1. Allmän orientering

Förfrågningsunderlag 2013-06-17 Upphandlande organisation Upphandling SKL Kommentus Inköpscentral AB - SKI Livsmedel Skåne 2013* Martina Weische 5846 Sista anbudsdag: 2013-09-16 23:59 Symbolförklaring: Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Allmän orientering 1.1. Beskrivning och volym 1.1.1. Upphandlande myndigheter De upphandlande myndigheterna i denna upphandling är Lomma, Svedala, Staffanstorp och Burlövs kommuner. Mer information om kommunerna finns på deras hemsidor. www.lomma.se www.svedala.se www.staffanstorp.se www.burlöv.se 1.1.2. SKL Kommentus inköpscentral SKL Kommentus Inköpscentral AB (organisationsnummer 556819-4798), (fortsättningsvis SKI) ägs, genom SKL Kommentus AB, av 256 kommuner och SKL Kommentus AB som i sin tur ägs av Sveriges kommuner och Landsting (SKL), genom dess bolag SKL Företag AB. SKI har en regional verksamhet i Skåne, benämnd SKI Skåne. SKI Skåne genomför nu en upphandling av livsmedel som ombud åt Lomma, Svedala och Burlöv kommuner. Mer information om SKL Kommentus Inköpscentral AB finns på www.sklkommentus.se. 1.1.3. Beskrivning och volym Upphandlingen omfattar nio (9) anbudsområden. Volymerna som är angivna i sortimentsfilerna är baserad på kommunernas inköpsstatistik för 2012. Beräknad volym är ca 50 miljoner per år för de fyra kommunerna. Leveranspunkterna kan komma att öka eller minska i antal under avtalsperioden. Upphandlingen omfattar inte någon utfästelse om att avropa viss volym under avtalsperioden utan antagen leverantör ska leverera kommunernas faktiska behov. 1.2. Mål och syfte med upphandlingen 1.2.1. Mål och syfte med upphandlingen Målet med upphandlingen är att tillgodose Kommunernas behov av livsmedel. 1.3. Referensnummer Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 1 av 32

1.3.1. Referensnummer Upphandlingens referensnummer är 5846 1.4. Avgränsning 1.4.1. Avgränsning Upphandlingen omfattar Kommunernas behov av livsmedel. Upphandlingen omfattar inte färskt bröd, färsk fisk och färska konditorivaror. 1.5. Avtalstid 1.5.1. Avtalstid Avtal träder ikraft från den dagen då det undertecknats av båda parter, dock tidigast från och med den 1 maj 2014 och löper därefter i 24 månader. Kommunen äger rätt att förlänga avtalet två gånger med ytterligare 12 månader åt gången. Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 2 av 32

2. Administrativa krav 2.1. Upphandlingsföreskrifter 2.1.1. Elektroniska anbud Endast elektronisk anbudsgivning via upphandlingssystemet Visma Tendsign accepteras. För anbudsgivare är det kostnadsfritt att använda systemet och att lämna anbud. För tillgång till systemet krävs inloggning. Användarnamn och lösenord erhålls genom registrering på http://www.opic.com/sv/tendsign/ genom att klicka på länken "Lämna elektroniskt anbud". Efter genomförd registrering får användaren omedelbar tillgång till systemet. Vid frågor eller behov av support kring användandet av systemet kontaktas Visma Tendsigns support på telefon 013-47 47 520 eller e-post tendsignsupport@visma.com. Anbudsgivaren får genom Visma Tendsign: tillkommande information om upphandlingen, automatisk kontroll av att frågor ställda i förfrågningsunderlaget är besvarade vid anbudslämnandet. Om en anbudsgivare inte registrerar sig på Visma Tendsigns hemsida utan hämtar förfrågningsunderlaget på annat sätt, kan SKI inte garantera att all information om upphandlingen (eventuella förtydliganden samt frågor och svar) under anbudstiden kommer anbudsgivaren tillhanda. 2.1.2. Upphandlingsförfarande Upphandlingen genomförs genom öppet förfarande enligt 4 kap, Lagen om offentlig upphandling (2007:1091) 2.1.3. Förtydliganden och komplettering av förfrågningsunderlag Eventuella förtydliganden eller kompletteringar lämnas alltid genom Visma Tendsigns anbudstjänst. Anbudsgivaren ansvarar själv för att hålla sig uppdaterad. Då SKI av likabehandlingsskäl är förhindrat att lämna tillkommande information i slutskedet av anbudstiden är sista dag att inkomma med frågor nio (9) dagar före sista dag för anbud. Om frågor inkommer senare än nio (9) dagar före sista dag för anbud garanteras inte att frågan besvaras. I det fall detta förfrågningsunderlag uppfattas innehålla frågeställningar av betydelse för att lämna ett fullständigt anbud ser vi det som angeläget att SKI omgående kontaktas via Visma Tendsign för klargörande. Observera att lämnade kompletteringar eller förtydliganden avseende anbudet endast är bindande om svaren lämnats via Visma Tendsign. Av SKI lämnade kompletteringar eller förtydliganden utgör en integrerad del av förfrågningsunderlaget. 2.1.4. Krav på avlämnande av anbud Det är av yttersta vikt att anbud innehåller samtliga efterfrågade uppgifter, särskilt med anledning av de mycket begränsade möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller inkomma med kompletterande uppgifter. Vid anbudslämnandet ska redovisningar/svar på frågor och ställda krav endast lämnas på anvisade platser i Visma Tendsign. Anbudet ska vara författat på svenska. Enstaka fackuttryck och liknande får vara på annat språk. Anbudsgivare ska vid behov och på begäran av SKI översätta anbudstext. Det elektroniska anbudet och samtliga villkor i upphandlingen godkänns genom att behörig företrädare för anbudsgivaren undertecknar bilaga 3, Anbudets underskrift. Bilagan ska skannas och bifogas med anbudet som en elektronisk fil. 2.1.5. Alternativa anbud I anbudet får inget så kallat sidoanbud eller alternativt anbud förekomma. Om Anbudsgivaren lämnar förbehåll eller reserverar sig mot villkor i förfrågningsunderlaget kan anbudet komma att förkastas. Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 3 av 32

