Organisationsenhet: 44 Socialförvaltningen Vald fas: Internkontrollplan och uppföljning Internkontrollplan - uppföljning

Transkript

1 Organisationsenhet: 44 Socialförvaltningen Vald fas: Internkontrollplan och uppföljning 2018 Internkontrollplan - uppföljning

2 Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Ledning och styrning Risk Riskvärd Kontrollmoment Beskrivning Metod Resultat Åtgärd Mångfaldsarbete 6 Mångfaldsarbetet inom socialförvaltningen På vilket sätt arbetar förvaltningen för att beakta mångfaldsperspektivet. Finns strategier/planer? Mångfaldsperspektivet beaktas vid anställning av nya medarbetare genom tillämpning av kompetensbaserad rekrytering. Anpassning av information och exempelvis blanketter görs. Flera pågående projekt har en inriktning för att stärka mångfald t.ex. Arbetshoppet och VISA. Medarbetare från förvaltningen ingår i det kommunövergripande arbetet. Arbeta för att mångfald ska beaktas i planer och i utvecklingen av verksamhet. 2

3 Samverkan 12 Form och funktion Säkra att det finns Socialnämnden har gett internt processbeskrivningar och förvaltningen i uppdrag att se över rutiner som är ändamålsenliga. hemsjukvårdens uppdrag och organisering. Översyn av hemsjukvården organisation och uppdrag har genomförts. Slutrapport har lämnats till SN i maj Till utredningen har en handlingsplan tagits fram för fortsatt arbete i utveckling av teamarbete, verksamheten exv. uppdatering av processbeskrivningar och förtydligande av samverkansformer. Handlingsplan är framtagen och arbetet har fortgått under hösten med konkretisering och implementering i verksamheten. Ett flertal olika områden innefattas t.ex. medarbetarskap, behov av genomgång rutiner/styrdokument, ökad kunskap om hemsjukvårdsavtalet kopplat till mål för verksamheten, logistik avseende bilar, mötesarenor internt förutom APT, rekrytering och kompetensfrågor samt utveckla samverkan med andra aktörer internt inom förvaltningen. Regelbunden avstämning av handlingsplanens verkställighet sker mellan verksamhet och förvaltningsledning 3

4 Samverkan med Regionen 16 Riktlinjer för samverkan mellan kommunen och Regionen Riktlinjer för samverkan mellan kommun och region finns och fungerar i praktiken. Från årsskiftet 2017/2018 gäller nya regler för utskrivning från sluten vård. Nya riktlinjer och överenskommelser mellan kommun och region har tagits fram gemensamt för samverkan. Implementering har skett av förändrat arbetssätt med anledning av den nya lagstiftningen "Samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård" vilket bland annat förändrar regelverket för betalningsansvar. Sedan årsskiftet 2017/2018 arbetar förvaltningen enligt de nya riktlinjerna. Det finns förbättringsområden för att samverkan ska fungera bättre mellan kommun och region. Tillse att riktlinjer och samarbetsformer fungerar mellan olika funktioner både inom organisationen och mellan kommun och region. Samverkansforum finns men det krävs en ökad tydlighet i kommunikationen mellan parterna. Uppföljningen av hur processerna fungerar behöver göras oftare 4

5 Verksamhetens processer Vikariehantering inom förvaltningen 9 Uppföljning av förvaltningens bemanningsenheter Uppföljning av bemanningsenheterna; rutiner finns och följs, nyttjandegrad av pool och timanställda. Sedan hösten 2017 ansvarar respektive förvaltning för sina bemanningsenheter från att det tidigare varit en central funktion för kommunen. Inom socialförvaltningen finns en bemanningsenhet inom äldreomsorgen och en inom Sociala Resursverksamheten. Nyttjandegrad i form av relationen mellan beställda timmar och tillsatta timmar samt volym visar på att det skett en ökning av antalet beställda timmar för äldreomsorgen 2018 jämfört med samma tidsperiod 2017 och För Sociala Resursverksamheten (SRV) är det en viss minskning av antalet beställda timmar jämfört med tidigare år. Totalt sett har beställda timmar från verksamheten ökat betydligt under Andelen tillsatta timmar ligger på 93,5 % för äldreomsorgens bemanningsenhet och på 95,5 % för SRVs bemanningsenhet. Beställningsvolymen inom äldreomsorgen var under 2018 nästan tre gånger så stor som inom SRV. Generellt sett upplever verksamheten att samarbetet fungerar bättre med bemanningssenheterna efter den förändrade organiseringen. Kontinuerlig uppföljning sker av beställda och utförda tjänster samt relationen mellan dessa. 5

