Utbildning för administratörer i Frida
1. Systembeskrivning Frida består av tre delar. En deltagaradministration, en konferensadministration samt publik deltagarregistrering. Samtliga delar nås via Internet. Administration av deltagare Deltagaradministrationen är den del av systemet där administratören kan se vilka deltagare som registrerat sig, redigera enskilda deltagares val, skicka mail till deltagare, skapa och skicka fakturor, söka ut deltagarinformation och ta ut listor och rapporter. Konferensadministration I gränssnittet för konferensadministrationen sätts grunderna för konferensen. Här bestäms bl.a. hur många kategorier och aktiviteter det ska finnas, vad dessa ska heta, vilka uppgifter en deltagare ska ange i registreringsformuläret osv. Deltagarformulär För varje konferens (formulär) som skapas lägger systemet upp Internet länkar, en till grundformuläret, där deltagaren kan välja att registrera sig som någon av de kategorier som finns upplagda på konferensen, och en länk direkt till varje kategori. På dessa direktlänkar ser deltagaren bara den specifika kategorin och de val som ev. är kopplade till just den kategorin. För att det ska vara tydligt var man är i processen, oavsett när man bygger ett formulär, administrerar deltagare, eller som deltagare anmäler sig, är systemet uppbyggt på flikar. 2
2.2 Deltagarformulär Deltagarformuläret är uppbyggt på olika flikar. Hur många flikar som syns och vad dom heter beror på hur konferensen är uppsatt i konferensadministrationen. 2.2.1 Allmänna uppgifter På fliken allmänna uppgifter uppger deltagaren sina personliga uppgifter, väljer kategori, samt svarar på eventuella frågor som är knutna mot fliken i konferensadministrationen 3
2.2.2 Kategorier På den allmänna länken kan deltagare välja vilken kategori han/hon ska registreras som. Vilka kategorier som ska synas på den allmänna länken bestäms när man sätter upp formuläret. Använder deltagaren en direktlänk syns bara den specifika kategorin (förvald) och eventuella frågor knutna till den kategorin. 4
2.2.3 Aktiviteter Här syns de aktiviteter och pass som är upplagda på konferensen. Vilka aktiviteter som visas beror på vilken kategori deltagaren tillhör. 5
2.2.4 Hotell Här syns de hotellrum som finns upplagda i formuläret. när man sätter upp ett formulär anger man hur många rum som ska vara bokningsbara för varje natt. De rum deltagaren kan välja bland baseras på vilka inoch utcheckningsdatum som angetts. Om deltagaren valt dubbelrum visas alternativet att ange om rummet ska delas med någon annan konferensdeltagare och dennes e-post adress. Om den deltagaren sedan väljer hotellrum, varnar systemet att ett rum redan bokats för denne av en annan deltagare. På så sätt minskas risken för dubbelbokningar. deltagaren kan även här skriva önskemål rörande boendet. 6
2.2.5 Betalningar De betalningsalternativ man sätter upp för formuläret visas på fliken betalningar. Utländska deltagre kan bara välja mellan kreditkort och banktransfer. Om administrativ avgift är satt för fakturor, kommer den att lägga till automatiskt om deltagaren väljer faktura som betalningsalternativ. Om fakturan ska skickas till annan adress än den som uppgetts på första fliken under personliga uppgifter, kan fakturaadressen anges här. 7
2.2.6 Sammanställning Innan deltagaren skickar sin anmälan visas en sammanställning på alla uppgifter och de val som gjorts. Här kan deltagaren backa och ändra i sitt formulär innan det slutligen skickas. 8
3. Inloggning Inloggning i systemet sker via Internet på adress: http://www.akademiskahogtider.gu.se/conferenceadmin/login.jsf Man loggar in med hjälp av användarnamn (din e-post) och lösenord 4. Konferenslista Första fönstret man kommer till är konferenslistan. Som grundinställning visas alla konferenser du har tillgång till och som har ett startdatum senare en månad tillbaks i tiden. Konferenslistan visar koden för konferensen, vilken grupp den tillhör, när den startar, hur många dagar den pågår, antal registrerade deltagare och antalet deltagardagar (deltagare x konferensdagar) Deltagare (nyinkomna inom parantes) 9
4.1 Sök konferens Man kan söka fram specifika konferenser genom att söka på konferenskod (namn), eller ett urval av konferenser som startar inom ett visst datumspann (start, slut). 4.2 Administrera konferens För att administrera en konferens eller ett register, klickar man på konferenskoden. 10
5. Inkorgen 5.1 Översikt Filter Kriterie Sök fram urval Rapporter/listor Mailfunktion Expansionsval Urval 11
