Att göra ett bra jobb

Att göra ett bra jobb kort sammanfattning Kartläggningsstöd för att ta fram kompetensutvecklingsbehovet inför ENTRIS 2.0 Att göra ett bra jobb kort sammanfattning bygger på häftet Att göra ett bra jobb som ges ut av Sveriges Kommuner och Landsting. Sammanfattningen är tänkt att utgöra ett stöd i kartläggningen av kompetensbehovet inom ENTRIS 2.0. Projektledning för ENTRIS 2.0: Eva Ekmark 0709-71 99 31 eva.ekmark@kfsk.se Charlotta Levin 0709-71 99 23 charlotta.levin@kfsk.se Samverkanspartners

Innehåll Inledning... 3 Varför kartläggning?... 3 ESF-rådets syn på saken... 3 Kartläggningsuppdraget... 4 Genomförande av kartläggningen... 4 Stödmaterial i kartläggningsarbetet... 5 Dokumentunderlag... 5 Kommunikationstips... 5 Bilageförteckning... 8 SWOT-analys... 8 Sammanställning av kartläggning... 8 Metoddokument... 8 Kartläggningsunderlag för verksamheten... 8 Kartläggningsunderlag för enheten/arbetslaget... 8 Kartläggningsunderlag på individnivå... 8 2

Inledning Att göra ett bra jobb - bygger på insikten att när människor får ansvar och förutsättningar att påverka sitt arbete, tar man i större utsträckning mer ansvar, åstadkommer mer och är angelägen om att hitta bättre lösningar. Materialet har tagits fram för att fungera som ett stöd för att samordna utvecklingsarbetet i en hel organisation; verksamheten, grupper och enskilda. Att se och förstå det sammanhang man verkar i är en kompetenshöjning i sig, kanske den viktigaste. Det är också ett led i den personliga utvecklingen och en central förutsättning både för motivationen att utveckla och för att känna lojalitet mot uppdraget. Detta häfte bygger på Att göra ett bra jobb. Vi har utgått från de tankar, idéer, metoder och verktyg man där presenterar och blandat med egna erfarenheter samt krav från finansiären, för att ta fram ett arbetsmaterial som kan användas i kartläggningsarbetet inom ENTRIS 2.0. Vill man som deltagande skola/organisation inom ENTRIS 2.0 utgå från andra metoder går detta utmärkt under förutsättning att alla delar i kartläggningsarbetet ingår och att man beskriver på vilket sätt kartläggningen är genomförd. Att göra ett bra jobb ges ut av Sveriges Kommuner och Landsting och vill ni ta del av hela materialet kan det beställas på www.skl.se eller 020-31 32 30. Varför kartläggning? ENTRIS 2.0 har beviljats finansiella medel från Europeiska Socialfonden. ESF, för att ge skolpersonal kompetensutveckling och fördjupning inom entreprenöriellt lärande och samverkan skola/arbetsliv kopplat till bättre hälsa i en lärande organisation. En förutsättning för att ENTRIS 2.0 ska kunna erbjuda rätt insatser är att varje deltagande skola/organsiation genomför en kartläggning. Denna ska ligga till grund för en gemensam behovsanalys av vilka kompetensutvecklingsinsatser ENTRIS 2.0 ska innehålla, samt omfattningen av dessa. Kartläggningen är ett krav från ESF-rådet för att ENTRIS 2.0 ska genomföras. ESF-rådets syn på saken Syftet är att beviljade insatser ska möta aktuella kompetensbehov hos individen och samtidigt utveckla arbetsorganisationen för ökat lärande och bättre hälsa på arbetsplatsen. Detta ska göras på sätt som skapar förutsättningar för långsiktig och hållbar nytta för deltagande individer och arbetsplatser. Avsikten är att beviljade insatser ska analysera frågan om hur nya organisationsformer ska möta och ta till vara individens förutsättningar och förväntningar på inflytande, kontroll och lärande. 3