6 Delaktighet 9 Delaktighet och Finns genomförandeplan? och påverkan påverkansmöjlighet Är den upprättad samt uppföljd i samråd med den enskilde? För att kunder och klienter ska ha möjlighet att vara delaktiga och kunna påverka så är aktuella individuellt, utformade genomförande planer en viktig del. För närvarande går det inte att på ett enkelt sätt ta fram uppgifter ur verksamhetssystem utan det är en manuell hantering som måste ske Ansvariga chefers bedömning är att genomförandeplan upprättas och följs upp till stor del Samtliga individer där så krävs ska ha en aktuell genomförandeplan. Hur stor andel inom äldreomsorg och SRV har en genomförandeplan och är planen uppföljd? En förenklad uppföljning för att säkerställa att rutin och riktlinjer följs behöver tas fram 6

7 Kompetensförsörjning/Personal Rekrytera och behålla medarbetare 12 Attraktiv arbetsgivare Uppfattas kommunen som en attraktiv arbetsgivare. Används de verktyg som tagits fram och på vilket sätt används de för att stödja kompetensförsörjningen. Det pågår ett kommunövergripande arbete för att skapa en gemensam systematik kring kompetensförsörjningsprocessen. En pilotstudie har genomförts och under 2019 ska implementering ske i organisationen. Det ska upprättas kompetensförsörjningsplaner för samtliga verksamheter inom kommunen. Förvaltning arbetar inom olika områden för att säkra upp tillgången på nya medarbetare och att vara en attraktiv arbetsgivare. Vård- och omsorgscollege är en del i kompetensförsörjningen av undersköterskor En annan del är lärlingsutbildningen där medarbetaren/eleven studerar och arbetar parallellt. Det arbetas även intensivt med att kunna bereda elever som läser omvårdnadsprogrammet praktik under utbildningen. För andra befattningar på högskolenivå används möjligheten att ge plats åt studenter på s.k. verksamhetsförlagd utbildning (VFU) samt att vi även anställer studentmedarbetare. För att ge möjlighet att säkra förvaltningens chefsförsörjning finns ett antal medarbetare som deltar i kommunens aspirantprogram. Flera av dessa har sedan fått möjlighet att gå in i en chefsroll på visstid eller tillsvidare. Det finns en problematik med rekrytering av medarbetare dels till specifika målgrupper dels generellt till exempelvis vård och omsorg. Det finns en gynnsam arbetsmarknad som medför en ökad personalrörlighet framför allt inom vissa grupper som socionomer och sjuksköterskor. Tydliggöra hur vi arbetar för att vara en attraktiv arbetsgivare Medverka till att skapa en positiv bild av kommunen som arbetsgivare. Lönebildning, förmåner etc är andra komponenter som har betydelse för hur kommunen uppfattas som arbetsgivare. 7

8 Katastrofer och störningar i infrastruktur Krisberedskap 15 Är kritiska områden definierade och åtgärdade Beskrivning av vilka som är de kritiska områdena samt om det finns planer för hur det ska hanteras om en kris uppstår. Förvaltningen har under 2018 identifierat huvudsakliga åtaganden inom respektive verksamhet (socialkontoret, sociala resursverksamheten, äldreomsorg, hemsjukvård samt stab/verksamhetsledning). Kontinuitetsplaner för kommunens verksamheter ska tas fram och arbetet samordnas centralt. Därefter har en bedömning av tillgänglighetskrav gjorts för respektive åtagande. Tillgänglighetskraven är bedömda efter en fyrgradig skala, från inom tre timmar till efter en vecka eller längre. Resultaten har lämnats till kommunens gemensamma sammanställning. Planering för ett fortsatt arbete pågår. 8

9 Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten Information och kommunikation Kommunikation och information internt 12 Kommunikationsplan vid förändring Finns kommunikationsplan vid förändring samt används den. Kommunikationsplaner upprättas i viss utsträckning men det finns utvecklingsmöjligheter. Behovet av att det finns planer för hur kommunikationen ska ske så att informationen lämnas på ett strukturerat och enhetligt sätt har alltmer integrerats i förändringsarbete. Vid förändring är det viktigt att berörda parter är informerade så att det finns en förklaring till varför ändringar sker. Vid förändring ska det finnas en plan för hur informationen ska gå till och en analys av vad och vilka som är berörda. En kommunikationsplan ska upprättas vid förändringar av större betydelse. 10