(deltagare) 5.2 Sök kriterier Kriteriet är själva urvalet för en sökning i databasen 5.2.1 Status Status används för att söka ut en eller flera grupper av deltagare. Det finns fem olika statusar i systemet. Påbörjad Så fort en deltagare gått från första fliken i deltagarformuläret finns de uppgifter han/hon fyllt i sparade i databasen under status: påbörjad. Nyinkommen När deltagaren klickat på skicka registrering finns registreringen sparad i databasen med status: Nyinkommen Godkänd När en deltagare är kontrollerad och godkänd byter administratören status till: Godkänd Avbokad Om en deltagare vill avboka sitt deltagande, kan administratören ändra statusen till avbokad. No show En status för att hålla reda på de deltagare som inte kom till konferensen fast dom var registrerade. Grundinställningen när inkorgen öppnas är att Nyinkomna, godkända och no show visas. 12
5.2.2 Kategori Fritt antal kategorier kan läggas upp i systemet. Det går att söka fram en specifik kategori eller ett urval av kategorier (Alla kategorier och sedan filtrera i filtervalen. Se filter). Kategorinamnen som läggs upp får automatiskt samma namn i inkorgen. Grundinställningen är att alla kategorier visas. 5.2.3 Aktiviteter Fritt antal aktiviteter kan läggas upp i systemet. Det går att söka fram en specifik aktivitet eller ett urval av aktiviteter (Alla aktiviteter och sedan filtrera i filtervalen. Se filter). Aktivitetsnamnen som läggs upp får automatiskt samma namn i inkorgen. Grundinställningen är att alla aktiviteter visas. 5.2.4 Hotell De hotell som lagts upp för konferensen visas i kriterievalet hotell. Det går att söka på alla deltagare som bokat hotell, eller deltagare som bokat ett specifikt hotell. 13
Grundinställningen är att alla deltagare visas. 5.2.5 Frågor De frågor som satts för konferensen är sökbara i kriterievalet frågor. Det går att söka på en specifik fråga eller ett urval av frågor (Alla frågor och sedan filtrera i filtervalen, se filter). Grundinställningen är att alla frågor visas. 5.3 Filterval Filtervalen används för att filtrera inom ett sökkriterium. Filtervalen består av fyra identiska dropdownlister. Det finns två typer av datafält att filtrera på: Nummer/datumfält och textfält. Nummer/datumfält. Man kan filtrera på t.ex. ett datum eller ett datumspann. Om man väljer datafält: Inlagd datum och skriver 2008-04-15 filtreras ut alla som har detta datum i det datafältet. Om man vill filtrera ut ett intervall anger man t.ex. 2008-04-15 - - 2008-04-30 så filtreras alla som finns inom det spannet ut. observera att det ska vara två (2) bindestreck mellan datumen! Asterix (stjärna) * går att använda t. ex. 2008-04* visar alla som har datum som börjar på 2008-04 De fält i filtren som är nummer/datumfält är: Bekräftelsebrevsdatum Betalningstyp Fakturadatum Fakturanummer Inlagt datum Inlagt datum (ursprungligt) Kvar att betala Ordningsnummer Postnummer summa Övriga fält är textfält. Asterix (stjärna) * går att använda både före och efter ett ord eller fras, för att filtrera fram alla som har det 14
ordet med. T.ex. om man väljer datafält aktivitetsnamn och skriver *middag* filtreras alla som gjort något/några aktivitetsval där middag finns med i texten. 5.4 Sök När man gjort sina val klickar man på sök. då söks ett urval av deltagare fram, baserat på de val man gjort. Visa alla återställer alla val och söker fram ett urval enligt grundinställningarna. 5.5 Listor/rapporter Vilka listor och rapporter som ska vara tillgängliga och användas bestäms för varje enskild konferens. Samtliga listor/rapporter genereras i PDF format. Exempel på listor och rapporter: 15
5.6 Mailfunktion Det går att skicka mail direkt från systemet till deltagare. I mailen går det att bifoga bekräftelsebrev och/eller faktura. Det går att skicka mail till enskilda deltagare eller till ett urval av deltagare. Om rutan för bekräftelsebrev och/eller faktura är ikryssad får varje deltagare sitt specifika bekräftelsebrev och/eller faktura. Mailens ämne Brödtext Bilagor Skickar mail till samtliga deltagare i framsökt urval Funktion för att skicka testmail till sin egen mailadress. Administratören får ett mail med bilagor för varje person i urvalet. På så sätt kan man kontrollera hur mailen som går till deltagare kommer att se ut. 16
5.7 Urval Urvalet är den framsökta listan på deltagare i konferensen. Listan baseras på vilka kriterium och filtreringsval som gjorts. 5.7.1 Översikt Antal deltagare i urvalet Expansionsval 17
