Anvisningar för hantering av kontanta medel vid Linnéuniversitetet

Anvisningar för hantering av kontanta medel vid Linnéuniversitetet Författare: Ekonomiavdelningen År: 2010 Uppdaterad: 2010-11-22, Asn

Innehåll 1 Regler för kontanta medel 3 1.1 Gemensamma regler för kontantkassa och växelkassa 3 1.1.1 Ansvarsfrågor 3 1.1.3 Kontantjournaler 4 1.1.4 Förvaring 4 1.1.5 Bokföring/redovisning 4 2 Kontantkassa 4 2.1 Allmänt 4 2.1.1 Kassaapparat 4 2.1.2 Personligt kvitto 5 2.1.3 Kurslista 5 2.2 Inbetalning och bokföring av kontantkassa 5 2.3 Vidareförsäljning av litteratur 6 3 Växelkassa 6 3.1 Allmänt 6 3.1.1 Rekvisition av Växelkassa 6 3.1.2 Avslut av växelkassa 7 3.1.3 Uppföljning 7 3.1.4 Inventering av hand/växelkassa 7 4 Inlösen av checkar 7 5 Externa förordningar och bestämmelser 7 6 Konteringsregler, exempel 8 6.1 Redovisning Kontantkassa 8 6.2 Rekvisition av Växelkassa 9 6.3 Avslut av Växelkassa 9 2 (9)

1 Regler för kontanta medel Förordning om myndigheters bokföring, Förordningen om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning samt Ekonomistyrningsverkets (ESV) föreskrifter och allmänna råd ställer höga krav på redovisning, säkerhet, reviderbarhet och god intern kontroll. Kontanta medel, in- och utbetalning Kontanta medel kan vara av två olika slag, dels sådana kontanta medel som erhålls i samband med försäljning, dels sådana som erhålls efter särskild rekvisition från Ekonomiavdelningen. Dessa två olika slag av kontantkassor, en för in- och en för utbetalningar, ska hanteras helt åtskilda från varandra och medel ur en kassa får inte tillföras den andra kassan. I dessa anvisningar kommer kontanta medel som kommer in till institution/enhet i samband med försäljning att benämnas kontantkassa. De kontanta medel som används som växelkassa benämns växelkassa. Växelkassor används endast vid kontant försäljning. Vid kontanta inköp finns kontokortet Eurocard som ett alternativ till att begära faktura, handkassor där man kan lämna in kvitton och få kontanter finns ej vid Linnéuniversitetet. 1.1 Gemensamma regler för kontantkassa och växelkassa 1.1.1 Ansvarsfrågor Det yttersta ansvaret för institutionens/enhetens ekonomiadministration ligger på administrativ chef, prefekt eller avdelningschef. God ordning och säkra rutiner ska upprätthållas. Vid fördelning av arbetsuppgifter och ansvar ska administrativ chef/prefekt/avdelningschef därför tillse att ingen person ensam hanterar en ekonomisk transaktion från början till slut. 1.1.2 Kassaansvar Vid institution/enhet ska en kassaansvarig formellt utses. Ansvaret avser den fysiska hanteringen av kontanterna såväl som den ekonomiska redovisningen. Beslut om ansvarig för kontantkassa/växelkassa ska vara skriftligt. Beslutshandlingen ska vara underskriven av såväl kassaansvarig som administrativ chef, prefekt eller avdelningschef (namnteckning samt namnförtydligande). Handlingen i original sänds till Ekonomiavdelningen och kopia ska förvaras vid respektive institution/enhet. Då det gäller ansvarig för kontantkassa ska blankett "Kassaansvarig - Kontantkassa" användas. Då det gäller ansvarig för växelkassa blankett "Kassaansvarig - Växelkassa" användas. Samtliga kontanta medel ska redovisas till och handhas av kassaansvarig som ansvarar för att kontanthanteringen sker säkert och enligt gällande regler och tillämpningsanvisningar. Kassaansvar får inte överlåtas till annan person utan att Ekonomiavdelningen skriftligen informerats. Om ersättare till kassaansvarig utses under semester eller annan ledighet ska detta dokumenteras. Av dokumentet ska framgå för vilken period överlåtelsen gäller och då ny kassaansvarig utses från vilket datum detta gäller. Namn med namnteckningsprov på ersättare eller ny kassaansvarig ska framgå av dokumentet. 3(9) S:\systemavstämningar\kontant o växel kassor\lnus regler för handkassa o kontantkassa.doc

