Trade Finance Online. Säkra, snabba och flexibla utlandsaffärer

Trade Finance Online Säkra, snabba och flexibla utlandsaffärer

Innehåll 1. SUPPORT 4 2. INLOGGNING 4 3. INSTÄLLNINGAR AV SUPERVISOR 5 3.1 USERS 5 3.2 SIGNATURE LEVELS 6 4 HANTERING AV INBOX 7 4.1 INCOMING CORRESPONDENCE 7 4.2 PAYMENT/ACCEPTANCE 8 4.3 SIGNATURE REQUIRED 8 4.4 TRANSACTION IN PROCESS 9 5 IMPORTREMBURSANSÖKAN OCH SKAPANDE AV MALLAR 10 5.1 GENERAL DETAILS 10 5.2 SETTLEMENT DATA 11 5.3 PARTICIPANTS 11 5.4 DOCUMENTS & TERMS 12 5.5 ATTACHMENTS 12 5.6 TEXTS 13 5.7 ACCOUNT DETAILS 13 6 SKICKA IN IMPORTREMBURSANSÖKAN MED HJÄLP AV MALL 14 7 ÄNDRING IMPortremburs 15 8 LÖSEN AV IMPORTINKASSO 16 9 SÖKFUNKTIONER INKLUSIVE LIMITFÖRFRÅGAN 17 10 NOTIFIERING 18

1. Support E-mail tfo@swedbank.se Telefon Import Stockholm 08-58 59 72 20 Export Stockholm 08-58 59 72 30 Export Göteborg 031-62 00 00 Följande produkter hanteras i TFO Importremburser Importinkasson Exportremburser Exportinkasson (även direktinkasso) Denna broschyr handlar främst om hanteringen av importremburser då detta är den mest komplexa delen av Trade Finance som TFO hanterar. 2. Inloggning För att kunna använda TFO så loggar du in via www.swedbank.se/tfo. På denna sida finns även nyheter, information om driftstörningar och praktiska hjälpmedel. Klicka på länken på mitten av sidan: Logga in till TFO/Sign in. Använd Swedbanks internetdosa för att logga in. På sidan där personnumret läggs in finns det information om hur dosorna fungerar. Kom ihåg att bocka i rutan för företagskopplad dosa om det är en sådan du använder. 4

3. Inställningar av supervisor 3.1 Users Innan handläggarna på ett företag kan börja använda TFO måste den utsedda supervisorn göra några grundinställningar för samtliga användare inklusive sig själv. Efter att inställningarna är gjorda måste användaren logga ut och logga in igen för att inställningarna ska börja gälla. På förstasidan, klicka på Users under Customize på menyn till vänster, då hamnar du på nedanstående sida. Klicka här för att koppla ihop handläggaren med företaget/företagen Klicka här. Bocka i rutorna. Välj ert företag här. Välj signature level här (se även text nedan). Den utsedda supervisorn kan definiera användarna i TFO i olika grupper gällande signering. Supervisorn definierar sedan vad varje grupp får utföra under Signature levels (se även 3.2 Signature levels ). Enklast är att definiera samtliga användare som grupp A och sedan bestämma antalet som måste signera. Den som tillhör gruppen Data entry, har enbart rätt att fylla i ansökan/ändring/betalning. 5

Klicka här för att välja Default customer (obligatoriskt även vid enbart ett företag). Välj ditt företag, klicka sedan 3.2 Signature levels Under Signature levels ställer den utsedda supervisorn in vilka nivåer som gäller för de olika användargrupperna. Nedan är grundinställningen. För att komma till inställningen, klicka på Signature levels i menyn till vänster på förstasidan. 6 Klicka här för att ändra summan och antalet handläggare per grupp som krävs för att signera en transaktion. Ändra till maxbeloppet företaget har på importinkasson/ remburser. En normal inställning för dubbelsignering är att fylla i 2 under A. (Se även 3.1 Users.)

