Inkomstöverföring Procapita VoO

Inkomstöverföring Procapita VoO Komponentbeskrivning för systemansvarig Procapita Vård och Omsorg Version 9.1 2011-12-01

Vård och Omsorg Sida 2/13 Innehållsförteckning 1 Inledning - syfte...3 2 Tekniska förutsättningar LEFI Online... Fel! Bokmärket är inte definierat. 2.1 Förutsättningar för att kunna använda LEFI Online...3 3 Systemadministration...3 3.1 Behörighetsadministrationen TSS...3 3.1.1 Roller...4 3.1.1.1 Roll för användare i avgiftsmodulen...4 3.1.2 CentralenAdministration...4 3.2 Grunduppgifter Procapita VoO...6 3.2.1 Kunduppgift avgifter...6 3.3 Bakgrundsjobbsverktyg...7 3.3.1 Hantering...7 3.3.2 Inkomstöverföring FK Månad...9 3.3.2.1 Avstämning/rapport Inkomstöverföring FK- Månad...9 3.3.3 Inkomstöverföring FK År...9 3.3.3.1 Avstämning/rapport Inkomstöverföring FK År...9 3.3.4 Felsignaler Inkomstöverföring FK- Månad och Inkomstöverföring FK År... 10 3.3.5 Inkomstfrågor SPV Vecka... 11 3.3.6 Inkomstfrågor SPV Månad... 11 3.3.7 Inkomstsvar SPV... 11 3.3.8 Inkomstfrågor SPV År... 12 3.3.9 Inkomstsvar SPV - År... 12 3.3.10 Inkomstfrågor SKV Vecka... 12 3.3.11 Inkomstsvar SKV... 12 3.3.12 Inkomstfrågor SKV År... 13 3.3.13 Inkomstsvar SKV - År... 13

Vård och Omsorg Sida 3/13 Inkomstöverföring 1 Inledning - syfte Procapitas inkomstöverföring innebär att uppgifter avseende pensioner, förmåner och taxering överförs med automatik från Försäkringskassan (Fk) Statens Pensionsverk (SPV) Skatteverket (SKV) Dokumentet beskriver vad som måste göras i Procapita för att få en fungerande inkomstöverföring från FK, SPV och SKV Försäkringskassans tjänst, LEFI Online (Leverera förmånsinformation) är integrerat i Procapita VoO och återfinns i komponenten Fråga Inkomster och är en s.k. webbtjänst. Användaren kan göra sina förfrågningar när som helst genom att trycka på en knapp i Fråga Inkomster/LEFI Online. Tjänsten är tillgänglig dygnet runt, vilket innebär att man kan få uppgifter även om FK har stängt. I Fråga Inkomster kan användaren hämta de förmåner, som ska ingå för sökande och medsökande som kan sparas ned i komponent Inkomster. Överföring av uppgifter från SPV (Statens Pensionsverk) och SKV (Skatteverket) samt möjligheten till kontroll hos Försäkringskassan om ändring av förmåner på befintliga personer sker genom bakgrundsjobb på komponent Bakgrundsjobbsverktyg. Information om överförda uppgifter presenteras på Bevakad ändrad Inkomst. Överföringar från SPV och SKV sker enligt en av Tieto årsvis upprättad tidsplan. Tidpunkten för kontroll om ändring av förmåner hos Försäkringskassan för befintliga personer har styr kommunen själv. 1.1 Förutsättningar för att kunna använda LEFI Online Serverlegitimation, certifikat, måste vara installerad på servern. Se dokument Inför uppstart av Lefi Online som återfinns i Procapita under Handledning under kolumn Modulbeskrivning. Checklista/anmälan måste vara inskickad och blivit godkänd hos Försäkringskassan. Se dokument Inför uppstart av Lefi Online som återfinns i Procapita under Handledning under kolumn Modulbeskrivning. Följ anvisningarna under Systemadministration nedan i dokumentet. 2 Systemadministration 2.1 Behörighetsadministrationen TSS Här beskrivs vad som måste göras i Tss för att komma igång med inkomstöverföring.

