Verksamhets- och grupputveckling. Ledarhandledning för kursledaren

Transkript

1 Verksamhets- och grupputveckling Ledarhandledning för kursledaren

2 Ramar I grupper där deltagarna har en gemensam bild av vad, hur och på vilket sätt man ska bedriva verksamheten är det både lättare att hitta fungerande arbetssätt och ökad delaktighet i gruppen. Den här workshopen är speciellt framtagen av Bröstcancerförbundet och Sensus i syfte att stödja de föreningar som vill ha bästa möjliga förutsättningar att driva sin verksamhet. Målgrupp Workshopen vänder sig i första hand till förtroendevalda i lokala styrelser samt stödpersonsansvariga och stödpersoner i föreningen. Tidsåtgång Workshopen kan genomföras som en heldag à 6 timmar inklusive lunch och pauser. Vill man göra ett halvdagsupplägg á 2,5 timma kan man genomföra endera del 1 eller 2. Kursledare Ledarhandledningen ska vara självinstruerande d v s det ska inte ha någon betydelse om du är helt ny som kursledare eller om du har stor erfarenhet av att leda grupper och samtal inom detta område. Om du behöver mer stöd än vad handledningen kan ge dig kan du vända dig till Sensus verksamhetsutvecklare för pedagogiskt stöd. Sensus närmast kontor hittar du på Syfte & Mål De bästa förutsättningarna för en framgångsrik grupp får man genom att ha en samsyn på vad den ska åstadkomma, en insikt i deltagarnas förutsättning och drivkrafter samt överenskomna spelregler och ansvarsåtaganden. Denna utbildning syftar till att åstadkomma detta. Inför workshopen rekommenderar vi att alla deltagare får en hemuppgift inför workshopen. Be dem t ex fundera på den vision, mission och medlemslöfte som alla bröstcancerföreningar ställt sig bakom och på vilket sätt det motiverar och stärker vårt personliga engagemang i föreningen. Hemuppgiften kan skickas ut med kallelsen. Det finns en Power Point-presentation som kompletterar ledarhandledningen. Utöver det behöver du även införskaffa (om det inte redan finns i lokalen) ett blädderblock, papper, post-it lappar, pennor, pluppar (kartor med små runda klistermärken) tejp mm. Håll gärna workshopen i ett rum med tillgång till whiteboard. Möblera rummet med stolar i en ring. Lägg pennor, papper, post-it lappar mm på ett bord intill. Förbered och sätt upp blädderblocksblad med syfte och mål, vision, mission och medlemslöfte, program för utbildningen och parkeringslista. Ha en intressant och utvecklande workshop! Lycka till! Syfte och Mål Vision, Mission Medlemslöfte Program P-lista Föreningens vision? Vänliga hälsningar Bröstcancerförbundet och Sensus studieförbund S i d a 1 10

3 DEL 1 Inledning 50 min Hälsa alla välkomna Inled workshopen med dessa ord: I Sverige finns det ca ideella organisationer. Sverige är bland de fem mest engagerade länderna i världen. 48% av befolkningen i åldern år engagerar sig regelbundet. Frivilliga engagerar sig i snitt 16 timmar per månad, vilket motsvarar årsarbeten. Av de som är engagerade i Sverige är de flesta aktiva inom idrotten (20%) men även sociala frågor (15%) engagerar många. De viktigaste drivkrafterna för ideellt engagemang är att det är oavlönat, till nytta för någon annan, frivilligt, engagerande och inkluderar än i en gemenskap. Det vanligaste sättet att engagera sig ideellt är att man får frågan. 25% av befolkningen har aldrig engagerat sig ideellt. (Källa: Att leda frivilliga i föreningslivet av Volontärbyrån) Presentera: Syfte och mål (Blädderblocksblad eller Powerpoint) Målet är att skapa bästa möjliga förutsättningar för att driva vår verksamhet framåt. Syftet är att skapa en gemensam förståelse kring uppdraget, samsyn kring vad, hur och på vilket sätt vi vill driva verksamheten. Vi vill också få syn på individuella förutsättningar och drivkrafter samt stärka samarbetet i gruppen. Dagens program (Blädderblocksblad) Inledning Varför finns vi till? Engagemangets förutsättningar Verksamhet Vad gör vi och hur gör vi Arbetssätt i arbetsgrupper Summering och nästa steg Avslutning Parkeringslistan (Blädderblocksblad) Vi kommer även att använda oss av en Parkeringslista när vi behöver parkera ett samtal för att komma vidare. Samtalsämnet kommer föras upp på ett blad som vi återkommer till i slutet av utbildningen. Presentationsrunda (ca 20 min) Kort presentationsrunda där alla får säga: 1. Något du inte vet om mig. 2. Mina förväntningar på dagen är Skriv upp förväntningarna allt eftersom rundan pågår på ett blädderblocksblad. S i d a 2 10

