Verksamhetsrapport tertial 2 2015 Servicesektorn

Verksamhetsrapport tertial 2 2015 Servicesektorn

Innehållsförteckning 1 Verksamhetsöversikt... 3 2 Sammanfattning... 5 3 Volymer... 7 3.1 Måltidsservice... 7 3.2 Lön- & Personaladministration... 7 3.3 Bemanningsenheten... 7 4 Måluppföljning... 8 4.1 Balans mellan ekonomi, kvalitet och behov (Strategiska förutsättningar)... 8 4.1.1 Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt.. 8 4.1.2 Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service... 9 4.1.3 Säkra långsiktig personalförsörjning... 10 4.1.4 Underhållsåtgärder prioriteras... 11 4.2 I Kungälv finns arbete åt alla... 12 4.2.1 Kungälvs kommun är drivande för ökad tillväxt och fler i arbete... 12 4.3 Minskad segregation... 13 4.3.1 Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program... 13 4.4 Minskad miljö och klimatpåverkan... 14 4.4.1 Minska energiförbrukning, utsläpp till vattenmiljö och koldioxidutsläpp... 14 5 Ekonomi... 15 5.1 Utfall för hela sektorn (Tkr)... 15 5.2 Nettokostnad per verksamhet... 15 5.3 Kommentar till utfall... 15 6 Personal... 17 6.1 Anställda... 17 6.2 Antal arbetade timmar... 17 6.3 Sjukfrånvaro... 17 6.4 Sjuklönekostnad... 17 6.5 Kommentar till utfall... 18 Servicesektorn, Verksamhetsrapport tertial 2 2015 2(19)

1 Verksamhetsöversikt Servicesektorn levererar tjänster över sektorsgränserna till kärnverksamheterna i kommunen. Servicesektorn bildades i april 2011 då dåvarande FM Service delades upp i rollerna för beställare och utförare. Servicesektorn är utföraren, Samhällsbyggnadssektorn och Samhällsutvecklingsenheten, kommunledningssektorn, är beställare och samordnar kärnverksamhetens behov. Det mesta Servicesektorn levererar definieras i en servicekatalog. Arbetet med att definiera och vidareutveckla servicekatalogen görs i ett Serviceråd där representanter från kärnverksamheterna är med. Servicekatalogen för kommande år beslutas i Förvaltningsledningen. Exempel på leveranser är Lön och Personaladministration, Entreprenad och transport, Fastighetsdrift och underhåll, Lokalvård, Verksamhetsservice, Bemanningstjänster, Måltider, IT och Hamnverksamhet. Kärnverksamheten beställer vad de behöver ur servicekatalogen och tecknar ett servicenivåavtal (SLA) för detta där leverans, behov och kostnad definieras. I Serviceråden sker även uppföljning av leveranser, kvalitet och volymer. Visionen för sektorn är: Sektorn levererar service på ett professionellt sätt. Kommunens kärnverksamhet upplever att de får den service de avtalat och kan koncentrera sig på sin verksamhet riktad mot medborgare. Servicesektorn är en attraktiv arbetsplats där många vill arbeta. SOLTAK kommer under året att ha en påverkan på organisationen inom Lön och Personaladministration samt IT i och med verksamhetsövergången 2016. Kundservice och växel har lämnat Servicesektorn och ingår sedan 2013 i Kundcenter, Kultur och Fritid. Sektorn är organiserad enligt nedan: Servicesektorn, Verksamhetsrapport tertial 2 2015 3(19)

Servicesektorn, Verksamhetsrapport tertial 2 2015 4(19)