2.1.6. Behandling av personuppgifter Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn, personnummer, postadress och e-postadress. I personuppgiftslagen (1998:204) finns regler för hur personuppgifter får behandlas. SKI är personuppgiftsansvarig för de uppgifter, t ex. namn på kontaktpersoner och e-postadresser som lämnas dels i samband med anbudsgivning, dels vid eventuellt tecknande av avtal mellan leverantören och UM/UE. Behandlingen av de aktuella personuppgifterna är nödvändiga för att kunna fullgöra ingångna avtal. Personuppgifterna kommer att kunna användas för att kunna föra kund- och leverantörsregister i syfte att informera, administrera och möjliggöra avrop på avtalen. En registrerad person har rätt att när som helst begära information från SKI beträffande vilka personuppgifter som finns registrerade om personen. En sådan begäran ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad och skickas till: SKL Kommentus Inköpscentral, Hornsgatan 15, 117 99 Stockholm 2.1.7. Frågor och svar Under juli månad finns en begränsad möjlighet att få svar på frågor på grund av semestertider men från och med 2013-08-19 kommer eventuella frågor att besvaras löpande. Sista dag att ställa frågor angående upphandlingen är 2013-09-06 2.1.8. Sista anbudsdag Anbud ska lämnas senast 2013-09-16 2.1.9. Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara giltigt till och med 2014-06-30 2.1.10. Ersättning för upprättande av anbud Ersättning för upprättande av anbud medges inte. 2.1.11. Tilldelningsbeslut Efter genomförd upphandling fattar respektive UM/UE sitt tilldelningsbeslut vilket skickas elektroniskt till samtliga anbudsgivare. Meddelande om tilldelningsbeslut ställs till den kontaktperson som angivits i anbudet i Visma TendSign. Tilldelningsbeslut innebär inte accept av anbud. Bindande ramavtal uppkommer först vid båda parters undertecknande av ramavtal. Ramavtal kan tecknas tidigast när tio dagar har gått från det att underrättelsen om tilldelningsbeslut skickades ut till anbudsgivarna (avtalsspärr). 2.1.12. Anbudsöppning Anbudsgivaren har inte rätt att själv närvara vid anbudsöppningen, men kan däremot begära att en representant från Stockholms Handelskammare närvarar. Anbudsgivare som begär att representant från Stockholms Handelskammare närvarar vid anbudsöppningen står själv för kostnaden för detta. Anbudsöppning är planerad till 2013-09-17 2.1.13. Kontroll av uppgifter I samband med prövningen av anbuden kommer SKI och UM/UE att kontrollera att de av leverantören lämnade uppgifter är korrekta. För att SKI och UM/UE ska ha möjlighet att pröva och utvärdera anbudet är det därför ytterst viktigt att anbudet innehåller samtliga begärda uppgifter. Möjligheterna att efter anbudstidens utgång inhämta eller inkomma med kompletterande uppgifter är begränsade. Under avtalstiden kommer också kontroller ske av att uppgifter angivna vid anbudslämnandet efterlevs under hela avtalstiden. Efterlevs inte uppställda krav kan avtalet komma att hävas. Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 4 av 32

2.1.14. Avtal Framtida avtal kommer att baseras på innehållet i detta förfrågningsunderlag med bilagor samt anbudsgivarens anbud. Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 5 av 32

3. Krav på anbudsgivare 3.1. Uteslutningsgrunder enligt 10 kap. 1 LOU 3.1.1. Uteslutningsgrunder enligt 10 kap. 1 LOU Enligt 10 kap. 1 LOU skall en upphandlande myndighet utesluta en leverantör från att delta i en offentlig upphandling, om myndigheten får kännedom om att leverantören enligt en lagakraftvunnen dom är dömd för brott som innefattar 1. sådan brottslighet som innefattar deltagande i en organiserad brottslighet 2. bestickning, 3. bedrägeri eller 4. penningtvätt. Är leverantören en juridisk person, skall leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brottet. Intyga på heder och samvete att ovan omständigheter inte föreliger genom att svara (/ svar) 3.2. Uteslutningsgrunder enligt 10 kap. 2 LOU 3.2.1. Uteslutningsgrunder enligt 10 kap. 2 LOU Enligt 10 kap. 2 LOU kan en anbudsgivare uteslutas från deltagande i upphandling om denne: 1. är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud, 2. är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande, 3. genom lagakraftvunnen dom är dömd för brott avseende yrkesutövningen, 4. har gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och SKI kan visa detta eller 5. ej lämnat begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts med stöd av bestämmelserna i 10 eller 11 kap LOU Är leverantören juridisk person, får leverantören uteslutas om en företrädare för den juridiska personen har dömts för brott som avses i första stycket 3 eller gjort sig skyldig till sådant fel som avses i första stycket 4. Intyga på heder och samvete att ovan omständigheter inte föreligger genom att svara (/ svar) 3.3. Skatter och socialförsäkringsavgifter 3.3.1. Skatter och socialförsäkringsavgifter Leverantören och eventuella underleverantörer skall ha fullgjort sina skyldigheter avseende lagenligt ställda krav avseende inbetalning av skatter och socialförsäkringsavgifter i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav på skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivare skall vara registrerad för mervärdesskatt. För utländska Leverantörer och/eller utländska underleverantörer skall bevis som visar att företaget inte har restförda skulder avseende skatter och socialförsäkringsavgifter i det egna landet, biläggas anbudet. SKI kommer som Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 6 av 32

en del av leverantörsprövningen, att kontrollera att Leverantören och eventuella underleverantörer uppfyller i Sverige ställda krav avseende sina skatte- och avgiftsskyldigheter genom hämtning av uppgifter från Skatteverket. I det fall det inte är möjligt för SKI att få tillgång till de aktuella uppgifterna ska anbudsgivaren när SKI så begär vara beredd att tillhandahålla dessa uppgifter. För utländska Leverantörer och utländska underleverantörer kommer SKI att kontrollera uppfyllelsen av ställda krav i det egna landet genom bilagt bevis. Om Leverantören inte uppfyller kravet förkastas anbudet. Om någon av angivna underleverantörer inte uppfyller dessa krav, kommer aktuell underleverantör att strykas från anbudet. Observera dock att en eventuell uteslutning av underleverantör kan komma att påverka anbudet i sin helhet. Kontroll avseende inbetalning av skatter och socialförsäkringsavgifter kommer även att göras under avtalsperioden. Observera att bevis enbart får vara på svenska alternativt en översatt styrkt kopia av originalet till engelska. Uppfylls kravet på skatter och socialförsäkringsavgifter? (/ svar) Redovisa här eventuella bifogade bevis för utländska leverantörer/underleverantörer (Fritextsvar) Uppfyller anbudsgivaren och eventuella underleverantörer krav om skyldigheter avseende inbetalning av skatter och socialförsäkringsavgifter (/ svar) 3.4. Bolagsregistrering 3.4.1. Bolagsregistrering Anbudsgivaren skall uppfylla lagenligt ställda krav på registrering i aktiebolags- eller handelsbolagsregister eller liknande register som gäller för anbudsgivaren och som förs i det land där anbudsgivarens verksamhet är etablerad. SKI kommer att kontrollera anbudsgivarens bolagsregistrering genom att inhämta uppgifter från affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafe. SKI kan komma att begära komplettering av anbud för det fall registeruppgifter inte finns tillgängliga via CreditSafe. Detta kan komma att bli aktuellt för företag registrerade i annat land. Uppfylls kravet på bolagsregistrering? (/ svar) 3.5. Ekonomisk ställning 3.5.1. Ekonomisk ställning Anbudsgivare skall ha sådan ekonomisk stabilitet och finansiell ställning att denne kan upprätthålla ett långsiktigt avtal. Underlag för bedömningen av anbudsgivarens ekonomiska stabilitet och finansiella ställning är utdrag ur affärs- och kreditupplysningsföretaget Creditsafes register. SKI kommer att inhämta utdrag från Creditsafe avseende samtliga anbudsgivare efter anbudsöppning. Utdraget skall visa att anbudsgivaren minst är "kreditvärdig" (minst 40 i rating) enligt Creditsafes femgradiga skala. Om lägre riskklassificering påvisas skall anbudsgivaren ändå anses uppfylla kravet om a) och b) nedan Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 7 av 32