4 Trivselregler och mötesklimat (ca 15 min) Under dagen är det av största vikt att vi vågar prata öppet och känner oss trygga med varandra. Det förutsätter att vi anstränger oss för att lyssna på och försöka förstå varandra. Fråga: Syftet: Vad vill vi ha för trivselregler idag? Att alla ska känna sig trygga i de diskussionerna som kommer att föras under dagen. Handuppräckning räcker som metod. Skriv upp alla förslag på ett blädderblocksblad, enas om en gemensam lista och sätt upp den på väggen. Ex på trivselregler kan vara: 1. Inkludera alla. Det är viktigt att alla får plats och kan dela med sig av sina tankar. 2. Utgå från att alla vill väl. 3. Lyssna för att förstå. När någon pratar, så lyssnar vi uppmärksamt. 4. Provprata! Målet med dagen är att ge alla möjlighet att provprata, det vill säga, prata om ämnen som det inte finns ett givet svar på. För att våga provprata måste alla hjälpas åt att lyssna på varandra och uppmuntras att våga prata. Varför finns vi till? 30 min Nu ska öva på att prata om varför vi finns till som förening. Frågor: Vad är det vi gör, vad vill vi vara och vilka behov vill vi möta? Steg 1: Formulera ett Hissbudskap (se instruktion nedan) Steg 2: Varje grupp presenterar sitt Hissbudskapen och sätter upp A4 bladet på väggen. Steg 3: Diskutera Hissbudskapen tillsammans Vad får jag för tankar? Hur syns visionen, missionen och medlemslöftet i vår verksamhet? Vad betyder den för oss? Hissbudskap Dela upp deltagarna i tre grupper. Uppgiften är att formulera ett Hissbudskap utifrån Varför finns vi till?. Tänk att ni träffar en arbetskamrat eller granne i hissen på väg upp till kontoret eller bostaden. Formuleringen får ta max 30 sekunder att säga. Skriv ner hissbudskapet på ett A4 blad. Bröstcancerförbundet och bröstcancerföreningarnas nya vision, mission och medlemslöfte På senaste kongressen antogs Bröstcancerförbundets nya vision, mission och medlemslöfte. Samtliga bröstcancerföreningar ställde sig bakom dessa. Vision, mission och medlemslöfte (Blädderblocksblad) Vision - Ingen ska drabbas av bröstcancer Mission alla ska ha rätt till bästa kända bröstcancervård. Medlemslöfte - ingen ska behöva vara ensam med sin bröstcancer. Frågor: Hur relaterar vi till visionen, missionen och medlemslöftet i vår förening? Hur speglas visionen, missionen och medlemslöftet i vår verksamhet? Vad betyder den för oss? Steg 4: Fundera enskilt ett par minuter på frågorna. Diskutera sedan tillsammans. Mål: Syfte: Målet är att få en gemensam förståelse för vad vi vill åstadkomma i föreningen Deltagarna tränas på att formulera och diskutera föreningens idé och uppgift. S i d a 3 10

