Utreda möjligheten att införa en inköpscentral

Transkript

1 Kommunstyrelsen Kommunledningskontoret KSKF/2018:436 1 (3) Kommunstyrelsen Utreda möjligheten att införa en inköpscentral Förslag till beslut 1. Kommunledningskontoret ges i uppdrag att utreda möjligheten att införa en inköpscentral med uppdrag att dels genomföra upphandlingar av extern vård motsvarande den som för närvarande sköts av Vårdförbundet Sörmland, dels genomföra upphandlingar av kommunkoncernövergripande ramavtal. 2. Utredningen ska vara inkommen till kommunstyrelsen senast den 1 april Ärendebeskrivning Socialnämnden har föreslagit kommunstyrelsen att låta utreda möjligheten att införa en inköpscentral med uppdrag att genomföra upphandlingar av extern vård som i dagsläget sköts av Vårdförbundet Sörmland. Socialförvaltningen har fått beviljade medel på 1,2 miljoner kronor från Modern kommun för att kunna stärka sitt arbete med strategiskt inköpsarbete av extern vård. Strategiskt inköpsarbete är ett arbetssätt för att utveckla inköpsarbetet så att det bidrar till att på ett effektivt sätt uppfylla organisationens olika uppdrag och mål utifrån beslutade strategier. Strategiskt och framgångsrikt inköpsarbete sker i samspel mellan olika delar av organisationen. I dagsläget, när upphandlingar av extern vård sköts av Vårdförbundet Sörmland blir det ingen nära kontakt mellan de som upphandlar avtalen och de verksamheter som nyttjar avtalen. På Vårdförbundet Sörmlands ägarmöte den 27 april 2018 lyfte Eskilstuna kommun att de avser att gå ur den del av Vårdförbundet Sörmland som avser upphandling. För att minimera de negativa effekterna för övriga medlemskommuner och de kommunerna som deltar via avtal vill socialnämnden att Eskilstuna kommun startar upp en inköpscentral för fortsatt upphandlingssamverkan inom området. En inköpscentral är enligt definitionen i 1 kap 14 Lag (2016:1145) om offentlig upphandling (LOU) en upphandlande myndighet som stadigvarande tillhandahåller centraliserad inköpsverksamhet i form av;

2 Eskilstuna kommun (3) Anskaffning av varor eller tjänster som är avsedda för upphandlande myndigheter, eller tilldelning av kontrakt eller ingående av ramavtal om varor, tjänster eller byggentreprenader som är avsedda för upphandlande myndigheter. Upphandlingslagstiftningen ställer inga krav på driftsform för en inköpscentral utan verksamheten kan bedrivs i en rad olika former, från aktiebolag till gemensam nämnd eller i förvaltning. En inköpscentral kan i huvudsak agera på två olika sätt, antigen som grossist eller som mellanhand. Vid grossistverksamhet handlar inköpscentralen företrädesvis upp varor i eget namn för vidareförsäljning till upphandlande myndigheter. Mellanhandsrollen kan utföra på två sätt. Antigen självständigt, där inköpscentralen tecknar ramavtal i eget namn som andra upphandlande myndigheter sedermera kan avropa från. Alternativt osjälvständigt, där inköpscentralen på uppdrag av en eller fler upphandlande myndigheter agerar ombud för genomförande av den aktuella upphandlingen. En upphandlande myndighet får också köpa stödverksamhet för inköp från inköpscentralen under förutsättning att man samtidigt anlitar inköpscentralen för centraliserad inköpsverksamhet. Tjänster från en inköpscentral är inte upphandlingspliktiga vilket innebär att en upphandlande myndighet kan vända sig direkt till en inköpscentral utan att detta behöver upphandlas. Vilka fördelar finns med en inköpscentral? Syftet med en inköpscentral är att effektivisera upphandlande myndigheters upphandlingar av vissa varor och tjänster genom samordning med avsikten att bland annat minska administrationskostnaderna och förbättra inköpsvillkoren. En inköpscentral skapar vidare förbättrade förutsättningar och styrning för att uppnå en inköpsstrategi inom exempelvis en region eller kommunkoncern. Då tjänster från en inköpscentral inte är upphandlingspliktiga löses köp- och säljproblematiken avseende upphandlingstjänster i någon mån. En inköpscentral ger också större möjligheter att skapa och bibehålla kompetens inom vissa upphandlingsområden. Kommunledningskontorets synpunkter Kommunledningskontoret är positiv till att en utredning tillsätts avseende möjligheten att införa inköpscentral för upphandling av extern vård som idag sköts av Vårdförbundet Sörmland. Kommunledningskontoret ser också en möjlighet att förbättra upphandlingssamordningen inom kommunkoncernen genom inrättandet av en inköpscentral. Enligt kommunledningskontorets uppfattning bör utredningen bland annat belysa följande. Utredningen ska bland annat belysa i vilken utsträckning en inköpscentral bör genomföra upphandlingar för annans räkning (ombudsfallet) samt vilka ramavtal som ska upphandlas för hela kommunkoncernen av en inköpscentral. Utredningen bör belysa och föreslå en lämplig organisatorisk plats för inköpscentralen. Utgångspunkten bör vara att inköpscentralen placeras i befintlig organisationsstruktur. Utredningen bör vidare belysa frågan kring hur finansieringen av inköpscentralen ska se ut samt i vilken omfattning inköpscentralen bör agera som ombud för andra upphandlande myndigheter. Vidare bör frågan om vilka kommunkoncernövergripande ramavtal som ska hanteras av inköpscentralen beaktas. I denna fråga bör utredningen belysa

