KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2011/ (8)

Transkript

1 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2011/ (8) HANDLÄGGARE Rosborg, Björn bjorn.rosborg@huddinge.se Kommunstyrelsen Nytt kommunhus inriktningsbeslut Förslag till beslut Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige 1. Kommunhusutredningens huvudrapport från augusti 2013 med bilagor, bifogade kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 1 augusti 2013, godkänns. 2. Förstudie avseende nytt kommunhus inom del av fastigheterna Forellen 11 m. fl. i Huddinge centrum inleds i samarbete med Huge Fastigheter AB i enlighet med kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 1 augusti Kommunstyrelsen ska skyndsamt ta fram ett beslutsunderlag för val av kontorslösning, aktivitetsbaserat eller kontorslandskap, med särskilt beaktande av dels konsekvenser för kommunen som attraktiv arbetsgivare, dels möjligheter till utveckling av verksamheten. 4. Kommunstyrelsen får i uppdrag att fortsätta arbetet med att klarlägga behovet av sammanträdesytor, med hänsyn tagen till redan befintliga konferenslokaler i närområdet, samt undersöka olika alternativ för förläggningen av serverhallar för IT. 5. Kommunstyrelsen ska utreda vilka nya arbetssätt och organisatoriska förändringar som behövs för att uppnå avsedd effektivisering av de administrativa funktionerna. Kommunstyrelsen beslutar för egen del 1. Kommundirektören ges i uppdrag att besluta om avtal mellan Huddinge kommun och Huge Fastigheter AB om samarbete rörande förstudie för nytt kommunhus i enlighet med kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 1 augusti Sammanfattning I sin verksamhetsplan för 2012 gav kommunstyrelsen förvaltningen i uppdrag att göra en fördjupad utredning som underlag för ett inriktningsbeslut rörande huruvida en projektering av ett nytt kommunhus och anpassning av POSTADRESS Kommunstyrelsens förvaltning KS kansli HUDDINGE BESÖKSADRESS Kommunalvägen 28 TELEFON (VX) OCH FAX E-POST OCH WEBB huddinge@huddinge.se

2 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2011/ (8) organisationen ska inledas eller inte. Utredningen delades in i fem delprojekt: Alternativ användning av befintliga lokaler, kulturhus samlokaliserat med ett nytt kommunhus, lokaliseringsutredning, effektivisering av administrativa funktioner och lokalprogram. Utredningen visar att kommunen står inför ökade lokalkostnader för sin administration oavsett om man sitter kvar eller bygger nytt då Tekniska Nämndhuset måste avvecklas och lokalerna i Kommunalhuset och vid Gymnasietorget har omfattande renoverings- och ombyggnadsbehov. Valet står därför mellan att bygga ett nytt kommunhus och samla administrationen med de effektiviseringsvinster det medför, eller att till en nästan lika stor kostnad delvis bygga nytt och renovera övriga lokaler utan att kunna få de fördelar som en samlad lokalisering av administrationen innebär. Ett nytt kommunhus, lokaliserat till Paradisgaraget i kvarteret Forellen i Huddinge centrum, kommer att generera en större lokalkostnad än dagens, men samtidigt innebär de administrativa effektiviseringarna att dessa uppvägs: För ett aktivitetsbaserat kontor enligt lokalprogrammet och med kostnaden för tillkommande IT-ytor inkluderad skulle årshyran öka med dryga 4 miljoner jämfört med dagens samtidigt som administrativa effektiviseringar för ca 20 miljoner kan göras. För ett kontorslandskap enligt lokalprogrammet och med kostnaden för tillkommande IT-ytor inkluderade skulle årshyran öka med dryga 7 miljoner jämfört med dagens samtidigt som administrativa effektiviseringar för ca 20 miljoner kan göras. Oavsett vilket alternativ som väljs är det ekonomiska utfallet positivt och då utredningen anser att kunskaperna om de olika alternativa kontorstypernas för- och nackdelar skulle behöva fördjupas innan ett ställningstagande görs, bör man i de ekonomiska överslagen utgå från den högre summan. Om valet faller på att bygga ett nytt kommunhus kan även en alternativ användning för Kommunalhuset och Tekniska Nämndhuset troligen genomföras med viss vinst. Innan man tar ställning till den föreslagna alternativa användningen av lokalerna på Gymnasietorget (företagshotell) bör en långsiktig omvandling av hela kvarteret övervägas. I frågan rörande huruvida ett kulturhus inklusive ett bibliotek, alternativt enbart ett bibliotek, ska samlokaliseras med ett nytt kommunhus eller inte redovisar utredningen kostnadsbilden men tar inte ställning. Ett politiskt ställningstagande i denna fråga behövs inom en snar framtid, eftersom det är viktigt för att förstudien ska kunna bedrivas effektivt.