är uppfyllda. Anbudsgivaren kommer i sådant fall att beredas möjlighet att inkomma med sådan förklaring. a) Anbudsgivaren inlämnar en sådan förklaring att det kan anses klarlagt att anbudsgivaren innehar motsvarande ekonomisk stabilitet, b) Garanti lämnas gällande anbudsgivarens ekonomiska stabilitet av moderbolag eller annan garant. Sådant intyg ska vara undertecknat av moderbolagets eller garantens firmatecknare. Efterfrågad riskklassificering samt kraven ovan ska i dessa fall på motsvarande vis redovisas och uppfyllas av denne (garanten). Garanten ska minst vara "kreditvärdig" enligt Creditsafes femgradiga skala. Nystartade företag skall redovisa sin ekonomiska ställning och styrka att de har tillräcklig finansiell ställning för att fullgöra uppdraget under avtalstiden. Bevis kan utgöras av senaste resultaträkning, revisorsintyg, intyg från garant eller liknande. Redovisa här eventuella bifogade bevis för nystartat företags ekonomiska ställning (Fritextsvar) Uppfylls kravet på ekonomisk ställning? (/ svar) 3.6. Teknisk och yrkesmässig kapacitet 3.6.1. Teknisk och yrkesmässig kapacitet Anbudsgivaren skall ha erforderliga resurser, kompetens och erfarenhet av att leverera efterfrågade produkter inom aktuellt anbudsområde. Leverantören skall ha tidigare erfarenhet av att leverera efterfrågade produktgrupper inom det område och med de volymer som anbudet omfattar. Som bevis för detta ska minst en referens lämnas. Referensen ska anges med namn och kontaktuppgifter såsom e-postadress och telefonnummer samt uppdragens längd och innehåll och omfattning i volym av levererade produkter och leveransställen. Beskriv hur kraven på teknisk och yrkesmässig kapacitet uppfylls (Fritextsvar) Uppfylls kraven på teknisk och yrkesmässig kapacitet? (/ svar) Ange referensens namn här (Fritextsvar) Ange kontaktpersonens namn här (Fritextsvar) Ange kontaktpersonens e-postadress här (Fritextsvar) Ange kontaktpersonens telefonnummer här (Fritextsvar) Beskriv referensuppdragets längd här (Fritextsvar) Beskriv referensuppdragets innehåll här (Fritextsvar) Beskriv referensuppdragets omfattning i volymer av levererade produkter och leveransställen här (Fritextsvar) 3.6.2. Kvalitetssäkring Leverantören ska själv, eller via sina underleverantörer i tillämpliga delar, ha dokumenterade rutiner och instruktioner för att säkerställa att gällande regler och rekommendationer samt kraven i denna upphandling efterlevs och är kontrollerbara under avtalstiden. Anbudsgivare ska på beskriva hur kraven följs upp, dokumenteras och rapporteras i den dagliga produktionen. För detta krävs minst uppgifter om: 1. organisation, kvalitetsansvarig, kontaktperson och andra ansvariga personer samt deras ansvarsområden, Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 8 av 32

2. övervakningsrutiner och journalföring (såsom regelbunden kontroll av produktkvalitet), 3. interna rutiner för behandling och rapportering av oförutsedda avvikelser relaterade till de ställda kraven, 4. interna rutiner för dokumentation och rapportering av planerade produktionsförändringar av den offererade produkten, 5. leverantören skall ha rutiner för rapportering till upphandlande myndighet avseende punkterna 3 och 4 ovan. 6. rutiner för dokumentation, rapportering och hantering av reklamationer/klagomål på de offererade produkterna, 7. rutiner för att spårbarhet i ledet före och efter i leverantörskedjan av de offererade produkterna i produktionen enligt förordningen 178/2002/EG. 8. HACCP [1] eller motsvarande upprättad plan (jfr 1b i Livsmedelsverkets föreskrifter och allmänna råd om livsmedelstillsyn mm (LIVSFS 1990:10 med senaste ändring eller förordning 852/2004/EG), i enlighet med förordningarna 1829/2003/EG och 1830/2003/EG om genetiskt modifierade organismer samt övrig relevant lagstiftning). 3.7. Åberopa andra företags kapacitet 3.7.1. Åberopa andra företags kapacitet Åberopande av annans kapacitet, till exempel underleverantör eller moderbolag skall styrkas genom bifogat avtal eller intyg om samverkan under ramavtalsperioden Åberopas andra företags kapacitet? (/ svar) Redovisa här för eventuellt bifogat intyg om tillgång till annans kapacitet (Fritextsvar) Uppfylls kraven vid åberopande av annans kapacitet? (/ svar) 3.8. Underleverantörer 3.8.1. Underleverantörer Hela eller delar av uppdraget kan utföras av underleverantörer. Anbudet ska innehålla uppgift om huruvida Anbudsgivaren har för avsikt att anlita underleverantörer. För det fall underleverantörer kommer att anlitas, ska organisationsnummer på underleverantör(-er) lämnas i fritextfältet nedan för respektive anbudsområde. Med underleverantörer avses sådan leverantör som träder i Ramavtalsleverantörens ställe för att utföra hela eller delar av uppdraget/leveransen och inte de leverantörer som levererar diverse varor och tjänster till Ramavtalsleverantören. Observera att annat bolag som ingår i samma koncern, t.ex. moderbolag/dotterbolag, i denna upphandling är att betrakta som underleverantör till Ramavtalsleverantören om bolagen har olika organisationsnummer. Underleverantörer har dock ingen möjlighet att ta emot avrop eller att ha en direkt avtalsrelation med de UM/UE. Ramavtalsleverantören svarar för underleverantörs arbete såsom för sitt eget arbete. Ramavtalsleverantör kan, under ett tilldelat Ramavtals löptid, ansöka hos Kommunerna om förändringar avseende underleverantörer. Tillägg eller byte av underleverantör kan endast ske efter skriftligt godkännande av Kommunerna. Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 9 av 32