2 Sammanfattning Måluppföljning 1. Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt Visionen för Servicesektorn är att våra kunder upplever att sektorn levererar service på ett professionellt sätt samt att kunderna upplever att de får den service som överenskommits. Här genomförs dagligen aktiviteter i samtliga sektorns verksamheter. 2. Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service Servicesektorns verksamheter har vid jämförelse med liknande verksamheter i andra kommuner/organisationer (i det fall detta finns) kunnat konstatera att kostnaderna är i linje med dessa. Det pågår ett ständigt förbättringsarbete kring att minska kostnaderna i tjänsteproduktionen. 3. Säkra långsiktig personalförsörjning Servicesektorn bedriver ett strategiskt arbete för att säkra långsiktig personalförsörjning. Under året kommer ett antal aktiviteter genomföras för att nå detta mål. Dessutom har en låglönesatsning gjorts för medarbetare inom Lokalvården. 4. Underhållsåtgärder prioriteras Det planerade underhållet kommer att ske enligt plan utifrån de resurser som tilldelats för år 2015. Dock motsvarar resurserna inte det behov som finns enligt underhållsplan. Bristen medför att lokalerna fortlöpande blir i sämre skick med följd av att inomhusmiljön försämras. 5. Kungälvs kommun är drivande för ökad tillväxt och fler i arbete Ökat samarbete mellan de olika verksamhetsområdena (Arbetsliv och Stöd, utbildningsenheter m.fl.) har lett till att praktikplatser, sommarjobb/arbeten inom Måltidsservice har erbjudits/kommer att erbjudas. Bemanningsenhetens mål är ett arbete för "en väg in", ett led in för att vara en attraktiv arbetsgivare. Många av de som får en timanställning är ungdomar, det är ofta deras första arbete viktigt att de får bra erfarenhet av kommunen som de bär med sig hela livet. 6. Genomför åtgärder enligt funktionshinderspolitiskt program Servicesektorn har under våren genomfört en utbildning för alla medarbetare i bemötande. Verksamheterna anpassar fastigheter och mark vid om- och nyprojektering för funktionshindrade. 7. Minskad energiförbrukning, utsläpp till vattenmiljö och koldioxidutsläpp Inom Servicesektorn arbetar vi med att "aktivt" göra val som gynnar en positiv påverkan på vår miljö. Såsom val av ekologiska produkter, inköp av energisnål utrustning till verksamhet inom Servicesektorn. Servicesektorn, Verksamhetsrapport tertial 2 2015 5(19)

Ekonomi Servicesektorn redovisar en negativ avvikelse för T2 med -5,8 mkr vilket främst beror på ökade kapitalkostnader som kommer att kompenseras. Övriga stora avvikelser beror på att en stor del av det planerade underhållet samt tunga entreprenadarbeten utförs under sommar och höst. De flesta verksamheterna följer plan dock prognostiseras ett underskott hos entreprenadenheten med 2 mkr på grund av en försenad ny prismodell och en alltför låg utdebiteringsgrad. Semesterskuld i samband med verksamhetsövergång kommer att påverka resultatet för Lön och Itenheten med ca -1,5 mkr. Lokalvårdsenheten har under året producerat billigare lokalvård och haft fler beställningar än budgeterat så prognosen för året är +2 mkr. Genom intensivt arbete i köken för att komma åt ökade livsmedelskostnader samt effektivisering av personal med hjälp av optimerad bemanning prognostiserar måltidsservice ett överskott med 1 mkr. För året prognostiserar Servicesektorn ingen avvikelse. En ökning av sektorns omsättning prognostiseras med ca 15 mkr beroende på stora anläggning- och projektarbeten i kommunens investering- och exploateringsprojekt. Personal Antalet månadsanställda i sektorn är sex färre i år än ifjol samma period. Detta visar sig även i antalet årsarbetare som har minskat med sju stycken jämfört med ifjol. Sektorn har minskat sin personalstyrka jämfört med ifjol vilket blir till följd att antalet utförda timmar minskat jämfört med ifjol. Sjukfrånvaron har ökat något. Kommunfullmäktiges (KF) Strategiska mål Balans mellan ekonomi, kvalitet och behov (Strategiska förutsättningar) Sektormål Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service Säkra långsiktig personalförsörjning Underhållsåtgärder prioriteras I Kungälv finns arbete åt alla Attraktivt boende Minskad segregation Minskad miljö och klimatpåverkan Gör rätt från början investera i barn och unga Kungälvs kommun är drivande för ökad tillväxt och fler i arbete Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program Minska energiförbrukning, utsläpp till vattenmiljö och koldioxidutsläpp Servicesektorn, Verksamhetsrapport tertial 2 2015 6(19)