3 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2011/ (8) Nu föreslås fortsatta utredningar och upprättande av en förstudie med inriktningen att ett nytt kommunhus ska byggas. Det slutliga beslutet fattas med en genomförd förstudie och hyresoffert som grund. En preliminär bedömning är att ett sådant underlag kan finnas framtaget runt halvårsskiftet Rapporten i korthet I sin verksamhetsplan för 2012 gav kommunstyrelsen förvaltningen i uppdrag att göra en fördjupad utredning som underlag för ett inriktningsbeslut rörande huruvida en projektering av ett nytt kommunhus och anpassning av organisationen ska inledas eller inte. Utredningen delades in i fem delprojekt: Alternativ användning av befintliga lokaler, kulturhus samlokaliserat med ett nytt kommunhus, lokaliseringsutredning, effektivisering av administrativa funktioner och lokalprogram. Huvudrapportens uppgift är att kort redovisa de fem delprojektens resultat och utifrån dessa dra slutsatser och ge förslag till beslut. Som en följd är huvudrapporten disponerad i sju kapitel; en inledning, ett kapitel för varje delprojektet samt ett avslutande kapitel med slutsatser och förslag. Alternativ användning av befintliga lokaler Den alternativa användningen av befintliga lokaler vid en nybyggnation visar att det för Tekniska Nämndhuset och Kommunalhuset finns ett flertal lösningar som genererar ett ekonomiskt resultat i linje med de krav ägardirektiven ställer på kommunens fastighetsbolag. I samtliga fall är det marken där lokalerna står som är intressant och som kan användas antingen till bostäder eller till skolor. Avseende den alternativa användningen av Gymnasietorgets mark är det en fastighet som i sin helhet är lågt exploaterad varför en mer betydande omvandling skulle kunna övervägas. Detta kräver dock en separat utredning. Trots att man i Sitta kvar alternativet avstår från att bygga nytt kommunhus innebär det att Tekniska Nämndhuset måste ersättas och Kommunalhuset och kontorslokalerna på Gymnasietorget renoveras. Dagens kostnadsbild består inte utan den årliga hyreskostnaden uppskattas öka med ca 4,5 miljoner. Kulturhus samlokaliserat med ett kommunhus Begreppet kulturhus inkluderar i detta fall främst ett nytt huvudbibliotek och scener för teater, musik, dans, föreningsaktiviteter, digital bio, undervisning och föredrag. Samtidigt som det finns ekonomiska samordningsvinster med att bygga ett kulturhus tillsammans med ett kommunhus kan också den kulturella närvaron i byggnaden göra huset mer till ett medborgarhus än en tjänstemannaborg.

4 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2011/ (8) Den årliga merkostnaden för lokalerna för ett kulturhus alternativt huvudbibliotek är 7,6 miljoner (6,8 miljoner för det mindre alternativt med huvudbibliotek och en stor hörsal/scen/sessionssal) respektive 3,5 miljoner. Lokaliseringen Rörande placeringen av ett nytt kommunhus beslutade kommunstyrelsen den 17 december 2012 att utgångspunkten för det fortsatta utredningsarbetet ska vara att byggnaden lokaliseras till Paradisgaraget i kvarteret Forellen i Huddinge centrum. Administrativa effektiviseringar Redan i projektdirektivet framhölls att ett särskilt fokus ska ligga på att fastställa de administrativa effektiviseringar som kan genomföras i organisationen om den samlas i samma hus. Därför gjordes ett särskilt delprojekt för att bedöma effektiviseringens omfattning. Med hjälp av de administrativa funktionernas kommunövergripande samordningsgrupper uppskattar projektgruppen besparingspotentialen till ca 20 miljoner, vilket utgör ca 10 procent av de samlade resurserna för de administrativa funktioner inom vilken besparingen sker. Rapporten belyser även samordningsmöjligheter med Huge Fastigheter AB. Bedömningen är att hela koncernen vinner på att Huge och kommunen sitter i samma hus och kan samordna sina resurser på ett nytt sätt. Lokalprogram Oavsett vilken som väljs av de två alternativa kontorslösningarna som konsulten presenterar i lokalprogrammet, så krymper ytorna markant från dagens kvm till kvm, för det aktivitetsbaserade kontoret (från dryga 30 kvm/person till 14,3 kvm) och kvm om man istället vill ha kontorslandskap med individuella arbetsplatser (16,2 kvm/person). Årshyran för det aktivitetsbaserade kontoret beräknas uppgå till 26 miljoner medan den för alternativet med ett kontorslandskap uppgår till 28,9 miljon, i båda fallen inklusive tillkommande IT-ytor på 320 kvm. Detta ska jämföras med dagens 21,8 miljoner i hyra för de tre kontorshusen. Det finns oklarheter kring utrymmena rörande IT (serverhallarna) och den exakta storleken på konferens- och sammanträdesytan och därför bör dessa ytor, liksom de olika kontorstypernas för- och nackdelar avseende hälsa, trivsel och produktivitet, fortsätta att utredas i nästa skede av processen. Slutsatser Utredningen visar att kommunen står inför ökade lokalkostnader för sin administration oavsett om man sitter kvar eller bygger nytt då Tekniska

5 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2011/ (8) Nämndhuset måste avvecklas och lokalerna i Kommunalhuset och vid Gymnasietorget har omfattande renoverings- och ombyggnadsbehov. Valet står därför mellan att bygga ett nytt kommunhus och samla administrationen med de effektiviseringsvinster det medför, eller att till en nästan lika stor kostnad delvis bygga nytt och renovera övriga lokaler utan att kunna få de fördelar som en samlad lokalisering av administrationen innebär. Ett nytt kommunhus kommer att generera en större lokalkostnad än dagens, men samtidigt innebär de administrativa effektiviseringarna att dessa uppvägs: För ett aktivitetsbaserat kontor enligt lokalprogrammet och med kostnaden för tillkommande IT-ytor inkluderad skulle årshyran öka med dryga 4 miljoner jämfört med dagens samtidigt som administrativa effektiviseringar för ca 20 miljoner kan göras. För ett kontorslandskap enligt lokalprogrammet och med kostnaden för tillkommande IT-ytor inkluderade skulle årshyran öka med dryga 7 miljoner jämfört med dagens samtidigt som administrativa effektiviseringar för ca 20 miljoner kan göras. Oavsett vilket alternativ som väljs är det ekonomiska utfallet positivt och då utredningen anser att kunskaperna om de olika alternativa kontorstypernas för- och nackdelar skulle behöva fördjupas innan ett ställningstagande görs bör man i de ekonomiska överslagen utgå från den högre summan. Jämfört med de referensobjekt som studerats och det vinnande förslaget i arkitekttävlingen för kontorshus som Huge initierade våren 2012 har Huddinge kommuns översiktliga lokalprogram mindre ytor per anställd. Vill man simulera alternativ med något större kontorsytor kan man som tumregel utgå från att varje ytterligare kvm per anställd kostar drygt 1,5 miljoner i årshyra. Om valet faller på att bygga ett nytt kommunhus kan även en alternativ användning för Kommunalhuset och Tekniska Nämndhuset troligen genomföras med viss vinst. Innan man tar ställning till den föreslagna alternativa användningen av lokalerna på Gymnasietorget (företagshotell) bör en långsiktig omvandling av hela kvarteret övervägas. Den årliga merkostnaden för lokalerna för ett kulturhus alternativt huvudbibliotek är 7,6 miljoner (6,8 miljoner för det mindre alternativt med huvudbibliotek och en stor hörsal/scen/sessionssal) respektive 3,5 miljoner. Samtidigt som det finns ekonomiska samordningsvinster med att bygga ett

