Projektering av nytt kommunhus - kontorslösning

2014-03-26 KS-2013/1358.251 1 (6) HANDLÄGGARE Björn Rosborg bjorn.rosborg@huddinge.se Planerings- och personalutskottet Projektering av nytt kommunhus - kontorslösning Förslag till beslut Planerings- och personalutskottets beslut Förslaget att i projekteringen av ett nytt kommunhus välja en aktivitetsbaserad kontorslösning, enligt kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 26 mars 2014, godkänns. Sammanfattning I september 2013 beslutade kommunfullmäktige att inleda en projektering av nytt kommunhus och gav samtidigt kommunstyrelsen i uppdrag att som ett led i arbetet skyndsamt ta fram ett beslutsunderlag för val av kontorslösning; aktivitetsbaserat eller kontorslandskap. Efter fullmäktiges beslut togs ett projektdirektiv för arbetet med projekteringen fram där förutsättningar, avgränsningar, organisation, tidplan och kostnader för projektet fastställdes av kommunens ledningsgrupp. Då kommunen saknade intern kompetens för att driva ett projekteringsprojekt upphandlades en projektledare i november 2013. Projektgruppen startade sitt arbete i december 2013 och har i sin process med att ta fram förslag på kontorslösning studerat relevant facklitteratur, genomfört workshops, gjort studiebesök på olika nybyggda kontor och tagit expertstöd av en arkitekt inom området. Det finns ett flertal skillnader mellan ett kontorslandskap och en aktivitetsbaserad arbetsplats. Den mest grundläggande skillnaden är att varje medarbetare i ett kontorslandskap har en egen arbetsplats, medan man på en aktivitetsbaserad arbetsplats saknar en fast arbetsstation, men har möjligheten att välja mellan flera olikt utformade arbetsplatser och kan därmed anpassa arbetsmiljön efter behov och arbetsuppgift. Projektgruppen anser att ingen kontorslösning kan svara upp mot alla krav de administrativa grupperna ställer, men att aktivitetsbaserade arbetsplatser är att föredra av ett flertal olika skäl, inte minst avseende valfrihet, hälsa, kreativitet och flexibilitet. Dessutom kan man genom det aktivitetsbaserade arbetssättet bättre utnyttja kontorsytorna och därmed hålla lokalkostnaderna nere. POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning 141 85 Huddinge BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX 08-535 300 00 08-535 301 70 E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se www.huddinge.se

2014-03-26 KS-2013/1358.251 2 (6) Vid sitt sammanträde den 26 mars beslutade projektets styrgrupp att bifalla rekommendation till val av kontorslösning och förslår Huddinge kommuns planerings- och personalutskott att godkänna att i projekteringen av ett nytt kommunhus välja en aktivitetsbaserad kontorslösning. Beskrivning av ärendet Inledning I kommunhusutredningen, som föregick nuvarande projektering, presenterades ett översiktligt lokalprogram där olika kontorslösningar redovisades samt några reflektioner kring dessa. Ett aktivitetsbaserat kontor är oftast uppdelat i olika ytor: en aktiv yta, ett mellanområde och en lugn yta. Behoven styr valet. I det lugna området arbetar man tyst och ostört. I mellanområdet sitter man tillsammans med sina kollegor på liknande sätt som ett i öppet kontorslandskap. I den aktiva ytan möts man för diskussioner och arbete i grupp. En medarbetare kan således välja mellan flera olika arbetsplatser. Det aktivitetsbaserade kontoret kännetecknas också av ett rationellt lokalutnyttjande då det är dimensionerat för att beakta en ständig frånvaro av personal beroende på sjukdom, vård av eget barn, semester, utbildning, möten, tjänsteresor, distansarbete etcetera. En av svårigheterna med aktivitetsbaserad kontorslösning är att människor har ett inbyggt trygghetsbehov, vilket gör att de även efter förändringen fortsätter att gå till en favoritplats och fortsätter att arbeta med samma kollegor. En annan tendens är att vi vill göra oss hemmastadda vid vårt skrivbord. I detta fall är kontorslösningar med kontorslandskap med personliga arbetsplatser att föredra. I kommunhusutredningen som fullmäktige biföll hösten 2013 framhålls att kunskaperna om de olika alternativa kontorstypernas för- och nackdelar avseende hälsa, trivsel och produktivitet skulle behöva fördjupas innan ett ställningstagande görs. Uppdraget Den 9 september 2013 beslutade kommunfullmäktige att godkänna kommunhusutredningens huvudrapport från augusti 2013 med bilagor och att påbörja en projektering av nytt kommunhus med målet att erhålla en preliminär hyresoffert från Huge före halvårsskiftet 2014. I samband med ovanstående beslut gav man kommunstyrelsen i uppdrag att som en del av projekteringen av nytt kommunhus skyndsamt ta fram ett beslutsunderlag för val av kontorslösning; aktivitetsbaserat eller kontorslandskap.

