Visa fliken Utvecklare i menyfliksområdet. Spela in ett makro som infogar en snygg tabell. Koppla en tangentbordsgenväg till ett makro. Köra ett inspelat makro. Redigera ett makro. Krav Word för Mac 2011 Grundläggande Word-kunskaper, bland annat hur du öppnar ett dokument, klipper ut och klistrar in samt formaterar text. Beräknad t idsåt gång: 25 minuter Microsoft Office för Mac 2011: Automatisera uppgifter med Visual Basic-makron 1
1. Visa fliken Utvecklare Fliken Utvecklare är en avancerad flik i menyfliksområdet som innehåller kommandon för att arbeta med makron. Som standard visas inte fliken Utvecklare i menyfliksområdet. Nu ska du visa fliken Utvecklare i menyfliksområdet i Word. Vikt igt! I den här självstudiekursen används Word för att demonstrera hur du arbetar med makron. Principerna är emellertid desamma i Excel. Klicka på Arkiv > Nyt t tomt dokument i Word. Klicka på Alt ernativ för menyfliksområdet i menyfliksområdet och sedan på Inst ällningar för menyfliksområdet. Microsoft Office för Mac 2011: Automatisera uppgifter med Visual Basic-makron 2
Markera kryssrutan Ut vecklare i rutan Namn på flik eller grupp och klicka på OK. Nu visas fliken Ut vecklare i menyfliksområdet. Tips Om du vill ändra ordning på eller ta bort menyflikar i menyfliksområdet klickar du på Alt ernativ för menyfliksområdet och sedan på Anpassa ordningen på flikar i menyfliksområdet. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Visa fliken Utvecklare i menyfliksområdet. Microsoft Office för Mac 2011: Automatisera uppgifter med Visual Basic-makron 3
2. Koppla en tangentbordsgenväg till ett makro Innan du börjar spela in ett makro kan du välja att koppla det till en tangentbordsgenväg. Genom att koppla en tangentbordsgenväg till ett makro kan du köra makrot när du vill genom att använda kortkommandot. Nu ska du koppla en tangentbordsgenväg till makrot som du ska spela in i nästa lektion. Klicka på Spela in under Visual Basic på fliken Ut vecklare. Skriv MinTabell i rutan Makronamn och klicka på Tangentbord. Obs! Makronamn får inte innehålla mellanslag eller specialtecken, t.ex. @ eller!. Microsoft Office för Mac 2011: Automatisera uppgifter med Visual Basic-makron 4
Kontrollera att markören är placerad i rutan Ange ny t angentbordsgenväg och tryck på KOMMANDO+ALTERNATIV+T. Obs! Om tangentbordsgenvägen är kopplad till ett annat kommando visas kommandot bredvid Kopplat till. Om du tilldelar en annan tangentbordsgenväg skriver du ned kortkommandot eftersom du ska använda det i en lektion längre fram. Klicka på Koppla. Tangentbordsgenvägen visas i rutan Akt uella tangenter. Klicka på OK. Microsoft Office för Mac 2011: Automatisera uppgifter med Visual Basic-makron 5
Nu visas knappen Spela in på fliken Ut vecklare med etiketten Stoppa och makroinspelningsläge är aktiverat i Word. Tips Som standard sparas makron så att de kan användas i alla dokument som baseras på mallen Normal (Normal.dotx). Om du vill begränsa ett makro till det aktuella dokumentet klickar du på Dokument1 (dokument) (där Dokument1 är namnet på det aktuella dokumentet) på popupmenyn Lagra makrot i i dialogrutan Spela in makro. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Koppla en tangentbordsgenväg till ett makro. Microsoft Office för Mac 2011: Automatisera uppgifter med Visual Basic-makron 6
3. Spela in ett makro När du ska spela in ett makro utför du bara uppgiften som vanligt. När du utför uppgiften spelar Word in varje musklickning, tangenttryckning och text som du skriver som VBA -kod som du kan redigera senare. Nu ska du spela in ett makro som infogar en snygg tabell med två kolumner med namnet Fråga och Svar. Vikt igt! Du måste följa stegen i lektion 2 innan du slutför den här lektionen. Klicka på Ny under Tabellalt ernativ på fliken Tabeller och skapa en tabell i storleken 2 x 6 genom att dra med musen. Håll ned SKIFT och ALTERNATIV och tryck på högerpilen på tangentbordet tills tabellen är markerad (se nedan). Obs! När du spelar in ett makro kan du inte använda musen för att markera, kopiera eller dra innehåll i dokumentet. Om du vill spela in den här typen av åtgärder måste du använda tangentbordet. Microsoft Office för Mac 2011: Automatisera uppgifter med Visual Basic-makron 7