3 Volymer Färgmarkeringen till volymtalen visar avvikelse mellan plan och prognostiserat utfall på. Volymtalet får grönt om avvikelsen är mindre än 2 procent, Gult om avvikelse är 2 till 5 procent. Rött vid mer än 5 procent avvikelse. Röd färg indikerar alltså endast avvikelsen från planen och inte nödvändigtvis att resultatet är dåligt. Trendpilen visar förändring av utfall jämfört med föregående år. 3.1 Måltidsservice Volymtal Utfall Plan Prognos Plan Antal serverade måltider totalt 1 416 000 1 418 000 2 340 000 2 400 000 Antal serverade luncher inom förskola 144 200 145 600 239 000 239 000 Antal serverade luncher inom skola 450 500 442 700 780 000 780 000 Antal serverade luncher inom gymnasieskola 142 100 144 200 244 000 270 100 Antal serverade luncher inom äldreomsorg 126 400 127 000 191 000 189 000 Lunchmåltiderna minskar under hösten. Detta beror på att antal ätande gymnasieelever. 3.2 Lön- & Personaladministration Volymtal Utfall Plan Prognos Plan Utbetalade löner/arvoden (Ackumulerat månadsvis) 40 009 39 200 59 600 58 800 Antal publicerade platsannonser (ackumulerat tertial) 302 270 400 330 Antal utbetalade pensioner (individer årsbasis) Utbetalade löner (individer årsbasis) Antalet utbetalda löner är högre än planerat för perioden. Även antalet publicerade platsannonser är högre än planerat. Båda volymtalen är högre i år jämfört med andra tertialen ifjol. 3.3 Bemanningsenheten Volymtal Utfall Plan Prognos Plan Antal beställningar i Time Care Pool 27 000 27 000 40 000 42 000 Tillsättningsgrad % 93% 95% 95% 95% Tillsatta timmar 208 500 200 000 300 000 300 000 Tillsättningsgraden är något lägre än plan, en orsak är att vi har svårt att lösa korta, under 3 timmar, förstärknings/mötes turer inom Äldreomsorg. Fortfarande svårt inom daglig verksamhet, de har många vakanser. Servicesektorn, Verksamhetsrapport tertial 2 2015 7(19)

4 Måluppföljning 4.1 Balans mellan ekonomi, kvalitet och behov (Strategiska förutsättningar) 4.1.1 Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Målet är kopplat till den vision som sektorn arbetar mot: Servicesektorn stöttar verksamheterna. Sektorn levererar service på ett professionellt sätt. Kommunens kärnverksamhet upplever att de får den service de avtalat och kan koncentrera sig på sin verksamhet riktad mot medborgare. Servicesektorn är en attraktiv arbetsplats där många vill arbeta. Uppdrag Levererar kostnadseffektiv service som ökar nyttan i kärnverksamheterna Ansvarar för servicekatalogen Arbetar i stödprocesserna och med drift/produktion. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Detta mål symboliserar allt som Servicesektorn står för - och arbete sker dagligen i alla sektorns delar, för att kunna uppfylla detta mål. Analys Detta mål har två delar. Dels att det är viktigt att vi levererar en professionell service till våra kunder. Dels att det är viktigt - för måluppfyllelsen - att kunden upplever att de får den service som överenskommits, samt är nöjd med den. Ett arbete har påbörjats för att kartlägga detta. Kundnöjdhetsmätning är ett sätt att få återkoppling på hur väl vi inom sektorn utför våra uppdrag. I och med att ett stort antal aktiviteter har genomförts med gott resultat, samt att arbetet kring Servicekatalog samt Serviceråd pågår enligt plan. Så här går vi vidare Vi fortsätter med Serviceråden och andra möten med kund för att få en uppfattning av kundens upplevelser av servicen från Servicesektorn. Dessutom kommer sektorn att fortsätta att utveckla servicekatalogen, för att förtydliga och förbättra verksamhetens utbud på ett lättillgängligt sätt. Indikator Utfall Målvärde Tillsättningsgrad av gjorda beställningar i TimeCare (Bemanningsenheten) 93% 95% Servicesektorn, Verksamhetsrapport tertial 2 2015 8(19)

