Verksamhetsplan 2015 Servicesektorn

Transkript

1 Verksamhetsplan 2015 Servicesektorn

2 Innehållsförteckning 1 Inledning Sektorns budget Ekonomi Utfall för hela sektorn (Tkr) Nettokostnad per verksamhet Personal Personal Anställda Antal arbetade timmar Sjukfrånvaro Sjuklönekostnad Volymer Verksamhet Lokalvård... Fel! Bokmärket är inte definierat Måltidsservice Bemanningsenheten Lön- & Personaladministration Kommunstyrelsens resultatmål som sektorn planerar att arbeta med samt aktiviteter och indikatorer Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service Säkra långsiktig personalförsörjning Underhållsåtgärder prioriteras Kungälvs kommun är drivande för ökad tillväxt och fler i arbete Minska energiförbrukning, utsläpp till vattenmiljö och koldioxidutsläpp Övriga viktiga mål som gäller sektorn Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program Kommentar Åtagande/ överenskommelse Servicesektorn, Verksamhetsplan (13)

3 1 Inledning Bakgrund Servicesektorn levererar tjänster över sektorsgränserna för kärnverksamheterna i kommunen. Servicesektorn bildades i april 2011 då dåvarande FM Service delades upp i rollerna för beställare och utförare. Servicesektorn är utföraren och UPU är beställare och samordnar kärnverksamhetens behov. Det mesta Servicesektorn levererar definieras i en servicekatalog. Arbetet med att definiera och vidareutveckla servicekatalogen görs i ett serviceråd där representanter från kärnverksamheterna är med. Servicekatalogen för kommande år beslutas i Förvaltningsledningen. Exempel på leveranser är Lön & Personaladministration, Entreprenad och transport, Fastighetsdrift och underhåll, Lokalvård, Verksamhetsservice, Bemanningstjänster, Måltider och IT. I Servicesektorn ingår också hamnverksamheten i Marstrand. Kärnverksamheten beställer vad de behöver ur servicekatalogen och tecknar ett servicenivåavtal (SLA) för detta där leverans, behov och kostnad definieras. I serviceråden sker även uppföljning av leveranser, kvalitet och volymer. Visionen för sektorn är: Sektorn levererar service på ett professionellt sätt. Kommunens kärnverksamhet upplever att de får den service de avtalat och kan koncentrera sig på sin verksamhet riktad mot medborgare. Servicesektorn är en attraktiv arbetsplats där många vill arbeta. SOLTAK kommer under året att ha en påverkan på organisationen inom Lön & Personaladministration samt IT. Kundservice och växel har lämnat Servicesektorn och ingår fr.o.m. årsskiftet i Kundcenter, Kultur och Fritid. Sektorn är organiserad enligt nedan: Servicesektorn, Verksamhetsplan (13)

4 2 Sektorns budget 2.1 Ekonomi Kommentar Arbete med Servicenivåavtal(SLA) för 2015 pågår och de flesta beräknas vara färdiga till årsskiftet. Servicesektorn har i budget 2015 enligt uppdrag tagit höjd för 3 % löneökning, detta skall regleras via prissättning/internfakturering. I övrigt har sektorn fått effektiviseringsbeting motsvarande de prisökningar för varor och tjänster som följer av den allmänna kostnadsutvecklingen i samhället Servicenivåavtal (SLA) publiceras på intranätet under fliken styrdokument Utfall för hela sektorn (Tkr) Utfall 2013 Intäkter Personalkostnader Övriga kostnader Summa kostnader Nettokostnad Nettokostnad per verksamhet Utfall 2013 Sektorchef Lön- och personaladministration Hamnverksamheten Entreprenad med Förråd och Transportcentral Verksamhetsservice IT-enheten och Tryckeriet Fastighetsservice Planerat underhåll Projektledning Fastighetsadministration Lokalvård Bemanningsenheten Måltidsservice Servicesektorn, Verksamhetsplan (13)

5 3 Personal Kommentar Inom personalområdet gällande antal anställda kommer det inte ske några större förändringar under Personal Anställda 2015 T Utfall 2013 Utfall 2012 Antal anställda Antal årsarbetare Antal arbetade timmar 2015 T Utfall 2013 Utfall 2012 Månadsavlönade Timavlönade Sjukfrånvaro 2015 T Utfall 2013 Utfall 2012 Sjukfrånvaro (%) av ordinarie arbetstid 5,25 Arbetstid - Kvinnor 6,1 Arbetstid - Män 2,9 Ålder <= 29 år 2,3 Ålder år 5,5 Ålder >= 50 år 5,6 Varav sjukfrånvaro >60 dagar eller mer 46, Sjuklönekostnad 2015 T Utfall 2013 Utfall 2012 Sjuklönekostnad Kronor Beräknat PO kronor Summa Servicesektorn, Verksamhetsplan (13)

