INNEHÅLLSFÖRTECKNING

INNEHÅLLSFÖRTECKNING Allmänt s. 2 Schema-personal s. 2 Schema-grupp s. 2 Fast behov s. 2-3 Personal Huvudbild s. 4 Anställningsuppgifter s. 5 Arbetstidsvillkor s. 6 Arbetstidsregler s. 6 Arbetsflödet s. 7 Fast behov s. 7 Skapandet av schemaperiod s. 8-9 Önskeperiod för personalen s. 10 Avstämning mot behov s. 11-12 Fastställande av arbetsschema s. 13 Inrapportering av tid s. 13 Uppföljning s. 13 Skapande av schemaperiod för fast schema s. 14-15 Schema-Enskilt s. 16-17 Schema- Grupp s. 18 Personal utöver personalgruppen s. 18 Ny schemarad s. 19 Rulla schemarader s. 19 Förskjut schema s. 19 Ändra status s. 20 Testschema s. 20 Vilande schema s. 20 Godkänt för lön s. 20 Hopp till schema enskilt s. 21 Presentation s. 21-22 Dolda rader s. 22 Täthet och behov s. 23 Sammanställning, schemarad s. 24 Utskrift av underscheman s. 24 Funktioner s. 25 Tidssaldo s. 26 Schemarapport s. 26 En person s. 26 Fler personer s. 27 1

Allmänt Arbetet med scheman går i cykler som består av ett antal faser. En cykel upprepas en gång för varje schemaperiod: Fas Ungefärlig tidsperiod 1. Skapandet av schemaperioden I god tid före schemaperiodens start, 5-6 veckor. 2. Önskeperiod för personalen Fram till tre veckor för schemaperiodens start. 3. Avstämning mot behov Tre veckor före schemaperiodens start. 4. Fastställande av arbetsschema Senast två veckor före schemaperiodens start. 5. Inrapportering av tid Dagligen under hela schemaperioden. 6. Uppföljning Efter schemaperiodens slut. 1 2 3 4 5 6 Schemaperiod Som hjälpmedel finns ett antal bilder: Schema Personal Visar turer under en period för en person. Visar även avstämning mot anställningsbevis och timbank. Schema grupp Visar turer för flera personer, t.ex. en personalgrupp under en period. Visar även personaltätheten samt avstämning mot personalbehovet. Fast behov Här registreras hur mycket personal av varje yrkeskategori som krävs vid olika tider på dygnet samt för olika perioder under året. Schemat finns i olika versioner beroende på om man arbetar med rörligt schema eller fast schema. Rörligt schema: Fast schema: Schema A = Önskeschema Schema A = kan användas vid behov Schema B = Fastställt arbetsschema Schema B = Fastställt arbetsschema Schema C = Utfört schema Schema C = utfört schema, kan användas om man vill notera avvikelser från det fasta schemat. En tur (= ett arbetspass) består av en starttid och en sluttid samt en rasttid angiven i minuter. Man kan även ange ramtid för rasten genom en turbeteckning. Ex.) Tur: A1K1, startar 06:00, slutar 16:00, rast i 30 min, ramtid för rasten G1H1 (12:00 13:00). 2

En tur knyts till en person eller en tom schemarad, dvs. en schemarad där man ännu inte bestämt vem som skall utföra arbetspassen. Det kan vara en timanställd eller personal från annan personalgrupp. En person kan ha flera schemarader under samma period om man arbetar i flera grupper. Man ser att en person arbetar på annat ställe genom att cellen är gråmarkerad samt att man kan välja att visa placering. 3