Aktivitet Stäm av leverans, helpdeskärenden samt övrigt - på plats Informera fastighetsskötare om hur avstämning - leverans helpdeskärenden - skall utföras Framtagande av mallar för slutrapportering av avslut av fastighetsprojekt Uppstart av Serviceråd för lön Deltagande i projekt kring E-arkiv (Lön & PA) Timanställda in i Självservice (Lön & PA) Stabil driftsmiljö (IT) Genomgång och tydliggörande av SLA med VS personal Uppdrag per enhet beskrivs tydligt på intranätet Ansvarsfördelning mellan fastighet och verksamhetsservice tydliggörs Utveckla befintlig servicekatalog för Lokalvård Utveckla befintlig servicekatalog för IT Utveckla befintlig servicekatalog för Verksamhetsservice Måltiden som en helhet inom Måltidsservice Uppbyggnad av Entreprenad för att möta 2015 års behov. Utveckla befintlig servicekatalog för Måltidsservice med avvikelse med avvikelse Ej påbörjad 4.1.2 Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Servicen i servicekatalogen ska hålla en prisnivå som är i paritet med jämförbar service. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Servicesektorn genomför ett antal olika typer av jämförelser vad gäller kostnader, via branschnätverk, SKL, vid upphandling av likartad service etc. Ett exempel är inom Måltidsservice där kommunen är skyldig att varje år rapportera sina kostnader till SCB, Statistiska Centralbyrån. Det redovisas för måltidsverksamheten i grundskolan och visar kostnaden per elev och år. Denna redovisning sker årsvis, redovisas endast i T3. Analys Det är svårt för en del verksamheter inom sektorn att hitta kvalitetssäkrade jämförelsetal, då verksamhetens art och organisering gör det svårt att jämföra med andra kommuner. Vilka kostnader som kommunerna valt att lägga med varierar. I de fall jämförbar statistik funnits så kan sektorn konstatera att vi ligger väl till rent kostnadsmässigt i vår verksamhet. Så här går vi vidare Servicesektorn, Verksamhetsrapport tertial 2 2015 9(19)

Arbetet med att bedriva en kostnadseffektiv verksamhet är en naturlig del i sektorns arbete, och det kommer att fortgå löpande likväl som att identifiera jämförelsetal. Varje verksamhet analyserar sin verksamhets utfall mot föregående års jämförbara period. Arbetet med Servicekataloger inom sektorn tydliggör kostnader inom olika kategorier av service, vilket på sikt också kommer underlätta jämförelser med externa aktörer. Indikator Utfall Målvärde Budgetuppföljning Kostnad för skolmåltider i kommunal grundskola, kr/elev Aktivitet Minska konsultberoende (IT) Regelbunden ekonomisk uppföljning i ledningsgruppen Öka automatisering och självservicetjänster (IT) Avslutad Avslutad 4.1.3 Säkra långsiktig personalförsörjning Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Kommunens arbete utgår från aktiviteter för att vara en attraktiv arbetsgivare. I detta ingår åtgärder för att attrahera nya medarbetare, behålla kompetens och avsluta anställningar på ett positivt sätt. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall De aktiviteter som kan hänföras till detta mål är att bedöma att de blir klara enligt plan. Dessutom pågår ett löpande arbete med denna strategiskt viktiga fråga. I all rekrytering och externa kontakter är det viktigt att marknadsföra Kungälvs kommun som en attraktiv arbetsgivare. Dessutom är det viktigt att chefer och andra i ledande position, driver ett arbete i vardagen, för att behålla den kompetenta arbetskraft som sektorn har. Dessa två faktorer pågår löpande. Analys Långsiktig personalförsörjning är ett mångfacetterat mål som dels syftar till att säkerställa dagens behov. Dessutom måste en strategi göras för att kunna vara redo för att ta emot morgondagens arbetskraft. Den första delen arbetas med i det löpande arbetet. Det strategiska arbeta med att attrahera morgondagens arbetskraft är svårare att få utrymme för. Så här går vi vidare Servicesektorn, Verksamhetsrapport tertial 2 2015 10(19)

