Revisionsrapport avseende socialnämndens samverkan med föreningen Fenix

Datum 2012-10-16 Till: Socialnämnden För kännedom: Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Revisionsrapport avseende socialnämndens samverkan med föreningen Fenix Vi har genomfört en granskning av socialnämndens samverkan och samarbete med den ideella föreningen Fenix är strukturerad på ett ändamålsenligt sätt. I vår granskning har vi biträtts av KPMG. Vår granskning har visat att socialnämnden har en etablerad samverkan och samarbete med föreningen. Syftet med samarbetet är att möjliggöra för personer som står långt ifrån den ordinarie arbetsmarknaden att få en meningsfull sysselsättning och arbetsträning. Mot bakgrund av detta visar vår granskning att det finns ett visst ekonomiskt stöd från kommunen genom personalinsatser samt att föreningen får möjlighet att disponera minibussar ut kommunens bilpool, dock ej drivmedel, samt även vissa lokaler utan kostnad. Det stöd som lämnas finns med i budgeten för Jobbjouren och har beslutats i Socialnämnden. Huvudsyftet med vår granskning har inte varit att bedöma om det stöd kommunen lämnar kan stå i konflikt med kommunallagen. Det kan dock finnas vissa risker varför vi rekommenderar socialnämnden i den nu aktuella egna utredningen av sitt samarbete med Fenix klarlägger denna. Vår granskning har dock visat att det funnits tydliga avvikelser från kommunens riktlinjer beträffande utnyttjandet av kommunens bilpool. Granskningen har även visat att föreningen utnyttjar kommunala lokaler, utan att villkor för detta är klarlagda. Utöver detta har vi noterat att socialnämnden tidigare har haft affärsmässiga relationer med en av de anställda, som är verksam i Fenix. Mot bakgrund av dessa iakttagelser rekommenderar vi socialnämnden att: Tillse att efterlevnad av de interna riktlinjerna avseende fordon efterlevs Villkor för föreningens möjligheter att disponera lokaler klarläggs Riktlinjer för vad som gäller för anställdas bisysslor och/eller hur affärsförbindelser med anställda eller deras närstående ska hanteras arbetas fram och implementeras i organisationen FILIPSTADS KOMMUN Tel vx: 0590 611 00 Org.nr: 212000-1876 Box 303 Fax: 0590 615 99 Internet: www.filipstad.se 682 27 FILIPSTAD E-post: kommun@filipstad.se Besök: Hantverksgatan 22

2 Revisorerna vill att socialnämnden inkommer med kommentarer till den genomförda granskningen och en beskrivning av hur man kommer att gå vidare med samarbetet med Fenix senast den 15 januari 2013. För mer information hänvisas till bilagd revisionsrapport. Lars-Åke Hugosson Ordförande kommunrevisionen.

ABCD Filipstads kommun Revisionsrapport Granskning av socialnämndens samverkan/samarbete med föreningen Fenix KPMG AB 16 oktober -2012 Antal sidor: 7

ABCD Filipstads kommun Rapport Fenix 2012-10-16 Innehåll 1. Sammanfattning 1 2. Bakgrund 2 3. Syfte 2 4. Avgränsning 2 5. Revisionskriterier 2 6. Ansvarig nämnd/styrelse 2 7. Metod 3 8. Projektorganisation 3 9. Granskning 4 9.1 Fenix 4 9.2 Stöd från Filipstads kommun 4 9.3 Samarbete med Filipstads kommun 5 9.4 Kommunens kontroll och uppföljning av Fenix 5 9.5 Andra affärsmässiga relationer mellan kommunen och Fenix eller Fenix företrädare 5 9.6 KPMGs bedömning och avslutande kommentarer 6