6 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2011/ (8) kulturhus tillsammans med ett kommunhus kan också den kulturella närvaron i byggnaden göra huset mer till ett medborgarhus än en tjänstemannaborg. Men en sådan satsning på kulturen innebär också tillkommande kostnader för kommunen i en tid då de ekonomiska ramarna krymper. Utredningen väljer därför att inte ta ställning i frågan. Förvaltningens synpunkter och förslag Som en följd av de slutsatser som dras i utredningen anser förvaltningen att fördelarna med ett nytt kommunhus är så tydliga att kommunen bör göra en förstudie och inhämta hyresoffert från Huge. Förstudien bör bedrivas i nära samarbete mellan Huge och kommunen och med särskilt beaktande av att kostnaderna för kommunen ur ett koncernperspektiv begränsas samtidigt som mycket höga krav ställs på låg energianvändning och i övrigt bra miljöval. Ett samarbetsavtal som reglerar ansvar, förväntningar och samarbetsformer under förstudieskedet ska träffas mellan kommunen och Huge i projektets inledande skede. Om samarbetsavtalet får den karaktären att det inte kan träffas genom verkställighetsbeslut bör kommundirektören ges i uppdrag att fatta beslut att godkänna avtalet. Förvaltningen har för avsikt att, om beslut att inleda förstudie fattas, handla upp konsulter för att förstärka beställarkompetensen inom detta projekt. Rörande de olika alternativa kontorstypernas för- och nackdelar avseende hälsa, trivsel och produktivitet skulle kunskapen behöva fördjupas innan ett ställningstagande görs. Därför bör kommunstyrelsen skyndsamt ta fram ett beslutsunderlag för val av kontorslösning, aktivitetsbaserat eller kontorslandskap, med särskilt beaktande av dels konsekvenser för kommunen som attraktiv arbetsgivare, dels möjligheter till utveckling av verksamheten. En viktig del i den fortsatta hanteringen är att det pågående arbetet med att klarlägga behovet av sammanträdesytor, med hänsyn tagen till redan befintliga konferenslokaler i närområdet, slutförs samt att olika alternativ för förläggningen av IT-ytor i form av serverhallar undersöks. Avseende de administrativa effektiviseringarna föreslår samordningsgrupperna ett flertal åtgärder för att nå målbilden att minska den samlade administrationskostnaden med minst 10 procent; organisationsförändringar såsom gemensam organisation, att idag spridda resurser och kompetenser användas gemensamt, att helhetstänk och koncernnytta genomsyrar organisationen, att processorienteringen ökar etcetera. Arbetet måste nu fortsätta för att ta fram konkreta förslag på arbetssätt och/eller organisatoriska förändringar som möjliggör den angivna effektiviseringen på ca 20 miljoner. Synpunkterna ovan leder fram till följande förslag:

7 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2011/ (8) 1. Förstudie avseende nytt kommunhus inom del av fastigheterna Forellen 11 m.fl. i Huddinge centrum inleds i samarbete med Huge Fastigheter AB i enlighet med kommunstyrelsens förvaltnings tjänsteutlåtande daterat den 1 augusti Kommunstyrelsen ska skyndsamt ta fram ett beslutsunderlag för val av kontorslösning, aktivitetsbaserat eller kontorslandskap, med särskilt beaktande av dels konsekvenser för kommunen som attraktiv arbetsgivare, dels möjligheter till utveckling av verksamheten. 3. Kommunstyrelsen får i uppdrag att fortsätta arbetet med att klarlägga behovet av sammanträdesytor, med hänsyn tagen till redan befintliga konferenslokaler i närområdet, samt undersöka olika alternativ för förläggningen av serverhallar för IT. 4. Kommunstyrelsen ska utreda vilka nya arbetssätt och organisatoriska förändringar som behövs för att uppnå avsedd effektivisering av de administrativa funktionerna. I frågan om lokaler för kulturell verksamhet tar inte förvaltningen ställning. Ett politiskt ställningstagande i frågan behövs inom en snar framtid, eftersom det är viktigt för att förstudien ska kunna bedrivas effektivt. Förvaltningen vill avslutningsvis understryka att beslut om att bygga nytt kommunhus fattas med en genomförd förstudie och hyresoffert som grund. En preliminär bedömning är att ett sådant underlag kan finnas framtaget runt halvårsskiftet Om det inte kommer att fattas beslut om nytt kommunhus står kommunen, förutom för egna kostnader, för ersättning till Huge för förgäveskostnader enligt kommande samarbetsavtal. Vesna Jovic Kommundirektör Gunilla Wastesson Planeringschef Björn Rosborg Utredare

8 KOMMUNSTYRELSENS FÖRVALTNING TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA KS-2011/ (8) Bilagor Kommunhusutredningens huvudrapport augusti 2013 med bilagorna Redovisning av delprojekt 1-4 och Redovisning av delprojekt 5 Beslutet delges Samtliga nämnder Huge Fastigheter AB