Vård och Omsorg Sida 4/13 2.1.1 Roller För att använda Procapita VoO inkomstöverföring måste den/de roller som ska ha tillgång till de komponenter som ingår i inkomsthanteringen kompletteras med dessa. 2.1.1.1 Roll för användare i avgiftsmodulen Komplettera med följande komponenter Komplettera med följande komponenter: VoO.FragaInkomster VoO.BevakadÄndrad Inkomst OBS! Om den egna rollen innehåller någon av grundrollerna VoO.CentralenAvgifter/Systemansv eller VoO.CentralenAvgifter/Handläggare behöver komponenterna ej läggas till. Roll som dessutom ska få tillgång till bakgrundsjobb avseende inkomstöverföring måste kompletteras med följande komponenter: VoO.JobbLefiManad (= Inkomstöverföring FK Månad) VoO.JobbLefiAr (= Inkomstöverföring FK År) VoO.JobbRFVFrågaVecka VoO.JobbRFVFrågaMånad VoO.JobbRFVFrågaÅr VoO.JobbRSVFrågaVecka VoO.JobbRSVFrågaÅr (= Inkomstfrågor SPV Vecko) (= Inkomstfrågor SPV Månad) (= Inkomstfrågor SPV År) (= Inkomstfrågor Skatteverket Vecko) (= Inkomstfrågor Skatteverket År) VoO.RFVSvar (= Inkomstsvar SPV) VoO.RFVSvarÅr (= Inkomstsvar SPV År) VoO.RSVSvar (= Inkomstsvar Skatteverket) VoO.RSVSvarÅr (=Inkomstsvar Skatteverket År) Obs! Namnen inom parentes är de jobbnamn som visas i komponenten Bakgrundsjobbverktyg. 2.1.2 CentralenAdministration Ev komplettering av konfigureringen av Centralen kan behöva göras om rollen kompletterats med komponenter enligt punkt 4.1.1.1 VoO.FragaInkomster (Fråga Inkomster) och VoO.BevakadÄndradInkomst (Bevakad ändrad inkomst)

Vård och Omsorg Sida 5/13 Flöde inkomstöverföring Fråga Inkomster Uppgifter för inkomstöverföring till Försäkringskassan (FK), Statens Pensionsverk (SPV) och Skatteverket (SKV) startas. Direktfråga FK via Lefi Online ny för person. Inkomstfrågor SPV Inkomstfrågor SKV Inkomstfrågor LEFI Online Bakgrundsjobbsverktyg Jobb avseende inkomstöverföringar till SPV, Skatteverket och FK startas i Bakgrundsjobbverktyget: Överföringar till SPV, Skatteverket startas enligt utskickad tidplan från Tieto. Överföring till FK startas enligt en av kommunen fastställd tidplan. Inkomstöverföring SPV Nya personer: Personer med markering i fältet Ny beställning. 1 ggr/v Befintliga personer: Kontroll av ändringar av befintliga uppgifter. 1 ggr/mån Inkomstöverföring SKV Nya personer: Personer med markering i fältet Ny beställning. Befintliga personer: Kontroll av ändringar av befintliga uppgifter. 1 ggr/år Inkomstöverföring FK Befintliga personer: Kontroll av ändringar av befintliga uppgifter. 1 ggr/mån Bevakad ändrad inkomst Visar överförda uppgifter. Inkomster Överförda uppgifter och manuellt rapporterade uppgifter sparas i inkomstkomponenten

Vård och Omsorg Sida 6/13 2.2 Grunduppgifter Procapita VoO Följande grunduppgifter måste kompletteras Kunduppgift Avgifter Klartext 2.2.1 Kunduppgift avgifter Här registreras det organisationsnummer, kommunens organisationsnummer, som angavs i intresseanmälan till Försäkringskassan. Organisationsnumret skickas med i frågorna till Försäkringskassan. Här markeras även vilka uppgiftsställen inkomster ska hämtas ifrån; LEFI Online(Försäkringskassan), SPV (Statens Pensionsverk) och Taxeringsuppgifter(Skatteverket). Uppgiften används vid nyupplägg av en persons inkomstöverföringsuppgifter på komponent Fråga Inkomster. På kunduppgiften registreras den kundkod som ska användas för inkomstöverföring från SPV och Skatteverket. Kundkoden är 5-ställig varav de 4 första siffrorna ska vara detsamma som i Kundnr i komponent Kunduppgift 1. Registrera kundnr för inkomsthämtning från SPV och SKV i fält Kundnr ink. hämtning 2. Markera vilka inkomstöverföringar som ska utföras under fält Fråga Inkomster.

