Manual för WebbSMS 3.0

1

2 Manual för WebbSMS 3.0 - Det har aldrig varit så enkelt som nu att skicka SMS!

3 Innehållsförteckning Nyheter i WebbSMS 3.0... 4 ip.1 gör SMS från datorn smartare med WebbSMS 3.0... 4 Skicka ett SMS... 5 Tidsstyrda SMS... 6 Ångra tidsstyrt meddelande... 6 SMS-mallar... 7 Radera SMS... 8 Radera enskilt SMS... 8 Radera flera SMS... 8 Radera SMS till ett visst datum/radera alla SMS... 9 Exportera SMS... 10 Skapa och hantera kontoanvändare... 11 Kontaktboken... 12 Skapa ny kontakt... 13 Kontaktgrupper... 14 Lägg till ny kontakt direkt i grupp... 15 Importera kontakter... 15 Automatisk kontaktimport... 17 Radera samtliga kontakter/grupper... 18 Fyll på saldo... 19 Aktivera konto... 20 Tilläggstjänster... 21 Valfri avsändare... 21 Mottagarnummer... 21 Vidarebefordring av mottagna meddelanden... 22 E-postkopia... 23 SMS Gateway... 24 Glömt lösenord... 25 Återställning av lösenord... 25 Flera användare med samma information... 25 Tips och trix... 26

4 Nyheter i WebbSMS 3.0 Nytt smartare gränssnitt för bättre användarvänlighet Ta emot MMS meddelanden Låt fler personer använda SMS tjänsten genom att skapa olika användare Ny förbättrad kontaktbok med bättre hantering av kontaktuppgifter Smartare logg för skickade grupp SMS Skicka enkätundersökningar med AnalysSMS ip.1 gör SMS från datorn smartare med WebbSMS 3.0 Via WebbSMS skickar ni och tar emot SMS via datorn med hög kvalité på ett snabbt sätt. Att hantera sina SMS via ett webbgränssnitt gör att du inte är bunden till någon speciell dator och inte behöver ha någon mjukvara installerad. Nu behöver ni inte knappa in all text på mobiltelefonen, ni gör det enkelt i datorn. Ni kan snabbt skicka tidsstyrda SMS påminnelser till era kunder, SMS är idealiskt vid snabba ändringar. De flesta har mobilen med sig. Det är enkelt att importera mobil nummer och skapa grupper samt skapa standard texter. SMS tjänsten är webbaserad, inloggning sker via Internet. Det finns en logg där ni kan se när SMS har kommit fram till mobilen. Startsidan i WebbSMS 3.0

5 Skicka ett SMS 1. Här skriver du en valfri avsändare på max 11 tecken, åäö är ej tillåtet (om du inte kan fylla i valfri avsändare kan du behöva låsta upp valfri avsändare, kontakta oss så hjälper vi dig). 2. Här skriver du in mottagarens nummer, du kan skriva in flera nummer här, och även importera kontakter från telefonboken från Hämta kontakt/grupp ovan. 3. Här skriver du ditt meddelande. Tänk på att detta följer den vanliga SMS standarden och att meddelanden längre än 160 tecken kommer att ses som två SMS-meddelanden. 4. Här väljer du när meddelandet ska skickas, om de ska skickas direkt eller vid en viss tidpunkt, och även vilken prioritet det ska skickas med. Normal rekommenderas för de flesta meddelanden då kostnaden stiger ju högre prioritet du väljer. 5. Avsluta med att klicka på Skicka. 6. När meddelandet har levererats kan du se det i flödet på startsidan.

6 Tidsstyrda SMS När du skriver ett SMS-meddelande kan du ställa in att det ska skickas vid ett senare tillfälle. Om du t.ex. vill få ett utskick till medlemmarna om ett möte om 1 vecka men inte kommer ha tid att skriva det då, kan du ställa in att meddelandena ska skickas några dagar framåt. För att göra ditt meddelande tidsstyrt trycker du på knappen Senare (bild, ovan t.v.) och då dyker en ruta upp (bild, ovan t.h.) där du kan välja tidpunkt, om du vill ändra tid igen trycker du bara i textrutan under Tidpunkt och ändra till rätt tidpunkt. Ångra tidsstyrt meddelande Om du vill ångra det tidsstyrda meddelandet kan du radera det innan det har skickats. 1. Klicka på fliken Tidsstyrda, då får du upp kön för tidsinställda meddelanden. 2. För att radera dessa trycker du på soptunnan bredvid det meddelande du vill radera och bekräfta efter det genom att trycka på Ja i dialogrutan som dyker upp.