De svar som lämnas i fritextfält i strukturerade dokument i TendSign kan extraheras till Excel för vidare hantering. För att underlätta granskningen önskar SKI att Anbudsgivaren kommaseparerar mellan uppgifter vid uppräkningar utan mellanslag. Organisationsnummer ska anges med bindestreck, t.ex. 555555-1111. Exempel: 555555-1111,555555-1111 Ange organisationsnummer på samtliga underleverantörer kommaseparera,mellan,organisationsnumren: (Fritextsvar) 3.8.2. Underleverantörer och samarbetsavtal På begäran av Kommunerna ska en Anbudsgivare, som åberopar underleverantör för utförande av uppdraget, genom intyg eller avtal kunna påvisa ett samarbetsförhållande med underleverantören som gäller under hela Ramavtalsperioden inklusive eventuella förlängningsperioder. Om Anbudsgivaren inte kan påvisa ett samarbetsförhållande kommer anbudet i dess helhet att uteslutas. Anbudsgivaren kan på begäran av Kommunerna påvisa ett etablerat samarbetsförhållande med underleverantör/er. (/ svar) Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 10 av 32

4. Krav på produkter och utförandet 4.1. Upphandlingens delar 4.1.1. Upphandlingens delar Anbud kan lämnas på hela eller delar av upphandlingen. Anbudsområdena är följande: 1. Huvudgrossist som även innefattar mejeri, färskt kött, färsk potatis, frukt och grönt, djupfryst bröd bake off, djupfrysta färsprodukter och färsk sous vide till de små leveransenheterna. Sortimentsfiler bilaga 6-13 2. Mejeri till stora leveransenheter Sortimentsfil bilaga 14 3. Färskt kött till stora leveransenheter Sortimentsfil bilaga 15 4. Färsk och fryst chark till stora leveransenheter Sortimentsfil bilaga 16 5. Färsk potatis till stora leveransenheter Sortimentsfil bilaga 17 6. Frukt och grönt till stora leveransenheter Sortimentsfil bilaga 18 7. Djupfryst bröd bake off till stora leveransenheter Sortimentsfil bilaga 19 8. Djupfrysta färsprodukter till stora leveransenheter Sortimentsfil bilaga 20 9. Färsk sous vide till stora leveransenheter Sortimentsfil bilaga 21 Kommunerna kommer att teckna avtal med en leverantör per anbudsområde. Omfattas anbudet av anbudsområde 1 Huvudgrossist? (/ svar) Omfattas anbudet av anbudsområde 2 Mejeri stora? (/ svar) Omfattas anbudet av anbudsområde 3 Färsk kött stora? (/ svar) Omfattas anbudet av anbudsområde 4 Färsk och fryst chark stora? (/ svar) Omfattas anbudet av anbudsområde 5 Färsk potatis stora? (/ svar) Omfattas anbudet av anbudsområde 6 Frukt och grönt stora? (/ svar) Omfattas anbudet av anbudsområde 7 Djupfryst bröd bake off stora? (/ svar) Omfattas anbudet av anbudsområde 8 Djupfrysta färsprodukter stora? (/ svar) Omfattas anbudet av anbudsområde 9 Färsk sous vide stora? (/ svar) Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 11 av 32

Är antagande av ett anbudsområde beroende av antagande av något annat anbudsområde? Beskriv i så fall hur. (Fritextsvar) 4.2. Generella krav på produkter 4.2.1. Lagstiftning Samtliga offererade produkter samt samtliga förpackningar ska vid varje tidpunkt uppfylla de kvalitetskrav som följer vid var tid gällande lagstiftning, t.ex. EG-förordning, livsmedelslagstiftning, Livsmedelsverkets och Jordbruksverkets föreskrifter eller livsmedelsbranschers vedertagna regler om livsmedel. För mer info se Livsmedelsverkets hemsida www.slv.se eller Jordbruksverkets hemsida www.jordbruksverket.se Accepteras kravet på att alltid följa vid var tid gällande lagstiftning? (/ svar) 4.2.2. Generella förpackningskrav Förpackningar ska levereras i, för verksamheten, godkänt material. Träpallar accepteras inte om inte detta särskilt överenskommits. Förpackningar ska vara hela, rena och lätta att öppna. Förpackningar som är avsedda att återförslutas bör vara lätta att tillsluta. Förpackningar av plåt ska vara utan åverkan, t.ex inte deformerade eller rostiga. Förpackningen ska väga maximalt 15kg om inget annat anges i sortimentsspecifikationen. Förpackning får inte tillföra produkten några främmande ämnen. Förpackning bör vara märkt för att möjliggöra källsortering. Allt engångsemballage ska vara återvinningsbart. Förpackningar bör miljöanpassas så att onödigt förpackningsmaterial undviks. Förpackning som kommer i kontakt med livsmedel ska vara godkänd för livsmedel. Accepteras de generella kraven på förpackningar? (/ svar) 4.2.3. Produktinformation/Innehållsdeklaration Produktinformation/Innehållsdeklaration ska på samtliga leverantörens artiklar finnas tillgänglig. Samtliga ingående tillsatser i produkten ska vara godkända och deklarerade enligt Livsmedelslagens (SFS 2006:804) krav för märkning av livsmedel. All produktinformation ska vara skriven på svenska. Anbudsgivaren ska garantera att de produkter som enligt innehållsdeklarationen är fria från allergener inte är kontaminerade. Accepteras kraven på produktinformation/innehållsdeklaration? (/ svar) Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 12 av 32

4.2.4. Sortiment Offererade produkter ska finnas tillgängliga i minst 6 månader räknat från avtalsstart (planerad till 2014-05-01). Undantag gäller för de normala förändringar som sker på marknaden. Förändringar ska vidimeras skriftligen av producenten till den offererade produkten.om viss produkt inte längre finns tillgänglig ska ersättningsvara med minst samma kvalitet tillhandahållas till högst samma pris. Se vidare i klausulen om ersättningsprodukter i kapitel 6 Accepteras kraven ovan på sortiment? (/ svar) 4.2.5. Salmonellafrihet Samtliga levererade produkter ska vara fria från salmonella serotyper. Accepteras kravet på salmonellafrihet? (/ svar) 4.2.6. SärNär SärNär-certifierade livsmedel ska vara 100% säkert och helt fritt från varje spår av de ämnen som certifieringen avser. Se LIVSFS 2000:14 Accepteras kravet på SärNär? (/ svar) 4.2.7. Lösfryst/singelfryst Alla frysta kött-, fisk-, grönsaks-, frukt- och bärprodukter ska vara lösfrysta/singelfrysta med undantag av bladspenat. Accepteras kravet på Lösfryst/singelfryst? (/ svar) 4.2.8. Skadeinsekter, patogener m.m. Alla produkter ska vara fria från främmande föremål, skadeinsekter, mögel (om detta inte krävs för produkten), och andra parasiter. Produkter ska även vara fria från främmande lukt och smak. Alla produkter ska vara fria från hälsovådliga halter av patogener. Accepteras kraven på skadeinsekter, patogener m.m. (/ svar) 4.2.9. Genmodifierade organismer - GMO Offererade produkter ska inte innehålla rester av GMO i märkningspliktig mängd Accepteras kravet angående GMO? (/ svar) Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 13 av 32