Utmaningen i utvecklingsarbetet ligger i att fokus inte enbart ska ligga på den enskilde medarbetaren och dennes förmåga att utföra sina arbetsuppgifter utan också på utveckling och förändring av verksamheten. Traditionell kompetensutveckling behöver integreras med verksamhetsutveckling genom att kombinera medarbetarnas interna och/eller externa kurser med arbetsorganisatoriska förändringar. Kartläggningsuppdraget Det åligger samtliga deltagande skolor/organisationer inom ENTRIS 2.0 att genomföra en kartläggning av kompetensutvecklingsbehovet på arbetsplatsen. Fokus i denna kartläggning kommer att läggas vid entreprenöriellt lärande, samverkan skola/arbetsliv och hälsa kopplat till verksamhetens, arbetslagets och individens behov. ENTRIS 2.0 ska redovisa en fördjupad problemformulering för ESF-rådet i slutet av juni månad 2011. Denna ska innehålla ett resultat av kartläggningen och analys av problemoch behovsbilden både på individ och organisationsnivå, samt en beskrivning av vilka insatser man har behov av och vilka man kommer att genomföra inom ENTRIS 2.0. För att detta ska vara möjligt måste varje deltagande skola/organisation genomföra en kartläggning och redovisa resultatet av denna till projektledningen för ENTRIS 2.0. Kartläggningen sammanställs av respektive skola samt redovisas i bifogat dokument Sammanställning av kartläggning och skickas senast den 2 maj 2011 som skrivbar fil till Charlotta Levin charlotta.levin@kfsk.se Genomförande av kartläggningen Utvecklingsarbetet är ett stöd i att lösa organisationens uppdrag för att uppnå resultat. Kartläggningen inom ENTRIS 2.0 fokuserar på att lösa skolans olika uppdrag, utifrån entreprenöriellt lärande, samverkan skola/arbetsliv och bättre hälsa. För att praktiskt komma igång med arbetet utgår kartläggningen från fem frågor, en övergripande och fyra följdfrågor; Vad är uppdraget? Vilka utmaningar står vi inför? Vad ska vi förbättra i vårt sätt att arbeta? Vilka förutsättningar behöver vi? Vilket stöd behövs från ENTRIS 2.0 för att vi ska nå de I ett väl fungerande utvecklingsarbete stödjer delarna helheten och vice versa, vilket innebär att utvecklingsarbetet inom varje enhet är en del av och stödjer hela verksamhetens utvecklingsarbete. Det innebär också att den enskilde medarbetarens utveckling är del av och stödjer utvecklingsarbetet inom enheten. Det är därför viktigt att utvecklingsarbetet bygger på ett nära samspel mellan dessa tre nivåer. Kartläggningsarbetet ska resultera i en plan som visar verksamhetens, arbetslagets och individens behov av kompetensutvecklingsinsatser. Avsikten är att ENTRIS så långt det är möjligt ska tillgodose och matcha planen då det gäller insatser för entreprenöriellt lärande och samverkan skola/arbetsliv kopplat till hälsa. Under kartläggningsarbetet kan 4

