Kom igång med Integrerad Anläggningsredovisning i ekonomisystemet Företagsinställningar Du börjar med att ställa in hur du övergripande vill arbeta med programmet under Arkiv - Företagsinställningar - ANL (Affärssystem: Inställningar Företag ANL). Här sätter du upp och gör ett antal viktiga inställningar för hur du vill att företaget ska arbeta med sina anläggningar. I ett nystartat företag eller ett nytt räkenskapsår är valen för att integrera mot Leverantörsreskontra och Redovisning valbara vad gäller anskaffning. När verifikationer och anläggningar lagrats efter registrering stängs dessa alternativ av säkerhetsskäl. I programmet Hogia Admin kan dock alltid nya val lagras för dessa alternativ för den användare som har fullständiga rättigheter. Integration En stor fördel är att Hogia Anläggning är integrerat med redovisningen, huvudboken, på ett flertal ställen. Detta sparar arbete eftersom du undviker dubbelregistrering och minimerar risken för registreringsfel. Vi rekommenderar att du sätter upp för att arbeta integrerat men vill du använda dig av programmets manuella registrering för anläggningar kan du undvika att sätta bock i dessa rutor i bilden ovan som gäller anskaffning. Numera är alltid avskrivningarna integrerade så denna ruta ska vara ifylld. Anläggningsnummer Du behöver under Företagsinställningar också bestämma mellan vilka anläggningsnummer du vill kunna registrera och lagra dina anläggningar. Tänk på att ta till ordentligt vad gäller nuvarande och framtida anläggningar, det är alltså lika bra att ställa in för ett stort antal anläggningar även om du just nu inte har så många i företaget. Tänk på att varje avskrivningsbar anläggning är individuell och fordrar ett nummer. Ett anläggningsnummer måste vara numeriskt. Verifikationsserie Det kan vara bra att använda en egen verifikationsserie för anläggningarna så att du har lätt att följa deras avskrivningar mot en speciell verifikationsserie i ekonomisystemet. 1
Full avskrivning första året innebär att det för en anläggning som skrivs av på 5 år, 60 månader, kommer att skrivas av en femtedel av avskrivningsbeloppet oavsett när under det första året som anläggningen anskaffas. Min. anskaffningsbelopp Ange också ett belopp för minsta tillåtna värde på en anläggning, oftast 5 000 kr eller 10 000 kr beroende på företagets storlek. Programmet kommer att varna, men inte hindra dig från att registrera en anläggning med för lågt värde Preliminär registrering Att sätta upp för preliminär registrering innebär att anläggningarna efter en första registrering kommer att hamna som preliminära under Bearbeta - Anläggningar - Manuell registrering. Här kommer de att kunna tas upp och vid behov kompletteras innan de sparas permanent. Sätt upp för preliminär registrering om du inte har samtliga uppgifter om anläggningen tillgängliga vid registreringen som ju oftast sker i samband med leverantörsfakturans inläggning. Markering av konton Nästa steg är att markera de konton du använder för anskaffning, för avskrivning och för avyttring av anläggningar och inventarier. Detta gör du under Register Konto Kontoplan genom att markera för Anläggningskonto under Konto-typ. Tänk på att detta gäller konton i klass 1 för anskaffningar till exempel 1210 och 1220, 1229, i klass 7 för avskrivningarna, till exempel konto 7830 men också för att hantera den vinst eller förlust som uppstår vid en försäljning, till exempel konto 3970. Anläggningsregister Du går därefter vidare med att lägga upp de register som programmet behöver använda. Dessa hittar du under Register - Anläggningar. Avskrivningsplan Börja med att lägga upp avskrivningsplanerna under Register Anläggningar Avskrivningsplan. En avskrivningsplan anger anläggningens ekonomiska livslängd i antal år. 2
En anläggning med en avskrivningsplan på fem år kommer att vara fullt avskriven efter fem år. Beräkningen sker utifrån startpunkt för avskrivningarna, kvarvarande livslängd och restvärde. När du lagt upp det antal avskrivningsplaner du ska använda, till exempel 3, 5, 7 och 10 år är det dags att gå vidare med programmets viktigaste register som är Anläggningstyp. Anläggningstyp I Register Anläggningar Anläggningstyp läggs anläggningstyperna upp. Här läggs företagets olika anläggningstyper upp som i sin tur knyts till olika fasta anläggningskategorier till exempel inventarier, konst eller fastigheter. Anläggningstyperna kopplar du till de anläggningsmärkta kontona och till de nyss upplagda avskrivningsplanerna. 3