5 Kort paus 10 min Engagemangets förutsättningar 30 min Vi alla är engagerade i bröstcancerföreningen på olika sätt. Var och ens engagemang är en personlig fråga och uttrycks på olika sätt hos olika individer. Vår egen övertygelse och engagemang är en förutsättning för att vi ska kunna engagera andra i föreningen och stärka förtroendet för vad vår förening vill åstadkomma. Exempel på engagemangsfaktorer är som sagts att det är oavlönat, till nytta för någon annan, frivilligt, engagerande och att få var en del i en gemenskap. Engagemanget kan också vara ett sätt att få utlopp för sina egna intressen och en chans till personlig utveckling. Ideellt engagemang skapar samhörighet mellan människor, det får oss att må bra att känna oss delaktiga i en social gemenskap. Det ger oss också i vissa fall en röst i samhället och därmed en möjlighet att påverka samhällsutvecklingen. Frågor: Syfte Mål Det här är mina drivkrafter Så här ser jag på mitt engagemang Det här bidrar jag med eller skulle jag vilja bidra med Intervjua varandra, tvåotvå (ca 10 min intervju + 15 min presentation) Alla tar först 1-2 minuter för egen reflektion. Dela ut A4 papper. Para ihop er två och två, skriv ner nyckelord eller korta meningar på pappret under intervjun och presentera därefter den du intervjuat för övriga i gruppen. Avsluta med vernissage. Sätt upp alla A4 papper tillsammans någonstans i rummet. Gå fram tillsammans och läs, reflektera och dela tankar. Visa vilka drivkrafter och resurser det finns i gruppen. Att föreningen använder gruppens engagemang och förmågor på bästa sätt. Tips till ledaren: Du kan ge några exempel på stödord för intervjuerna. Det kan vara ord som kunskap, erfarenheter, perspektiv, värderingar, förmågor, nätverk, personliga egenskaper och engagemang. Du kanske även få frågor om Vad är drivkrafter? Här följer några exempel: Kunskap: jag drivs av att lära mig nya saker, det kan också innebära att jag drivs av att dela med mig av kunskap till andra, jag drivs av att upptäcka och analysera Relationer: jag drivs av att bygga relationer, att hjälpa andra och att minska konflikter mellan personer. Inflytande: jag drivs av att få och skapa inflytande, att få makt och kunna använda den. Jag drivs av att leda andra. Mening: jag drivs av att hitta en livsfilosofi och förstå livets mening. I det lilla drivs jag av att skapa mening och syfte i de sammanhang jag befinner mig i. S i d a 4 10