Vård och Omsorg Sida 7/13 3. Om markering är satt för LEFI Online, registrera in organisationsnummer 4. Spara i verktygsraden eller använd kortkommandot Ctrl+S. OBS! Ändra ej datum för uppgiften. 2.3 Bakgrundsjobbsverktyg I komponent Bakgrundsjobbverktyg startas jobben för överföring av inkomstuppgifter från SPV (Statens Pensionsverk) SKV (Taxeringsuppgifter) FK (Försäkringskassan/Pensionsmyndigheten) Överföringar för SPV och SKV sker enligt en av Tieto årsvis upprättad tidsplan. Tidpunkt för kontroller om någon ändring av förmåner hos Försäkringskassan på befintliga personer har skett styr kommunen själv, rekommenderas dock till 1 gång i månaden i anslutning till debiteringskörningen. Uppgifter om vilka personer som erhållit förändrade inkomster från SPV och SKV sker när det gäller månads- och veckoöverföring på komponent Bevakad ändrad inkomst. Årsöverföringar skapar inga uppgifter på Bevakad ändrad inkomst. Uppgifter om vilka personer som erhållit förändrade inkomster från FK sker när det gäller månadsöverföring på komponent Bevakad ändrad inkomst. Årsöverföringar skapar inga uppgifter på Bevakad ändrad inkomst. Inkomstöverföringar på nya personer sker via en direktfråga till FK på komponent Fråga Inkomster och skapar inga bevakningar till Bevakad ändrad Inkomst. Bakgrundsjobben skapar loggar i form av rapporter och avstämningar. Signalerna som presenteras i respektive logg bör kontrolleras och eventuellt åtgärdas. För mer detaljerad information och handledning hur de olika jobben startas finns i dokumentet Driftdokumentation Inkomstöverföring i Procapita på Handledning. 2.3.1 Hantering Bakgrundsjobbsverktyg återfinns under rubrik Bearbetningar i navigeringslistan. När ett jobb är startat visas en statusrad med information om bl a jobbnamn, start/slutdatum och start/sluttid. I statusraden ges även signaler om jobbet slutförts korrekt eller inte. Genom att klicka på knapp Förnya uppdateras informationsraden. Bakgrundsjobbsverktyg visar med automatik statusrader på valt jobb tre dagar bakåt i tiden från dagens datum. För att se statusrader på valt jobb längre bakåt i tiden ange ett fr o m datum i fältet Bearbetningar fr o m och klicka på knappen Förnya. Statusrader från och med det angivna datumet för det valda jobbet visas. När ett jobbär startat är det fullt möjligt att lämna Bakgrundsjobbsverktyg för att återkomma vid en senare tidpunkt för att kontrollera status för jobbet.

Vård och Omsorg Sida 8/13 Bakgrundsjobb avseende Inkomstfrågor och Inkomstsvar från SPV och SKV startas enligt följande: Välj bakgrundsjobb i combobox Typ av bearbetning. Klicka Ny i versktygsmenyn eller snabbkommando Ctrl+N Välj handläggare i combobox Handläggare. Klicka Starta Klicka Förnya för att få aktuell status om jobbet Kolumn Kod i statusraden kan visa följande: o o O = Jobbet slutförts, kontrollera avstämning/rapport F = Jobbet har ej slutförts, kontrollera avstämning/rapport Efter att jobbet gått klart ska avstämningar och rapporter analyseras och eventuella signaler åtgärdas. Bakgrundsjobb avseende Inkomstöverföring från FK startas enligt följande: Välj bakgrundsjobb i combobox Typ av bearbetning. Klicka Ny i verktygsmenyn eller snabbkommando Ctrl+N Klicka Starta Klicka Förnya för att få aktuell status om jobbet Kolumn Kod i statusraden kan visa följande: o o o P = Jobbet pågår, avvakta. Observera att jobben tar tid.. O = Jobbet slutförts, kontrollera avstämning/rapport F = Jobbet har ej slutförts, kontrollera avstämning/rapport Efter att jobbet gått klart ska avstämningar och rapporter analyseras och eventuella signaler åtgärdas. För de personer som visas i rapporten bör en direktfråga ställas på komponent Fråga Inkomster för att säkerställa att personens samtliga inkomstuppgifter överförts. Signalerna som visas i rapporten kan även sökas fram via sökverktyget i komponent Fråga Inkomster