7 SMS-mallar WebbSMS har möjlighet att ha SMS-mallar, du kan skapa egna mallar och spara dem för att kunna använda senare. Du skapar mallar under fliken WebbSMS och sektionen Mallar, sedan skapar du en ny mall genom att trycka på + Ny mall. TIPS: Använda dig av [F] för att importera mottagarens förnamn i SMS:et från kontaktboken och [E] för efternamn (se bild ovan). Spara sedan mallen genom att trycka på Spara, mallen hamnar sedan i en lista. Om du vill redigera mallen trycker du bara på mallens namn, om du vill använda mallen trycker du på det blåa kuvertet, då infogas mallen i meddelandefältet till höger och sedan skickar du det som ett vanligt meddelande.

8 Radera SMS Radera enskilt SMS Om du vill radera en enskilt SMS klickar du på det SMS du vill radera i flödet så att meddelandet öppnas. Klicka sedan på den blåa soptunnan ovanför meddelandet, bekräfta sedan genom att tryck på Ja i dialogrutan. Radera flera SMS För att radera flera SMS på en gång öppnar du den mapp du vill radera i (se bild t.h.) När du öppnat någon av sektionerna listas SMSen där med en kryssruta vid sidan av dem. 1. Markera de SMS du vill radera genom att bocka i kryssrutorna bredvid dem. 2. Om du vill markera alla SMS bockar du i den översta kryssrutan. 3. För att radera markerade meddelanden trycker du på soptunnan och bekräftar ditt val i dialogrutan.

9 Radera SMS till ett visst datum/radera alla SMS För att radera SMS till ett visst datum öppnar du valfri mapp med inkomna/skickade meddelanden. Och trycker på soptunnan längst upp (se bild t.h.). Du möts av då av två alternativ, att radera inkomna meddelanden fram till ett visst datum och att radera skickade meddelanden fram till ett visst datum (se bild nedan t.h.). När du sedan matat in datum i fältet trycker du på den röda knappen Ta bort och bekräftar ditt val i dialogrutan efteråt.

10 Exportera SMS Du kan exportera både mottagna och skickade SMS till CSV filer. När du exporterar SMSen sparas de i en lista med information i varje kolumn. Du exporterar meddelanden genom att trycka på knappen bredvid soptunnan (bild t.h.) När du tryckt på den kommer du till ett fält där du antingen kan bekräfta att du vill exportera filen eller ångra och gå tillbaka till respektive mapp du kom ifrån. Den nerladdade filen går sedan att öppna med Excel eller ett motsvarande kalkylprogram.

11 Skapa och hantera kontoanvändare Om är flera personer som använder WebbSMS kan man göra användandet smidigare och säkrare genom att skapa och använda olika kontoanvändare. Du skapar användare under fliken Inställningar och sektionen Användare. Tryck sedan på det röda pluset för att skapa en ny användare. Fyll i förnamn och efternamn, e-postadress och mobilnummer, gör detta för en aktiveringslänk kommer att skickas till den adress som anges. Det finns tre nivåer på användarroller som kan tilldelas användarna. 1. Administratör: Fullständig åtkomst, kan skapa och ta bort användare 2. Manager: Lägre behörighet än administratören, har inte tillgång till användarhanteringen. 3. Användare: Begränsad åtkomst, kan endast skicka och ta emot SMS

12 Kontaktboken Kontakbokens översikssida Här kan du spara och redigera dina kontakter och lägga dem i olika grupper. 1. Här kan du se, redigera och radera befintliga kontakter, i bubblan till höger visas hur många kontakter du har i kontaktboken. 2. Här lägger du till kontakter i kontaktboken. 3. Importera kontakter från ett Excel dokument eller en kommaseparerad fil, mer info längre fram. 4. Här kan du skapa grupper som du kan gruppera kontakter i. Du kan även lägga till en kontakt genom att trycka på numret på ett mottaget SMS, då kan du snabbs spara det i kontaktboken.

13 Skapa ny kontakt Genom att tryck på Ny kontakt tas du till sidan för att skapa kontakter. Där fyller du i valfria fält för kontakten, förnamn och mobilnummer är dock ett krav. Mobilnummer ska fyllas i med landskod, t.ex. för Sverige blir det 46 istället för första nollan. När du är färdig trycker du på Spara. Efter att du sparat kontakten skickas du vidare till kontaktens sida där du kan välja om kontakten ska vara med i någon Grupp. Kontakter kan vara med i flera grupper samtidigt.