Sektorn kommer dels att fortsätta sitt arbete med att säkerställa nuvarande bemanning, dels med visionsarbetet, som i förlängningen kommer stötta både nuvarande och framtida personalförsörjning. Indikator Utfall Målvärde Tillsättningsgrad av gjorda beställningar i TimeCare (Bemanningsenheten) 93% 95% Aktivitet Kollegial headhunting/jobbtipsa potentiella medarbetare (Fastighet) Skapa VI-känsla i verksamheten (Fastighet) Effektiv o kvalitetssäkra vikarierekryteringen (Bemanningsenheten) Uppmuntra duktiga vikarier/medarbetare till att bli behöriga inom yrket. (Bemanningsenheten) Handlingsplan för att behålla kvalificerad personal - Projektledare Handledare till nyanställda inom Måltidsservice Medarbetares kompetens inom Måltidsservice Avslutad med avvikelse 4.1.4 Underhållsåtgärder prioriteras Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Det vi äger och brukar skall vi sköta och vidmakthålla. Förhindra kapitalförstöring. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Vi planerar och utför det planerade underhållet i den utsträckning som vi får medel för. I år har vi fått tilldelat oss 17,72 miljoner kronor för planerat underhåll. 1 miljon kronor drogs tillbaka från verksamheten i januari månad till förmån för städ som ska minska underhåll på sikt. Ca 135 olika entreprenader kommer vi att starta upp på ungefär 127 olika objekt (fastigheter). De flesta entreprenaderna har gjorts under sommaren, resterande kommer att utförs under hösten. Vi ser fortfarande en långsam process av kapitalförstöring då vi inte kan underhålla våra fastigheter tillräckligt. Vi har händelser som nu fallit ut som innebär fördyrande kostnader för kommunen. Andra kommuner har tidigare fallit i denna fälla då man tyckt att underhållet var för dyrt och fått betala mycket mer för att ställa saker till rätta. Vi ser även en stor ökning av miljöärenden som beror på lukter och fukt vilket tyder på sämre fastighetsbestånd. Vi har flaggat för detta i flera år och nu ser vi att det vi trott skall hända redan händer. Analys Servicesektorn, Verksamhetsrapport tertial 2 2015 11(19)

Vi har för närvarande drygt 220 000 kvm lokalyta och bygger just nu mycket lokaler som innebär stora kostnader längre fram. Vi behöver underhållspengar på cirka 150kr/kvm per år. Detta är en medelkostnad i Sverige för offentliga lokaler, ej hänsyn tagen till ålder eller tidigare underhållsåtgärder. För att kommunen skall komma ikapp vårt stigande underhållsbehov behöver vi, utöver de 150kr/kvm, ytterligare ett tillskott på under kommande år. Så här går vi vidare Vi tydliggör aktivt behovet per kvadratmeter då det är ett enkelt och tydligt sätt att jämföra både ambitionsnivå samt rena kostnader. Vi jobbar på med att utföra underhåll så ekonomiskt och prioriterat som möjligt med minsta möjliga administration. Vi har bra program för att se vårt teoretiska behov av underhåll många år framöver. Vi har tagit fram en bra fastighetsplan som gäller över tid, där kan vi se framtida behov och statuskondition på våra fastigheter). Vi samarbetar med Fastighetsservice, Underhållare, Reparatörer, Projektledare, Lokalvård samt externa entreprenörer för att få samsyn och att alla hjälps åt för att uppnå bra standard på våra fastigheter. Aktivitet Underhållsplanering Fastighetsplan 4.2 I Kungälv finns arbete åt alla 4.2.1 Kungälvs kommun är drivande för ökad tillväxt och fler i arbete Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Genom ökad tillväxt bidrar Koncernen Kungälvs kommun till fler i arbete. Vi satsar aktivt på att tillsammans med andra aktörer (näringsliv, föreningar, andra myndigheter och kommuner, utbildningsanordnare) utveckla den lokala arbetsmarknaden. Ett kunskapslyft kan ge fler i arbete. Särskilda jobbsatsningar ska genomföras genom stödanställningar, praktikplatser, sommarjobb och utbildning, satsningar skall växla kostnader från försörjningsstöd till arbete och utbildning. Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Av de som Bemanningsenheten har rekryterat under T2, är 152 vikarier i åldern 18-24 år, vilket motsvarar 73 %. Analys Servicesektorn, Verksamhetsrapport tertial 2 2015 12(19)