Personal Huvudbild För att kunna arbeta i schemaprogrammet behöver personalen läggas upp i en personalhuvudbild i Magna Cura. Man behöver även fylla i anställningsuppgifter och arbetstidsvillkor enligt nedan. Alla uppgifterna i bilderna behöver i dagsläget inte fyllas i eftersom de bara ska användas för schemaläggningen. I framtiden kommer vi att koppla Magna Cura till Personec och då kommer detta skötas därifrån genom att anställningsuppgifter skickas ifrån Personec till Magna Cura och scheman går ifrån Magna Cura till Personec. Här beskrivs bara det som måste fyllas i för att schemaplaneringen ska fungera fullt ut. När man lägger in personnumret i huvudbilden hämtas namn och adress från BFR:en (se mer i BFR i Magna Cura manual för verksamhetschefer). Är personen inte skriven i Falkenbergs kommun, lämna uppgifter till systemförvaltare: Personnummer Namn Gatuadress Postnummer Postadress Vidare ska adm omr. och tjänst samt personalgrupp fyllas i. Adm.omr är den omsorgsenhet som personen är anställd i, tjänst anger arbetslag. Personalgrupp är den grupp som personen är kopplad till i arbetet som t ex en hemtjänstgrupp eller en grupp på en avdelning på ett särskilt boende. Som du nu ser är tjänst och personalgrupp samma sak, men båda måste vara angivna för att programmet ska fungera. Vill man skilja på olika yrkeskategorier och deras schema måste man fylla i även yrkeskategori. Inringade bilder i personal-huvudbild ska vara angivna: 4

Anställningsuppgifter Genom att klicka på >> som finns längst ner till vänster under rubriken Anställningsuppgift/- avtal, i personalhuvudbilden, alternativt gå via personal --> anställningsavtal, kommer man till nedanstående bild. Personen tas fram via objektmenyn eller genom att man lägger in personens personnummer. Följande uppgifter måste fyllas i; - adm omr/tjänst - beslutet, gäller från och med - anställningen, gäller från och med - löpnummer, kan kopplas till PA-systemet = anställningsnummer. Det räcker annars att du anger en siffra ex 02007 och 00001. Glöm inte att spara! Lättast gör du detta genom att högerklicka när du står i mörkgrått fält. Därefter måste du gå vidare till flik två (arbetstidsvillkor). Se mer på nästa sida. 5

Arbetstidsvillkor På flik nummer två i bilden Anställningsavtal hittar man Arbetstidsvillkor, semester. Genom att fylla i arbetstidsvillkoren dvs antalet timmar/vecka som personen är anställd på så räknar datorn ut tjänstgöringsgraden. Vidare ska man fylla i antalet arbetstillfällen/antal veckor. Datorn räknar då även ut semesterfaktor och kalenderdagsfaktor. Det ska räcka med att du väljer arbetstidsförläggning i form av: TFS för tjänsten fastställt schema 001 årsarbetstid 3-3 tretre Då ska antal arbetstillfällen/ vecka komma med automatik och så även semesterfaktorn och kalenderdagsfaktor. Är du inte nöjd med siffrorna du får fram kan du manuellt ändra detta och skriva in X antal arbetstillfällen/ X veckor. För rörligt schema knyts ofta faktorn mot valt arbetstidsförläggning istället för arbetade dagar då dessa kan variera. Arbetstidsregler Om en person arbetar i flera grupper eller inom flera områden kan man lägga in personens arbetstidsvillkor här. Det innebär att man inte behöver göra det på varje enskilt schema som personen är knuten till vilket man annars skulle behöva göra. Är arbetstidsvillkoren registrerade här så slår det igenom på de scheman som personen arbetar på. 6

Arbetsflödet Fast behov Så här kan behovsbilden se ut. Genom att ange Adm.omr/Tjänst och personalgrupp talar man om för vilken grupp behovet skall definieras. Genom att spara flera bilder på samma personalgrupp men med olika yrkeskategori kan man bestämma hur mycket personal som behövs av varje kategori. I exemplet ovan definieras hur många Undersköterskor som behövs i personalgruppen OHE under år 2005. Vardagar från Vardagar från Vardagar från Onsdag + fredag från Natt, från Helger dagtid från Julafton, 5 personer kl. 07:00 12:00, 3 personer kl. 12:00 15:30, 4 personer kl. 15:30-21:00, 2 personer kl. 07:30 12:30, 1 person kl. 21:00 07:00, 1 person kl. 07:00 21:00, 3 personer Det är viktigt att man läser bilden uppifrån och ner eftersom raderna inte adderas. Man kan därför inte tänka i turer som t ex att man behöver två personer från kl. 07.00 16.00 och en person från kl. 10.00 18.00, måndag till fredag. I bilden Fast behov måste man skriva att behovet är 2 personer från kl.07.00-10.00. Tre personer från kl. 10.00 16.00 och en person från 16.00 18.00. Om behovet förändras flera gånger under året skapar man flera behovsbilder för kortare perioder. Man kan då kopiera behovsbilder genom att ange nya perioder och välja Spara som. 7