1. Sammanfattning Den övergripande revisionsfrågan för granskningen har varit att bedöma om socialnämnden har en ändamålsenlig struktur och form av sitt samarbete med Fenix. I granskningen har följande revisionsfrågor/områden att belyst: Vilken typ av samarbete finns med föreningen och hur är det reglerat? Vilka typer av tjänster utnyttjar socialnämnden föreningen för och är detta reglerat på ett affärsmässigt och betryggande sätt? Finns det andra affärsmässiga förhållanden mellan nämnden och föreningen el. anställda i föreningen? Inhämta bakgrundsfakta genom att bl a kartlägga anställda i föreningens tidigare och nuvarande affärsmässiga relationer med kommunkoncernen Bedömning om det finns risker avseende bisysslor beträffande nämndens relation med föreningen. Vi har vid vår granskning kunnat se att Fenix får ett indirekt stöd från kommunen på cirka 390 tkr genom att Fenix kan disponera två halvtidsanställda samt två minibussar. Fenix får även disponera vissa kommunala lokaler utan kostnad. Utöver detta finns för närvarande i princip inga ekonomiska förbindelser mellan kommunen och Fenix eller Fenix företrädare. Det stöd som lämnas finns med i budgeten för Jobbjouren och har beslutats i Socialnämnden. Vid granskningen har det framgått att Fenix hantering av minibussarna inte har skett i enlighet med kommunens riktlinjer. Bland annat så har körjournaler i vissa fall endast förts sporadiskt och vid flera tillfällen har minibussar använts såväl kvällar som helger utan att tillstånd för det har erhållits. Detta är naturligtvis inte acceptabelt och kommunen måste se till att de regler som finns kring fordonen följs. När det gäller de lokaler som Fenix disponerar bör kommunen klargöra vilka lokaler som avses och vilka villkor som gäller för utnyttjandet. I Kommunallagen finns det begränsningar för vilka verksamheter som en kommun får bedriva och det finns även ett avsnitt om när stöd till enskild näringsidkare får lämnas. Vi har i denna granskning inte undersökt huruvida den verksamhet som kommunen bedriver i Fenix regi och hur det stöd som lämnas från kommunen är i enlighet med Kommunallagens bestämmelser eller ej. Då kommunen kommer att utvärdera verksamheten som bedrivs i Fenix anser vi att det här är två frågor som bör utredas så att kommunen säkerställer att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande lagstiftning. Vi har även kunnat konstatera att kommunen tidigare har haft affärsmässiga relationer med en av de anställda, som är verksam i Fenix, i den anställdes egenskap av extern näringsidkare. I kommunen finns idag inga formella regler för vad som gäller för anställdas bisysslor eller hur affärsförbindelser med anställda eller deras närstående ska hanteras Det anser vi är något som kommunen bör implementera för att framöver minska risken för tveksamheter kring sådana förhållanden. 1

2. Bakgrund 3. Syfte Mot bakgrund av information som kommit till revisorernas kännedom om att det kan finnas risker såväl avseende ekonomi som efterlevnad av lagar och interna regler beträffande socialnämndens avtal och ev. tjänsteköp med den ideella föreningen Fenix (Fenix) har revisorerna bedömt att en granskning skall genomföras av kommunens och socialnämndens relation med Fenix. Uppdraget ingår i revisionsplanen för 2012. Den övergripande revisionsfrågan för granskningen har varit att bedöma om socialnämnden har en ändamålsenlig struktur och form av sitt samarbete med Fenix. I granskningen har följande revisionsfrågor/områden att belyst: Vilken typ av samarbete finns med föreningen och hur är det reglerat? Vilka typer av tjänster utnyttjar socialnämnden föreningen för och är detta reglerat på ett affärsmässigt och betryggande sätt? Finns det andra affärsmässiga förhållanden mellan nämnden och föreningen el. anställda i föreningen? Inhämta bakgrundsfakta genom att bl a kartlägga anställda i föreningens tidigare och nuvarande affärsmässiga relationer med kommunkoncernen Bedömning om det finns risker avseende bisysslor beträffande nämndens relation med föreningen. 4. Avgränsning Granskningen har i första hand avsett verksamhet under 2011 och 2012. 5. Revisionskriterier Vi har bedömt om kommunens åtgärder inom de granskade områdena uppfyller Kommunallagen och annan tillämplig lag med förarbeten Fullmäktigebeslut Reglementen och andra riktlinjer för berörda styrelser och nämnder 6. Ansvarig nämnd/styrelse Granskningen har avsett socialnämnden. 2

7. Metod Granskningen har utförts genom: Studier av relevanta dokument inklusive upprättade avtal Intervjuer med berörda tjänstemän och politiker Analyser avseende redovisning av kostnader och investeringar 8. Projektorganisation Granskningen har utförts av auktoriserad revisor Peter Rosengren. Ansvarig för granskningen har Mikael Lind varit, certifierad kommunal revisor och kundansvarig 3