Bemanningsenhetens arbete är att få de timavlönade påbörja en utbildning så de kan fortsätta och arbeta i Kungälvs kommun med rätt kompetens. Så här går vi vidare. Fortsatt arbete att rekrytera personal. Aktivitet Praktikplatser i köken Timavlönade 4.3 Minskad segregation 4.3.1 Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program Målet kommer från Sektor Tolkning Genomför de åtgärder som fastställts i handlingsplanen för innevarande år Kommer att uppfyllas/är uppfyllt Kommentar av utfall Entreprenadenheten ser till att personer med funktionsnedsättning kan passera våra arbetsplatser på gator och torg med så små besvär som möjligt samt uppmärksammar problem för personer med funktionsnedsättning. Det är ett proaktivt arbete för kommunens invånare. Servicesektorn anpassar fastigheter och tomtmark vid om- och nyprojektering men även i befintliga fastigheter för allmänheten där det finns åtgärder att förbättra utifrån ett funktionshinderperspektiv. Analys Som Serviceorganisation ingår gott bemötande och därmed även värdskap. Under våren har utbildning i bemötande genomförts för alla medarbetare i Servicesektorn. Verksamheten arbetar dagligen med bemötandefrågor. Genom att göra förbättringar i våra lokaler blir de tillgängliga för fler personer. Så här går vi vidare De centrala aktiviteterna ses över, samt en strategi kring att uppnå godkänd målsättning. Aktivitet Sprida information internt om det funktionshinderpolitiska programmet Genomföra fortbildning för personal inom området för bemötande av brukare med funktionsnedsättning. Tillgänglighetsanpassning i nybyggnation Åtgärda enkelt avhjälpta hinder i lokaler efter inventering Servicesektorn, Verksamhetsrapport tertial 2 2015 13(19)

4.4 Minskad miljö och klimatpåverkan 4.4.1 Minska energiförbrukning, utsläpp till vattenmiljö och koldioxidutsläpp Målet kommer från Kommunstyrelse Tolkning Effektivisera kommunens egen energianvändning inom områdena fastighet, VA, anläggning, transport och gatubelysning. Minska koldioxidutsläpp från fossila bränslen både internt och externt i kommunen. Utsläpp i sjöar, älvar, bäckar och hav skall minska. Arbete pågår/målsättning håller Kommentar av utfall Servicesektorn ser resultat av sitt arbete med att ständigt arbeta med att "aktivt" göra val som gynnar påverkan på vår miljö. Analys Måltidsservice har arbetat aktivt med att välja en större andel ekologiska livsmedel till de måltider som serveras. Verksamheterna gör medvetna val av inköp livsmedel där det är möjligt, och på så sätt kan de vara med och bidra till en mindre miljöpåverkan. Vid nybyggnation/renovering väljs maskinpark med låg energi och låg vattenförbrukning. Så här går vi vidare Arbeta vidare enligt plan med att göra aktiva val av ekologiska/miljövänliga/energisnåla produkter där möjlighet finns. Miljövänliga fordon kommer att bytas in löpande, när de gamla kontrakten löper ut. Indikator Utfall Målvärde Miljöbilar 25% 50% Ekologisk mat 23,59% 22% Aktivitet Ekologiska livsmedel Minska produktionssvinn i Måltidsservice enheter Minska energiförbrukning i våra byggnader. Frivillig avfallshantering Inköp av elhybrid bilar med avvikelse Servicesektorn, Verksamhetsrapport tertial 2 2015 14(19)