9 KS-2011/239 Kommunstyrelsen Kommunhusutredningen Huvudrapport Augusti 2013

10 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Rapportens disposition Bakgrund Projektets syfte Projektgruppen Tidigare avrapportering Alternativ användning av befintliga lokaler Syfte Möjlig alternativ användning av lokaler/mark Sitta kvar i nuvarande lokaler Jämförelse av kostnader för alternativa lokallösningar Summering Kulturhus samlokaliserat med nytt kommunhus Syfte Vilka verksamheter ska inrymmas på vilka ytor? Ekonomiska och organisatoriska konsekvenser Alternativet nytt huvudbibliotek Alternativet nytt huvudbibliotek och en scen (hörsal) Kulturytorna Lokaliseringsutredning Syfte Översikt av de två alternativen Fördel Flemingsberg Fördel Huddinge centrum Slutsats Effektivare administrativa funktioner Bakgrund och syfte Metod Effektiviseringens omfattning Verkställandet av effektiviseringen Effektiviseringen leder inte till övertalighet Samordning med Huge Översiktligt lokalprogram Syfte Verksamheten i nytt kommunhus Ytor Miljö Två alternativa kontorslösningar Alternativ 1: Aktivitetsbaserade arbetsplatser Alternativ 2: Individuella arbetsplatser i öppet landskap För- och nackdelar med alternativen Ekonomi Referensobjekt Ytor Kostnader Växande administration Ytor som måste fortsätta att utredas IT-ytor Konferens- och sammanträdesytor Kontorslösning Summering, slutsatser och förslag Summering Slutsatser Förslag

11 Sammanfattning I sin verksamhetsplan för 2012 gav kommunstyrelsen förvaltningen i uppdrag att göra en fördjupad utredning som underlag för ett inriktningsbeslut rörande huruvida en projektering av ett nytt kommunhus och anpassning av organisationen ska inledas eller inte. Utredningen delades in i fem delprojekt: Alternativ användning av befintliga lokaler, kulturhus samlokaliserat med ett nytt kommunhus, lokaliseringsutredning, effektivisering av administrativa funktioner och lokalprogram. Utredningen visar att kommunen står inför ökade lokalkostnader för sin administration oavsett om man sitter kvar eller bygger nytt då Tekniska Nämndhuset måste avvecklas och lokalerna i Kommunalhuset och vid Gymnasietorget har omfattande renoverings- och ombyggnadsbehov. Valet står därför mellan att bygga ett nytt kommunhus och samla administrationen med de effektiviseringsvinster det medför, eller att till en nästan lika stor kostnad delvis bygga nytt och renovera övriga lokaler utan att kunna få de fördelar som en samlad lokalisering av administrationen innebär eller de eventuella vinster som den alternativa användningen av befintliga lokaler (mark) ger. Ett nytt kommunhus, lokaliserat till Paradisgaraget i kvarteret Forellen i Huddinge centrum, kommer att generera en större lokalkostnad än dagens, men samtidigt innebär de administrativa effektiviseringarna att dessa uppvägs: För ett aktivitetsbaserat kontor enligt lokalprogrammet och med kostnaden för tillkommande IT-ytor inkluderad skulle årshyran öka med dryga 4 miljoner jämfört med dagens samtidigt som administrativa effektiviseringar för 20 miljoner kan göras. För ett kontorslandskap enligt lokalprogrammet och med kostnaden för tillkommande IT-ytor inkluderade skulle årshyran öka med dryga 7 miljoner jämfört med dagens samtidigt som administrativa effektiviseringar för 20 miljoner kan göras. Oavsett vilket alternativ som väljs är det ekonomiska utfallet positivt och då utredningen anser att kunskaperna om de olika alternativa kontorstypernas föroch nackdelar skulle behöva fördjupas innan ett ställningstagande görs, bör man i de ekonomiska överslagen utgå från den högre summan. Om valet faller på att bygga ett nytt kommunhus kan även en alternativ användning för Kommunalhuset och Tekniska Nämndhuset troligen genomföras med viss vinst. Innan man tar ställning till den föreslagna alternativa användningen av lokalerna på Gymnasietorget (företagshotell) bör en långsiktig omvandling av hela kvarteret övervägas. I frågan rörande huruvida ett kulturhus ska samlokaliseras med ett nytt kommunhus eller inte redovisar utredningen kostnadsbilden men tar inte ställning. Utredningen föreslår att kommunstyrelsen får i uppdrag att organisera och driva ett projekt med inriktning att upprätta handlingar som underlag för beställning av nytt kommunhus i enlighet med denna utredning. Kommunstyrelsen ska också skyndsamt ta fram ett beslutsunderlag för val av kontorslösning samt utreda behov av organisatoriska förändringar och arbetssätt för att uppnå avsedd effektivisering av de administrativa funktionera 3

12 1. Inledning 1.1 Rapportens disposition Huvudrapportens uppgift är att kort redovisa de fem delprojektens resultat och utifrån dessa dra slutsatser och ge förslag till beslut 1. Som en följd är huvudrapporten disponerad i sju kapitel; en inledning, ett kapitel för varje delprojektet samt ett avslutande kapitel med slutsatser och förslag. 1.2 Bakgrund Under 2011 genomfördes en förstudie rörande förutsättningar för, och konsekvenserna av, att bygga ett nytt kommunhus. Utredningens slutsats var att mycket talade för att ett nytt kommunhus med en samlad central administration i ett attraktivt läge skulle kunna öka möjligheterna att utveckla en mer effektiv organisation och bidra till en positiv bild av Huddinge. Kostnaderna ansågs dessutom rimliga och miljöeffekterna positiva. Detta föranledde kommunstyrelsen att i sin verksamhetsplan för 2012 ge förvaltningen i uppdrag att göra en fördjupad utredning som underlag för ett inriktningsbeslut rörande huruvida en projektering av ett nytt kommunhus och anpassning av organisationen ska inledas eller inte. 1.3 Projektets syfte Utredningen ska fastställa kostnaderna för ett nytt kommunhus och de administrativa effektiviseringar som kan genomföras i organisationen om förvaltningarna sitter tillsammans. Kommunhusets eventuella samlokalisering med nytt kulturhus/huvudbibliotek ska också utredas. Utredningen har delats in i fem delprojekt. 1. Alternativ användning av befintliga lokaler 2. Kulturhus samlokaliserat med ett nytt kommunhus 3. Lokaliseringsutredning 4. Effektivisering av administrativa funktioner 5. Lokalprogram 1.4 Projektgruppen Huvudprojektgruppen har genomgått en del förändringar under projekttiden som en följd av personalomsättning men har under större delen av tiden bestått av projektägare planeringschef Gunilla Wastesson, projektledare utredare Björn Rosborg och lokalstrateg Mari Söderquist samtliga kommunstyrelsens förvaltning, kulturchef Christer Falk, kultur- och fritidsförvaltningen samt affärsområdeschef för kommunal service Henric Örneblad Huge Fastigheter AB. Delprojektens bemanning framgår av delprojektrapporterna i bilagorna. Styrgrupp har kommunens ledningsgrupp varit och politisk styrgrupp PPU. 1.5 Tidigare avrapportering En avstämning av projektet gjordes i PPU i november och kommunstyrelsen i december 2012 där de tre första delprojektens slutrapporter presenterades. 1 Vill man oavkortat studera delprojektrapporterna återfinns de som bilagor till denna rapport. 4