det givetvis också framkomma kompetensutvecklingsbehov som ligger utanför ramen för vad ENTRIS 2.0 kan erbjuda. Arbetssättet för att ta fram kartläggningen bygger på engagemang, förståelse och acceptans av syftet, varför den ska genomföras och vilket mervärde den ska ge hos både skolledning och samtliga medarbetare, inte enbart pedagogisk personal. Bilden visar sambandet mellan verksamheten, enheten och individen i kartläggningsarbetet. Verksamhetens uppdrag 1. Vilka utmaningar står verksamheten inför, för att kunna lösa uppdraget? 2. Vad ska vi förbättra i verksamhetens sätt att arbeta, för att möta de utmaningar vi står inför? 3. Vad behövs inom verksamheten, för att uppnå de 4. Vilket stöd behövs från ENTRIS 2.0 för att vi ska nå de Enheten/ arbetslagets uppdrag 1. Vilka utmaningar står arbetslaget inför, för att kunna lösa uppdraget? 2. Vad ska vi förbättra i arbetslagets sätt att arbeta, för att möta de utmaningar vi står inför? 3. Vad behövs inom arbetslaget, för att uppnå de 4. Vilket stöd behövs från ENTRIS 2.0 för att vi ska nå de Plan för samtliga kompetensutvecklingsinsatser inom ENTRIS 2.0 Individens/mitt uppdrag 1. Vilka utmaningar står jag inför, för att kunna lösa uppdraget? 2. Vad ska jag förbättra i mitt sätt att arbeta, för att möta de utmaningar jag står inför? 3. Vad behöver jag, för att uppnå de 4. Vilket stöd behövs från ENTRIS 2.0 för att jag ska nå de Sammanhang Stödmaterial i kartläggningsarbetet Dokumentunderlag För att underlätta kartläggningen har vi tagit fram flera olika dokument som stöd i arbetet med att ta fram kompetensutvecklingsbehovet på verksamhets-, arbetslags- och individnivå. Dessa finns som bilagor till detta häfte. Kommunikationstips Nedan följer några konkreta tips för att få igång en bra diskussion som ska resultera i samsyn då det gäller att få fram det viktigaste för att kunna kartlägga kompetensutvecklingsbehovet och redovisa kartläggningen för entreprenöriellt lärande, hälsa och samverkan skola/arbetsliv på verksamhets- och arbetslagsnivå skriftligt. 5

Växla mellan parvisa och gruppvisa diskussioner för att dela erfarenheter och åsikter i nya konstellationer. Syftet är att öka delaktigheten och att ge alla möjlighet att uttala sig. Observera att det är oerhört viktigt att man dokumenterar resultatet, dvs. det man gemensamt kommit överens om att prioritera som utmaningar, uppdrag, förbättringar behov och stöd från ENTRIS 2.0. Rundan synliggör allas tankar Det är viktigt att låta alla komma till tals i en diskussion. När man diskuterar i grupp har alla ett kollektivt ansvar för att alla ska känna sig delaktiga, så att ingen glöms bort eller tillåts gömma sig. Prata i rundor då det är ett samtalssätt som ger alla möjlighet att säga sitt genom att man ordet eller talutrymmet går runt i gruppen. Använd gärna ett föremål som går runt tillsammans med ordet, för att tydliggöra vem som har ordet. Reflektion - Dialog Var och en reflekterar kring det ni talat om, uppdraget, utmaningen, förutsättningen etc. och skriver ner de tre viktigaste punkterna i form av nyckelord eller som en kort formulering. Därefter berättar man i grupper om två och två vad man skrivit och hur man tänkt. Gå igenom resultatet tillsammans med hela gruppen. Reflektion intervju Be deltagarna intervjua varandra två och två, om vad de upplever som angeläget inom de områden ni talat om utan föregående egen tid för fundering. Observera att det är viktigt att båda parter intervjuar och blir intervjuade. Reflektion bikupa Be två till tre personer som sitter nära varandra att reflektera kring det ni talat om. Enkel metaplansövning Var och en reflekterar kring en given frågeställning och skriver ner sitt svar på en eller flera post-it-lappar. Ex. Vad är vårt uppdrag? Vilka utmaningar står vi inför? etc. Be deltagarna skriva tydligt och sätt upp alla lappar på tavlan eller dylikt där alla kan se samtliga lappar. Läs upp vad det står och diskutera svaren. Gruppera gärna lapparna om det är möjligt. Eller Låt var och en sätta upp lapparna innan en paus. Under pausen grupperar samtalsledaren svaren så att man efter pausen tillsammans diskuterar det som står under respektive rubrik. Diskussionskarusellen Antalet deltagare måste i en diskussionskarusell måste vara jämnt. Minsta antalet deltagare är sex deltagare och det maximala antalet sexton deltagare totalt i en karusell. Man kan välja att skapa flera karuseller beroende på antalet frågor. Det behövs åtminstone hälften så många frågeställningar deltagare. Varje fråga skrivs längst upp på ett tidigare tomt papper. 6