Skapande av schemaperiod för rörligt schema (önskeschema). Schemaansvarig skapar ett nytt gruppschema alt. en ny schemaperiod för sin grupp. Gå in under menyraden Personal Schema grupp och klicka på knappen. Fyll i följande uppgifter: Adm.område Tjänst Personalgrupp Schemaid (inte obligatoriskt) Schemaperiod Låsdatum (inte obligatoriskt) Om det är första gången man skapar ett schema för personalgruppen väljer man alternativet. Personalen hämtas då från personalregistret och det aktuella anställningsavtalet knyts till varje person. Vid kopiering av befintligt schema är det enklare att först ta fram det schema man vill kopiera och därefter välja Väljer man alternativet kopplingar till anställningsavtal.. Uppgifterna i dialogen blir då förifyllda. så får automatiskt samma personal och Därefter klickar man på knappen och väljer det schema man vill utgå ifrån. Om man vill använda sig av det valda schemats gamla turer så bockar man även i. 8

När man fyllt i bilden Nytt gruppschema och klickat på OK får man fram bilden Personal - Schema, grupp. Täthetsdiagrammet (rutmönstret) längst ned i bilden fylls i automatiskt utifrån de behov som man lagt in via bilden Fast behov (se sidan 7). Initialerna för varje person i gruppen visas till vänster i bild och genom att bocka i Visa ledtråd och hålla muspekaren över initialerna syns personens fullständiga namn. Namnet visas även nedtill i bilden. Schemarader som ännu inte knutits till någon person visas utan initialer. Innebär att det är ett rörligt testschema som man kan arbeta med innan man bestämmer sig för att det ska bli ett godkänt schema. Betyder rörligt schema som inte är godkänt för lön. Betyder att schemat har godkänts för lön. Det nya gruppschemat sparas genom att man klickar på knappen Spara. 9

Önskeperiod för personalen Varje personal lägger sitt önskeschema, schema A. Detta gör de på följande sätt: När man fått en rad i gruppschemat (denna görs av schemaansvarig) kan man gå in på bilden Schema enskilt. Lägg in personnummer och klicka på Sök-knappen. Man kan också gå direkt via huvudbilden till det enskilda schemat. En lista på personens registrerade schemarader visas. Det kan vara en eller flera rader. Välj den schemarad som är aktuell. 10

Avstämning mot behovet När alla önskescheman är inlagda så kan gruppen med hjälp av schemaansvarig börja arbeta med gruppschemat/arbetsschemat. Man börjar med att kopiera alla önskescheman till schema B som utgångspunkt för gruppens schema/arbetsschema. Gå in under menyraden på Personal- Schema, grupp. Klicka på gruppschema. och ta fram aktuellt Ta fram objektmenyn (högerklick på muspekaren) och välj Kopiera schema A till schema B, Vid detta ögonblick kommer schema A att låsas för redigering och alla önskeschemana kopieras som underlag för Schema, grupp. 11

Den schemaansvariga och/eller gruppen kan nu kontrollera och förändra i schema B för att täcka behovet och för att få lämpligt antal turer per personal. Genom att använda olika presentationsalternativ och genom att använda ledig personal från andra personalgrupper eller timanställda får man på ett enkelt sätt kontroll över bemanningen i personalgruppen kontra behovet. 12