14 Kontaktgrupper 1. Här skriver du in gruppens namn, t.ex. om du vill ha en grupp med numren till dina kollegor kan du döpa den efter ditt bolagsnamn. 2. Sen kan du ge din grupp en färgkod som gör det enklare att hålla ordning på kontakternas grupperingar. 3. För att sedan lägga till kontakter i din grupp kan du antingen lägga till en skilda kontakter genom att klicka på dem i kontaktlistan och välja gruppmedlemskap i listan 4. Eller genom att gå in på respektive grupp och bocka för de användare som ska vara med i gruppen och sedan tryck på knappen Lägg till kontakter i grupp

15 Lägg till ny kontakt direkt i grupp Du kan lägga in en ny kontakt direkt i en grupp genom att öppna gruppen i kontaktboken och sedan trycka på ny kontakt inne i gruppen. Importera kontakter Du kan även importera kontakter från ett Exceldokument eller en kommaseparerad fil. Genom att trycka på Importera, kommer du till en guide som hjälper dig med importen. Du importerar kontakterna genom att kopiera dem från antingen ett Excel dokument eller en kommaseparerad fil (som även den kan öppnas med Excel). Mallar kan laddas ner genom att trycka på den blåa texten. När du sedan har gjort färdigt din kontaktlista i filen markerar du allt i filen och kopierar in det i det gråtonade fältet och trycker sedan på den gröna knappen Nästa. Forts.

16 I nästa steg kommer alla kontakter som ska importeras listas, du kan välja vilka kolumner som ska importeras genom att trycka på rullisten längst upp och välja vilken kategori de ska tillhöra, det går även att välja att hoppa över vissa kolumner. Notera! Excel kan ibland radera första nollan i telefonnumret, detta kan motverkas genom att skriva landskod istället för nollan. Ex. 0731234567 skrivs om till 46731234567

17 När du har granskat alla kontakterna trycker du på Nästa. På det sista steget kan du sedan välja bland flera alternativ: 1. Importera alla kontakter var för sig 2. Importera alla kontakter till en befintlig grupp 3. Importera alla kontakter till en ny grupp 4. Skicka ett meddelade till alla kontakter, dessa kontakter sparas inte Automatisk kontaktimport Det går att genom ett mottaget SMS spara kontakter direkt i kontaktboken genom att skicka SMS till inkorgen (förutsatt att du har ett mottagarnummer) med texten Spara Förnamn Efternamn Grupp. Så t.ex. ett mottaget SMS med texten Spara Anders Andersson Skolledningen, så kommer den att automatiskt spara kontakten Anders Andersson i gruppen Skolledningen med det nummer som SMSet kommer ifrån.

18 Radera samtliga kontakter/grupper Genom att trycka på Kugghjulet Under Alla kontakter i kontaktsektionen kan du välja om du vill radera samtliga kontakter/grupper. 1. Med denna raderar du samtliga kontakter i din kontaktbok men alla grupper kommer att finnas kvar. 2. Med denna raderar du alla grupper som finns i kontaktboken, men du behåller alla kontakter. 3. Med denna raderar du samtliga kontakter och grupper som finns i din kontaktbok. OBS! Om du har raderat dina kontakter kommer du inte kunna få tillbaka dem!

19 Fyll på saldo Påfyllning av saldo för du under fliken Inställningar och under sektionen Saldo, du kan välja att antingen fylla på 1000, 5000 eller 10 000 SEK. Sedan trycker du på beställ och bekräfta genom att trycka på Ja i dialogrutan som dyker upp, sedan ska ditt konto ha fyllts på med den summa som du valt. Du kan behöva logga ut och logga in igen för att kunna se ändringarna. Du kommer även få ett e-postmeddelande som informerar dig om att du fyllt på ditt saldo.

20 Aktivera konto För att kunna använda ditt konto fullt ur måste du aktivera det. Detta gör du genom att fylla på ditt saldo med antingen 2000, 5000 eller 10 000 SEK. Och sedan klickar på Aktivera konto, bekräfta ditt val genom att trycka på Ja i dialogrutan som dyker upp. Du blir därefter dirigerad vidare till en sida där du fyller i dina kontaktuppgifter. OBS! Du måste vara noga med att fylla i korrekt kontaktinformation, annars kommer aktiveringen inte kunna fullföljas! Efter att du skickat in kontaktuppgifterna kommer det att ta runt en arbetsdag innan kontot aktiveras och saldot blir påfyllt.