6 4 Volymer Planerade volymer skall basera sig på vad kärnverksamheterna uppgett i serviceråden att de önskar köpa kommande år. Både utökning och minskning av volym kan förekomma. Servicerådsstrukturen är under utveckling och i dagsläget är volymerna under de rubriker som volym redovisas prognostiserade utifrån Servicesektorns erfarenheter tidigare år. Detta på grund av att det ännu inte inkommit volymtal från kärnverksamheterna. För delar där det inte finns redovisade volymtal är planen att under 2014 erhålla önskad volym för 2015 via serviceråden. 4.1 Verksamhet Måltidsservice Utfall 2013 Serverade måltider Bemanningsenheten Utfall 2013 Antal beställningar i Time Care Pool Tillsättningsgrad % Tillsatta timmar Lön- & Personaladministration Utfall 2013 Utbetalade löner/arvoden (Ackumulerat månadsvis) Antal publicerade platsannonser (ackumulerat tertial) Antal utbetalade pensioner (individer årsbasis) Utbetalade löner (individer årsbasis) Servicesektorn, Verksamhetsplan (13)

7 5 Kommunstyrelsens resultatmål som sektorn planerar att arbeta med samt aktiviteter och indikatorer 5.1 Våra kunder upplever att Servicesektorn levererar service på ett professionellt sätt Målet är kopplat till den vision som sektorn arbetar mot: Servicesektorn stöttar verksamheterna. Sektorn levererar service på ett professionellt sätt. Kommunens kärnverksamhet upplever att de får den service de avtalat och kan koncentrera sig på sin verksamhet riktad mot medborgare. Servicesektorn är en attraktiv arbetsplats där många vill arbeta. Uppdrag Levererar kostnadseffektiv service som ökar nyttan i kärnverksamheterna Ansvarar för servicekatalogen Arbetar i stödprocesserna och med drift/produktion. Indikator Beskrivning Mätmetod och rutiner Målvärde Ansvarig Tillsättningsgrad av gjorda beställningar i TimeCare (Bemanningsenheten) Beskriver i vilken utsträckning gjorda beställningar från verksamheterna har tillsatts med vikarier eller fast personal (Team:are) från bemanningsenheten. Måltidsservice, Vård och äldreomsorg, förskola och daglig verksamhet inom funktionshinder. Rapporter tas ut tertialvis ur TimeCare. Antal beställningar och antal avslag. Redovisas antal tillsättningar i relation till beställningar i procent. Birgitta Kärrman Stäm av leverans, helpdeskärenden samt övrigt - på plats Informera fastighetsskötare om hur avstämning - leverans helpdeskärenden - skall utföras Framtagande av mallar för slutrapportering av avslut av fastighetsprojekt Uppstart av serviceråd för lön Deltagande i projekt kring E- arkiv (Lön & PA) Fastighetsskötare skall när dom kommer ut till felanmält objekt uppsöka platschef, anmälare eller annan personal på plats för att meddela att dom varit där och vad dom har gjort. Återrapportering gör förhoppningsvis mer nöjda kunder Carin Lundin Återkommande punkt på varje APT Carin Lundin, Lars-Gunnar Bra rutinbeskrivning skall finnas och göras ihop med UPU och ekonomiavdelningen. Detta rör den del av arkivet som hanterar personalakter. För att vi under 2015 skall kunna vara mer digitaliserade i vår verksamhet, måste personalarkivet bli digitaliserat Carin Lundin, Lars-Gunnar Peggy Hamnström Tobias Bergman, Peggy Hamnström Själva projektet drivs från Kommunledningssektorn, men Lön & PA är en väldigt aktiv part - då vi har ansvar för Servicesektorn, Verksamhetsplan (13)