1.1.3 Kontantjournaler Samma dag som kontanta medel inkommer till kontantkassan ska kassan räknas och behållningen noteras i "Kontantjournal - kontantkassa". Har man kassaapparat ska dagsavslut göras varje dag. Vid insättning ska kontantjournalen undertecknas av kassaansvarig samt administrativ chef/prefekt/avdelningschef. Original journal skickas till Ekonomiavdelningen för arkivering, sparas i 10 år. Kopia sparas på berörd institution. Insättning görs när beloppet överstiger 1.000 kr dock senast inför varje periodbokslut. 1.1.4 Förvaring Kassaansvarig ska tillse att kontanta medel, kontantjournal och verifikationer/kvitton förvaras på betryggande sätt i brandsäkert kassaskåp. Regler för upprättande av kassaverifikationer, arkivbeständighet och gallringstid ska följas. Detta innebär att kontantjournaler och kassaverifikationer, d v s kvitton och andra handlingar som utgör underlag för ekonomiska händelser, ska upprättas och sparas i 10 år. 1.1.5 Bokföring/redovisning Inbetalning av kontantkassa ska bokföras som intäkt av försäljning, kontogrupp 31* eller 344*. Vid inbetalning av kontantkassa ska en omföringsblankett dels e-mailas till inbetalningsgruppen på ekonomiavdelningen och dels skickas med internposten tillsammans med alla underlag till inbetalningsgruppen ekonomiavdelningen. Omföringsblanketten ska undertecknas av kontantkassaansvarig samt administrativ chef/ prefekt/avdelningschef. 2 Kontantkassa 2.1 Allmänt Med kontantkassa menas kontanta medel som erhålls i samband med försäljning av t ex kompendier framställda vid institution/enhet, försäljning av kopieringskort. Medel ur kontantkassor får inte användas till inköp av varor eller tjänster eller till att ersätta utlägg som anställd haft i sin tjänst. Metoder och rutiner för hantering av kontantkassa Inkomster från försäljning av t ex kompendier och kopieringskort kan hanteras på olika sätt beroende på omfattningen. Nedan ges en rutinbeskrivning för tillämpbara metoder. 2.1.1 Kassaapparat 1. Vid försäljning slås försäljningssumman in i kassaapparaten. Kunden erhåller kvitto. 2. Vid dagens slut räknas kassan och kontantjournal upprättas. 4(9) S:\systemavstämningar\kontant o växel kassor\lnus regler för handkassa o kontantkassa.doc

3. Kontanter samt kontantjournal tillsammans med numrerade verifikationer/kvitton, förvaras enligt anvisningarna under rubriken "Förvaring". 2.1.2 Personligt kvitto Vid försäljning ska personligt kvitto upprättas och lämnas till kunden. För detta ändamål ska förnumrerat kvittoblock med ett original och tre kopior användas. Det vita originalet lämnas till kunden de gula och blå kopiorna sänds in till Ekonomiavdelningen tillsammans med kontantjournal och omföringsblankett i samband med att inbetalning till Linnéuniversitets plusgiro sker. Senast vid dagens slut noteras alla inbetalningar i kontantjournalen. Kassan räknas och behållningen noteras i kontantjournalen. Kontanter samt kontantjournal tillsammans med förnumrerade verifikationer/ kvitton, förvaras enligt anvisningarna under rubriken "Förvaring". 2.1.3 Kurslista Vid försäljning av kompendier till studenter kan kvittens ske direkt på kurslista. Datum för försäljning samt erhållet belopp noteras på kurslistan. Kurslistan fungerar som verifikat till kontantjournal. Då flera listor finns ska dessa numreras. Vid dagen slut räknas kassan och behållningen noteras i kontantjournalen. Uppgift om nummer på kurslista ska också noteras. Kontantjournalen ska vid redovisning skrivas under av kassaansvarig samt administrativ chef/prefekt eller avdelningschef. Kontanter samt kontantjournal tillsammans med numrerade kurslistor förvaras enligt anvisningarna under rubriken "Förvaring". 2.2 Inbetalning och bokföring av kontantkassa Inbetalning av kontantkassa görs till Linnéuniversitetes plusgirokonto 508 16-8. Inbetalning görs då beloppet i kassan överstiger 1 000 kronor, dock senast inför varje periodavslut, företrädesvis kring den 25:e i varje månad. Enligt Förordning om myndigheters bokföring 9 ska kontanta in- och utbetalningar bokföras senast följande arbetsdag. Institution/enhet noterar löpande inbetalningar till kontantkassa i kontantjournal vilket enligt ESV:s föreskrifter till 9 är grundnoteringar. Detta innebär att kravet på tidpunkten för registrering och bearbetning i ekonomisystemet inte blir lika strängt. Bokföring ska dock ske minst en gång per månad inför periodavslut. I samband med att inbetalning görs ska en inbetalningsrapport/omföring upprättas och sändas till ekonomiavdelningen samt undertecknad kontantjournal bifogas, kopia behålls på respektive institution/enhet. Inbetalningsrapporter/omföring och kontantjournaler ska numreras löpande under respektive budgetår. Uppgift om inbetalt belopp, datum för inbetalning samt fullständig kontering ska noteras i rapporten som ska utgöra underlag för bokföring av intäkterna. Inbetalningsrapport/omföring ska skrivas under av kassaansvarig samt av administrativ chef/prefekt/ avdelningschef. 5(9) S:\systemavstämningar\kontant o växel kassor\lnus regler för handkassa o kontantkassa.doc