9. Granskning 9.1 Fenix Fenix bildades under första halvan av 1990-talet med syftet att ge arbetslösa en meningsfull sysselsättning samt att bedriva internationellt biståndsarbete. Syftet har inte förändrats utan Fenix bedriver ännu idag samma typ av verksamhet. I dag består verksamheten av en loppisbutik där skänkta varor säljs samt insamling och transport av kläder mm till behövande i Baltikum. Dessutom bedriver Fenix försäljning av tjänster såsom fönsterputsning, städning, flytt, gräsklippning och snöskottning. Tjänsterna säljs i princip enbart till äldre personer och till personer med särskilda behov. Det utförs av Fenix personal vilka, med undantag för kommunanställda, är personer utanför den ordinarie arbetsmarknaden. Tjänsterna säljs till självkostnadspris och de är inte tänkta att konkurrera på den öppna marknaden. Fenix är bildad som en ideell förening och har en styrelse. I dagens styrelse ingår bland annat en representant för kommunens socialnämnd, en representant för ABF och en för S-kvinnor. Som adjungerade medlem finns även en representant för Socialförvaltningen. Fenix löpande verksamhet leds av en verksamhetsansvarig. Fenix har även två valda revisorer vilka väljs på årsmötet. Fenix har varje år ett årsmöte där föregående års räkenskaper redovisas. Av räkenskaperna framgår att 2011 hade Fenix intäkter från egen försäljning på 340 tkr samt statliga bidrag på 290 tkr. Av försäljningen kommer ungefär hälften från loppis och hälften från tjänsteförsäljning. Fenix största kostnad är en deltidsanställd som avlönas av Föreningen. Av övriga kostnader är hyra och drivmedel de enskilt största. Föreningens tillgångar bestod 2011-12-31 av bankmedel på 134 tkr och inventarier på 108 tkr. Fenix saknade skulder på balansdagen. 9.2 Stöd från Filipstads kommun Under alla år som Fenix har funnits har det skett med ett stöd från kommunen. Stödet har varierat i omfattning under åren. De senaste åren har det dock bestått av följande. Kommunen har två halvtidsanställda vilka i princip enbart arbetar med Fenix. Bland dem ingår Fenix arbetsledare. Kostnaden för anställningarna är totalt cirka 330 tkr per år. De kommunanställda omfattas av samma befattningsbeskrivning som övriga arbetsledare inom Jobbcentrum Fenix har rätt att disponera två minibussar från kommunens bilpool. Kommunens kostnad för minibussarna uppgår till 60 tkr per år. Fenix betalar dock drivmedel själva. Fenix disponerar bussarna i enlighet med kommunens reglemente för bilpoolen. Det innebär att nattlig parkering sker på bestämd plats, att körjournal ska föras, att fordonen sköts av kommunen samt att det inte får utnyttjas annat än i kommunens verksamhet. Vi har vid granskningen kunnat konstatera att Fenix inte följt kommunens interna reglemente. Körjournaler har under vissa perioder endast förts sporadiskt och vid flera tillfällen har minibussarna inte återlämnats utan disponerats av Fenix 4

under såväl kvällar som helger. Bristerna har påtalats för ansvariga i Fenix utan att någon egentlig förbättring har skett. Fenix disponerar även lokaler i gamla sjukhuset Lokalerna är både lager, verkstad, kontor och utgångspunkt för de som är verksamma i Fenix. Lokalerna är inte helt ändamålsenliga utan Fenix har fått disponera lokaler som annars troligen skulle ha varit helt eller delvis tomma. Fenix betalar ingen hyra för dessa lokaler. Kommunen har inte gjort någon uppskattning av värdet av den eventuella lokalhyran. Organisatoriskt ingår kostnaden för Fenix i Jobbcentrums budget vilken antas i Socialnämnden. Fenix erhåller inte något ytterligare föreningsbidrag eller liknande från kommunen. 9.3 Samarbete med Filipstads kommun Då Fenix är en fristående ideell föreningen så har kommunen ingen egentlig kontroll över den dagliga verksamheten. Som nämnts ovan stöder kommunen Fenix på olika sätt. Försäljningen av tjänster sker dock av Fenix på egen hand och kommunen är nästan aldrig köpare av tjänsten. Det är istället de privatpersoner som får tjänsten utförd. Det finns dock en typ av tjänst där kommunen har varit köpare. Det gäller flyttjänster som utförts av Fenix till personer med försörjningsstöd vilka bor med så kallade sociala kontrakt. Den boende har vid flytt kunnat begära stöd för flytten. Eftersom flytt ska ske på billigaste sätt har Fenix i flera fall utfört flytten. Under åren 2010-2012 har sådana flyttar skett vid 9 tillfällen till en kostnad av 14 tkr. När flytten har gått ut från kommunen har även andra flyttfirmor anlitats. 9.4 Kommunens kontroll och uppföljning av Fenix Socialnämnden gör normalt sett en årlig uppföljning/utvärdering av samarbetet med Fenix. Senaste protokollförda uppföljning skedde i maj 2011 och till hösten skall en ny utredning kring Fenix presenteras. Uppföljningen/utvärderingen hade som främsta utgångspunkt hur väl Fenix bidrog till att Socialförvaltningens mål för personer utanför arbetsmarknaden uppfylldes. Man har således inte utvärderat verksamheten utifrån ett kommuninternt kontrollperspektiv. Kommunen har dessutom viss kontroll över Fenix då Socialnämnden har en representant i Fenix styrelse och socialförvaltningen har en adjungerad medlem i styrelsen. Kommunen har även beslutat genomföra en utredning av verksamheten som bedrivs i Fenix som ska avrapporteras under 2013 9.5 Andra affärsmässiga relationer mellan kommunen och Fenix eller Fenix företrädare Vid vår granskning har vi inte kunnat se några andra affärsmässiga förhållanden för kommunen som har ett direkt samband med Fenix. 5