6 Verksamhet Vad gör vi och hur gör vi? 30 min Före lunch pratade vi om varför vi finns till och vad det är som driver och motiverar oss i vårt engagemang. Nu ska vi fördjupa oss i frågor som handlar om vad vi vill, kan och bör göra samt om det finns engagemang och drivkrafter att göra något nytt. Bröstcancerföreningar runt om i Sverige erbjuder en rad olika aktiviteter för sina medlemmar. Det anordnas t ex samtalsgrupper, caféträffar, lästerapi, vattengymnastik, zumba, utflykter och föreläsningar. Frågor: 1. Vad gör vi för aktiviteter? Vad är vi stolta över? 2. Vad skulle jag gärna göra om vi kunde? Om vi hade förutsättningar/resurser. Vad är möjligt att göra? Kartläggning (20 min) Gör en två kolumner på tavlan. Gör vi idag och Vill vi gärna göra Steg 1: Steg 2: Steg 3: Fråga 1 besvaras genom handuppräckning. Ledaren skriver aktiviteterna i kolumnen Gör vi idag. Fråga 2 besvaras enskilt eller tvåotvå på postit lappar. Dela ut post-it lappar. Sätt upp lapparna i kolumnen Vill vi gärna göra Samtala om båda kolumnerna. Vad får jag för tankar? Vad gör mig stolt? HUr får vi alla att trivas? Nyfiken? Vad finns det för drivkrafter att göra något nytt? (Peka på vernissagen från Engagemangets förutsättningar för att få syn på vad det finns drivkrafter i gruppen.) *Riktningen utgår alltid från organisationens olika styrdokument. Styrdokumentet är t ex organisationens stadgar, inriktningsbeslut och policys som har tagits på årsmöten och av tidigare styrelser. Styrelsens arbete bygger alltså vidare på de beslut som redan tagits och de som kommer att tas framöver. I bröstcancerföreningen har vår styrelse och vår stödpersonsverksamhet en central roll. Styrelsens uppgift är att företräda, leda, utveckla och planera föreningens arbete. Styrelsen ska peka ut riktningen* och på olika sätt underlätta för alla medlemmar (poängtera att även förtroendevalda är medlemmar) att driva och utveckla verksamheten framåt och förverkliga verksamhetsidén. Stödpersonerna har en viktig roll som föreningens ansikte utåt. Navet i vår verksamhet har vår ordförande kallat dem. Medlemmarna är vår viktigaste resurs, tillsammans driver och utvecklar vi verksamheten och sätter vår prägel på hur verksamheten utförs. Hur vi bemöter varandra utgår från våra gemensamma värderingar, normer och förhållningssätt. Om bemötandet är bra vill vi gärna engagera oss och vara med och bidra. Då känner vi oss inkluderade i gemenskapen och det blir lättare att förstå sin del i helheten. Fråga: Hur tar vi hand om varandra? Hur får vi alla att trivas, utvecklas och komma till sin rätt? Ny metod: Linjen (10 min) Skapa en tänkt linje på golvet i rummet. Längst ut på linjen betyder endera Stämmer eller Stämmer inte. Be deltagarna ställa sig på linjen utifrån hur mycket de instämmer med påståendet. Låt sedan deltagarna stående samtala några minuter med de personer som står närmast dem om varför de valt att ställa sig just där. Låt därefter några deltagare berätta för hela gruppen om sitt ställningstagande. Om någon vill byta plats efter att ha hört någon annans åsikt så får den flytta på sig. När samtalet känns klart gå till nästa påstående. S i d a 5 10

7 Ex på påståenden (välj ut några, lägg till så att det passar er): Vi har ett bra samtalsklimat? Vi är bra på att lyssna på varandra? Jag vågar säga vad jag tycker? Jag får använda min kompetens? Det är lätt att engagera sig i verksamheten? Vi är bra på att ge varandra positiv feedback? Vi är bra på att ta hand om de med spridd bröstcancer Vi har en verksamhet som tilltalar yngre kvinnor. Vi har ett effektivt sätt att samarbeta Vi är bra på att rekrytera nya medlemmar Mål: Syfte: Synliggöra hur vi organiserar vår verksamhet. Att ta tillvara på varandras engagemang och drivkrafter på ett bättre sätt. Här avslutas Del 1. Väljer ni att fortsätta är det dags för lunch nu. Väljer ni att avsluta workshopen är det bra om ni avrundar tillsammans. Se sidan 8 för att inspiration till avslutningen. Tips! Finns det önskemål att göra även del 2 är det bra om del 2 i så fall inleds med en snabb repetition av del 1. Lunch 60 min S i d a 6 10