13 2. Alternativ användning av befintliga lokaler 2.1 Syfte Klargör möjlig alternativ användning av de lokaler/mark som påverkas om ett nytt kommunhus byggs med särskilt fokus på de ekonomiska konsekvenserna. Redovisa även konsekvenserna av, och kostnaderna för, att avstå från att bygga nytt kommunhus och sitta kvar i nuvarande lokaler. 2.2 Möjlig alternativ användning av lokaler/mark De fastigheter som beröras är Tekniska Nämndhuset, Kommunalhuset och kontorshuset som är beläget på Gymnasietorget, sammanlagt kvm till den sammantagna årshyran 21,8 miljoner. Dessa tre objekt har olika förutsättningar avseende marken och framtida exploateringar i närliggande områden. Utredningen begränsas till berörda fastigheter, men resonerar kring möjlig och intressant utveckling av angränsande fastigheter. Avseende den alternativa användningen av befintliga lokaler kan man i fallen med Tekniska Nämndhuset och Kommunalhuset se ett flertal lösningar som genererar ett ekonomiskt resultat med en direktavkastning på ca 5 procent, vilket ägardirektiven ställer på kommunens fastighetsbolag. I samtliga fall är det marken där lokalerna står som är intressant och som kan användas både till bostäder och till skolor. Kontorslokalerna på Gymnasietorget är de ytor som är svårast att finna lönsamma alternativ för, även om den presenterade lösningen med kontorshotell med överkomliga hyror anses genomförbar. Gymnasietorgets fastighet är emellertid lågt exploaterad. En mer betydande omvandling skulle därför kunna övervägas. Detta kräver dock en separat och djupare utredning av frågan. 2.3 Sitta kvar i nuvarande lokaler Alternativet att bli kvar i nuvarande lokaler betyder först och främst att ersättningslokaler måste produceras för verksamheten som idag sitter i Tekniska Nämndhuset. 2 En nybyggnadshyra för kontorslokaler i Huddinge som enligt kalkylerna i lokalprogrammet (kapitel 6) ligger på ca kr/kvm år, vilket är ca kr mer per kvm och år än den nuvarande hyran för Tekniska Nämndhuset. Emellertid borde en nybyggnation bli betydligt mer yteffektiv än nuvarande lokaler, vilket innebär att en stor del av merkostnaden dämpas av att det inte behövs lika många kvadratmeter som nuvarande kontor. För att fortsatt kunna använda det nuvarande Kommunalhuset som kontor anser Huge att en genomgripande renovering måste genomföras inom en 10-årsperiod för att ge lokalerna och de tekniska systemen en mer aktuell standard. Av de tekniska systemen är det främst ventilationen som är i behov av upprustning, men även elen måste moderniseras. Det är också nödvändigt med en stamrenovering där även toaletter och omklädningsrum rustas upp. Ytskikten måste genomgå en total renovering och ska lokalerna göras mer yteffektiva måste väggarna mellan en 2 Texten i detta kapitel utgår från delrapporten Alternativ användning av befintliga lokaler som presenterades för KS i december 2012 och som finns som bilaga till denna huvudrapport, men de mer ingående skrivningarna rörande renoveringsbehoven och uppskattningar av yteffektiviseringar har gjorts tillsammans med Huge våren

14 del av rummen slås ut för att bli till mer öppna ytor där fler kan arbeta i delade rum eller mindre kontorslandskap. Med tanke på att väggarna längs korridorerna är bärande och följaktligen måste lämnas orörda kommer de nya ytorna att bli långsmala och långt ifrån optimala. Under arbetets gång måste verksamheten evakueras, vilket skapar merkostnader och innebär en del praktiska problem då kontoret/avdelningarna måste erbjudas alternativa lokaler. Erfarenheter från bland annat förnyelsen och ombyggnationen av delar av Stortorps äldreboende gör att Huge uppskattar renoveringskostnaden för kommunalhuset till ca kr/kvm, vilket höjer hyran från dagens knappa kr/kvm och år till ca kr/kvm och år. Även kontorslokalerna på Gymnasietorget behöver på sikt förbättras för att kunna få en bättre standard än i dag. Renoveringen måste emellertid inte vara lika genomgripande som den i Kommunalhuset och därmed uppskattar Huge kostnaden till ca kr/kvm och en höjd hyresnivå med dryga 300 kr/kvm till knappa kr/kvm år. I det beloppet finns ingen kostnad för yteffektivisering beaktad och Huge anser att en sådan kan vara svår att genomföra i kontorshuset på Gymnasietorget. Trots att man i Sitta kvar alternativet avstår från att bygga nytt gemensamt kommunhus innebär det ett flertal förändringar; Tekniska Nämndhuset måste ersättas och Kommunalhuset och kontorslokalerna på Gymnasietorget renoveras. Följaktligen finns det ingen lösning där dagens kostnadsbild består. 2.4 Jämförelse av kostnader för alternativa lokallösningar Nedan kan ses en summering i tabellform av de olika alternativen sitta kvar respektive nyproduktion av kommunhus. Rörande alternativet sitta kvar är det en kombination av nyproducerade yta som ersätter Tekniska Nämndhuset, där effektiviseringen av lokalytan är betydande, medan den för renoveringen av de redan befintliga lokalerna är mindre eller ytterst marginell. 3 Sitta kvar Yta Renovering kr/kvm Kostnad milj. Kr kvm/år Årshyra tkr Gymnasietorget , Kommunalhuset , Ersättning Tekniska , Summa , Yteffektivisering med 30 % i Kommunalhuset Årshyra med hänsyn tagen till yteffektivisering Tabellen bygger på antagandet att Tekniska Nämndhuset ersätts med nyproducerade ytor baserade på 19 kvm/person för 180 personer (msb och facken) samt 500 kvm garage för msb:s bilar. Kommunalhusets ytor antas kunna effektiviseras med 30 procent (ge plats för ytterligare 63 personer) då väggar slås ut och kontorslandskap skapas. Den ideala besparingen är då att de 63 personer som flyttar in kommer från Tekniska Nämndhuset så att den nyproducerade ytan kan göras mindre och årshyran minska (63 personer * 19 kvm* kr/kvm= tkr/år). 6