4. Hantering av inbox När du loggat in till TFO hamnar du på förstasidan som du ser nedan. Inboxen består av fyra delar som kommer att gås igenom på följande sidor. 4.1 Incoming correspondence För att läsa inkommet brev klicka här. För utskrift av brevet, klicka här. När du är klar med brevet, klicka här för att ta bort det. Du kan alltid hitta ett brev under Open deals, Deal history eller Deal select även om du tagit bort det ifrån inboxen. 7

4.2 Payment/Acceptance Används enbart för lösen av importinkasso (se även 8 Lösen av importinkasso ) 4.3 Signature required Det går att ställa in TFO så att flera personer måste signera ett ärende innan det skickas till banken. Används den funktionen hittar godkännande person ärendet under Signature required efter att registrerande person har signerat. Samtliga personer som har rätt att godkänna ärendet ser det under Signature required. Klicka här för att se vem som signerat ärendet och när. Klicka här för att signera ärendet så att det skickas till banken. Klicka här för att radera signatur 1, ärendet hamnar då under Transaction in process. Klicka här för att ändra i ärendet, observera att första signeringen då raderas. Klicka här för att skriva ut ärendet. 8

4.4 Transaction in process Om du valt att spara ett ärende för att skicka in det vid ett senare tillfälle till banken så hittar du det under Transaction in process. Klicka här för att gå in i ärendet och kunna signera det. Klicka här för att ta bort ärendet. Klicka här för att skriva ut ärendet. 9

5. Importrembursansökan och skapande av mallar Innan du skickar in din första importrembursansökan, underlättar det att skapa mallar per leverantör. När du har gjort det går det snabbt och enkelt att skicka in ansökan. Efter att du skapat din första mall, kommer ett T att visas bredvid Letter of credit i menyn på vänstersidan (se även 6 Skicka in importrembursansökan med hjälp av mall ). T står för Template (= mall). Klicka här för att skapa din första mall eller för att skicka in en ansökan utan att använda mall. 5.1 General details Välj en egen referens. Lämna tomt vid mall. Lämna tomt vid mall. Skriv valutakoden eller välj valutaslag i rullistan. I regel leverantörens banks land. Alla fält med fet text är obligatoriska. Stjärna = Dessa fält ska i normala fall inte ändras/fyllas i av användare Systemet varnar om du exempelvis glömmer att fylla i ett obligatoriskt fält eller väljer ett passerat datum. Varningen kommer när du klickar på och ser ut såhär: Välj det villkor som ni kommit överens om, de två vanligaste är: Not exceeding (beloppet får inte överskridas) och vary amount/percent (beloppet/ kvantiteten får avvika med den procentsats du fyller i nedanför). Välj giltighetstid genom att klicka på kalendern och välja datum. Expiry date = Latest shipment + Days for presentation. Lämna tomt vid mall. 10

5.2 Settlement data Välj Sight för Avistaremburs och Time för tidsremburs (remburs med kredittid). Kreditperiod (antal dagar). Välj leveransvillkoret ni har kommit överens om, exempelvis FOB. Antal dagar leverantören har på sig att presentera dokumenten till sin bank, i normalfallet 21 dagar, men vid korta transporttider rekommenderas färre dagar. Välj när kreditperioden börjar, exempelvis After Date of Shipment om det är villkoret ni har kommit överens om i kontraktet. Välj senast skeppningsdatum genom att klicka på kalendern och välja datum. Lämna tomt vid mall. 5.3 Participants Fyll i leverantörens namn och adress. Vid långa namn/adresser kan du utnyttja varje rad maximalt. Använd sökfunktionen för att hitta leverantörens bank. Om den saknas fyll i fullständiga bankuppgifter inkl swiftadress (Swiftadress fylls i på raden för country efter att du skrivit landet). 11

5.4 Documents & terms För att lägga till önskat dokument, markera dokumentet under Documents och klicka på <<. För att ta bort ett dokument från Document Description, markera dokumentet och klicka på >>. För att välja antal original och kopior, markera dokumentet under Document Description och fyll i önskat antal i rutorna. Avsluta med att klicka på Apply. Partial shipment: Delleveranser tillåtna ( Allowed ), ej tillåtna ( Not allowed ). Transferable L/C: Överlåtbar, ok att överlåta till tredje part ( Yes/No ). Corr chrgs on the acc of: Utländska kostnader betalas av I normalfallet betalas de av leverantören ( Beneficiary ). 5.5 Attachments Transport doc. marked: Hör ihop med leveransvillkoret, exempelvis Freight collect vid FOB och Freight prepaid vid CIF. Cert. Origin issued by: Om dokumentet är valt ovan välj vem som skall ställa ut det i rullistan. Transhipment: Omlastning tillåten ( Allowed ), ej tillåten ( Not allowed ). Our chrgs on the acc of: Öppnande banks kostnader betalas av I normalfallet betalas de av köparen ( Applicant ). Attachments är bara till för internt bruk, exempelvis om du vill att flera användare på företaget skall se en faktura som hör till rembursen kan den läggas till här. 12