Ställ stolar, lika många som antalet deltagare per karusell, fördelat i en inre och yttre ring. Dessa ska arrangeras så att de som sitter på dem, sitter mittemot varandra i par och kan samtala. Alla i den inre ringen får var sin fråga. Karusellen går ut på att de i den inre ringen, ska ställa frågan från pappret till personen mittemot i den yttre ringen, som på en minut ska svara så utförligt som möjligt. Personen i den inre ringen ska anteckna svaren och ställa följdfrågor. Efter en minut avbryts övningen och alla i den yttre ringen ställer sig upp, flyttar ett steg till vänster och sätter sig ner. Så börjar allt om med en ny fråga i en minut. I den inre ringen sitter man kvar och ställer samma fråga till en ny person. Detta upprepas tills alla i yttre ringen har roterat genom hela karusellen. Då gör de en sista rotation så de är tillbaka på platsen för den första frågan. (Samtalsledaren ser till att tiderna hålls. Varna gärna genom att högt ropa tio sekunder kvar... bryt! Rotera! Börja! ) Nu byter man plats. Inre ringens deltagare sätter sig i yttre ringen och tvärtom. Inre ringen deltagare ansvarar för pappret med frågorna (nu fullklottrat med svar) och så börjar allt om. Nu får den som bara frågat också chansen att svara på frågor först sin egen, och sedan roterar även de runt ett varv. Dock är tiden per station minskad till 45 sekunder då mycket redan är sagt. De avslutar med att göra en sista rotation så de är tillbaka med samma partner de börjat med. Därefter ska alla deltagare som suttit i inre ringen och skrivit ner svar på samma fråga bilda en grupp. Det blir lika många grupper som besvarade frågor. Dessa ska nu utifrån de anteckningar som gjorts summera, sortera och lyfta fram det viktigaste i vad alla sagt - de får ansvar för att göra urval och analysera. SWOT-analys Övningen går ut på att diskutera och analysera styrkor och svagheter. När dessa båda parametrar är uttömda går man vidare med hot och möjligheter. Samma faktorer kan förekomma både som hot och möjlighet. Diskutera hur hot kan leda till svagheter, hur svagheter kan vändas till möjligheter, hur styrkor bör nyttjas gör att skapa och tillvarata möjligheter. SWOT-analysen är ett sätt att sortera både positivt och negativt, inre och yttre faktorer samt få hög grad av delaktighet och olika perspektiv på ämnet. Det är ofta bra att diskutera i gruppform och ex. skriva på post-it-lappar inom gruppen för att åstadkomma en gemensam bild för hela organisationen. Man kan också sätta upp blädderblocksblad med rubrikerna STYRKOR, SVAGHETER, MÖJLIGHETER och HOT i vardera hörn av en lokal. Samtliga deltagare går runt i par och lämnar sitt bidrag. Genom att gå runt rummet minst två gånger, har alla möjlighet att ta del av andras synpunkter och därmed få fler egna perspektiv och idéer. Gör en prioritering om det kommer fram för många synpunkter, t.ex. genom att låta varje deltagare välja ut tre styrkor respektive svagheter som de anser viktigast och därefter reflektera enskilt en liten stund. Väg sedan ihop alla svaren till en gemensam bild för hela gruppen. Sammanfatta de viktigaste styrkorna, svagheterna samt vilka hot och möjligheter som organisationen står inför. Diskutera hur analysen kan användas i utvecklingsarbetet. 7

Bilageförteckning SWOT-analys Sammanställning av kartläggning Metoddokument Kartläggningsunderlag för verksamheten Entreprenöriellt lärande Samverkan skola/arbetsliv Hälsa Kartläggningsunderlag för enheten/arbetslaget Entreprenöriellt lärande Samverkan skola/arbetsliv Hälsa Kartläggningsunderlag på individnivå Entreprenöriellt lärande Samverkan skola/arbetsliv Hälsa 8