15 I kostnadsberäkningarna rörande sitta kvar alternativet har inte någon hänsyn tagits till de evakueringskostnader som uppstår då renoveringarna av befintliga lokaler görs då de är svåra att kalkylera. De ytor, alternativ och kalkyler som presenteras i lokalprogrammet och som i korthet återges i kapitel 6 rör nyproduktion i två olika alternativ ett aktivitetsbaserat kontor med många olika arbetsmiljöer men där en majoritet av arbetsstyrkan inte har ett eget skrivbord, och ett öppet kontorslandskap där alla har en individuell arbetsplats. I båda fallen krymper ytorna radikalt jämfört med dagens utrymmen. Nyproduktion Yta Produktion kr/kvm Kostnad milj. Kr kvm/år Årshyra tkr Aktivitetsbaserat , Kontorslandskap , (Inkl. IT-ytor 320 kvm) En engångskostnad som måste beaktas rör inköp av inventarier och viss utrustning. När nya lokaler byggs måste i stort sett alla inventarier nyanskaffas till de aktuella arbetsmiljöerna. Till skillnad från nuvarande situation där inventarier köps löpande efter behov så blir kostnaden märkbar vid nyproduktion då den sker vid ett och samma tillfälle. Erfarenheter från andra kommuner och konsulter pekar på kostnader kring tkr per arbetstagare, vilket i Huddinges fall blir ca 25 miljoner Summering Jämfört med dagsläget kvm i de tre kontorshusen till den sammantagna årshyran 21,8 miljoner - uppstår en merkostnad för kommunen oavsett vilket alternativ man väljer. I sitta kvar alternativet fortsätter man att så långt som möjligt renovera befintliga lokaler medan man i alternativet nyproduktion bygger helt nytt. Enligt tabellerna ovan är skillnaderna i årshyran mellan alternativen sitta kvar och nyproduktion inte så stora oavsett om man i det senare fallet väljer alternativet med aktivitetsbaserat kontor eller kontorslandskapet. Emellertid, som kan ses i kapitel 5 rörande de administrativa effektiviseringarna, finns en stor rationaliseringspotential med en mer sammanhållen administration vilket talar för att bygga ett kommunhus där alla förvaltningar sitter tillsammans. Avseende koncernnyttan finns också vinster att göra genom en nyproduktion då förslagen till förändringar av verksamheten eller markanvändningen på fastigheterna Gymnasietorget och Kommunalhuset kan effektueras. 7

16 3. Kulturhus samlokaliserat med nytt kommunhus 3.1 Syfte Klargöra förutsättningarna för och konsekvenserna av att ett kulturhus/huvudbibliotek samlokaliseras med ett nytt kommunhus genom att redogöra för vilka verksamheter och kulturlokaler som ska inrymmas i ett kommunhus, vilka vinster som görs av samordningen samt redovisa de ekonomiska och organisatoriska konsekvenserna för verksamheten. 3.2 Vilka verksamheter ska inrymmas på vilka ytor? Begreppet kulturhus kan användas för att beskriva olika typer av lokaler och verksamheter, men i detta fall anser projektgruppen att det primärt rör sig om ett nytt huvudbibliotek och scener för teater, musik, dans, föreningsaktiviteter, digital bio, undervisning och föredrag. Ett i kommunen centralt placerat kulturhus utesluter inte behovet av lokala mötesplatser med plats för kultur i övriga delar av kommunen. I ett tidigt skede gjordes en grov uppskattning av ytbehoven och där man även försökte att ta hänsyn till om lokalerna kan samutnyttjas med någon annan verksamhet. Av gemensamt intresse antas hörsal, toaletter, reception, café, kapprum, teknikrum, mindre hörsal, konstarkiv och mindre samlingssalar vara. Många av de funktioner som ett kulturhus behöver används på andra tider än verksamheten i en förvaltningsbyggnad. Därmed finns det stor möjlighet att hitta samordningsvinster. I delrapporten finns ett resonemang kring vilka ytor som behövs samt vilka som kan samnyttjas och hur fördelningen av ytorna mellan olika intressenter skulle se ut. Detta ger en yta på ca kvm som ska bäras av kulturhuset. Delprojektrapporten har emellertid även legat till grund för det lokalprogram arkitektkonsulten Tengboms tagit fram (se kapitel 6) och där kulturhusets lokaler sätts i ett helt nytt sammanhang och där man räknar med en yta på kvm. I det fortsatta resonemanget nedan om kostnader används den senare ytan. 3.3 Ekonomiska och organisatoriska konsekvenser Administrativ personal som arbetar med kultur och bibliotekspersonal ska ha sina arbetsplatser i kulturhuset. Motsvarande medarbetare är idag placerade i Kommunalhuset, kulturskolan eller på huvudbiblioteket. Som en följd borde vissa organisatoriska och administrativa vinster kunna göras om kulturhus samlokaliseras med ett kommunhus, men vara tämligen små. I de kalkyler som görs i delprojektet lokalprogram bedöms att nyproduktionshyran är cirka kr/kvm per år. Med den nivån på hyran skulle årskostnaden för ett kulturhus på kvm samlokaliserat med ett kommunhus hamna på ca 9,8 miljoner. Drar man ifrån den nuvarande hyran för huvudbiblioteket återstår 7,6 miljoner i nya kostnader. 3.4 Alternativet nytt huvudbibliotek Ett alternativ till ett kulturhus inkluderande nytt bibliotek i anslutning till kommunhuset är att enbart satsa på ett nytt huvudbibliotek. Nuvarande huvudbibliotek har en yta på kvm och en hyra på tkr. Utgår man från dagens yta skulle merkostnaden jämfört med nuvarande årshyra hamna på ca 3,5 8