5.6 Texts Om du har ytterliggare villkor under rembursen så fylls de i här, börja med plustecken, till exempel +B/L MUST EVIDENCE SHIPMENT THROUGH XX LOGISTICS. Kortfattad varubeskrivning på engelska. Lämna tomt vid mall. Om du vill använda ett dokument som inte finns tillgängligt under Documents, använd denna ruta, börja med plustecken. Denna information kommer inte med i rembursen. Fyll i kontaktuppgifter så att banken kan nå dig för eventuella frågor. Riksbankens kod. Radera de koder som ej är aktuella. I normalfallet används 101 eller 122. 5.7 Account details För att kunna skicka in ansökan måste rutan vara ibockad. Välj hur du vill betala rembursbeloppet och kostnaderna, ihop eller var för sig (om du har valutakonton). Välj vilket konto som skall debiteras för rembursbeloppet och kostnaderna. Spara det du fyllt i för att skicka in vid ett senare tillfälle. Ansökan hittas under Transaction in process på förstasidan. Skicka in ansökan till banken (om två påskrifter krävs på företaget så hamnar ansökan först under Signature required hos person 2). Spara det ifyllda som en mall. Namnge mallen med leverantörsnamnet. Klicka här om du ångrar dig och inte vill skicka in ansökan eller skapa mall. 13

6. Skicka in importrembursansökan med hjälp av mall Efter att du har sparat din första mall syns detta T. Klicka här och sök på mallnamnet alternativt klicka på för att se samtliga mallar. För att effektivisera malltillverkning, öppna en befintlig mall, ändra det som gäller för den nya leverantören, klicka på, och namnge den. Första mallen försvinner inte utan finns också kvar. 14

7. Ändring importremburs För att göra en ändring på befintlig importremburs, klicka på Amend letter of credit i menyn till vänster på förstasidan. Om du inte har Deal No eller ditt eget referensnummer kan du klicka på utan att fylla i något för att få upp samtliga utestående remburser. Klicka på bredvid rembursen du vill ändra för att komma in på sidan nedan. Fyll i summan du vill höja rembursen med, till exempel om du har en remburs på USD 10 000 och vill höja till USD 11 000, fyller du i 1000 i rutan. För att förlänga giltighetstiden, klicka på kalendern och välj datum. Kom ihåg att även ändra skeppningsdatumet. Vissa fält är hämtade ifrån rembursöppningen, för att ändra innehållet, radera det som står i rutan och skriv det du vill ändra till. Godsbeskrivningsfältet är tomt, för att ändra godsbeskrivningen, skriv GOODS DESCRIPTION IS NOW TO READ: och sedan den nya texten. Om Additional conditions (Se även 5.6 Texts ) skall ändras så finns fyra stycken fält för att kunna få med mycket information om så önskas. Börja i fält 1 och om du behöver mer plats fortsätt i fält 2 och så vidare. När du har gjort de ändringar du vill göra, klicka på: = Spara det du fyllt i för att skicka in vid ett senare tillfälle. Ändringen hittas under Transaction in process på förstasidan. = Skicka in ändringen till banken (om två påskrifter krävs på företaget så hamnar ändringen under Signature required hos person 2) = Klicka här om du vill gå ur ändringen. 15