21 Tilläggstjänster Valfri avsändare Under fliken Tjänster kan du beställa tjänsten Valfri mottagare, som gör det möjligt för bl.a. 1. Ha en text som avsändare, max 11 tecken 2. Skriva in egen mobilnummer som gör det möjligt för mottagaren att svara direkt in till din egen mobil. 3. Använda sig utav ett mottagarnummer som gör att svars SMS hamnar direkt in i flödet på WebbSMS. Som standard är avsändarnamn låst till www.ip1.se. Genom att trycka på knappen Beställ här skickas en beställning till oss, och vi kommer att ta kontakt inom en arbetsdag. Mottagarnummer Den här tjänsten låser upp ett nummer som mottagaren kommer ha möjlighet att svara till, då kommer mottagna SMS visas direkt i flödet. Du beställer mottagarnummer genom att trycka på fliken Inställningar, och välj sedan vilket sorts nummer du vill ha, då skickas en beställning till oss och kommer att ta kontakt med er inom en arbetsdag.

22 Vidarebefordring av mottagna meddelanden När du låst upp tjänsten valfri avsändare kan du även vidarebefordra inkommande SMS till din e-post. Detta gör du i Tilläggs tjänster under fliken Tjänster. Du kan även ange en Callback URL om det är så att du utnyttjar vår Gateway SMS tjänst. Då kan du ange din Callback URL i det undre fältet under Mottagarnummer.

23 E-postkopia Men tjänsten E-postkopia gör det möjligt för dig att skicka en kopia på ditt SMS som en e-postkopia. Dock fungerar det bara på kontakter som har e-postadressen angiven, du kan lägga till en kontakts e-postadress genom att redigera kontakten i kontaktboken. E-postkopian skickas från en e-postadress du har angivit till oss, detta så att mottagaren även ska kunna svara dig på e- postmeddelandet. När du sedan skickar meddelandet så skickas det som vanligt till mottagarens nummer och en kopia av meddelandet skickas till kontaktens e-postadress med ämnet: WebbSMS: SMS från <ditt avsändarnamn/nummer> (se exempel nedan). När du vill aktivera denna tjänst ska du vara beredd på att ge oss information om vilken e-postdomän du vill använda som kopian ska skickas ifrån.

24 SMS Gateway Om du är en utvecklare och vill integrera vår tjänst i din egen applikation har vi SMS Gateway som är vårt API. För att kunna använda vårt API behöver du ditt kontonummer och en API-nyckel. Denna API-nyckel beställs kostnadsfritt under fliken Tjänster och i sektionen SMS Gateway API. Genom att trycka på knappen Skicka API-nyckel skickas nyckeln på ett SMS. Ytterligare dokumentation finns på: http://help.ip1.se/files/manual_ip1_smsgateway.pdf Kodexempel finns på: https://ip1.uservoice.com/knowledgebase/ articles/169811-api-demo-applications

25 Glömt lösenord Återställning av lösenord Om du någon gång glömmer ditt lösenord kan du återställa det genom att trycka på länken Glömt lösenord?. För att återställa ditt lösenord behöver du ha mobilnumret som är länkat till ditt konto. Detta anger du, för att du sedan ska få en aktiveringskod skickad till dig på SMS. När du har skrivit in koden du fick i ditt SMS kan du sedan skriva in ett nytt lösenord och logga in med det. Flera användare med samma information Adressböcker och grupper mm lagras på en server hos oss. Ni behöver inte göra backupper. Detta innebär att om flera personer loggar in med samma konto och lösenord får de tillgång till gemensamma adressböcker och grupper på ett enkelt sätt. Kontakta oss när ni vill att vi lägger upp fler konto. Skickade SMS sparas i 3 månader. WebbSMS 3.0 är optimerad för Chrome och Firefox 20. Uppgradera gärna din browser till senaste version för bästa prestanda. Automatiskt SMS larm vid ett saldo på under 200 kr. Ni kan lätt även ändra detta själva.

26 Tips och trix Klicka på knappen Ladda ner genväg för WebbSMS för att installera en genväg på skrivbordet till ip.1 WebbSMS (gäller endast Windows). http://help.ip1.se/tools/ip1sms-ikon.exe Om ni vill skicka SMS i Outlook 2007 eller 2010 har vi stöd för detta, se manualen http://www.ip1.se/files/manual Outlook_sv_12-07-16_iP.1 Networks AB.pdf eller se instruktions film här: http://www.youtube.com/watch?v=ae29z7pctk0 Om ni vill att Förnamn och Efternamn skall hämtas från adressboken in i SMS meddelandet till alla som ni skickar ut SMS till. Via t.ex. en grupp, använd [F] för förnamn och [E] för efternamn i SMS meddelandet. Tack för att du väljer just oss som din SMS leverantör, Lycka till med användandet! Mvh ip.1