Klicka på Ljus skuggning - dekorfärg 1 under Tabellformat. Klicka på Kant linjer under Rit a kantlinjer på fliken Tabeller och klicka på Alla. Skriv Fråga, tryck på TABB och skriv Svar. Microsoft Office för Mac 2011: Automatisera uppgifter med Visual Basic-makron 8
Klicka på St oppa på fliken Ut vecklare. Nu spelas makrot in och sparas. Tips När du spelar in egna makron är det viktigt att du noga planerar vad du vill spela in. Vid inspelning av makron spelas varje tangenttryckning och klick in, vilket kan leda till ineffektiva makron om du spelar in en massa onödiga tangenttryckningar. Om du vill pausa inspelningen av ett makro klickar du på Pausa på fliken Ut vecklare. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Spela in ett makro som infogar en tabell med två kolumner. 4. Köra makrot När du kör ett makro utförs de steg som du spelade in i Word. Nu ska du köra makrot genom att använda den kopplade tangentbordsgenvägen och genom att använda ett kommando på fliken Utvecklare. Klicka på Arkiv > Nyt t tomt dokument. Tryck på KOMMANDO+ALTERNATIV+T. Obs! Om du tilldelade en annan tangentbordsgenväg i den förra lektionen trycker du på det kortkommandot i stället. Microsoft Office för Mac 2011: Automatisera uppgifter med Visual Basic-makron 9
Klicka under den infogade tabellen och infoga en tom rad genom att trycka på RETUR. Klicka på Makron under Visual Basic under Visual Basic på fliken Ut vecklare. Microsoft Office för Mac 2011: Automatisera uppgifter med Visual Basic-makron 10
Klicka på MinTabell och sedan på Kör. Obs! Om makrot inte visas i listan klickar du på Alla akt iva mallar och dokument på popupmenyn Makron i. Observera att en tabell infogas i Word varje gång du kör makrot. Microsoft Office för Mac 2011: Automatisera uppgifter med Visual Basic-makron 11
Tips Om du vill ändra tangentbordsgenvägen som är kopplad till ett makro klickar du på Visa > Verktygsfält > Anpassa verktygsfält och menyer. Klicka sedan på Makron under Kat egorier på fliken Kommandon. Klicka på makrot som du vill ändra genvägen för och klicka sedan på Tangent bord. Om du vill ändra säkerhetsvarningarna för makron klickar du på Word > Inst ällningar. Klicka på Säkerhet under Personliga inställningar. Alternativen visas under Makrosäkerhet. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Kör ett makro genom att använda den kopplade tangentbordsgenvägen och genom att använda kommandot Makron på fliken Utvecklare. 5. Redigera makrot När du spelar in ett makro översätts varje tangenttryckning och klick automatiskt till VBA -kod i Word. I makrot som du nyss spelade in anger koden att makrot ska infoga en tabell med två kolumner och sex rader, samt den platshållartext du skrev. Du kan ändra koden och på så sätt åtgärderna som makrot utför via det inbyggda Visual Basic Editor. Nu ska du redigera makrot så att den infogade tabellen innehåller tre kolumner i stället för de ursprungliga två. Obs! Vi kommer inte att ta upp mer avancerad makroredigering i den här självstudiekursen. Mer information om hur du redigerar makron och om Visual Basic Editor finns i Visual Basicdokumentation. Klicka på Redigerare under Visual Basic på fliken Ut vecklare. Microsoft Office för Mac 2011: Automatisera uppgifter med Visual Basic-makron 12
Observera att fönstret innehåller koden för den tabell du skapat. Obs! Om koden inte visas dubbelklickar du på Nya makron under Moduler i fönstret Projekt. Ersätt 2 med 3 efter NumColumns:=_ i koden. Microsoft Office för Mac 2011: Automatisera uppgifter med Visual Basic-makron 13