8. Lösen av importinkasso Lösen av importinkasso hittas på förstasidan under Payment/Acceptance (se även 4.2 Payment/Acceptance ). Klicka här för att lösa/ betala ett importinkasso. Klicka här för att vägra dokumenten. På sidan du kommer till, välj det konto som skall debiteras samt fyll i eventuell information under Comments. Exempel på information är: Svenska kostnader vägras: JA/NEJ Utländska kostnader vägras: JA/NEJ Avsluta med att klicka på: = Spara det du fyllt i för att skicka in vid ett senare tillfälle. Betalningen hittas under Transaction in process på förstasidan. = Skicka in betalningen till banken (om två påskrifter krävs på företaget så hamnar betalningen först under Signature required hos person 2) = Klicka här för att gå ur betalningen. Eftersom inkasso med kredittid måste skrivas under för att vara juridiskt bindande sker hanteringen av dessa inkasson utanför TFO. I dessa fall skickar banken ut Trattan (Draft) med rekommenderat brev för underskrift. När kunden returnerat den påskrivna Trattan (efter underskrift kallad Växel) skickar banken ut dokumenten. 16

9. Sökfunktioner inklusive limitförfrågan På sidan du kommer till här kan du se status på dina senast inskickade ärenden genom att klicka på På sidan du kommer till här kan du se dina utestående ärenden. Gör ditt val under Open Type och klicka på På sidan du kommer till här kan du se hur remburslimiten är utnyttjad. Välj, cirka 10 minuter senare kommer rapporten som ett brev under Incoming correspondence på förstasidan. På sidan du kommer till här kan du se både utestående och avslutade ärenden genom att klicka på På sidan du kommer till här kan du få fram all information om ett specifikt ärende. Fyll i bankens referensnummer under Deal Number och klicka på Under flera av sökfunktionerna går det att exportera till Excel genom att klicka på Under sökfunktionerna kan du förfina urvalet genom att fylla i övriga fält. Genom att gå in på ett specifikt ärende under Open deals, Deal history eller Deal select hittar du alla händelser på ett ärende och samtliga brev. 17

10. Notifiering Genom några enkla inställningar kan du bestämma om du vill ha ett e-mail eller sms varje gång ett brev anländer till TFO. I notifieringen framgår vad som har skett och under vilket ärende. Klicka här för att komma till inställningssidan, där klickar du på på mitten av sidan. Bocka i accept för att du godkänna texten, fyll i mobiltelefonnummer eller e-mailadress, välj språk och bocka i Activate. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Avsluta med att klicka på 11 12 13 14 15 16 17 18 För exportinkasso, välj rullistor: 1 5. För exportemburs, välj rullistor: 6 12. För importinkasso, välj rullista: 13. För importremburs, välj rullistor: 14 18. 18

Trade Finance Online Säkra, snabba och flexibla utlandsaffärer Trade Finance tillhandahåller tjänster som löser betalnings- och leveransfrågor mellan köpare och säljare vid internationell handel. Trade Finance Online är det internetbaserade systemet för företag med internationella import- och exportaffärer. Trade Finance Online erbjuder: Ökad tillgänglighet Snabb hantering Säkra ansökningar Kontroll på affärsflöden Papperslös korrespondens Om Trade Finance Online Trade Finance Online hanterar import- och exportremburser samt dokumentinkasson via Internet. Tjänsten riktar sig till företag som använder dessa produkter i samband med utlandsaffärer och sätter värde på en flexibel och behovsanpassad lösning med hög tillgänglighet och ett enkelt tillvägagångssätt. Ökad tillgänglighet Tjänsten är öppen dygnet runt. Det går utmärkt att göra ansökningar, ta fram rapporter samt balans på utestående transaktioner även utanför normala öppettider. Genom bankens säkra inloggning är tjänsten tillgänglig från vilken dator som helst. Snabb hantering Ansökan når fram till en handläggare på Trade Finance direkt, istället för att skickas via ett lokalt bankkontor eller med post. Med mallar upplagda per leverantör är det smidigt och enkelt att fylla i en ansökan. Meddelanden skickade från banken syns direkt i applikationen. Säkra ansökningar Ansökan skickas via en säker inloggning som är tillgänglig med bankens vanliga internetbanksdosa. Kontroll på affärsflöden Programmet ger information och önskade rapporter i Excel samt möjliggör en tydlig presentation över remburs- och inkassotransaktioner. Papperslös korrespondens Eftersom all information finns lagrad elektroniskt behöver inga kopior skrivas ut. Det är även enkelt att hålla ordning och vidarebefordra information till interna och externa intressenter. Swedbank är från och med april 2003 ISO14001-certifierad och vi arbetar aktivt för en hållbar miljö.