Inbetalning av kontantkassa ska bokföras som intäkt av försäljning, kontogrupp 31*eller 344*. Se även Bilaga Konteringsregler, exempel, sidorna 8 och 9. 2.3 Vidareförsäljning av litteratur Det händer att institution/avdelning, trots att detta inte ska förekomma, köper in böcker eller kompendier som sedan säljs vidare till studenterna. Sådan vidareförsäljning är alltid momspliktig; detta oavsett om den leverantörsfaktura institutionen/enheten betalat innehållit moms eller inte. Vid inbetalning ska momsen särredovisas på inbetalningskortet. Vid försäljning av C/D-uppsatser liksom avhandlingar ska priset alltid inkludera moms. Endast egenproducerade kopior och kompendier som säljs i Linnéuniversitets undervisning är momsbefriade. Säljs dessa kompendier externt ska moms läggas på. 3 Växelkassa 3.1 Allmänt Linnéuniversitet ska inte hantera handkassor som används för ersättning vid utlägg. Vid inköp ska man begära att få en faktura eller betala kontant och begära ersättning via lönesystemet Primula. Ett alternativ är att skaffa ett Eurocard med personligt betalningsansvar via Linnéuniversitetet. Det är endast växelkassor som får förekomma. Dessa växelkassor används endast vid kontantförsäljning. Växelkassa som erhållits ska ses som en form av handkassa. Blanketterna Rekvisition av Växelkassa, Kassaansvarig Växelkassa används. Kontanta medel som erhållits från försäljning får aldrig tillföras växelkassa. 3.1.1 Rekvisition av Växelkassa För att erhålla en växelkassa måste den kassaansvarige tillsammans med administrativ chef, prefekt eller avdelningschef göra ett en skriftlig ansökan, blanketten Rekvisition av växeldkassa ska fyllas i. Denna blankett ska innehålla uppgift om vem som utsetts till kassaansvarig samt uppgift om belopp, ändamål, period och kontering. Rekvisitionen ska vara underskriven av såväl kassaansvarig som administrativ chef/ prefekt eller avdelningschef. Bokföringsunderlag upprättas på Ekonomiavdelningen och som mottagare anges kassaansvarig. Bokföringsunderlaget undertecknas av Ekonomichefen. Erhållen växelkassa bokförs som en tillgång genom att handkassakontot, konto 1573, debiteras. Bokföring på baskonto 1573 görs endast vid rekvisition och avslut av växelkassa 6(9) S:\systemavstämningar\kontant o växel kassor\lnus regler för handkassa o kontantkassa.doc