8 Timanställda in i Självservice (Lön & PA) Stabil driftsmiljö (IT) Genomgång och tydliggörande av SLA med VS personal Uppdrag per enhet beskrivs tydligt på intranätet Ansvarsfördelning mellan fastighet och verksamhetsservice tydliggörs Utveckla befintlig servicekatalog för Lokalvård Utveckla befintlig servicekatalog för IT Utveckla befintlig servicekatalog för Verksamhetsservice Måltiden som en helhet inom Måltidsservice Uppbyggnad av Entreprenad för att möta 2015 års behov. Utveckla befintlig servicekatalog för Måltidsservice hanteringen av personalarkivet. Som ett led i införandet av PS-Självservice i kommunen, är nästa steg att föra in timanställda. Detta görs initialt genom 2 pilotprojekt - Grupp av timanställda inom funktionshinderverksamheten - Deltidsbrandmän inom BORF Genom att i varje mindre förändring i vår infrastruktur ha i beaktande det långsiktiga målet, att kunna ha en redundant servermiljö, blir vi kortsiktigt stabilare. Samtidigt bygger vi mot det mer långsiktigt målet utan risk för dellösningar som kostar pengar men som inte samtidigt leder mot slutmålet. Ulla Ö bokar in personalen i grupper för uppföljning för att tillsammans gå igenom och tydliggöra avtalen. Tydlig beskrivning av verksamheternas ansvarsområde i dagsläget. Gränsdragningslistan skall uppdateras av UPU och godkänd av båda verksamhetschefer Tobias Bergman, Peggy Hamnström Anders Kopp Margareta Maroun Kerstin Strömberg Margareta Maroun, Lars- Gunnar Utveckla befintlig Servicekatalog Margareta Maroun Servicekatalog IT färdigställdes i en första version under Under 2015 är skall vi bygga vidare på denna genom att implementera de lärdomar som gjorts, addera till ytterligare tjänster och bredda utbudet. Servicekatalog Verksamhetsservice färdigställdes i en första version under Under 2015 skall vi bygga vidare på denna genom att implementera de lärdomar som gjorts Anders Kopp Margareta Maroun Bemötande, presentation av maten, måltidsmiljö. Skapa en balans mellan kommande beställningar som Entreprenad kan åta sig i förhållande till sin kapacitet. Utifrån uppdragets storlek anpassa organisationen för att skapa förutsättningar för uppdraget. Under 2015 skall servicekatalogen utvecklas - arbeta vidare och utveckla innehållet i katalogen och kommuniceras ut till medarbetare. 5.2 Sänkt nettokostnad i nivå med jämförbar service Håkan Kjellberg Servicen i servicekatalogen ska hålla en prisnivå som är i paritet med jämförbar service. Indikator Beskrivning Mätmetod och rutiner Målvärde Ansvarig Budgetuppföljning Differensen mellan ekonomisk prognos för helåret och budget på sektorsnivå. Enligt ekonomienhetens anvisningar till tertial- och årsbokslut. Differensen mellan prognos och budget visar på grönt vid positiv Ingrid Karlsson Servicesektorn, Verksamhetsplan (13)

9 Indikator Beskrivning Mätmetod och rutiner Målvärde Ansvarig Kostnad för skolmåltider i kommunal grundskola, kr/elev Skolmåltidskostnad per elev i grundskola, skolkommun, tkr dividerat med antal elever i kommunens grundskola. Uppgiften avser kalenderår, mätt 31 december. Avser egen regi. Källa: SCB. Målvärdet är det vägda medelvärdet för hela Sveriges kommuner. avvikelse och gult/rött vid negativ avvikelse. Uppgifter hämtas från Kolada, referenstal: N Mätningen avser föregående år, Gunilla Anneli Eriksson Minska konsultberoende (IT) Regelbunden ekonomisk uppföljning i ledningsgruppen Öka automatisering och självservicetjänster (IT) Utveckla användandet av Personec webb Genom att ytterligare utbilda vår personal på IT i uppdaterade versioner av bakomliggande infrastruktur avser vi att minska vårt kostsamma konsultberoende. Utbildningen i nya versioner och nya system som införs under året skall prioriteras. Enhetschefer rapporterar det ekonomiska läget vid ledningsgruppen möten. Genom att utnyttja modern teknik skall vi under 2015 utöka antalet tjänster som kan beställas och levereras med automatik via en självserviceportal. Avser löneadministratörer. Skall börja arbeta i webb istället för fetklient Anders Kopp Ingrid Karlsson Anders Kopp Peggy Hamnström 5.3 Säkra långsiktig personalförsörjning Kommunens arbete utgår från aktiviteter för att vara en attraktiv arbetsgivare. I detta ingår åtgärder för att attrahera nya medarbetare, behålla kompetens och avsluta anställningar på ett positivt sätt. Indikator Beskrivning Mätmetod och rutiner Målvärde Ansvarig Tillsättningsgrad av gjorda beställningar i TimeCare (Bemanningsenheten) Beskriver i vilken utsträckning gjorda beställningar från verksamheterna har tillsatts med vikarier eller fast personal (Team:are) från bemanningsenheten. Måltidsservice, Vård och äldreomsorg, förskola och daglig verksamhet inom funktionshinder. Rapporter tas ut tertialvis ur TimeCare. Antal beställningar och antal avslag. Redovisas antal tillsättningar i relation till beställningar i procent. Birgitta Kärrman Kollegial headhunting/jobbtipsa potentiella medarbetare (Fastighet) Skapa VI-känsla i verksamheten (Fastighet) Medarbetare och chefer är uppmärksamma på bra medarbetare inom kommun samt ute i näringslivet för att kunna rekrytera vid behov. Mer samarbete mellan våra tre enheter för att få samsyn och att hjälpa och förstå varandra. All Lars-Gunnar Lars-Gunnar Servicesektorn, Verksamhetsplan (13)