4.2.10. Ekologiskt producerade livsmedel Efterfrågade ekologiska artiklar i sortimentslistan ska uppfylla kriterierna enligt Kommissionens och Rådets förordning (EG) nr. 834/2007 om ekologisk produktion och märkning av ekologiska produkter. Accepteras kravet på ekologiskt producerade livsmedel? (/ svar) 4.2.11. Löpe Om löpe används i vegetariska produkter ska det på förpackningen anges om löpe är animalisk eller av vegetabiliska enzymer (sk. ystenzym eller mjölkkoagulerande enzym) Accepteras kravet angående löpe? (/ svar) 4.2.12. Kaffe Brygg- och maskinmalet kaffe ska vara anpassat för automater och kaffebryggare i Sverige. Som tillägg till kravet på märkning enligt LIVSFS 2004:27 ska kaffe märkas med rostning och malningsgrad. Accepteras kraven på kaffe? (/ svar) 4.2.13. Färska ägg Hela ägg och produkt av ägg ska ha producerats av höns som har haft tillgång till värprede, sandbad och sittpinne alternativt frigående höns. Förpackningsvecka får vara tidigast en vecka före leveransveckan. Näbben på värphöns ska ej trimmas eller på annat sätt rutinmässig förändras. Accepteras kraven på färska ägg? (/ svar) 4.2.14. Mejeriprodukter All mjölk och alla mjölkprodukter, förutom dessertostar, ska ha genomgått värmebehandling (pastörisering). UTH-behandlad (Ultrahög Temperatur) mjölk accepteras inte om inte detta specifikt efterfrågas i sortimentslistan. Hårdost ska vara tillverkad av pastöriserad mjölk. Om ost är tillverkad av annan mjölk än komjölk ska det anges på förpackningen. Fetthalt i % av 100g ost ska anges på förpackningen. Produkterna ska vara D-vitaminberikade enligt Livsmedelsverkets rekommendationer. Nötkreatur över 6 månader ska ha tillgång till bete eller annan utevistelse under en sammanhängande betessäsong. Accepteras kraven på mejeriprodukter? (/ svar) Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 14 av 32

4.2.15. Fisk- och skaldjursprodukter Fiskprodukt (fryst, färsk, beredd, processad eller halvfabrikat) ska vara spårbarhetsmärkt med fångstzon, handelsbeteckning (vetenskapligt namn) och produktionsmetod enligt Rådets förordning 104/2000/EG. All glacering av fisk och skaldjur ska bestå av enbart rent vatten. Tonfisk ska vara fiskad delfinsäkert. Accepteras kraven på fisk- och skaldjursprodukter? (/ svar) 4.2.16. Speceriprodukter För samtliga produkter av mjöl (råg, vete, korn, havre), flingor/gryn (råg, vete, korn, havre och majs), socker och ris ska skriftlig information om var produkten är odlad (produktionsland) och eventuellt förädlad kunna uppvisas på begäran av kommunerna. Pasta ska efter kokning klara att varmhållas i två timmar utan kvalitetsförsämring (kokfast). Gällande välling ska tillverkning ske i helt slutna system ända fram till och med packningen. Det ingående fettet i vällingprodukterna ska utgöras av enkelomättat eller fleromättat fett. De osockrade vällingprodukterna ska endast innehålla sockerarter från mjölet eller mjölken. Accepteras kraven på speceriprodukter (/ svar) 4.2.17. Frukt och grönt För samtliga icke-sammansatta produkter av rotsaker, grönsaker, baljväxter, frukt och bär ska skriftlig information kunna lämnas vid förfrågan om vilket land varan är odlad och förädlad. Kvalitetsklasser ska följa Jordbruksverkets kvalitetsnormer för frukt och grönsaker och ska vara av klass 1. Dock ska finnas möjlighet att köpa andra klasser om kommunerna så önskar. Gränsvärden för bekämpningsmedelsrester enligt Livsmedelsverkets rekommendationer. Produkternas tillstånd ska vara sådant att de tål transport och hantering. För godkänd kokbarhet på ärter, bönor och linser erfordras att 98% ska bli mjuka under rekommenderad koktid. Frukt- och grönsakskonserver ska vara tillverkade av råvaror i jämn storlek och högsta kvalitet. Efterskördsbehandling genom s.k. smartfresh, d.v.s. behandling med svampmedel eller tillväxtreglerande medel efter skörd ska ej ha använts på äpplen och lök. Efterskördsbehandling genom användning av groningshämmande medel ska ej ha använts på lök. Frysta grönsaker ska vara förberedda så att de kan användas direkt i matlagning. De ska vara mogna, friska, välrensade och jämna i storlek. Bären som ingår i marmelad och sylt ska vara välrensade. Färgämnen ska inte ingå i sylt, gelé, äppelmos eller marmelad. Kommunerna önskar möjlighet att beställa så kallade fruktkorgar till exempelvis kommunens kontor. Beskriv i fritextrutan nedan om och hur detta kan erbjudas. Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 15 av 32

Accepteras kraven på frukt och grönt? (/ svar) Beskriv i fritextrutan om och hur sk.fruktkorgar kan erbjudas. (Fritextsvar) 4.2.18. Potatis För samtliga icke-sammansatta varor av potatis ska skriftlig information kunna lämnas om var (ursprungsland) varan är odlad och förädlad. När det gäller potatis ska minst 80% av höst- och vinterpotatisbehovet vara av kvalitetsklass SMAK Storköks prima eller likvärdig. Resterande 20% ska vara av kvalitetsklass SMAK klass 2 eller likvärdig. All konventionell potatis ska vara jämn i storlek. Tvättad potatis ska vara ren och fri från jordrester. Efterskördsbehandling genom s.k. smartfresh, d.v.s. behandling med svampmedel eller tillväxtreglerande medel efter skörd ska ej ha använts på matpotatis. Efterskördsbehandling genom användning av groningshämmande medel ska ej ha använts på matpotatis. Accepteras kraven på potatis? (/ svar) 4.2.19. Kött oberett För produkter av en köttråvara ska skriftlig information kunna lämnas vid förfrågan om i vilket land djuret är fött, uppfött, slaktat och förädlat. Allt kött ska vara från slaktkroppar enligt regler EUROP-klassificering. Allt kött ska komma från djur som inte utfodrats med kadavermjöl och för nötkött gäller att det ska ha styckats i enlighet med EG:s direktiv för att eliminera risk för BSE-smitta. Kött ska inte komma från djur där antibiotika eller hormoner använts i förebyggande eller tillväxtbefrämjande syfte, inga antibiotika ska kunna påvisas i köttet. Allt kött ska vara helt fritt från hormoner. Antibiotika får endast ha använts efter ordination av veterinär och när det är veterinärmedicinskt motiverat. Djuret får inte ha transporterats mer än åtta timmar till slakt. Djuren ska ha varit helt bedövade när avblodningen skedde. Kött och organ, vilka levereras som färskvara, får inte tas från tidigare djupfryst vara. Fryst kött ska inte vara omfryst. Detta ska vara dokumenterat och kunna redovisas vid begäran. Nötkött Nötkött ska uppfylla regler om ursprungsmärkning. Djuret bör ej bära anlag från rasen Belgisk Blå-Vit. Eventuell avhorning eller andra kirurgiska ingrepp ska endast ske efter bedövning. Griskött Samtliga grisar, suggor, och gyltor ska ha hållits lösgående. Suggans rörelsefrihet får enbart begränsas tillfälligt om suggan uppvisar ett onormalt beteende som utgör en uppenbar skaderisk för smågrisar eller fara för skötaren. Rutinmässig svanskupering ska ej förekomma. Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 16 av 32