5.7.2 Kolumner Namn, Deltagarens för- och efternamn. Email, Deltagarens mailadress Organisation, Organisation/företag deltagaren kommer från Kategori, Den kategori deltagaren tillhör Inlagd, Det datum deltagaren registrerades i databasen samt deltagarens ordningsnummer M, Visar flagga (ett litet kuvert) om deltagare skrivit något i rutan för meddelande Bet, Betalningstyp. Det finns följande typer: 2 = bankbetalning, 3 = faktura, 5 = kreditkort B, Visar med ett kryss om deltagaren är bekräftad F, Visar med ett kryss om deltagaren är fakturerad (gäller betalningstyp 2 och 3) Expansionsval, Dessa två dropdown listor innehåller samma val som filtervalen. Innehållet i valt datafält visas. För att data ska visas måste man klicka på sök efter att man valt fält i expansionsvalen. 5.7.3 Sortering Samtliga kolumner i urvalslistan är sorterbara. Det går att göra 1:a, 2:a och 3:e hands sortering. Den kolumn man klickar sist på blir 1:a hand. näst sist blir 2: hand osv. 5.8 Registrera ny deltagare Administratörer har möjlighet att lägga till en deltagare direkt från ingorgen. I administratörsvyn av deltagarformuläret går det att registrera en deltagare utan att alla tvingande fält är ifyllda. 18
Samtliga kategorier, aktiviteter, pass och frågor syns i formuläret, oavsett om dom är knutna till specifika kategorier eller inte. 6. Administrera deltagare För att administrera en deltagare och öppna deltagarens anmälningsformulär klickar man på deltagarens namn. 6.1 Deltagarformulär - Administration Funktioner Administratören ser precis samma saker som deltagaren gjort när formuläret fylldes i, fast för administratören finns inga begränsningar så som tvingande fält etc. Administratören ser allt oberoende av vad respektive deltagare tillåtits se när formuläret fylldes i. Administratören har även ett antal funktioner överst i formuläret, så som Spara och kopiera, spara, återställ, ta bort och status. Spara och kopiera, Skapar en ny anmälan och kopierar över adressuppgifterna från förstasidan. Spara, sparar alla ändringar. Återställ, återställer formuläret till senast sparade version. Ta bort, Tar bort registreringen. Endas registreringar utan ekonomiska transaktioner går att ta bort. Om en faktura är skapad eller ett kort draget går det inte att ta bort deltagaren ur databasen. Då får man sätta status till avbokad i stället. Status, här byter administratören status på deltagaren. Följande statusar finns: påbörjad, nyinkommen, godkänd, no show och avbokad. 19
6.2 Deltagarformulär Flik: Administrera Fliken administrera är det enda som skiljer sig från vad deltagaren sett. detta är administratörens egen flik. Här kan man skapa nya fakturor eller andra betaltyper, dra kreditkort, ändra momssatsen, anmälningsdatum, administrationsavgift och markera deltagaren som betald. Fakturor och banktransfers har fyra olika statusar. N, Nytt underlag. Det går att ändra i ett underlag som har status N via töm och fyll på knapparna, extra betalrader måste tas bort separat. K, Klart för fakturering. Underlaget fryses och tillåter systemet att skapa faktura av underlaget. F, Fakturerad. Underlaget flaggas automatiskt om till status F när en faktura skapas, faktura- och betalningsdatum sätts samt förfallodatum (fakturadatum + 30 dagar) Fakturaunderlaget går inte att redigera M, Makulerad. Makulerar fakturan. En makulerad faktura räknas inte med i sökningar som har med summor och betalningar att göra. Det går att ändra status K till N så att man kan redigera underlaget. Det går att ändra status F till M för att makulera en faktura. det går inte att backa en faktura som har status F. Funktionen Markera som fullständigt betald uppdaterar rutan betalat med beloppet totalt att betala Man måste ange betalningsdatum, klocka på ok och sedan klicka på uppdatera för att data ska sparas i databasen. Det datum man valt sätts som betalningsdatum. Har det gjorts en delbetalning fyller man i betalat belopp i rutan betalat, väljer datum och uppdaterar enligt ovan. Summan kvar att betala uppdateras och visar resterande skuld. 20
Extra betalrad. Det går att lägga till en extra betalrad fall deltagaren ska betala något ytterligare som inte är valbart i formuläret t.ex. om man säljer något i samband med konferensen, eller om deltagaren ska ha nån form av rabatt. Man skriver betalradstext och belopp (minusbelopp går att använda) och klickar på Lägg till betalrad. Administratören kan skapa nya underlag och redigera dessa beroende på vilken status som sätts för underlagen. Här finn även administratören egen loggruta OBS-listan. Här kan man skriva information om registreringen. informationen kan visas direkt i inkorgen så att man inte behöver öppna ett formulär för att se informationen. 21