5 Ekonomi 5.1 Utfall för hela sektorn (Tkr) Volymtal Utfall Plan Avvikelse Prognos Plan Prognosavv ikelse Intäkter 204 462 193 741 10 721 311 562 296 562 15 000 Personalkostnader -98 307-95 986-2 321-149 630-143 980-5 650 Övriga kostnader -115 678-101 086-14 592-161 932-152 582-9 350 Summa kostnader -213 985-197 072-16 913-311 562-296 562-15 000 Nettokostnad -9 523-3 331-6 192 0 0 0 5.2 Nettokostnad per verksamhet Volymtal Utfall Plan Avvikelse Prognos Plan Prognosavv ikelse Sektorchef 212 0 212 700 0 700 Lön- och personaladministration -272 0-272 -1 200 0-1 200 Hamnverksamheten -872 0-872 -500 0-500 Entreprenad med Förråd och Transportcentral -5 091 0-5 091-2 000 0-2 000 Verksamhetsservice 140 0 140 200 0 200 IT-enheten och Tryckeriet -5 573 0-5 573-500 0-500 Fastighet 3 391 0 3 391 500 0 500 Lokalvård 1 674 0 1 674 2 000 0 2 000 Bemanningsenheten -386 0-386 -200 0-200 Måltidsservice -2 742-3 334 592 1 000 0 1 000 5.3 Kommentar till utfall Analys av utfall och prognos Sektorchef Verksamhetsutvecklare kommer att rekryteras senare än planerat, +0,7 mkr Lön- och Personaladministration Verksamheten övergår till SOLTAK vid årsskiftet. Semesterskuld som regleras mot SOLTAK och pensionsavgångar påverkar resultatet och enheten prognostiserar en avvikelse med -1,2 mkr (varav semesterskuld 1mkr) Fastighet Akuta insatser såsom felavhjälpande underhåll och miljöutredningar har ökat de senaste åren på grund av ett eftersatt planerat underhåll. Fastighetsservice anlitar externa entreprenörer vid alla elarbeten vilket har ökat kostnaderna men är en nödvändig kvalitetssäkring. För perioden redovisar Fastighet en positiv avvikelse med ca 3,4 miljoner kronor som beror på att större delen av det planerade underhållet utförs under sommar och höst. För året prognostiseras en positiv avvikelse med 0,5mkr beroende på personalvakanser och ej förbrukade LF-medel. IT Verksamheten övergår till SOLTAK vid årsskiftet. Semesterskuld kommer att påverkar resultatet och enheten prognostiserar en avvikelse med -0,5 mkr. För perioden redovisar enheten ett underskott med ca 5,2 miljoner kronor vilket beror på ökade kapitalkostnader som kommer att kompenseras. Servicesektorn, Verksamhetsrapport tertial 2 2015 15(19)

Lokalvård För året prognostiseras ett överskott med 2 mkr på grund av ökade beställningar, delvis överlappande städ i samband med flytt samt en billigare produktion än budgeterat. Verksamhetsservice Verksamheten prognostiserar ett överskott med 0,2 mkr som beror på lägre personalkostnader. Entreprenad med Förråd och Transportcentral Verksamheten redovisar för perioden ett underskott med 5,1 miljoner kronor. För året prognostiseras ett underskott med 2 mkr som dels beror på för låg utdebiteringsgrad dels ett glapp med för lågt internpris i väntan på ny prismodell. Uppföljning av de nya avtalen för Transportcentralen görs kontinuerligt. Man kan ännu inte se att kommunens bilkostnader har minskat vilket förklaras i överlappning av hyror samt dyra slutavräkningskostnader för de gamla bilarna. Bemanningsenheten prognostiserar en avvikelse med -0,2 mkr. Kommunen har anställt en huvudadministratör för Time-Care planering och som belastar Bemanningsenheten. Kostnaden för sms i Time-Care pool är högre än beräknad beroende på att beställningarna ökar och tillgängliga vikarier inte finns i samma utsträckning som tidigare (antalet sms-förfrågningar ökar). Måltidsservice redovisar för perioden ett positivt resultat med 0,6 mkr. Verksamheten har det senaste året jobbat intensivt med att komma åt ökande livsmedelskostnader och effektivisering av personal genom optimerad bemanning detta har gett resultat och verksamheten prognostiserar ett positivt resultat med 1 mkr Hamnverksamheten Verksamheten prognostiserar en avvikelse med -0,5 mkr på grund av stormen Egon, nya krav från Transportstyrelsen/Sjöfartsverket avseende behörighet, höga lönekostnader på grund av rehabilitering och minskade färjeintäkter till följd av indexjusteringar. Sammanfattning ekonomi Servicesektorn redovisar en negativ avvikelse för T2 med -5,8 mkr vilket främst beror på ökade kapitalkostnader som kommer att kompenseras. Övriga stora avvikelser beror på att en stor del av det planerade underhållet samt tunga entreprenadarbeten utförs under sommar och höst. De flesta verksamheterna följer plan dock prognostiseras ett underskott hos entreprenadenheten med 2 mkr på grund av en försenad ny prismodell och en alltför låg utdebiteringsgrad. Semesterskuld i samband med verksamhetsövergång kommer att påverka resultatet för Lön och Itenheten med ca -1,5 mkr. Lokalvårdsenheten har under året producerat billigare lokalvård och haft fler beställningar än budgeterat så prognosen för året är +2 mkr. Genom intensivt arbete i köken för att komma åt ökade livsmedelskostnader samt effektivisering av personal med hjälp av optimerad bemanning prognostiserar måltidsservice ett överskott med 1mkr. För året prognostiserar Servicesektorn ingen avvikelse. En ökning av sektorns omsättning prognostiseras med ca 15 mkr beroende på stora anläggning- och projektarbeten i kommunens investering- och exploateringsprojekt. Servicesektorn, Verksamhetsrapport tertial 2 2015 16(19)