10 Effektiv o kvalitetssäkra vikarierekryteringen (Bemanningsenheten) Uppmuntra duktiga vikarier/medarbetare till att bli behöriga inom yrket. (Bemanningsenheten) Handlingsplan för att behålla kvalificerad personal - Projektledare Handledare till nyanställda inom Måltidsservice Medarbetares kompetens inom Måltidsservice personal skall känna mer delaktighet i hela verksamheten. Allas synpunkter på förbättringar skall tas tillvara. Påverkansmöjlighet i arbetet ger mer engagerad och motiverad personal. Detta medför att vi förhoppningsvis får behålla duktiga medarbetare. Vi bör lokalisera oss tillsammans för att öka informationsutbytet med varandra och med det förstå varandra bättre. Stor arbetsbelastning innebär att vi inte hinner med detta arbete just nu. Förhoppningsvis kommer vi att få bättre möjligheter under hösten. Genom personliga intervjuer, gruppintervjuer, PJP (predicting job performence) test I samband med intervju, personliga samtal, brev ta upp frågan om utbildning. Detta görs av chef och administratörer. Jämföra våra arbetsförhållanden, löner, förmåner gentemot andra kommuner och mot den privata sektorn. Försöka närma oss marknaden så vi inte blir av med personal. Måltidsservice utser och utbildar handledare för att säkerställa introduktionsprogrammet för nyanställda i kök. Kompetensinventering av medarbetare för att erbjuda rätt kompetensutveckling. 5.4 Underhållsåtgärder prioriteras Det vi äger och brukar skall vi sköta och vidmakthålla. Förhindra kapitalförstöring Birgitta Kärrman Birgitta Kärrman Lars-Gunnar Underhållsplanering Nyckeltal Okulär besiktning av kommunens fastigheter. Planera underhållet samt budgetera för årets behov kopplat till erhållen budget från UPU. Lämna nyckeltal för vårt underhåll jämfört med övriga Sverige så att beslutande kan ta bra beslut grundade på fakta Lars-Gunnar Lars-Gunnar 5.5 Kungälvs kommun är drivande för ökad tillväxt och fler i arbete Genom ökad tillväxt bidrar Koncernen Kungälvs kommun till fler i arbete. Vi satsar aktivt på att tillsammans med andra aktörer (näringsliv, föreningar, andra myndigheter och kommuner, utbildningsanordnare) utveckla den lokala arbetsmarknaden. Ett kunskapslyft kan ge fler i arbete. Särskilda jobbsatsningar ska genomföras genom stödanställningar, praktikplatser, sommarjobb och utbildning, satsningar skall växla kostnader från försörjningsstöd till arbete och utbildning. Praktikplatser i köken Måltidsservice tillhandahåller arbetsplatser och arbetar med ALC (Arbetslivscentrum) för att få ut fler i arbete. Servicesektorn, Verksamhetsplan (13)