3 Eskilstuna kommun (3) och föreslå lämpligt samverkansforum för beslut om vilka ramavtal som ska upphandlas av den kommunkoncernövergripande av inköpscentralen. KOMMUNLEDNINGSKONTORET Pär Eriksson Kommundirektör Nabil Mouchi t.f. Ekonomidirektör Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen, kommunledningskontoret, ekonomi och kvalitet

4 Socialnämnden Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 1(3) SOCN/2018: Införande av inköpscentral Beslut Socialnämnden föreslår kommunstyrelsen att utreda möjligheten att införa en inköpscentral med uppdrag att genomföra upphandlingar av extern vård som i dagsläget sköts av Vårdförbundet Sörmland. Ärendebeskrivning Bakgrund Vårdförbundet Sörmland är ett kommunalförbund med fem av nio kommuner i Sörmland som medlemmar. Medlemskommunerna är Eskilstuna, Strängnäs, Flen, Katrineholm och Vingåker. Verksamheten vid Vårdförbundet Sörmland består av 1 - Vårnäs behandlingshem som behandlar vuxna som missbrukar alkohol och droger. - Gläntans behandlingshem som behandlar unga år som missbrukar alkohol och droger. - Familjerådgivning som bedriver rådgivning till familjer. - Upphandling som genomför viss upphandling inom socialtjänstens område. - CTL-utbildning, certifiering i tolvstegsbehandlingens lärprocesser Upphandling 2 Vårdförbundet Sörmland har i uppdrag att upphandla ramavtal hos externa vårdgivare för kommunerna i Södermanlands län. Vårdförbundets upphandling sker i samråd med kommunernas socialtjänst via en samrådsgrupp, där samtliga Sörmlandskommuner är representerade. I verksamheten deltar, utöver medlemskommunerna, även Nyköping, Trosa, Gnesta och Oxelösunds kommuner via avtal. Samrådsgruppen som består av chefstjänstemän från deltagande kommuner möts ca fem-sex gånger per år, för att diskutera vilka behov av behandlingsinsatser kommunerna har samt för att utforma de krav som skall ställas på behandlingsinnehåll och kvalitet hos vårdgivarna. Dessa diskussioner ger underlag 1 Vårdförbundet Sörmlands Verksamhetsplan med budget , sid 3 2 Vårdförbundet Sörmlands Verksamhetsplan med budget , sid 21 Justerandes sign Utdragsbestyrkande