Fastställande av arbetsschema När gruppen och/eller de schemaansvariga är färdiga med B-schemat sparas uppgifterna och schemat kan kopieras som utgångspunkt för det utförda schemat (schema - C). På så vis behöver enbart avvikelser från det fastställda arbetsschemat återrapporteras. För att föra över schema B till schema C tar man fram objektmenyn och väljer Kopiera schema B till schema C. Vid detta ögonblick låses schema B för redigering. Inrapportering av tid Under schemaperiodens giltighetstid gör personalen sin återrapportering direkt i schema C där all återrapportering ska göras, förslagsvis i bilden för enskilda scheman. För personal med normal behörighet är A- och B - schemana låsta för ändringar. Eftersom det är schema B som ligger som underlag för återrapporteringen behöver man enbart registrera avvikelserna. Uppföljning Vid schemaperiodens slut när all personal är färdig med sin återrapportering skall schemaperiodens olika tidsaldon beräknas och summeras. Den schemaansvarige för varje personalgrupp går in på bilden för gruppscheman och väljer funktionen Skriv schema C till tidssaldon. Då avslutas schemaperioden och tidssaldon sparas för varje person. Tidrapporter m.m. kan tas ut från bilden Schema rapport. Man kan även se varje personals aktuella tidssaldon samt transaktioner på bilden Personal- Tidssaldo. 13

Skapande av schemaperiod för fast schema. Fast schema innebär att man lägger in ett schema som sedan ligger fast under en period som kan vara kortare eller längre. avser den period som schemat gäller. Slutdatum kan lämnas öppet men måste fyllas i när schemat upphör att gälla. För att skapa ett nytt fast gruppschema för gruppen så går schemaansvarig in under menyraden Personal Schema grupp och klickar på knappen. Följande uppgifter fylls i: Adm.område Tjänst Personalgrupp Schemaid (inte obligatoriskt) Schemaperiod (är det antal veckor man lägger schemat på. Perioden kan läggas på valfritt antal veckor t ex 3, 4, 5, 6 osv) Fast period (den fasta perioden lämnas lämpligast öppen med bara ett startdatum) Visa schema A och/eller Visa schema C bockas i om man vill att dessa schemaalternativ ska visas. Fylls de inte i har man endast schema B. Första gången man skapar ett fast schema för personalgruppen väljer man alternativet. Personalen hämtas då från personalregistret och det mest aktuella anställningsbeviset knyts till varje person. När man fyllt i bilden Nytt gruppschema och klickat på Personal - Schema, grupp. får man fram bilden 14

Täthetsdiagrammet (rutmönstret) längst ned i bilden fylls i automatiskt utifrån de behov som man lagt in via bilden Fast behov (Se sidan 7). Initialerna för varje person i gruppen visas till vänster i bild och genom att bocka i Visa ledtråd och hålla muspekaren över initialerna syns personens fullständiga namn. Namnet visas nedtill i bilden. Schemarader som ännu inte knutits till någon person visas utan initialer. Innebär att det är ett fast testschema som man kan arbeta med innan man bestämmer sig för att det ska bli ett godkänt arbetsschema. Fast schema ännu ej godkänt för lön. Fast schema godkänt för lön. Det nya gruppschemat sparas genom att man klickar på knappen Spara. Gå vidare Schema - Enskilt (sidan 16) för att se hur man lägger in det fasta enskilda schemat. För att skapa ny schemaperiod för Fast schema, grupp, (se sidan 14). 15

Schema -Enskilt I denna bild kan man arbeta med ett schema för en person. Varje rad representerar en dag och varje dag består av två turer. Varje tur består av en turbeteckning, start och sluttid, rast (ramtid) och rast (minuter). Tur2 används då man arbetar fler än ett pass per dygn. Man kan genom att högerklicka inuti schemarutorna få upp objektmenyn, där det finns ett antal hjälpfunktioner för att kunna hantera schematurerna enklare. Töm hela schema X - tömmer schemat på samtliga turer Kopiera schema X till schema Y - kopierar samtliga turer mellan de olika versionerna på scheman t.ex. från A till B. Markera som specialtur - genom att först markera ett antal turer/rader i schemat och sedan välja kan man tilldela turerna särskilda egenskaper t.ex. jourtider, semester m.m. Avmarkera specialtur - tar bort egenskapen för turen som man tidigare markerat som specialtur. Markera med veto en funktion som används när speciellt markerade turer inte får ändras. Avmarkera veto tar bort vetomarkeringen. Knyt till annat schema denna funktion knyter en eller flera turer till en annan schemarad än den man har framme på bilden. Dessa turer visas sedan med grå bakgrund. Färglägg cell med denna kan man ge en eller flera celler godtycklig bakgrundsfärg. Kopiera används för att kopiera turer. För att kopiera markerar man alla de rutor man vill ha med i kopieringen. Klistra in genom att markera den cell där man vill att inklistringen av de rutor man kopierat skall starta så kommer de kopierade cellerna att klistras in på rätt sätt. 16