11 Timavlönade Nya Tim avlönade mellan år som arbetar i Bemanningsenheten, Birgitta Kärrman 5.6 Minska energiförbrukning, utsläpp till vattenmiljö och koldioxidutsläpp Effektivisera kommunens egen energianvändning inom områdena fastighet, VA, anläggning, transport och gatubelysning. Minska koldioxidutsläpp från fossila bränslen både internt och externt i kommunen. Utsläpp i sjöar, älvar, bäckar och hav skall minska. Indikator Beskrivning Mätmetod och rutiner Målvärde Ansvarig Miljöbilar Vid nyinvestering anskaffa elbilar istället för bilar med fossilbränsle till den mängd stationer så de går att ladda. Inköp av 5 stycken elbilar. Håkan Kjellberg Ekologisk mat Under 2014 har kostnaderna för ekologiska livsmedel varit ca 19 % av den totala livsmedelskostnaden för Måltidsservice. Under 2015 ska andelen inköp av ekologiska livsmedel öka till 22 %. Uppföljning sker kvartalsvis genom att följa kostnaderna i ekonomisystemet. Gunilla Anneli Eriksson Ekologiska livsmedel Minska produktionssvinn i Måltidsservice enheter Minska energiförbrukning i våra byggnader. Frivillig avfallshantering Inköp av elhybrid bilar Ökning av andel ekologiska livsmedelsinköp med minst 3 % under Prioritera inköp av ekolivsmedel med låg prisskillnad mot konventionella. Minska köttmängden till annan proteinkälla. (eko). Ta fram svinnmall för mätning av produktionssvinn för samtliga enheter. Följs upp på respektive enhet. Åtgärdsplan där det behövs. Vid nybyggnation skall vi kunna bygga mer energisnålt än vad lagkrav säger. Vi skall genom optimering av vår teknik minska elförbrukning. Succesivt genom året implementera avfallshantering på minst tre enheter inom MS. Följer kommunens projekt "frivillig avfallshantering". Vid utökat laddningsstationer för elbilar finns möjlighet att öka anskaffningsantalet av miljöbilar Lars-Gunnar Håkan Kjellberg Servicesektorn, Verksamhetsplan (13)

12 6 Övriga viktiga mål som gäller sektorn 6.1 Genomför åtgärder enligt funktionshinderpolitiskt program Genomför de åtgärder som fastställts i handlingsplanen för innevarande år Handlingsplan Handlingsplanen utgår från programmet Tillgänglighet och delaktighet för alla- Funktionshinderpolitiskt program för Kungälvs kommun 2013 till Den bygger på de mål och åtgärder som respektive sektor planerar att arbeta med under Handlingsplanen redovisas årligen för förvaltningsledningen och kommunfullmäktige. Måluppfyllelse och genomförda åtgärder presenteras i samband med årsredovisning i en särskild rapport kopplad till programmet. I uppföljningen ska en analys göras av måluppfyllelsen. Rapporten sammanställs av arbetsgruppen och redovisas årligen för kommunstyrelse och kommunfullmäktige i anslutning till årsbokslutet Aktiviteten är kopplad till området Bemötande och programmets mål: Sprida information internt om det funktionshinderpolitiska programmet Personer med funktionsnedsättning som kommer i kontakt med kommunens personal ska få och uppleva ett gott och professionellt bemötande. Medvetenheten och förståelsen om funktionsnedsättningar och hur dessa påverkar människors livssituation både individuellt och generellt ska öka hos kommunens personal Gunilla Håkan Kjellberg Aktiviteten är kopplad till området Bemötande och programmets mål: Genomföra fortbildning för personal inom området för bemötande av brukare med funktionsnedsättning. Tillgänglighetsanpassning i nybyggnation Personer med funktionsnedsättning som kommer i kontakt medkommunens personal ska få och uppleva ett gott och professionellt bemötande. Medvetenheten och förståelsen om funktionsnedsättningar och hur dessa påverkar människors livssituation både individuellt och generellt ska öka hos kommunens personal Bygga bättre än lagkraven avseende tillgänglighet Gunilla Håkan Kjellberg Lars-Gunnar 6.2 Kommentar Målet att "genomföra åtgärder enligt funktionshinderpolitiska programmet" kommer att ske i den mån projekt initieras och budgeteras centralt. Servicesektorn, Verksamhetsplan (13)

13 7 Åtagande/ överenskommelse Överenskommelse mellan kommunchef och sektorchef. Denna verksamhetsplan 2015 gäller från och med (datum): Undertecknas av kommunchef och sektorchef: Servicesektorn, Verksamhetsplan (13)