Förfrågan om information för kommande upphandling av Boknings- och Bidragslösning för kultur- och fritidsverksamhet
Innehållsförteckning 1 Bakgrund... 3 2 Request for information - RFI... 3 3 Omfattning... 3 3.1 Avgränsning e-tjänsteplattform... 4 3.2 Avgränsning Integrationsplattform... 4 4 Volymer... 5 5 Upphandlingsformalia... 5 5.1 Upphandlingsförfarande... 5 5.2 Delområden... 6 5.3 Leverantörer... 6 6 Upphandlingsföremål... 6 6.1 Kundens processtöd... 7 6.2 Kommunens processtöd... 7 7 Förvaltningsorganisation... 8 8 Preliminär tidplan... 8 9 Bilagor... 8
1 Bakgrund SKL driver ett projekt för upphandling av digitala boknings- och bidragslösningar för kultur- och fritidsverksamheter i landets kommuner. Sveriges kommuner använder olika IT-stöd för att hantera bokning av lokaler och anläggningar samt bidrag inom kultur- och fritidsområdet. De befintliga systemen som stödjer boknings- och bidragshanteringen inom kultur- och fritidsverksamheterna är ursprungligen skapade för att vara de kommunala handläggarnas stöd när de bearbetar föreningarnas och privatpersonernas ärenden. Syftet med projektet är att digitalisera flöden så att bokning av lokaler och hantering av bidrag kan ske på ett effektivare sätt. Utvecklingen av e-tjänster för föreningar, privatpersoner och företag ställer också nya krav på systemen som de nuvarande systemen har svårt att leva upp till. Projektet har tagit fram en kravspecifikation som beskriver användarfall och funktioner som ligger till grund för kommande upphandling. För mer information om kravspecifikationen, se bilaga 1. Under hösten 2016 har vi genomfört en förstudie inför kommande upphandling där dialog förts med ett 20-tal leverantörer som visat intresse för detta område. Utifrån denna dialog arbetar vi nu med fastställande av upphandlingsstrategi och vill i samband med det arbetet här annonsera denna förfrågan om information för att undersöka intresset för deltagande i kommande upphandling. 2 Request for information - RFI Förfrågan om information, eller request for information (RFI), används för att samla in information från marknaden inför framtagandet av underlag till en upphandling. Syftet med en RFI är att ge en upphandlande myndighet information i förberedelserna med att skapa ett tydligt, transparent och proportionerligt förfrågningsunderlag, genom att ta tillvara på branschens kompetens. En RFI ger leverantörer tillfälle att tidigt i processen ställa frågor och lämna synpunkter som de anser är viktiga för den upphandlande myndigheten att beakta. Den aktuella upphandlingen kommer att genomföras som en ramavtalsupphandling i SKL Kommentus Inköpscentrals regi och de av Sveriges kommuner som vill, kommer att vara avropsberättigade att som upphandlande myndighet (UM) avropa boknings- och bidragslösning från kommande ramavtal. Baserat på informationen i detta dokument önskar vi att ni i bilaga 2 Svarsformulär besvarar ett antal frågor om projektet och upphandlingen. Vi önskar få in era svar via e-post, senast den 27 januari 2017, till anna.larsson@sklkommentus.se. 3 Omfattning De boknings- och bidragslösningar som efterfrågas ska kännetecknas av öppenhet, transparens och delaktighet där föreningar, privatpersoner, systemutvecklare och kommuner tillsammans ska verka för en lösning som ständigt utvecklas för att uppfylla användarnas behov.