Vård och Omsorg Sida 9/13 2.3.2 Inkomstöverföring FK Månad Detta jobb används för att kontrollera om någon förändring har skett på inkomstuppgifter från Försäkringskassan och Pensionsmyndigheten på de personer som har en uppgift inlagd på komponent Fråga Inkomster under Inkomstfrågor LEFI Online. Uppgifter hämtas och sparas ner direkt i inkomstkomponenten. Detta innebär att överföringen kan ta tid. Så länge jobbet pågår visa P i statusraden. Uppgifter om vilka personer som erhållit förändrade inkomster visas på Bevakad ändrad inkomst. 2.3.2.1 Avstämning/rapport Inkomstöverföring FK- Månad Avstämningen innehåller uppgifter om antalet personer som bearbetats, hur många svar som erhållits samt redovisning av antalet personer där svar Ej erhållits fördelat på olika orsaker. Avstämningen redovisar även om detta var en ordinarie bearbetning eller en omstart av jobbet. Rapporten redovisar vilka personer med fel och/eller observationssignaler samt signaler om tekniska fel som uppstått i samband med körningen enl. nedanstående förteckning. Personer som presenteras i rapporten måste beroende på felsignal manuellt åtgärdas genom att tex: ställa en direktfråga på komponent Fråga Inkomster. Om bakgrundsjobbet av någon anledning avbrutits måste jobbet eventuellt startas om. Omstart kan ske på två olika sätt- med eller utan markering i fältet Omstart. För information och handledning se Driftdokumentation Inkomsthantering i Procapita på Handledningssidan. 2.3.3 Inkomstöverföring FK År Detta jobb används för att i samband med årsskiftet överföra inkomstuppgifter för det nya året från Försäkringskassan och Pensionsmyndigheten på de personer som har en uppgift inlagd på komponent Fråga Inkomster under Inkomstfrågor LEFI Online. Uppgifter hämtas och sparas ner direkt i inkomstkomponenten. Detta innebär att överföringen kan ta tid. Så länge jobbet pågår visa P i statusraden. Eftersom samtliga personer har förändringar i sina inkomstuppgifter skapas inga bevakningar på Bevakad ändrad inkomst 2.3.3.1 Avstämning/rapport Inkomstöverföring FK År Avstämningen innehåller uppgifter om antalet personer som bearbetats, hur många svar som erhållits samt redovisning av antalet personer där svar Ej erhållits fördelat på olika orsaker. Avstämningen redovisar även om detta var en ordinarie bearbetning eller en omstart av jobbet. Rapporten redovisar uppgifter för personer med fel och/eller observationssignaler samt signaler om tekniska fel som uppstått i samband med körningen enl. nedanstående förteckning. Personer

Vård och Omsorg Sida 10/13 som presenteras i rapporten måste beroende på felsignal manuellt åtgärdas genom att tex: ställa en direktfråga på komponent Fråga Inkomster. Om bakgrundsjobbet av någon anledning avbrutits måste jobbet eventuellt startas om. Omstart kan ske på två olika sätt- med eller utan markering i fältet Omstart. För information och handledning se Driftdokumentation Inkomsthantering i Procapita på Handledningssidan. 2.3.4 Felsignaler Inkomstöverföring FK- Månad och Inkomstöverföring FK År Personen saknas hos Försäkringskassan Personen har inga uppgifter registrerade hos Försäkringsksassan/Pensionsmyndigheten. Personen har bytt personnr, inga uppgifter finns Byte av personnummer har skett. LEFI Online ej tillgänglig, kontrollera status hos Försäkringskassan Ingen kontakt med LEFi Online fråga igen. Kvarstår signalen efter ett antal försök kontrollera driftsstatus till Försäkringskassan på webbsida, http://www.forsakringskassan.se/omfk/lefi_online Tekniskt fel, kontakta Tieto Övriga tekniska problem har uppstått. Kontakta Tieto. Ingen kontakt med försäkringskassan, Kontakta Tieto Kontrollera om certifikatet är installerat tag därefter kontakt med Tieto. Delförmån ej tillgänglig, fråga igen Tekniskt fel hos Försäkringskassan, delförmåner kan saknas. Fråga igen. Svar som inte har relevanta uppgifter Personer finns registrerad hos Försäkringskassan/Pensionsmyndigheten men har ej de förmåner som efterfrågas. Avliden Utvandrad Annan anledning Uppgifter kan ej sparas, kontakta Tieto Problem med att spara uppgifter till komponent Inkomster. Kontakta Tieto.