Klipp ut - fungerar på samma sätt som kopiera men man flyttar istället cellerna. Fyll nedåt - används när man vill lägga samma tur på flera dagar. Man gör en markering med start i den tur man vill fylla med, högerklickar och väljer sedan Fyll nedåt. Genom att göra markeringen med Ctrl-tangenten intryckt kan man åstadkomma markeringar med luckor i. Töm Tömmer ett markerat område på turer. Rulla schemarader - innebär att man kan förskjuta en schemarad framåt eller bakåt en vecka. Schemaraderna kan förskjutas i samtliga versioner (A, B och C) eller enbart i aktuell version. Sammanställning schemarad - sammanställer antalet arbetsdagar, timmar, fridagar, begränsningsperiod och tjänstgöringsgrad för det aktuella enskilda schemat. Till höger kan man se ex. på summeringen av arbetstid per dag och summeringen av arbetstid för hela perioden. Man kan även se den tid man förväntas arbeta enligt anställningsavtalet och en differens som visar hur stor skillnaden är mellan den verkliga tiden och anställningsavtalet. Här visas även timbank, övertid och flyttid. Uppe i vänstra hörnet av schemarutorna visas vilken version av det aktuella schemat som visas. Även i botten av bilden ser man genom ett fliksystem vilken version av det aktuella schemat som visas. Det för tillfället aktuella stadiet av schemat visas med grön text. Genom att peka på rubrikerna kan man via objektmenyn välja vilken kolumn som ska visas. Detta sparas per användare. I listboxen Anställningsbevis kan man genom att klicka på >> knappen välja vilka anställningsbevis som skall vara giltiga för den aktuella schemaperioden. Detta görs genom att markera en eller flera rader i listan. Med knappen kan man kopiera hela schemaperioder från tidigare perioder. Genom att markera de gamla schemaperioderna med en kommentar kan man enkelt hitta sina favoritscheman. Man kan även välja om det är schema A, B eller C som skall kopieras. Här knyter man de arbetstidsregler som gäller för schemat i de fall man har olika regler beroende på vilket arbetslag man tillhör. Genom att knyta arbetstidsreglerna med ett klockslag för resp. regel så kan användarna själva testa olika varianter utan att systemansvarig behöver vara bejälplig. Genom att klicka på knappen kan schemat kontrolleras mot de gällande arbetstidsregler som är inlagda i underhållsdelen. 17

Schema Grupp Personal utöver personalgruppen Genom att högerklicka inuti schemarutorna får man upp objektmenyn som innehåller ett antal funktioner. Man kan bland annat lägga till tomma schemarader som ännu inte knutits till någon personal. Dessa rader visas utan initialer. Genom att välja Knyt schemarad till anställningsuppgift kan man tilldela en schemarad till en viss person och ett visst anställningsbevis. Genom knappen Sök personal kan man leta i personalregistret efter personal. 18