Det behov som efterfrågas för kommande boknings- och bidragslösningar är: - att medborgare kan boka kommunala lokaler/anläggningar och söka bidrag på ett enkelt sätt - att förenkla bokningsprocesserna kring lokaler/anläggningar så att de nyttjas effektivare - att boknings- och bidragsprocesser blir tydligare och effektivare för både handläggare och medborgare - att kommunala beslutsprocesser är transparanta för medborgarna - att det ska vara möjligt att dela information digitalt mellan kommuner samt mellan förvaltningar i samma kommun Den ökade rörligheten mellan kommuner har inneburit att det är betydligt vanligare att personer deltar i aktiviteter inte bara i den kommun man är skriven utan även i andra kommuner. Detta med anledning av att man eventuellt bor nära andra angränsande kommuner, växelvis boende, semestervistelser och att lokaler lämpliga för aktiviteter inte finns i alla kommuner. Denna utveckling driver på behovet av att effektivt utbyta informationsmängder mellan kommuner. Det finns en etablerad marknad av appar för t ex föreningsadministration och bokning för specifika idrotter. Ett enkelt informationsutbyte mellan dessa appar och de kommunala systemen ger effektivitetsvinster för alla parter. Denna bild beskriver på ett övergripande sätt olika delar av en boknings- och bidragslösning. - I den blå tårtbiten finns det stöd som föreningar, privatpersoner och företag möter. - Den röda tårtbiten symboliserar det processtöd som handläggningen i respektive kommun behöver. - De gemensamma informationstjänsterna i botten kan vara gemensamma för alla kommuner och användas för kommuner när de vill få tillgång till lokaler och föreningar som finns i andra kommuner. - De gröna pilarna symboliserar integrationer mellan alla tårtbitar som ska möjliggöra informationsutbyte mellan olika komponenter i lösningen. 3.1 Avgränsning e-tjänsteplattform Många kommuner har idag e-tjänsteplattformar kopplade till sin hemsida. Vi anser inte att denna upphandling inkluderar e-tjänsteplattform dvs. att man inte kommer kunna avropa e-tjänsteplattform från ett kommande ramavtal. Däremot så kan e-tjänster som upphandlas komma att kravställas för att anslutas till kommunernas befintliga e-tjänsteplattformar. 3.2 Avgränsning Integrationsplattform De gemensamma informationstjänsterna kommer på sikt att hanteras via en nationell integrationsplattform som arbetas fram parallellt med denna upphandling.
Integrationsplattformen och de gemensamma infrastrukturtjänsterna definieras parallellt med upphandlingen och fastställande av gränssnitt mellan tårtbitarna kommer att ske i dialogen under upphandlingen. Denna arkitektur och gränssnitten för integrationerna blir en del av kravställningen i upphandlingen, men de gemensamma informationstjänsterna kommer inte utgöra ett eget delområde i upphandlingen. 4 Volymer I dagsläget har närmare 200 kommuner involverat sig i detta projekt och täcker tillsammans motsvarande 8,3 miljoner svenskar. Av dessa så är 15 kommuner pilotkommuner som deltar mer aktivt i projektet. För upphandlingen kommer ett mindre antal kommuner av varierande storlek agera primärpiloter under den konkurrenspräglade dialogen och framtagandet av nya lösningar. 5 Upphandlingsformalia 5.1 Upphandlingsförfarande Upphandlingen kommer att genomföras som konkurrenspräglad dialog och efter förstudiefasen så är det några särskilda aspekter som sammantaget grundar vårt val om upphandlingsförfarande. Behov av att förnya och öppna upp för konkurrens på marknaden Behov av en gemensam nationell tjänst där flera leverantörer ska kunna kommunicera via API:er Informationsbyte över kommungränser och mellan olika aktörer (föreningar, myndigheter, förbund m.fl.) Vi ser att flera leverantörer på marknaden kan leverera lösningar för en eller flera tårtbitar/delområden Kostnadsbilden och affärsmodeller för kommande lösningar är oklar Konkurrenspräglad dialog (KPD) är ett upphandlingsförfarande som lämpar sig väl för att främja innovationsvänlig upphandling där dialogen kan öppna upp för nytänkande, kreativa lösningar samt genomgående förbättra upphandlingens kvalitet ifråga om finansiering, rättsförhållanden och tillvaratagande av ny teknik. Det går att läsa mer om konkurrenspräglad dialog på Upphandlingsmyndighetens hemsida: http://www.upphandlingsmyndigheten.se/upphandla/omupphandlingsreglerna/upphandlingsforfaranden/over-troskelvardena/konkurrenspraglad-dialog/