Ett känt förhållande finns dock då en arbetsledare i Fenix även driver ett företag med verksamheten jourhem/familjehem, där kommunen till och från har haft placeringar. Detta har skett utifrån ett avtal som avslutades i början av 2011. Enligt det avtalet fanns vissa fasta arvoden utöver ersättningar för familjehemsplaceringar. De fasta ersättningarna uppgick dock inte till några betydande belopp. För närvarande finns dock inga placeringar på familjehemmet och kommunen har heller inget avtal med företaget. Kommunen har heller inte sett någon risk med att arbetsledaren drivit familjehem då det är olika enheter inom Socialförvaltningen som ansvarar för Fenix respektive familjehemsplaceringar. Vid en kontroll mot kommunens redovisning har vi konstaterat att inga utbetalningar skett till något av de bolag där arbetsledaren är befattningshavare under 2011 eller 2012. 9.6 KPMGs bedömning och avslutande kommentarer Vi har vid vår granskning kunnat se att Fenix får ett indirekt stöd från kommunen på cirka 390 tkr genom att Fenix kan disponera två halvtidsanställda samt två minibussar. Fenix får även disponera vissa kommunala lokaler utan kostnad. Utöver detta finns för närvarande i princip inga ekonomiska förbindelser mellan kommunen och Fenix eller Fenix företrädare. Det stöd som lämnas finns med i budgeten för Jobbjouren och har beslutats i Socialnämnden. Vid granskningen har det framgått att Fenix hantering av minibussarna inte har skett i enlighet med kommunens riktlinjer. Bland annat så har körjournaler i vissa fall endast förts sporadiskt och vid flera tillfällen har minibussar använts såväl kvällar som helger utan att tillstånd för det har erhållits. Detta är naturligtvis inte acceptabelt och kommunen måste se till att de regler som finns kring fordonen följs. När det gäller de lokaler som Fenix disponerar bör kommunen klargöra vilka lokaler som avses och vilka villkor som gäller för utnyttjandet. I Kommunallagen finns det begränsningar för vilka verksamheter som en kommun får bedriva och det finns även ett avsnitt om när stöd till enskild näringsidkare får lämnas. Vi har i denna granskning inte undersökt huruvida den verksamhet som kommunen bedriver i Fenix regi och hur det stöd som lämnas från kommunen är i enlighet med Kommunallagens bestämmelser eller ej. Då kommunen kommer att utvärdera verksamheten som bedrivs i Fenix anser vi att det här är två frågor som bör utredas så att kommunen säkerställer att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande lagstiftning. Vi har även kunnat konstatera att kommunen tidigare har haft affärsmässiga relationer med en av de anställda, som är verksam i Fenix, i den anställdes egenskap av extern näringsidkare. I kommunen finns idag inga formella regler för vad som gäller för anställdas bisysslor eller hur affärsförbindelser med anställda eller deras närstående ska hanteras Det anser vi är något som kommunen bör implementera för att framöver minska risken för tveksamheter kring sådana förhållanden. 6

Vi har i samband med ovanstående kunnat konstatera att det under 2011 och 2012 inte har förekommit några utbetalningar från kommunen till något bolag där Fenix företrädare är befattningshavare. Sammanfattningsvis anser vi att det finns en del brister i hur kommunen har hanterat sina mellanhavanden med Fenix men vi bedömer inte att samarbetet har inneburit några väsentliga kostnader för kommunen under 2011 och 2012, utöver de budgeterade kostnader som beslutats i Socialnämnden. Dag som ovan Peter Rosengren Auktoriserad revisor Mikael Lind Certifierad kommunal revisor 7