5 Socialnämnden Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 2(3) för utformning av förfrågningsunderlag inför annonsering av ny upphandling. Förbundet har inlett arbetet med att följa upp de ramavtal som tecknas, för att försäkra sig om att vårdgivarna håller de kvalitetsmått som efterfrågas i upphandlingarna. Bland annat utförs dessa kontroller med hjälp av enkäter till handläggare i deltagande kommuner, men målsättningen är att även göra återkommande besök hos vårdgivarna. Kvalitetsfrågor diskuteras även i samrådsgruppen, där kommunrepresentanternas erfarenheter av samarbete med ramavtalspartners kommer upp till diskussion. Vårdförbundet erbjuder även service per telefon till handläggare i kommunerna, där placeringar är aktuella. Strategiskt inköpsarbete Förvaltningen har fått beviljade medel på 1,2 mnkr från Modern kommun för att kunna stärka sitt arbete med strategiskt inköpsarbete av extern vård. Modern kommun är ett program som söker smarta och effektiva lösningar i verksamheten. Programmet Modern kommun kan ge bidrag till initiala kostnader som krävs för att starta effektiviseringsprocesser. Utgångspunkten är att bidraget återbetalas inom tre år. Socialnämnden i Eskilstuna kommun kommer att stärka resurserna kring inköp av extern vård genom att tillsätta två nya tjänster. En utvecklare som ska leda införandet ett strategiskt inköpsarbete och en handläggare som ska ansvara för avtalsförvaltning. Det nya sättet som förvaltningen ska jobba på grundar sig på underlag från upphandlingsmyndigheten 3. Modellen förordas även av kommunens centrala upphandlingsfunktion. Strategiskt inköpsarbete är ett arbetssätt för att utveckla inköpsarbetet så att det bidrar till att på ett effektivt sätt uppfylla organisationens olika uppdrag och mål utifrån beslutade strategier. Strategiskt och framgångsrikt inköpsarbete sker i samspel mellan olika delar av organisationen. I dagsläget när upphandlingar av extern vård sköts av vårdförbundet Sörmland blir det ingen nära kontakt mellan de som upphandlar avtalen och de verksamheter som nyttjar avtalen. Detta är ingen kritik mot det arbete som i dagsläget genomförs av Vårdförbundet Sörmland. Men för att inköpsarbetet fullt ut ska kunna stödja organisationsens verksamheter bör den bedrivas i egen regi. På Vårdförbundet Sörmlands ägarmöte lyfte Eskilstuna kommun att de avser att gå ur den del av Vårdförbundet Sörmland som avser upphandling. För att minimera de negativa effekterna för övriga medlemskommuner och de kommuner som deltar via avtal vill socialnämnden att Eskilstuna kommun startar upp en inköpscentral. Tjänstepersoner i alla berörda kommuner kontaktades och bjöds in till ett 3 Justerandes sign Utdragsbestyrkande

6 Socialnämnden Protokollsutdrag Sammanträdesdatum Sida 3(3) informationsmöte kring dessa planer. Mötet hölls i Eskilstuna 31 maj Ett uppföljningsmöte kommer att hållas i slutet avseptember. Inköpscentral Den juridiska formen inköpscentral möjliggjordes genom förändringar i lagen om offentlig upphandling En inköpscentral kan på uppdrag av en eller fler upphandlande myndigheter (exempelvis kommuner) genomföra upphandlingar som myndigheterna sedan kan avropa ifrån. Myndigheter som vill avropa från upphandlingarna måste ha anmält att man önskar göra det. Har man inte anmält intresse kan man inte avropa från avtalet. Anmälan att vara med innebär en möjlighet att avropa från avtal, inte ett krav. En myndighet kan välja att göra en egen upphandling istället. Det finns idag flera inköpscentraler i landet. SKL Kommentus är idag inköpscentral på nationell nivå. Eskilstuna kommun har anmält intresse för att kunna avropa från de upphandlingar som SKL Kommentus gör. För detta betalar Kommunen en årlig avgift om kr. SKL Kommentus finansieras också genom intäkter direkt från de upphandlande leverantörerna. Detta sker genom att leverantörerna betalar en bonus till SKL Kommentus som baseras på försäljningen på de aktuella avtalen. Kommunen har viss möjlighet att påverka vilka upphandlingar som görs av på nationell nivå, men måste vägas mot andra kommuners behov och önskemål. De kommuner som idag nyttjar Vårdförbundet Sörmlands upphandlingar skulle erbjudas att avropa från Eskilstuna kommuns föreslagna inköpscentral. Det finns tre övergripande frågor som måste tas ställning till: - Ska den nya inköpscentralen ha samma uppdrag vad det gäller inriktningen för upphandlingar som vårdförbundet Sörmland har i dagsläget? - Hur ska finansieringen se ut för en inköpscentral? - Hur ska de deltagande kommunernas inflytande och insyn säkras? Förvaltningen har fört en dialog med kommunens upphandlingschef och ansvarig områdeschef på konsult och uppdrag kring införandet av en inköpscentral. Båda parter anser att en eventuell inköpscentral rent organisatoriskt bör inrättas hos dagens upphandlingsfunktion på konsult och uppdrag. Beslutet skickas till: kommunstyrelsen Justerandes sign Utdragsbestyrkande