5.2 Delområden Initialt ser vi en indelning av upphandlingen i följande delområden: Kommunens processtöd (den röda tårtbiten), verksamhetssystem för kommunens handläggare Kundernas processtöd (den blå tårtbiten), e-tjänster och appar för privatpersoner, föreningar och företag Vi kan också se möjligheter att dela in upphandlingen i ytterligare olika delområden, exempelvis utifrån nivåer för vad som ska vara möjligt för respektive kommun att avropa. Förstudien har påvisat att de flesta mindre kommuner kommer vilja kunna avropa en helhetslösning som täcker alla delar och större/medelstora kommuner vill kunna välja till fler och mer avancerade moduler/funktioner. Eventuellt ytterligare indelning i delområden kommer att fastställas under den konkurrenspräglade dialogen. 5.3 Leverantörer Vi ser det som mycket tänkbart att en lösning kan levereras av en eller flera leverantörer som genom huvudleverantör kommunicerar med de gemensamma informationstjänsterna samt den gemensamma förvaltningsorganisationen för dessa. Det kan finnas ett behov av flera huvudleverantörer för boknings- och bidragslösning och vi avser att anta flera leverantörer för respektive delområde. 6 Upphandlingsföremål Upphandlingen avser flera olika lösningar för boknings- och bidragssystem till kultur- och fritidsverksamheter och omfattar både kundens och kommunens processtöd samt olika nivåer på krav för integration mellan dessa. I nuläget är det ovisst om ytterligare uppdelning mellan den blå och den röda tårtbiten kommer att ske och på vilket sätt, bl.a. kopplat till olika integrationer som krävs mellan dessa tårtbitar. Beroende på del av integration, så kan den hanteras av samma leverantör på bägge sidor eller mellan olika leverantörer. Exakt kravfördelning för respektive integration och uppdelning mellan tårtbitarna kommer att utkristalliseras i ett senare skede under upphandlingen. Vi ser också behov av lösningar på olika nivåer för respektive kommun och tänker att följande delar ska vara möjliga att avropa från ett kommande ramavtal: - Grundlösning för boknings- och bidragslösning - Extra funktionalitet som exempelvis kopplingar/integrationer mot: o ekonomisystem o låshantering o inpassering o anläggningssystem för larm, belysning, vatten m.m.
6.1 Kundens processtöd För denna tårtbit tänker vi oss lösningar som appar, e-tjänster och applikationer för att kunna söka/boka lokaler samt ansöka om bidrag. Dessa lösningar ska kunna anslutas mot och kommunicera med Kommunens processtöd. Kundernas processtöd ska bland annat stödja följande funktioner: - Söka bidrag - Söka lokal/anläggning eller evenemang - Boka lokal/anläggning - Boka en aktivitet som t.ex. ridlektion, enskild simbana i badhuset eller sagostund på biblioteket (och motsvarande för en mängd olika användningsområden) - Betalning av bokad aktivitet/lokal/anläggning Kunder som kan vara användare av detta processtöd är privatpersoner och personer som företräder juridiska personer eller andra grupper av personer. Samtliga funktioner som upphandlas för detta delområde framgår av framtagen kravspecifikation (bilaga 1). 6.2 Kommunens processtöd Denna tårtbit avser verksamhetsstöd för bokning av lokaler/anläggningar, handläggning och utbetalning av bidrag, rapporter och statistik. Verksamhetssystemet behöver vara en webbtjänst och fungera 24-timmar per dygn och kommer upphandlas som en molntjänst. Tjänsten kräver också kopplingar mot de gemensamma informationslösningarna och kundens processtöd Kommunens processtöd ska bland annat stödja följande funktioner: - Handläggning av bidragsansökningar - Utbetalning av bidrag - Ansökan av bidrag - Sökning efter lokal/anläggning, utifrån verksamhet och/eller öppettider, geografi - Bokning av lokal/anläggning - Administrering av både egna och inhyrda lokaler - Enkla kommunikationslösningar för olika målgrupper
7 Förvaltningsorganisation Det finns ett klart uttalat behov från både leverantörer och kommuner gällande att det bör finnas en central förvaltningsorganisation som äger och ansvarar för regelverk och standarder för dessa gemensamma informationslösningar. Detta rimmar mycket väl med vad vi sett inom ramarna för projektet, dvs. att under upphandlingen så är själva huvudprojektet denna gemensamma part som när det är klart överlämnar för långsiktig förvaltning, finansiering och utveckling av den upphandlade lösningen till en gemensam organisation. Ett av boknings och bidragsprojektets projektmål är att säkerställa en långsiktig förvaltningsorganisation för boknings- och bidragslösningen. SKL s pågående förvärv av Inera har öppnat dörrar för att denna organisation skulle kunna rymmas inom Inera. 8 Preliminär tidplan Tidplan för kommande konkurrenspräglad dialog uppskattas enligt följande: Aktivitet Tid Annonsering av upphandling Mar/apr -17 Dialogfas Jun dec -17 Inbjudan att lämna anbud Jan/feb -18 Anbudsfas Feb apr Utvärderingsfas och proof of concept Maj okt -18 Beslut om tilldelning Nov/dec -18 Klart för avrop Jan -19 9 Bilagor Bilaga 1 Kravspecifikation bokning- och bidragslösning Bilaga 2 - Svarsformulär