2014-03-26 KS-2013/1358.251 3 (6) Projektering av nytt kommunhus Bakgrund Efter kommunfullmäktiges beslut att inleda en projektering av ett nytt kommunhus togs ett projektdirektiv fram där förutsättningar, avgränsningar, organisation, tidplan och kostnader för projektet fastställdes av kommunens ledningsgrupp. Då kommunen saknade intern kompetens för att driva ett projekteringsprojekt upphandlades en projektledare i november 2013 och som påbörjade sitt arbete tillsammans med utsedd projektgrupp i december 2013. Arbetssätt och faktaunderlag I arbetet med att skyndsamt ta fram ett beslutsunderlag för val av kontorslösning - aktivitetsbaserat eller kontorslandskap har projektgruppen gjort följande: Studerat relevant facklitteratur för att informera sig om forsknings- och kunskapsläget inom området. Genomfört workshops med projektgrupp, styrgrupp och facklig referensgrupp och ordnat föreläsningar för PPU. I olika grupperingar gjort studiebesök hos Microsoft, Sundbyberg kommun, Södertälje kommun, Nacka kommun, Värmdö kommun, Vattenfall, Skanska och på Vasakronan. Tagit expertstöd av arkitekt som bland annat hållit inspirationsföreläsning för berörda parter. Val av kontorslösning det aktivitetsbaserade kontoret Det finns ett flertal skillnader mellan ett kontorslandskap och en aktivitetsbaserad arbetsplats. Den mest grundläggande skillnaden är att varje medarbetare i ett kontorslandskap har en egen arbetsplats, medan man på en aktivitetsbaserad arbetsplats saknar en fast arbetsstation, men har möjligheten att välja mellan flera olikt utformade arbetsplatser och kan därmed anpassa arbetsmiljön efter behov och arbetsuppgift. Projektgruppen anser att ingen kontorslösning kan svara upp mot alla krav från de administrativa grupperna, men att aktivitetsbaserade arbetsplatser är att föredra av följande skäl. Valfrihet och kreativitet Vinsterna med ett aktivitetsbaserat arbetssätt är många. Den största är kanske att det finns arbetsplatser anpassade för de olika aktiviteter som ingår i jobbet.