Ny schemarad Med bilden Ny Schemarad på objektmenyn, skapas en ny rad i schemat. Rulla schemarader (gäller endast testschema). Med bilden Rulla/Flytta/Förskjut schemarader på objektmenyn kan man förskjuta en schemarad framåt eller bakåt en vecka. Schemaraderna kan förskjutas i samtliga versioner (A, B och C) eller enbart i aktuell version. Rulla/förskjuta schemarader i enskilt schema.i det enskilda rörliga eller fasta schemat kan man rulla schemarader framåt eller bakåt via objektmenyn (högerklick). Rulla schema Genom att göra detta flyttas vecka 1 till vecka 2, vecka 2 till vecka 3 osv om man rullar framåt. Sista schemaveckan lägger sig som schemavecka 1. På motsvarande sätt flyttas vecka 3 till vecka 2, vecka 2 till vecka 1 osv om man rullar schemat bakåt en vecka. Då hamnar vecka 1 som sista schemavecka. Man kan välja om man enbart vill rulla aktuell version av schemat eller om man vill rulla samtliga versioner av schemat. Förskjut schema Schemaperioden flyttas en vecka framåt eller bakåt. Turerna blir kvar i sin respektive kalendervecka men flyttas en schemavecka. 19

Ändra status Även denna bild finns tillgänglig via objektmenyn från gruppschemat och används när man vill ändra status gällande fast period, testschema, lägga schema vilande, lägga in arbetstidsregler eller godkänna för lön. Testschema Testschema används i de fall man vill testa olika schemavarianter utan att det stör de scheman som redan finns inlagda. Genom att bocka i testschema och välja Samtliga rader så ändras hela gruppschemats status. Vill man endast använda testschema på en enskild rad bockar man i Aktuell rad och den rad man markerade när man högerklickade får då status testschema. När ett schema markerats som testschema är det ett helt separat schema där inga turer från riktiga scheman visas utan turerna i ett testschema är helt fristående (fungerar som personnummerlösa scheman). I riktiga scheman visas inga turer kopplade till testscheman. När ett testschema ska göras om till riktigt schema tas bocken i Testschema bort. Om det skulle finnas någon tur som krockar med tur från testschemat visas ett meddelande om detta. Ett testschema kan inte göras om till riktigt schema så länge det finns turer som krockar. Så snart ett testschema gjorts om till ett riktigt schema visas de turer som är kopplade till andra scheman. Testschemat kan inte godkännas för lön. Ett fast schema som är ett testschema tas inte med i kopieringskörningen av fasta scheman. Vilande schema Ett vilande schema är ett schema som man för tillfället inte arbetar på. Detta schema kan vara godkänt för lön. Man kan alltså ha ett fast grundschema som är godkänt för lön men vilande och ett vikarieschema som också är godkänt för lön och som är det schema man arbetar på. Fasta scheman som är vilande tas med i kopieringskörningen av fasta scheman. Godkänt för lön Genom att bocka i Godkänd för lön på antingen en enskild schemarad eller samtliga schemarader så godkänns resp. schema för lön. 20

Hopp till schema enskilt Om man väljer Hopp till schema enskilt på objektmenyn tar man med sig den aktuella schemaraden till bilden för det enskilda schemat och kan fortsätta att arbeta med schemat där. Presentation Om man har kryssat i Visa ledtråd och håller muspekaren på en tur får man information om hur varje tur ser ut i schema A, B och C. Inställningen av presentationen sparas knutet till inloggad användare. Om en tur skiljer sig mellan den version man visar och versionen närmast före, visas detta med fetstil. I exemplet ovan har en tur förlängts från kl.15:30 i önskeschemat (schema A) fram till 17:00 i arbetsschemat (schema B). Genom att göra urval på yrkeskategori kan man visa enbart en eller två yrkeskategorier i bilden. Täthets- och behovsdelen presenteras efter samma urval. Genom att växla alternativ för Turer visas turerna på olika sätt som t.ex. turbeteckning, tider med eller utan rast m.m. Översiktsbilden visar med ett * om personen har någon tur någon gång under dagen. Detaljer kring turer visas alltid nedtill i bilden. 21

Presentationsalternativet Dygnsvy visar arbetspassen för personalen i stapelform. Även tätheten visas över dygnet där överbemanning målas med grön färg och underbemanning med röd. Dolda rader Om man i det enskilda schemat markerat en rad som dold visas den inte i gruppschemat. Genom att i gruppschemat bocka i så visas den dolda raden. Detta kan användas bl a när någon personal tillhörande gruppen men som t x. är tjänstledig för studier. Personen finns med i gruppschemat men visas endast när man bockat i dolda rader. För att personen ska visas som vanligt i gruppschemat igen måste bocken tas bort ur dolda rader på det enskilda schemat. 22