Markera raderna med kod (se nedan) längst ned i fönstret och klicka på Redigera > Kopiera. Klicka efter citattecknet efter Fråga i koden, tryck på RETUR och klicka på Redigera > Klist ra in. Ersätt den andra förekomsten av Fråga med Kommentarer. Microsoft Office för Mac 2011: Automatisera uppgifter med Visual Basic-makron 14
Klicka på Word > St äng och återgå till Microsoft Word. Tryck på RETUR under den befintliga tabellen och tryck på KOMMANDO+ALTERNATIV+T (eller använd tangentbordsgenvägen som du kopplade i den förra lektionen). Nu infogar makrot en tabell med tre kolumner som baseras på den redigerade koden. Tips Om du vill redigera ett annat makro än det makro du nyss skapat klickar du på Makron under Visual Basic på fliken Ut vecklare. Markera det makro som du vill redigera och klicka på Redigera. Om du vill ta bort ett makro klickar du på Makron under Visual Basic på fliken Ut vecklare. Markera det makro som du vill ta bort och klicka på Ta bort. Innan du fort sätter Kontrollera att du kan göra följande: Redigera ett makro med den inbyggda Visual Basic Editor. Microsoft Office för Mac 2011: Automatisera uppgifter med Visual Basic-makron 15
Snabbreferenskort Om du vill Visa fliken Utvecklare i menyfliksområdet Börja spela in ett makro Koppla en tangentbordsgenväg till ett makro Begränsa ett makro till det dokument som det spelades in i Pausa inspelningen av ett makro Köra ett makro Redigera ett makro Ta bort ett makro Ändra tangentbordsgenvägen för ett makro Gör du så här Klicka på kugghjulet Inst ällningar för menyfliksområdet och sedan på Inst ällningar för menyfliksområdet. Markera kryssrutan Ut vecklare. Planera stegen för den uppgift som du vill utföra (t.ex. infoga en snygg tabell). Klicka sedan på Spela in under Visual Basic på fliken Ut vecklare. Börja spela in ett makro. Klicka sedan på Tangent bord under Koppla makro t ill och tryck på önskad tangentbordsgenväg (t.ex. KOMMANDO+ALTERNATIV+T). Börja spela in ett makro. Klicka på Dokument1 (dokument) på popupmenyn Lagra makro i. Dokument1 (dokument) är det dokument i vilket makrot spelas in. Klicka på Pausa under Visual Basic på fliken Ut vecklare. Tryck på tangentbordsgenvägen som du kopplade till makrot. Du kan också klicka på Makron under Visual Basic på fliken Ut vecklare, klicka på makrot och sedan på Kör. På fliken Ut vecklare klickar du på Makron under Visual Basic. Klicka på ett makro i listan och sedan på Redigera. Klicka på Makron under Visual Basic på fliken Ut vecklare. Klicka på ett makro i listan och sedan på Ta bort Klicka på Visa > Verktygsfält > Anpassa verktygsfält och menyer. Klicka sedan på Makron under Kat egorier på fliken Kommandon. Klicka på makrot som du vill ändra genvägen för och klicka sedan på Tangent bord. Fler t ips Fliken Utvecklare är en avancerad flik i menyfliksområdet som innehåller kommandon för att arbeta med makron. Som standard visas inte fliken Utvecklare i menyfliksområdet. Du kan använda kommandon på fliken Utvecklare när du spelar in och redigerar makron i Word, Excel och Pow erpoint. När du spelar in egna makron är det viktigt att du noga planerar vad du vill spela in. Vid inspelning av makron spelas varje tangenttryckning och klick in, vilket kan leda till ineffektiva makron om du spelar in en massa onödiga tangenttryckningar. Makronamn får inte innehålla mellanslag eller specialtecken, t.ex. @ eller!. Makron sparas som standard så att de kan användas i alla dokument. Om du v ill kan du emellertid begränsa makrot till det dokument som det spelas in i. När du spelar in ett makro översätts varje tangenttryckning och klick automatiskt till VBA -kod i Word. Du kan ändra koden och på så sätt åtgärderna som makrot utför via det inbygg da Visual Basic Editor. Microsoft Office för Mac 2011: Automatisera uppgifter med Visual Basic-makron 16