2014-03-26 KS-2013/1358.251 4 (6) De flesta upplever också en ökad trivsel, kreativitet och kunskapsöverföring eftersom man möter sina kollegor oftare och i flera olika situationer. Man mår även vanligtvis bättre av att själv få bestämma vart och när man ska sitta i en speciell miljö. Den aktivitetsbaserade kontorslösningen är också bättre lämpad än kontorslandskapet för framtidens administration, vars arbete förväntas ske i mer tillfälliga projektliknade former i en mer flexibel och processorienterad organisation. Hälsa och produktivitet Överlag finns lite forskning att vägledas av inom området kontor och arbetsmiljö avseende jämförelse mellan de aktuella kontorslösningarna när man ska bedöma hur dessa påverkar medarbetarnas hälsa och produktivitet, men enligt de studier som gjorts är det aktivitetsbaserade arbetssättet att föredra framför kontorslandskapet. Exempel på sådan forskning är dels pågående forskning från Aram Seddigh, (Stressforskningsinstitutet): Kontorstyp, produktivitet och hälsa, dels Christina Bodin Danielssons, (Arkitekt och forskare på KTH), doktorsavhandling 2010: Kontorsarbete- en explorativ studie om sambandet mellan det arkitektoniska rummet och arbetstillfredsställelse, hälsa och välbefinnande. Framtid och flexibilitet Ett nytt kontorshus ska kunna användas under lång tid och då kunna anpassas till en svårförutsägbar framtid avseende det kommunala uppdraget, storleken på organisation och utvecklingen av arbetsmetoder. Det bästa sättet att hantera plötsliga förändringar av storleken och utformningen av kontorsytan är att skapa flexibla lösningar. I det sammanhanget anses en aktivitetsbaserad kontorslösning ha en bättre potential än kontorlandskapet där alla medarbetare har standardiserade fasta arbetsplatser. Beläggning och kostnader I valet av kontorslösning är det viktigt att beakta de mätningar som genomförts av projektgruppen i de olika kontorshusen och som pekar på att nuvarande beläggning av arbetsplatserna i genomsnitt är ca 52 procent, medan statistik från andra kommuner som sett över sina kontorsytor pekar på en lika låg eller ännu lägre nyttjandegrad. Att då välja en kontorslösning med kontorslandskap där alla har individuella arbetsplatser som i genomsnitt kommer att stå tomma nästan halva arbetstiden är inte ekonomiskt försvarbart. Huddinges kärnvärden Ovanstående skäl har i hög grad också bäring på kommunens fyra kärnvärdena. Genom och ha modet att våga ta ställning för en ny kontorsmiljö

2014-03-26 KS-2013/1358.251 5 (6) driver vi den administrativa utvecklingen framåt samtidigt som de flexibla lösningarna och de omväxlande lokalerna ger mångfald i arbetsmiljön. Valet av en aktivitetsbaserad kontorslösning visar också på omtänksamhet då medarbetarnas varierande behov står i centrum samtidigt som det rationella lokalutnyttjandet är bra för miljön. Förutsättningar och utmaningar för det aktivitetsbaserade kontoret På en aktivitetsbaserad arbetsplats måste det finnas arbetsplatser som är anpassade för personer med olika funktionsnedsättningar. Det aktivitetsbaserade kontoret kräver också att man måste identifiera kommande behov och ha lösningar för att alla ska kunna erbjudas en passande arbetsplats varje dag. Förändringen måste utgå från en gemensam vision av hur arbetssätt och organisation utvecklas, bland annat genom ett ledarskap där chefer får en allt mer strategisk roll med att coacha, planera, fördela och följa upp medarbetarna och deras arbetsinsatser utifrån mål och resultat. Utvecklingen av chefskapet innebär även förändrade krav på medarbetarskapet. Det aktivitetsbaserade arbetssättet kräver också ett digitaliserat kontor med en effektiv och delad dokumenthantering samt funktionella kommunikationslösningar. Styrgruppens ställningstagande Enligt kommunens projektstyrningsmodell ska alla större projekt ha en projektägare och en styrgrupp. För projektet projektering av nytt kommunhus är biträdande kommundirektör projektägare och ordförande i styrgruppen, vilken i övrigt består av kommunens ekonomichef, personalchef, planeringschef, två förvaltningschefer och två biträdande förvaltningschefer. Vid sammanträdet den 26 mars beslutade styrgruppen att bifalla projektgruppens rekommendation till val av kontorslösning och förslår Huddinge kommuns planerings- och personalutskott att godkänna att i projekteringen av ett nytt kommunhus välja en aktivitetsbaserad kontorslösning.

2014-03-26 KS-2013/1358.251 6 (6) Vesna Jovic Kommundirektör Toralf Nilsson Administrativ direktör Björn Rosborg Utredare Beslutet delges Samtliga nämnder Huge Fastighetsbolag AB