Samtliga grisar ska ha haft utrymme med tillgång till en separat hel golvyta för vila och en separat gödselyta. Accepteras kraven på kött oberett? (/ svar) 4.2.20. Köttprodukter För produkter av en köttråvara ska skriftlig information kunna lämnas vid förfrågan om i vilket land djuret är fött, uppfött, slaktat och förädlat. Allt kött ska vara från slaktkroppar enligt regler EUROP-klassificering. Allt kött ska komma från djur som inte utfodrats med kadavermjöl och för nötkött gäller att det ska ha styckats i enlighet med EG:s direktiv för att eliminera risk för BSE-smitta. Kött ska inte komma från djur där antibiotika eller hormoner använts i förebyggande eller tillväxtbefrämjande syfte, inga antibiotika ska kunna påvisas i köttet. Allt kött ska vara helt fritt från hormoner. Antibiotika får endast ha använts efter ordination av veterinär och när det är veterinärmedicinskt motiverat. Djuret får inte ha transporterats mer än åtta timmar till slakt. Djuren ska ha varit helt bedövade när avblodningen skedde. Kött och organ, vilka levereras som färskvara, får inte tas från tidigare djupfryst vara. Fryst kött ska inte vara omfryst. Detta ska vara dokumenterat och kunna redovisas vid begäran. Nötkött Nötkött ska uppfylla regler om ursprungsmärkning. Djuret bör ej bära anlag från rasen Belgisk Blå-Vit. Eventuell avhorning eller andra kirurgiska ingrepp ska endast ske efter bedövning. Griskött Rutinmässig svanskupering ska ej förekomma. Accepteras kraven på köttprodukter? (/ svar) 4.2.21. Fågelprodukter Djuret ska vara helt bedövat när avblodning sker. Produkt av kycklingkött ska härstamma från djur som fötts upp på anläggning där beläggningsgraden varit max 36 kg/m2 (och max 25 djur/m2) och där bilaga I och II uppfylls enligt direktiv 2007/43/EG om fastställande av minimiregler för skydd av slaktkycklingar. Näbbtrimning och kastrering ska ej tillämpas i uppfödningen. Djuret ska ha transporterats max 8 timmar till slakt och max 12 timmar nattetid för fjäderfä. Antibiotika ska användas endast efter ordination av veterinär och när det är veterinärmedicinskt motiverat. Samtliga levererade produkter ska vara fria från samtliga salmonella serotyper. Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 17 av 32

I produkten ska ej tillsatt vattenhalt överstiga 15 % av vikt före tillsats. Tillförd mängd marinad/saltlake ska deklareras för samtliga produkter, dvs. rena produkter, sammansatta produkter och köttberedning. Accepteras kraven på fågelprodukter? (/ svar) 4.2.22. Andel anskaffningsvaror För anbudsområde Huvudgrossist gäller att av offererat sortiment får andelen anskaffningsvaror inte överstiga 10% inom varje huvudgruppsområde. Accepteras kravet på maximalt 10% anskaffningsvaror per huvudgruppsområde för anbudsområde Huvudgrossist? (/ svar) 4.3. Generella krav på utförandet 4.3.1. Leveranstid I anbudet ska anges normal leveranstid för avrop av dels lagerförda varor och dels anskaffningsvaror. Leveranstiden för anskaffningsvaror får inte vara längre än maximalt 10 dagar. Accepteras kraven på leveranstid? (/ svar) 4.3.2. Hållbarhet För produkter med kortare hållbarhet än 10 dagar ska minst 2/3 av hållbarhetstiden vara kvar vid tidpunkten för leverans. Resterande produkter ska ha minst 1/3 av hållbarhetstiden kvar vid leverans. Accepteras kraven på hållbarhet? (/ svar) 4.3.3. Hämtköp eller likvärdigt För de tillfällen då små inköp ska göras på grund av små behov, små tilläggsbehov eller liknande bör leverantören kunna erbjuda hämtköp eller annan lösning. Beskriv om och hur önskemålet om hämtköp eller likvärdigt kan tillgodoses. (Fritextsvar) 4.3.4. Kyl- och fryskedja Anbudsgivare ska leverera kylda och frysta varor i obruten kyl- eller fryskedja. -Frysta varor ska inte utsättas för temperaturer över 18 grader C -Färsk köttfärs ska inte utsättas för temperaturer över + 4 grader -Övriga kylda varor ska inte utsättas för temperaturer över + 8 grader eller enligt märkning på produkten. Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 18 av 32

Accepteras kraven på kyl- och fryskedja? (/ svar) 4.3.5. Beställning Beställning ska kunna göras via e-handel, webbshop, e-post, telefon och fax. Webbshopen ska vara tillgänglig alla dagar året runt. Avtalsprodukter, de produkter som finns med i sortimentslistan, ska tydligt markeras i webbshoppen. Det ska även framgå om det är en lagervara/ beställningsvara/kampanjvara och specifika kundrabatter. Planerade driftstopp, vilka i god tid anmälts, accepteras. Accepteras kraven på beställning? (/ svar) 4.3.6. Mottagningskontroll Vid leverans av varor ska mottagande personal uppmärksammas på leveransen och ges skälig tid till mottagningskontroll av varor. På begäran av mottagare ska temperaturlogg från transportfordon kunna uppvisas. Varor får inte levereras på sådant sätt att de står i vägen och uppenbarligen hindrar den normala logistiken på respektive leveransställe. Accepteras kraven på mottagningskontroll? (/ svar) 4.3.7. Leveranssätt, packning och lastning Varorna lastas i rullburar eller på annat lämpligt sätt och levereras inrullat eller inburet till respektive mottagare på angiven plats. Varor packas och levereras på ett för mottagaren arbetsmiljövänligt sätt samt på sådant sätt att känsliga varor inte skadas, t.ex; - rullbur packas ej högre än 150 cm i höjd, - mellanlägg ska användas för att minimera skador - produkter med samma artikelnummer och med samma leveransställe lastas tillsammans och sprids ej ut i olika containrar/rullvagnar - produkter lastas på sätt som underlättar för mottagaren att hantera och överblicka levererat gods vid kontroll mot följesedel - allergena produkter lastas ej på sätt som kan resultera i kontaminering. Låneemballage, inklusive rullburar eller liknande med hjul, återtas senast vid påföljande leverans till enheten utan extra kostnad. Avropande enhet ansvarar ej för förvaring av returemballage som lämnats kvar efter leveranstillfället. Accepteras kraven på leveranssätt, packning och lastning (/ svar) 4.3.8. Märkning av leverans Leverantör ska tydligt märka leverans och följesedel med varumottagare och leveransadress. Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 19 av 32