7. Konferensadministration I konferensadministrationen sätter man upp själva formuläret. Konferensadministrationen nås via länken Redigera i konferenslistan. 7.1 Konferensinformation På fliken konferensinformation sätt grunden för vad konferensen ska heta, vilken kod, ort och plats, startoch slutdatum, vilka betalningsalternativ som ska finnas. Här bestäms även när priser och avgifter ska höjas automatiskt, om det ska vara moms, administrativ avgift på fakturor samt vilket språk formuläret ska vara på. Här finns även möjlighet att ange ett formulär som register. Det är viktigt att ange ett projektnummer, eftersom det blir en del av fakturanumret. Här kan man även ange förklarande texter som visas i formuläret. Texterna går att färgformatera och länka. 22
7.2 Uppdragsgivare Det går att låta ytterligare en person få access till formuläret via en s.k. uppdragsgivaraccess. accessen finns i två nivåer. read och edit access. Med read access kan uppdragsgivaren se anmälningsläget, ta ut rapporter men inte ändra något. Edit accessen tillåter att uppdragsgivaren även redigerar deltagares val. 7.3 deltagarinformation Här bestäms vilka fält som deltagaren ser på sin första flik och vilka fält som ska vara tvingande. Det går även att koppla fält till specifika kategorier så att olika kategorier ser olika fält i samma formulär. Man kan låta systemet generera en lista i realtid på Internet. Listan kan innehålla tre kolumner och genereras varje gång någon klickar på länken 23
Deltagaren kan ges möjlighet att inte vara med i listor, dels på Internetlistan, men även i papperslistor. Om Internetlista används måste alternativet att tacka nej till att vara med i listan finnas. Generatorn hoppar då över dessa namn när listan skapas. 24
7.4 Layout På layoutfliken bestäms utseendet på formuläret. Här kan man ändra rubrik och bakgrundsfärger. Det går även att döpa om flikar och block samt ändra visningsordningen i flikarna. 25
7.5 Kategorier Det finns fem typer av kategorier. deltagare, Medföljare, Gäst, Föreläsare och Utställare/sponsorer. Här bestämmer man vilka som ska visas på den allmänna länken till formuläret. Om konferensdeltagandet är avgiftsbelagt sätter man grundpriset och vad priset ska höjas till vid ev. avgiftsdatum (dessa bestäms på fliken konferensinformation). Det går inte att ta bort en kategori om det finns deltagare anmälda på kategorin. 7.6 Bekräftelsebrev Det går att lägga in text för bekräftelsebrev på två nivåer. Generell text och anpassad text per kategori. Den generella texten får alla som inte har en specifik text inlagd. alla deltagare får ett personligt bekräftelsebrev med sitt namn osv. 7.7 Enkäter frågor och enkäter kan kopplas till varje kategori. På så sätt kan deltagaren behöva svara på helt olika frågor beroende på vilken kategori man tillhör. 7.8 Gäster och medföljare Kategorityperna Deltagare, Föreläsare och utställare/sponsor kan tillåtas anmäla gäster och medföljare. Gäster läggs till på deltagarens första flik och medföljare på deltagaren andra flik. Här bestäms hur många och av vilken typ deltagare för de olika kategorierna får anmäla. 26
7.9 Länkar Förutom den allmänna länken till formuläret, skapas en direktlänk till varja kategori. Om rutan visa i formulär inte är markerad kan kategorin endast nås via direktlänken. På så sätt kan man använda hemliga kategorier. 27
8 Aktiviteter Fyra aktiviteter läggs automatiskt upp när formuläret skapas, Byte av deltagare, On-site registrering, Återbetalning deltagaravgift och Adm.avgift belastar projektet. dessa visas inte för deltagare, utan är endast till för statistik, så att administratören kan redogöra för hur många av dessa som behandlats (om behov av detta finns). Rutan visa anger vilka aktiviteter som kan visas i formuläret. Allotment kan sättas för varje kategori.. När antalet anmälda nått siffran i allottment stängs aktiviteten och inga fler kan anmäla sig till den. alla aktiviteter kan kopplas til en eller flera kategorier. Här anger man även om aktiviteten är avgiftsbelagd och om priset ska höjas enligt datum för prishöjningar. det går även att ge alias-namn för aktiviteterna. Om ett alias-namn finns är det detta som visas för deltagaren. Default är alla aktiviteter tillgängliga för samtliga kategorier. 28
9 Pass Skillnaden mellan aktiviteter och pass är att aktiviteterna passen kan sättas som tvingande och 29