8 Del 2 Arbetssättet i arbetsgrupper 40 min Nu ska vi fördjupa oss i hur vi kan utveckla och effektivisera vårt arbete tillsammans i olika arbetsgrupper i syfte att göra den bästa nyttan för våra bröstcancerdrabbade. Utgångspunkt är att ett bra och effektivt lagarbete bygger på tre hörnstenar: Uppgiften människorna samspelet. Fattas någon hörnsten i bygget kommer lagarbetet aldrig att fungera optimalt. Uppgiften Den första hörnstenen handlar om att vara överens om gruppens uppgift. Att det finns en tydlig mening med lagarbetet. Det är därför viktigt att: Tydliggöra idén och uppgiften: Varför vi arbetar ihop och vad vi ska åstadkomma. (Peka på blädderblocksbladet Vision, mission och medlemslöfte och redovisningen av Gör vi idag/vill vi gärna göra) Lyfta fram och förklara gemensamma och individuella värderingar. Tydliggöra mål och följa upp arbetet. Lära av erfarenheter för att öka effektiviteten och utvecklas som lag. Människorna Den andra hörnstenen handlar om människorna i gruppen. Att låta varje individ bidra med sitt bästa. Det är därför viktigt att: Se och uppmärksamma varje enskild individ. Ta tillvara och uppskatta individernas olikheter Känna till och nyttja varje individs samlade kompetens, vilja och intresse (Peka på redovisningen av Engagemangets förutsättningar) Samspelet Den tredje hörnstenen handlar om samspelet inom gruppen. Hur uppgiften löses bättre genom samverkan mellan gruppens medlemmar. Att ta tillvara den samlade kraften med hänsyn till individernas relation till varandra. Det är därför viktigt att: Tydliggöra roller och arbetsfördelning Stärka och utveckla kommunikationen inom gruppen Välja arbetssätt som ökar delaktigheten och engagemanget Förstå och hantera grupprocessen positivt Fråga: Mål Syfte Vad får jag för tankar? Vad fungerar bra? Vad kan förbättras? Samtala i bikupor. Dela därefter de goda exemplen på när det fungerar bra och vad som kan förbättras. Utgå gärna från modellen Uppgiften-Människorna-Samspelet. Att utveckla ett bra och effektivare samarbete i olika arbetsgrupper på föreningen. För att göra bästa nyttan för våra bröstcancerdrabbade. Fika 20 min S i d a 7 10

9 Summering och nästa steg 60 min Summering Nu ska vi summera vad vi hitintills gjort tillsammans. Inled och försök få med deltagarna i summeringen. Börja t ex så här: Vi inledde workshopen (Peka på programmet) med att gå igenom syfte, mål och programmet för dagen. Därefter kom vi överens om att ha en parkeringslista.. osv. Nu har vi kommit fram till det sista momentet. Vad av allt det vi har pratat om i del 1 och 2 tar jag med mig och vad har det väckt för tankar. Handlingsplan (60 min) För att komma överens om vad nästa steg skulle kunna vara ska vi nu upprätta en handlingsplan och en överenskommelse som ska gälla oss emellan (överenskommelsen finns på sid 9 i materialet och sist i powerpoint-presentationen). Kom ihåg att göra gradvisa förändringar, små åtgärder, inte allt på en gång. Utvecklingsarbete, förnyelseprocesser, tar tid och kräver uthållighet och tålamod. Steg 1: Ta 1-2 minutera att reflektera enskilt. - Hur går vi vidare i nästa steg? Vad kan vara de första punkterna att ta tag i? Steg 2: Formulera tre förslag. Skriv förslagen på post-it lappar och sätt upp på tavlan. Steg 3: Ledaren grupperar förslagen som är samma eller lika varandra. Be sedan alla rösta på vilka förslag de tycker är mest intressanta att gå vidare med. Dela ut 4 pluppar/deltagare. Steg 4: Efter att alla pluppat summerar och rangordnar ledaren. Därefter fyller någon i rummet i kontraktet. Fördela ansvaret i de tre kolumnerna. När det är klart signerar alla som ställer upp på innehållet. Mål: Syfte: Ta fram en handlingsplan tillsammans. Tillvara ta gruppens gemensamma bidrag och samsyn på vad som är viktigt för vår förening att ta tag i framöver. Avslutning 30 min Innan vi avrundar (och om tid finns) - Tittar vi på p-listan och undersöker om det finns något som vi kan ta upp. (Blädderblocksblad) - Stämmer vi av om förväntningarna på workshopen blev tillgodosedda (Blädderblocksblad) Avsluta med en runda där deltagarna avslutar meningarna: Just nu känns det. Det här tar jag med mig Tack och hej! S i d a 8 10

10 Överenskommelse Handlingsplan För styrelsen, nyckelpersoner och stödpersoner i verksamheten Ordföranden/Styrelsen lovar att Stödpersonerna lovar att Alla lovar at Datum: Alla signerar: S i d a 9 10