Leverantören ska bifoga en följesedel med varje leverans av vilken framgår vilka artiklar som ingår i leveransen, antal och pris per artikelrad. Vid leverans av livsmedel i emballage vilka inte är förpackade i originalförpackning ska dessa tydligt och synligt märkas. Accepteras kraven på märkning av leverans? (/ svar) 4.3.9. Transportpersonal För uppdraget skall personalens yrkesroll tydligt framgå genom företagstillhörighet samt genom att bära väl synlig ID-bricka eller liknande med företagets namn på. Accepteras kraven på transportpersonal? (/ svar) 4.3.10. Miljöavgift/Leveransavgift Leverantören har rätt till miljö-/leveransavgift om 100 SEK för varje beställning/leverans till viss adress vars värde understiger 500 SEK. I de fall leverantören inte kan leverera viss artikel i lagd beställning och detta medför en lägre leveranssumma äger inte leverantören rätt att ta ut leveransavgift. Ej heller äger leverantör rätt att ta ut leveransavgift i de fall leveranser är en tilläggsleverans till en tidigare gjord leverans och denna tilläggsleverans beror på leverantören, tex restning av beställd vara, felaktig leverans etc. Accepteras kraven angående miljöavgift/leveransavgift? (/ svar) 4.3.11. Kundsupport Anbudsgivare ska erbjuda kundsupport alla vardagar mellan 08.00-16.00. Från och med avtalsstart ska leverantör tillse att personal såväl, säljare som kundtjänst, under hela avtalsperioden har uppdaterad kunskap om gällande avtal mellan parterna vad gäller avtalsvillkor och upphandlat sortiment. Accepteras kraven på kundsupport? (/ svar) 4.3.12. Kommunikation All kommunikation mellan beställare och leverantör ska ske på svenska språket. Detta gäller såväl transportpersonal som övrig personal som har kontakt med beställare och avropande enheter. Dessa ska kunna göra sig förstå och kunna göra sig förstådda på svenska såväl i tal som i skrift. Accepteras kraven på kommunikation? (/ svar) Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 20 av 32

4.3.13. Miljökrav avseende transporter Vid leverans av produkter till Kommunerna ska fordon som lägst uppfyller kraven i Euro III användas. Leverantören ska innan avtalsstart uppvisa en lista med registreringsnummer och hur angivna fordon uppfyller kraven för de fordon som kommer att användas för leverans till Kommunerna. Kommunerna kan under avtalsperioden komma att begära in en aktuell lista två gånger per år. Accepteras miljökraven avseende transporter? (/ svar) 4.3.14. Leveranstider Leveranser ska ske måndag -fredag 07:00-14:00 om inget annat anges i bilaga 5 Leveransadresser. Om leveransdag infaller på en helgdag ska alternativ leveransdag erbjudas av leverantören. Accepteras kraven på leveranstider? (/ svar) 4.3.15. Avtalsuppföljning Under avtalsperioden kommer uppföljning att ske dels genom regelbundna möten mellan leverantör och kommunernas kostchefer och dels genom löpande kontroll av beställningar och levererade produkter. Leverantören ska kalla till dessa möten. Första avtalsåret ska möten hållas vid två tillfällen fördelat under året och därefter ska möten hållas en gång per år. Stickprov på utvalda varugrupper kommer att göras 1-2 gånger per år för kontroll att avtalsvillkoren uppfylls. Accepteras kraven på avtalsuppföljning? (/ svar) 4.3.16. Matsedelsplanering Kommunerna använder sig av kostdataprogrammet Mashie för matsedelsplanering, näringsberäkning osv. Leverantör ska vid avtalsstart leverera filer i pricat-format för inläsning i kostdataprogram. Leverantören ska på anmodan från kommun leverera nya pricat-filer. Accepteras kraven angående matsedelsplanering? (/ svar) 4.3.17. Utrustning Antagen huvudleverantör ska kostnadsfritt tillhandahålla och underhålla automater för senap, ketchup, sylt och dressing. Antagen mejerileverantör ska kostnadsfritt tillhandahålla och underhålla mjölkkylar passande wellbag 10liter och 20liter för serveringar som har ett gästantal överstigande 100 personer per dag. Accepteras kraven på utrustning? (/ svar) 4.3.18. Pant och returglas Mottagande enhet ska krediteras eventuella panter. Kreditering ska ske senast i samband med nästkommande faktura. Leverantören ska återta tillgängliga returglas/back för öl, Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 21 av 32

vatten och läsk vid nästkommande leveranstillfälle. Övrigt returemballage ska ingå i offererat pris. Accepteras kraven på pant och returglas? (/ svar) 4.4. Pris 4.4.1. Pris Pris ska lämnas i sortimentsspecifikationen på produktnivå i SEK exklusive mervärdesskatt. Samma artikel får inte lämnas på flera positioner. Se även bilaga 1 Anbudsutvärdering i Basera för mer information om hur pris ska lämnas i sortimentsspecifikationerna. Pris på färska grönsaker, frukt och bär ska lämnas med hänvisning till anbudsgivarens allmänna veckoprislista avseende vecka 37 och en offererad rabattsats på densamma. Denna rabattsats ska sedan tillämpas under hela avtalsperioden. Prislistan bilägges anbudet. Pris för övriga produktgrupper ska lämnas med hänvisning till anbudsgivarens gällande prislista. Basprisdag ska vara 2013-09-02. Anbudsstöd eller annat stöd från fabrikant ska vara inräknat i anbudspriset. Pris på bryggeriprodukter ska lämnas exklusive pant. Samtliga förändringar ska godkännas av respektive kommuns kostchef. Under avtalsperioden kan förändringar i avtalat sortiment förändras exempelvis på grund av att säljaren ersätter en avtalad vara med en ny, utveckling av produkter, utveckling av kostverksamheterna, politiska beslut om riktlinjer och mål för kostverksamheterna. Prissättning av sådana tillkommande produkter ska ske utifrån samma förutsättningar som gällt för ursprungsanbudet. Endast dokumenterad kvalitetsförbättring och att köparen finner behov av sådan förbättring får leda till ett högre pris än vad som offererats för den ursprungliga produkten. Accepteras kraven på pris? (/ svar) 4.4.2. Rabattsats på övrigt sortiment Upphandlingen omfattar även Leverantörens övriga produkter inom det aktuella varuområdet. På dessa produkter ska en eller flera generella rabattsatser offereras på Leverantörens vid varje tillfälle gällande prislista. Rabattsatsen kan vara olika för olika produktsortiment. Rabatten utvärderas inte. Rabattsatsen/erna ska vara fast under hela avtalsperioden. Leverantören ska på begäran av Köparen inkomma med aktuell prislista på övrigt sortiment. Accepteras kraven på rabattsats för övrigt sortiment? (/ svar) Ange rabattsats/-er i fritextrutan nedan för övrigt sortiment. (Fritextsvar) 4.4.3. Prisjustering Prisjustering inom alla varugrupper förutom frukt och grönt får ske maximalt fyra gånger per år i enlighet med branschpraxis (DLF) dvs. första måndagen i februari, maj, september samt november och ska skriftligen meddelas respektive kommuns kostchef senast fyra veckor före ikraftträdandet. Retroaktiva prisjusteringar accepteras ej. Om begäran om prishöjning kommer in för sent gäller det tidigare överenskomna priset fram till nästa datum för prisjustering. Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 22 av 32