3.1.2 Avslut av växelkassa Vid avslut av växelkassan ska återbetalning ske till Linnéuniversitets plusgirokonto 508 16-8. På inbetalningstalongen ska institution/avdelning anges. Blanketten Avslut Växelkassa fylls i och undertecknas av ansvarig för växelkassan samt administrativ chef, prefekt eller avdelningschef. Den sänds sedan till ekonomiavdelningen. 3.1.3 Uppföljning Kontot för växelkassan ska följas upp löpande och stämmas av mot bokföringen i Agresso, baskonto 1573. 3.1.4 Inventering av hand/växelkassa I samband med bokslut, byte av kassaansvarig samt vid avslut av växelkassa ska inventering utföras. I samband med bokslut ska inventeringen utföras per den 31/12. Inventeringen ska utföras av annan person än kassaansvarig och dokumenteras. Vid årsbokslut ska inventeringsdokument i original sändas till ekonomiavdelningen, kopia ska arkiveras vid respektive institution/enhet. Blanketten Inventeringsdokument används för detta ändamål. Syftet med inventeringen är att kontrollera att det som finns i växelkassan stämmer med bokfört värde på konto 1573. 4 Inlösen av checkar Då institution/avdelning erhåller check i svensk eller utländsk valuta som betalning för vara eller tjänst måste checken lösas och betalningen bokföras. Sänd checken snarast möjligt, tillsammans med anvisning om hur inbetalningen ska konteras (baskonto, org, verks, kostnadsbärare, fin), till Ekonomiavdelningen. Ekonomiavdelningen sänder checken för lösen till plusgirot och bokför inbetalningen enligt anvisningarna. 5 Externa förordningar och bestämmelser Nedanstående förordningar och bestämmelser gäller för statliga myndigheter. Dessa ligger till grund för Linnéuniversitetets hantering av kontanta medel. Avgiftsförordningen (1992:191) Förordning (1994:14) om statliga myndigheters betalningar och medelsförvaltning Bokföringsförordningen (1979:1212) Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring 7(9) S:\systemavstämningar\kontant o växel kassor\lnus regler för handkassa o kontantkassa.doc

6 Konteringsregler, exempel 6.1 Redovisning Kontantkassa Kassaansvarig vid institutionen/avdelningen har gjort följande noteringar i kontantjournalen och inför periodavslut ska redovisning ske. Under månaden har 5.350 kr erhållits för försäljning av reklamartiklar och 1.500 kr för undervisningsmaterial (momsfritt). Datum Inbetalning Belopp exkl moms Moms Totalbelopp 2010-05-03 Undervisningsmtrl 500,00 0 500,00 2010-5-017 Reklamartiklar 2 260,00 565,00 2 825,00 2010-05-18 Undervisningsmtr 750,00 0 750,00 2010-05-18 Reklamartiklar 2 020,00 505,00 2 525,00 2010-05-21 Undervisningsmtr 50,00 0 50,00 2010-05-22 Undervisningsmtr 200,00 0 200,00 Summa 5 780,00 1 070,00 6 850,00 Inbetalningsrapporten/omföringen bokas enligt exemplet nedan. Konto Benämning ORG VERKS Kostnadsbärare FIN FRITT Belopp D+ /K- 19310 Pg Inbetalningar 6 850,00 + 3161 Fsg undervisn mtrl, momsfritt 3442 Fsg av övrigt, momspliktigt obl obl obl obl 1 500,00 - obl obl obl obl 4 280,00-2571 Utg moms 25% 1 070,00 - obl = måste anges 8(9) S:\systemavstämningar\kontant o växel kassor\lnus regler för handkassa o kontantkassa.doc

6.2 Rekvisition av Växelkassa Kassaansvarig vid institutionen/avdelningen rekvirerar en växelkassa på 2 000 kronor. Vid rekvisition bokför ekonomiavdelningen utbetalningen av växelkassan enligt exemplet nedan. Konto ORG Verks Kbärare FIN FRITT Belopp D+ /K- 1573 obl 2 000,00 + 19321 2 000,00 - + = D, - = K 6.3 Avslut av Växelkassa Kassaansvarig vid institutionen/avdelningen har en växelkassa på 2 000 kronor. Beloppet betalas in till Linnéuniversitetets Inplusgiro 508-16-8 med angivande av baskonto och org. Kontering av Inbetalningen; Konto ORG Verks Kbärare FIN FRITT Belopp D+ /K- 1573 obl 2 000,00-19310 2 000,00 + + = D, - = K 9(9) S:\systemavstämningar\kontant o växel kassor\lnus regler för handkassa o kontantkassa.doc