Byggnad och Avdelning Resterande register, Byggnad och Avdelning är inte nödvändiga att lägga upp och använda men de kan med fördel användas då du vill kunna följa upp och använda dig av fler uppgifter kring dina anläggningar. Beskattningsår För att programmet ska kunna beräkna en korrekt skattemässig avskrivning behöver upptill de fyra senaste räkenskapsåren som fanns i företaget innan programmet togs i bruk registreras i denna rutin. Du hittar funktionen under Register - Anläggningar - Beskattningsår alternativt Verktyg - Registervård - Anläggning - Beskattningsår. 4
Observera att det endast gäller för de skattemässiga avskrivningarna, de månatliga avskrivningarna påverkas inte om du väljer att avstå från att registrera de tidigare räkenskapsåren i denna rutin. Ingångsposter Nu har grundförutsättningarna för programmet angivits och nödvändiga register lagts upp vilket innebär att det därför är klart att registrera in anläggningar i form av till exempel inventarier i programmet. Är företaget redan verksamt och du därför har ett antal anläggningar som behöver registreras in, är det enklaste och snabbaste sättet att göra detta på genom att använda programmets rutin för ingångsposter genom Excel. Gå till Bearbeta - Anläggningar - Ingångsposter (Affärssystem: Bearbeta - Import och Export - Import - Anläggning via Excel). Genom denna rutin kommer du att kunna arbeta genom ett förutbestämt Excel-ark för dina anläggningar. Varje anläggning läggs in på en rad och hänsyn tas bland annat till varje anläggnings anskaffningsdatum och kvarvarande avskrivningsbelopp. Ofta finns ju anläggningarna redan i Excel och de kan då importeras till den Excel-mall vid namn Ingångsposter som programmet använder sig av och som startas upp då du går in i rutinen Ingångsposter. Eftersom anläggningarna kan lagras på dimensioner, till exempel resultatenheter på antingen bara resultatkonton eller också på tillgångskonton kommer Excel-mallen att sättas upp med kolumner om företaget är uppsatt för detta. Tänk alltså på att sätta upp för dimensioner innan du lägger in 5
ingångsposter eftersom det annars inte kommer att finnas användbara kolumner för dessa uppgifter i mallen. Då anläggningarna lagts in som ingångsvärden importeras de in i programmet som bevakar att nödvändiga uppgifter som till exempel anläggningstyp finns noterat på anläggningen. Viktigt att ta hänsyn till vid import av anläggningar via Excel: Använder du inte full avskrivning första året ska du ta bort formeln i kolumn Full avskrivning första året då börjar anläggningen skrivas av fr.o.m. inköpsmånaden. Ta bort formeln för varje rad i den kolumnen. Har du full avskrivning första året och brutet räkenskapsår ska du välja anskaffningsdatum lika med första dagen i räkenskapsåret. Ta bort formeln i kolumn Full avskrivning första året. Om du vill importera anläggningar som saknar avskrivningar, till exempel årets inköp, ska du alltid lägga sista dagen i månaden innan anskaffningsdatum i fältet datum senaste avskrivning. Om du arbetar med huvudanläggningar kan du ange en huvudanläggnings id-nummer i fältet Tillhör huvudanläggning på den anläggning som ska kopplas till huvudanläggningen. Huvudanläggningen måste först finnas upplagd i ekonomisystemet innan du importerar Excelarket. Tänk på att de dimensionsuppsättningar du har satt i företagsinställningarna i programmet är de som sätts upp i Excel mallen, du kan inte importera tillbaka det ifyllda Excel-arket om du har gjort ändringar efter att du skapat arket, då visas nedanstående meddelande; Kontrollera att den procent du angett i kolumnen E, för avskrivning % per år, stämmer med den du har lagt på anläggningstypen i programmet. 6
Gör gärna stickprov i ditt Excel-ark och kontrollera att du har rätt ackumulerad avskrivning och rätt bokfört restvärde. Spara ditt Excel-ark, bra att ha om du skulle behöva det för en ny import. Månatliga avskrivningar Du är nu klar att börja använda programmet i den löpande verksamheten och kommer varje månad att bland annat ha möjlighet att ta ut förslag på och genomföra månatliga avskrivningar för dina avskrivningsbara anläggningar. Detta görs i rutinen under Bearbeta Anläggningar Avskrivningar. (Affärssystem: Bearbeta - Anläggning - Avskrivning) 7