17 miljoner samtidigt som en central placering avsevärt förbättrar bibliotekets besöksfrekvens. Huvudbibliotekets nuvarande lokaler är dessutom långt ifrån optimala och skulle behöva renoveras för att nå upp till en rimlig standard för dagens bibliotek, vilket kultur- och fritidsnämnden påtalat i sin lokalförsörjningsplan de senaste åren. 3.5 Alternativet nytt huvudbibliotek och en scen (hörsal) Ett annat och något större alternativ än att enbart satsa på ett nytt huvudbibliotek är att även bygga en hörsal/scen/sessionssal för max 400 personer som görs så flexibel att den kan användas för dans, musik, teater, föreläsningar, stora möten och fullmäktiges sammanträden. Tillsammans med hörsalen behövs även loger/omklädning, teknikutrymmen, förråd, kapprum, mingelyta och toaletter till en uppskattad yta av kvm och en årlig kostnad på 9 miljoner. Tas hänsyn till huvudbibliotekets nuvarande budget för lokaler blir nettokostnaden för detta alternativ 6,8 miljoner. Ett av användningsområdena för hörsalen är att kunna fungera som sessionssal för kommunfullmäktiges sammanträden. Om hörsalen inte byggs är förmodligen den bästa lösningen att behålla nuvarande sessionssal i den äldre delen av Kommunalhuset, även om det genererar en viss merkostnad. Sessionssalen, tillsamman med läktare och omkringliggande ytor som idag används vid fullmäktiges sammanträden, uppgår uppskattningsvis till 250 kvm. 3.6 Kulturytorna Ett av argumenten för att bygga kulturhus tillsammans med kommunhuset var att vissa ytor skulle kunna samnyttjas och därmed göra det alternativet billigare än vad uppförandet av ett fristående kulturhuset skulle vara. Men hur kostnader ska fördelas då ytor samnyttjas är emellertid inte lätt och föremål för visst godtycke. Och därför har ovanstående beräkningar baserat sig på det arkitektkonsulten Tengboms har definierat som kulturhus i sitt lokalprogram. Möjligen skulle man då kunna säga att storleken på kulturytorna är något överskattade då hela hörsalen/sessionsalen räknas som en sådan fastän lokalerna även kommer att nyttjas för kommunens större möten och kommunfullmäktiges sammanträden. Samtidigt har kulturverksamheten nytta av receptionen, vissa utställningsytor och konferensdelen som i lokalprogrammet räknas som kontorsytor. 9

18 4. Lokaliseringsutredning 4.1 Syfte Utredningen avgränsades till att omfatta två alternativa geografiska lokaliseringar; en i Flemingsberg och en i Huddinge centrum. Av lokaliseringsutredningen skulle framgå var ett nytt kommunhus bäst bör lokaliseras med hänsyn tagen till bland annat kriterier som tillgänglighet för medborgarna, möjliga synergieffekter genom samlokalisering, ekonomiska aspekter, tidsaspekter och konsekvenser för varumärkesbyggandet. 4.2 Översikt av de två alternativen Det finns flera alternativ till lokalisering i såväl Huddinge centrum som Flemingsberg på både kommunägd och privat mark. Det visar på goda förutsättningar för en lyckad lokalisering av ett nytt Kommunhus. Valet mellan Huddinge centrum och Flemingsberg blir beroende av vilka faktorer som väger tyngst Fördel Flemingsberg En byggnation i Flemingsbergsdalen skulle kunna bli en katalysator för Flemingsbergs fortsatta expansion. Flemingsbergsområdet skulle ges en tydlig skjuts för att utvecklas mot den regionala stadskärna som omnämns i RUFS Den tydliga prioritering som lokalisering av ett nytt Kommunhus innebär kan stärka Flemingsberg som bostadsort Fördel Huddinge centrum Det finns ett tydligt förslag till lokalisering på en fastighet som ägs av Huge Fastigheter AB och som planläggs för kontor. Den arkitekttävling som genomförts tar höjd för att bebyggelsen kan inrymma Kommunhus och lokaler för kultur. Enligt kommunens förslag till ny översiktsplan anges Huddinge centrum som kommunens administrativa centrum Stödjer den nuvarande centrumhandelns konkurrenskraft och utveckling Mer attraktivt läge vid rekrytering av ny personal med hänsyn till butiker och serviceutbud. 4.3 Slutsats Slutsatsen av denna utredning är att det finns goda förutsättningar för en lyckad lokalisering i såväl Flemingsberg som Huddinge centrum. Översiktsplanens inriktning att utse Huddinge centrum till administrativt centrum i kombination med fördelarna av att låta koncernperspektivet få genomslag i genomförandet genom att anlita kommunens eget bolag för att bygga ett nytt Kommunhus på av bolaget ägd mark måste dock anses väga mycket tungt, varför det alternativet förordas. Rörande placeringen av ett nytt kommunhus beslutade kommunstyrelsen den 17 december 2012 att utgångspunkten för det fortsatta utredningsarbetet ska vara att ett nytt kommunhus lokaliseras till Paradisgaraget invid Sjödalsgymnasiet i kvarteret Forellen, som ägs av Huge som redan utreder förutsättningarna för att bygga ett stort kontorshus där. 10