Täthet och behov Genom att högerklicka i tidskolumnen i den vänstra nedre delen av bilden kan man växla mellan olika tider på dygnet för att enkelt kunna se tätheten och behoven vid de olika tidpunkterna. Till höger kan man förändra utseendet på bilden genom att välja att visa: Bm(Be) Bm Be Diff Bemanning(Behov) Enbart bemanning Enbart behov Behov Bemanning Med bocken Visa täthet kan man välja om man skall se tätheten i bild eller inte. Om man väljer att inte visa tätheten ser man i gengälld fler schemarader. Till vänster i bilden kan man välja vilken tidsintervall man önskar att tätheten skall visas i. Man kan välja mellan dag, förmiddag, eftermiddag, kväll eller natt och med en tidsintervall mellan 15 minuter till 2 timmar beroende på vilken del av dygnet man väljer. 23

Sammanställning, schemarad Från både det enskilda schemat och gruppschemat finns ett menyval Sammanställning, schemarad på objektmenyn. Via detta menyval nås en sammanställning över använda turer och summering över schemaperioden. Utskrift av underscheman Från gruppschemats objektmeny kan man även skriva ut underscheman. Dessa finns i fyra olika varianter. Man ser hur de ser ut genom att klicka på OK-knappen. Underschemat kommer då fram i förhandsgranska och man kan välja att skriva ut det. 24

Funktioner används endast i undantagsfall. Exempelvis då man har öppnat ett gruppschema och därifrån hoppat till ett enskilt schema, gjort ändringar, sparat och sedan tömt det enskilda schemat, lagt in ett nytt personnummer och fått fram ett nytt enskilt schema, korrigerat osv. När man sedan går tillbaka till gruppschemat måste man använda sig av knappen Läs igen så att bilden Schema grupp uppdateras med de ändringar som gjorts i de enskilda schemana. Vill man söka ett redan befintligt schema klickar man på knappen. När man skapar en ny schemaperiod för ett rörligt schema klickar man på knappen. När man skapar en ny schemaperiod för ett fast schema högerklickar man (objektmenyn) i gruppschemat för det fasta schemat och väljer Skapa nya schemaperioder. Nedanstående fönster kommer då upp och nästa schemaperiod är förifylld utifrån de förutsättningar som man skapade vid första schemaperioden dvs om man hade en period på 12 veckor föreslår datorn det nästa gång också. Önskar man ändra kopieringsperiod gör man det här. Detta innebär att ett antal perioder kan kopieras upp på en gång. 25

Tidssaldo I bilden för tidssaldo kan man se aktuellt saldo för timbank, flyttid och övertid. Här kan man även göra manuella transaktioner. Negativa siffror visas i rött. Varje avslutad schemaperiod visas som en transaktionspost. Schema rapport I bilden för schemarapporter kan man skapa rapporter för en eller flera personer. Rapporterna skrivs ut/förhandsgranskas med ordinarie knappar i verktygsraden. ( / ) En person Ange personnummer eller sök bland de enskilda schemarader som finns registrerade genom att klicka på knappen. 26

Fler personer Ange urval i fälten för Adm.område, tjänst, personalgrupp och yrkeskategori. Klicka på. Personalen hämtas då enligt urvalet från registrerade scheman. Man kan även söka bland de gruppscheman som finns registrerade genom att klicka på knappen. Med valet skrivs sidhuvud ut enbart en gång medan alla personer skrivs ut i samma rapport. Med valet skrivs en hel blankett inklusive sidhuvud ut för varje person och det görs sidbryt mellan personerna. Man kan välja vilka personer som skall skrivas ut genom att kryssa i eller ur kolumnen längst till höger. Vid sökning på schema sätts perioden automatiskt till schemaperioden. 27