Första prisjusteringstillfälle är första måndagen i september 2014. Prishöjning kan endast ske på grund av verifierade kostnadsförändringar (i form av fabrikantens prisjustering i kronor och ören, branschindex eller liknande) som ej är orsakade av leverantören. Prishöjning får endast göras i kronor och ören och får inte medföra att leverantörens vinstmarginal ökar i kronor och ören. Av underlaget för prishöjning ska framgå att vinstmarginalen ej ökas. Om begärd prishöjning, som meddelats i tid och som inte är uppenbart ogrundad enligt de regler för prisjustering som denna upphandling innehåller, inte godkänns kan den part vars begäran avslagits frånträda upphandlingskontraktet avseende den aktuella produkten med verkan tre månader från det att begäran om prisjustering framställdes. Fram till denna tidpunkt ska det tidigare överenskomna priset gälla. Prisjustering inom varugruppen frukt och grönt får ske maximalt en gång per vecka och ska skriftligen meddelas respektive kommuns kostchef samt alla beställande enheter. Om anbudsvara höjs oskäligt mycket kan kostchef motsätta sig prisjustering. Om överenskommelse då inte kan träffas äger båda parter rätt att frånträda avtalet i sin helhet med 3 månaders varsel. Om uppsägning sker gäller leverantörens aktuella officiella prislista med avtalade rabattsatser. Prisjustering ska ske i kronor och ören med oförändrad marginal. Prisändringar ska på förfrågan av kommunen verifieras med leverantörens officiella prislista, uppvisade prisförändringar från underleverantörer eller annat officiellt prisändringsblad. Retroaktiv prisjustering får inte göras. Accepteras kraven på prisjustering? (/ svar) 4.4.4. Prislista En komplett prislista som innehåller samtliga avtalade artiklar ska översändas digitalt i ett redigerbart skick vid varje prisändringsperiod, oavsett om några prisförändringar skett. Av prislistan ska framgå leverantörens artikelnummer på produkten, producentens artikelnummer samt producentens namn. I prislistan ska såväl ekologiska, lagervara/ beställningsvara som delbara artiklar vara märkta med symbol eller liknande. Prislistan ska vara i ett format som är anpassat till datakostprogrammet Mashie och Basera. Prislistan skickas till samtliga beställningsenheter och kostchefer. Löpande under hela avtalsperioden ska andra varor kunna tillföras som anbudsprodukter med samma prissättning som övriga anbudsprodukter. Accepteras kraven på prislista? (/ svar) 4.4.5. Rabatt vid beställning genom webbshop Eventuell rabatt vid inköp genom webbshop ska anges här. Då kommunerna beräknar att större delen av deras beställare beställer genom en web-shop då det är möjligt, utvärderas eventuell rabatt genom att rabatten dras av från totalsumman för anbudsområdet Huvudgrossist före eventuella avdrag vid utvärderingen för uppnådda kvalitetspoäng. Vilka varor som är anbudsvaror samt eventuella kampanjpriser ska vara synligt i webbshop. Beställningsvara och specifika kundrabatter ska märkas i webbshopen. Ange om och i så fall vilken rabattsats som erbjuds vid beställning genom webbshop i fritextrutan nedan. (Fritextsvar) Accepteras kraven på webbshop? (/ svar) Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 23 av 32

5. Prövning och utvärdering 5.1. Stegvis prövning 5.1.1. Stegvis prövning Anbudsgivaren skall själv eller genom underleverantör uppfylla samtliga krav som framgår av förfrågningsunderlaget samt bilagor för att kvalificera sig till utvärderingsfasen. Underlåtenhet att följa upphandlingens villkor och krav kan innebära att anbud blir felbedömt eller måste förkastas. Anbudsgivaren skall besvara samtliga frågor och bifoga efterfrågade handlingar. Samtliga anbud kvalificeras, prövas och utvärderas enligt nedan beskrivna steg. 5.1.2. Kvalificering av leverantören Vid steg ett (1) kvalificering av leverantören prövas om anbudsgivaren uppfyller ställda kvalificeringskrav på anbudsgivare, avsnitt 3 ovan, samt att anbudet är korrekt avlämnat. Dessa är angivna som skall-krav. Ett skall-krav kan vara uppfyllt eller ej uppfyllt. De anbudsgivare som uppfyllt kraven går vidare till steg två (2), övriga förkastas. 5.1.3. Obligatoriska krav på varan I steg två (2) prövas om anbudet uppfyller obligatoriska krav på varan, d v s skall-krav kopplade till upphandlingsföremålet, avsnitt 4ovan. Anbudsgivaren ska också acceptera de avtalsvillkoren angivna i avsnitt 6. Ett skall-krav kan vara uppfyllt eller ej uppfyllt. De anbud som uppfyllt dessa obligatoriska krav på varan/tjänsten går vidare till steg tre (3), övriga anbud förkastas. 5.1.4. Utvärdering I steg tre (3) utvärderas kvarvarande anbud enligt principen ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till de i förfrågningsunderlaget angivna utvärderingskriterierna. Utvärderingen görs per anbudsområde. 5.2. Utvärdering 5.2.1. Utvärderingskriterier Följande kriterier kommer att utvärderas Pris Kvalitet Se under respektive kriteriums beskrivning hur dessa kommer att bedömas 5.2.2. Utvärderingskriteriet Pris Offererat totalpris per anbudsområde kommer att ligga till grund vid utvärderingen av varje anbudsområde för sig. (Se även bilaga 1, Anbudsutvärdering i BASERA) Från det offererade totalpriset dras först eventuell offererad rabatt vid beställning via web-shop för anbudsområdet Huvudgrossist. 5.2.3. Kvalitetsvärdering För att bedöma kvaliteten på produkter, utöver obligatoriska krav, kan vissa utvalda positioner komma att testas vad gäller exempelvis lukt, smak, konsistens och utseende. Produkter på positioner som inte testas kommer att erhålla kvalitetsbetyg 3. Utskrivet: 2013-06-17 11:32 Sida 24 av 32