6 Personal 6.1 Anställda Volymtal Utfall Plan Avvikelse Prognos Plan Prognosavvikel se Antal anställda 357 366-9 357 366-9 Antal årsarbetare 331 338-7 331 338-7 6.2 Antal arbetade timmar Volymtal Utfall Plan Avvikelse Prognos Plan Prognosavvikel se Månadsavlön ade 337 844 340 688-2 844 546 000 550 000 99,27% Timavlönade 29 856 35 020-5 164 41 000 48 000 85,42% 6.3 Sjukfrånvaro Volymtal Utfall Plan Avvikelse Prognos Plan Prognosavvikel se Sjukfrånvaro (%) av ordinarie arbetstid 5,68 5,25 0,43 5,7 5,6 0,1 Sjukfrånvaro- Kvinnor 5,85 6,12-0,27 5,85 6,3-0,45 Sjukfrånvaro - Män 5,27 2,97 2,3 5,27 3,7 1,57 Ålder <= 29 år 1,2 2,37-1,17 1,2 3-1,8 Ålder 30-49 år 6 5,54 0,46 6 6 0 Ålder >= 50 år 6,28 5,68 0,6 6,28 5,9 0,38 Varav sjukfrånvaro >60 dagar eller mer 40,51 46,24-5,73 40,51 43-2,49 6.4 Sjuklönekostnad Volymtal Utfall Plan Avvikelse Prognos Plan Prognosavvikel se Sjuklönekostn ad Kronor 1 287 460 1 145 000 142 460 2 249 741 2 107 281 142 460 Beräknat PO (personalomk ostnader) kronor 508 031 451 817 56 214 845 162 778 947 66 215 Summa 1 795 491 1 596 817 198 674 2 976 680 2 752 963 223 717 Servicesektorn, Verksamhetsrapport tertial 2 2015 17(19)

6.5 Kommentar till utfall Antalet månadsanställda i sektorn är sex färre i år än ifjol samma period. Detta visar sig även i antalet årsarbetare som har minskat med sju stycken jämfört med ifjol. Sektorn har minskat sin personalstyrka jämfört med ifjol vilket blir till följd att antalet utförda timmar minskat. Antalet timmar utförda av månadsanställda har minskat som en följd. Även antalet arbetade timmar utfört av timavlönade är lägre i år jämfört med ifjol. Sjukfrånvaron har ökat något. De långa sjukfallen är något lägre, vilket betyder att korttidsfrånvaron är högre i år än ifjol. Detta får påverkan på sjuklönekostnaden som därmed är högre i år jämfört med förra året. Servicesektorn, Verksamhetsrapport tertial 2 2015 18(19)

Servicesektorn, Verksamhetsrapport tertial 2 2015 19(19)