Vård och Omsorg Sida 11/13 2.3.5 Inkomstfrågor SPV Vecka Detta jobb används för att hämta inkomstuppgifter från SPV på personer som i komponent Fråga Inkomster har en markering i fältet Ny beställning under Inkomstfrågor SPV. En utfil skapas som via Tieto skickas till SPV för att hämta inkomstuppgifter. Avstämning Avstämningen innehåller uppgifter om antalet personer som bearbetats. 2.3.6 Inkomstfrågor SPV Månad Detta jobb används för att kontrollera om någon förändring har skett på inkomstuppgifter från SPV på personer som har en uppgift inlagd på komponent Fråga Inkomster under Inkomstfrågor SPV. En fil skapas som via Tieto skickas till SPV för att hämta inkomstuppgifter. Avstämning Avstämningen innehåller uppgifter om antalet personer som bearbetats. 2.3.7 Inkomstsvar SPV Jobb används för att läsa in de inkomstsvar som erhållits från SPV. En fil innehållande inkomstuppgifter skickas från SPV via Tieto till kommunen. Uppgifter om vilka personer som erhållit inkomster från SPV visas på Bevakad ändrad inkomst. Avstämning/rapport Avstämningen innehåller uppgifter om antalet personer som uppdaterats med inkomster, hur många personer där svar redan fanns, antal skapade bevakningsposter samt totalt inlästa poster. Rapporten innehåller uppgifter om vilka personer där inkomster är nya eller förändrade.

Vård och Omsorg Sida 12/13 2.3.8 Inkomstfrågor SPV År Detta jobb används för att i samband med årsskiftet överföra inkomstuppgifter för det nya året från SPV på de personer som har en uppgift inlagd på komponent Fråga Inkomster under Inkomstfrågor SPV. En fil skapas som via Tieto skickas till SPV för att hämta inkomstuppgifter. Avstämning Avstämningen innehåller uppgifter om antalet personer som bearbetats. 2.3.9 Inkomstsvar SPV - År Detta jobb används för att läsa in de inkomstsvar som erhållits från SPV. En fil innehållande inkomstuppgifter skickas från SPV via Tieto till kommunen. Eftersom samtliga personer har förändringar i sina inkomstuppgifter skapas inga bevakningar på Bevakad ändrad inkomst Avstämning/rapport Avstämningen innehåller uppgifter om antalet personer som uppdaterats med inkomster, hur många personer där svar redan fanns, antal skapade bevakningsposter samt totalt inlästa poster. Rapporten innehåller uppgifter om vilka personer där inkomster är nya eller förändrade. 2.3.10 Inkomstfrågor SKV Vecka Detta jobb används för att hämta inkomstuppgifter från SKV på personer som i komponent Fråga Inkomster har en markering i fältet Ny beställning under Inkomstfrågor Taxeringsuppgifter. En fil skapas som via Tieto skickas till SKV för att hämta inkomstuppgifter. Avstämning Avstämningen innehåller uppgifter om antalet personer som bearbetats. 2.3.11 Inkomstsvar SKV Jobb används för att läsa in de inkomstsvar som erhållits från SKV. En fil innehållande inkomstuppgifter skickas från SKV via Tieto till kommunen.

Vård och Omsorg Sida 13/13 Uppgifter om vilka personer som erhållit inkomster från SPV visas på Bevakad ändrad inkomst. Avstämning/rapport Avstämningen innehåller uppgifter om antalet personer som uppdaterats med inkomster, hur många personer där svar redan fanns, antal skapade bevakningsposter samt totalt inlästa poster. Rapporten innehåller uppgifter om vilka personer där inkomster är nya eller förändrade. 2.3.12 Inkomstfrågor SKV År Detta jobb används för att i samband med årsskiftet överföra inkomstuppgifter för det nya året från SPV på de personer som har en uppgift inlagd på komponent Fråga Inkomster under Inkomstfrågor SPV. En fil skapas som via Tieto skickas till SPV för att hämta inkomstuppgifter. Avstämning Avstämningen innehåller uppgifter om antalet personer som bearbetats. 2.3.13 Inkomstsvar SKV - År Detta jobb används för att läsa in de inkomstsvar som erhållits från SPV. En fil innehållande inkomstuppgifter skickas från SKV via Tieto till kommunen. Eftersom samtliga personer har förändringar i sina inkomstuppgifter skapas inga bevakningar på Bevakad ändrad inkomst Avstämning/rapport Avstämningen innehåller uppgifter om antalet personer som uppdaterats med inkomster, hur många personer där svar redan fanns, antal skapade bevakningsposter samt totalt inlästa poster. Rapporten innehåller uppgifter om vilka personer där inkomster är nya eller förändrade.