7 Socialnämnden Socialförvaltningen Ledning SOCN/2018:127 Mattias Anglemark, (4) Socialnämnden Införande av inköpscentral Förslag till beslut Socialnämnden föreslår kommunstyrelsen att utreda möjligheten att införa en inköpscentral med uppdrag att genomföra upphandlingar av extern vård som i dagsläget sköts av Vårdförbundet Sörmland. Ärendebeskrivning Bakgrund Vårdförbundet Sörmland är ett kommunalförbund med fem av nio kommuner i Sörmland som medlemmar. Medlemskommunerna är Eskilstuna, Strängnäs, Flen, Katrineholm och Vingåker. Verksamheten vid Vårdförbundet Sörmland består av 1 - Vårnäs behandlingshem som behandlar vuxna som missbrukar alkohol och droger. - Gläntans behandlingshem som behandlar unga år som missbrukar alkohol och droger. - Familjerådgivning som bedriver rådgivning till familjer. - Upphandling som genomför viss upphandling inom socialtjänstens område. - CTL-utbildning, certifiering i tolvstegsbehandlingens lärprocesser Upphandling 2 Vårdförbundet Sörmland har i uppdrag att upphandla ramavtal hos externa vårdgivare för kommunerna i Södermanlands län. Vårdförbundets upphandling sker i samråd med kommunernas socialtjänst via en samrådsgrupp, där samtliga Sörmlandskommuner är representerade. I verksamheten deltar, utöver medlemskommunerna, även Nyköping, Trosa, Gnesta och Oxelösunds kommuner via avtal. Samrådsgruppen som består av chefstjänstemän från deltagande kommuner möts ca fem-sex gånger per år, för att diskutera vilka behov av behandlingsinsatser kommunerna har samt för att utforma de krav som skall ställas på 1 Vårdförbundet Sörmlands Verksamhetsplan med budget , sid 3 2 Vårdförbundet Sörmlands Verksamhetsplan med budget , sid 21