19 5. Effektivare administrativa funktioner 5.1 Bakgrund och syfte Ett nytt kommunhus ger unika möjligheter att se över inriktning och omfattning på de verksamheter som ska bedrivas i den gemensamma byggnaden och en vanlig förändring hos ett antal kommuner som byggt eller planerar att bygga nytt kommunhus är en effektivisering av de administrativa funktionerna. Syftet med utredningen är att ge förslag på vilka administrativa funktioner som kan effektiviseras då de samlas i ett gemensamt hus, samt vilka vinster det ger i form av lägre kostnader, minskad sårbarhet och/eller bättre kvalitet. Målbilden är i korthet att de administrativa funktionerna ska genom samordning, nya arbetssätt och ny teknik minska den samlade administrationskostnaden med 10 respektive 20 procent. 5.2 Metod Projektgruppen gjorde bedömningen att de administrativa funktioner som kan effektiviseras är de som finns på samtliga förvaltningar och har liknande arbetsuppgifter och kompetenser. Som en följd uppstår då stordriftsfördelar och samordningsvinster när man flyttar samman. Funktionerna i fråga är främst ekonomi, personal, kvalitet, kommunikation, nämndadministration, IT och Facility Management (övergripande kontorsservice) och för vilka nuläget rörande placering och bemanning fastställdes. 4 Nästa steg var att tillsammans med kommunens ledningsgrupp skapa en målbild för det framtida administrativa stödet. Därefter genomfördes arbetsseminarier med kommunens samordningsgrupper för de administrativa funktionerna. Syftet var att låta dessa ett 60-tal kvalificerade röster bedöma vad som krävs för att nå den uppsatta målbilden. Synpunkter från linjecheferna och de förtroendevalda har också inhämtats. 5.3 Effektiviseringens omfattning Resultaten från de administrativa samordningsgruppernas arbetsseminarier visar att alla, med undantag för IT vars verksamhet är en förutsättning för många av de övriga funktionernas möjligheter att effektivisera och därmed har ökande krav på sig, ser rationaliseringsvinster på 10 procent om man sitter tillsammans utan att kvaliteten blir sämre. Vissa av funktionerna ser till och med större effektiviseringspotential utan att kvaliteten påverkas; övergripande kontorsservice (25 procent), nämndsprocessen och registratur och på sikt även ekonomi (ca 15 procent). Det finns också funktioner (t.ex. personal) där man anger att även om man generellt har svårt att rationalisera så mycket som 20 procent så kan det finnas delprocesser inom verksamheten där det skulle vara möjligt. Några detaljerade besparingsförslag (bortsett från övergripande kontorsservice) ges inte av samordningsgrupperna och är också svåra att ge 4-5 år innan flytten. Däremot föreslås en räcka med åtgärder för att nå målbilden; organisationsförändringar såsom gemensam (central) organisation, att idag spridda resurser och kompetenser användas gemensamt, att dubbelarbete upphör, 4 Kommunens tillvägagångssätt har slående likheter med den metod staten använde då man inrättade Statens servicecenter för vissa administrativa resurser Se vidare SOU 2011:38 11

20 att helhetstänk och koncernnytta genomsyrar organisationen, att processorienteringen ökar, att stödprocesserna standardiseras och att antalet formella möten minskar till förmån för mindre tidskrävande spontan informationsöverföring. Den genomsnittliga årskostnad för en administratör (631 tkr inkl. OH och lokalkostnader) multiplicerad med antalet tjänster (32) som kan sparas om organisation flyttar samman och arbetar annorlunda, ger en effektivisering på ca 20 miljoner. Omfattningen på föreslagna effektivisering uppgår till dryga 10 procent av de samlade resurserna för de administrativa funktioner som nämnts ovan, och till ca 5 procent av den totala administrationen (när också den verksamhetsspecifika administrationen inkluderas). 5.4 Verkställandet av effektiviseringen Det är befogat att reflektera över om effektiviseringen är trovärdig då den i detalj inte kan beskrivas. Men det är heller inte vederhäftigt att ge ingående beskrivningar av organisationen och nya arbetssätt 4-5 år innan inflyttningen i ett nytt kommunhus ska äga rum. Detta dilemma kan lösas genom att organisationen får en minskad budgetram, motsvarande storleken på kalkylerad effektivisering, samma år den flyttar in i det nya kommunhuset. För att den minskade budgetramen då inte ska drabba kärnverksamheten måste tiden mellan när besparingsbetinget fastställs och då man flyttar in användas till att anpassa organisationen till nya effektivare arbetssätt med hjälp av de åtgärdsförslag som togs fram på samordningsgruppernas arbetsseminarier. En besparingspost på 20 miljoner läggs in i Mål och budget från och med 2018 till följd av införandet av en ny effektivare administrativ organisation samtidigt som det fortsatta arbetet innebär att ta fram konkreta förslag på arbetssätt och/eller organisatoriska förändringar som möjliggör den angivna generella effektiviseringen Effektiviseringen leder inte till övertalighet Den stora generationsväxlingen på arbetsmarknaden medför att 12 procent av de anställda som arbetar med den administration som omfattas av dessa effektiviseringar kommer att ha fyllt 65 år 2017 då ett nytt kommunhus skulle kunna stå färdigt. Utöver detta bortfall så är det också rimligt att förvänta sig, som en följd av en dynamisk arbetsmarknad i ett expansivt storstadsområde, att en minst lika stor del av arbetsstyrkan slutar av andra orsaker under samma period. 5.5 Samordning med Huge I ägardirektiven för Huge Fastigheter AB står att bolaget är en del av koncernen Huddinge kommun och utgångspunkten är att nyttan för koncernen alltid ska beaktas av bolaget och kommunen. Bolaget ska bland annat sträva efter att samordna sin verksamhet med kommunens för att tillgodose koncernens intresse. Bolaget ska, när det är praktiskt och ekonomiskt fördelaktigt, även samordna sina administrativa processer med kommunens. Projektgruppen gör bedömningen att hela koncernen vinner på att Huge och kommunen sitter i samma hus och kan samordna sina resurser på ett nytt sätt. 12