8 Eskilstuna kommun (4) behandlingsinnehåll och kvalitet hos vårdgivarna. Dessa diskussioner ger underlag för utformning av förfrågningsunderlag inför annonsering av ny upphandling. Förbundet har inlett arbetet med att följa upp de ramavtal som tecknas, för att försäkra sig om att vårdgivarna håller de kvalitetsmått som efterfrågas i upphandlingarna. Bland annat utförs dessa kontroller med hjälp av enkäter till handläggare i deltagande kommuner, men målsättningen är att även göra återkommande besök hos vårdgivarna. Kvalitetsfrågor diskuteras även i samrådsgruppen, där kommunrepresentanternas erfarenheter av samarbete med ramavtalspartners kommer upp till diskussion. Vårdförbundet erbjuder även service per telefon till handläggare i kommunerna, där placeringar är aktuella. Strategiskt inköpsarbete Förvaltningen har fått beviljade medel på 1,2 mnkr från Modern kommun för att kunna stärka sitt arbete med strategiskt inköpsarbete av extern vård. Modern kommun är ett program som söker smarta och effektiva lösningar i verksamheten. Programmet Modern kommun kan ge bidrag till initiala kostnader som krävs för att starta effektiviseringsprocesser. Utgångspunkten är att bidraget återbetalas inom tre år. Socialnämnden i Eskilstuna kommun kommer att stärka resurserna kring inköp av extern vård genom att tillsätta två nya tjänster. En utvecklare som ska leda införandet ett strategiskt inköpsarbete och en handläggare som ska ansvara för avtalsförvaltning. Det nya sättet som förvaltningen ska jobba på grundar sig på underlag från upphandlingsmyndigheten 3. Modellen förordas även av kommunens centrala upphandlingsfunktion. Strategiskt inköpsarbete är ett arbetssätt för att utveckla inköpsarbetet så att det bidrar till att på ett effektivt sätt uppfylla organisationens olika uppdrag och mål utifrån beslutade strategier. Strategiskt och framgångsrikt inköpsarbete sker i samspel mellan olika delar av organisationen. I dagsläget när upphandlingar av extern vård sköts av vårdförbundet Sörmland blir det ingen nära kontakt mellan de som upphandlar avtalen och de verksamheter som nyttjar avtalen. Detta är ingen kritik mot det arbete som i dagsläget genomförs av Vårdförbundet Sörmland. Men för att inköpsarbetet fullt ut ska kunna stödja organisationsens verksamheter bör den bedrivas i egen regi. På Vårdförbundet Sörmlands ägarmöte lyfte Eskilstuna kommun att de avser att gå ur den del av Vårdförbundet Sörmland som avser upphandling. För att minimera de negativa effekterna för övriga medlemskommuner och de kommuner som deltar via avtal vill socialnämnden att Eskilstuna kommun startar upp en inköpscentral. 3

9 Eskilstuna kommun (4) Tjänstepersoner i alla berörda kommuner kontaktades och bjöds in till ett informationsmöte kring dessa planer. Mötet hölls i Eskilstuna 31 maj Ett uppföljningsmöte kommer att hållas i slutet avseptember. Inköpscentral Den juridiska formen inköpscentral möjliggjordes genom förändringar i lagen om offentlig upphandling En inköpscentral kan på uppdrag av en eller fler upphandlande myndigheter (exempelvis kommuner) genomföra upphandlingar som myndigheterna sedan kan avropa ifrån. Myndigheter som vill avropa från upphandlingarna måste ha anmält att man önskar göra det. Har man inte anmält intresse kan man inte avropa från avtalet. Anmälan att vara med innebär en möjlighet att avropa från avtal, inte ett krav. En myndighet kan välja att göra en egen upphandling istället. Det finns idag flera inköpscentraler i landet. SKL Kommentus är idag inköpscentral på nationell nivå. Eskilstuna kommun har anmält intresse för att kunna avropa från de upphandlingar som SKL Kommentus gör. För detta betalar Kommunen en årlig avgift om kr. SKL Kommentus finansieras också genom intäkter direkt från de upphandlande leverantörerna. Detta sker genom att leverantörerna betalar en bonus till SKL Kommentus som baseras på försäljningen på de aktuella avtalen. Kommunen har viss möjlighet att påverka vilka upphandlingar som görs av på nationell nivå, men måste vägas mot andra kommuners behov och önskemål. De kommuner som idag nyttjar Vårdförbundet Sörmlands upphandlingar skulle erbjudas att avropa från Eskilstuna kommuns föreslagna inköpscentral. Det finns tre övergripande frågor som måste tas ställning till: - Ska den nya inköpscentralen ha samma uppdrag vad det gäller inriktningen för upphandlingar som vårdförbundet Sörmland har i dagsläget? - Hur ska finansieringen se ut för en inköpscentral? - Hur ska de deltagande kommunernas inflytande och insyn säkras? Förvaltningen har fört en dialog med kommunens upphandlingschef och ansvarig områdeschef på konsult och uppdrag kring införandet av en inköpscentral. Båda parter anser att en eventuell inköpscentral rent organisatoriskt bör inrättas hos dagens upphandlingsfunktion på konsult och uppdrag. Beslutet skickas till: kommunstyrelsen SOCIALFÖRVALTNINGEN

10 Eskilstuna kommun (4) Mehmed Hasanbegovic Förvaltningschef